SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL INSTRUCTORA: MARIA LUISA MARCONI LOPEZ

SEMINARIO DE

ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL

INSTRUCTORA: MARIA LUISA MARCONI LOPEZ

EL ESTADO

• TERRITORIO

• POBLACIÓN

•VÍNCULO JURÍDICO

CARACTERÍSTICAS DE NORMAS JURÍDICAS

GENERALIDAD

OBLIGATORIEDAD

COACCIÓN

CARACTERÍSTICAS PARA CREACIÓN DE UNA ENTIDAD PÚBLICA

•TECNICA

•ADMINISTRATIVA

•FINANCIERA

•LEGAL

FUNCIONES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS

• PLANIFICACIÓN

• EJECUCIÓN

• EVALUACIÓN

• CONTROL

• ASESORÍA Y CONSULTIVA JURIDICA

BIENES DEL ESTADO

• POR SU NATURALEZA

• POR SU FORMACIÓN

• POR SU JURISDICCIÓN

• POR SU TITULARIDAD

LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

CARACTERÍSTICAS:• COMPETENCIA 1.- JURISDICCIONAL

2.- JERÁRQUICA

3.- FUNCIÓN

• CAUSA

• PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS

• FINALIDAD

• POSIBLE DE EJECUTAR

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS

UNIDAD DE GESTIÓN

FUNCIÓN

PROCESOS ACTIVIDADES Y TAREAS

PRODUCTO: DOCUMENTOS

ACTOS ADMINISTRATIVOS

CLASIFICACIÓN

• UNILATERALES

• CONTRACTUALES / BILATERALES/MULTILATERALES

• GENERALES

• PARTICULARES

• REGLADOS

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ELEMENTOS QUE LO CONFORMAN

• ENTRADA

• PROCESO

• SALIDA

• RETROALIMENTACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES

GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ELEMENTO-ENTRADA

PASOS:

• RECEPCIÓN

• CALIFICACIÓN

• APERTURA Y SELLO DE RECEPCIÓN

• REGISTRO

• DIRECCIONAMIENTO A LAS UNIDADES DE GESTIÓN

• CONTROL DE ENTREGA FÍSICA DE ORIGINALES

GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ELEMENTO- PROCESO

PASOS:• RECEPCIÓN

• CONOCIMIENTO Y ACCIÓN

• TRÁMITE Y CONTROL INTERNO A OTRA UNIDAD

• UTILIZACIÓN DE SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES.

• NUMERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

• ELABORACIÓN DE RESPUESTAS

• LEGALIZACIÓN

• DISTRIBUCIÓN INTERNA Y EXTERNA

GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ELEMENTO-SALIDA

PASOS:• VERIFICACIÓN DE DATOS DE DOCUMENTOS DE SALIDA

• ELABORACIÓN DE REGISTRO DE SALIDA DE

CORRESPONDENCIA

• CONTROL DE ENTREGA

GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ELEMENTO-RETROALIMENTACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITESPASOS:• ACTUALIZACIÓN DE CONTROL DE TRÁMITE PENDIENTE DE LA UNIDAD DE PROCESO EN EL SISTEMA INFORMATICO. • REPORTE A LA AUTORIDAD SOBRE TRÁMITES PENDIENTES PARA TOMA DE ACCIONES.

• INFORMACIÓN AL USUARIO POR PARTE DEL ELEMENTO DE ENTRADA.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

REQUERIMIENTOS BÁSICOS

• PRINCIPIOS BÁSICOS DE ORDENAMIENTO

•PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

•REFERENCIA CRUZADA O CRUCE DE INFORMACIÓN

• ETIQUETACIÓN DE CARPETAS Y SIGNATURA TOPOGRAFICA

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1.- ARCHIVO PRINCIPAL:

SERIES DOCUMENTALES: POR ASUNTOS O GEOGRÁFICO

POR TIPOLOGÍA DOCUMENTAL ORGÁNICO ESTRUCTURAL

2.- ARCHIVO AUXILIAR

FORMACIÓN DE UN EXPEDIENTE

DOCUMENTO DE INICIODOCUMENTOS DE ANEXOS Y/O

ANTECEDENTESDOCUMENTOS DE LOS PROCESOS

(GESTIÓN)DOCUMENTO FINAL

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

REQUERIMIENTOS: La Unidad Administrativa debe tener definida su organización

estructural, funcional y manual de procesos. La documentación de las Direcciones Generales se clasificarán

siguiendo el principio de procedencia de las unidades administrativas. Las unidades administrativas definirán las series documentales en

base a la función que cumplen. Las Unidades Administrativas deberán cumplir las normativas

establecidas, el tratamiento y disposición de la documentación, evitando se realice la normalización según criterios individuales.

Los responsables de los trámites en las oficinas productoras deberán ordenar, foliar y envinchar los tipos documentales antes de remitir al archivo, para ser dispuestos a su inmediata consulta.

Documentos Internos

Documentos

Externos

Tipología

Documental

Documentos Simples o Singulares o Piezas Documentales

Documentos

Compuestos

Series Documentales

Expedientes

Series

Documen-tales

Sección

Documental

O

Unidad

Administrativa

Fondo

Documental

O

Entidad

Pública

Ámbito

Jurisdiccional

Y

Cronológico

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

UTILIDAD DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN

Para conocer las series documentales que genera la unidad en base a su función.

Dar información para toma de decisionesAtención oportuna a Auditorias Permite la Selección Documental. Elaboración de la Tabla de Plazos de

Conservación y Eliminación Documental.Conocer lasTransferencias de Archivos.Actualizar el Inventario de Documentos.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

FONDO DOCUMENTAL:

SECCIÓN DOCUMENTALo

UNIDAD ADMINISTRATIVA SERIE O GRUPO DOCUMENTAL SUBSERIE

REGISTRO DE ÍNDICE DE DOCUMENTOS

UTILIDAD* Sirve para localizar un documento de un

expediente o carpeta de forma agil cuando es requerido durante la tramitación o consulta.

* Garantiza la integridad de la información a través del foliado y registro del documento.

* Permite localizar la información en cualquier tiempo.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ES UNA FUNCIÓN OBLIGATORIA DISPUESTA POR NORMAS JURIDICAS.

SIRVE PARA CONTROLAR LA EXISTENCIA Y VOLUMEN DE DOCUMENTOS EN LA UNIDAD.

PERMITE ACTUALIZAR EL INVENTARIO CUANDO SE DA DE BAJA LA DOCUMENTACIÓN QUE HA CUMPLIDO LOS PLAZOS DE CONSERVACIÓN

SIRVE COMO UNA HERRAMIENTA DE DESCRIPCIÓN Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN.

SIRVE PARA TRANSFERIR LA DOCUMENTACIÓN BAJO CUSTODIA, LEGALIZANDO ESTA ACCIÓN CON ELINVENTARIO A TRAVÉS DE LA CONSTATACIÓN FÍSICA Y SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE BIENES DOCUMENTALES.

GESTIÓN DOCUMENTALSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CONTROL DE CONSULTA INTERNA DE DOCUMENTOS

IMPORTANCIA:

• AGILIDAD EN LA TRAMITOLOGIA.

• PRUEBA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN.

•ESTABLECE RESPONSABILIDADES DE CUSTODIA

DE LOS DOCUMENTOS.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

SELECCIÓN DOCUMENTAL

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL PARTE DE DOS PROCESOS:

• ANÁLISIS DOCUMENTAL

1.- VIGENCIA ADMINISTRATIVA

2.- PLAZO PRECAUCIONAL

• VALORACIÓN DOCUMENTAL

1.- VALOR TRANSITORIO

2.- VALOR TEMPORAL

3.- VALOR PERMANENTE E HISTÓRICO

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

GUÍAS PARA LA FORMACIÓN DE ARCHIVOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

UTILIDAD:

• INFORMATIVO DE PROCESOS POR SERIES DOCUMENTALES

• ESTABLECE REQUISITOS PARA EL USUARIO EN RELACIÓN AL

TRÁMITE DE LA SERIE DOCUMENTAL

• CONOCIMIENTO DE LA BASE LEGAL QUE FUNDAMENTA EL PROCESO

• NORMA LA UTILIZACIÓN DE COPIAS EN LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS.

• PERMITE CONOCER LOS EXPEDIENTES QUE FORMAN LA SERIE

DOCUMENTAL

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

FUNCIONES E IMPORTANCIA:• OBLIGA ESTABLECER PROGRAMAS DE SEGURIDAD PARA PREVENIR, PROTEGER Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS.

• GARANTIZA LA VALIDEZ DE LA INFORMACIÓN.

• RESPALDOS ANTE LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y CIUDADANÍA.

• SERVICIO OPORTUNO AL CIUDADANO.

• OTORGACIÓN DE COPIAS AL USUARIO COMO PRUEBAS EN PROCESOS.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

IMPORTANCIA:• ESTABLECE RESPONSABILIDADES A CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA AL DEFINIR EL PLAZO

DE CONSERVACIÓN.

• DEFINE LA CONSERVACIÓN PERMANENTE PREVIA DEPURACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL.

• PERMITE ELIMINAR DOCUMENTOS QUE HAN CUMPLIDO SU PERÍODO DE CONSERVACIÓN, PREVIA

AUTORIZACIÓN DEL COMITE DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

• PERMITE CONOCER AL CIUDADANO LOS PLAZOS ESTABLECIDOS A TRAVÉS DE LA PUBLICACIÓN EN EL

REGISTRO OFICIAL.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CONSERVACIÓN DOCUMENTALTABLA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

PARÁMETROS GENERALES

• EL PLAZO PARTE COMO MÍNIMO DESDE LOS 7 AÑOS.

• CONSIDERAR LA BASE LEGAL QUE SUSTENTA LA CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER

ADMINISTRATIVA, TÉCNICA, FINANCIERA Y JURÍDICA.

•CONSERVAR LOS DOCUMENTOS QUE REPRESENTAN LA IDENTIDAD DE LA POBLACIÓN.

•INFORMACIÓN HISTÓRICA DE LA INSTITUCIÓN Y/O DEL PAÍS.

•CONSERVAR LOS DOCUMENTOS QUE SIRVAN A LAS INVESTIGACIONES ESTADÍSTICAS, CIENTÍFICAS, SOCIALES, ECONÓMICAS, EDUCATIVAS, HISTÓRICAS, CULTURALES Y OTRAS.

• INFORMACIÓN RELACIONADA A SERVIDORES Y EX SERVIDORES PÚBLICOS Y TERCERAS PERSONAS.

• CONSERVACIÓN PERMANENTE SI ES ÚNICA FUENTE DE INFORMACIÓN DE LAS DEMÁS ENTIDADES DEL

ESTADO.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS

* PERMITE LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS CONSIDERADOS PASIVOS A LA SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO CENTRAL DE LA INSTITUCIÓN .

* SE LEGALIZA LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS CON LA CONSTATACIÓN FISICA A TRAVÉS DEL INVENTARIO Y LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE BIENES DOCUMENTALES.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Permite eliminar documentos que han cumplido el plazo de conservación establecidos en la Tabla de

Plazos de Conservación y Eliminación Documental. Permite realizar expurgos de expedientes pasivos sin invalidar su valor juridico.

Permite eliminar documentos que han perdido su valor administrativo juridico.

Respaldo de la eliminación a través de las Actas de Eliminación suscritas por los intervinientes.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

DIFUSIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

EN BASE A LA LEY ORGÁNICA Y REGLAMENTO GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA TODOS LOS CIUDADANOS TIENEN DERECHO A CONSULTAR LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS PÚBLICOS Y A QUE SE LES OTORGUE COPIAS DE LOS MISMOS CON EXCEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONSIDERADOS RESERVADOS

LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y SU DIFUSIÓN

Art. 5.- Información Pública.- Es todo documento en cualquier formato que se encuentra en poder de las Instituciones Públicas y de las Personas Jurídicas establecidas en la Ley.

Art. 6.- Información Confidencial.- Es aquella información pública personal que no está sujeta al principio de publicidad y comprende aquella derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales, especialmente aquellos señalados en los Arts. 23 y 24 de la Constitución Política de la República.

El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará lugar a las acciones legales pertinentes.

No podrá invocarse reserva cuando se trate de investigaciones que realicen las autoridades públicas competentes, sobre violaciones a derechos de las personas que se encuentran establecidas en los cuerpos legales nacionales e internacionales.

LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

DE LA INFORMACIÓN RESERVADAArt. 17.- No procede el derecho a acceder a la

información pública, exclusivamente en los siguientes casos:

a) Los documentos calificados de manera motivada como reservados por el Consejo de Seguridad Nacional, por razones de defensa nacional

b) Las informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes vigentes.

LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

DE LAS SANCIONESArt. 23.- Sanción a funcionarios y/o empleados públicos y

privados:a) Multa equivalente a la remuneración de un mes de sueldo

o salario que se halle percibiendo a la fecha de la sanción.

b) Suspensión de sus funciones por el tiempo de treinta días calendario, sin derecho a sueldo o remuneración por ese mismo lapso; y,

c) Destitución del cargo en caso de que, a pesar de la multa o suspensión impuesta, se persistiere en la negativa a la entrega de la información.