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Strategy & OperationsPropuesta de Servicios Profesionales
Gestión de Negociaciones Estratégicas y transaccionales en modalidad BPO.
27/05/2021
© 2021 Synergy Partners S.A. Todos los derechos reservados. Material Confidencial.
1. Somos Expertos y Especialistas en apoyar a nuestros clientes amejorar su negocio y alcanzar la eficiencia.
2. Estamos especializados en Procurement y Gestión eficaz delgasto, formamos una de las principales compañías en laindustria y hoy avanzamos en la creación de un nuevoecosistema.
3. impulsores de un Ecosistema único de Procuretech; nuestros Parters de diversas empresas como SAP, Jaggaer, Macrobots, DUX, etc…
4. Impulsamos la digitalización de nuestros clientes, incluyendo SW avanzado junto con tecnologías disruptivas como IA, Machine Learning, RPA, Blockchain, etc.
5. Compartimos riesgos y beneficios reales con nuestros Clientes y Partners.
6. Ofrecemos un modelo de honorarios flexibles, basados enresultados y la generación de valor real.
1. Buscamos aumentar la rentabilidad y competitividad de nuestros clientes.
2. Aseguramos la transparencia de los procesos de abastecimiento.
3. Generamos soluciones adaptadas a las necesidades particulares de cada cliente.
4. Somos promotores del cambio minimizandoel impacto en la organización.
5. Aceleramos la transformación digital y la disrupción exponencial en nuestros clientes.
01/Somos una Startup Única y de de Clase Mundial.
Nuestros ClientesNuestro Compromiso
02/
2
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3
Qué nos hace Únicos?
1
No buscamos Ahorros, nos focalizamos en
captura de rentabilidad real.
2
Nuestros Honorarios son Cash-Neutral y
siempre sobre valor real.
3
Contamos con los mejores especialistas y expertos, reconocidos
en el mercado local y global.
4
Portadores de un ecosistema tecnológico
world class en modalidad de servicio a nuestros
clientes.
5
Conocemos las estructuras de costo de
los proveedores, así como benchmarks de precio, pero por sobre todo tenemos el relacionamiento a alto
nivel.
6
Apoyamos a nuestros clientes en su proceso de transformación.
Nuestra estrategia se basa en entregar soluciones reales que impacten el estado de resultado de nuestros clientes, en una modalidad rápida y cash neutral.
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* Posteriormente puede ampliarse a nuevas categorías, previo acuerdo entre las partes.
Eficiencia y Transparencia en Procurement centralizado.
| Objetivo Principal
Captura de resultados, cercania y un servicio a la
medida.
| Valor Agregado
Sura Chile en su constante búsqueda de eficiencias y transparencia, esta en la búsqueda exploratoria de un servicio de negociaciones estratégicas y tácticas que apoye a la gestión de la compañía en los siguientes aspectos:
• Eficiencias Reales, que puedan ser monitoreadas y calculadas sobre una modalidad de Cash Neutral. S+
• Desarrollar y centralizar los procesos de compra de la compañía, incluyendo la renegociación anual de ciertos contratos estratégicos.
• Apoyar con Horas Hombre calificadas, el desarrollo de planes estratégicos y modelos de eficiencia previo a las negociaciones.
Para atender estas necesidades, especificas de SURA, hemos desarrollado dos potenciales servicios, que serán desarrollados a la medida de las capacidades. Estos son;
• BPO de servicios transaccionales
• Consultoría estratégica en base a resultados reales* para la categoría de GPS y Conectividad por la ley 21.170 (“antiportonazos”).
S+| CASH NEUTRAL
Mucho mas que ahorros, según el impacto en la cuenta de resultados,
serán calculados los honorarios, al igual que su pago.
| BPO
| Consultoría Estratégica
Nuestro Entendimiento
Business Process Outsourcing, con la implantación de tecnología
y mejores practicas.
Apoyo de horas calificadas para el desarrollo de soluciones, junto a conocimientos y relaciones en
la industria.
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Transparencia
Servicios Expertos
Eficiencia
Strategic SourcingEficiency BPO & Tail Spend
Management
• Desarrollo de Negociaciones estratégicas para SURA, con foco en la captura de Ahorro Real en modalidad Cash Neutral.
• Modelo diseñado categoría a categoría por un monto superior a USD1MM.
• Acompañamiento en la captura de valor real y la gestión de todo el proceso de licitación.
• Gestión de las compras tácticas de una manera centralizada y transparente.
• Seguimiento de la política de compras de Sura o mejora a las mismas.
• Entrega de un servicio adaptado a la necesidad de SURA.
• Incluimos tecnología para la gestión eficiente del gasto.
Alcances del Proyecto
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Según los requerimientos y el enfoque propuesto adaptaremos nuestras metodologías para poder cumplir la expectativas de SURA con una vista de alto nivel.
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STRATEGIC SOURCING
1 | Gestión Demanda
RELEVAMIENTO DE LA NECESIDAD TCO
2 | Gestión Demanda
GESTIÓN DE DEMANDA
VALIACIÓN DE MODELO RFI
CONSULTA DE MERCADO RFQ
necesidad competencia
disciplina
3 | DESARROLLO
4 | Gestión de Oferta
NEGOCIACION Y RESULTADOS
IMPLANTACIÓN DE MODELO
6 | Captura Sinergias
5 | Gestión de Oferta
Estrategia
7 | captura Sinergias
MONITOREO Y CONTROL.
Cambio
Decisión
Entendimiento
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Modelo de BPO – Full Outsourcing de Eficiencias
Es la base de nuestra visión, que nos permite incorporar mejoras en productividad y eficiencia, como un servicio integral a nuestros clientes. Es por eso que contamos con plataformas de TI de clase mundial para ofrecer valor y competitividad basados en la cadena de suministro.
BOT -
SOURCE
STRATEGIC
SOURCING
PROCUREMENT AND TAIL
SPEND MANAGEMENT
BOT –SOURCE; estructuramos procesos complejos y
habilitamos Bots as a Service para entregar eficiencias
reales, mejoras de procesos y velocidad.
Strategic Sourcing; Categorías sobre 1MMUSD,
en una modalidad de 100% ahorro real en una
modalidad de CASH NEUTRAL.
Procurement BPO, Negociaciones
transaccionales y “reprocesos”, en
una modalidad ágil y transparente.
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
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Planificación del proyecto
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
| inicio
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
Gestión del proyecto
Cierre del proyecto
| conclusión
01Nuestra metodología
Según los requerimientos y el enfoquepropuesto adaptaremos nuestrasmetodologías para poder cumplir la expectativas de SURA con una vista de alto nivel.
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¿Qué es?
• Kick off Meeting, para dar inicio oficialal proyecto.
• Integrar los equipos de trabajo de Aquanima y SURA para:
1. Definir conjuntamente el plan de trabajoy las responsabilidades.
2. Ajustar y validar el cronograma que detalla las actividades.
3. Identificar y asegurar recursos (tiempo, infraestructura, personas, equipo, etc.).
4. Definir la logística necesaria de apoyo y mecanismos para seguir el desarrollodel proyecto.
¿Cómo lo haremos?
A través de…• Acuerdos administrativos y técnicos.• Cronograma e hitos claves.• Definición de roles y responsabilidades.• Reuniones de avance semanales con el
Comité de Proyectos para monitorear de manera sistemática y periódica.
¿Qué entregaremos?
Planificación del proyecto
| inicio
A través de…• Presentaciones Kick off.• Carta Gantt.• Acta de reunión Kick off Meeting.
Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
02Planificación del proyecto
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
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Planificación del proyecto
| inicio
Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
¿Qué es?
Generar ahorros significativos, en conjunto con la alta dirección, el departamento de abastecimiento y los usuarios de SURA.
Impulsar mejoras en procesos de negociación y contrato, para un mejorentendimiento del gasto y su efecto en el negocio.
Mantener y/o mejorar la calidad de los servicios prestados por proveedoresseleccionados.
Alinear las expectativas de stakeholders de SURA.
¿Cómo lo haremos?
A través de 7 fases:
Fase 1Relevamientode la necesidad
Fase 2Gestión de la necesidad
Fase 3Validación de modelo y estrategia
Fase 4Consulta de mercado
Fase 5Negociación y resultados
Fase 6Implementación del modelo
Fase 7Monitoreo y control
Participación cliente:
alta
baja
alta
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
Gestión del proyecto
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
¿Qué es?
Diagnosticar el modelo operacional actual para obtener mejoras de especificaciones y operativas.
¿Cómo lo haremos?
A través de…• Comprender la estrategia de negocio
considerando las categorías a analizar.• Explotar las ventajas competitivas de la
compañía.
¿Qué entregaremos?
• Mandato de negociación por parte del cliente.
Relevamiento de la necesidadAnalizar modelo operativo actual y proyección de costo total de propiedad de la categoría.
Fase 1Relevamiento de la necesidad
Gestión del proyecto
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
¿Qué es?
Cuantificar el CTP (costo total de propiedad) considerando costos, servicios asociados, logísticas, financiamiento, etc.
Involucrar al cliente en la búsqueda de nuevas soluciones.
¿Cómo lo haremos?
A través de…• Establecer los requerimientos de
servicios a exigir a proveedores (cobertura de servicio, certificación técnica, etc.)
Gestión de la necesidadEstablecer estrategias para el desarrollo de alternativas del modelo operativo.
Fase 2Gestión de la necesidad
¿Qué entregaremos?
Principales conclusiones e iniciativas de eficiencia.
Gestión del proyecto
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
¿Qué es? ¿Cómo lo haremos?
A través de…• Hipótesis de negociación que permitan
plantear esquemas de contratación o adquisición de productos o servicios.
• Estandarizar requerimientos asociados para proveedores, garantizando la comprensión de la cotización.
¿Qué entregaremos?
Validación de modelo y estrategiaEstablecer la estrategia de negociación y las bases técnicas de licitación.
Fase 3Validación de modelo y estrategia
• Definir opciones estratégicas de negociación y abastecimiento.
• Validar un nuevo modelo que responda a la necesidad de negocio.
• Medir resultados y la eficiencia capturadas por el nuevo modelo.
• Gestionar el Pliego Licitatorio.
• Minuta de reunión que incluye la definición de estrategias y planteamiento de las hipótesis de negociación.
• Documento de Pliego Licitatorio.• Marco Contractual de la solución
aprobada.
Gestión del proyecto
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
¿Qué es? ¿Cómo lo haremos?
A través de…• Determinar en qué nivel de la cadena de
abastecimiento se van a tomar acciones.• Diseñar y elaborar documentos de
solicitud de RFI y RFQ que sirvan como base para un futuro contrato. Incluir elementos que incrementen el poder de negociación. Distribuir para obtener ofertas iniciales.
• Expandir la base de datos de proveedores para incrementar los niveles de competencia en la negociación y realizar reuniones que permitan identificar las oportunidades de ahorro.
Consulta de mercadoHomologar y validar a los proveedores según los requisitos del cliente.
Fase 4Consulta de mercado
• Analizar la gestión de precios y el posicionamiento en la cadena de abastecimiento global.
• Establecer los RFI (requerimientos de información) y RFQ (requerimientos de cotización).
• Certificar a los proveedores y evaluar sus ofertas.
• Evaluación ciega de proveedores según requisitos asignados por el cliente.
• Documento Suplier Outreach Report (SOR), de proveedores certificados y aprobados que participarán en la subasta electrónica. Incluye información específica de cada uno.
• Documento de aprobación de envío de RFI y RFQ que comprende a proveedores seleccionados, que debe ser firmado por el cliente.
• Documento de línea de base, que refleja el precio base acordado del producto o servicio a comprar, a partir del cual se calculan los ahorros.
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
¿Qué es? ¿Cómo lo haremos?
A través de…• Diseñar un esquema de negociación
basado en la Teoría del Juego y en principios económicos de oferta y demanda. Definir la estrategia: off line (tradicional) o electrónica.
• Comprender requerimientos inherentes de la contratación y riesgos transaccionales de la negociación.
• Crear lotes atractivos para proveedores que generen un nivel de competencia, y orientarlos para generar una buena estrategia de negociación.
Negociación y resultadosGenerar una estrategia de adjudicación y medir el ahorro.
Fase 5Negociación y resultados
• Definir una estrategia de negociación.• Ejecutar la negociación final, en base a
los requisitos aprobados.• Cerrar la negociación y cuantificar los
resultados.
¿Qué entregaremos?
• Documento ROE que establece las reglas de negociación, indicando cómo se negocia en cada categoría y los pasos a seguir. Se enviará después de definir la estrategia de negociación para cada categoría.
• Carta de reconocimiento de ahorro y finiquito, que establece el ahorro generado por la negociación, reconocido por el área que la lidera dentro de Aquanima y de la contraparte.
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
¿Qué es? ¿Cómo lo haremos?
A través de…• Reunión entre el cliente y el proveedor
ganador para definir pasos siguientes, tareas y plazos.
• Realizar seguimiento de los entregables y encuestas para validar la satisfacción del cliente con respecto al proveedor.
• Cierre de brechas con el plan.
Implementación del modeloDefinir el rol de mediador de la negociación, respetando el Pliego Licitatorio inicial.
Fase 6Implementación del modelo
• Iniciar la implementación del modelo en tiempo y forma, apoyando al cliente en la gestión del cambio e implementación de nuevos contratos.
• Estabilizar la operación.• Mantener un seguimiento objetivo de la
implementación del modelo final.
¿Qué entregaremos?
• Pautas con diagnósticos, carta Gantt y comités de implementación.
• Contratos firmados por proveedores y formalización contractual (solo con proveedor).
Gestión del proyecto
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
¿Qué es? ¿Cómo lo haremos?
A través de…• Realizar encuestas trimestrales de
calidad.• Implementar herramientas tecnológicas
para capturar y medir el ahorro a través de la disciplina y gestión del cambio.
• Definir KPI y panel de control.
Monitoreo y controlEstablecer un seguimiento y realizar actividades puntuales de control.
Fase 7Monitoreo y control
• Capturar eficiencias.• Realizar recomendaciones correctivas.• Materializar eficiencias en el estado de
resultados.
¿Qué entregaremos?
• Reporte de recomendaciones.• Tablero de control online.• Catálogos electrónicos (cuando sean
requeridos por el cliente).• Encuestas trimestrales de calidad con
clientes internos y proveedores.
Gestión del proyecto
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Gestión de demandanecesidad
Gestión de ofertacompetencia
Gestión de ahorrosdisciplina
| desarrollo
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
¿Qué es? ¿Cómo lo haremos?
A través de…• Reuniones de comité (mensuales) y
avances de proyecto/quincenales) para comunicar a los equipos.
• Indicadores de avances y cumplimientos.
• Formular recomendaciones.
Gestión integral del proyectoDesarrollo
• Administrar, gestionar y comunicar los requerimientos de cambios y controlar el cumplimiento de los estándares definidos.
• Establecer un seguimiento mensual del avance de proyecto y mantener informado sobre los resultados.
• Unificar las formas de documentación y generar un repositorio de información/librería, con una ruta de acceso disponible.
• Definir mejores prácticas frente a riesgos y asuntos identificados. ¿Qué entregaremos?
• Minutas de reuniones.• Templates estándar de documentación
(en los formatos que sean necesarios).• Mails que detallen los desvíos
identificados (considerando áreas involucradas, personas, detalles de tareas atrasadas, etc.).
• Reporte con propuestas de mejoras.
Gestión del proyecto
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Frecuencia semanal
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| 01. Envío de estado de avance a cliente
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
02Planificación del proyecto
Comunicaciones formalesSerán consensuadas en la etapa de planificación del proyecto. Se realizará una propuesta de días y horarios para cada actividad.
Duración 2 horas
Recibido por Stakeholders (todo el grupo de interés)
Responsabilidad
• Líder de equipo de Synergy Partners: genera un estado de avance, a enviar el día viernes a las 9:00 hrs al Coordinador de la contraparte.
• Coordinador de la contraparte: revisa el documento el día lunes antes de las 12:00 hrs.
Frecuencia semanal
| 02. Reuniones de equipo Aquanima y contraparte
Duración 2 horas
Recibido por Todos los miembros del equipo
Responsabilidad
• Gerente de proyecto: agenda y lidera las reuniones con todos los miembros del equipo. La reunión sigue una agenda publicada con los objetivos, temáticas y tiempos establecidos. Se realizará en las instalaciones de la contraparte o vía conferencia, todos los lunes a las 15:00 hrs.
Frecuencia semanal
| 03. Reuniones de equipo con Alta Gerencia
Duración 2 horas
Recibido por Dirección de proyectos y contraparte
Responsabilidad
• Alta Gerencia de la contraparte: realiza una reunión de seguimiento del proyecto, para informar avances y tomar medidas de ajuste, en caso de ser necesario.
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04 Impulsamos un futuro compartido en el que todo conecta y fluye con naturalidad.
propuestas de desarrollodel BPO de Procurement
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Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
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Implementación del servicio
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL BPO PROCUREMENT
| implementación
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6
Gestión de Reporteriay Trazabilidad
01Nuestra metodología
Según los requerimientos y el enfoque propuesto implementaremos una servicio de procurement integral , el cual considere las practicas lideres de la industria apoyado en un ecosistema digital que permita generar la transformación en eficiencia y productividad que en que se sustenta el actuar de SURA
| visibilidad
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| implementación
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL BPO PROCUREMENT
02Implementación del proyecto
¿Qué es? ¿Cómo lo haremos?
A través de…
• Acuerdos administrativos y técnicos.
• Cronograma e hitos claves.
• Definición de roles y responsabilidades (RASCI).
• Reuniones de avance semanales con el gestor del servicios para monitorear de manera sistemática y periódica.
Gestión integral del proyectoDesarrollo
• Kick off Meeting, para dar inicio oficial al servicio.
• Integrar los equipos de trabajo de SURA Y Synergy Partners:
1. Definir conjuntamente el plan de trabajo y las responsabilidades.
2. Ajustar y validar el cronograma que detalla las actividades.
3. Identificar y asegurar recursos (tiempo, infraestructura, personas, equipo, etc.).
4. Definir la logística necesaria de apoyo y mecanismos para seguir el desarrollo del servicio.
5. Elaborar Plan de Transición con el servicio actual
¿Qué entregaremos?
• Presentación Kick off.
• Carta Gantt.
• Acta de reunión Kick off Metting.
• Plan de Transición
• Confección de RASCI
Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
Implementación del servicio
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6
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| implementación
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL BPO PROCUREMENT
02Ejecución del proyecto
¿Qué es? ¿Cómo lo haremos?
A través de…
A través de 6 fases en las que participaremos del Proceso de Procurement.
Gestión integral del proyectoDesarrollo
• junto al departamento de abastecimiento y los usuarios operativos claves.
• Asegurar la continuidad operacional de la división, resguardando la entrega de suministros y servicios claves en calidad y oportunidad.
• Impulsar mejoras en los procesos de negociación y gestión contrato, para potenciar la captura de resultados y su efecto en el negocio.
• Mantener y/o mejorar la calidad de los servicios prestados por proveedores seleccionados.
• Alinear las expectativas de stakeholders.
Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
Implementación del servicio
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Fase 2Evaluación de Propuesta
Fase 4Formalización de Contratos
Fase 5Creación de Catalogos
Fase 3Negociación y Adjudicación
Fase 1Elaboración de RFQ y salida a mercado
Fase 5
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PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
¿Qué es?
• Definición de las hipótesis de la negociación, planteando los distintos esquemas de contratación o adquisición del producto o servicio
• Asegurar la uniformidad de las características de los requerimientos asociados para garantizar un perfecto entendimiento de la cotización por parte de los proveedores y mayor competitividad
• Diseñar y elaborar los documentos que incluyan todos aquellos elementos que incrementen el poder de negociación
• Distribuir los documentos de Precalificación, Solicitud de Información (RFI) y/o Solicitud de Cotización (RFQ) para obtener ofertas iniciales
¿Cómo lo haremos?
A través de…
• Presentación de opciones estratégicas Elaboración de la documentación para la licitación (BAG, BT, anexos asociados y Formularios ANT, ECO y TEC)
• Coordinación de consultas y respuestas de la licitación
• la estrategia de negocio considerando las categorías a analizar.
• Explotar las ventajas competitivas de la compañía.
¿Qué entregaremos?
• Estrategia de Abastecimiento
• Pliego de Licitación
• Lista de Proveedores
Fase 1Elaboración de RFQ y salida a mercado
| implementación
02Ejecución del proyecto
Gestión integral del proyectoDesarrollo
Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
Implementación del servicio
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
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PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
¿Qué es?
• Realizar la coordinación entre el Usuario y los proveedores para la homologación técnica y económica de las ofertas.
¿Cómo lo haremos?
A través de…• Evaluación económica de ofertas y
coordinación de la evaluación técnica por parte de los usuarios claves del servicio
¿Qué entregaremos?
• Analisis Tecnico y Financiero de las capacidades de los proveedores cuando aplique
| implementación
02Ejecución del proyecto
Gestión integral del proyectoDesarrollo
Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
Implementación del servicio
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Fase 2Evaluación de Propuesta
Capacidades Técnicas Capacidades Financieras
Fase 5
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PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
¿Qué es?
• Definir los escenarios de adjudicación que den cobertura al requerimiento técnico solicitado al mejor beneficio para SURA
• Entender los requerimientos inherentes de la contratación (número de proveedores ganadores, volúmenes a ser otorgados a nuevos proveedores, etc.)
• Entender los riesgos operacionales y financieros de la categoría (riesgos cambiarios, siniestralidad, riesgos de abastecimiento (stock outs, etc.)
• Recomendar una estrategia de cierre de negociación
¿Cómo lo haremos?
A través de…
• Definición del esquema de negociación
• Ejecución de la negociación
• Adjudicación de la negociación previa autorización según MAF
• Elaborar documentación de formalización y carga en sistemas de SURA
¿Qué entregaremos?
• La estrategia de negociación, las reglas de negociación y su ejecución en plataforma electronica
| implementación
02Ejecución del proyecto
Gestión integral del proyectoDesarrollo
Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
Implementación del servicio
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Fase 3Negociación y Adjudicación
A partir de la validación de las hipótesis podremos sobrepasar la meta estimada de 12% para los costos de Telefonía
¿Cuales son las
medidas que
deben tomarse
para la
racionalización del
consumo en
telefonía?
1. ¿Qué medida es
posible tomar en
cuanto a
Telefonía Móvil?
2. ¿Qué medida es
posible tomar en
cuanto a
Telefonía Fija?
1.1. ¿Es posible tomar
medidas que
impliquen la
racionalización del
consumo?
2.1 ¿Es posible tomar
medidas que
impliquen la
racionalización del
consumo?
8%
Identificado
8,5%
Estimado
1.1.1 ¿Las políticas de consumo están
alineadas con el objetivo perseguido de
racionalización de consumo?
1.1.2 ¿Se hacen cumplir las políticas de
consumo definidas?
1.2.1 ¿Existe una política de inventario
óptima?
1.2.2 ¿Existe un repositorio de datos
automatizado con el que se administre el
inventario de equipos y servicios
asociados a las líneas móviles?
1.3.1 ¿Es posible apalancar la operativa
del área de facturación a través de un
proceso de conciliación automatizado?
2.3.1 ¿Es posible apalancar la operativa
del área de facturación a través de un
proceso de conciliación automatizado?
2.2.1 ¿Existe un repositorio de datos
automatizado con el que se administre el
inventario de equipos y servicios
asociados a las líneas f ijas?
2.1.1 ¿Se hacen cumplir las políticas de
declaración de llamadas para alimentar la
generación de reportes a través de la
herramienta del proveedor del tarif icador?
PROBLEMÁTICA ISSUES SUB- ISSUES AHORRO
2.2 ¿Es posible tomar
medidas para
optimizar el manejo
del inventario?
2.3 ¿Es posible tomar
medidas para
optimizar el manejo
de la facturación?
1.2. ¿Es posible tomar
medidas para
optimizar el manejo
del inventario?
1.3. ¿Es posible tomar
medidas para
optimizar el manejo
de la facturación?
Estrategia de Negociación Negociación On-Line
Fase 5
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PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
¿Qué es?
• Mediante la Plataforma se procederá a realizar el seguimiento de las solicitudes de gestión de contratos que emanen de la operación.
• Las solicitudes de gestión de contratos hacen referencia la elaboración y firma del contrato.
• También se realizará la carga de la documentación en las plataformas que se definan o SynergyPartners podrá facilitar alguna si así se requiere
¿Cómo lo haremos?
A través de…
• Elaboración de contratos mediante plataforma
• Seguimiento de las observaciones entre fiscalías y áreas usuarias de las partes involucradas
• Apoyo en la implementación de buenas practicas en la gestión de contratos
¿Qué entregaremos?
• Elaborar contratos y su formalización
• Informes de estatus de estado de formalización de contratos.
| implementación
02Ejecución del proyecto
Gestión integral del proyectoDesarrollo
Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
Implementación del servicio
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Fase 4Formalización de Contratos
Fase 5
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PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
¿Qué es?
• Para aquellas compras recurrentes con un mínimo de 25 pedidos mensuales se evaluará la viabilidad de implementar un catálogo, cuya cantidad será definida entre las partes según el merito de las mismas
¿Cómo lo haremos?
A través de…
• Se debe convocar a un comité de aprovisionamiento donde se analizará la viabilidad del catálogo.
• En caso de validar la implementación de un catálogo se define en esta instancia tipo y alcance de la solución.
• Al aprobar la solicitud de requerimiento, se debe adjuntar la documentación aprobada para crear y gestionar negociación.
• Disponer de un call center 8 X 5, durante la jornada laboral del SURA en sus distintas geografías.
• Implementación de capacitaciones mensuales para nuevos ingresos y proveedores.
¿Qué entregaremos?
• Catalogo Electronico.
| implementación
02Ejecución del proyecto
Gestión integral del proyectoDesarrollo
Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
Implementación del servicio
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
Fase 5Creación de ´catalogos
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PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
¿Qué es?
• Para asegurar la calidad del servicio y la gestión oportuna de las desviaciones del mismo, es que incorporaremos un set de reportes que permitan el monitoreo por parte del gestor.
• Los dashboard de información permiten identificar oportunidades de mejora y permitan priorizar su abordaje.
¿Cómo lo haremos?
A través de…
• Incorporaremos plataformas tecnológicas como ARIBA y Jira para la recopilación y gestión de la información en sus distintos grados de agregación.
• Instancias de análisis y comprensión de los datos determinados en los distintos dahboardde calidad.
¿Qué entregaremos?
• Dashboar on-line del estatus del desempeño del servicio en los siguientes aspectos:
• Licitaciones
• Contratos
• Catalogos
• Ahorros
02Ejecución del proyecto
Gestión integral del proyectoDesarrollo
Fase 5Creación de ´catalogos
Gestión deLicitaciones
Formalización de Contratos
Gestión de Catalogación
| ejecución
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
Gestión de Reporteriay Trazabilidad
| visibilidad
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Frecuencia semanal
30
| 01. Envío de estado de avance a cliente
PROPUESTAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
03Gobierno del proyecto
Comunicaciones formalesSerán consensuadas en la etapa de planificación del proyecto. Se realizará una propuesta de días y horarios para cada actividad.
Duración 1 hora
Recibido por Stakeholders (todo el grupo de interés)
Responsabilidad
• Líder de equipo de Synergy Partners: genera un estado de avance, a enviar el día viernes a las 9:00 hrs al Coordinador de la contraparte.
• Coordinador de la contraparte: revisa el documento el día lunes antes de las 12:00 hrs.
Frecuencia semanal
| 02. Reuniones de equipo SURA y Synergy Partners
Duración 2 horas
Recibido por Todos los miembros del equipo
Responsabilidad
• Gerente de proyecto: agenda y lidera las reuniones con todos los miembros del equipo. La reunión sigue una agenda publicada con los objetivos, temáticas y tiempos establecidos. Se realizará en las instalaciones de la contraparte o vía conferencia, todos los lunes a las 15:00 hrs.
Frecuencia mensual
| 03. Reuniones de equipo con Alta Gerencia
Duración 2 horas
Recibido por Dirección de proyectos y contraparte
Responsabilidad
• Alta Gerencia de la contraparte: realiza una reunión de seguimiento del proyecto, para informar desempeño del servicio y tomar medidas de ajuste, en caso de ser necesario.
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