View
7
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local
Versión del Aplicativo 02.14.02.01
De fecha 30 de Junio de 2014
Manual de Usuario
Sub Módulo de Viáticos en Web
Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
2
INDICE
I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 3
II. OBJETIVO ............................................................................................................. 3
III. ACCESO AL MÓDULO ......................................................................................... 4
3.1. Acceso al Módulo ......................................................................................... 4
IV. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE VIÁTICOS ...................................................... 5
4.1. Barra de Menú ............................................................................................... 6
4.2. Barra de Herramientas ................................................................................ 7
4.3. Navegación de Ventanas ............................................................................ 7
V. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO ........................................................................ 8
5.1. Administración .............................................................................................. 8
5.1.1. Cambiar Clave ............................................................................................... 8
5.1.2. Cerrar Sesión ................................................................................................. 9
5.2. Viáticos ........................................................................................................... 9
5.2.1. Registro de Pedidos .................................................................................. 10
5.2.1.1. Pedido de Viático Institucional ........................................................... 10
5.2.2. Planilla de Viáticos ..................................................................................... 38
5.2.2.1. Generación ............................................................................................... 39
5.2.2.2. Rendición .................................................................................................. 47
5.2.2.3. Rendición por Comisionado ................................................................ 67
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
3
I. INTRODUCCIÓN
La Oficina General de Tecnología de la Información – OGTI, del Ministerio de
Economía y Finanzas, ha diseñado un aplicativo informático en Web del Sub Módulo
Viáticos, del Módulo Tesorería, del Módulo Integrado de Gestión Administrativa –
SIGA, con la finalidad de facilitar el registro de los Pedidos de Viáticos al interior y
exterior del país, así como la generación de la Planilla de Viáticos respectiva y la
Rendición de los gastos efectuados por los comisionados.
Este aplicativo, es una herramienta útil para las Entidades del Estado, que permite
efectuar el seguimiento y control de los procesos para la asignación y rendición de
los Viáticos y Pasajes solicitados por los Centros de Costo de las Unidades
Ejecutoras, con cargo a los fondos asignados en el Presupuesto Anual, en el marco
del cumplimiento de sus Metas Institucionales, contribuyendo de esta manera a la
descentralización de los procesos y acceso a la información.
Está conformado por los procesos correspondientes al Registro de Pedidos de
Viáticos Institucional para Metas tipo Actividad y Proyecto, Generación de Planilla de
Viáticos, Rendición, Rendición por Comisionado, así como diversos reportes.
II. OBJETIVO
El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los Usuarios responsables de las
Unidades Ejecutoras de la ejecución del gasto público, en el uso y operatividad del Sub
Módulo de Viáticos en Web, así mismo permitirá realizar registro de los Pedidos de
Viáticos al Interior y Exterior del país, así como la generación y rendición de Planilla de
Viáticos, haciendo uso del SIGA en Web, permitiendo mejorar la calidad y desempeño del
gasto publico.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
4
III. ACCESO AL MÓDULO
Esta sección detalla el procedimiento para el acceso al Sub Módulo de Viáticos en Web.
Para ello, la Unidad Ejecutora deberá contar con una IP pública y un dominio en internet.
3.1. Acceso al Módulo
Al ingresar al link, el Usuario podrá visualizar las opciones que han sido migradas en los
siguientes browser: Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, entre otros, las
opciones son las siguientes:
Sub Módulo Administración
o Cambiar de Clave
o Cerrar Sesión
Sub Módulo Viáticos
o Registro de Pedidos
Pedido de Viático Institucional
Planilla de Viáticos
o Generación
o Rendición
o Rendición por Comisionado
Luego de acceder al link, el Usuario visualizará la ventana de Bienvenida e Inicio de
Sesión, donde ingresará su Usuario y Contraseña de Acceso, los cuales deberán estar
previamente registrados en el Módulo Administrador del SIGA Cliente Servidor.
Asimismo, seleccionará la Unidad Ejecutora, activando la barra de despliegue .
Seguidamente, dará clic en el Botón Aceptar para ingresar al Sistema.
Nota:
La clave se diferencia entre mayúsculas y minúsculas. La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e intransferible, es
responsabilidad del Usuario, la confidencialidad de la misma.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
5
El Sistema presentará la ventana principal mostrando los iconos de acceso a los Módulos
del SIGA en Web de acuerdo al acceso otorgado en el Perfil de Usuario del Módulo
Administrador del SIGA Cliente Servidor.
Para acceder al Módulo de Viáticos, dar clic en el ícono Viáticos .
El Sistema presentará la ventana principal del Módulo de Viáticos en Web.
IV. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE VIÁTICOS
En la parte superior izquierda de la ventana principal, se muestran los siguientes datos:
Nombre del Módulo al que está accediendo el Usuario.
Barra de Menú
En la parte superior derecha de la ventana principal, se muestran los siguientes datos:
Nombre de la Unidad Ejecutora.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
6
Usuario que está accediendo al Sistema.
Icono ‘Selección de Módulos’ : De acuerdo a los accesos otorgados al
Usuario, se desplegará las opciones para acceder a los Módulos del SIGA Web:
Módulo de Logística, Módulo de Viáticos o Módulo de PpR.
Icono ‘Salir : Permite salir del Sistema, retornando a la ventana de Inicio de
Sesión.
4.1. Barra de Menú
La Barra de Menú ubicada en la parte superior de la ventana principal del Módulo de
Viáticos en Web, incluye un conjunto de Sub Módulos y Opciones utilizadas para operar
el Módulo.
Su descripción y funcionalidad se detallan a continuación:
Nombre Descripción
Administración Permite realizar la modificación de clave de Usuario y Cerrar la
sesión del Sistema, retornando a la ventana de acceso.
Viáticos Permite realizar el registro de los Pedidos de Viáticos Institucional
al Interior y Exterior del país, así como, la Generación de Planilla de
viáticos, Rendición de Planilla de Viáticos y Rendición de Planilla de
Viáticos por Comisionado.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
7
4.2. Barra de Herramientas
La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudarán al Usuario en la
operatividad del Módulo.
La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuación:
: Permite retornar a la ventana principal del Módulo.
: Permite retornar a la ventana de Inicio de Sesión.
: Despliega las opciones de acceso a los Módulos en que el Usuario tenga acceso.
4.3. Navegación de Ventanas
En la parte inferior de las ventanas de las opciones de este Módulo, se mostrará una
barra de paginación que permitirá al Usuario desplazarse por las páginas de los registros
consultados, siempre y cuando se cuenta con un mayor número de registros.
: Permite retornar a la página inicial.
: Permite ir a la página anterior.
: Indica el número de página actual. Además permite registrar un número de
página específico.
: Permite ir a la página siguiente.
: Permite ir a la última página.
: Indica el intervalo de registros mostrados en la página actual, así como la
cantidad total de páginas.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
8
V. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO
A continuación se describe la funcionalidad y uso de las opciones existentes a cada Sub
Módulo :
5.1. Administración
El Sub Módulo Administración contiene las opciones: Cambiar Clave y Cerrar Sesión.
5.1.1. Cambiar Clave
Esta opción permite al Usuario modificar su clave de acceso al Sistema.
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Administración – Cambiar
Clave”.
El Sistema presentará la ventana ‘Cambiar Clave’, donde el Usuario deberá registrar los
siguientes datos:
Clave Actual: Ingresar la clave actual de acceso al Sistema.
Nueva Clave: Ingresar la nueva clave de acceso.
Repita nueva clave: Volver a ingresar la nueva clave de acceso.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
9
Luego, dar clic en el botón Aceptar . El Sistema mostrará un mensaje al
Usuario confirmando la modificación de la clave de acceso:
El Sistema validará que la Clave de Acceso tenga una longitud entre 4 y 15 caracteres,
caso contrario mostrará el siguiente mensaje:
5.1.2. Cerrar Sesión
Esta opción permitirá al Usuario terminar la Sesión, retornando a la ventana de Acceso al
Sistema.
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Administración – Cerrar
Sesión”.
5.2. Viáticos
El Sub Módulo Viáticos, permite realizar el registro de los pedidos de Viáticos Institucional
al Interior y Exterior del país, así como, la generación y rendición de Viáticos por
Comisionado.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
10
Este Sub Módulo contiene las opciones: Registro de Pedido y Planilla de Viáticos.
5.2.1. Registro de Pedidos
Esta opción contiene la Sub Opción Pedido de Viático Institucional, la misma que
permite realizar Pedidos de Viático Institucional al Interior y Exterior del país, solicitado
por los Centros de Costo.
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos - Registro de
Pedidos”, como se muestra a continuación:
5.2.1.1. Pedido de Viático Institucional
Esta opción permite a los Usuarios de los Centros de Costo generar sus Pedidos de
Viático Institucional al Interior y Exterior del país, para Metas Tipo Actividad y Proyecto.
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos – Registro de Pedidos
– Pedido de Viático Institucional”, como se muestra a continuación:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
11
Al ingresar a esta opción, se mostrará la ventana ‘Registro Pedidos Viáticos’, la misma
que en la parte superior se visualizará los siguientes filtros de búsqueda: Año, Mes,
Centro de Costo, Estado, y el campo de búsqueda: N° Pedido, y en la parte inferior se
listaran los Pedidos generados por el Centro de Costo seleccionado.
Filtros:
Año: Permite seleccionar el año al que corresponde el pedido. Por defecto
mostrará el año de ejecución . Para mostrar los pedidos de otro año, activar la barra
de despliegue .
Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el pedido. Por defecto
mostrará el mes actual. Para mostrar los pedidos de otro mes, activar la barra de
despliegue y para mostrar los pedidos de todos los meses, seleccionar la
opción TODOS.
Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo solicitante del pedido,
activando la barra de despliegue .
Estado: Permite visualizar los pedidos por Estado: Pendiente, V.B., Aprobado. Para
visualizar todos los pedidos seleccionar la opción TODOS.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
12
Nro. Pedido: Permite realizar la búsqueda de un pedido por el número de pedido.
Ingresar el número en la caja de búsqueda y presionar la tecla Enter.
Responsable: Se mostrará automáticamente el Responsable del Centro de Costo
seleccionado.
REGISTRO PEDIDO VIÁTICO INSTITUCIONAL
Para registrar un pedido de Viáticos Institucional al Interior o Exterior del país, el Usuario
deberá seguir el siguiente procedimiento:
DATOS DEL PEDIDO
a. Registrar Pedido
En el campo Datos de Pedidos, ubicado al lado izquierdo de la ventana, dar clic en el
icono Nuevo Pedido de Viático .
El Sistema mostrará la ventana ‘Datos Generales del Pedido’, con los siguientes
campos:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
13
Año: Muestra el año vigente de la generación del pedido.
Nº Pedido: Muestra el número correlativo del pedido autogenerado por el
Sistema.
Estado: Por defecto mostrará el estado Pendiente.
Centro de Costo: Muestra el Centro de Costo solicitante del pedido.
Solicitante: Muestra el nombre del empleado solicitante del pedido.
Fecha: Permite seleccionar la fecha de generación del pedido. Por defecto se
mostrará la fecha actual. Para seleccionar otra fecha, el Usuario dará clic en el
icono Calendario .
Tarea: Permite seleccionar la tarea, activando la barra de despliegue . En la
lista se mostrarán tanto las tareas de Actividad como de Proyecto relacionadas al
Centro de Costo.
Tipo: Muestra el tipo de Tarea: Actividad o Proyecto.
Act. Proy: Muestra ‘A’ cuando es Actividad y muestra ‘P’ cuando es Proyecto.
Glosa: Permite registrar el motivo de la solicitud del pedido. Este campo es
opcional.
Nota: El número correlativo del pedido es independiente del Centro de Costo.
Luego de registrar los datos generales del pedido, Dar clic en el botón Grabar . El
Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de ingresar el
solicitante del pedido como comisionado. Dar clic en el botón Sí, si el solicitante del
pedido es el comisionado, de lo contrario dar clic en el botón No.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
14
Al seleccionar en el botón Sí. En caso que el comisionado tuviera viáticos pendientes
de rendir, se mostrará la ventana ‘Proceso Protegido por Clave’, donde la persona
encargada de autorizar, ingresará la clave correspondiente a la autorización del
registro del pedido.
Si el Usuario ingresará una contraseña incorrecta, se mostrará el siguiente mensaje
restrictivo:
Luego de ingresar la clave correcta, dar clic en el botón Aceptar. Mostrándose el
registro en el campo ‘Datos de Pedidos’, con los siguientes datos: Número del
Pedido, Fecha en que se generó el Pedido, Solicitante, Estado por defecto mostrará
Pendiente y el indicador PR (Pendiente de Rendición: SI / NO).
Editar Pedido de Viático
Para editar un Pedido de Viático, el Usuario deberá marcar el circulo del pedido
correspondiente y seguidamente dará clic en el icono Editar Pedido de Viático del
campo ‘Datos de Pedidos’, El Sistema mostrará la ventana ‘Editar Pedido Viático’,
donde el Usuario deberá realizar las modificaciones correspondientes y seguidamente
dará clic en el botón Grabar .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
15
Eliminar Pedido de Viático
Para eliminar un Pedido, el Usuario deberá marcar el circulo del pedido
correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Eliminar Pedido de Viático
del campo ‘Datos de Pedidos’, El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario,
solicitando la confirmación de la eliminación del pedido seleccionado:
Dar clic en el botón OK para confirmar la eliminación.
Nota: Si el Pedido cuenta con VB, el icono ‘Eliminar Pedido de Viático’ se mostrará
inactivo.
DATOS DEL COMISIONADO
b. Agregar Comisionado
Si se ingresó el solicitante como comisionado, al marcar el circulo del pedido
correspondiente, en el campo ‘Datos de Comisionados’ ubicado al lado derecho de
la ventana, se mostrará el registro del comisionado con el Nombre del comisionado,
Escala de viático asignada, Estado del pedido en Pendiente y el indicador PR
(Pendiente de Rendición : SI / NO).
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
16
En caso que se desee registrar un comisionado diferente al Solicitante del Pedido, el
Usuario deberá marcar el circulo del pedido correspondiente y dar clic en el icono
Agregar Comisionado del campo ‘Datos de Comisionados’, ubicado al lado
derecho de la ventana.
Seguidamente, El Sistema mostrará la ventana ‘Insertar Comisionado, con las
siguientes columnas:
Empleado: Muestra el listado de códigos de los empleados, en la parte superior
de esta columna se podrá realizar la búsqueda ingresando el código del empleado
y luego presionar la tecla Enter para visualizar los registros correspondientes.
Nombre Empleado: Muestra el listado de los nombres completo de los
empleados, en la parte superior de esta columna se podrá realizar la búsqueda
ingresando el nombre del empleado y luego presionar la tecla Enter, para
visualizar los registros correspondientes
Centro Costo: Muestra el listado de códigos de los Centros de Costo, en la parte
superior de esta columna se podrá realizar la búsqueda ingresando el código del
Centro de Costo y luego presionar la tecla Enter, para visualizar los registros
correspondientes
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
17
Nombre Centro de Costo: Muestra el listado de nombres de los Centros de
Costo, en la parte superior de esta columna se podrá realizar la búsqueda
ingresando el nombre del Centro de Costo y luego presionar la tecla Enter, para
visualizar los registros correspondientes
En la parte superior de cada columna, se muestra una caja de texto para que el
Usuario pueda realizar la búsqueda correspondiente:
Nota: La búsqueda se realiza sobre todos los registros cargados en la ventana, sin
importar la página en que nos encontremos.
Luego seleccionará el o los comisionados correspondientes, marcando con un check
en el campo de selección ubicado al lado izquierdo del código del empleado.
Luego de dar clic en el botón Insertar . El Sistema mostrará un mensaje al
Usuario, solicitando la confirmación de los comisionados seleccionados:
Dar clic en el botón OK, para insertar los comisionados seleccionados, de lo contrario
dar clic en el botón Cancelar.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
18
En caso que el comisionado tuviera viáticos pendientes de rendir, El Sistema mostrará
la ventana ‘Proceso Protegido por Clave’, el usuario responsable ingresará la clave
correspondiente que autoriza el registro del pedido.
Seguidamente, dar clic en el botón Aceptar, en el campo ‘Datos de Comisionados’,
se registrará los datos del comisionado, mostrando los siguientes campos,
Comisionado, Escala del viático, Estado del Pedido y el indicador PR (Pendiente de
Rendición: SI / NO).
c. Modificar Comisionado
Luego de seleccionar el comisionado, el Usuario deberá dar clic en el icono Editar
Comisionado , del campo ‘Datos de Comisionado’, a fin de completar la
información. El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de Datos de Comisionado’
registrando los siguientes datos:
Meta: Permite seleccionar la meta sobre la cual se va a afectar el gasto de la
comisión, activando la barra de despliegue . Al seleccionar la meta se mostrará
automáticamente los datos correspondientes en los campos Función, División
Funcional, Grupo Funcional, Programa, Producto/Proyecto, Actividad/Al/Obra,
Finalidad y Código Meta.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
19
Fte. Fte. / Rb: Permite seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro sobre la
cual se va a afectar el gasto de la comisión, activando la barra de despliegue .
Escala: Permite seleccionar la escala de viatico del comisionado, activando la
barra de despliegue .
Beneficiario: Permite seleccionar o registrar el Beneficiario que recibirá la
indemnización del asegurador, en caso suceda algún caso previsto por la póliza
del asegurado durante la Comisión de Servicio.
o Búsqueda de Beneficiario: Para seleccionar un Beneficiario ya registrado,
dar clic en el icono Seleccionar Beneficiario . El Sistema mostrará la
ventana ‘Selección de Beneficiario’, el Usuario deberá marcar el circulo
del Beneficiario correspondiente, luego dar clic en el icono .
o Nuevo Beneficiario: Para registrar un nuevo Beneficiario, dar clic en el icono
Agregar Beneficiario . El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de
Beneficiario’, el Usuario deberá ingresar los siguientes datos: Apellido
Paterno, Apellido Materno, Nombres, Nro. DNI, Teléfono y Dirección y luego
dar clic en el botón Grabar .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
20
Cuenta: Permite registrar la cuenta Bancaria del Comisionado, activando la barra
de despliegue . Seleccionará el tipo de Cuenta (Ahorros o CCI) y en la parte
derecha del campo registrar el número correspondiente.
Finalmente, ingresando todos los datos correspondientes, dar clic en el botón Grabar
.
d. Eliminar Comisionado
Para eliminar un comisionado, el Usuario deberá marcar el circulo del registro del
comisionado correspondiente, luego dar clic en el icono Eliminar Comisionado del
campo ‘Datos de Comisionados’.
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de la
eliminación del o los comisionados seleccionados.
Dar clic en el botón OK, para confirmar la eliminación.
Nota: Si se cuenta con algún Destino registrado en el campo ‘Datos de Destinos’,
el icono ‘Eliminar Comisionado’ , se mostrará Inactivo.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
21
e. Cambiar Comisionado
Para modificar un comisionado ya registrado, el Usuario deberá marcar el círculo
del registro del comisionado correspondiente, luego dar clic en el icono Cambiar
Comisionado del campo ‘Datos de Comisionados’.
El Sistema mostrará la ventana ‘Cambiar Comisionado’, donde el Usuario deberá
marcar el circulo del comisionado correspondiente, luego dar clic en el botón
Insertar .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, solicitando la confirmación del
cambio del comisionado.
Dar clic en el botón OK para confirmar el cambio.
DATOS DEL DESTINO
a. Agregar Destinos
El Usuario deberá marcar el circulo del registro del Pedido y del comisionado
correspondiente, en el campo ‘Datos de Destinos’ dar clic en el icono Agregar
Destino , ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
22
Si el Usuario no registró la Fuente de Financiamiento/Rubro, Meta y Escala asignada
al comisionado, El Sistema mostrará el siguiente mensaje restrictivo al Usuario:
En caso que si se cuente con toda la información registrada, El Sistema mostrará la
ventana ‘Registro de Destino’, mostrando los siguientes campos:
Tipo Destino: Permite seleccionar el tipo de destino de la comisión (Nacional o
Extranjero) activando la barra de despliegue .
Origen:
Si el Lugar de Origen es Nacional, ingresar los datos en los siguientes
campos:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Origen , El Sistema mostrará
la ventana ‘Selección de Origen’, donde el Usuario deberá marcar el
circulo del origen correspondiente y dar clic en el botón Seleccionar
.
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por
Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia, Nombre
Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.
Al seleccionar el lugar de Origen, se mostrará automáticamente los datos en
los campos: Departamento, Provincia y Distrito.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
23
o Fecha: Permite seleccionar la fecha de inicio de la comisión, dando clic en
el icono Calendario .
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al destino
de origen.
Si el Lugar de Origen es el Extranjero, ingresar los datos en los siguientes
campos:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Origen , El Sistema mostrará
la ventana ‘Selección de Origen’, donde el Usuario deberá marcar el
circulo del lugar de origen correspondiente, dará clic en el botón
Seleccionar .
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por
Código de País, Nombre del País, Código de la Ciudad y Nombre de la
Ciudad.
Al seleccionar el destino de Origen, se mostrará automáticamente los datos
en los campos: País y Ciudad.
o Fecha: Permite seleccionar la fecha de inicio de la comisión, dando clic en
el icono Calendario .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
24
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al destino
origen.
Destino:
Si el Lugar de Destino es Nacional, ingresar los datos en los siguientes
campos:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Destino , El Sistema
mostrará la ventana ‘Selección de Destino’, donde el Usuario deberá
marcar el circulo del destino correspondiente, dar clic en el botón
Seleccionar .
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por
Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia, Nombre
Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.
Al seleccionar el lugar de Destino, se mostrará automáticamente los datos
en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.
o Fecha: Permite seleccionar la fecha de fin de la comisión, dando clic en el
icono Calendario .
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al
Destino.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
25
Si el lugar de Destino es al Extranjero, ingresar los datos en los siguientes
campos:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Destino , El Sistema
mostrará la ventana ‘Selección de Destino’, donde el Usuario deberá
marcar el circulo del destino de origen correspondiente, dar clic en el
icono .
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por
Código de País, Nombre del País, Código de la Ciudad y Nombre de la
Ciudad.
Al seleccionar el lugar de Destino, se mostrará automáticamente los datos
en los campos: País y Ciudad.
o Fecha: Permite seleccionar la fecha de fin de la comisión, dando clic en el
icono Calendario .
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al
Destino.
Para Agregar / Editar / Eliminar Países y Ciudades al Exterior tanto de
Origen como Destino, el Usuario dará clic en el botón Agregar de la
ventana ‘Selección de Origen’ o ‘Selección de Destino’. El Sistema
mostrará la ventana ‘Edición de Destino’, donde el Usuario podrá realizar las
siguientes acciones:
- Agregar Nuevo País: El Usuario dará clic en el icono Nuevo País del
campo ‘Países’.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
26
El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de País’, donde ingresará el
nombre del país en el campo Nombre y dar clic en el botón Grabar
.
- Editar País: El Usuario deberá marcar el circulo del país
correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Editar País .
El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de País’, modificar el nombre
correspondiente en el campo Nombre y dar clic en el botón Grabar
.
-
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
27
- Eliminar País: El Usuario deberá marcar el circulo del país
correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Eliminar País
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario solicitando la
confirmación de la eliminación:
Dar clic en el botón OK, para confirmar la eliminación.
- Agregar Nueva Ciudad: El Usuario deberá marcar el circulo del país
correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Nueva Ciudad del
campo ‘Ciudades’.
El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Ciudad’, donde ingresará el
nombre de la Ciudad en el campo Nombre y dar clic en el botón Grabar
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
28
- Editar Ciudad: El Usuario deberá marcar el circulo del País y Ciudad
correspondiente y luego dar clic en el icono Editar Ciudad del campo
‘Ciudades’.
El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de Ciudad’, donde realizará la
modificación correspondiente en el campo Nombre y dar clic en el botón
Grabar .
- Eliminar Ciudad: El Usuario deberá marcar el circulo del País y de la
Ciudad correspondiente y luego dar clic en el icono Eliminar Ciudad
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
29
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario solicitando la
confirmación de la eliminación:
Dar clic en el botón OK, para confirmar la eliminación.
Luego de ingresar todos los datos correspondientes al Destino, dar clic en el botón
Grabar .
En el campo ‘Datos de Destinos’, se mostrará los campos: Tipo del viatico (Nacional
o Exterior), Lugar de Origen, Fecha de Salida, Lugar Destino, Fecha de Retorno y
Número de días de la comisión.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
30
Editar Destino
Para editar un Destino, el Usuario deberá marcar el circulo del Destino
correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Editar Destino del campo ‘Datos
de Destinos’, El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de Destino’, donde realizará las
modificaciones correspondientes y luego dar clic en el botón Grabar .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
31
Eliminar Destino
Para eliminar un Destino, el Usuario deberá marcar el circulo del Destino
correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Eliminar Destino del campo
‘Datos de Destinos’, El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, solicitando la
confirmación de la eliminación del destino seleccionado:
Nota: Si el Destino cuenta con Rutas ingresadas en el campo ‘Datos de Rutas’, el
icono Editar Destino y Eliminar Destino, se mostrarán inactivos.
b. Datos de Rutas
Luego de registrar los datos del Destino, en la parte inferior derecha de la ventana se
mostrará automáticamente el Campo ‘Datos de Ruta’, mostrando los siguientes datos:
Número de Orden de la Ruta, Tipo de Ruta (Terrestre/Fluvial o Aéreo), Lugar de
Partida, Lugar de Llegada. Adicionalmente, el Usuario podrá Agregar, Editar y
Eliminar Ruta.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
32
- Agregar Ruta: El Usuario dará clic en el icono Agregar Ruta del campo ‘Datos
de Rutas’ , El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Ruta’ , donde ingresará
los datos en los siguientes campos:
Tipo Ruta: Permite seleccionar el tipo de ruta que puede ser Terrestre/Fluvial
o Aéreo, activando la barra de despliegue .
Nota: El Tipo de Ruta ‘TERRESTRE/FLUVIAL’ no permitirá generar Orden de
pasaje, ya que esta incluye el monto dentro de la Planilla de Viáticos para luego
ser rendida. En caso que se seleccione AÉREO (Nacional o al Exterior), el
Sistema permitirá generar la Orden de Servicio.
Orden: Permite seleccionar el orden de las rutas que el comisionado
realizará, activando la barra de despliegue .
Origen: Permite seleccionar el lugar de Origen del viaje:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Origen , El Sistema
mostrará la ventana ‘Selección de Origen’, donde el Usuario deberá
marcar el circulo del lugar de origen correspondiente y dar clic en el
botón Seleccionar .
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda
por Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia,
Nombre Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.
Al seleccionar el lugar de Origen, se mostrará automáticamente los
datos en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al
Origen.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
33
Destino: Permite seleccionar el lugar de Destino del viaje:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Destino , El Sistema
mostrará la ventana ‘Selección de Destino’, donde el Usuario deberá
marcar el circulo del destino correspondiente y dar clic en el botón
Seleccionar .
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda
por Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia,
Nombre Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.
Al seleccionar el lugar de Destino, se mostrará automáticamente los
datos en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al
Destino.
Luego de ingresar los datos, dar clic en el botón Grabar .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
34
En el campo ‘Datos de Destinos’ de la ventana principal, se mostrará los campos:
Tipo del viatico (Nacional o Exterior), Lugar de Origen, Fecha de Salida, Lugar
Destino, Fecha de Retorno y Número de días de la comisión.
- Editar Ruta: El Usuario deberá marcar el circulo de la ruta correspondiente y dar
clic en el icono Editar Ruta . El Sistema mostrará la ventana ‘Edición de Ruta’,
donde podrá realizar las ediciones correspondientes y luego dar clic en el botón
Grabar .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
35
- Eliminar Ruta: El Usuario deberá marcar el circulo de la ruta correspondiente y
dar clic en el icono Eliminar Ruta . El Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario solicitando la confirmación de la eliminación:
Dar clic en el botón OK, para confirmar la eliminación.
DAR VºBº PEDIDO VIÁTICO INSTITUCIONAL
Una vez registrado todos los datos del Pedido de viático Institucional, el Usuario
responsable de autorizar procederá a dar VºBº (Visto Bueno) marcando el circulo del
pedido de viático institucional correspondiente y dar clic en el icono Visto Bueno .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, solicitando la confirmación:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
36
Dar clic en el botón OK, para confirmar. Asimismo, se activará el icono Cambiar Estado
Pendiente , se inactivará el icono Visto bueno y el Estado se actualizará a VºBº.
Para retornar al estado Pendiente, marcar el circulo del pedido correspondiente y dar
clic en el icono Cambiar Estado Pendiente .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación al Usuario, solicitando la
confirmación del pase al estado Pendiente.
Dar clic en el botón OK, para confirmar.
Nota: Para modificar o eliminar un Pedido de Viático este debe encontrarse en estado
Pendiente.
REPORTES Para generar los reportes de Pedidos de Viáticos, el Usuario deberá marcar el circulo
del pedido correspondiente y dar clic en el icono Imprimir . El Sistema mostrará la
ventana ‘Imprimir Reporte de Pedido de Viático’:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
37
El Usuario deberá marcar el circulo del reporte a imprimir, luego el icono del tipo de
archivo en la que desea visualizar la información, luego dará clic en el botón Imprimir
.
Los reportes que se pueden obtener, son los siguientes:
Listado Pedido de Viático
Este reporte muestra la relación de los Pedidos de Viáticos Institucional por Año, Mes,
Centro de Costo y Estado seleccionado en los filtros de la ventana principal ‘Registro
Pedidos de Viáticos’.
El reporte mostrará la relación de los Pedidos de Viáticos Institucional, con la siguiente
información: Número del pedido, Fecha del pedido, Centro de Costo y Nombre del
solicitante, Estado del pedido y el Indicador Pendiente de Rendición (SI / NO).
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
38
Formato Pedido de Viático
Este reporte muestra el formato de Solicitud de Pedido de Viático Institucional
seleccionado, con la siguiente información: Centro de Costo solicitante, Nombre del
Solicitante, Motivo del viaje, Nombre del Comisionado, Número de días que dura la
comisión, Escala de viático asignada al comisionado, DNI del comisionado, Cadena
Presupuestal Programática, Lugar de Origen, Lugar de Destino, Observaciones, Fecha
de Salida, Fecha de Retorno, Rutas (Tipo de Ruta, Origen, Destino), así como un
campo para la firma del solicitante del pedido y la firma del Jefe del personal que
autoriza la solicitud de pedido.
5.2.2. Planilla de Viáticos
Esta opción permite realizar la generación de las Planillas de Viáticos Institucional, así
como la Rendición de las Planillas de Viáticos Institucional y la Rendición de las Planillas
de Viáticos Institucional por Comisionado.
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos – Planilla de Viáticos”
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
39
Al ingresar a esta opción, se muestran las siguientes Sub Opciones: Generación,
Rendición y Rendición por Comisionado, según lo asignado desde Perfil de Usuario,
como se muestra a continuación:
5.2.2.1. Generación
Esta opción permite realizar la generación de las Planillas de Viáticos Institucional de los
Pedidos de Viáticos Institucionales solicitados por los Centros de Costo.
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos-
Generación”, como se muestra a continuación:
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana ‘Generación de Planilla de
Viáticos’, con los siguientes filtros, datos y campos:
En la parte superior de la ventana, contiene los siguientes filtros de selección: Año, Mes,
Centro de Costo, Tipo Ppto. y el campo de búsqueda ‘Nro. Pedido’.
En la parte central de la ventana, se mostrará la relación de los Pedidos de Viáticos
Institucional solicitados por los Centros de Costo de acuerdo a los Filtros seleccionados,
mostrando las siguientes columnas: Número de Pedido de Viático, Fecha de generación
del pedido, Nombres de Comisionado, Escala de Viático asignada al comisionado, Centro
de Costo solicitante, Estado del pedido y el icono de carpeta amarilla que permite
generar la Planilla de Viáticos.
En la parte inferior de la ventana, contiene el campo Glosa.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
40
Filtros:
Año: Permite seleccionar el año al que corresponde el pedido. Por defecto
mostrará el año de ejecución . Para mostrar los pedidos de otro año, activar la barra
de despliegue .
Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el pedido. Por defecto
mostrará el mes actual. Para mostrar los pedidos de otro mes, activar la barra de
despliegue y para mostrar los pedidos de todos los meses, seleccionar la
opción TODOS.
Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo solicitante del pedido,
activando la barra de despliegue .
Tipo Ppto.: Permite seleccionar el Tipo de Presupuesto (1 - Presupuesto
Institucional, 2 – Encargos).
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
41
Campo de Búsqueda:
Nro. Pedido: Permite realizar la búsqueda de un pedido por el número del pedido.
Ingresando el número en la caja de búsqueda y presionar la tecla Enter.
Glosa:
Muestra la glosa del pedido seleccionado, registrada en el Pedidos de Viáticos
Institucional.
GENERAR PLANILLA DE VIÁTICOS
Para generar la Planilla de Viáticos, el Usuario deberá seleccionar el Pedido
correspondiente e ingresar a la carpeta amarilla .
El Sistema mostrará la ventana ‘Planilla de Viáticos – Ficha de Datos’, previamente sin
datos. Para insertar la Planilla, el Usuario dará clic en el icono Insertar Planilla .
Se mostrará la misma ventana con los siguientes campos: Comisionado (Nombre,
Escala, Nro. de Pedido, Centro de Costo y N° de Resolución), Planilla de Viáticos (Año,
Nro. de Planilla, Fecha, Estado y Expediente SIAF), Datos de Comisión (Fecha de Inicio,
Fecha fin, Días, Horas, Moneda, Tipo de Cambio y Observación) Montos asignados
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
42
(Monto del Viático, Monto de pasaje, Monto TUUA, Monto Combustible, Monto de Otros
Gastos y Monto de Servicios Diversos), Fuente (Fuente de Financiamiento / Rubro y
Clasificadores de Gasto), Viáticos (Tipo de Viaje, Lugar, Fecha de Inicio, Hora Inicio,
Fecha Fin, Hora Fin, total en Días, Total de Horas, Monto de viático diario y Monto de
Viático Total) y Detalle de Pasaje por Viaje Terrestre (Tipo de Viaje (País, Extranjero),
Lugar, Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Monto Total de Pasaje).
Comisionado:
o Nombre: Muestra el nombre del comisionado.
o Escala: Muestra la escala de viático asignada al comisionado.
o Pedido Nº: Muestra el número del pedido de viático.
o Centro Costo: Muestra el Centro de Costo solicitante del viático.
o Nº Resolución: Permite registrar el número de resolución que autoriza el
viático.
Planilla de Viáticos:
o Año: Muestra el año de la generación de la Planilla de Viático.
o Nro. Planilla: Muestra el número de la Planilla de Viático autogenerada por el
Sistema. Puede ser editada por el Usuario.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
43
o Fecha: Muestra la fecha de la generación de la Planilla de Viático.
o Estado: Muestra el estado de la Planilla de Viático.
o Exp. SIAF: Muestra el número de expediente SIAF correspondiente a la
Planilla de Viático.
Datos de Comisión:
o Fecha Inicio: Muestra la fecha que inicia la comisión.
o Fecha final: Muestra la fecha en que culmina la comisión.
o Días: Muestra el número de días que dura la comisión.
o Horas: Muestra el número de horas que dura la comisión.
o Moneda: Muestra por defecto el tipo de moneda según el tipo de viático.
o Tipo Cambio: Muestra por defecto el tipo de cambio según el tipo de viático
(Nacional o al Exterior). Para viáticos al exterior, el tipo de cambio puede ser
editado por el Usuario.
o Obs: Permite registrar alguna observación respecto a la generación de la
Planilla de Viático. Este campo es opcional.
Montos asignados:
o Viático: Muestra por defecto el monto asignado para el viático. Este dato se
mostrará después de grabar los datos.
o Pasaje: Muestra por defecto el monto registrado para los pasajes. Este dato
se mostrará después de grabar los datos.
o TUUA S/. : Permite registrar el monto asignado para la tarifa única de uso de
aeropuerto.
o Combustible: Permite registrar el monto asignado para combustible.
o Otros Gastos: Permite registrar el monto asignado para otros gastos.
o Serv. Diversos: Permite registrar el mono asignado para los servicios
diversos.
Nota: Para viajes al Exterior, el campo combustible, pasaje, otros gastos, TUUA y
servicios diversos, se mostrarán inactivos.
Fuente :
o FF/Rb: Muestra por defecto la fuente de financiamiento y rubro registrada en
el pedido del viático, por la cual se va a afectar el gasto de la comisión.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
44
o Clasificadores : Al ingresar a este botón se mostrará la ventana
‘Clasificadores’ con los clasificadores de gastos por cada rubro de la Planilla
de Viáticos.
Viáticos: Muestra el Tipo de Viaje (País, Extranjero), Lugar, Fecha de Inicio, Hora
de Inicio, Fecha de Fin, Hora de Fin, Días de comisión, Horas de comisión, Monto
Viatico Diario, Monto Viático Total, como se muestra a continuación:
Detalle de Pasaje por Viaje Terrestre : Muestra el siguiente detalle de los pasajes:
Tipo de Viaje (País, Extranjero), Lugar, Fecha de Inicio, Fecha de Fin, Monto Total
de Pasaje y un icono de carpeta amarilla , que permite registrar el monto del
pasaje Terrestre de Partida y de Llegada.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
45
Ingresando a la carpeta amarilla , se mostrará la ventana ‘Rutas de Viaje’,
donde el Usuario deberá registrar los montos del Pasaje Terrestre por Ruta y luego
dar clic en el icono Guardar .
Nota: Cuando el tipo de viaje es al Exterior no se generará pasaje por viaje
terrestre.
Luego de registrar los datos, dar clic en el icono Guardar Datos , ubicado en la parte superior de la ventana ‘Planilla de Viáticos – Ficha de Datos’.
Para Salir de la ventana ‘Planilla de Viáticos – Ficha de Datos’, el Usuario dará clic en
el icono Salir , ubicado en la parte superior de la misma ventana.
En la ventana ‘Generación de Planilla de viáticos’, el campo Estado se actualizará de Pendiente a Proceso.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
46
ELIMINAR PLANILLA DE VIÁTICO
Para eliminar una Planilla de Viático, en la ventana ‘Generación de Planilla de Viáticos’
el Usuario deberá seleccionar el Pedido de viático correspondiente, el mismo que debe
encontrarse en Estado Pendiente, luego ingresar a la carpeta amarilla .
El Sistema mostrará la ventana ‘Planilla de Viáticos – Ficha de Datos’, con los datos
correspondientes, el Usuario dará clic en el icono Eliminar Planilla .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
47
El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, preguntando si desea eliminar la Planilla de
Viatico seleccionado. Dar clic en el botón Sí para eliminar la planilla, de lo contrario dar
clic en el botón No.
El Sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
5.2.2.2. Rendición
Esta opción permite realizar la rendición de gastos de los viáticos asignado a los
comisionados, en esta ventana de acuerdo al Perfil de Usuario podrá visualizar todas las
rendiciones de los comisionados de los diversos Centros de Costo.
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos -
Redición” como se muestra a continuación:
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana ‘Rendiciones’ mostrando
filtros de selección, campos de búsqueda y listado de las Planillas de Viáticos
comprometidas.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
48
Filtros: En la parte superior de la ventana contiene los siguientes filtros de selección:
Año: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por año. Por defecto se muestra el
año de ejecución, para seleccionar otro año, activar la barra de despliegue .
Estado: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Estado (Pendiente, Anulado,
Reprogramación, Proceso, Rendición, Pre Compromiso, Compromiso,
activando la barra de despliegue . Para seleccionar todos los Estados,
seleccionar la opción TODOS.
Tipo Ppto: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Tipo de Presupuesto
(Institucional o Encargos), activando la barra de despliegue .
Mensaje:
En la parte superior central de la ventana, contiene un mensaje en color rojo, que
indica la cantidad de Planillas de Viáticos que excedieron el plazo máximo de
Rendición.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
49
Listado de Planilla de Viáticos:
En la parte central de la ventana, contiene la relación de las Planillas de Viáticos
Institucional solicitadas por los Centros de Costo y que se encuentran
comprometidas, mostrando los siguientes datos: Número de Planilla de Viático,
Fecha de rendición de la planilla, Estado de la planilla, Número de Pedido de
Viatico, Nombre del Comisionado, Centro de Costo solicitante y el icono de
carpeta amarilla que permite realizar la rendición de la planilla.
Asimismo, en la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por Nº
Planilla, Fecha, Pedido, Comisionado y Centro de Costo Solicitante.
RENDICIÓN DE PLANILLA DE VIÁTICOS
Para realizar la rendición de una Planilla de Viático, en la ventana ‘Rendiciones’ el
Usuario deberá marcar el circulo de la Planilla correspondientes, luego ingresar a la
carpeta amarilla .
El Sistema mostrará la ventana ‘Rendición – Planilla de Viáticos’ con los siguientes
datos: Datos del Comisionado, Datos de Comisión, Monto Total Viático, Datos de la
Planilla de Viáticos, Datos de la Reprogramación/Rendición, Monto Rendición Viáticos,
Montos Reembolso/Devolución, Documentos Sustentatorios (Rendición Viáticos con
Documentos, Rendición Declaración Jurada Sin Documentos).
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
50
Comisionado: Muestra los siguientes datos relacionados al Comisionado:
o Nombre: Muestra el Nombre del comisionado.
o Centro Costos: Muestra el Centro de Costo solicitante del viático.
o Escala: Muestra la escala de Viático asignada al Comisionado.
Comisión: Muestra los siguientes datos relacionados a la Comisión de Servicio:
o Fecha Inicio: Muestra la fecha de Inicio de la comisión.
o Fecha Fin: Muestra la fecha de culminación de la comisión.
o Nº Días: Muestra el número de días que dura la comisión.
o Nº Horas: Muestra el número de Horas consideradas menores a un día de
comisión.
o Nº Minutos: Muestra el número de Minutos considerados menores a una
hora de comisión.
o Observación: Muestra la observación registrada en relación a la comisión.
Monto Total Viático: Muestra los siguientes campos relacionados a los montos
asignados en los conceptos de gasto :
o Viático: Muestra el monto asignado para el viático.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
51
o Pasaje: Muestra el monto total asignado para pasajes.
o TUUA: Muestra el monto asignado para la Tarifa Única de Aeropuerto
(TUUA), en caso de que el tipo de viaje sea Aéreo.
o Combustible: Muestra el monto asignado para combustible.
o Otros Gastos: Muestra el monto asignado para otros gastos.
o Servicios Diversos: Muestra el monto asignado para servicios diversos.
Planilla de Viáticos: Muestra los siguientes campos relacionados a la Planilla de
Viáticos:
o Nº Planilla: Muestra el número de la Planilla de Viático.
o Fecha: Muestra la Fecha de generación de la Planilla de Viático.
o Exp. SIAF: Muestra el número de Expediente SIAF.
o Pedido: Muestra el número de Pedido de Viático.
o Estado: Muestra en Estado de Compromiso, cuando se registra la
rendición permite modificar el Estado a Rendición, activando la barra de
despliegue .
Reprogramación / Rendición: Muestra los siguientes datos relacionados a la
Reprogramación de la Planilla de viatico y a la Rendición :
o Fecha Inicio: Si la fecha de la comisión ha sido reprogramada, muestra la
fecha de inicio reprogramada de la comisión.
o Fecha Fin: Si la fecha de la comisión ha sido reprogramada, muestra la
fecha final reprogramada de la comisión.
o Fecha Rendición: Permite seleccionar la fecha de rendición de la planilla,
dando clic en el icono Calendario . Por defecto mostrará la fecha
correspondiente al plazo máximo de rendición, según norma.
o Comp. Pago Nº: Permite registrar el comprobante de pago emitido por
Tesorería.
Montos Rendición Viáticos: Muestra los siguientes datos relacionados a los
montos totales rendidos por concepto de gasto :
o Viático: Muestra el monto rendido por viático.
o Pasaje: Muestra el monto rendido por pasajes.
o TUUA: Muestra el monto rendido por Tarifa Única de Aeropuerto (TUUA),
en caso de que el tipo de viaje sea Aéreo.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
52
o Combustible: Muestra el monto rendido por combustible.
o Otros Gastos: Muestra el monto rendido por otros gastos.
o Servicios Diversos: Muestra el monto rendido por servicios diversos.
Montos Reembolso / Devolución: Muestra los siguientes datos relacionados a
los montos totales rendidos por concepto de gasto :
o Reembolso: Muestra el monto total que se le debe reembolsar al
comisionado, en el caso de que el gasto de la comisión sea mayor que el
monto total asignado.
o Devolución: Muestra el monto total de devolución que debe realizar el
comisionado, en el caso de que el gasto de la comisión sea menor que el
monto gastado.
o Recibo de Ingresos: Permite registrar el recibo de Ingresos emitido por
Tesorería.
o Devolución Total: Permite realizar la devolución total de la Planilla de
Viático.
Rendición Viáticos con Documentos:
Para registrar los comprobantes de pago del gasto realizado en la comisión de servicio,
en la pestaña ‘Rendición de Viáticos con Documentos’, el Usuario dará clic en el icono
Agregar Rendición .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
53
El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Rendición con Documentos’, donde el
Usuario deberá registrar los siguientes datos:
Concepto: Permite seleccionar el concepto de gasto correspondiente, activando
la barra de despliegue .
Tipo: Permite seleccionar el tipo de concepto de gasto, activando la barra de
despliegue .
N° Documento: Permite registrar el número del comprobante de pago.
Fecha: Permite seleccionar la fecha de emisión del Comprobante de Pago, dando
clic en el icono Calendario . Por defecto mostrará la fecha correspondiente al
plazo máximo de rendición, según norma.
Razón Social: Permite registrar la razón social del proveedor que emitió el
comprobante de pago.
Monto: Permite registrar el monto del comprobante de pago.
Luego de ingresar los datos, dar clic en el botón Grabar .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
54
El Sistema validará, que la fecha del comprobante de pago esté en el rango de la fecha
de Inicio y la fecha de Fin de la Comisión, de lo contrario mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:
Editar Rendición con Documento
Para editar la rendición con documento, en la pestaña ‘Rendición de Viáticos con
Documentos’, el Usuario marcará el circulo del comprobante correspondiente y dará
clic en el icono Editar Rendición .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
55
El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Rendición con Documentos’, donde el
Usuario deberá realizar las modificadiones correspondientes y dar clic en el botón Grabar
.
Eliminar Rendición con Documento
Para eliminar la rendición con documento, en la pestaña ‘Rendición de Viáticos con
Documentos’, el Usuario marcará el circulo del comprobante correspondiente y dará
clic en el icono Eliminar Rendición .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
56
Luego, mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de la eliminación de
la rendición seleccionada:
Dar clic en el botón OK para confirmar la eliminación, caso contrario dar clic en el botón
Cancelar.
Rendición Declaración Jurada Sin Documentos
Para declarar los gastos donde no se pudieron obtener documentos sustentatorios, en la
pestaña ‘Rendición Declaración Jurada sin Documentos’ el Usuario dará clic en el
icono Agregar Declaración .
El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Rendición sin Documentos’, donde el
Usuario deberá registrar los siguientes datos:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
57
Concepto: Permite seleccionar el concepto de gasto, activando la barra de
despliegue .
Fecha: Permite seleccionar la fecha del gasto, dando clic en el icono Calendario
. Por defecto mostrará la fecha correspondiente al plazo máximo de rendición,
según norma.
Concepto de Gasto: Permite registrar el concepto que originó el gasto.
Monto: Permite registrar el monto gastado.
Luego de ingresar los datos, dar clic en el botón Grabar .
El Sistema validará, que la fecha del concepto de gasto se encuentre en el rango de la
fecha de Inicio y fecha de Fin de la Comisión, de lo contrario se mostrará el siguiente
mensaje al Usuario:
Para el caso de Viáticos Nacionales, el Sistema validará que el monto total de la
Declaración Jurada no sobrepase el tope establecido en el Artículo 3° del Decreto
Supremo Nº 007-2013-EF que regula la autorización de viajes en el territorio nacional;
donde se precisa que el porcentaje máximo permitido para la rendición de cuentas
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
58
mediante Declaración Jurada no supere el treinta por ciento (30%) del monto total del
viático; de lo contrario mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
Para el caso de Viáticos al Exterior, se validará que el monto total de la Declaración
Jurada no sobrepase el tope establecido en el Artículo 6° del Decreto Supremo N° 056-
2013-PCM que regula la autorización de viajes al Exterior, donde se precisa que el
porcentaje máximo permitido para la rendición de cuentas mediante Declaración Jurada
no supere el veinte por ciento (20%) del monto total del viático.
Editar Rendición sin Documento
Para editar la rendición sin documento, en la pestaña ‘Rendición de Viáticos sin
Documentos’, el Usuario marcará el circulo del concepto de gasto correspondiente y
dará clic en el icono Editar Declaración .
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
59
El Sistema mostrará la ventana ‘Registro de Rendición sin Documentos’ , donde el
Usuario deberá realizar las modificadiones correspondientes y dar clic en el botón Grabar
.
Eliminar Rendición sin Documento
Para eliminar la rendición sin documento, en la pestaña ‘Rendición de Viáticos sin
Documentos’, el Usuario marcará el circulo del concepto de gasto correspondiente y
dará clic en el icono Eliminar Declaración .
El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de la eliminación
de la rendición seleccionada:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
60
Dar clic en el botón OK para confirmar la eliminación, caso contrario dar clic en el botón
Cancelar.
Reembolso
En el caso de que los gastos realizados es mayor que el monto otorgado para la
comisión, se mostrará el monto correspondiente en el campo Reembolso.
Devolución
En el caso de que los gastos de la comision de servicio sean menores que el monto del
viático otorgado, se mostrará el monto correspondiente en el campo Devolución.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
61
Devolución Total
El Sistema permite realizar la Devolución Total del monto asignado a un comisionado.
Para ello en la ventana ‘Rendición – Planilla de Viáticos’, el Usuario marcará con un
check en el campo Devolución Total .
El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación de la devolución
total del monto asignado:
Dar clic el botón OK, para confirmar el proceso de devolución total, caso contrario dar clic
en el botón Cancelar.
El Sistema insertará los registros por cada rubro correspondientes, en el que se hayan
asignado montos durante la generación de la Planilla de Viáticos, con los siguientes
datos:
Número: Muestra el número correlativo del concepto de gasto.
Concepto: Muestra por defecto el concepto ‘DEV. TOTAL’ (Devolución Total).
Tipo: Muestra por defecto ‘000’.
Nº Documento: Muestra por defecto ‘S/D’ (Sin Documento).
Fecha: Muestra la fecha del registro de la Devolución Total.
Razón Social: Muestra ‘Devolución por Viático’.
Monto: Muestra el monto asignado al Concepto de Gasto.
Asimismo, en el campo Devolución se mostrará el monto total por devolver.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
62
Cambiar Estado ‘Rendicion-PEND’
Luego de registrar los documentos de la rendición de la Planilla de viático, se procederá a
cambiar el Estado de la Planilla de Viático a ‘Rendicion Pendiente’, activando la barra
de despliegue del campo Estado.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
63
Seguidamente, dar clic en el botón Grabar .
En la ventana principal ‘Rendiciones’, se mostrará la Planilla de Viático en estado
‘Rendición - PEND’ (Rendición Pendiente).
Dar VºBº (Visto Bueno) a la Rendición
Seguidamente, en la ventana principal ‘Rendiciones’, el responsable de aprobar la
Rendición de Viáticos, procederá a dar Visto Bueno, para ello marcará el circulo del
registro de rendición de la planilla correspondiente y dará clic en el icono Dar Visto
Bueno .
El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación del VºBº a la
rendición seleccionada:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
64
Para confirmar dar clic en el botón OK, caso contrario dar clic en el botón Cancelar. Se
activará el icono Dar Pendiente . El Estado del registro seleccionado se mostrará en
‘Rendición VºBº’.
Para retornar del estado VºBº a Pendiente, marcar el circulo del registro de rendición
de la planilla correspondiente y dar clic en el icono Dar Pendiente
El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, solicitando la confirmación del pase del
estado VºBº a Pendiente.
Dar clic en el botón OK, para confirmar, caso contrario dar clic en el botón Cancelar.
Nota: Para modificar la Rendición de una Planilla de Viático, esta debe encontrarse en
estado ‘Rendición Pendiente’.
REPORTES
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
65
Para generar los reportes de Rendición de las Planillas de Viáticos, en la ventana
principal ‘Rendiciones’, el Usuario deberá marcar el circulo del registro de Rendición
de la Planilla de Viático correspondiente y dar clic en el icono Imprimir .
El Sistema mostrará la ventana ‘Imprimir Reporte de Rendición’:
El Usuario deberá marcar el circulo del reporte correspondiente, luego el icono del tipo
de archivo al que se desea visualizar el reporte y dar clic en el botón Imprimir .
Los reportes que se pueden obtener, son los siguientes:
Rendición de Cuentas de Viáticos y Gastos de Viaje
Este reporte muestra el detalle de la Rendición de Viáticos con Documento, con los
siguientes datos:
En la parte superior del reporte se mostrará el Nombre del comisionado, Número de
Planilla de Viático, Número de Expediente SIAF, Número de Comprobante de Pago,
Motivo de la comisión, Fecha de Salida, Fecha de Retorno y Numero de días que dura la
comisión.
En la parte central del reporte se mostrará la relación de los comprobantes de pago, con
los siguientes datos: Fecha de comprobante de pago, Tipo de Documento, Número de
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
66
comprobante de pago, Razón Social del proveedor, Concepto de Gasto e Importe del
concepto de gasto. Asimismo, se mostrará el Gasto Total de la documentación
sustentatoria, Gasto Total sin documentación sustentatoria, Total del Gasto, Monto de
Reembolso, Monto de Devolución, Monto Recibido.
En la parte inferior del reporte se mostrará, la ciudad y fecha de la rendición y un campo
para la firma del comisionado.
Nota: Para viáticos al Exterior, el reporte mostrará los importes y símbolos en la moneda
consignada en la Escala de Viáticos que se utilizó para dicha planilla.
Declaración Jurada
Este reporte muestra el Formato de la Declaración Jurada de los gastos donde no se
pudieron obtener documentos sustentatorios, con los siguientes datos:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
67
En la parte superior del reporte, se mostrará el texto que indica que el comisionado
declara bajo juramento haber efectuado los gastos los cuales no fueron posibles la
obtención de comprobantes que sustenten los gastos indicados en la Declaración Jurada.
En la parte central del reporte, se mostrará el detalle de los conceptos de gastos, con los
siguientes datos: Fecha del gasto, Descripción del Concepto de Gasto, Tipo de Concepto
de Gasto e Importe por concepto, asimismo se mostrará el Importe Total del gasto sin
comprobantes de pago.
En la parte inferior del reporte se mostrará, la ciudad, fecha de la rendición y un campo
para la firma del comisionado.
5.2.2.3. Rendición por Comisionado
Esta opción permite realizar la rendición de gastos de los viáticos por Comisionado.
La diferencia de esta opción, es que el Usuario (Comisionado), solo visualizará sus
Planillas de Viáticos y no la de otros comisionados; para ello el Comisionado deberá
contar con Usuario y Clave de acceso al Sistema.
El ingreso a esta opción ‘Redición por Comisionado’ es siguiendo la siguiente ruta:
“Viáticos - Planilla de Viáticos- Redición por Comisionado” como se muestra a
continuación:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
68
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana ‘Rendiciones’, en la parte
superior se muestra los filtros de selección: Año, Estado, tipo Ppto. y Comisionado.
Asimismo, el listado de las Planillas de Viáticos comprometidas del comisionado
correspondiente.
Filtros:
Año: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por año. Por defecto se muestra el
año de ejecución, para seleccionar otro año, activar la barra de despliegue .
Estado: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Estado: Pendiente, Anulado,
Reprogramación, Proceso, Rendición, Pre Compromiso, Compromiso,
activando la barra de despliegue . Para seleccionar todos los Estados,
seleccionar la opción TODOS.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
69
Tipo Ppto: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Tipo de Presupuesto
(Institucional o Encargos), activando la barra de despliegue .
Listado de Planilla de Viáticos:
En la parte central de la ventana, contiene la relación de las Planillas de Viáticos
relacionadas al comisionado y que se encuentran comprometidas, mostrando los
siguientes datos: Número de Planilla de Viático, Fecha de rendición de la planilla, Estado
de la planilla, Número de Pedido de Viatico, Nombre del Comisionado, Centro de Costo
solicitante y el icono de carpeta amarilla que permite realizar la rendición de la planilla.
RENDICIÓN DE PLANILLA DE VIÁTICOS
Para realizar la rendición de una Planilla de Viático, en la ventana ‘Rendiciones’ el
Usuario deberá ingresar a la carpeta amarilla del registro de la Planilla de Viático
Institucional correspondiente.
Nota: El procedimiento para que el comisionado realice la rendición de una Planilla de
Viáticos, es el mismo procedimiento detallado en el tema ‘Rendición de Planilla de
Viáticos’ de la opción Rendición.
REPORTES
Para generar los reportes de rendición de las Planillas de Viáticos por Comisionado, en la
ventana principal ‘Rendiciones’, el Usuario deberá marcar el circulo del registro de
rendición de la Planilla de Viático correspondiente y dar clic en el icono Imprimir .
El Sistema mostrará la ventana ‘Imprimir Reporte de Rendición’:
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
70
El Usuario deberá marcar el circulo del reporte correspondiente y el icono del tipo de
archivo para visualizar el reporte, luego dar clic en el botón Imprimir .
Nota: Los reportes obtenido en esta opción Viáticos, son los mismo reportes detallados
en el tema Reportes de la opción Rendición.
Manual de Usuario – Sistema de Viáticos en WEB
71
Autor: Oficina General de Tecnologías de la Información - SIGA Fecha de Publicación: 20/08/2014
Recommended