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Subsecretaría del Trabajo y Previsión Social Secretaría de Gobierno
Estandarización de procesos
Propuesta V1.1
Abril, 2012
www.foco.org.mx
Abril 2012
Contenido
1. Contexto 2. Problemática percibida 3. Rich Picture de la solución 4. Alcance 5. Inversión
Estandarización de procesos
1. Contexto
La Subsecretaría de Trabajo y Previsión Social es un área que ofrece sus servicios a la ciudadanía a través de las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JULCA) en las ciudades de Guanajuato, León, Irapuato y Celaya. Desde 2009 ha emprendido un programa para el desarrollo de capacidades de liderazgo en su equipo directivo, además de impulsar mejoras sustantivas en la infraestructura y el ofrecimiento de un servicio que asegure la imparcialidad, en un ambiente profesional en favor del entorno laboral armónico para el estado. En 2011, el área realizó un ejercicio de evaluación integral de liderazgo del equipo con responsabilidad de mando que consideró la evaluación de atributos (autoperceptiva y multiperceptiva -360 grados-) y ambiente. Derivado del proceso formativo y de la evaluación de las personas y las condiciones del sistema se plantea en esta propuesta la necesidad de formar a los directivos mediante un programa de transferencia tecnológica para la estandarización de los procesos en la JULCAS.
2. Problemática percibida
Derivado del programa formativo, desarrollado en la modalidad de taller consultivo, y la evaluación integral de liderazgo, la operación presenta las siguientes áreas de oportunidad: A. Existe asimetría en los procesos que operan las diferentes JULCAS en el estado: cada
oficina despliega sus actividades con diferencias que revelan que el proceso no está estandarizado.
B. En ocasiones, un proceso o un procedimiento está definido y operado por una persona que imprime su sello individual, pero no comunica ni codifica su práctica.
C. Los procesos documentados no corresponden con la operación cotidiana, y
D. De igual manera, la liga entre los procesos (salida-entrada) está rota o existe poca comprensión de los requerimientos del cliente, los límites del proceso y su impacto en el sistema general.
3. Rich Picture de la solución CATWDA
W T
Ben
eficiarios
Alia
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s
Pro
du
cto
s /
Serv
icio
s
Canales
Relación
Ben
eficiarios
Pro
cesos
Clave
Beneficios Costos
Procesos clave
Pro
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cto
s /
Serv
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s
MODELO DE SERVICIO
Flujo procesos clave Flujo procedimientos
E S E S
Administración del
Cambio
Tiempo
Fase
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mb
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Productos - Procesos
• Esquema de Capacitación
• Esquema de Comunicación
• Esquema de gestión
4. Alcance
5 Talleres consultivos en la ciudad de León para 18 personas (Encargado del Despacho del SS, Presidentes y Secretarios Generales de las JULCAS, Procurador del Trabajo, y Responsable del área de Desarrollo) en donde se cumplen dos objetivos:
a) Transferir los marcos teóricos. b) Integrar productos que les sirvan a la organización para seguir
desarrollando e implementando la sistematización de procesos.
Productos: • CATWDA • Modelo de Servicio • Matriz de Procesos Productos • Flujo de un proceso clave • Flujo de un procedimiento del proceso clave • Esquema de cambio
CATWDA – Definiciones esenciales del sistema
El propósito responde a la pregunta ¿Cuál es la razón ser de un sistema social?, y considera una respuesta funcional, trascendente y viable en el medio en el que se desarrolle. Para contestar esta pregunta nos apoyamos en el siguiente esquema que fue guiando la integración de la respuesta.
Propósito
T W
C
A
A
D
Dirección General
SDProcesos
Planeación EstratégicaA1
ProyectosA2
Inteligencia CompetitivaA3
AdministraciónA5
Sistema de GestiónA4
Adminstración
Propuesta de Valor
Modelo de Servicio
Segmentos de Clientes
Canales
Relación
Procesos Clave
Alianzas Clave
Estructura Beneficios Estructura de Costos
Lógica de generar y capturar valor a la sociedad
Matriz Procesos – Productos
Actividades Clave Productos
Act 1 Act 2 Act 3 Act… Act..n
Producto 1
Producto 1
Producto 1
Producto 1
Propósito = T + W
CATWDA
Matriz Procesos – Productos Ejemplo Satinizado
MATRIZ DE SERVICIOS - PROCESOS Proceso Propósito Proceso Propósito Proceso Propósito Proceso Propósito Proceso Propósito
Ges
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Info
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geo
gráf
ica
+ Generar y estandarizar información
estadística y geográfica pertinente para la
planeación del estado,
___
+ Disponer y transferir el uso de la información
estadistica y geografíca generada a los servicios
y procesos del IPLANEG y actores clave del
sistema de planeación estatal An
ális
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valu
ació
n y
pro
spec
tiva + Analizar información y generar documentos e
herramientas pertinentes para la planeación
del estado y su evaluación,
___
+ Disponer y transferir el uso de los
documentos e herramientas generados a los
servicios y procesos del IPLANEG y de los
actores clave del sistema de planeación estatal
y alineación al PED Ges
tió
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oci
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Pú
blic
a
+ Diseñar, desarrollar y gestionar los mecsnismos de participación
ciudadana y pública del sistema de planeación estatal en los
procesos de planeación del estado
___
+ Estadarizar mecanismos para la participación ciudadana y
pública
+ Disponer y transferir metodologías de participación a los
servicios y procesos del IPLANEG y de los actores clave del sistema
de planeación estatal
+ Estandarizar las metodologias de programas de capacitación y
asesoría Pla
nea
ció
n E
stra
tégi
ca
+ Generar una visión estatal de largo plazo, sus
estrategias y proyectos estratégicos pertinentes
para alcanzarla,
+ Generar el plan anual de transferencia
+ Estandarizar las metodologías y herramientas
para la planeación estratégica
+ Disponer y transferir el uso de los componentes
de la planeación (visión, estratégias,
macroproyectos) generados a los servicios y
procesos del IPLANEG y de los actores clave del
sistema de planeación estatal Ad
min
istr
ació
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roye
cto
s
+ Desarrollar y gestionar la orientación y
articulación (hacer que sucedan no hacerlas)
proyectos estratégicos prioritarios para el
desarrollo del estado,
+ Estandarizar las metodologías y
herramientas para la administración de
proyectos
+ Disponer y transferir el uso del desarrollo de
proyectos estratégicos generados a los
servicios y procesos del IPLANEG y de los
actores clave del sistema de planeación
estatal
PORTAFOLIO
1 Plan Estatal de Desarrollo (PED)
Definir y establecer como eje rector la orientación
integral del estado en el largo plazo considerando
regiones y sectores estratégicos y una participación
activa de actores clave del sistema estatal de
planeación 2
Información estadística y geográfica para el PED
y los procesos de planeación de actores clave
del sistema estatal 3
Herramientas y documentos para el análisis,
prospectiva, evaluación y seguimiento del PED 3
Mecanismos de participación del sistema estatal de planeación
operando en la integración, actualización, evaluación y
seguimiento del PED 3
+ Visión compartida del estado del desarrollo del
estado
+ Estrategias de largo plazo del PED
+ Banco de proyectos del PED 1
2 Información para la planeación
Proporcionar información pertinente para los
procesos de planeación de actores clave del
sistema estatal de planeación considerando
regiones y sectores estratégicos y su evaluación 3
Información estadística y geográfica para el PED
y los procesos de planeación de actores clave
del sistema estatal 3
Herramientas y documentos para el análisis,
evaluación y prospectiva de los procesos de
planeación de actores clave del sistema estatal
de planeación y su alineación (tranferencia) del
PED 2
Foros para la obtención de información clave de los procesos de
planeación del PED y de los actores clave del sistema estatal de
planeación y su evaluación 0 0
3 Transferencia de programas
Asegurar y facilitar la alineación de los planes y
programas gubernamenamentales al Plan Estatal
de Desarrollo 1 1 3
Mecanismos de participación del sistema estatal de planeación
operando para la alineación / tranferencia al PED 2
+ Instrumentos del sistema estatal de planeación
alineados al PED
+ Evaluación y seguimiento del PED 3
+ Proyectos estratégicos desarrollados
+ Proyectos estratégicos articulados y
operando
+ Proyectos estratégicos evaluados
4
Asesoría y capacitación en
metodología y herrameintas para la
planeación
Facilitar a los actores claves del sistema estatal de
planeación el desarrollo de competencias en
herramientas y metodologías que permitan al
eficiencia y sinergia de sus procesos con dicho
sistema y una alineación efectiva al PED 1
Programas para la generación de competencias
en la gestión de la información estadística y
geográfica para la planeación estatal 1
Programas para la generación de competencias
en la análisis, evaluación y prospectiva para la
planeación estatal 3
+ Programas de capacitación y asesoría habilitados para asegurar
la planeación participativa
+ Programas para la generación de competencias en metodología
de participación 1
Programas para la generación de competencias
en la generación de los componentes de la
planeación (visión, estrategias, proyectos) 1
Programas para la generación de
competencias en la administración de
proyectos
PROPÓSITO
Generar una visión estatal de largo plazo, sus estrategias y desarrollo y gestión de
macropoyectos pertinentes para alcanzarla, a través de: →
Para un desarrollo integral del estado de Guanajuato
Flujo de proceso clave Ejemplo Satinizado
Planeación Estratégica
Entradas DiagnósticoDesarrollo de la
estrategiaSalidasModelo de Desarrollo
Diseño, Desarrollo, Facilitación y Asesoría
Evaluación
Plan
eaci
ón E
stra
tégi
ca
Visión compartida del estado del desarrollo del
estado
Programas para la generación de
competencias en la generación de los
componentes de la planeación (visión,
estrategias, proyectos)
Requerimiento de ley de planeación del estado y
COPLADEG de actualización, formulación, alineación y
evaluación del PED
Requerimientos del proceso de Gestión de la Participación Ciudadana y Pública para el diseño, desarrollo y facilitación de programas para la generación de competencias en planeación estratégica
Ánálisis documental
internacional, nacional y estatal
Estrategias de largo plazo del PED
Banco de inicitivas del PED
Evaluación y seguimiento del PED
Instrumentos del sistema estatal de
planeaciónalineados al PED
Caracterización de la
problemática
Definición de temas críticos
Desarrollo de la Visión del
Estado
Análisis de Objetivos
Análisis de esecenarios
Definición de estrategias y
líneas de acción
Definición de Proyectos
Estratégicos
Definición de iniciativas
gubernamentales
Diseño, Desarrollo y facilitación de
programas para la generación de
competencias de Planeación Estratégica
Diseño, desarrollo y facilitación de programas de
transferencia del PED
Evaluación y seguimiento del
PED
Requerimiento de la ley de desarrollo urbano para la formulació y actualización del programade estatal de
Desarrollo Urbano y Ordenamiento Ecológico
Territorial
Administración del cambio
Objetivo Desplegar con un enfoque integral acciones que permitan sistematizar los procesos clave de la organización. Componentes del cambio Esquema de comunicación Esquema de capacitación Esquema de gestión (seguimiento y control)
Lógica de gestión del cambio • Imprimir carácter de urgencia • Crear una coalición rectora • Desarrollar una visión y una estrategia • Comunicar la visión del cambio • Habilitar a los colaboradores para la acción • Generar victorias rápidas • Consolidar logros y generar más cambio • Anclar nuevos paradigmas en la cultura organizacional
Administración del cambio
ESQUEMA DE COMUNICACIÓN SIMSA Foros Contenidos CALENDARIO
Id Audiencias Reun
ión
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Art
ícul
os W
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Not
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S45
S46
S47
S48
S49
S50
S51
S52
S1 S2 S3 S4 S5 S6
1 Líderes de Proyecto A B X A B A A B A B A
2 Equipo Consultor K X K K K K K K K K K K K K K K
3 GES I C D X X C,D C,D I C,D C,D C,D I
4 Titulares E J X J J J J J J E
5 Cotas F H C D X X X C,D F C,D F C,D C,D F C,D
6 Cotas IVS G H C D X X X X C,D G C,D G C,D C,D G C,D
Descripción de Contenidos
A Reunión Gestión de Proyecto CG D Artículos web CG,VG G Reunión COTAS IVS POMSA y MG LBS
Avances Artículos metodológicos SIMSA Introducción, Objetivo y Agenda
Acciones preventivas / correctivas Boletines Avances de acuerdos establecidos
Acuerdos Acciones preventivas / correctivas
Asuntos administrativos E Reunión Titulares CG
Introducción, Objetivo y Agenda H Mail Seguimiento POMSAS y Modelo de Gestión IVS LBS
B Mail Gestión de Proyecto LBS Avances del Proyecto Introducción, Objetivo y Agenda
Seguimiento a acuerdos Quick Wins Avances de acuerdos establecidos
Acciones preventivas / correctivas
C Emailing Noticias y/o Articulos Relevantes LBS F Reunión COTAS Gestión POMSAS CG,VG
Asunto: Noticia y/o artículos relavantes Introducción, Objetivo y Agenda I Reunión SIMSA CG
Cuerpo: Descripción breve del contenido y liga a la página Avances de acuerdos establecidos Introducción, Objetivo
Firma: Grupo de Enfoque y Seguimiento Acciones preventivas / correctivas Validación de POMSAS
Establecimiento de acuerdos
J Mail de Gestión del Proyecto K Reunión de Gestión Avances de acuerdos establecidos
One Page de Estatus y Siguientes Actividades Introducción, Objetivo y Agenda Acciones preventivas / correctivas
Avances de acuerdos establecidos
Acciones preventivas / correctivas
5. Inversión
Entregable: Programa integral para la estandarización de procesos
Id Concepto Unidad Cantidad PU Importe
1 Capacitación Persona 19 6,842 130,000.00$
Sub-Total: 130,000.00$
Más IVA 20,800.00$
Total 150,800.00$
Nota: El precio hora/persona/capacitación es de $ 228.00 ( 30 horas en cinco sesiones, más trabajo de
gabinete del facilitador y de los participantes entre una y otra).
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