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7/24/2019 Taller Acciones Correctivas
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TALLER MEJORAMIENTOORGANIZACIONAL SGI
Bucaramanga, Junio de 2012
Ing. Jorge Elicer Figueroa Vargas
Suministrar herramientas para fortalecer a los
procesos en la generacin de acciones
correctivas y preventivas eficaces, que permitan
incentivar el mejoramiento continuo al interior
de la institucin.
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Fortalecer los conceptos asociados con la Accin Correctiva y
la Accin Preventiva.
Implementar eficazmente el procedimiento establecido dentro
del SGI para la formulacin de Acciones Correctivas y
Preventivas, apoyados en la aplicacin de buenas prcticas.
Identificar y generar Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas para los procesos del SGI.
A :
A .
( ?)
1
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A (19 )
A .
(A)
2
Acciones Correctivas1
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Conceptos Bsicos
A
AA
A . :, , , .
A
Etapas de Solucin de Problemas para el
planteamiento de Acciones Correctivas
Tcnicas de
Anlisis de
Problemas
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4. Establece el Plan de Accin (**)(Lder del Proceso/Subproceso o Director de Lab. y/o
el personal involucrado)
Tcnicas deAnlisis deProblemas
Procedimiento Acciones Correctivas
1. Identifica la No Conformidad
(Lder del Proceso/Subproceso o Director de Lab.y/o el personal involucrado, Equipo Auditor)
2. Describe la No Conformidad encontrada(Lder del Proceso/Subproceso o Director de
Lab. y/o el personal involucrado)
3. Determina las causas para la No Conformidadencontrada (Lder del Proceso/Subproceso oDirector de Lab. y/o el personal involucrado)
8. Cierre de la accin planteada (**)
Procedimiento Acciones Correctivas
5. Implementa el plan de accinFuncionario(s), responsable(s)
6. Verifica el cumplimiento del plan de accin(Lder del Proceso/Subproceso o Director de
Lab. y/o el personal involucrado)
7. Verifica la eficacia de las acciones tomadas(Lder del Proceso/Subproceso
o Director de Lab. y/o el personal involucrado)
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Procedimiento Acciones Correctivas
9. Enva trimestralmente el estado de lasacciones correctivas
(Lder del Proceso, Subproceso o Director de Lab.).
10. Consolida y presenta informe al Comit del SGC(Lder del Proceso, Seguimiento Institucional)
- Determinar la correccin de la No Conformidad, cuando setrate de Acciones Correctivas. (Si aplica).
- Definir las actividades necesarias para evitar la
recurrencia de la no conformidad real.
- Asignar el/los responsable(s) de la ejecucin.
- Establecer la fecha lmite de cumplimiento para cada
actividad.
Nota 1: Si la Accin Correctiva es producto de Auditora,
el plan de accin debe presentarse a la
Coordinacin de HSEQ para una revisin previa a su
aprobacin.Nota 2: Para el caso de los Laboratorios, el plan de
accin debe comunicarse al responsable de calidad de
cada uno de ellos.
Nota 3: Si en la AC se identifican peligros nuevos o
diferentes, o la necesidad de controles nuevos o cambiosen ellos, se requiere realizar la evaluacin del riesgo antes
de su implementacin.
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Procedimiento Acciones Correctivas
8. Cierre de la accinPlanteada
(*)
Nota 1: Si la AC fue resultado de auditora interna decalidad, el responsable de cerrarla es elAuditor Internoque
identific la No Conformidad.
Nota 2: Si la AC fue resultado de auditora externa, el
responsable de cerrarla es elLder del Proceso Seguimiento
Institucional
Nota 3: Si la AC fue resultado de auditora interna de
Seguridad y Salud Ocupacional, el responsable de cerrarla es el
Lder del Proceso Talento Humano.
Nota 4: Si la AC fue resultado de auditora interna de
Ambiental, el responsable de cerrarla es el Lder del
Proceso Gestin Ambiental.
Nota 5: Si la AC se cierra como No es Eficaz se formula
una nueva accin que contemple las causas del cierre no eficazy subsane la no conformidad original.
Registros
Observacin
de hechos
Resultadosindicadores
Personal
Cliente
Lideres
Proveedor
Partes Interesadas
1.1
Por Qu? Quin? Cundo? Cmo? Dnde? Cuntos?
Identificacin de Problemas
Identificacindel Problema
Beneficiarios
Quin? Donde?
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1.1 Donde se identifican los Problemas ?
Identificacin delProblema
Quejas y Reclamos
Desempeo
de Procesos
(indicadores).
Control de
Procesos
Control deProducto/ Servicio
no conforme
Servicios y suministros.
Reporte de accidentes /
incidentes.
Reporte de inspeccin
Monitoreos
ambientales, entre
otros.
Evaluacin satisfaccin
del beneficiario
Planes de Accin
Normatividad
ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001, entre
otros.
Mtodos de Trabajo
Auditoras
Requisitos legales
y otros suscritos.
Reporte decondiciones
inseguras de
trabajo, entre
otros.
Minimizar errores en los procesos,
impacto al medio ambiente y lesiones y
enfermedades profesionales.
Mejora en los tiempos de respuesta en
los procesos
Disminuir y /o evitar cargas financieraspor sanciones o ineficiencia en los
servicios
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Nuevos y mejores mtodos de trabajo
Personal competente
Procesos definidos y controlados
Contar con servicios y suministros de buena calidad
Disminucin de ausencia por lesiones y
enfermedades
Mayor confianza y credibilidad en la Organizacin
Preservacin y proteccin del medio ambiente
No conformidad
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Clara y entendible Con la menor cantidad depalabras / cortas y precisas
Descrita en forma objetiva / sin
aspectos subjetivos
El personal del rea no tiene conocimiento de la poltica ambiental de la UIS,
ni sabe cmo acceder a ella, incumpliendo con 4.2 de NTC-ISO 14001:2004.
Evidencia:
El personal de: Laboratorio de Lodos y Cementos, Taller de Soldadura y
Montaje, Escuela de Biologa, Laboratorio de Plasma, Laboratorio de
Entomologa, Laboratorio Toxicologa Asistencial, Escuela de Educacin,
Sala de Preparacin de Cadveres, no tiene conocimiento de la poltica
ambiental de la UIS, ni sabe cmo acceder a ella.
Describe el incumplimiento
Declaracin del hecho Requisito que incumple
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No se evidencia que se cuente en el laboratorio con el KIT de atencin de derrames de sustanciasqumicas, considerando que se encuentran los reactivos y residuos lquidos en recipientes de
vidrio, lo que puede aumentar el riesgo de generar un derrame, incumpliendo con 4.4.7 de NTC-ISO 14001:2004.
Evidencia:
No se dispone en el laboratorio de Lodos y Cementos del KIT de derrames para atender unasituacin de emergenciaambiental por este tipo de eventos.
No se evidencia que se cuente en el laboratorio de Alimentos Guatiguar con el kit de atencinde derrames de sustancias qumicas, considerando que se encuentran los reactivos y residuos
lquidos en recipientes de vidrio.
No se cuenta con el kit de control de derrames en el rea de laboratorio de Aguas Guatiguar.
No se dispone del KIT de derrames para atender una situacin de emergencia ambiental por
este tipo de eventos en los siguientes procesos: escuela de Biologa, laboratorio de Plasma,laboratorio de Entomologa, laboratorio de Preparacin de Muestras, laboratorio de Suelos y
Pavimentos, laboratorio Toxicologa Asistencial, taller Tecnologa de Maderas, Salas dePreparacin de Cadveres, Morgue, laboratorio de Cromatografa.
Favor determinar si los siguientes enunciados cuentan con los componentes de las
no conformidades:
La universidad no asegura la comunicacin interna entre los diferentes niveles y funciones de la
organizacin. Numeral 4.4.3 NTC OHSAS 18001:2007
Evidencia:
En la Escuela de Diseo de Industrial el desconocimiento del procedimiento y el formato para el
reporte de los accidentes de trabajo; no hay claridad sobre la aplicacin del procedimiento de
accidentes de trabajo; no hay claridad sobre los integrantes de brigadas y COPASO.
No se realiza la comunicacin de los riesgos y controles a la poblacin de nios del semilleromatemtico que realizan ingreso el da sbado organizado por la Escuela de Matemticas.
No se realiza induccin a estudiantes respecto a los riesgos y controles operacionales asociados al
ingreso al Instituto de Lenguas; no se conocen los integrantes del COPASO.
En el Manual de Gestin Integrado MDI.01 Versin 07, se establece como uno de los Programas delSistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, el de Cultura en SYSO PGTH.08, el cual no se
encontr disponible el da de la auditoria, porque est en proceso de construccin, incumpliendo con el4.3.3 de la NTC OHSAS 18001:2007.
Favor determinar si los siguientes enunciados cuentan con los componentes de las
no conformidades:
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Taller No. 1 Identificacin de No Conformidades
Objetivo:
Identificar problemas presentados en un proceso.
Metodologa:
1. Organizar equipos de trabajo
2. Identificar y registrar claramente las no conformidades presentadas en
el proceso.
3. Retroalimentacin entre grupos.
1.DefinicinProblema
3. Estudio deLos sntomas
2.IdentificarResponsables
Responder:
Por quCmo
CundoDndeQuien
4. Responder1er Porque
5. Responder2do Porque
6. Responder3er Porque
Anlisisdecausas
Identificarlo
Tcnica de los tres por qu?
Tcnicas para anlisis de causas
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VARIABLEAplica
1. Por qu? 2. Por qu? 3. Por qu?Si No
5. Infraestructura/Equipos:Fallas respecto a la adecuacin de infraestructura,desempeo de los equipos que se utilizan durante la
realizacin del producto o la prestacin del servicio.
Ej.: Cumplimiento del mantenimiento preventivo,correctivo.
6. Factores Externos:Hace referencia a todos los agentes generadores delmedio que inciden directamente en la conformidad
de los requisitos establecidos en el S.G.I.
Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia deactos del gobierno, actos de desorden civil, leyes.
Plantilla para aplicacin de la tcnica de los tres
por qu?
Notas:1. Recuerdeque noes necesarioque apliquenlas seis (6)variables definidas, laaplicacinde unau otra dependede lascausasquegeneranla no
conformidad analizada.
2 . Recuerde que para una variable ana lizada, no es necesario que apl iquen los tres porqus , es dec ir , puede apl icar uno o dos por qu?
solamente(esto de pende de la situacinanalizada).3. Recuerdequeel 1.Por qu?,2. Porqu ? y 3 Porqu? estnrelacionados,es decir,el siguiente esconsecuentecon el anterior.
4. Recuerdeque para una variable pueden habervarias causas independientes cada unaconsus respectivos por qu s?por analizar, por ejemplo:
Ver Variable 1 . T alento H umano ( 2 f ilas )
Taller No. 2 Anlisis de Causas
Objetivo:
Realizar el anlisis de causas de la no conformidad detectada, de acuerdo
a los lineamientos y buenas prcticas definidas.
Metodologa:
1. Organizar equipos de trabajo
2. Realizar el anlisis de causas para la no conformidad detectada, en elformato FSE.07 Acciones Preventivas / Correctivas.
3. Retroalimentacin entre grupos.
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( ). , .
, :
, .04.
.
, .
A (),
, .
En el planteamiento de las acciones:
() .
.
( / / )
, . , .
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CORRECCINCORRECCINCORRECCINCORRECCIN
NNNN ACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDAD RESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLE FECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITE
FECHAFECHAFECHAFECHA
REPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADA(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)
VERIFICACINVERIFICACINVERIFICACINVERIFICACIN
FECHA REALFECHA REALFECHA REALFECHA REALFINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINFINALIZACIN
EVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONES
1.
PLAN DE ACCINPLAN DE ACCINPLAN DE ACCINPLAN DE ACCIN
Nota: La ltima actividad del Plan de Accin debe corresponder al seguimiento de la eficacia de la AP/AC....
NNNN ACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDAD RESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLE FECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITE
FECHAFECHAFECHAFECHA
REPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADA
(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)
VERIFICACINVERIFICACINVERIFICACINVERIFICACIN
FECHA REALFECHA REALFECHA REALFECHA REAL
FINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONES
1. Revisar la matriz de
comunicacin
Mayo 30 de
20122. Implementar la matriz de
comunicacin en todos
los niveles de la
organizacin
Diciembre 15
de 2012
3. Verificar la existencia de
los registros exigidos en
el procedimiento de
comunicacin
Febrero 28 de
2012
ANALISIS DE RIESGO EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL No se generan o modifican nuevos peligros y/o controles.No se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamiento de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.
RERERERESPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN: JUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOA LDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANO
Planilla para definir correccin y accin correctiva
.
.
Ejecucin de Acciones1.4
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:
.04. 15/04/09, . 3 / .03 15/04/09.
.
.
, .
, .
1.5
CORRECCINCORRECCINCORRECCINCORRECCIN
NNNN ACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDAD RESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLE FECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITE
FECHAFECHAFECHAFECHA
REPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADA
(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)
VERIFICACINVERIFICACINVERIFICACINVERIFICACIN
FECHA REALFECHA REALFECHA REALFECHA REAL
FINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONES
1.
PLAN DE ACCINPLAN DE ACCINPLAN DE ACCINPLAN DE ACCIN
Nota: La ltima actividad del Plan de Accin debe corresponder al seguimiento de la eficacia de la AP/AC....
NNNN ACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDADACTIVIDAD RESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLE FECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITEFECHA LMITE
FECHAFECHAFECHAFECHA
REPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADAREPROGRAMADA
(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)(SI APLICA)
VERIFICACINVERIFICACINVERIFICACINVERIFICACIN
FECHA REALFECHA REALFECHA REALFECHA REAL
FINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINFINALIZACINEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONESEVIDENCIA / OBSERVACIONES
1. Revisar la matriz de
comunicacin
Mayo 30 de
20122. Implementar la matriz de
comunicacin en todos
los niveles de la
organizacin
Diciembre 15
de 2012
3. Verificar la existencia de
los registros exigidos en
el procedimiento decomunicacin
Febrero 28 de
2012
ANALISIS DE RIESGO EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL No se generan o modifican nuevos peligros y/o controles.
No se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades est ablecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las activ idades establecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades est ablecidas para el tratamieNo se generan o modifican peligros y/o controles en la ejecucin de las actividades establecidas para el tratamiento de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.nto de la No Conformidad.
RERERERESPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN:SPONSABLE DE VERIFICACIN: JUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOAJUAN DAVID PIZANO OCHOA LDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANOLDER PROCESO TALENTO HUMANO
Planilla para definir correccin y accin correctiva
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Cuadro 4. Para las actividades planteadas que no fueron cumplidas, diligenciar las razones porlas cuales no se llevaron a cabo o se reprogramaron.
N JUSTIFICACINFecha de
Justificacin
Cuadro 5. Este cuadro debe ser diligenciado nicamente por el equipo auditor, como evidenciadel seguimiento a las acciones correctivas resultado de Auditoras de los Sistemas de Gestin.
SEGUIMIENTON FECHA OBSERVACIONES VoBo Proceso SE
1.6
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,
( ).
, :
, 2012, 5, 10 2012 .10 .
.
, , .
.
1.7
CuadroCuadroCuadroCuadro 6666.... Cierre de la AccinCierre de la AccinCierre de la AccinCierre de la Accin.... Diligenciar por el lder del proceDiligenciar por el lder del proceDiligenciar por el lder del proceDiligenciar por el lder del procesosososo o Director de Laboratorioo Director de Laboratorioo Director de Laboratorioo Director de Laboratorio. Para el caso de acciones. Para el caso de acciones. Para el caso de acciones. Para el caso de acciones correctivascorrectivascorrectivascorrectivas resultado deresultado deresultado deresultado de AAAAuditoras internasuditoras internasuditoras internasuditoras internas,,,, lo debelo debelo debelo debe
diligenciar eldiligenciar eldiligenciar eldiligenciar el AUDITOR INTERNOAUDITOR INTERNOAUDITOR INTERNOAUDITOR INTERNO que identific la No conformidadque identific la No conformidadque identific la No conformidadque identific la No conformidad.... Si laSi laSi laSi la accin correctivaaccin correctivaaccin correctivaaccin correctiva fue resultado de auditorafue resultado de auditorafue resultado de auditorafue resultado de auditora externaexternaexternaexterna, el responsable de cerr, el responsable de cerr, el responsable de cerr, el responsable de cerrarla es elarla es elarla es elarla es el Lder delLder delLder delLder del
Proceso Seguimiento InstitucionalProceso Seguimiento InstitucionalProceso Seguimiento InstitucionalProceso Seguimiento Institucional....
El Plan de Accin fue EficazEl Plan de Accin fue EficazEl Plan de Accin fue EficazEl Plan de Accin fue Eficaz????
SI NOFECHA
CIERRE
DD MM AA
Firma:Firma:Firma:Firma:
(Firma de quien realiza el cierre de la Accin)
OBSERVACIONESOBSERVACIONESOBSERVACIONESOBSERVACIONES:::: (Justifique el Cierre de la Accin)
Aspectos claves para evidenciar la eficaciade la accin y cierre de la misma
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Taller No. 3 Generacin de la Accin Correctiva
Objetivo:
Generar la accin correctiva para la no conformidad detectada, de acuerdo
a los lineamientos y buenas prcticas definidas.
Metodologa:
1. Organizar equipos de trabajo
2. Generar la accin correctiva para la no conformidad detectada, en el
formato FSE.07 Acciones Preventivas / Correctivas.
3. Retroalimentacin entre grupos.
As lo quera el Cliente
As lo orden VentasAs lleg a Gerencia
As lo hizo Produccin
As lo diseo Fabricacin
As lo envo Suministros
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...Cambie su creencia y
cambiar su pensar.
Cambie su pensar y
Cambiar su resultado...
Si usted cree lo que siempreha credo...
entonces siempre pensaren lo que siempre ha
pensado y...
siempre actuar comosiempre ha actuado y...
siempre obtendr lo quesiempre ha obtenido...
Reflexin...
GRACIAS POR SUATENCION
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