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Mayo 2012
Procesos Tecnología Personas y
Cultura
TALLER
Change Management en la Implementación de
Soluciones Tecnológicas
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Comprender las dinámicas de los procesos de cambio y cómo actuar sobre ellos.
Tomar decisiones sobre una buena estrategia de cambio.
Aplicar herramientas y conceptos para mitigar impactos del cambio en la organización.
Objetivos
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Temario 08:45 - 09:00 Bienvenida
09:00 - 10:00 Dinámica 1: Obra de Teatro
10:00 - 10:15 Coffe Break
10:15 - 11:30 El Proceso del Cambio Introducción - Evolución Evidencia - Banco Santander Dinámica 2: Historia
11:30 – 12:30 Metodología de Gestión del Cambio
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Obra de Teatro
1. Tiempo de Duración de la obra 20 minutos
2. Todos pueden “Intervenir” la obra cuando esta se congele (detenga)
3. La forma de intervenir es usando las instrucciones que están en sus mesas.
4. La obra continua de acuerdo a la primera instrucción alzada.
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Reflexión y Conclusiones
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Ahora vamos a un coffe break…
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Una mirada evolutiva
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
El proceso del desarrollo de caminar de los niños
Desde lo más simple a lo más
complejo
Proceso de Cambio Una mirada evolutiva
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
El Desafío del Proceso de Cambio
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
CURVA DEL ÁNIMO
Proceso de Cambio Reacciones Frente al Cambio
EXPERIENCIA DE TRANSICIÓN ORGANIZACIONAL
Facilitar el
proceso
de cambio
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Implantación Sistema de Nómina Evidencia del desafío de la gestión del cambio
Proceso de Cambio Caso Banco Santander Chile
• Ex Subgerente de Remuneraciones y Procesos Corporativos, Banco Santander Chile.
• 14 años en Santander Chile
• Remuneraciones, Tecnología aplicada a RRHH, Procesos, Flujos, Gestión y Tecnologías de Información.
• Actualmente Socio de la empresa ASIrh (Asesorías en Soluciones Integrales para RRHH)
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
• En 1995 el Santander y otros bancos crean el proyecto: Muad’Dib, Sistema Integral de RRHH (Cliente-Servidor).
• En 2006 se declara por TI que no hay soporte para Sybase, por lo que se debe cambiar de Sistema.
• La empresa proveedora ya no existe, no hay soporte para el sistema. La opción es el cambio.
• La empresa cuenta con una dotación de mas de 12.000 colaboradores, con mas de 30 razones sociales y se encuentra localizada en todo Chile.
• El sistema es administrado por 5 personas, sin embargo, la formulación esta en un 95% fuera del sistema.
• Las fusiones han generado una complejidad alta en el calculo de remuneraciones.
La Urgencia del Cambio
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
• El 2006 se abordó proyecto con una solución nacional, se declara: 80% de implementación y 20% de desarrollo.
• Declaración inicial: “El sistema lo cubre todo, pidan ahora ya que después no se aceptan reclamos”
• Resultado: El proyecto se transformó en 80% de desarrollo y 20% de implementación.
• El desarrollo e implementación, se realizó separado a los usuarios.
• El nivel de expectativas fue alto y el resultado final no cubría sus necesidades.
• Se invirtieron 2 años, sin resultados, al final se abandona el proyecto debido a que no pudo ser aplicado a la realidad de la empresa.
• Decepción, frustración e imagen deteriorada.
Experiencia de Transición Organizacional
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Que hacer??? Seguimos con el problema!!!!!
Desarrollo
Interno
• Web
• SQL Server
• Full paramétrico
• Modular
• Multiempresa
• Formulable
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
• Se escoge RHpro • Se acota a tres objetivos:
Doble Cotización Liquidación (Migración Total) Formulación
• Se incorpora a usuarios al equipo técnico, se los capacita desde el principio y aportan al logro del objetivo.
• Se premia cada etapa cumplida (asados, regalos y viaje de capacitación a Argentina). • Se cuenta con el apoyo del Gerente de Area y de División. • El liderazgo del proyecto es de RRHH, con el apoyo de TI.
Facilitando el Cambio
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Ruta del éxito (2010)
May Jun - Jul Ago - Dic Mar
• Firma Contrato • Conformar equipo • Habilitar Sistemas • Buscar Patrocinio
• Instalación • Relevamiento • Diseño • Implementación • Pruebas • Puesta en Marcha
primera Etapa • Capacitación • Celebración • Comunicación
• Relevamiento • Diseño • Implementación • Pruebas • Capacitación • Celebración • Comunicación
Doble Cotización
Liquidación
• Lanzamiento • Comunicación • Presentaciones • Premio final (Viaje
a Buenos Aires para todo el equipo)
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Una Historia …
4 personas: Todos, Alguien, Cualquiera y Nadie. Había que hacer un trabajo importante y TODOS estaban seguros que ALGUIEN lo iba a hacer. CUALQUIERA lo podría haber hecho, pero NADIE lo hizo. ALGUIEN se enojó por esto, porque era el trabajo de TODOS. Cada uno pensó que CUALQUIERA lo podía hacer, pero NADIE se enteró de que TODOS no lo iban a hacer. TODOS culparon a ALGUIEN, cuando NADIE hizo lo que CUALQUIERA podría haber hecho.
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Ejercicio … • 4X todos pierden $ 500.000
• 3X+ 1Y Las X ganan $ 500.000 y la Y pierde $ 1.500.000
• 2X + 2Y Las X ganan $1.000.000 y la Y pierde 1.000.000
• 1X + 3Y Las X ganan $ 1.500.000 y la Y pierde $500.000
• 4Y todos ganan $ 500.000
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Reflexión y Conclusiones
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Metodología de Gestión Cambio (La Receta)
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
ETAPA 1
Decisión
ETAPA 2
El Problema y la
Solución
ETAPA 3
Diagnóstico
ETAPA 4
Implementación
ETAPA 5
Monitoreo y Medición
Definir la visión y el sentido de urgencia
Definición de Requerimientos
Evaluación de las Soluciones
Selección de la Solución
Diagnóstico de Predisposición al
Cambio
Definición de la Estrategia de
Gestión del Cambio
Plan de Gestión del Cambio
Cumplimiento de Objetivos
Seguimiento
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Definir la visión y el sentido de urgencia
CREAR NECESIDAD VISION DE FUTURO
Necesidad de cambiar ahora Expresar un Futuro que otros fácilmente puedan comprender
Cuál es el Riesgo de No Cambiar Crear y compartir un propósito claro que entusiasme a actuar
Cuáles son los Beneficios del Cambio
Asegurar que sea simple y entendible
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Definición de Requerimientos
Evaluación de las Soluciones
Selección de la Solución
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
FASE 4
ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL
CAMBIO
FASE 3
ANÁLISIS DE RIESGOS
FASE 2
ANÁLISIS DE STAKEHOLDERS
FASE 1
MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN
Capacidad de adopción y aprendizaje al cambio
Cultura para trabajar proyectos
Potencial para trabajar en equipo
colaborativamente
Comunicación de la Organización
Stakeholders
Sponsors
Riesgos asociados a una implementación
Tecnológica Definir una Estrategia
Project Charter
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Diagnóstic
o perfil
cultural
Diagnóstic
o gestión
de
proyectos
Diagnóstic
o adopción
tecnología
e
Innovación
Análisis de
Stakeholde
r
Mapa de
Riesgo
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Análisis de
Stakeholde
r
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Funcionales
Gestión de Proyectos
Ejecutivo
Organizacional
Técnico
Recursos
Riesgos
Mapa de
Riesgo
HARDWARE, SOFTWARE
Arquitectura de Sistema
Perfomance
Sizing
Seguridad
Etc.
FALTA DE APOYO GERENCIAL
Falta de Recursos
SPONSORS
Alineación con otras iniciativas
ALINEAMIENTO ORGANIZACIONAL
Comunicación
Alineación con la estrategia del negocio
GESTION DE RECURSOS
Presupuestos
Disponibilidad
Perfiles
REQUERIMIENTOS FALTANTES
Entendimiento de los procesos
Expectativas de Funcionalidad
Confiabilidad, Usabilidad
Integración con Sistemas Legacy
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
Metodologías
Proceso de toma de decisiones
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Project Charter Gestión del Cambio Despliegue de la ESTRATEGIA de la
GESTIÓN DEL CAMBIO.
Sirve como una carta fundacional
DIAGNOSTICO
PROJECT CHARTER
PLAN DE GESTION DEL
CAMBIO
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
PROJECT CHARTER GESTIÓN DEL CAMBIO
COMUNICACIÓN
Canales de comunicación
Formatos
Mensaje, contenido y posicionamiento
CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
Modalidad y metodología (presencial, eLearning, semi presencial)
Bases de conocimientos, sistemas colaborativos
Formadores de facilitadores (Train Trainners)
GESTIÓN DE STAKEHOLDERS
Compromisos y persuasión, identificación de líderes de cambio
MOTIVACIÓN
Plan de incentivos (auto desarrollo, reconocimiento, estabilidad laboral etc. )
GESTIÓN DE RIESGOS
Plan de prevención, mitigación y resolución de riesgos
EQUIPO DE PROYECTO
Definir organización del equipo de trabajo, perfiles, roles, alcance del equipo de proyectos.
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
COMUNICACIÓN
MOTIVACIÓN
CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
GESTIÓN DE RIESGOS
GESTIÓN DE STAKEHOLDERS
EQUIPO DE PROYECTO
ACTVIDADES DE GESTIÓN DEL CAMBIO
PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SOLUCIÓN TECNOLÓGICA
Inicio del proyecto
Termino el proyecto
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Transferencia de conocimiento
QUE (ACTIVIDAD) FORMATO CUANDO A QUIEN VA DIRIGIDO RESULTADOS ESPERADOS
Workshop Equipo de proyecto
Reuniones de Avance
1 vez a la semana Equipo de Proyecto Controlar Avances
Presentación Demostrativa
(DEMO)
Presentaciones Breves y
Demostrativas
Utilizar las sesiones de presentación de avance del
proyecto para mostrar el Sistema.
Gerentes Compromiso Gerentes
Presentación 1: En AMBIENTE DE QA.
Presentación 2: En Ambiente de
Producción, antes de GO LIVE.
Equipo Ejecutivo Supervisores
Promotores Internos Otros Evaluados impactados
Compromiso
(QUICK WINS) Reuniones de
Trabajo Durante las reuniones de
trabajo programadas. Todos Mantener Expectativas
Cursos E-Learning (QUICK WINS)
Cursos interactivos
relevantes – Cía,
Entrando a GO LIVE - Learning
Todos Motivar Usabilidad
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
Seguimiento al plan de Gestión del Cambio
TIPOS DE FACTORES COMUNICACION CAPACITACION Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
MOTIVACIÓN
Variables que podemos medir
• Número De participantes • Número de reuniones realizadas • Reacción de la audiencia frente
al mensaje (Malo- Indiferente-Bueno)
• Número de comunicaciones de logros tempranos (quick wins)
• Aprendizaje del contenido • Aplicación en el trabajo de los
aprendido • Horas o costo de capacitación
por empleado • Empleados capacitados versus el
total de empleados a capacitar
• Percepción del nivel de orgullo de los empleados por trabajar en la empresa
• Número de desacuerdos y problemas abordados oportunamente y resueltos
• Número de acciones de reconocimiento formales (email, discurso, etc.)
• Percepción respecto a la calidad de las compensaciones y servicios entregados al personal
Cómo? • Formularios de participación • Encuesta cuantitativa y
cualitativa • Focus group • Acciones acordadas versus
acciones realizadas
• Encuestas individuales • Observación en el trabajo / uso
de competencias aprendidas • Eventos donde se utilizó la
competencia • Cumplimiento de eventos
programados
• Encuestas cuantitativas y cualitativas
• Focus group
Taller de Change Management en la
Implementación de Soluciones Tecnológicas
ETAPA 1
Decisión
ETAPA 2
El Problema y la
Solución
ETAPA 3
Diagnóstico
ETAPA 4
Implementación
ETAPA 5
Monitoreo y Medición
Diagnóstico y medición
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