TALLER DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS UNIDAD I. ¿Cuantas veces no hemos utilizado la palabra...

TALLER DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

UNIDAD I

¿Cuantas veces no hemos utilizado la palabra proyecto(s)?

Proyecto

Es un esfuerzo temporario, llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo.

• Tiene un objetivo específico con especificaciones y requerimientos.• Es único, características específicas.• Temporal: tiene un inicio y fin.• Requiere recursos: tanto mano de obra y materiales.

---------Se considera que un proyecto tiene éxito, cuando cumple las expectativas, y es aceptado por el cliente-----------

Administración de Proyecto

Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos.

Dirección, Gestión, Administración o Management

Programa

Grupo de proyectos relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada, para mayores beneficios de control, que no se obtendría si de gestionar de forma individual.

Por ejemplo:

Lanzamiento de la línea de un producto: mercado del producto, diseño de cada producto producto, imagen, capacitación de los que operan los productos

Líder de Proyecto

Project Manager: Persona responsable ante el cliente y ante la empresa o institución, de lograr los objetivos planteados del proyecto.

Integra todas las actividades del proyecto, dando forma y sentido

Stakeholders: Interesados en el Proyecto

Los que participan con mayor o menor intensidad en el proyecto o se ven afectados por el mismo.

Desempeñan un papel importante y de estos depende en gran medida el éxito o fracaso de los proyectos

Beneficios de la Administración de Proyectos

El uso de una metodología y de herramientas no elimina los obstáculos, pero los hace más fácil de enfrentar.

1.- La alza de costos.2.- Incremento de complejidad de productos y servicios.3.- Aumento de competencia.4.- A enfrentar en mayor medida aspectos ecológicos.5.- Resistencia al Cambio

Objetivos de la Administración de Proyectos

1.- hacer más en menos tiempo2.- planear y controlar mejor los proyectos.3.- Incrementar la calidad en la ejecución del proyecto4.- Que se ejecute de acuerdo al plan5.- Mejorar la comunicación con los interesados del proyecto.6.- Mantener vigentes los objetivos.

Mientras más grande el proyecto, los beneficios crecen

Por qué fracasan los Proyectos

Por qué fracasan los Proyectos

PORTAFOLIO DE PROYECTOS

Un conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar la dirección eficaz y poder cumplir así los objetivos estratégicos de los negocios.

OBJETIVOS Y BENEFICIOS DEL PORTAFOLIO

• Mejorar el retorno a la inversión.

• Acelerar la obtención de los beneficios.

• Realizar el mayor número de proyectos posible.

• Balancear el portafolio con la mezcla correcta.

• Información para la toma de decisiones.

• Evitar el desperdicio de recursos.

FACTORES QUE BLOQUEAN LOS BENEFICIOS DEL PORTAFOLIO

• Falta de información.

• Escasa planeación estratégica.

• No existe un proceso eficiente.

• Lista de proyectos demasiado grande.

1. Crear un inventario.

2. Evaluar proyectos y propuestas de proyectos.

3. Priorizar y categorizar el portafolio.

4. Seleccionar proyectos de acuerdo con los recursos disponibles.

5. Comunicar y dar seguimiento.

FACTORES QUE BLOQUEAN LOS BENEFICIOS DEL PORTAFOLIO

Para tener éxito se requiere de una planeación estratégica que defina como alcanzar los objetivos corporativos a través de proyectos.

IMPORTANCIA DE LA CULTURA ORGANIZACIONALEN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

Cultura Organizacional: Se refiere a un sistema de normas, creencias, valores y suposiciones colectivas que une a las personas y que con ello da lugar a significados compartidos.

LAS FASES Y CICLO DE UN PROYECTO

• Permiten dividir el proyecto en componentes más manejables, los cuales se traslapan en el tiempo.

• mejorar la administración y control del proyecto por medio de esfuerzos eficientes y efectivos.

• Las fases, o parte de ellas, se pueden repetir debido a cambios en el proyecto.

LAS FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO

LA FASE DE INICIO

• Consiste en la generación y análisis de la idea.• Permite identificar una necesidad, problemática y oportunidades lo que conforma el

enunciado del proyecto.• Se plantea las características fundamentales y se evalúan las posibilidades de su

ejecución.

LA FASE DE PLANEACIÓN

Consiste en desarrollar métodos que permita al equipo resolver el problema, estimar cantidad, el tipo de recursos que serán necesarios, así como el tiempo requerido para el diseño de la posible solución.

LA FASE DE EJECUCIÓN

• Consiste en la puesta en marcha de todo aquello que se ha planteado en la propuesta de la solución al problema.

• Se espera sean generado los productos finales, que dan origen al logro de objetivos que propiciaron el proyecto.

LA FASE DE CONTROL

Consiste en controlar la utilización de los recursos humanos, materiales y el tiempo, con el único propósito que los objetivos sean alcanzados en tiempo y forma.

LA FASE DE CIERRE

Consiste en la evaluación del éxito del proyecto al considerar el logro de los objetivos que se plantearon al principio.

La relación entre las fases conforma el ciclo de desarrollo del proyecto, el cual requiere el soporte de 9 áreas de conocimiento

ÁREAS QUE SE ADMINISTRAN EN EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

ADMINISTRACIÓN DE INTEGRACIÓNLa Gestión de la Integración es hacer de todas las

partes del proyecto un todo cohesivo.La naturaleza integradora de los proyectos pueden

comprenderse mejor si pensamos en las demás actividades que se llevan a cabo al realizar un proyecto.

Los procesos de la integración del proyecto son:

1. Desarrollar el acta de constitución del

proyecto

2. Desarrollar el plan para la dirección

del proyecto

3. Dirigir y gestionar la ejecución del

proyecto

4. Monitorear y controlar el trabajo del

proyecto

5. Realizar control integrado de cambios

6. Cerrar el proyecto o fase

GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTODefine el trabajo qué se va a realizar en el proyecto

Cuáles van a ser los entregablesAlcance del producto: las características y funciones del

producto, servicio o resultado del proyecto. Alcance del proyecto: las características de todo el trabajo

que debe realizarse para poder entregar el alcance de producto.

Los procesos directivos de la gestión del alcance del proyecto son:

1. Recopilar Requisitos2. Definir el alcance3. Crear la estructura de desglose de

trabajo (EDT )4. Verificar el alcance5. Controlar el alcance

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Establece un plazo para el proyectoElabora un plan de gestión del cronogramaEstablece un cronograma para el proyecto

Los procesos directivos de la gestión del tiempo del proyecto son:

1. Definir actividades

2. Secuenciar las actividades

3. Estimar los recursos de las actividades

4. Estimar la duración de las actividades

5. Desarrollar el cronograma

6. Controlar el cronograma

ADMINISTRACIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Se define el presupuesto del proyecto, Establece un plan de gestión de los costos del proyectoSe establecen las reservas de contingencia y gestión para

el proyecto.

Los procesos directivos de la gestión de

los costos del proyecto son:

1. Estimar los costos2. Determinar el presupuesto.3. Controlar los costos.

ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

La calidad es el grado con que el proyecto cumple con los requisitos

La calidad es cumplir con lo que el cliente quiere La calidad se refiere tanto al proyecto como al producto

Los procesos directivos de la gestión de la calidad del proyecto son:

1. Planificar la calidad.2. Realizar el Aseguramiento de

la calidad.3. Realizar el Control de la

calidad.

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

Incluye los procesos relacionados con el equipo del proyecto y los stakeholders.

El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han asignado papeles y responsabilidades en la conclusión el proyecto.

Un stakeholder es un actor interesado en el proyecto

Los procesos directivos de la gestión de los recursos humanos del proyecto son:

1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.2. Adquirir el Equipo del Proyecto.3. Desarrollar el Equipo del Proyecto.4. Dirigir el Equipo del proyecto.

ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

La comunicación comprende todos los intercambios de información entre todos los stakeholders del proyecto.

Identifica con quién, qué y cómo hay que comunicarse.Los directores de proyecto pasan el 90% del tiempo

comunicando.

Los procesos directivos de la gestión de las

comunicaciones son:

1. Identificar a los interesados. 2. Planificar las comunicaciones. 3. Distribuir información. 4. Gestionar las expectativas de los

interesados. 5. Informar el rendimiento.

ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Un riesgo es una evento de condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre el proyecto.

El objetivo principal es aumentar el impacto de los riesgos positivos, y disminuir el impacto de los riesgos negativos.

Otro de los objetivos es trazar una estrategia si el riesgo sucede.

Los procesos directivos de la gestión de los costes del proyecto son:

1. Planificar la Gestión de Riesgos. 2. Identificar los Riesgos. 3. Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos. 4. Realizar Análisis Cuantitativo de

Riesgos. 5. Planificar la Respuesta a los Riesgos. 6. Dar Seguimiento y Controlar los riesgos.

ADMINISTRACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTOConsiste en gestionar la compras, contratación.

Se efectúan a través de contratos.El equipo de dirección del proyecto debe adaptar el

contrato a las necesidades específicas del proyecto

Los procesos directivos de la gestión de las adquisiciones son:

1. Planificar las Adquisiciones.

2. Efectuar las adquisiciones.

3. Administrar las adquisiciones.

4. Cerrar las adquisiciones.

F i n

ÁREA INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO & CONTROL CIERRE

INTEGRACIÓN1. Desarrollar el acta de

constitución del proyecto

2. Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto

3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

4. Dar seguimiento y controlar el trabajo del

proyecto 6. Cerrar el proyecto o fase5. Realizar el control

integrado de cambios

ALCANCE

1. Recopilar requisitos

4.Verificar el alcance

2. Definir el alcance

5. Controlar el alcance3. Crear la EDT

TIEMPO

1. Definir las actividades

6. Controlar el cronograma

2. Secuenciar las actividades

3. Estimar los recursos de las actividades

4. Estimar la duración de las actividades

5. Desarrollar el cronograma

COSTES 1.. Estimar costes

3. Controlar los costes

2. Determinar el presupuesto

CALIDAD 1. Planificar la calidad2. Realizar el

aseguramiento de la calidad

3. Realizar el control de la calidad

ÁREA INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO & CONTROL CIERRE

RECURSOS HUMANOS 1. Desarrollar el plan de

recursos humanos

2. Adquirir el equipo de proyecto

3. Desarrollar el equipo

del proyecto4. Gestionar las expectativas delos interesados

COMUNICACIONES 1. Identificar a los interesados

2. Planificar las comunicaciones

3. Distribuir la información

5. Informar el rendimiento 4 Gestionar las

expectativas de los interesados

RIESGOS

1. Planificar la gestión de riesgos

6. Dar seguimiento y

controlar los riesgos

2. Identificar riesgos3. Realizar análisis

cualitativo de riesgos

4. Realizar análisis cuantitativo de riesgos

5. Planificar la respuesta a los riesgos

ADQUISICIONES 1. Planificar las adquisiciones

2. Efectuar las adquisiciones

3. Administrar las adquisiciones

4. Cerrar las adquisiciones