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• Tanto Access como Excel, permiten generar informes a partir de los datosalmacenados (en forma de tablas) o importados de fuentes externas (comoveremos el complemento Power Pivot de Excel es el que más formatos admite).
• Sin embargo, dada la importancia de los datos (permanentes) para unaorganización, éstos quedarán almacenados (preferiblemente) en Access.
• Excel contendrá sólo datos que no sean relevantes para la organización. O, si sequiere, aquéllos que son transitorios y que utilizamos para hacer consultas opara presentarlos en formato de informes.
• También pueden considerarse a Access y Excel, un tipo de sistemastransaccionales, ya que podemos realizar con ellos tareas administrativasrepetitivas como la gestión de nóminas, la facturación a clientes, etc. En estesentido dispondremos de formularios preparados específicamente.
• Las bases de datos, por otro lado, son el almacén de datos que utilizan lossistemas Informacionales.
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Sistemas Informacionales
Consultas con Access
Access contiene el entorno de consultas QBE (Query By Example) bastante fácil y potente de usar. En esta sección veremos algunos ejemplos
desarrollados
Vistas externas en Access
• Las vistas externas de Access se corresponden con los formularios que tomansus datos de consultas.
• Supongamos que un directivo del departamento de ventas pide que hagamosuna factura donde aparezcan los datos de un cliente. Lo mejor es utilizar unahoja de cálculo y los datos de los clientes (nombre, dirección, comprasrealizadas, etc.), se importarán de las vistas almacenadas en Access.
• Aquí encontramos un inconveniente: Excel no facilita conexiones con losformularios, aunque sí con tablas y consultas.
• Por lo tanto, en el caso práctico que hemos planteado tenemos dos opciones:Importar datos directamente de las tablas o importar datos a partir deconsultas elaboradas (con lo que podremos contar, además, de datoselaborados o campos derivados como el número total de compras del clienteentre dos fechas determinadas, etc.). Esta segunda opción es la más adecuada yla que utilizaremos (las tablas son las vistas internas o lógicas de los datos).
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Consultas en Access
• Una base de datos se puede definir como una colección de datos que se almacenany recuperan de forma eficiente (es una definición muy resumida).
• Las consultas son la forma usual de recuperar los datos almacenados en una base dedatos. De alguna forma, entre otras cuestiones importantes, esto da sentido a unabase de datos.
• En general, una consulta afecta a una o más tablas interrelacionadas. El resultado esuna tabla derivada que sólo estará en memoria volátil, a menos que la hagamospersistente con el botón Crear Tabla de la cinta de opciones de Herramientas deconsulta.
(el ejemplo está tomado de pequeñaorganización.accdb)-5-
Consultas en Access
• Al crear una consulta, es posible:
– Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos.
– Seleccionar registros. Se visualizan sólo los registros que cumplen unacondición (o restricción).
– Ordenar registros (por distintos criterios).
– Crear campos calculados. Contienen el resultado de un cálculo (en latransparencia anterior se calcula el número de artículos que compra cadaempleado).
– Usar dicha consulta como origen de los datos para formularios, informes yotras consultas.
– Modificar datos de tablas: son las llamadas consultas de acciones, quepermiten actualizar, eliminar o añadir grupos de registros.
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Consultas en Access
• Para crear una consulta nos vamos a la ficha Crear, y en el grupo Consultaspodemos elegir el Asistente o el Diseño de una consulta.
• El Asistente es muy utilizado para crear consultas, ya que es una forma muycómoda de añadir las tablas que intervienen en la misma, y justo los camposque nos interesan.
• Nosotros utilizaremos la vista Diseño de consultas. Esta es la forma preferidapor expertos: mucho más flexible pero más compleja.
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Consultas en Access
• Supongamos que con la base de datos Neptuno (es la plantilla Northwind 2007)nos preguntarnos por los precios por unidad de cada producto.
• Haciendo clic en Diseño de consulta:
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Consultas en Access
• Escogeremos la tabla (productos) :
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Consultas en Access
• A continuación deberemos escoger en la tabla los campos que queremos queaparezcan en la consulta (tabla derivada): Nombre del producto y Costoestándar.
• Hay dos formas de añadir los campos: haciendo clic sobre el campo y, sinsoltar, arrastrarlo hasta la celda del panel de consulta, o, desplegar la pestañaen dicha celda y escoger el campo correspondiente (* significa que se muestrantodos los campos).
• Las celdas referidas están en el segundo panel horizontal de los dos que semuestran (donde se agregan las tablas y donde se agregan los campos).
• Con la casilla de verificación podemos escoger entre mostrar o no el valor delcampo (útil cuando usamos dicho campo pero no queremos mostrar su valor).
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Consultas en Access
• Si hacemos clic sobre el botón Ejecutar consulta obtendremos un listado de lamisma (una forma elemental de informe):
• Para cerrarla dele al aspa que hay en la zona más gris de la imagen.
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Consultas con totales en Access
• Se trata de agrupar registros según los valores de ciertos campos y hacer cálculospara cada grupo resultante (como se hace con la fila de totales de las tablas enExcel).
• Las funciones más usuales son:
– Suma: Total de los valores de un campo.
– Promedio: Promedio de valores de un campo
– Min: El menor de un campo
– Max: El mayor de un campo
– Cuenta: Numero de valores de un campo (sin contar nulos)
– Expresión: se utiliza para crear un campo calculado.
– Donde: para incluir condiciones.
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Consultas con totales en Access
• Deberemos hacer clic en Totales del grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño(vista Diseño de la consulta).
• Aparece el campo total en el panel inferior.
• Que nos dará el número de pedidos (cuenta id pedido) que ha hecho cada cliente(agrupado por apellidos y nombre del cliente).
• Guardar como Consulta1 (cuidado al guardar la consulta).
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Consultas con totales en Access
• Es interesante apuntar aquí, que entre las distintas vistas que ofrece Access delas consultas está la vista SQL.
• SQL (Standar Query Language) permite escribir expresiones en la ventana SQLde Access que se traducen en consultas QBE y viceversa.
• Así por ejemplo la anterior consulta se expresaría en SQL como:
SELECT Clientes.Nombre, Clientes.Apellidos, Count(Pedidos.[Id de pedido]) AS
[CuentaDeId de pedido]
FROM Clientes RIGHT JOIN Pedidos ON Clientes.Id = Pedidos.[Id de cliente]
GROUP BY Clientes.Nombre, Clientes.Apellidos;
• Que se traduce e agrupar por nombre y apellidos de los clientes y para cadagrupo contar el número de pedidos. Para ello habremos de unir (por laderecha) las tablas clientes y pedidos utilizando el campo común cliente (Id).
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Informes en Access
• Un informe es un método de presentar información en forma de documentoimpreso (o pdf).
• La información se puede organizar según diversos criterios y formato.
• Para crear la conexión entre un informe y su origen de datos deben utilizarsecontroles.
• Los controles pueden ser:
– Cuadrados de texto. Para mostrar nombres y números.
– Marcos. Para mostrar imágenes gráficos.
– Etiquetas. Para mostrar títulos.
– Líneas y rectángulos gráficos. Para organizar visualmente los datos.
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Informes en Access
• La creación de informes es similar a la creación de formularios.
• Con el Asistentes para Informes. Se seleccionan las columnas de las tablas oconsultas a visualizar. Los asistentes crean un informe básico que puede sermodificado.
• Sin asistente. Aparece un informe en blanco y se van incluyendo controles.
• Se accede a las dos posibilidades a través de la cinta de opciones de la fichaCrear.
• Los controles pueden ser dependientes, independientes y calculados.
– Controles dependientes. Toman su información de valores de camposexistentes en la base de datos. Estos valores pueden ser textos, fechas,números, imágenes o gráficos.
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Informes en Access
• Ej. un cuadro de texto que toma sus valores del campo Compañía (de latabla Clientes de Neptuno) estará conectado a ese campo.
– Controles independientes. Presentan información, líneas, rectángulos eimágenes, que no son de la base de datos.
• Ej. literales (títulos).
– Controles calculados. Su origen es una expresión que puede usar datos delos campos de una tabla.
• Una expresión es una combinación de operadores (=,+..), nombres decampos, nombres de controles, funciones y constantes. Para ello en laconsulta escribiremos en la celda del campo [precio aumentado]:=[Costo estándar]*1.10, por ejemplo. Esto hará que se muestre uncampo nuevo llamado precio aumentado y cuyo contenido secorresponderá con la expresión.
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Informes en Access
• Como ejercicio elaborar un informe a partir de Consulta1 (utilice el asistentepara informes):
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