Tema Eficiencia y Eficacia

EFICIENCIA Y EFICACIA

Toda organización debe considerar la eficiencia y la eficacia de manera simultánea.

Se ha demostrado que del 25 al 40 % del costo de una organización esta representada por la corrección de errores, es decir, por la baja calidad en la provisión de servicios de un funcionario al compañero (calidad interna), como la del funcionario al cliente (calidad total).

La eficiencia no se preocupa por los fines sino por los medios.

El logro de los objetivos previstos en una organización no es competencia de la eficiencia sino de la eficacia.

La eficacia administrativa lleva a la eficacia organizacional, que se logra cuando se alcanzan los objetivos de la empresa, se logra un buen mantenimiento del sistema interno y se consigue adaptación al ambiente externo.

Eficiencia. (De latín eficientia.) Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Acción con que se logra este efecto.Eficiente. (De latín eficiens –entes.) Que tiene eficiencia. Que produce realmente un efecto. Competente. Ejemplo: el sol es causa eficiente del calor.

Eficacia. (Del latín eficacia.) Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Ejemplo: la eficacia de una medida que se toma.Eficaz. (Del latín efficax –acis.) Activo, fervoroso, poderoso para obrar. Que logra hacer efectivo un intento o propósito.

LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA

La eficiencia es una medida normativa de la utilización de los recursos en un proceso. Es un equilibrio entre lo que espera el cliente y la satisfacción brindada por la organización. Es decir, la eficiencia radica en la satisfacción plena de las expectativas del cliente.

Por su parte, la eficacia es una medida normativa del logro de resultados. Consiste en la prestación del servicio en el momento oportuno.

La gran competencia que existe actualmente, enfrenta a las empresas a la imperiosa necesidad de elaborar productos o servicios lanzándolos al mercado con la mayor eficiencia para que satisfagan al cliente y, al mismo tiempo, con la debida eficacia, es decir, en el momento exacto en que éste los requiera.

Desde el punto de vista económico, la eficacia de una organización está dada por su capacidad de satisfacer una necesidad social mediante la entrega de bienes o servicios, en tanto que la eficiencia es una relación entre las entradas y salidas (relación entre costos y beneficios).

Lo ideal para una persona y para una empresa es ser, simultáneamente, eficientes y eficaces.

PARA SER EFICIENTES Y EFICACES…

Comprenda que el factor más activo de la producción en una organización son sus recursos humanos; por tanto, preste especial atención a su capacitación y a su motivación personales.

Lograr eficacia y éxito en una empresa es complejo, pues entran en juego una serie de intereses y satisfacciones que muchas veces entran en conflicto (jefaturas,, comunidad, gobierno, proveedores, usuarios o clientes, acreedores, empleados)

Las personas eficientes y eficaces son:

Responsables, laboriosas, motivadas con su trabajo y con su empresa,, ahorradoras de recursos (tiempo, insumos, espacio, servicios), actualizadas en la tecnología que les es propia, cumplidoras de sus metas

Las personas ineficientes y poco eficaces son:

Irresponsables, dilapidadoras de recursos, obsoletas en sus conocimientos, poco laboriosas, escasamente motivadas con sus labores y con su organización, poco cumplidoras de sus metas, de los tiempos de entrega, descuidadas con equipos e insumos, tiempo, espacio.

Analice sus debilidades y fortalezas como trabajador y busque cómo superar las primeras y aprovechar las segundas.

Conozca cómo está su nivel de motivación en el trabajo y busque encontrar los elementos necesarios para su autorrealización. Una persona insatisfecha con la organización no rendirá lo que se espera en ella; no podrá ser ni eficiente ni eficaz.

Busque formas de reducir los costos de operación y de mejorar sus métodos de trabajo.

Trate de lograr sus metas de trabajo con la mejor calidad, en el menor tiempo posible y con la mayor optimización de los recursos de que dispone.

No espere que su labor termine con la elaboración de un producto o servicio; la atención al cliente o usuario es fundamental para la empresa

INEFICIENCIA E INEFICACIA

La ineficiencia se ve diariamente en nuestras empresas: bienes o servicios se producen con mala calidad, con materiales o insumos deficientes, a costos exagerados, ya sea porque los procesos son lentos o porque los materiales se despilfarran y se utilizan de manera inadecuada.

Así mismo, aunque los productos del trabajo en una organización sean óptimos y conformes con las necesidades de los clientes, en el momento de entregarlos a los usuarios se cometen errores: no se entregan en el momento oportuno, la atención a los clientes es deficiente o se cometen errores en la forma de entrega o en el servicio posterior.

La eficiencia y la eficacia no siempre marchan paralelamente. Una persona o una organización puede ser eficiente en su trabajo (hacer bien las cosas, en el menor tiempo posible con el mejor uso de los recursos disponibles), pero no eficaz (no entregar a tiempo o a la persona correcta), o a la inversa (entregar a la persona correcta y en el momento oportuno un producto o servicio de mala calidad o muy costoso).

OBSTÁCULOS QUE SE OPONEN A LA EFICIENCIA Y A LA EFICACIA

La mala utilización o el desperdicio de los recursos de que se dispone en el trabajo, lo que ocasiona altos costos.

La utilización de métodos y procedimientos inadecuados o la falta de ellos, lo que conduce a un rendimiento deficiente.

El desconocimiento de las necesidades e intereses de los clientes o usuarios de los servicios o productos de la organización.

Un servicio de transporte puede contar con los mejores vehículos y con rutas de viaje perfectamente planeadas (eficiencia), pero fallar en el momento de prestar el servicio por mala atención o indisciplina de los conductores (ineficacia). A la inversa, se pueden tener conductores idóneos que prestan una amable atención (eficacia) pero contar con vehículos en mal estado técnico (ineficiencia).

Una empresa estatal puede disponer de las mejores instalaciones, de la tecnología más actualizada y de los funcionarios mejor capacitados en aspectos técnicos para ofrecer un servicio de seguridad a la comunidad (eficiencia), pero fallar al ofrecer el servicio pues no se hace en el momento oportuno y se realiza con una atención deficiente a los usuarios: no existe amabilidad y, no se orienta (ineficacia). Por el contrario, los funcionarios pueden tener una gran empatía con el público en la atención en una ventanilla, por ejemplo (eficacia), ser muy cercanos y amables con los usuarios pero entregar formatos mal elaborados, engorrosos, costosos y difíciles de poner en práctica (ineficiencia).

Lo ideal: una empresa del Estado debería ofrecer el mejor servicio, al menor costo y en el menor tiempo posible (eficiencia), con una atención a los usuarios caracterizada por la cercanía, la amabilidad, la oportunidad y una adecuada orientación.

Lo ideal: el mejor producto o servicio, al menor costo (eficiencia), con un servicio amable y oportuno que logre la fidelidad de los clientes o usuarios (eficacia).