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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOTERCER CUATRIMESTRE DE 2013(JULIO - NOVIEMBRE)

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de

Control Interno presenta y pblica el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno en la Secretara

General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Los resultados que a continuacin se describen obedecen a las auditoras desarrolladas por la Oficina de

Control Interno durante los meses de julio a noviembre de 2013, entre las cuales se relacionan los resultados

de la evaluacin de la gestin contractual presupuestal y fsica de los proyectos de inversin y la verificacindel cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestin - SIG, entre otras, auditoras previstas

en el Programa Anual de Auditoras 2013.

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

Documentos adoptados y divulgados que contienen misin, visin, objetivos institucionales, acciones,cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el qu hacer de la Entidad.

De acuerdo con las auditoras realizadas durante los meses julio a noviembre, se observa que loslineamientos estratgicos de la Entidad fueron socializados a los servidores de la Entidad, los cuales

presentan, en promedio, un aceptable nivel de conocimiento. Se concluye que es necesario fortalecer los

niveles de conocimiento en los siguientes temas:

1. El Manual de Calidad de la Secretara General (2210111-MA-014)

2. La Misin de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.

3. Alcance de la Visin de la Entidad.

4. Tipologa de los procesos de la Secretara General.

5. Induccin en el puesto de trabajo.

6. Participacin en Subcomits de Autocontrol.

7. Listados Maestros de Documentos, Control de Registros y Documentos Externos.

8. Requisitos relacionados con los productos/servicios del Proceso

La Entidad por medio de la estrategia denominada "La magia de valores", sensibiliz a todos losservidores respecto al ideario etico adoptado en la Entidad. Asi mismo, se postul entre los servidores

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pblicos ejemplos en la aplicacin de los valores del ideario tico dentro de nuestras prcticas laborales.

Se elegiron 7 servidores que ms se destacaron por su hecho o ejemplo nominado.

La Secretara General adopt el Sistema Integrado de Gestin, la cual se reorganiz mediante Resolucin290 de 2009. Al respecto y para el mes de octubre, la Entidad fue recertificada bajo la norma ISO 9000 yNTCGP 1000.

Se evidencia que se encuentran en la etapa de documentacin y aprobacin los procesos,procedimientos, entre otros documentos, la Oficina de Alta Consejera para los Derechos de las Vctimas,

la Paz y la Reconciliacin y la Oficina de Alta Consejera Distrital de Tecnologas de Informacin y

Telecomunicaciones TICs. quienes sern incorporados al Sistema Integrado de Gestin para la siguiente

vigencia.

Los recursos asignados mediante el Proyecto de Inversin Sistema de Mejoramiento de la Gestin en laSecretara General (0484), se ejecutan de forma satisfactoria conforme con la ltima evaluacin

realizada.

De acuerdo con el seguimiento al Plan de Anticorrupcin y Atencin al Ciudadano, la Entidad adelantaconforme con su programacin las actividades previstas para fortalecer la transparencia y la lucha contra

la corrupcin. El documento de seguimiento se encuentra publicado en la pgina WEB.

Establecimiento y aplicacin de diferentes mecanismos que mejoran la situacin de transparencia yprevienen la corrupcin, de conformidad con lo descrito en el Decreto Distrital 371 de 2010.

De acuerdo con los ciclos establecidos en la Poltica de Administracin de Riesgos adoptada medianteResolucin 303 de 2012, se evidencia identificacin, anlisis, valoracin y acciones de mitigacin

realizadas por los diferentes procesos. En promedio, se evidencia que la eficacia y efectividad de la

gestin del riesgo en la Entidad es del 72%.

La Entidad cuenta con el manual de riesgos para la contratacin estatal (2211200-MA-017), facilitandola tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio

econmico en la contratacin, en cumplimiento a lo establecido en el artculo 4 de la Ley 1150 de 2007,

y artculo 2.1.1. numeral 6 y articulo 2.1.2 del decreto 734 de 2012.

E S T A D O D E L S U B S I S T E M A D E C O N T R O L D E G E S T I N

Las ltimas versiones de los documentos se publican en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestin, laIntranet y pgina Web de la Entidad para consulta y orientacin en el desarrollo de las actividades

propias de cada proceso.

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La Entidad aplica los indicadores conforme con los lineamientos estratgicos de la Entidad, los cuales

permiten realizar seguimiento y evaluacin a la gestin, a las metas de los proyectos de inversin del

Plan de Desarrollo Bogot Humana; actividad que es monitoreada mediante informes mensuales y

trimestrales.

El Sistema Integrado de Gestin puede ser consultada por los funcionarios, ciudadanos y dems partesinteresadas a travs de la Intranet y pgina Web de la Entidad.

Se planifica actividades para el mantenimiento de la integridad y mejoramiento continuo del SistemaIntegrado de Gestin, no obstante se evidenciaron debilidades en los controles de ejecucin del plan de

recertificacin, que dieron origen a la materializacin de uno de los riesgos Estratgicos identificados

en el proceso.

Debilidades en los controles relacionadas con la gestin contractual, que est generando demoras en eldesarrollo la al interior de la Entidad, lo cual podra generar atrasos en los avances fsicos previstos para

las metas fsicas de los proyectos de inversin.

Definido y utilizacin de los canales electrnicos (Intranet, correo electrnico, piezas comunicacionalesvirtuales y audiovisuales) y los canales fsicos (carteleras, documentacin oficial, publicaciones) para la

divulgacin de las directrices y la informacin que expide el despacho del Secretario General de inters

para los servidores pblicos de la entidad.

Los sistemas de informacin son administrados bajo polticas de la Subdireccin de Informtica ySistemas para una adecuada disponibilidad, seguridad e integridad de la informacin.

La Secretara General presenta informacin conforme con las directrices internas para la Rendicin de laCuenta de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., a la Contralora de Bogot D.C. las

cuales fueron actualizadas mediante Resolucin Interna No. 139 de 2013.

E S T A D O D E L S U B S I S T E M A D E C O N T R O L D E E V A L U A C I N

Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin, los Comits Directivos del Sistema de Control Internoy las reuniones de Revisin por la Direccin, son algunos de los mecanismos de autoevaluacin de la

gestin en la Entidad que han permitido realizar seguimiento presupuestal, contractual y fsico de lasmetas, proyectos y programas del Plan de Desarrollo Bogot Humana.

De acuerdo con los resultados de las auditorias, se evidencia cumplimiento de la Normas legales en eldesarrollo de los procesos, cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestin en lo

relacionado con el Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de Control Interno, a excepcin de los

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ciudadanas cdigo 2212200-PR-291 Versin 01..

6. Adecuar la infraestructura necesaria en las instalaciones la Oficina de Alta Consejera para losDerechos de las Vctimas, la Paz y la Reconciliacin, los Centros Dignificar, con el fin de fortalecer laprestacin del servicio.

7. Fortalecer el desarrollo y participacin de todo el personal en los subcomits de autocontrol8. Incentivar el uso de medios electrnicos con el fin de facilitar la comunicacin interna y dar

cumplimiento a la estrategia de cero papel

PROYECTO: Andrs Pabn SalamancaREVISO: Ricardo Bogota Camargo