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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
LA UNIVERSIDAD DEL ZULIACONVENIO UCLA LUZ
ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN ELDESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBN ENCARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO
Maracaibo, 2005
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
CONVENIO UCLA LUZ
ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBN EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO
Maracaibo, 2005
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ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL
DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
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ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL
DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
Por: LIC. EDGAR A. CORDERO
Trabajo de grado aprobado
________________________ ________________________Mgs. Nereida Duque Vera Mgs. Abel Romero
Tutor
__________________________Esp. Luisa Urbina
Maracaibo, 2 de Diciembre de 2005
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DEDICATORIA
A mi amigo Chucho (Jesucristo) a su santa madre, por darme la vida y una familia
hermosa y unida.
A mis hijas, Egdymar y Marianny como estimulo a una continua labor de formacin
acadmica, sin importar el tiempo de vida que se tenga, solo desearlo, pedirlo a mi
querido Chucho y lo obtendremos.
A mis Madres Yolanda e Ivon, Hermanos (en especial a Julio) y a mis Sobrinoscomo estimulo al crecimiento personal y profesional.
A mi linda Cati, Arlenys Perea por ser el soporte sentimental que llena esos vacos de
mi corazn. Gracias amor.
En forma muy especial, a la memoria de mi Padre Tino, que parti de este mundo,
por hacerme sentir cada da de mi vida, lo importante que fui para l. Gracias Papa.
___________________
Edgar Antonio Cordero
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AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi amigo Chucho (Jesucristo) por brindarme la oportunidad de la
culminacin de este Proyecto de Investigacin.
A mi asistente estrella e invaluable TSU Omar Machado Chirinos, por su
desinteresado apoyo y colaboracin en todos los detalles que llegaron a conformar
este gran proyecto de investigacin.
A mis compaeros de postgrado Luis Fuenmayor y Rafael Villalobos que juntos
formamos un equipo fuerte, honesto y competidor, que fue capaz de enfrentar y
vencer todas las adversidades presentadas.
Y de una manera muy especial a mi tutora de contenido, Mgs. Nereida Duque Vera y
su asistente Lic. Rixion Linares, por la paciencia y esfuerzo en que logrramos juntos
el xito de este proyecto de investigacin. Muchsimas gracias.
___________________________
Edgar Antonio Cordero
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INDICE
PG.
TTULO ii
APROBACIN DEL TUTOR iiiDEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
INDICE vi
INDICE DE CUADROS x
INDICE DE GRAFICOS xi
INDICE DE TABLAS xiii
RESUMEN xvINTRODUCCIN 1
CAPTULOS
I EL PROBLEMA
1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIN DEL PROBLEMA 5
1.1. FORMULACION DEL PROBLEMA 6
1.2. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA 7
2. OBJETIVOS 7
2.1. OBJETIVO GENERAL 7
2.2. OBJTETIVOS ESPECIFICOS 7
3. JUSTIFICACIN 8
4. DELIMITACIN 9
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II MARCO TERICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN 112. BASES TERICAS 14
2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 14
2.2 REVISIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15
2.3 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15
2.4 CARACTER STICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO 16
2.5 LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO 17
2.6 MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL
INTERNO 18
2.7 ANLISIS FODA. CONCEPTO. 19
2.8 OBJETIVOS DEL ANLISIS FODA 21
2.9 PROPSITOS DEL ANLISIS FODA 22
2.10 CONTROL INTERNO 23
2.11 PROPSITO DEL CONTROL INTERNO 25
2.12 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 26
2.13 FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO 26
2.14 MISIN DEL CONTROL INTERNO 27
2.15 ALCANCE DEL CONTROL INTERNO 27
2.16 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 28
2.17 CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO 29
2.18 TCNICAS DE CONTROL INTERNO 292.18.1 TCNICAS DE PREVENCIN 30
2.18.2 TCNICAS DE DESCUBRIMIENTO 30
2.19 CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTARIZADOS 31
2.19.1. CONTROLES DE USUARIOS 31
2.19.2. CONTROLES DE PED 31
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2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO
Y PED 322.20 CONTROL INTERNO Y TICA PROFESIONAL 32
2.21 DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE
AFECTAN EL CONTROL INTERNO. CONDICONES 33
3. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS 38
4. DEFINICI N CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA
VARIABLE
40
4.1 CONTROL INTERNO 40
4.2 OPERACIONALIZACIN DE LA VARIABLE 41
III MARCO METODOLGICO
1 TIPO DE INVESTIGACIN 43
2 DISEO DE LA INVESTIGACIN 46
3 POBLACIN 47
4 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE
DATOS 48
5 TRATAMIENTO ESTADSTICO DE LA INFORMACIN 49
6 VALIDEZ DEL INSTRUMENTO 49
7 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN 50
IV ANLISIS DE LOS RESULTADOS 52
V CONCLUSIONES 87
VI RECOMENDACIONES 92
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 97
ANEXOSA CURRCULO VITAE DEL AUTOR 102
B INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS 103
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INDICE DE CUADROS
PG.
Cuadro 1 Operacionalizacin de la Variable 41
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INDICE DE GRAFICOS
PG.
Grafico 1 A Sistema de Control Interno 52
Grafico 2 A Sistema de Control Interno 53
Grafico 3 A Sistema de Control Interno 55Grafico 4 A Sistema de Control Interno 56
Grafico 5 A Sistema de Control Interno 57
Grafico 6 A Sistema de Control Interno 58
Grafico 7 A Sistema de Control Interno 59
Grafico 8 A Sistema de Control Interno 60
Grafico 1 B Control Interno 62
Grafico 2 B Control Interno 63Grafico 3 B Control Interno 64
Grafico 4 B Control Interno 65
Grafico 5 B Control Interno 66
Grafico 6 B Control Interno 67
Grafico 7 B Control Interno 68
Grafico 8 B Control Interno 69
Grafico 1 C Nivel de Confiabilidad 70
Grafico 2 C Nivel de Confiabilidad 71
Grafico 3 C Nivel de Confiabilidad 72
Grafico 4 C Nivel de Confiabilidad 73
Grafico 5 C Nivel de Confiabilidad 75
Grafico 6 C Nivel de Confiabilidad 76
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Grafico 7 C Nivel de Confiabilidad 77
Grafico 8 C Nivel de Confiabilidad 77Grafico 1 D Anlisis FODA 79
Grafico 2 D Anlisis FODA 80
Grafico 3 D Anlisis FODA 81
Grafico 4 D Anlisis FODA 82
Grafico 5 D Anlisis FODA 83
Grafico 6 D Anlisis FODA 84
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INDICE DE TABLAS
PG.
Tabla 1 A Sistema de Control Interno 52
Tabla 2 A Sistema de Control Interno 53
Tabla 3 A Sistema de Control Interno 54Tabla 4 A Sistema de Control Interno 56
Tabla 5 A Sistema de Control Interno 57
Tabla 6 A Sistema de Control Interno 58
Tabla 7 A Sistema de Control Interno 59
Tabla 8 A Sistema de Control Interno 60
Tabla 1 B Control Interno 61
Tabla 2 B Control Interno 63Tabla 3 B Control Interno 64
Tabla 4 B Control Interno 65
Tabla 5 B Control Interno 66
Tabla 6 B Control Interno 67
Tabla 7 B Control Interno 68
Tabla 8 B Control Interno 69
Tabla 1 C Nivel de Confiabilidad 70
Tabla 2 C Nivel de Confiabilidad 71
Tabla 3 C Nivel de Confiabilidad 72
Tabla 4 C Nivel de Confiabilidad 73
Tabla 5 C Nivel de Confiabilidad 74
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xiii
Tabla 6 C Nivel de Confiabilidad 75
Tabla 7 C Nivel de Confiabilidad 76Tabla 8 C Nivel de Confiabilidad 77
Tabla 1 D Anlisis FODA 78
Tabla 2 D Anlisis FODA 80
Tabla 3 D Anlisis FODA 81
Tabla 4 D Anlisis FODA 82
Tabla 5 D Anlisis FODA 83
Tabla 6 D Anlisis FODA 84
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
LA UNIVERSIDAD DEL ZULIAESPECIALIZACIN EN CONTABILIDAD
MENCIN AUDITORIA
ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBON EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
Autor: Edgar Antonio Cordero
Tutor: Nereida J. Duque V.
RESUMEN
La presente investigacin se orient al anlisis del control interno en eldespacho y transporte de carbn en Carbones de la Guajira, S.A. La metodologautilizada fue de tipo documental-descriptiva, tipo Observacional y de campo, siendosu diseo no experimental descriptivo. Para la tcnica e instrumento de recoleccinde datos se utiliz la tcnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, dirigido al
procedimiento de validacin de cinco (5) sujetos. La poblacin estuvo constituidapor cinco (5) empleados que estn directamente relacionados con las actividadesadministrativas y de control de la empresa. Posteriormente se lleg a las siguientesconclusiones: Se observ que la empresa no cuenta con manuales de normas yprocedimientos, el Sistema de Control Interno para el pesaje y despacho del carbn,nunca es evaluado por el Departamento de Contralora de la empresa, solo algunasveces el inventario de cierre mensual es consistente con el registro de despacho decarbn, se evidenci que la labor desarrollada por la unidad de transporte y embarqueno siempre es eficaz , que el equipo de trabajo de la mencionada unidad, no siempreposee buen grado de iniciativa propia y, como una debilidad del personal que laboraen la unidad de despacho y transporte, que no siempre alcanza las metas establecidas.
El estudio permiti establecer las siguientes recomendaciones: 1.Elaborar un Manualde Normas y Procedimientos Administrativos. 2.Garantizar la existencia de la funcinde evaluacin. 3. Establecer mecanismos y procedimientos que garanticen lageneracin y registro de informacin oportuna y confiable. 4. Disponer demecanismos de verificacin y evaluacin permanentes del Control Interno. 5.Entrenamiento, incentivos, reconocimientos y creacin de programas de ascenso alequipo de trabajo para alcanzar la eficiencia laboral, grado de iniciativa y logro demetas.
Palabras claves: Control Interno, Confiabilidad, FODA y tica.
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INTRODUCCIN
El proceso de produccin de carbn en Mina Norte se realiza a cielo abierto y
comprende las actividades de deforestacin, perforacin y voladura de estril,
transporte de estril, extraccin, trituracin y su transporte hasta los puertos de
embarques.
Las Operaciones de Mina que se realizan en Carbones de la Guajira a travs
de la Gerencia de Proteccin Integral, comienzan con la solicitud del permiso al
Ministerio de Ambiente, para poder deforestar el rea que se desea explotar, y una
vez obtenido, se procede al corte y almacenamiento de los rboles que son
inventariados, de obligatorio cumplimiento dada las normativas que establece el
Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables (MARN).
La deforestacin consiste en la remocin de la capa vegetal que recubre la
superficie donde se ubica el manto de carbn a extraer, realizada por tractores, luego
es transportada a las escombreras de capa vegetal o directamente a los lugares que
son objeto de recuperacin ambiental.
Luego se procede la extraccin del carbn, removiendo el estril que recubre
el manto por el mtodo convencional de arranque, es decir, por perforacin yvoladura. La perforacin se realiza con mquinas perforadoras rotativas, cargando
explosivos en los barrenos, mediante camiones mezcladores de explosivos. Despus
de efectuada la voladura del estril se procede a su carga y transporte con un grupo de
palas hidrulicas y una flota de camiones roqueros (diseados para cargar rocas y
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carbn), los cuales son dirigidos hacia las escombreras en donde es depositado el
material volado.
Posteriormente el manto de carbn es destapado por tractores, que escarifican
y apilan el carbn para que unas palas mecnicas se encarguen de vaciarlo en los
camiones roqueros y llevarlos al rea de trituracin o al patio llamado de remanejo,
almacenndose de acuerdo a su calidad y vuelven a transportarse de esta rea a los
puertos de embarque ubicados en el Bajo y Palmarejo, a travs de gandolas de 45
toneladas mtricas de capacidad, las cuales son sometidas a dos pesajes en una
balanza, primero vaca y despus cargada del carbn a ser transportado.
Este proceso lo inicia el Departamento de Transporte y Embarque con el
pesaje de la gandola vaca (peso tara), registrndose los resultados a travs del
Sistema de Pesaje de Gandola en una gua pre-numerada conforme a especificaciones
del Ministerio de Energa y Petrleo, luego se dirige al rea de trituracin o
almacenamiento de carbn para ser cargada, que una vez cargado el carbn, es
rociado con agua para evitar la contaminacin de polvo en su recorrido hasta elPuerto, proceso que produce un aumento del peso del carbn. La gandola cargada se
vuelve a pesar a su salida para registrar su peso bruto (Peso Tara Peso Bruto = Peso
Neto de Carga).
Finalmente, la gandola llega al puerto destino, donde nuevamente es pesada
en una balanza y el romanero registra en una nueva gua el peso de llegada, el cual
difiere con el presentado a la salida de la Mina.
Precisamente, para asegurar el cabal cumplimiento de los procesos antes
expuestos se efecta la presente investigacin, que conduzcan a determinar los
mrgenes de errores razonables propios en el carbn en virtud de su granulometra,
porcentaje de azufre, cenizas y poder calorfico.
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Por tal motivo, la finalidad de esta investigacin es el anlisis del Control
Interno en el despacho y transporte del carbn en Carbones de la Guajira, S.A.
Para alcanzar este objetivo, la investigacin est estructurada en cuatro
captulos que representan las fases ejecutadas para el logro de este estudio.
El Captulo I est dirigido al planteamiento del problema, el objetivo general y
los objetivos especficos del estudio, su justificacin y delimitaciones.
El Captulo II comprende el marco terico del estudio, y en este orden, se
exponen los antecedentes de la unidad de anlisis de la investigacin y sus
fundamentos tericos, revisiones bibliogrficas existentes y seguidamente se expone
una breve referencia de los trminos bsicos para terminar con la presentacin
conceptual y operacional de la unidad de anlisis en estudio.
El Captulo III describe los aspectos metodolgicos que permiten al
investigador estudiar con propiedad la realidad vinculada al problema, determinandoel tipo de investigacin, su diseo, la poblacin a la cual se dirigen los instrumentos
para la recoleccin de datos, explicndose tambin las tcnicas elegidas para la
interpretacin de los resultados.
El Captulo IV comprende la presentacin y discusin de los resultados,
obtenidos de acuerdo con el contexto establecido anteriormente.
Finalmente, la investigacin culmina con la presentacin de las conclusiones
correspondientes a los objetivos alcanzados, actividades realizadas y los resultados
obtenidos.
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CAPTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
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CAPITULO I
EL PROBLEMA.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Debido al xito obtenido por Carbones del Guasare, Carbones del Zulia(CARBOZULIA), filial de PDVSA, se comienzan a realizar en 1991 estudios y
exploraciones con apoyo de empresas nacionales y extranjeras para determinar las
reservas carbonferas de la zona, dndose inicio al proyecto Mina Norte.
Mina Norte, despus de la fase exploratoria finalizada en 1992, recopila la
informacin de las exploraciones, para establecer las reservas probadas y estimadas
del proyecto. Una vez determinadas las reservas, se comienza a tramitar lapermisologa legal, ambiental y de minas, proceso que se inicia en 1993 y finaliza en
1994 con el otorgamiento del permiso ocupacional territorial.
Ya establecidos los requisitos legales, Carbones del Zulia (CARBOZULIA) y
Carbones del Mar (CARBOMAR) firmaron en junio de 1.994, un convenio
definitivo de asociacin para la explotacin de carbn en Mina Norte, dando origen a
Carbones de la Guajira S.A.(CBG) ubicado en el Municipio Pez del Estado Zulia, la
cual fue constituida en agosto de 1994 para la exploracin y explotacin de
yacimientos de carbn. De acuerdo con la distribucin accionara de CBG estipulada
en el referido convenio, Carbozulia participa con un 36% y Carbomar con un 64%.
CBG tiene como misin extraer, mercadear y comercializar carbn de
acuerdo con la normativa legal en el mbito nacional e internacional, preservando las
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condiciones del medio ambiente y brindado un servicio eficaz, incluyendo la minera
y el procesamiento, mercadeo y transporte del carbn, extrados de los yacimientos dela zona Mina Norte.
En el mes de Abril del ao 1.995 se da inicio al despacho de carbn desde la
boca de Mina Norte, donde las unidades se cargan en los patios de remanejo de
carbn, y el transporte o despacho corra por cuenta de las empresas negociadoras del
mineral (INTER AMERICAN COAL HOLDING Y GUASARE COAL
INTERNACIONAL), sin que esto ocasionara para Carbones de la Guajira, S.A., un
riesgo de control en las operaciones de despacho y transporte de la produccin.
A partir del mes de octubre del ao 2000, Carbones de la Guajira, S.A. asume
la responsabilidad de despacho y transporte del carbn, surgiendo la necesidad del
Control Interno en estas reas, como consecuencia de las diferencias que arrojan las
balanzas de pesajes que se realizan en la Mina antes de su salida, en relacin a la de
su llegada en los Puertos. Asimismo, en las toneladas despachadas en la Mina y la
conciliacin permanente con las cantidades recibidas por los Puertos El Bajo yPalmarejo, adicionalmente la inconsistencia entre los valores de los inventarios
fsicos y los tericos en los cierres mensuales.
Por lo antes expuesto, se hace necesario analizar el sistema existente, para
llegar a conocer las diferencias y minimizar los mrgenes de errores que son propios
en el carbn, por su granulometra, porcentaje de azufre, cenizas y poder calorfico.
1.1. FORMULACIN DEL PROBLEMA
Una vez planteada la situacin y conocido el propsito del estudio, el
problema se formul a travs de la siguiente interrogante:
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Cul es el Sistema de Control Interno adecuado para el despacho y transporte
del Carbn de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.?
1.2. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA
Cul es el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la
Guajira, S.A. para el despacho y transporte del carbn de Mina a los Puertos Bajo
Grande y Palmarejo?
Cules son los Controles Internos aplicados en el despacho y transporte
del carbn en Carbones de la Guajira, S.A.?
Cul es el nivel de confiabilidad entre las Unidades de Despacho en la
Mina de Carbones de la Guajira, S.A. y Recepcin en los Puertos Bajo Grande y
Palmarejo?
Cules son las debilidades y fortalezas en el Sistema de Control Interno
del despacho y transporte del carbn en Carbones de la Guajira, S.A.?
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
2.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar el sistema de Control Interno en el despacho y transporte del
Carbn de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la
Guajira, S.A. en el despacho y transporte del carbn de Mina a los Puertos Bajo
Grande y Palmarejo
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Determinar los controles internos aplicados en el despacho y transporte del
carbn a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.Determinar el nivel de confiabilidad en el despacho y transporte del Carbn
de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
Analizar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno en el
despacho y transporte del carbn de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
3. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN
En virtud del problema planteado, Carbones de la Guajira, S.A., requiere del
anlisis de control interno en el despacho y transporte del carbn, con el fin de
optimizar el proceso y detectar oportunamente las desviaciones que puedan colocar
en posicin de riesgo su produccin, y la responsabilidad de entrega final oportuna
del carbn en el mercado. Es por ello que, debe conocerse la situacin actual de
dicho control interno y la estructuracin o composicin del sistema, as como lasvariables que de una u otra forma inciden en el.
Estos aspectos representan hoy en da un valor terico relevante, ya que
mediante un conocimiento pleno de las variables que conforman el sistema de control
interno en Carbones de la Guajira, S.A., pueden establecerse las estrategias que
permitan alcanzar las metas en la organizacin.
De lo anteriormente sealado, se desprende el valor social del estudio, ya que
las empresas exportadoras de carbn optimizaran sus resultados conociendo sus
debilidades en las reas mas criticas involucradas en el proceso de control.
Cabe sealar, que desde el punto de vista metodolgico, tambin conlleva un
valor importante, en virtud de que pondr de manifiesto algunos aspectos que
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faciliten el control de una manera participativa, en donde todos los integrantes de la
organizacin se sientan comprometidos con la preservacin de un sistema queasegure la eficiencia operativa con un slido control interno.
As mismo, esta investigacin pretende ser un elemento motivador para que
otros investigadores no solo establezcan las variables de control necesario en las
organizaciones, sino que les inserten en los procedimientos operativos para que a
mediano plazo formen parte de la cultura organizacional.
4. DELIMITACIN
Para encausar la problemtica objeto de estudio, la investigacin se delimitar
en espacio, tiempo y contenido.
En el nivel espacial la investigacin ser realizada en las instalaciones de la
empresa Carbones de la Guajira, S.A. ubicada en la Mina Norte, Sector el BrillanteJurisdiccin de la Parroquia Elas Snchez Rubio, Municipio Pez, Estado Zulia.
En el nivel temporal la investigacin se cumplir desde el 1 de junio 2004
hasta el 31 de octubre de 2005.
En cuanto a contenido el estudio se realizar con los datos e informes de
gestin suministrados por el Departamento de Control Interno, Auditoria Interna, y
Gerencia de Transporte y Embarque de Carbones de la Guajira, S.A., y los reportes
de recepcin en los Puertos El Bajo y Palmarejo.
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CAPTULO II
MARCO TERICO
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CAPITULO II
MARCO TERICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
Investigaciones realizadas con anterioridad constituyen antecedentesimportantes al actual anlisis, por estar relacionadas directamente con el sistema de
Control Interno, la cual es el objeto de estudio de la presente investigacin, y entre
ellas se mencionan las siguientes:
Daz, (1998), realiz un estudio sobre el Control Interno de Sistemas de
Informacin Computarizados de LUZ, cuyo objetivo fundamental se bas en el
diseo de un modelo de Control Interno de sistemas de informacin computarizados
para la Universidad del Zulia, que sirva de gua en materia de Control Interno a los
niveles gerenciales, los analistas de sistemas, los programadores, los entes de control
y los usuarios en el desarrollo, implementacin y funcionamiento de los sistemas de
informacin computarizados.
La metodologa utilizada fue de carcter descriptivo y analtica, y consisti en
la elaboracin de un anlisis documental y bibliogrfico y la realizacin de
entrevistas a funcionarios vinculados a la materia estudiada, con el propsito de
obtener la informacin necesaria para abordar el anlisis objeto de estudio.
Los resultados de la investigacin permitieron el diseo de un modelo de
control que no pretendi ser simplista, y tenia una tendencia eminentemente
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operativa, se pretendi suministrar una alternativa de control aplicable en las
condiciones actuales de la institucin y de otras con caractersticas similares en elrea de sistemas de informacin.
Se concluyo que la nica alternativa eficaz para prevenir daos en la
organizacin vinculadas con los sistemas de informacin, fue inicial en el corto plazo
un proceso de iniciacin e implantacin que contemplaba el adiestramiento del
personal y el diseo de polticas, normas y procedimientos de Control Interno de
sistemas de informacin computarizados.
As mismo, el Diagnostico y diseo de un modelo de control para el recibo,
almacenamiento y despachos en los depsitos de proyectos de Maraven Barraquero.
Autores; Lic. Jersn A. Shallman J. y el Ing., Juan B. Escarazo F. Maracaibo Mayo
de 1995 para optar al titulo de Magster.
Resumieron con que el recibo, almacenamiento y despachos de materiales es
un proceso operacional enmarcado dentro de la logstica industrial que se realizo enla industria petrolera y datan desde la llegada de las compaas trasnacionales, en
algn momento y como consecuencia de la falta de un modelo de control, estos
procesos sufrieron desviaciones que causaron un sobrecosto en las operaciones, bien
sea por demoras en los recibos y despachos, o por deficiencia en el almacenamiento.
El estudio tuvo como objeto el diagnostico y diseo de un modelo de control
para el recibo y despachos de materiales, el cual fue elaborado como producto del
diagnostico de los procesos involucrados, teniendo como visin las actividades
inherentes a los proyectos de la industria petrolera nacional.
La metodologa empleada fue descriptiva, y segn el propsito aplicada, ya
que el diagnostico se realizo mediante anlisis y revisin de los procesos a travs de
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las entrevistas realizadas a cada uno de los responsables de las actividades inherentes
a la investigacin.
De las conclusiones obtenidas se derivaron las recomendaciones a implantar
incluyendo el modelo de control objeto de esta investigacin.
Del mismo modo, se tomo la Evaluacin del Control Interno de los
inventarios en supermercados, realizado por la Lic. Adriana Morn Vsquez, en
Maracaibo noviembre de 1998, para optar al ttulo de Especialista Mencin Auditoria.
El propsito de la investigacin consisti en analizar la eficiencia del sistema
de Control Interno, relacionados con los inventarios de un supermercado, con la
finalidad de proponer una estrategia de evaluacin y seguimiento de los controles
internos de la empresa, que permitieran la definicin de sus reas criticas, lo cual
permiti a la gerencia analizar el desempeo de las operaciones relacionadas con tan
importante componente de sus estados financieros.
La metodologa de investigacin utilizada fue la descriptiva, basada en un
amplio anlisis documental y bibliogrfico, realizando entrevistas al personal de la
empresa vinculados al rea estudiada que permitieran obtener informacin necesaria
para llevar a cabo el desarrollo del tema objeto de estudio.
Los resultados de la investigacin mostraron como la existencia de un sistema
de Control Interno dbil relacionado con los inventarios, afect el buen
funcionamiento de las operaciones de este tipo, haciendo que los resultados esperados
en el ao no sean los adecuados, y se tomen decisiones sobre situaciones que
presentan errores y problemas de mala informacin.
La participacin de la Gerencia en implementacin de nuevos controles
internos y en el seguimiento de los ya existentes, es de vital importancia para las
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mejoras de sus operaciones. El empleo de nuevas estrategias para el manejo, control y
almacenamiento de las mercancas para la venta contribuyeron a fortalecer un buensistema de Control Interno. Las palabras claves fueron Ambiente de Control, Sistema
de Control Interno, e inventarios.
2. BASES TERICAS
Para la fundamentacin terica se realiz un anlisis crtico de las nociones
del sistema de Control Interno que es la unidad analtica objeto de estudio de esta
investigacin, la cual permite obtener mayores conocimientos relacionados con la
materia.
2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO. CONCEPTO.
Dentro de esta perspectiva, Catcora (1996), seala que:
Un sistema de Control Interno se establece bajo la premisa delconcepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer elControl Interno disea pautas de control cuyo beneficio supere el costopara implementar los mismos.
De acuerdo al Investigador, el Sistema de Control Interno comprende el plan
de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de
una institucin que le permitan preservar sus activos, verificar la confiabilidad de los
datos contables y determinar la ejecucin adecuada de los procesos establecidos por
la alta Gerencia.
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2.2. REVISIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Segn Moreno (2004), la revisin del sistema es:
Principalmente un proceso de obtencin de informacin respecto a laorganizacin y a los procedimientos establecidos, con objeto de quesirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluacindel sistema. La informacin requerida para este objetivo se obtienenormalmente a travs de entrevistas con el personal apropiado del entey mediante el estudio de documentos tales como manuales deprocedimientos e instrucciones al personal.
La informacin relativa al sistema es documentada en forma de cuestionarios,resmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripcin o
circuito administrativo y adaptndose a las circunstancias o preferencias del contador
pblico. Con el objeto de verificar la informacin obtenida, a veces se adopta el
procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a travs del
sistema. Esta prctica, adems de ser til para el propsito indicado, permite que las
partidas seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de
cumplimiento.
2.3. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Sostiene Martnez (2003), que el auditor debe saber lo siguiente:
Cules son los objetivos que persigue cada control, o qu pretendecada control, para poder Analizarlo o entenderlo, y as poderdeterminar cundo ese control es efectivo o simplemente no se
cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control.
Martnez (2003) con relacin a este punto agrega que:
Conocer los objetivos del sistema del control interno resultaimportante para poder controlar su funcionamiento, de los cuales citacuatro:
o Proteccin de los activos del patrimonio.o Obtencin de informacin adecuada.
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o Promocin de la eficiencia operativa.o Estimular la adhesin a las polticas de la direccin.
Tambin menciona Martnez (2003) que:
El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonableseguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que elpatrimonio est resguardado contra posibles prdidas o disminucionesasignadas por los usos y disposiciones no autorizadas, y que lasoperaciones o transacciones estn debidamente autorizadas yadecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:
(a) La preparacin de los estados contables de acuerdo a normas contables.(b) Reportes o informes de gestin de realidad aceptable.
2.4. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Considera Moreno (2004), las siguientes caractersticas:
(a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de lossistemas contable, financiero, de planeacin, de informacin yoperaciones de la respectiva entidad;
(b) Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, laresponsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema deControl Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura ymisin de la organizacin;
(c) En cada rea de la organizacin el funcionario encargado dedirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediatode acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
(d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es laencargada de Analizar en forma independiente el Sistema de Control
Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para mejorarlo;(e) Todas las transacciones de las entidades debern registrarse enforma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita prepararinformes operativos, administrativos y financieros.
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2.6. MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO
Para Martnez (2003), en relacin a este punto menciona que:
El Sistema de Control Interno de cada empresa est diseado parasatisfacer las necesidades especficas de sus objetivos de organizacin,operacin y direccin, pero existen aspectos generales que deben estarpresentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran lossiguientes:
(a) Establecer lneas claras de responsabilidad.(b) Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo detransaccin.(c) Subdivisin de funciones.(d) Realizar auditorias o comprobaciones internas.(e) Diseo adecuado de documentos y registros.(f) Las computadoras y el Control Interno.(g) El costo del control.
Martnez (2003) al respecto resalta que:
Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecucin,autorizacin y control, una slida y adecuada independencia entre: losempleados, las secciones, los departamentos y las gerencias. Llevadoeste concepto al nivel individual, se tendra que: ninguna persona debecontrolar todas las fases de una operacin, sin la intervencin de unosu otros individuos que provean un control recproco. De maneracontraria, quien manejara las operaciones y su registro al mismotiempo, podra generar errores y fraudes cuyo descubrimiento serasumamente importante o muy difcil de detectar.
Es por ello que, segn Martnez (2003), seala que:
Se hace evidente la necesidad de no realizar en forma paralela lasfunciones de operacin y registro por una misma persona o sector,
pero se incorpora otro elemento que corre tambin paralelo a losmencionados, la custodia. Quien tenga a su cargo la funcin deguardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de valores similares obienes materiales, no puede ejercer las funciones de operacin y deregistro.
Una vez lograda la separacin de funciones dentro del ente, se debe continuar
con la asignacin de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que
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ambos acten de acuerdo con lo preescrito en las polticas emanadas por la direccin
superior.
De esta manera, para asumir una responsabilidad, esta debe contener la
necesaria autoridad proveniente o delegada del rgano superior inmediato al que
recibe la responsabilidad. Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar
perfectamente definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales,
instrucciones, entre otros, perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto
o dualidad en cuanto a su interpretacin.
Cundo la direccin de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a
alcanzar o cumplir; un adecuado plan de organizacin; delegacin de funciones,
responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control necesarios
para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organizacin tienda al logro de los
objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o alteraciones que sufre el
patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del sistema de informacin del
ente.
2.7. ANLISIS FODA. CONCEPTO.
El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las
palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, (en ingls SWOT:
Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats).
Segn D'andrea (2004), el anlisis FODA es una herramienta estratgica que
se utiliza para conocer la situacin presente de una empresa. Es una estructura
conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y
las fortalezas y debilidades internas de la organizacin.
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complejas. El SWOT da un marco de referencia para, al menos, tenerla certeza de que no se escapen aspectos importantes.
Manifiesta Lewis, tambin citado por Hendricks (1999), que es necesario
realizar el anlisis SWOT al preparar el plan comercial de cada ao.
Por su parte, Fry, igualmente nombrado por Hendricks (1999), considera que:
El SWOT es un buen instrumento para explicar la estrategia de laempresa a inversionistas, clientes e interesados y en esencia, el mismoconsiste en una lluvia de ideas acerca de variables clave que afectan ala compaa y lo recomienda al calcular los planes estratgicos parauno o varios aos y los destinados a hacer cambios en el ambiente dela empresa.
2.8. OBJETIVOS DEL ANLISIS FODA
Segn Glagovsky (2003), el objetivo del Anlisis FODA es:
Convertir los datos del universo (segn lo se perciba) en informacin,
procesada y lista para la toma de decisiones (estratgicas en este caso).En trminos de sistemas, se tiene un conjunto inicial de datos(universo a analizar), un proceso (anlisis FODA) y un producto, quees la informacin para la toma de decisiones (el informe FODA queresulta del anlisis FODA).
Contina expresando dicho autor que, se tiene que distinguir en un sistema:
1. Lo relevante de lo irrelevante
2. Lo externo de lo interno
3. Lo bueno de lo malo
Adems, con relacin a este punto Glagovsky (2003), agrega que:
La relevancia es el primer proceso y funciona como filtro: no todomerece ser elevado a componente del anlisis estratgico. Es sentidocomn ya que en todos los rdenes de la vida es fundamentaldistinguir lo relevante de lo irrelevante. En FODA este filtro reduce el
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universo de anlisis disminuyendo la necesidad de procesamiento (queno es poca cosa).
2.9. PROPSITOS DEL ANLISIS FODA
De acuerdo con D'andrea (2004), el propsito fundamental de este anlisis
es potenciar las fortalezas de la organizacin para:
(a) Aprovechar oportunidades.
(b) Contrarrestar amenazas.
(c) Corregir debilidades.
Seala D'andrea (2004), que:
Las amenazas y oportunidades se identifican en el exterior de laorganizacin, en su contexto. Esto implica analizar:
(a) Los principales competidores y la posicin competitiva queocupa la empresa entre ellos.(b) Las tendencias del mercado.(c) El impacto de la globalizacin, los competidores internacionalesque ingresan al mercado local y las importaciones y exportaciones.(d) Los factores macroeconmicos sociales, gubernamentales,legales y tecnolgicos que afectan al sector.
As mismo sostiene D'andrea (2004) que:
Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de laorganizacin. Para ello deben considerarse:(a) Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa.(b) Eficiencia e innovaciones en las acciones y los procedimientos.
(c) Capacidad de satisfacer al cliente.
De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003), el
Anlisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el xito del
negocio. Deben resaltarse las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al
compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades
y amenazas claves del entorno.
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Para los mencionados autores, lo anterior significa que el anlisis FODA
consta de dos partes: una interna y otra externa.(a) La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su
negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algn grado de control.
(b) La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas
que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aqu se tiene que
desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para
minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o
ningn control directo.
As mismo sostienen que, para las Fortalezas y Debilidades deben
considerarse reas como las siguientes:
(a) Anlisis de Recursos: Capital, recursos humanos, sistemas de informacin,
activos fijos, activos intangibles.
(b) Anlisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratgicos,
creatividad
(c) Anlisis de Riesgos: Con relacin a los recursos y a las actividades de laempresa.
Anlisis de Portafolio: La contribucin consolidada de las diferentes
actividades de la organizacin.
2.10. CONTROL INTERNO
Dentro de este orden de ideas, Catcora (1996), expresa que el Control
Interno:
Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistemacontable, el grado de fortaleza determinar si existe una seguridadrazonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros.Una debilidad importante del Control Interno, o un sistema de Control
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As mismo, Holmes (1994), lo define como "una funcin de la Gerencia que
tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitardesembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern
obligaciones sin autorizacin".
Con respecto al Control Interno para Redondo (1993), establece que "se debe
hacer un estudio y una evaluacin adecuada del Control Interno existente, como base
para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarn los
procedimientos de auditoria".
Infiere el Investigador que el Control Interno es el sistema nervioso de una
empresa, ya que abarca toda la organizacin, diseado nicamente para hacer frente a
las necesidades de una empresa especfica. Incluye mucho ms que sistema contable
y cubre cosas tales como: las prcticas de empleo y entrenamiento, control de calidad,
planeacin de la produccin, poltica de venta de auditoria interna. Toda operacin
lleva implcito el Control Interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es
miembro activo de su ejecucin. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de controldebe funcionar dentro de ella.
2.11. PROPSITO DEL CONTROL INTERNO
Segn Meigs (1994), el propsito del Control Interno es:
Promover la operacin, utilizar dicho control en la manera de
impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organizacin". De esto sepuede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa,los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones,presentndose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa,vindose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidospor la Gerencia.
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2.12. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Segn Moreno (2003), manifiesta que:
El Control Interno no es ms que un plan de organizacin de todos losmtodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuadaadministracin ante posibles riesgos que los afecten; Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas lasoperaciones promoviendo y facilitando la ejecucin de las funciones yactividades definidas para el logro de la misin institucional; Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacinestn dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestinorganizacional; Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y desus registros; Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar ycorregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y quepuedan afectar el logro de sus objetivos; Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de suspropios mecanismos de verificacin y evaluacin; Velar porque la entidad disponga de procesos de planeacin ymecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional.
2.13. FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO
Para Martnez (2003), seala que la finalidad del control interno es:
Comprobar si la organizacin encuentra, cumple o alcanza losobjetivos que persigue. Adems, para que un plan de organizacin
satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:
1. Simple: en su estructura bsica, en su interpretacin y desde el punto devista de su costo, es decir, del factor econmico.2. gil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios,provenientes del mundo dinmico donde se desarrolla, y que pueda asimilarsin daar lo que perdura, expresado en otras palabras sera, adaptarse a losconstantes cambios que fluctan en la vida diaria de la organizacin.3. Imperativo: el plan debe permitir la implantacin de lneas deactividad, responsabilidad y control.
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2.14. MISIN DEL CONTROL INTERNO
Para Catcora (1996), el Control Interno tiene como misin ayudar en la
consecucin de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las
metas especficas planteadas que sin duda alguna mejorar la conduccin de la
organizacin, con el fin de optimizar la gestin administrativa.
Sin embargo, es importante sealar que, para que un Control Interno rinda su
cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, gil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo
y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificacin del mismo puede ser
preventiva o de deteccin para que sea originaria.
2.15. ALCANCE DEL CONTROL INTERNO
Al respecto Martnez (2003), manifiesta que:
El alcance de Control Interno est dado por todo el mbito de laempresa, y los problemas que se generan al controlar las actividadesque tienen origen en los distintos sectores de la organizacin, segn lastareas que estos desarrollan, como, por ejemplo: las funciones deregistro, fabricacin, ventas, compras, despacho, tesorera, finanzas,entre otras.
As mismo, seala que el mtodo de control existente en las empresas incluye
la comparacin de una actuacin real, con una accin pronosticada, tal como un
objetivo, estndar de actuacin o regulacin previa. En cada caso o situacin, el
sistema, mtodo o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o
anlisis de lo que est sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvos o
errores, poder obtener la explicacin lgica de por qu esos hechos ocurrieron, y,
finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.
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2.16. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin del Control
Interno:
(a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, as
como la formulacin de planes operativos que sean necesarios;
(b) Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la
ejecucin de los procesos;
(c) Adopcin de un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes;
(d) Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
(e) Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos;
(f) Direccin y administracin del personal conforme a un sistema de mritos y
sanciones;
(g) Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de ControlInterno;
(h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestin
de las entidades;
(i) Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin
y el control;
(j) Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin;
(k) Establecimiento de programas de induccin, capacitaciny actualizacin de
directivos y dems personal de la entidad;
(l) Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.
2.17. CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO
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De acuerdo con lo mencionado Martnez (2003), los Controles Internos
pueden clasificarse de la siguiente manera:(a) Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registroscontables; preparacin oportuna de la informacin financiera contable;beneficio y minimizacin de costos innecesarios, evitar expansin al riesgo nointencional, prevencin o detencin de errores e irregularidades;aseguramiento de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas;descargo de responsabilidades legales.
(b) Por jurisdiccin: Control Interno contable; Control Internoadministrativo.
(b.1) Control Interno Contable: Consiste en los mtodos,procedimientos y plan de organizacin que se refieren sobre todo a laproteccin de los activos y asegurar que las cuentas y los informesfinancieros sean contables. Son las medidas que se relacionandirectamente con la proteccin de los recursos, tanto materiales comofinancieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de losregistros y la confiabilidad de la informacin contable.
(b.2) Control Interno Administrativo: Son procedimientos y mtodosque se relacionan con las operaciones de una empresa y con lasdirectivas, polticas e informes administrativos. Son las medidasdiseadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tiene
relacin directa con la confiabilidad de los registros contables.(c) Por mtodos: controles preventivos; controles de deteccin.
(d) Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo desistemas; controles de autorizacin e informacin, controles del sistema decontabilidad; controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisinde la administracin; controles documentales.
2.18. TCNICAS DE CONTROL INTERNO
Las tcnicas de Control Interno pueden clasificarse ligeramente en tcnicas de
prevencin y de descubrimiento.
2.18.1. TCNICAS DE PREVENCIN
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Son las que estn destinadas a proporcionar seguridad razonable de que
nicamente se reconocen y procesan transacciones vlidas. Como ejemplo detcnicas de prevencin pueden citarse:
(a) Autorizacin supervisora de las transacciones de ajustes;
(b) Procedimientos de contrasea para restringir el acceso a terminales en lnea,
programas decomputadorasy archivos;
(c) Balance, transaccin por transaccin, en un sistema en lnea;
(d) Verificacin y validacin de los datos entrados en un sistema de computador;
(e) Exploracin de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un
sistema;
(f) Segregacin y rotacin de los deberes de entrada y procesamiento; y
(g) Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepcin.
2.18.2. TCNICAS DE DESCUBRIMIENTO
Son las que estn destinadas a proporcionar certeza razonable de que sedescubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:
(a) Conciliacin de informes de balance por lote con registros cronolgicos
mantenidos por los departamentos originarios;
(b) Conciliacin de conteos cclicos del inventariocon los registros permanentes;
(c) Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
(d) Revisin y aprobacin de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo
maestro;
(e) Auditoria interna;
(f) Comparacin con planes ypresupuestosde los resultados que se informan;
(g) En transacciones contables, conciliacin con el mayor general de los saldos de
los mayores auxiliares;
(h) Conciliacin de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro;
y
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(i) Revisin de los registros cronolgicos de transacciones y de acceso en lnea.
2.19. CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS
De acuerdo a Autor Annimo www.monografias.com/trabajos16 (2004), se
pueden dividir en Controles de usuario y de procesamiento electrnico de datos
(PED).
2.19.1. CONTROLES DE USUARIOS
Es un control manual, debido a que su realizacin no utiliza funciones y
programas computarizados. El control esta diseado para verificar el resultado de
procesos computarizados, aunque su modo de realizacin es manual. Un ejemplo de
ello ocurre cuando el Departamento de Facturacin enva al PED para que procese la
informacin.
2.19.2. CONTROLES DE PED
Tales controles contienen cuatro componentes:
(a) Procedimiento de Acceso y de Desarrollo. Estos dos procesamientos generan
informacin inherente que se produce en los intercambios.(b) Procedimiento de Seguimiento. Este sistema asegura que los errores y asuntos
identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.
(c) Funcionamiento de los Programas de Controles
(d) Los mecanismos de control deben funcionar en funcin al objetivos en que
estos fueron creados.
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2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED
En un control de usuario la atencin del auditor debe centrarse en los
procedimientos de indagacin y cumplimiento de detalles sobre las tareas que
desarrolla el personal responsable del control.
Pero si el control lo hace un PED, entonces se deben analizar los componentes
de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los
programas.
2.20. CONTROL INTERNO Y TICA PROFESIONAL
Las normas ticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema
de control interno. El no acatarlas conduce al desvo de recursos, divulgacin deinformacin confidencial y otros hechos delictivos. Aqu la labor del contador es un
factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.
Con relacin a este aspecto Martnez (2003) seala que:
La tica profesional est definida como un conjunto de normas queorientan la conducta de los miembros de una determinada profesin.Adems, agrega que existen dos teoras que estn siendo utilizadaspara la solucin de los problemas ticos de la contabilidad: la teora
del utilitarismo y la teora de las reglas deontolgicas. El utilitarismose basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor cantidad depersonas (nfasis en la consecuencia de la accin y no en las reglas),ya en la visin deontolgica prevalece el nfasis en las acciones delprofesional y no en las consecuencias propiamente dichas.
Contina expresando Martnez (2003), lo siguiente:
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La conducta tica es el cemento que une las partes al todo. Formaparte del cdigo de todas las profesiones. Es fcil tomar decisiones
ante un comportamiento tico y uno no tico pero desdichadamentemuchas veces existen situaciones que estn en la frontera de la tica,surge el conflicto si existe presin para llevar a cabo la accin.
Agrega que el Sistema de Control Interno se desarrolla y vive dentro de la
organizacin, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su
estructura interna y comportamiento; adems debe contar con un grupo humano
idneo para las funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o
adelantos tecnolgicos adecuados.
Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estratgicos donde practicar el control, para vigilar su
cumplimiento o rendimiento en forma espordica y concentrarse en los desvos o
excepciones a lo predeterminado, para analizarlo en cuanto a su magnitud e
importancia, en ultima instancia, realizar una accin que tienda a corregir sus desvos
o irregularidades.
2.21. DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE AFECTAN EL
CONTROL INTERNO. CONDICIONES.
Segn Cartategui (2003), manifiesta lo siguiente:
Las condiciones especficas que se sealan a continuacin, podranindicar la presencia de debilidades en el ambiente del Control Interno,
que an cuando no las abarque todas, el auditor debe considerar:
(a) Estilo de trabajo de la administracin.(b) Estructura orgnica de la institucin o entidad.(c) Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad.(d) Seguimiento y sistematicidad.(e) Efectividad del trabajo de Auditoria interna.(f) Poltica laboral.
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(g) Mtodos de control sobre el cumplimiento de la legislacin estableciday regulaciones.
(a) Estilo de Trabajo de la Administracin
El estilo de trabajo de la administracin se refleja en los controles internos y
en todo el ambiente general del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo
en cuenta este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en:
a. La falta de administracin en los controles internos y en el ambiente de control
donde funcionan estos.
b. Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante
los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse tambin desde el punto de vista
contable.
c. Una administracin resistente y justificativa ante las recomendaciones de los
auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de control administrativo
u otros.
d. Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las reas econmica,financieras y administrativas.
e. El empleo y elaboracin de informaciones imprecisas o poco confiables.
Ejemplo: Balances y estados financieros, entre otros.
f. Inestabilidad y falta de atencin al personal de las reas econmicas y
administrativas.
g. Sobrevaloracin o subestimacin de los estados financieros y los resultados
que estos arrojan y falta de anlisis objetivo de los mismos.
h. Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditoria,
debido a falta de documentacin, respuestas evasivas o desconocimiento.
a. Estructura Orgnica de la Institucin.
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Cuando la estructura orgnica es inapropiada y no est acorde con el objeto
social y los objetivos generales y especficos para los que fue creada, sucede que nopodr responder a las complejidades de sus funciones y operaciones, por tanto:
a. Inhibe la segregacin de funciones para lo que fue creada.
b. Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia
sobre los activos.
c. Cuando se producen cambios de estructura administrativa, pueden derivarse de
stos desorden en la organizacin.
d. Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar que las
responsabilidades operativas no coincidan con la divisin de las funciones.
e. La delegacin de la responsabilidad y autoridad es inapropiada.
f. La falta de definicin y comprensin de la autoridad existe en todos los niveles
de la organizacin.
g. La incompetencia o falta de experiencia del personal de las reas econmicas y
otras, sobre quien recae la responsabilidad del registros de las operaciones.
h. Falta de supervisin y control del trabajo que se realiza.
i. Exceso de carga de trabajo.
j. Procedimientos no establecidos o inadecuados.
k. Actividades dirigidas y controladas por una sola persona.
o Mtodos para asignar Responsabilidad y Autoridad.
a. Cuando las estructuras de una institucin no son adecuadas, se dificulta o se
hace imposible la asignacin correcta de las responsabilidades y con ello la
delegacin de la autoridad, en especial para aquellos asuntos relacionados con:
objetivos, metas y funciones operativas.
b. No permite la descripcin correcta del trabajo de sus especialistas y la
adecuacin de las funciones y responsabilidades de cada uno.
o Seguimiento y Sistematicidad.
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3. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS
AMENAZAS: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin. Correa, Fernando
(2004).
AUDITORIA: Examen objetivo, sistemtico, profesional e independiente, aplicado a
una organizacin por un auditor competente. Cepeda, G. (1997).
CARBN: Mineral proveniente de restos de vegetacin acumulados como plantas
en pantanos o en lagunas. La acumulacin de limos y otros sedimentos, junto con
movimientos en la corteza terrestre enterraron estos pantanos y turberas. A medida
que iban quedando enterradas, las plantas fueron sometidas a elevadas temperaturas y
presiones, las cuales causaron cambios fsicos y qumicos en la vegetacin,
transformndolas, con el correr de los tiempos en carbn. Franco Seplveda,
Giovanni (2004).
CONTROL: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en buen
camino. Fontt, I. (2001).
DEBILIDADES: Son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable
frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, entre otras. Correa, Fernando
(2004).
TICA: Parte de la filosofa que trata de la moral y de las obligaciones del hombre.
El Auditor cuenta con su propia tica profesional para el desarrollo de sus funciones.
Cepeda, G. (1997).
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FORTALEZAS: Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los
que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que secontrolan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, entre otras. Correa, Fernando (2004).
MINERA A CIELO ABIERTO: Se refiere a una minera en superficie donde se
extrae un mineral en incremento de la economa de acuerdo a su profundidad.
Franco Seplveda, Giovanni (2004).
OPORTUNIDADES: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que
permiten obtener ventajas competitivas. Correa, Fernando (2004).
PROCEDIMIENTOS: Establecen el orden cronolgico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. Por lo tanto
un procedimiento muestra como deben hacerse las labores, en que momento hacerlas
y quien debe realizarlas. Moreno (1994).
UNIDAD ESTRATGICA DE NEGOCIOS (UEN): Es un solo negocio de la
empresa o un conjunto de sus negocios relacionados entre s, al que la empresa puede
hacerle planeamiento separadamente del resto de la compaa, tiene sus propios
competidores y se encuentra a cargo de un gerente responsable de su operacin y de
sus resultados econmicos, a quien la casa-base le asigna objetivos de planeacin
estratgica y recursos apropiados. Uch Portal de estudiantes de recursos humanos
(2003).
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4. DEFINICIN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA VARIABLE.
4.1. CONTROL INTERNO.
DEFINICIN CONCEPTUAL. Conceptualmente se define el Control
Interno como el plan de organizacin de todos los mtodos y medidas coordinadas
adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas
para cada empresa. Fuente: Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de
Venezuela (1994).
DEFINICIN OPERACIONAL. Operacionalmente es el mecanismo
tendiente a verificar si el sistema de control interno establecido en el plan de
organizacin adoptado por la empresa para proteger y salvaguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones,promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesin a
las prcticas ordenadas para cada empresa, se cumplen.
4.2.- OPERACIONALIZACIN DE LA VARIABLE.
La operacionalizacin de la variable con sus dimensiones, indicadores y
tcnicas de recoleccin de datos, se muestra en el Cuadro 3 que se presenta a
continuacin:
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Cuadro 1
OPERACIONALIZACIN DE LA VARIABLE
Objetivo General: Analizar el Control Interno en el despacho y transporte del
carbn de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
Fuente: (Cordero, 2005).
VARIABLE OBJETIVOS
ESPECIFICOS
DIMENSIONES INDICADORES TCNICASRECOLEC-CION DEDATOS
Caracterizar el sistemade Control Internoutilizado por Carbonesde la Guajira, S.A. enel despacho ytransporte del carbnde Mina a los PuertosBajo Grande yPalmarejo
Sistema deControl Interno
MecanismosRevisin
CaractersticasLimitaciones
Medidas
Determinar loscontroles internosaplicados al despachoy transporte del carbna los Puertos BajoGrande y Palmarejo.
Controlesinternos
ClasificacinObjetivosElementosFinalidad
CONTROL
INTERNO
Determinar nivel deconfiabilidad ensistema de despacho enla Mina y recepcin enel Puerto.
Nivel deconfiabilidad
Etica ProfesionalTcnicas de C.I.
Analizar fortalezas ydebilidades del sistemade control interno en eldespacho y transportede carbn de Mina aPuerto.
Anlisis Foda Fortalezas yDebilidades
Entrevistasy
Observacin
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CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
Las bases metodolgicas implican para el investigador el cumplimiento de un
proceso ordenado orientador del estudio con el fin de establecer los hechos y
fenmenos que caracterizan al objeto y constituyen el soporte fundamental de lainvestigacin. En consecuencia, en el marco metodolgico del objeto de estudio se
explican los procedimientos y tcnicas utilizadas en la ejecucin de la investigacin.
1. TIPO DE INVESTIGACIN.
Para llevar a cabo la labor de indagacin y dilucidar el problema planteado, se
realizo una investigacin de tipo documental-descriptiva, por cuanto fue
indispensable la revisin de fuentes documentales primarias referidas al rea,
especialmente libros de Auditoria y de las fuentes secundarias, que aportan
informacin derivada de las fuentes primarias, tales como ponencias e
investigaciones diversas de Internet.
En este sentido, la investigacin documental como proceso cientfico es
definida por Fino y Nava (1996), como un proceso sistemtico de bsqueda,
seleccin, lectura, registro, organizacin, descripcin, anlisis e interpretacin de
datos extrados de fuentes documentales existentes en torno a un problema, con el fin
de encontrar respuestas e interrogantes planteados en cualquier rea del conocimiento
humano.
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siguiendo lo expuesto por Chvez (1994), se orienta a recolectar informacin
relacionada con el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenmenos, talcomo se presentan en el momento de su recoleccin.
La finalidad de los estudios documentales es recolectar informacin a partir de
documentos escritos y no escritos, susceptible de ser analizados y pueden clasificarse
como investigaciones cualitativas o cuantitativas.
El presente estudio es una investigacin documental de carcter cualitativa y
Chvez (1994), considera que:
La investigacin documental de carcter cualitativa, se fundamenta enla revisin bibliogrfica. En la gran mayora de los casos, se base encontenido de orden terico, en los cuales se deben reflejar lasposiciones coincidentes y contradictorias de los enfoques o tendenciasanalizadas, as como la posicin independiente del investigador.
Segn (Chvez, 1994) la investigacin es de tipo Observacional y se define
como el estudio en el cual el investigador solo puede descubrir o medir el fenmeno
estudiado, no puede modificar o voluntad ninguno de los factores que intervienen en
el proceso.
Asimismo, de acuerdo a Namhira y Otros, (1984), citado por Chvez, (1994),
segn el perodo en que se recolecto la informacin, la investigacin fue
Retrospectiva, ya que la informacin existe, por lo que se tomo informacin pasada,
buscando conceptualizarla.
Por otro lado, esta investigacin se considera de campo por cuanto se realiza
en el mismo lugar donde se encuentra la poblacin analizada, asimismo, se
desarrolla mediante la extraccin de los datos en el ambiente laboral donde se
desarrollan los hechos a lo cual, Hurtado de Barrera (1998), agrega que el estudio de
campo comprende el trabajo investigativo donde se producen los hechos.
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Por lo tanto, esta investigacin se tipifica como Transversal, por cuanto la
variable ser medida en una sola oportunidad, obviando situaciones anteriores oposteriores al objeto de estudio.
Chvez (1994) afirma que la investigacin Transversal es aquel estudio que
mide una vez la variable. Se miden los criterios de unos o mas grupos de unidades en
un momento dado, sin pretender Analizar la evolucin de sus unidades.
3. POBLACIN
La poblacin de estudio constituye el universo de la investigacin sobre el
cual se pretende generalizar los resultados, adems de estar constituidas por
caractersticas que le permiten distinguir los sujetos unos de otros.
Segn Chvez (1994) la poblacin de un estudio es el universo de la
investigacin sobre la cual se pretende generalizar los resultados. Esta constituida porcaractersticas o estratos que permiten distinguir en sujetos unos a otros.
Segn Tamayo y Tamayo (1994), la poblacin es la totalidad del fenmeno a
estudiar en donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la cual
se estudia y da origen a los datos de la investigacin.
De esta manera, la poblacin de esta investigacin estuvo constituida por
cinco (5) empleados, pertenecientes a los departamentos de transporte y embarque,
administracin, contabilidad y control interno, distribuidos en la forma siguiente, un
(1) jefe de contabilidad, un (1) jefe de Transporte y Embarque, un (1) jefe y un (1)
auxiliar de control interno, un (1) jefe de administracin de control interno.
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Por consiguiente, la poblacin es considerada finita y accesible, siendo esta la
razn por la cual no fue necesario determinar una muestra.
4. - TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS.
De acuerdo con Arias (1997), las tcnicas de recoleccin de datos son:
Las distintas formas, maneras de obtener informaciones, es decir, seexplica el procedimiento, lugar y condiciones de las mismas. Sonejemplos de tcnicas de observacin directa, la cual en sus dosmodalidades (entrevistas y cuestionarios), el anlisis documental, elanlisis de contenido.
Segn Bavaresco (1997) Las tcnicas de recoleccin de datos conducen a la
verificacin del problema planteado, es decir, la tcnica descansa en observacin bien
sea directa (simple o experimental), documental o bibliografa mediante encuestas
(cuestionario, entrevistas y escala de actitudes).
De acuerdo a Sierra (1995), expone que:
La observacin directa es la inspeccin y estudio realizado por elinvestigador, mediante el empleo de sus propios sentidos,especficamente de la vista, con o sin ayuda de aparatos tcnicos de loscasos y hechos de inters social tal como son o tiene lugarespontneamente en el tiempo, y con arreglo de las exigencias de lainvestigacin cientfica.
Al respecto Ander (1975), seala que:
La entrevista estructurada toma la forma de un interrogatorio en el cuallas preguntas se plantean siempre en el mismo orden y se formulancon los mismos trminos. Se realizan sobre la base de un formulariopreviamente preparado y estrictamente normalizado.
Se empleo la tcnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, ajustado a
los objetivos especficos de la investigacin, adems del anlisis documental; ste
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ltimo incluy la revisin del material bibliogrfico y tesis anteriores referidas al
objeto de estudio propuesto.
El instrumento que se utilizo estuvo basado en el cuestionario, con 30
(treinta) tems que comprenden preguntas cerradas, todas presentaron cuatro (4)
alternativas de respuestas: Siempre - Casi siempre - Algunas veces - Nunca. (Ver
Anexo No. 1.)
Como expone Finol (1993), la investigacin de tipo de anlisis documental,
es aquella consistente en el manejo y procesamiento de materiales bibliogrficos,
especficamente libros y otros, en los cuales la lectura constituye la base de su
anlisis.
5. TRATAMIENTO ESTADSTICO DE LA INFORMACIN
Para procesar la informacin, se emplearon anlisis cualitativos ycuantitativos de los datos, que se realizaron a travs de estadsticas descriptivas,
promedios, porcentajes, basndose en cuestionarios formulados a las personas
encuestadas.
6. VALIDEZ DEL INSTRUMENTO
Para la validacin del cuestionario, es decir, probar la exactitud con la cual los
instrumentos miden realmente lo que se pretende medir, se utiliz la tcnica de juicio
de expertos. En tal sentido se consultaron cinco especialistas en el rea.
Sobre esta materia, Hernndez y otros (1999) sealan que la validez del
contenido se refiere al grado con el que el instrumento diseado refleja el dominio
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especifico del contenido de lo que se pretende medir en la investigacin objeto de
estudio.
Por su parte Chvez (1998), describe la validez del contenido como:
La correspondencia del instrumento con su marco terico, por lo queno expresa en trminos de ndice numrico, dado que se basa en lanecesidad de discernimiento y juicios independientes entre expertos,quienes analizan cuidadosamente y crticamente la totalidad de losreactivos de acuerdo con el rea especifica del contenido terico.
7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
Segn Chvez (1998), expone que:
En la investigacin del tipo cualitativo es necesario el tratamiento de lainformacin estadstica de los datos. En este orden, cuando se elaborel estudio estadstico de los datos se incluy la informacin tal cualcomo fue emitida por la poblacin, de acuerdo a su respectivainterpretacin, fundamental especialmente en la calidad de la misma.
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CAPITULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
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CAPTULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
Una vez culminada la etapa de recoleccin de informacin se procedi a la
elaboracin tcnica con la finalidad de dar a los datos recopilados las caractersticas
necesarias para la obtencin de interpretaciones significativas para la investigacin.
Dimensin: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Revisin
tems N (1) El sistema de control interno adoptado por la institucin le permite
verificar oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte?
Tabla No. 1 A
a) Siempre b) Casi Siemprec) Algunas
Veces d) NuncaItemsfi % Fi % fi % fi %
Total
1 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5
Grafico 1 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Frecuencia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
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Interpretacin:
De los 5 entrevistados, 2 contestaron siempre y 3 casi siempre, es decir que el
40 % de los entrevistados considera que el sistema de control interno adoptado por la
institucin, siempre le permite verificar oportunamente la confiabilidad del despacho
en las unidades de transporte, lo que quiere decir que esta prctica permite considerar
el sistema de despacho de las unidades de transporte, dentro de las pruebas de
cumplimiento, segn lo establecido por Moreno (2004).
De acuerdo con la opinin del autor de sta investigacin, el hecho de que el
60% de los entrevistados contestan la opcin casi siempre, significa que el sistema de
control interno adoptado por la institucin debe reforzarse con nuevos mecanismos
alternos que le permita verificar oportunamente las unidades de transporte.
Dimensin: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Revisin
tems N (2) Existen manuales de normas y procedimientos de control para el
proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa?
Tabla No. 2 A
a) Siempreb) Casi
Siemprec) Algunas
Veces d) NuncaItemsfi % fi % fi % fi %
Total
2 2 40,00% 0,00% 3 60,00% 0,00% 5
Grafico 2 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Frecuencia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
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Interpretacin:
De los 5 entrevistados, 3 contestaron algunas veces y 2 casi siempre, es decir
que el 60 % considera que existen algunas veces manuales de normas y
procedimientos de control para el proceso del pesaje y despacho del carbn en la
empresa. Al respecto, Moreno expone que la revisin del sistema es principalmente
un proceso de obtencin de informacin respecto a la organizacin y a los
procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de
cumplimiento y para la evaluacin del sistema. La informacin requerida para este
objetivo se obtiene normalmente a travs de entrevistas con el personal apropiado del
ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e
instrucciones al personal.
Segn la opinin del autor de este estudio, considera que si el 60% de los
entrevistados que respondi la opcin algunas veces, significa que las bases para las
pruebas de cumplimiento y evaluacin del sistema estn referenciadas sobre la
experiencia y la rutina diaria y no sobre manuales de normas y procedimientos decontrol para el proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa.
Dimensin: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Objetivos
tems N (3) El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbn
permite cotejar las unidades despachas en minas con las unidades recibidas en
puerto?
Tabla No. 3 A
a) Siempreb) Casi
Siemprec) Algunas
Veces d) Nuncatemsfi % fi % fi % fi %
Total
3 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5
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Grafico 3 - A
0
1
2
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Pregunta Items
Frecuencia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 algunas veces y 1 nunca,es decir que el 60 % considera que el sistema de control interno para el pesaje y
despacho del carbn siempre permite cotejar las unidades despachas en minas con las
unidades recibidas en puerto y al respecto, Martnez agrega que conocer los objetivos
del sistema del control interno resulta importante para poder controlar su
funcionamiento, y dentro de los cuales cita la proteccin de los activos del
patrimonio, la obtencin de informacin adecuada, la promocin de la eficiencia
operativa y Estimular la adhesin a las polticas de la direccin.
A este respecto, el autor de esta investigacin opina que el 20% de los
entrevistados que contesto algunas veces y el 20% que respondi la opcin nunca, al
observar estos resultados se evidencia que en un 40% no esta promovida la eficiencia
operativa que proporcione la estimulacin a la correccin oportuna de desviaciones,
por lo tanto el sistema de control interno habr que reforzarlo.
Dimensin: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Objetivos
tems N (4) El proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa, est
establecido en forma clara y precisa?
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Tabla No. 4 A
a) Siempre b) Casi Siempre c) AlgunasVeces d) NuncaItemsfi % Fi % fi % fi %
Total
4 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5
Grafico 4 - A
0
1
2
3
Pregunta Items
Frecuencia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 1 casi
siempre, es decir que el 40% siempre y otro 40% algunas veces, considera que el
proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa, est establecido en forma
clara y precisa.
De acuerdo con la opinin del autor de este estudio, considera que el 40% de
los entrevistados que respondi la opcin algunas veces, al observar dichos resultados
se demostr que el proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa, no est
establecido en forma clara y precisa, por lo cual deber complementarse con una
explcita distribucin de funciones de cada cargo en el proceso.
Dimensin: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Caractersticas
tems N (5) El sistema de pesaje y despacho del carbn est integrado con el
Sistema Contable de la empresa?
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Dimensin: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Caractersticastems N (6) El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbn es
evaluado peridicamente por el Departamento de Contralora de la empresa?
Tabla No. 6 A
a) Siempre b) Casi Siemprec) Algunas
Veces d) Nuncatemsfi % Fi % fi % fi %
Total
6 1 20,00% 1 20,00% 1 20,00% 2 40,00% 5
Grafico 6 - A
0
1
2
3
Pregunta Items
Frecuenci
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 1 contesto que siempre, 1 casi siempre, 1 algunas
veces y 2 nunca, es decir que el 40% considera que el sistema de control interno para
el pesaje y despacho del carbn nunca es evaluado por el Departamento de
Contralora de la empresa, para lo cual considera Moreno que la Unidad de Control
Interno o quien haga sus veces es la encargada de analizar en forma independiente el
Sistema de Control Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para
mejorarlo.
A este respecto opina el autor de esta investigacin, que el 40% de los
entrevistados que respondi la opcin nunca, con dicho resultado se constato que el
sistema de pesaje y despacho del carbn, no es evaluado peridicamente por el
Departamento de Contralora de la empresa. Esto a su vez no permite hacer
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correcciones ni recomendaciones oportunas para su mejora, igualmente cabe destacar
que las verificaciones o confirmaciones pueden no resultar eficientes ya que sondetectadas en periodos diferentes a su ocurrencia sin aportar valor agregado a las
mismas.
Dimensin: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Medidas
tems N (7) El Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los
despachos de carbn a puerto segn las guas de carga emitidas por el sistema de
pesaje?
Tabla No. 7 A
a) Siempreb) Casi
Siemprec) Algunas
Veces d) Nuncatems
fi % fi % fi % fi %
Total
7 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5
Grafico 7 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Frecuencia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 2 nunca,
es decir que solo el 60% considera que el Departamento de Contabilidad registra
exacta y oportunamente los despachos de carbn a puerto segn las guas de carga
emitidas por el sistema de pesaje, para lo cual considera Martnez, que el Sistema de
Control Interno de cada empresa est diseado para satisfacer las necesidades
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especficas de sus objetivos de organizacin, operacin y direccin, pero existen
aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales seencuentra el establecimiento de procedimientos de control para procesar cada tipo de
transaccin.
De ac
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