View
734
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 1/22
Universidad de Oriente
Núcleo de Nueva Esparta
Escuela de Hotelería y Turismo
Programa Licenciatura en Administración y Contaduría Públicas
Asignatura: Sistemas de Procedimientos Administrativos y Contables
Realizado por:
Cárdenas, Patricia C.I: 20.536.777
Malaspina, Mercedes C.I: 20.535.849Medina, Yennifer C.I; 19.897.891
Rincones, Emilza C.I: 20.111.779
Salazar, Sarahí C.I: 19.585.653
GUATAMARE, JUNIO DE 2011
Sistemas de
Ventas
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 2/22
Ventas
Es una orientación administrativa que supone que los consumidores nocomprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos
que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la
existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios,
aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea
vender.
Objetivo
Permitir todas las operaciones de venta que por diferentes conceptos realice
la empresa con su cartera de clientes. Está encargado de contratar a promotoras,
vendedores, supervisores y llevar control de inventarios de productos de cada una
de las sucursales.
Este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a través de su
buena gestión la empresa puede vender. Es el departamento encargado de
vender, distribuir y dar seguimiento de las diferentes rutas (colmados,
supermercados, cafeterías).
Sistemas de Ventas
Son sistemas de información usados en marketing y administración que
automatizan algunas funciones de ventas y de administración de fuerzas de venta.
Son frecuentemente combinadas con un sistema de información de marketing.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 3/22
SISTEMA DESCRIPCIÓN
Nivel
Organizacional
Procesamiento de
Pedidos
Dar entrada, procesar y registrar
pedidos
Operativo
Análisis de Mercado
Identificar clientes y mercados
utilizando datos demográficos, de
mercados, comportamiento del
consumidor y tendencias
Conocimiento
Análisis de Fijaciónde Precios
Determinar precios para productosy servicios
Administrativo
Pronóstico de
tendencias de ventas
Preparar pronósticos de ventas a 5
años
Estratégico
Un sistema de ventas tiene como objetivo:
Automatizar procesos: Automatización es la tecnología que trata de la aplicación
de sistemas mecánicos, electrónicos y de bases computacionales para operar y
controlar la producción. Esta tecnología incluye: herramientas automáticas para
de esta manejar automáticamente el material y los sistemas de almacenamiento,
siempre y cuando exista un sistema de inspección automática para el control de
calidad de tal manera que ayude en el aprovechamiento y control de procesos de
la computadora para que sea más fácil y rápida la toma de decisiones y la
colecta de información.
Proporcionar información: Consiste en la salida de datos, otorgar el material que
arroje el sistema para posteriormente realizar la toma de decisiones que
conlleven al logro de los objetivos de dicho sistema y por ende de la organización
en conjunto.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 4/22
Lograr Ventajas competitivas: Conjunto de atributos de una empresa (y de sus
productos) que la distinguen de sus competidores y que son reconocibles por sus
clientes. Diferencias que le permiten a la empresa una ventaja para competir
mejor, adelantándose a la competencia y superándola. Las ventajas competitivasusualmente se clasifican en ventajas de precio, de calidad y de oportunidad.
Importancia del Sistema de Ventas
De vez en cuando, muchas empresas comerciales tienen la necesidad de
llevar a cabo, mediante la administración de ventas, una revisión de todos sus
objetivos lo que incluye una revisión sobre cómo se cumplen estos mediante susventas realizadas y su participación en el mercado. Las ventas controladas
mediante los sistemas empleados por la administración de ventas, representan un
área en la cual, la inmediata obsolescencia de todos objetivos, las políticas,
estrategias y los programas que constituyen a la administración de ventas,
resultan ser una posibilidad continua para un desarrollo mucho más eficiente.
Cada empresa comercial tiene por tarea realizar con regularidad una
evaluación sobre el enfoque estratégico de la administración de ventas; en este
caso particular, los recursos con los que cuenta una empresa son dos: la revisión
del índice de las ventas y la auditoria de ventas.
La eficiencia de la administración de ventas no necesariamente se
revela siempre a través de los índices de ventas actuales y las utilidades que la
misma genera.
Habitualmente, los buenos resultados que se obtengan por la administración
de ventas pueden ser consecuencia de que la misma fue aplicada en el lugar
correcto y en el momento apropiado, y no a que la administración haya sidodesarrollada en una manera eficiente. Las mejoras que se puedan aplicar en la
administración de ventas pueden llegar a aumentar todos los resultados,
provocando que pasen de regulares a buenos y hasta excelentes, y por último no
queremos dejar de lado el hecho de que muchas veces la administración de
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 5/22
ventas puede tener malos resultados a pesar de haber sufrido de una
excelente planificación.
Las ventas son vitales, no sólo hoy sino a través de la historia económica yen el futuro, debido a una cuestión simple: si no hay ventas, no hay utilidades, no
hay rendimientos para el inversionista, no hay salario ni empleo, es decir, no hay
nada. Toda empresa, con ánimo de lucro, vive de lo que vende, ya sea una
multinacional o un pequeño productor.
Selección del Sistema de Ventas
En el pasado, la definición de sistemas de ventas era el proceso por el cual
un vendedor coordinaba la búsqueda de clientes potenciales, la presentación, el
cierre del pedido y la entrega de los productos deseados. Hoy en día, los sistemas
de ventas comprenden un sistema electrónico integrado que permite al vendedor
poner un producto en el mercado con solo pulsar un botón. Los vendedores ya no
buscan clientes; responden preguntas y sirven y dan soporte a los interesados.
Hoy en día, el vendedor puede realizar una llamada de ventas teniendo a
mano el historial de ventas del cliente, información actualizada sobre el mercado y
la competencia, especificaciones detalladas del producto, hojas de precio
actualizadas al minuto, informes del estado de inventario y cualquier otro dato
necesario para cerrar la venta. Y todo ello se hace utilizando un sistema de ventas
automatizado de alta tecnología. Y es posible gracias a la disponibilidad de
ordenadores portátiles cada vez más potentes que almacenan enormes
cantidades de información y soportan módems de alta velocidad, conexiones
celulares, transmisión sin cable y software de última generación. El vendedor que
dispone de una conexión directa con la oficina puede pasar los pedidos en tiempo
real.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 6/22
Los sistemas de venta automatizados pueden ingresar investigación y
gestión de datos, publicidad (utilizando marketing directo), distribución y servicio al
cliente para identificarlo y el comportamiento de dicho cliente. El resultado final es
la posibilidad de configurar un sistema de ventas que equilibre la tecnologíamoderna con la interacción humana de demanda del cliente en un solo paquete
que satisfaga los objetivos venales.
Otra forma de sistemas de ventas es un formato totalmente electrónico
conocido con el nombre de sistema experto. Estos sistemas descansan sobre una
lógica preprogramada que toma automáticamente decisiones respecto a la
probabilidad de que el cliente acabe convirtiéndose en una venta. Su inteligencia
artificial le permite definir y seleccionar los clientes que compraran los productos.
Utilizando los recursos de los sistemas de información de marketing, deberá
construir un sistema de ventas automatizado completamente integrado que se
centre en los siguientes elementos:
Gestión de base de datos (selección de listas- adquisición y combinación de
datos, identificación del cliente y predicciones de compra).
Ventas- generación de leads (producción, distribución e informes). Proceso de pedidos (entrada de pedidos, gestión de cobros, envíos,
informes de cambios de inventario y comunicaciones).
Soporte de clientes y servicios,
Funciones de la Administración de ventas
Por lo general, toda empresa comercial dedica un sector de la misma a quese dedique a la administración de ventas, y precisamente esta actividad de la
administración es llevada a cabo por el departamento de ventas de dicha entidad
empresarial.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 7/22
La función de la administración de ventas es llevar a cabo la
planeación, ejecución y control de todas aquellas actividades relacionadas
con las ventas. Debido a que durante la instrumentación de los planes
correspondientes que suelen aplicarse en la administración de ventas, se sucedenmuchas sorpresas, ya que por lo general, el departamento de gestión de ventas
debe realizar el seguimiento y control constante de todas las actividades que giren
en torno a la administración de ventas. A pesar de esta necesidad lógica, muchas
compañías suelen emplear algunos tipos de procedimientos de control que
resultan inadecuados.
Incluso, se han encontrado algunos factores determinantes que respectan aestos procedimientos de control para la gestión de ventas de los cuales podemos
decir que, por ejemplo, las pequeñas empresas en su mayoría, cuentan con
menos controles que las grandes empresas y llevan a cabo un trabajo que resulta
mucho más eficiente que les permite fijar claramente todos los objetivos
perseguidos, como también, establecer los sistemas mediante los cuales se puede
medir la eficiencia de la gestión de ventas. Por otra parte debemos destacar que
menos de la mitad de las empresas comerciales conocen las utilidades de todos
sus productos individuales.
Además, solo una tercera parte de las compañías comerciales no posee
procedimientos regulares que pertenecen a la revisión realizada por toda
administración de ventas y que sirve para localizar y eliminar aquellos productos
que resultan débiles en la competencia comercial. También es importante que se
tenga en consideración que casi la mitad de las empresas no logran conseguir una
correcta comparación entre sus precios y los de la competencia, tampoco analizar sus costos de distribución ni analizar las causas por las cuales, cierto porcentaje
de su mercancía es devuelta; además de los que acabamos de mencionar, son
otros los aspectos más importantes de los cuales se tiene que encargar la
administración de ventas, por ejemplo, la misma debe realizar evaluaciones
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 8/22
correspondientes a la efectividad que tiene la publicidad en la que se ha invertido
para la difusión de los productos, y también es importante que se encargue de
revisar todos los reportes en cuanto a los niveles de ventas. Por lo general, es
común que la administración de ventas se enfoque en el control de los objetivosque posee la organización comercial, paralelamente a los resultados obtenidos por
la rentabilidad de ventas. La administración de ventas tiene la capacidad de
identificar aquellas zonas que resultan problemáticas y además recomienda
algunas acciones a mediano y corto plazo.
En síntesis las funciones de la Administración de Ventas se pueden resumir
de la siguiente manera:1. Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los
productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o
aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación
de los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los
productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto,
de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre.
2. Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la
cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina
estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los
productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y
métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo,
los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de
ventas.
3. Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con lascondiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método
de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las
sucursales y entrega de los pedidos.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 9/22
4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son
esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la
distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores
al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario queel gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para
determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período
de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir,
todo lo relacionado con la práctica crediticia.
5. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la
ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador
del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular elvolumen probable de ventas y sus costos para todo el año.
6. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del
consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es
fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe
recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y
tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la
investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos,
territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas,
costos de venta y de operación.
7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda
de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los
mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba
los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones
presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la
publicidad en colaboración con los comerciantes.8. Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de
las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las
metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades
de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 10/22
personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los
presupuestos y el control de los agentes de ventas.
9. Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas
cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos,establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la
empresa vendedora para tal servicio.
10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con
estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de
entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas
de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.
11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente elproceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los
agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión,
motivación y control.
12. Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los
gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los
procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los
miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a
los jefes de las diversas secciones de este departamento.
Características Generales del Sistema de Ventas
Características
Precisión: Permite obtener la información correcta y aquella que sea de carácter
relevante para el sistema.
Capacidad de Proceso: permite sistematizar la información de manera másrápida.
Concisión: Permite la posibilidad de realizar resúmenes.
Disponibilidad: Acceso a la información en cualquier momento que se desee.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 11/22
Seguridad: Evita la perdida de información, de manera que se puede proteger a
sus clientes.
Políticas
Normas o lineamientos que deben utilizarse para la obtención de los
objetivos, son las normas por las cuales se rige la empresa las cuales dependen
de la misma.
Cada empresa adapta sus políticas en el Departamento de Ventas
dependiendo de sus necesidades, entre las cuales se pueden mencionar, por
ejemplo:
y Todo el personal del Departamento de Ventas debe ser femenino.
y El personal debe tener facilidad de expresión y buena presencia.
y Ofrecer a los clientes activos un descuento desde el 5% al 12%, dependiendo
de la cantidad del producto comprado, cuando el pago sea de contado.
y Brindar al cliente activo el incremento de días para el pago de las facturas que
pueden comprender desde 06 a 20 días, dependiendo del monto total de la
factura.
y Como parte del incentivo hacia los vendedores del Departamento de Ventas, se
le permitirá optar por una comisión del 5% del total de la Factura cuando sean
cobradas en la fecha de vencimiento de la misma u optar por rifas trimestrales
en artículos del hogar.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 12/22
Ubicación jerárquica
El módulo de venta es uno de los módulos más importantes en todo elsistema, esto debido a que toda empresa depende de sus ingresos para poder
funcionar correctamente, es por esto que sin las ventas no existiría dicha empresa,
dependiendo de los ingresos de la empresas se sabrá si va a existir ganancia o
pérdida. La distribución física puede ser un medidor entre el éxito y el fracaso en
los negocios. En esta etapa se pueden realizar los ahorros más importantes
debido a que el intercambio se facilita por medio de las actividades que ayuden a
almacenar, transportar, manipular y procesar pedidos de productos.
La distribución física implica la planeación, la instrumentación y el control
del flujo físico de los materiales y los bienes terminados desde su punto de imagen
hasta los lugares de su utilización, con el fin de satisfacer las necesidades de los
clientes a cambio de una ganancia. El mayor costo de la distribución física
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 13/22
corresponde al transporte, seguido por el control de inventario, el almacenaje y la
entrega de pedidos con servicios al cliente.
Los representantes de ventas se encuentran entre el activo más productivo
y costoso de una compañía y un aumento en su número incrementará tanto las
ventas como los costos.
En la organización se presenta la siguiente jerarquización:
CONTABILIDAD
- Contabilidad General.
- Contabilidad de Costos.
- Contabilidad Multidimensional.- Presupuestos.
Finanzas
- Cuentas por pagar.
- Bancos.
- Caja.
- Control de financiamiento.
Ventas y Distribución
- Ventas.
- Facturación.
- Despacho.
- Cuentas por cobrar.
- Cobranzas.
Contratos y Servicios.
- Contratos.
- Pedidos de servicios.
- Facturación.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 14/22
- Cuentas por cobrar.
- Cobranzas.
Logística.
- Requisiciones.
- Compras.
- Almacenes.
- Toma de inventario.
Activo Fijo.
- Administración de Activos.
- Obras en Curso.
- Resolución de Terrenos.
- Calculo de Depreciación.
Procedimientos
Módulo De Pedidos De Venta
Módulo De Facturación
Módulo De Cuentas Por Cobrar
Módulo De Manejo De Almacenes Y Reparto De Mercadería
Módulo De Reportes
Módulo De Catálogos
Aspectos generales
El Sistema Comercial es una poderosa herramienta mediante la cual se
pueden realizar las funciones de administración y control del proceso de Ventas y
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 15/22
distribución para empresas comercializadoras de productos. Cubre las funciones
de:
· Toma de pedidos
· Ventas (pre-venta, auto-venta, puntos de ventas, etc)· Análisis de créditos y cobranzas
· Manejo de existencias
· Facturación
· Despacho y reparto de mercadería
· Comisiones
· Estadísticas de ventas
· Generación de asientos contables de ventas· Cobranzas y financiación de ventas.
Maneja múltiples compañías, localidades y almacenes, es bi-monetario y
completamente parametrizable y configurable.
El sistema está preparado para soportar la utilización de terminales
portátiles de captura de datos para los procesos de venta y manejo de almacenes.
La información de ventas se puede analizar multidimensionalmente mediante el
uso de herramientas de Business Inteligence.
Descripción del sistema
El Sistema Comercial cuenta con diversos módulos que permiten realizar de
manera eficaz el control y seguimiento del ciclo comercial, desde el ingreso del
pedido, pasando por la aprobación, facturación, despacho, cobranzas,administración de cartera, manejo de Concesiones y Consignaciones brindando
consultas y reportes para su gestión, llevando en todo momento un control de
auditoría para cada operación efectuada en el sistema.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 16/22
Modulo de pedidos de venta
Esta funcionalidad posibilita realizar la toma de pedidos de los clientes, ya
sea mediante el uso determinales portátiles (terminales PALM donde se registra lapre-venta) o directamente con el sistema, automatizando tareas manuales y
eliminando documentación innecesaria, con el objetivo de aumentar la
productividad de la fuerza de ventas. Los pedidos pueden seguir diversos flujos de
procesos dentro de la organización, según como se hayan establecido las ³Reglas
del Negocio´ y los atributos propios del pedido. Estos atributos pueden ser entre
otros, el tipo de pedido (contado, crédito, etc.), el límite de crédito del cliente (por
cliente o por corporación), la categoría del cliente (excelente, bueno, regular omalo), los documentos vencidos del cliente, los cheques devueltos y las letras
protestadas, etc.
El módulo de pedidos permite la administración y control de los pedidos de
venta. Cubre las funciones de:
· Registro
· Administración
· Calificación (crédito - débito)
· Asignación manual de stocks (compromiso del stock disponible)
· Atención de back orders (para atención parcial de los pedidos).
· Anulación del back orders
El ciclo de cada pedido de venta dependerá de las condiciones de venta
(crédito, contado, etc.) y del cliente (categoría y límite de crédito), estas funciones
y parámetros son configurables de acuerdo a las políticas de cada empresa.
En el "Registro de Pedidos" se ingresa toda la información de las
condiciones de pago pactadas con el cliente, moneda, el vendedor que realizó la
venta, así como la zona de despacho y listas de precios vigentes. Contiene
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 17/22
además la información de los descuentos asociados a cada artículo, cantidades y
precios, descuentos por el total del pedido, gastos asociados.
Para aquellos pedidos que están retenidos en consulta o pendientes deaprobación por algún motivo (Excedió la Línea de crédito, cliente moroso o con
cheques devueltos y/o con documentos protestados) existe un proceso
denominado "Calificación de Pedidos" que hará que los pedidos sean aprobados y
pasen al proceso de facturación y despacho.
También es posible realizar la "Asignación de stocks" que permite
comprometer parte del stock del almacén para un pedido en especial, stock que yano estará disponible para otros pedidos. De igual manera esta funcionalidad está
disponible para aquellos pedidos con atenciones parciales
Cuenta además con una serie de reportes y consultas para lograr el
seguimiento de los pedidos de acuerdo a su tipo y estado (por calificar, en back
order, facturado, despachado, etc.), facilitando el seguimiento de la atención al
cliente.
Modulo de Facturación
La función del módulo de Facturación permite la emisión manual o
automática de facturas y boletas de venta, afectando en todo momento y de
manera inmediata la cuenta corriente del cliente y la contabilidad; con este módulo
también se logra administrar y anular estos documentos.
Para la emisión es posible manejar diversas series de comprobantes de
pago según el tipo de documento y la localidad emisora.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 18/22
Él modulo incluye el manejo de comisiones de vendedores, estas se
configuran según la necesidad de cada empresa. El cálculo de comisiones se
realiza para todos los niveles jerárquicos (Jefes de Venta, Asistentes y
Vendedores) y toma como importe base el importe vendido y cobrado durante elperiodo comisionable.
Se incluyen consultas y reportes que permiten el seguimiento y control de
los pedidos pendientes de facturación de manera que el control de la atención está
garantizado. El registro de ventas puede ser emitido en todo momento pudiendo
ser expresado en moneda nacional o moneda extranjera.
Este último se encuentra actualizado con todos los requerimientos legales.
MODULO DE CUENTAS POR COBRAR
El módulo de Cuentas por Cobrar permite generar notas de crédito y débito;
asignar documentos por cobrar a vendedores, cobradores y repartidores; registrar
y administrar las cobranzas y anticipos; registrar y administrar operaciones
bancarias; procesar canjes de facturas por letras y movimiento de letras en los
bancos; Procesar canjes de facturas por documentos por cobrar; Registrar y
administrar las cobranzas y anticipo; realizar el financiamiento y renovación de
letras, y registrar y administrar otros abonos y cargos en la cuenta corriente tales
como los cheques devueltos.
La emisión de las notas de crédito y débito puede ser realizada de maneramanual o automática.
De igual forma, es posible tener diversos motivos o conceptos de nota de
crédito y débito.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 19/22
La emisión de las notas de crédito y débito puede ser realizada de manera
manual o automática manejando diversas series de los comprobantes de pago
según el tipo de documento y según la localidad emisora. De igual manera es
posible tener diversos motivos o conceptos de nota de crédito y débito tales como:
· Devolución de mercadería
· Por descuentos adicionales
· Por diferencias de precios
· Por gastos financieros
Para el caso de que el motivo de la nota de crédito sea por "Devolución deMercadería" el sistema mostrará el documento que se está devolviendo así como
sus detalles (código de artículo, cantidad e importes).
Durante el ciclo de cobranzas el sistema permite asignar los documentos
por cobrar (facturas, notas de débito, etc.) a un cobrador, vendedor o repartidor el
cual efectuará el cobro de estos documentos y liquidará diariamente en Tesorería
emitiéndose en este momento las planillas de liquidación de cobranzas y las
liquidaciones diarias de caja; Las cobranzas se pueden realizar en diferentes
monedas y de diversas formas de pago (boleta de depósito, cheque, efectivo,
anticipos, etc.). Finalizada la liquidación de caja es posible realizar operaciones
bancarias que generarán movimientos en los bancos afectando instantáneamente
el saldo de las cuentas bancarias.
Es posible realizar el canje de documentos (facturas, boletas, notas de
débito u otros cargos) por documentos financieros teniendo éstas diversosvencimientos e importes calculados automáticamente por el sistema. De igual
manera se pueden efectuar refinanciaciones y renovaciones de letras que están
vencidas o por vencer.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 20/22
Una vez emitido y procesado el documento financiero, queda en cartera,
pudiendo ser enviado al banco a descuento o cobranza. Para esto, el sistema
cuenta con una serie de funciones y reportes que permiten realizar el registro y
seguimiento de estos documentos.
De igual manera, el módulo de cuentas por cobrar posee una serie de
consultas y reportes que son utilizados para la gestión de la cuenta corriente de
clientes. Estos reportes son los siguientes:
· Estado de Cuenta de Clientes
· Antigüedad de Cuentas por Cobrar Detallado· Antigüedad de Cuentas por Cobrar Resumido
· Proyección de Cobranzas
· Liquidación Diaria de Cobranzas
· Liquidación Mensual de Cobranzas
· Canje de Documentos
· Aplicaciones de Anticipo y Notas de Crédito a documentos
· Documentos por Cobrar
· Cobranzas con Operaciones Bancarias
· Documentos por canjear
Modulo de Manejo de Almacenes y Reparto de Mercancía
Este Modulo permite el seguimiento y control de las guías de remisión
mediante la asignación de mercadería por transportista / zona, el registro de lasentregas efectuadas, la reprogramación, y la anulación de las guías por
mercaderías no aceptadas por el cliente.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 21/22
Así mismo, permite registrar las entregas efectuadas a los clientes
controlando la productividad del reparto.
El control de la distribución se realiza a través de la liquidación demercadería según cargo del repartidor (mercadería aceptada o no aceptada por el
cliente) y el seguimiento de guías de remisión según estado o condición del
reparto.
Opcionalmente, el sistema cuenta con funciones que permiten el uso de
terminales portátiles de radio frecuencia para facilitar las operaciones dentro del
almacén.
Modulo de reportes
Este módulo maneja los siguientes reportes:
· Lista de Precios
· Ventas anuales, mensuales y diarias por:
· Compañía
· Localidad
· Vendedor
· Zona de Venta
· Clase del Artículo
· Artículo
· Cliente
· Canales de distribución
· Localidad· Todos estos reportes presentan la información en Valor (moneda base y
alternativa) y en cantidad.
5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/trabajo-de-sistemas-de-ventas 22/22
Modulo de catálogos
La versatilidad del sistema comercial para adaptarse fácilmente a cualquier
negocio de distribución se debe en gran medida a su configuración y almantenimiento de sus tablas básicas:
· Clientes y Límite de Crédito
· Clasificación de Clientes
· Vendedores y Comisiones
· Cobradores
· Repartidores· Listas de Precios
· Zonas de Venta
· Zonas de Despacho de Clientes
· Zonas Postales
· Motivos de Nota de Crédito y Débito
· Términos de Pago
· Formas de Pago
· Monedas
· Tipos de Documentos
· Tipos de Comisión
· Tipos de Descuento
· Tipos de Venta
· Tipos de Artículos
· Países, departamentos, provincias y distritos
· Numeración de Comprobantes de Pago· Numeración de Letras
· Parámetros del Sistema
Recommended