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CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
2004
ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN 100
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
100.01 ACTAS
100.01.01 ACTAS DE CONSEJO DE DIRECCIÓN
Actas
Anexos del acta 8 X
Digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de retención en este. Transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional.
100.01.02 ACTAS DE CONTROL SANITARIO
Solicitud
Informe de visita
Formatos
20 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a eliminar
100.02 ACUERDOS
Acuerdos
Anexos de los acuerdos
10 X
Proceder a digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de retención en este. transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional
CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
100.05
CIRCULARES
Circulares normativas
Circulares informativas
4
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar aquellas de carácter informativo y transferir al archivo histórico las de carácter normativo.
100.07 CONCEPTOS JURÍDICOS
Solicitud
Concepto
5
X
Seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución y proceder a eliminar el resto los conceptos que se relacionen con contratos deben de integrarse al expediente
100.09 CONTRATOS
100.09.01 CONTRATOS
Formato Único de Hoja de Vida
Declaración juramentada de bienes y rentas
Acta de nombramiento del interventor
Acta de inicio
Acta de terminación
Certificado médico de ingreso
Acta de liquidación
Solicitud CDP
CDP
20
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución. Proceder a eliminar el resto.
CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
Solicitud RDP
RDP
Pago seguridad social(salud, riesgos, pensiones y cesantías)
Pago parafiscales caja de compensación
Certificado de Procuraduría
Certificado DAS
Certificado de Contraloría
100.09.03 CONVENIOS
Minuta del convenio
Acta de inicio
Notificación de inicio
Propuesta
Propuesta de trabajo
Acta nombramiento de interventor
Acta de requisitos técnicos generales
Fotocopia RUT
Certificado de existencia y
20
X
Una vez cumplido el tiempo el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para l institución. Proceder a eliminar el resto. .
CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
representación legal
Certificación de pagos de seguridad social salarios y prestaciones
Certificado de no ser deudor fiscal
Certificado de inhabilidades e incompatibilidades
Acuerdo municipal de creación
Acta de posesión de representante legal
Decreto de nombramiento
Estatutos de la institución
Lista del personal profesional y hojas de vida
Certificación de idoneidad para prestar servicios de capacitación
100.10 CORRESPONDENCIA
100.10.01 CORRESPONDENCIA EXTERA
Comunicaciones
Anexos
5
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar
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CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
100.10.02 CORRESPONDENCIA INTERNA
Comunicaciones
Anexos 5
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar.
100.11 HISTORIAS
100.11.02 HISTORIAS LABORALES
Acto administrativo de nombramiento
Oficio de notificación de nombramiento
Oficio de aceptación de nombramiento
Documentos de identificación
Hoja de vida ( Formato Único Función Pública)
Soportes documentales de estudio y experiencia laboral
Acta de posesión
Pasado judicial
Certificado de antecedentes penales
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de antecedentes fiscales
Declaración de bienes y rentas
100
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, hacer selección por polo de interés( conservar las de todos los directores) y transferir al archivo histórico, el resto proceder a eliminar.
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CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
Afiliaciones a régimen de salud EPS, pensión, cesantías, caja de compensación y otros
Actos administrativos
Evaluación de desempeño
Actos administrativos de retiro o desvinculación
100.12 INFORMES DE GESTIÒN
Comunicación
Informe de Gestión 5
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico el informe de dirección ya que consolida la información de las dependencias , el resto proceder a eliminar
100.13 LIBROS
100.13.04 LIBROS RADICADORES DE CORRESPONDENCIA
Cuaderno
8
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a eliminar
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CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
100.16 PLAN EDUCATIVO INSTITUCIONAL, PEI
Copia del Acuerdo
PEI
10 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al Archivo Histórico ya que constituye memoria institucional.
100.17 POLIZA DE SEGUROS ESTUDIANTILES
Póliza 20
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución. Proceder a eliminar el resto.
100.18 RESOLUCIONES
Resolución
Anexos 12 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional.
100.21 SOLICITUDES
Solicitud
Anexos
5 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar muestra aleatoria del 1% para ser transferida al Archivo Histórico, el resto del asunto proceder a eliminar.
CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
100.22 VARIOS
Solicitudes
Listas de Asistencia
Hojas de Vida
Inventario Salas de Belleza
Presentación proyectos de Trabajos
5 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central , seleccionar aquellas comunicaciones relevantes o de carácter patrimonial para la institución, el reto proceder a eliminar
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CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN ACADÉMICA 200
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S 200.01
200.01.03 ACTAS DE GRADO
Actas 50 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo central, transferir al archivo histórico para su conservación total.
200.03 CARPETA CONTROLADA
Instrucciones para el instructor
Instructivo para elaboración guía de aprendizaje
Informe de seguimiento
Presentación de la asignatura
Contenido
Programa
Guía de Aprendizaje
GANTT
Lista de Asistencia
Seguimiento de Evaluaciones
Plan de Mejoramiento
Informe de Seguimiento del interventor
Deserción
5 X
Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención ya que se han agotado sus Valores administrativos y técnicos. Además la información se recupera en la historia académica.
CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
200.09 CONTRATOS
200.09.02 CONTRATOS DE APRENDIZAJE
Minuta del contrato
Comunicaciones
Evaluación de desempeño de la práctica
Informe final de la práctica
7 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a su eliminación ya que esta información se
encuentra en el consolidado de prácticas .
200.11 HISTORIAS 200.11.01 HISTORIA ACADÈMICA
Planillas de inscripción
Documento de identidad
Certificado del último año aprobado
50 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central realizar muestreo selectivo o cualitativo de aquellos estudiantes sobresalientes o que hayan generado actividad relevante para la sociedad. Nota: los documentos que conforman el asunto se encuentran separados debe de reconstruirse el expediente para facilitar la localización de la información.
CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
200.14 MOSAICO FOTOGRÁFICO
Planilla de Fotos 5 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central , transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional
200.19 SEGUIMIENTO PEDAGOGICO
Planilla de Notas 5 X
Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención ya que se han agotado sus valores administrativos y técnicos. Además la información se recupera en la historia académica.
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CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÒN FINANCIERA 300
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
300.02 ACUERDOS
300.02.02 ACUERDOS DE PAGO
Liquidación matricula
Documento de Identidad del Estudiante
Documento de identidad del Fiador o codeudor
20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado
300.04 CERTIFICADOS DE RETEFUENTE
Certificado
Anexos
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. y la información se puede recuperar en los libros contables.
300.06 COMPROBANTES
300.06.01 COMPRANTES DE EGRESO Orden de pago
Disponibilidad Presupuestal
Certificado de compromiso
20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado.
CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
presupuestal
Comprobante de causación
Cuenta de Cobro
Visto Bueno del Interventor
Informe de interventoría
Pago Seguridad Social
300.06.02 COMPRANTES DE INGRESO
Recibo de Caja
Comprobante de Consignación
20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado
300.08 CONCILIACIONES BANCARIAS
Extracto bancario
Relación de cheques por cobro
Planilla de saldo
20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. y la información se puede recuperar en los libros
contables.
300.13 LIBROS
300.13.01 LIBROS AUXILIARES
Planilla de Movimiento Diario
20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus
valores han caducado
300.13.02 LIBROS DIARIO
Movimiento Diario
20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado.
300.13.03 LIBROS MAYOR
Movimiento Mensual
20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado.
CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________
CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
CÓDIGO Nº
ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
AC CT E D/M S
300.15 NOMINA
Hoja de ruta
Relación de abonos
Nómina
Comunicaciones
100 X El asunto se elimina al termino de retención en el archivo central ya que todos sus valores primarios han caducado
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