Unidad 1 Orgnizacion Contable

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UNIDAD 1

Introducción al estudio de la organización contable

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Organización

Definición:

• Es la estructuración técnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos, de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

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• Es dar a las partes de un todo la organización necesaria para que pueda funcionar.

• Es disponer algo adecuadamente con miras a un determinado fin.

Organización

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Importancia de la organización

• Es de carácter continuo, ya que al no cambiar la empresa perderá sus objetivos.

• Es un medio a través del cuál se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

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• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades .

Importancia de la organización

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Principios de la organización

• Objetivo• Especialización• Jerarquía• Paridad de autoridad y responsabilidad• Unidad de mando• Difusión• Amplitud o tramo de control• Coordinación• Continuidad

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a. Objetivo

• Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización, deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa .

• Cada persona adecuada en su lugar adecuado.

• Creación de puestos inútiles implica (producir + costos y esfuerzos = solo ocasionan gastos innecesarios).

• Toda organización busca la eficiencia y la simplificación del trabajo para no complicarlo

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b. Especialización

• El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

• Adam Smith (Economista Inglés-Escocés) 1723-1790 obra: La riqueza de las naciones

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c. Personaje

• Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y responsabilidad juzgan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

• La organización es una jerarquía.

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d. Paridad de autoridad y

responsabilidad

• A cada grado de responsabilidad conferido, debe comprender el grado de autoridad necesario para cumplir día a día la responsabilidad.

• Autoridad versus responsabilidad

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e. Unidad de mando

• Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.

• Órdenes de dos jefes Producen: 1. Evasión de

responsabilidades 2. Confusión 3. Ineficiencias.

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f. Difusión

• Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y proveerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

• La descripción de labores debe hacerse con demasiado detalle.

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g. Amplitud o tramo de

control• Hay un límite en cuanto al número de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas las funciones eficientemente.

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h. Coordinación

• Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

• Administrador = Buscar equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa.

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i. Continuidad

• Una vez que se le ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

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Etapas de la organización

a. División del trabajob. Coordinación

a. División del trabajo : 1. Jerarquización 2. Departamentalización :• Funcional• Por producto• Geográfica• Por clientes, entre otros.

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3. Descripción de funciones, actividades y obligaciones

• Técnica de análisis de puestos• Cuadros de distribución de

actividades• Manuales .

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c. Coordinación

• Sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonización y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

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Tipología de la organización

• Organización lineal o militar• Organización funcional o de Taylor - Dividir el trabajo y establecer la

especialización • Organización lineal o funcional• Organización staff (asesoría) - No posee autoridad solo asesora.

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Técnicas de organización a. Organigramasb. Manuales : • De políticas• Departamentales• De bienvenida• De organización• De procedimientos• De puestos, y otros c. Análisis de puestos :• Descripción de puestos• Especificación de puestos

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Condiciones que puede reunir toda

organización • Organización Metódica

• Reglas básicas de toda buena organización:

1. Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma coordinada y eficaz, para que las activida des de la empresa se desenvuelvan con el mayor provecho posible.

2. Fijar las relaciones que deben existir entre los diferentes órganos personales que con misión especial sean est able.

3. Evitar que las cosas se hagan repetidamente.

4. Disponer los datos de forma tal, que los proporc ionados por unas secciones sirvan de punto de partida de ot ra.

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Clases de organización

• Eminentemente administrativa.

• Eminentemente contable.

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Organización administrativa

Definición de organización administrativa:

• Esta se propone la perfecta distribución del trabajo que haya de realizarse, así como la racional coordinación de los diferentes elementos personales entre quienes el trabajo este distribuido.

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Al establecer un sistema de organización administrativa deberán observarse los siguientes aspectos:

• Tipos de empresas.• Volumen de operaciones.• Expansión e influencia territorial de las

actividades.• Capacidad económica.• Asignar el personal capacitado.• Otorgar las actividades que

corresponden a cada puesto.

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• Personas

• Labores y puestos a desempeñar

• Jerarquías y funciones

• Actividades

• Responsabilidad, y otros.

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Definición de empresa

• Considerando el criterio técnico, es una entidad económica dedicada a la producción de bienes o a la prestación de servicios, con la finalidad de venderlos, satisfacer un mercado y la obtención de utilidades y ganancias para ser distribuidas entre los dueños.

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Definición de empresa

• Considerando el criterio legal la empresa mercantil está constituida por un conjunto coordinado de trabajo, de elementos materiales y de valores incorpóreos, con objeto de ofrecer al público, con propósito de lucro y de manera sistemática, bienes o servicios.

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Importancia de la empresa

• En la empresa se materializan la capacidad intelectual, la responsabilidad y la organización, condiciones o factores indispensables para la producción. Existen dos ventajas básicas de la empresa:

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Existen dos ventajas básicas de la empresa• Es la última forma de realizar la

producción y las negociaciones en gran escala.

• Su organización administrativa y su constitución legal hacen de ella un organismo que ofrece garantía, por lo cual se ha ampliado el crédito y se pueden realizar obras de gran volumen a mediano y largo plazo.

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Características de la empresa

• Las características no son rígidas; más bien flexibles, difícilmente se pueden definir y señalar, no pueden existir dos empresas que tengan las mismas características; asimismo, los mismos problemas; sin embargo, se trata de generalizar ciertas características:

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Características de la empresa

• Es una persona jurídica. Es una entidad distinta a sus accionistas, tiene sus propios derechos y obligaciones establecidas por el marco legal.

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Características de la empresa

• Es una unidad jurídica. Porque tiene una finalidad lucrativa; o sea, su propósito es obtener utilidades y ganancias.

• Es una cosa mercantil. Compra para producir y produce para vender.

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Características de la empresa

• Asume la total responsabilidad del riesgo de pérdida. Esta es una característica muy importante, pues los propietarios son los únicos responsables de la marcha de la empresa. Puede haber pérdidas o ganancias, éxitos o fracasos, todo ello bajo responsabilidad de la entidad económica, que debe afrontar tales contingencias.

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¿Cómo organizar

administrativamente la empresa? • Conocer los objetivos de la empresa.

• Enumerar las actividades a realizar.

• Dividir dichas actividades en unidades compatibles.

• Asignar el personal idóneo.

• Otorgar la actividad que corresponda a cada puesto.

• Su estructura organizacional.

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Funciones básicas de la empresa

• Producción.

• Ventas.

• Finanzas.

• Recursos humanos.

Estas funciones producen unidades organizativas, por ejemplo:

• Consejo de administración.

• Director o gerente general.

• Subgerencias, y otros.

Otra forma de analizar la organización administrativa, primero se tiene las funciones siguientes:

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Los órganos de la administración

serán los siguientes: • Dueño o dueños y accionistas o

socios.

• Director presidente.

• Administrador.

• Agentes y consignatarios (ejecutores).

• Corresponsales, entre otros.

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Elementos ejecutivos (don de mando):

• Director, gerente, subgerente. –

• Empleados :

- Administrativos

- Técnicos

- Asesores

- De contabilidad

- De control, y otros.

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Plan de organización

administrativa No hay un plan uniforme o único, todo

dependerá de circunstancias, tales como:

• Importancia e índole de sus operaciones.

• Su potencialidad financiera.

• El radio de acción de sus operaciones.

• La existencia de sucursales, depósitos, entre otros.

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Debe tenerse presente que toda entidad poseerá sus propios departamentos, secciones y unidades, como las siguientes:

• Sección administrativa : - Contabilidad - Caja - Créditos y cobros, entre otr os Sección técnica : - Compras - Ventas - Publicidad - Sucursales, entre otros.

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• Sección comercial : - Producción

- Exportación

- Análisis, entre otros.

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3. Organización contable

Definiciones de organización contable :

• Es la determinación, coordinación y control de los elementos necesarios para el registro de los hechos y operaciones de las economías privadas, empresas, entidades administradoras, con la finalidad de establecer su método de investigación (Máximo Anzores).

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Definiciones de organización contable :

• Es una de las partes que comprende las organizaciones generales de la empresa, la cual tiene por objeto metodizar todas las operaciones realizadas por aquellas, para que en todo momento puedan ser reconocidas y estudiadas con elementos suficientes de juicio (Balmore Cerda Richart).

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Definiciones de organización contable :

• Es un conjunto de normas armónicamente entrelazadas que constituyen el sistema de contabilidad de una empresa. Comprende todo lo relacionado con el plan de cuentas, los comprobantes, los libros de contabilidad, la utilización de las maquinas, las rutinas de trabajo sobre los registros de las operaciones, la preparación de inventarios, Balances y Estados de Resultados (Francisco Cholvis).