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Yamel Suàrez AndereBienvenidos!!
La organización tiene diversas aceptaciones en la literatura administrativa. Una como sinónimo de empresa y la otra como fase del proceso administrativo, sobre la cual nos vamos a ocupar.
Veamos algunas definiciones sobre organización
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN
“La organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada”.
“Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas: establecer las estructuras organizacionales, delinear las relaciones o líneas de enlace que faciliten la coordinación, crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad, y fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puestos.
“La organización es el proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, en una forma tal que pueden lograr los objetivos organizacionales de manera eficiente”.
“Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismos social, con el propósito de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.
Consiste en:Consiste en:Identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignar y jerarquizar tanto los puestos
como las funciones correspondientes.
Eso sí, requiere de una
previa planeación
Su importancia radica:En su papel como promotora
de la eficiencia administrativa
Propósito y naturaleza de la organización.
La estructuración de las funciones y actividades organizacionales, mediante la generación de áreas funcionales, puestos y niveles jerárquicos que faciliten la coordinación del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribución y manejo de los recursos, así como en el logro de los objetivos organizaciones. Estos emitidos, están implícitos en lo denominado “ORGANIGRAMA”.
La organización define y orienta el trabajo en el interior de la empresa, por lo que principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.
Otros objetivos de la organización:
1. Establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la empresa.
2. Definir jerarquías, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.
3. Definir qué labor debe desempeñar cada unos de los miembros de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos.
ORGANIZACIÓN
El organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados.
Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.
Presidente
FinanzasRecursos Humanos Marketing Producción
Producción 1 Producción 2
Obrero 1
Obrero 2
Los cuadros representan trabajos distintos
Los títulos muestran el
trabajo desempeñado
Las líneas representan la relación superior-subordinado
Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.
ORGANIZACIÓN ¿Qué entendemos por una organización formal y una
organización informal?
Organización formal. Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman.
Organización informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontáneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras específicas.
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ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL
Organización Formal
- Reúne los recursos para alcanzar metas y resultados deseados
- Facilita la innovación- Utiliza la fabricación y tecnología moderna- Se adapta e influye en un ambiente cambiante- Crea valor para los propietarios, clientes y
empleados- Acomoda los desafíos de diversidad, ética,
etc.
IMPORTANCIAIMPORTANCIA
Retos organizacionales
Cinco áreas sometidas a tratamiento
1. Administración de las organizaciones en un entorno global.
2. Diseño y estructuración de las organizaciones.
3. Mejora de la calidad, empowerment y competitividad.
4. Reducción de la complejidad, incremento de la velocidad y aumento de la capacidad de reacción a los cambios del entorno.
5. Administración de la empresa según valores éticos.
Las Organizaciones como Sistemas
Teoría de sistemas:
“ Se centra en la estructura y relaciones o interdependencia entre las partes de la organizacion”
“ La organización esta formada por partes y que èstas interaccionan entre si para alcanzar los objetivos de la empresa”
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
La teoría general de sistemas o TGS, como se plantea en la actualidad se encuentra estrechamente ligada con el trabajo del biólogo alemán Ludwin von Bertalanffy, en 1925.
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
Es una herramienta que permite la explicación de los fenómenos que suceden en la realidad y que permite hacer posible la predicción de la conducta futura de esa realidad, a través del análisis de las totalidades y las interacciones internas de estas y las externas con su medio
.
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
1 ) La TGS aplica mecanismos interdiciplinarios, que permitan estudiar a los sistemas no solo desde el punto de vista analítico o reduccionista el cuál estudia un fenómeno complejo a través del análisis de sus partes, sino tambíen con un enfoque sintético e integral, que ilustre las interacciones entre las partes . ( El todo es mayor que la suma de las partes )
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
2 ) La TGS describe un nivel de construcción teórica de modelos que se sitúa entre las construcciones altamente generalizadas de las matemáticas puras y las teorías especificas de las disciplinas especializadas que en los últimos años han hecho sentir la necesidad de un cuerpo sistemàtico de construcciones teóricas que pueda discutir, analizar y explicar las relaciones generales del mundo empírico.
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
3 ) La TGS busca establecer un grado óptimo de generalidad, sin perder el contenido.
OBJETIVOS DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
Se pueden situar a diferentes grados de ambición y confianza:
a) Nivel de ambición bajo pero con alto contenido de confianza, su propòsito es descubrir las similitudes o isomorfismos en las construcciones teóricas de las diferentes disciplinas, cuando están existan, y desarrollar modelos teóricos que tengan aplicación al menos en dos campos diferentes de estudio.
b) nivel de ambición más alto pero con un contenido de confianza menor, su propòsito es desarrollar algo parecido a un espectro de teorías un sistema de sistemas que pueda llevar a cabo la función de una perspectiva que analice más que la suma de las partes en las construcciones teóricas.
c) Dado que la ciencia se divide en subgrupos, y que existe una menor comunicación entre diferentes disciplinas, mayor es la probabilidad de que el crecimiento total del conocimiento sea reducido por la pérdida de comunicación, por lo que otro objetivo de la TGS es el desarrollo de un marco de referencia de teoría general que permita que un especialista pueda alcanzar captar y comprender la comunicación de otro especialista, a través de un vocabulario común .
ENFOQUES DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
Existen 2 enfoque para el desarrollo de la TGS, estos enfoques deben tomarse como complementarios.1) El primer enfoque es observar el universo empírico y escoger ciertos fenómenos generales que se encuentren en diferentes disciplinas y tratar de construir un modelo que sea relevante para esos fenómenos.
2) El segundo enfoque es ordenar los campos empíricos en una jerarquía de acuerdo con la complejidad de la organización de sus individuos básicos o unidades de conducta y tratar de desarrollar un nivel de abstracción apropiado a cada uno de ellos, este enfoque es sistemático y conduce a un sistema de sistemas.
Las Organizaciones como Sistemas
Características de los sistemas: Holismo:
Un sistema debe considerarse como un todo. Los cambios en cualquier parte del sistema tienen impacto y le afectan en su totalidad.
Sinergia: Hace referencia al efecto interactivo de las partes
del sistema. La suma de la interacción de las partes componentes de la organización es mayor que el efecto de las partes por separado
Las Organizaciones como Sistemas
Sistemas Abiertos y Cerrados
Sistemas Cerrados: Se autoconservan y no reciben energía o recursos
externos, es decir, no necesitan interaccionar con el entorno.
Sistemas Abiertos: Los sistemas abiertos, mantienen relaciones con su
entorno.
a)Cerrados: son los que no presentan intercambio con el ambiente que los rodea.
b) Abiertos: El concepto de sistema abierto puede aplicarse a través de enfoques a diversos niveles; yendo de un microsistema hasta un suprasistema.
El modelo de sistemas abiertos
Fuentesde inputs ycondicionantes
Oportunidadescondicionantesde los outputs
E N T O R N O
E N T O R N O
ProcesosProcesos
InputsInputs TransformaciónTransformación OutputsOutputs
Áreas de contacto con el Áreas de contacto con el exterior ( Adquisición de exterior ( Adquisición de recursos): Recursos recursos): Recursos humanos, recursos humanos, recursos materiales, recursos materiales, recursos financieros e información. financieros e información.
Administración ( toma de Administración ( toma de decisiones, planificación decisiones, planificación control y estructuración): control y estructuración): producción; producción; mantenimiento y mantenimiento y adaptación.adaptación.
Áreas de contacto con el Áreas de contacto con el exterior ( Transacciones de exterior ( Transacciones de salida): Ventas de outputs, salida): Ventas de outputs, publicidad y relaciones publicidad y relaciones publicas.publicas.
SubsistemasSubsistemas
1. El S. abierto se relaciona con el ambiente y el cerrado no
2. El S. abierto cambia , crece y se adapta a el ambiente, el cerrado no
3. El S. abierto compite con otros sistemas, el cerrado no
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA
Viene del griego synistanai y significa reunir o juntar.
Conjunto de elementos interdependientes e
interactuantes, grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado.
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS
De la definición de Bertalanffy, se deducen dos conceptos; reflejando dos características básicas en un sistema:
a) propósito u objetivo
b) globalismo o totalidad
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE LOS SISTEMAS
La definición de sistema depende del interés de la persona que pretende analizarlo.
El sistema total es el que esta representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo
TIPOS DE SISTEMAS
Existe una amplia gama de tipologías para clasificar los sistemas, de acuerdo con ciertas características básicas.
1. En cuanto a su constitución los sistemas pueden ser:
a) físicos o concretos b) abstracto
SISTEMA:•Es cualquier cosa que cambie de estado.•Es un conjunto de elementos que forman un todo.
•El sistema de caracteriza por determinados parámetros, los cuales son:
ENTRADA: fuerza de arranque del sistema que provee material o la energía para la operación.
SALIDA O RESULTADO: producto final, para lo cual se reunieron los elementos, este debe ser congruente a el objetivo
PROCESAMIENTO O PROCESO: es el encargado de transformar las entradas en productos. (acción)
RETROALIMENTACION: compara el producto con el estándar establecido, su objetivo es controlar (perfecciona)
AMBIENTE: es el medio que rodea externamente el sistema , este es un recurso y a la vez una amenaza para el sistema.
ambiente
entrada salida
retroalimentación
ambienteprocesamiento
DIMENSIONES DEL DISEÑO DE LA DIMENSIONES DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACIONORGANIZACION
La Organización
Metas yestrategia
TamañoAmbiente
Cultura TecnologíaEstructura
1. Formalización2. Especialización3. Estandarización4. Jerarquía de autoridad5. Complejidad6. Centralización7. Proporción de personal
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DIMENSIONES ESTRUCTURALESDIMENSIONES ESTRUCTURALES
• La Formalización• La especialización• La estandarización
• La jerarquía de autoridad• La complejidad
• La centralización• El profesionalismo
• Proporciones de personal
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DIMENSIONES CONTEXTUALESDIMENSIONES CONTEXTUALES
• El tamaño• Tecnología Organizacional• El entorno• Las metas y estrategia• La cultura
Dimensiones estructurales: Proporcionan etiquetas para distinguir las características internas de una organización. Crean una base para medirlas y compararlas
Dimensiones contextuales: Caracterizan a toda la organización. Describen el marco organizacional que influye y modela las dimensiones estructurales. Estas pueden causar confusión por que representan tanto a las organización como el ambiente.
Dimensiones organizacionales
Dimensiones estructurales
La formalizaciónEs la cantidad de documentación escrita en la organización. La documentación incluye los manuales de procedimiento, regulaciones ,manuales de políticas. Estos describen el comportamiento y las actividades
La especialización
Es donde las tareas organizacionales se subdividen en puestos separados. . La especialización se la conoce como división del trabajo
La jerarquía de autoridad
Describe quien reporta a quien y el tramo de control de cada gerente. El tramo de control es el numero de empleado que se tiene que reportar a un supervisor
La centralización
Se refiere al nivel jerárquico que tiene la autoridad para tomar dediciones. Estas pueden ser centralizadas o descentralizadas
El profesionalismo
Es el nivel de educación formal y la capacitación de los empleados
Proporciones de personal
Es la dedicación de personas en varias funciones y departamentos
La proporción de personal se mide dividendo el numero de empleados de una clasificación entre el total de empleados de la organización.
Dimensiones contextuales
El tamaño
Es la magnitud de la organización, según se refleja en el numero de personas. Las organizaciones son sistemas sociales, el tamaño suele medirse por la cantidad de empleados
La tecnología organizacional
Se refiere a las herramientas técnicas y acciones para transformar la producción , se refiere a como se produce los servicios y productos.
El entorno
Son todos los elementos fuera de los limites de la organización
Las metas y estrategias
Definen el propósito y las técnicas competitivas que la distinguen a otras organizaciones. Una estrategia es el plan de acción que describe la asignación de recursos y las actividades para enfrentarse al ambiente y alcanzar las metas de la organización
La cultura
Es el conjunto de valores, creencias y normas claves compartidas por los empleados, estos valores pueden corresponder al comportamiento ético, al compromiso con los empleados
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ENFOQUE DE KAST Y ROSENZWEIG
Según el modelo propuesto por ellos, la organización presenta las siguientes características típicas de un sistema abierto:
a) La organización como sistema abierto
Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:
1. Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente niautocontenida.
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2. Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
3. Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente.
4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación.
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5. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.
6. Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo informativo que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relación con éste.
7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.
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8. Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna.
9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
10. Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con relación al ambiente.
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