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ms proyect septima unidad ucv-trujillo
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Estructura de contenidos:
1. Cargar la aplicacin
2. Entorno de Trabajo
3. Crear un Proyecto
4. Organizar Ventana
5. Formatos
6. Administrar Tareas
7. Unidades
8. Edicin de tareas
9. Organizar las tareas
10. Vincular/Desvincular tareas
http://www.ucv.edu.pe/cis/
cisvirtual@ucv.edu.pe
7 Generalidades de MS Project
Introduccin
Estimado estudiante:
En esta oportunidad le damos la bienvenida a esta nueva unidad de
aprendizaje, donde aprender los fundamentos bsicos para controlar Microsoft
Project.
Los proyectos no solo necesitan expresarse en costos sino tambin en tiempos.
Ms Project es una herramienta clave en la planificacin de las actividades. Como
profesionales de ingeniera, se debe llegar a la exactitud de los procesos.
Iniciaremos con el reconocimiento de los procesos bsicos del entorno en MS
Project y la gestin de las actividades denominadas tareas.
Te deseamos xitos en el desarrollo de esta Unidad.
COMPUTACION III 221
MS PROJECT
MS Project 2007 es el software perteneciente a la suite Microsoft Office que se encarga
del Diseo y Control de Proyectos. Consideremos como proyecto a todo lo que implica
realizar tareas, que demandan un tiempo y costo. Pueden ser simples (Ej. pintar una
casa) o complejos (Ej. Construccin de un edificio)
CARGAR LA APLICACION
ENTORNO DE TRABAJO
COMPUTACION III 222
CREAR UN PROYECTO
Se puede crear de las siguientes formas:
PLANTILLA EN BLANCO
Por defecto se genera al cargar MS Project, pero si desea forzar una plantilla de
proyecto en blanco
USANDO UN PROYECTO EXISTENTE
Abre un archivo existente y genera uno nuevo con las modificaciones que se le
realicen.
PLANTILLA CON MODELO
Existen instaladas en su PC y recuperan datos modelos sobre diversos proyectos para
ser ajustados en sus valores.
COMPUTACION III 223
NOTA:
Se pueden incrementar si guarda algunos de sus proyectos en la ruta indicada y con
formato de Plantilla
COMPUTACION III 224
PLANTILLA DE INTERNET
Microsoft proporciona ayuda y/o material adicional a todos sus productos. Existen
plantillas en lnea listas para ser descargadas.
COMPUTACION III 225
ORGANIZAR VENTANAS
Normalmente se tiene ms de un ventana del proyecto o varios proyectos abiertos y
nos vemos obligados a organizarlos.
FORMATOS
Microsoft Project carga con una vista llamada Diagrama de Gantt que dispone de una
hoja con datos y una barra grfica. Ambos pueden sufrir cambios en su apariencia.
Formatos al texto
Seleccionar las celdas y utilizar la barra de formatos de texto o el men Formato.
COMPUTACION III 226
Formatos a las barras
COMPUTACION III 227
COMPUTO III 228
ADMINISTRAR TAREAS
Es la descripcin detallada de una accin o suceso importante en la ejecucin de un
proyecto. La secuencia y enlaces de las tareas se denominan Programacin de Tareas.
Toda tarea tiene asociado un tiempo. Se recomienda conocer bien los procesos para no
omitir detalles.
Tipos de Tarea
Tarea simple
Es la descripcin detallada de la accin o suceso. Siempre tiene asociado un tiempo.
Tarea de Resumen
Es una tarea que se genera a partir de una organizacin estructurada de las tareas.
Siempre muestran un valor a partir de las tareas contenidas.
Hito
Es una tarea que dura 0. Es decir, solo sirve para indicar un hecho relevante en la
programacin.
UNIDADES DE TIEMPO
Por defecto, las tareas tienen 1 da (el signo ? significa un valor estimado) pero se
pueden asignar valores sub-mltiplos (minuto: mins, hora: h) y mltiplos (semana:
sem, mes: ms) . Considere que: 60mins = 1h, 8h=1d, 5d=1sem, 4sem=1ms.
Ej.
COMPUTO III 229
EDICION DE TAREAS
CREAR TAREAS
Ubicarse en una celda de la columna Nombre de tarea, escribir y pulsar ENTER. Por
defecto, todas las tareas duran 1 da y comienzan el mismo da de su creacin.
Ej.
SELECCIONAR TAREAS
Arrastrar sobre los Items de las tareas (Item, es el Nmero de Fila)
INSERTAR TAREAS
Seleccionar la tarea a partir de la cual se insertar la tarea nueva. Pulsar la tecla
INSERT
COMPUTO III 230
ELIMINAR TAREAS
Seleccionarlas y pulsar la tecla SUPR
DINAMICA DE TAREAS
Seleccionar tareas y pulsar CTRL+C (Copiar) o CTRL+X (Cortar) para llevar a la
memoria del computador. Ubicarse en posicin deseada para trasladar el contenido en
memoria y pulsar CTRL+V (Pegar)
COMPUTO III 231
BUSCAR UNA TAREA
Permite facilitar la ubicacin de una tarea que responda a un criterio de bsqueda.
REEMPLAZAR EN TAREAS
Permite sustituir expresiones que coincidan con un criterio de bsqueda especfico.
COMPUTO III 232
ORGANIZAR LAS TAREAS
Es una tcnica que consiste en agrupar tareas Simples dentro de tareas Resumen. Una
tarea puede cambiar de Simple a Resumen o viceversa si se le aplica formato de
Sangras.
Para aplicar sangras se deber: (a) Visualizar la Barra de Formatos, (b) Seleccionar
las tareas involucradas, (c) Clic en Aumentar Sangra () o en Disminuir Sangra ().
DATOS EXTERNOS
Los datos que se muestran como registros (en filas) en alguna aplicacin de Microsoft
Office pueden ser Pegados o Importados a un Proyecto.
DATOS PEGADOS
COMPUTO III 233
VINCULAR/DESVINCULAR TAREAS
Por defecto, las tareas comienzan el mismo da que fueron creadas. Para vincularlas se
necesita seleccionar a todas las tareas (clic en Nombre de tarea) y clic en botn
Vincular tareas en la barra de herramientas Estndar. Si desea anular el vnculo,
deber hacer clic en botn Desvincular tareas. Por defecto se vinculan de manera
secuencial (debe acabar una tarea para que se inicie la otra)
COMPUTO III 234
COMPUTO III 235
RECONOCIENDO A MS PROJECT
01. Cargar Ms Project
02. Definir una lista de tareas y su duracin
Definir el tema a exponerse 2 das
Comunicar a ponentes 5 das
Enviar invitaciones 3 das
Confirmar invitaciones 10 das
Buscar local 2 das
Alquilar equipos 2 das
Decorar el local 1 das
Alquilar servicios de seguridad 1 das
Realizacin del Evento 1 das
Fin 0 das
03. Crear la lista de tareas en Ms Project
04. Agregar una tarea de resumen llamada PROYECTO-EVENTO y vincular
secuencialmente
> Clic en la tarea Definir el tema de a exponerse
> Pulsar tecla INSERT y escribir PROYECTO-EVENTO
> Arrastrar desde el tem 2 hasta el tem 10 para seleccionar las tareas
> Aplicar sangra
> Clic en columna Nombre de tarea para seleccionar todas las tareas
> Clic en Vincular tareas
COMPUTO III 236
05. Programar el proyecto para que inicie el primer lunes del mes siguiente con
respecto a la fecha actual. Ej.
06. Verificar que la hoja y diagrama utilizan un calendario Estndar de trabajo (Lun,
Mar, Mie, Jue, Vie de 09:00 a.m.-01:00 p.m. y 03:00 p.m.-07:00 p.m.)
COMPUTO III 237
06. Verificar la incidencia del calendario utilizado en la fecha de inicio y fin del proyecto
Calendario Estndar
DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB
09:00
a.m.-
01:00
p.m.
09:00
a.m.-
01:00
p.m.
09:00
a.m.-
01:00
p.m.
09:00
a.m.-
01:00
p.m.
09:00
a.m.-
01:00
p.m.
03:00
p.m.-
07:00
p.m.
03:00
p.m.-
07:00
p.m.
03:00
p.m.-
07:00
p.m.
03:00
p.m.-
07:00
p.m.
03:00
p.m.-
07:00
p.m.
4+4=8 4+4=8 4+4=8 4+4=8 4+4=8
(8hr/d * 5d=40 hr/sem)
COMPUTO III 238
Calendario Turno Noche
DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB
11:00
p.m.-
12:00
a.m.
11:00
p.m.-
12:00
a.m.
11:00
p.m.-
12:00
a.m.
11:00
p.m.-
12:00
a.m.
11:00
p.m.-
12:00
a.m.
12:00
a.m.-
03:00
a.m.
12:00
a.m.-
03:00
a.m.
12:00
a.m.-
03:00
a.m.
12:00
a.m.-
03:00
a.m.
12:00
a.m.-
03:00
a.m.
04:00
a.m.-
08:00
a.m.
04:00
a.m.-
08:00
a.m.
04:00
a.m.-
08:00
a.m.
04:00
a.m.-
08:00
a.m.
04:00
a.m.-
08:00
a.m.
1 1+3+4=8 1+3+4=8 1+3+4=8 1+3+4=8 3+4=7
(1 h/sem + 8 h/d * 4d/sem + 7h/sem=40 hr/sem)
Calendario Turno Noche
DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB
12:00
a.m.-
12:00
a.m.
12:00
a.m.-
12:00
a.m.
12:00
a.m.-
12:00
a.m.
12:00
a.m.-
12:00
a.m.
12:00
a.m.-
12:00
a.m.
12:00
a.m.-
12:00
a.m.
12:00
a.m.-
12:00
a.m.
24 24 24 24 24 24 24
( 24 h/d * 7d/sem= 168 h/sem)
COMPUTO III 239
07. Crear nuestro propio calendario laboral llamado EVENTO
Calendario EVENTO
DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB
08:00
a.m.-
09:00
a.m.
07:00
a.m.-
12:00
p.m.
07:00
a.m.-
12:00
p.m.
07:00
a.m.-
12:00
p.m.
07:00
a.m.-
12:00
p.m.
06:00 06:00 06:00 06:00
COMPUTO III 240
p.m.-
10:00
p.m.
p.m.-
10:00
p.m.
p.m.-
10:00
p.m.
p.m.-
10:00
p.m.
1 5+4=9 4 0 5+4=9 5 5+4=9
(1 h/sem + 9 h/d * 3d/sem + 4h/sem + 5h/sem=37 hr/sem)
08. Aplicar este calendario al proyecto y diagrama
09. Configurar la escala para mostrarse a 03 niveles en Meses-Semanas-Das
COMPUTO III 241
10. Configurar las barras de tareas para que se muestre distintas.
COMPUTO III 242
COMPUTO III 243
11. Configurar la moneda a NUEVOS SOLES del Per
00. Declarar una lista de recursos y sus tasas como se detalla a continuacin
Nombre Tipo
Unid
ad
Inic
ial Grupo
Capaci
dad
Tasa
Estndar
Tasa
Extra
Costo/
Uso
JAIME
Trab
ajo J
ORGANIZ
ADOR 100% 20 20 0
ROSA
Trab
ajo R
ORGANIZ
ADOR 100% 30 30 0
FLOR
Trab
ajo F
ORGANIZ
ADOR 100% 30 30 0
GLADYS
Trab
ajo G
ORGANIZ
ADOR 100% 10 10 0
JOSE
Trab
ajo J TECNICO 100% 50 75 0
EQUIPO DE
SONIDO
Mate
rial E
0
500
PAPEL BOND
Mate
rial
MILL
AR P 30 0
COMPUTO III 244
LLAMADAS
Cost
o L 0
EXPOSITOR
Trab
ajo E 100% 100 0 200
12. Verificar que se costos se acumulan por Prorrateo (se calcular conforme vaya
utilizndose el recurso)y que trabajarn al ritmo del calendario usado (se trabajar
respetando los das no laborables).
13. Asignar los recursos usando la Hoja de datos de la vista Gantt
14. Si desea agregar ms de un recurso a una misma tarea, puede hacerlo desde la
ventana de Informacin de la tarea.
Ej. Agregar a la tarea Realizacin del Evento el recurso EQUIPO DE SONIDO
COMPUTO III 245
15. Agregar la columna de Costo y verificar el presupuesto necesitado
16. Verificar
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