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UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
EMPRESARIALES FACULTAD DE INGENIERIA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
TEMA
AUDITORIA OPERATIVA EN LA GASOLINERA
HERMANOS VIVAR
PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE INGENIERO
EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
AUTOR
COLLAGUAZO BARRERA LOURDES MARITZA
DIRIGIDO POR
Eco. Remigio Vasquez
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
SEDE SAN PABLO DE LA TRONCAL
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Srta. Lourdes Maritza Collaguazo Barrera
DECLARO QUE:
El proyecto de grado denominado Auditoria Operativa en la Gasolinera
Hermanos Vivar, ha sido desarrollado con base a una investigación
exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las
citas que constan al pie de las páginas correspondientes, cuyas fuentes
se incorporan en la bibliografía.
Consecuentemente este trabajo es mi autoría.
En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido,
veracidad y alcance científico del proyecto de grado en mención.
La Troncal, Abril del 2104.
Lourdes Maritza Collaguazo Barrera
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
SEDE SAN PABLO DE LA TRONCAL
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Eco. Remigio Vasquez Lopez
CERTIFICA
Que el trabajo titulado Auditoria Operativa en la Gasolinera Hermanos
Vivar, realizado por la Srta. Lourdes Marirza Collaguazo Barrera, ha
sido guiado y revisado periódicamente y cumple normas estatuarias
establecidas por la Universidad Católica, en el Reglamento de
Estudiantes de la Universidad Católica de Cuenca Sede San Pablo de la
Troncal.
Debido a que guarda una estrecha relación con la carrera y es un trabajo
realizado con el carácter investigativo, con servicio práctico a la entidad
en la cual fue realizada, procedo a aprobar el trabajo final.
El mencionado trabajo consta de un documento empastado y un disco
compacto el cual contiene los archivos en formato portátil de Acrobat
(pdf). Autorizan a la Srta. Lourdes Maritza Collaguazo Barrera que lo
entregue a la Abogada Marisol Campoverde, en su calidad de Secretaria
de la Sede.
La Troncal, Abril del 2014
______________________________
Eco. Remigio Vasquez Lopez
TUTOR
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
SEDE SAN PABLO DE LA TRONCAL
CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUTORIZACIÓN
Yo, Lourdes Maritza Collaguazo Barrera
Autorizo a la Universidad Católica de Cuenca Sede San Pablo de La
Troncal, la publicación en la biblioteca virtual de la Institución, el trabajo
de Auditoria Operativa en la Gasolinera Hermanos Vivar, cuyo
contenido, ideas y criterios son de mi exclusiva responsabilidad y
autoría.
La Troncal, Abril del 2014
Lourdes Maritza Collaguazo Barrera
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
AGRADECIMIENTO
Quiero dejar constancia de mi agradecimiento a todas las autoridades y
docentes de la Unidad Académica de Ciencias Administrativas y Empresariales
Facultad de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría, de manera especial mi
gratitud al Eco. Remigio Vásquez Lopez, Director de la tesis, por su valioso
apoyo, orientación y asesoramiento constante en el desarrollo y culminación
del Trabajo de Tesis.
Al Gerente – Propietario de la “GASOLINERA HERMANOS VIVAR”, por
brindarme la información necesaria para el desarrollo del trabajo de
investigación.
A todos mi eterna gratitud
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
DEDICATORIA
Dedico este trabajo primeramente a mi Dios por haber sabido guiarme en cada
cada uno de mis pasos asi hasta llegar a alcanzar mi tan anhelada meta, a mis
padres Sr. Luis Collaguazo y Sra. Gladys Barrera, ya que sin ellos no lo habria
podido lograr, a mis hermanos, quienes han sabido siempre brindarme
todo su apoyo, inspirando comprensión, amor y confianza, durante todos
mis años de estudio anhelando los mejores deseos para con mi persona.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
ÍNDICE
CAPÍTULO I
1. EMPRESA
1.1. Antecedentes y Generalidades 1
1.1.1. Reseña Histórica 1
1.1.2. Constitución 1
1.1.3. Visión 1
1.1.4. Misión 1
1.1.5. Objetivos de la empresa 2
1.1.5.1. Objetivo General 2
1.1.5.2. Objetivos Específicos 2
1.1.6. Políticas 2
1.1.6.1. Políticas de Comercialización y Ventas 2
1.1.6.2. Políticas Financieras y Contables 3
1.1.7. Estrategias 3
1.1.8. Principios y Valores 3
1.1.8.1. Organigrama 4
1.1.9. Manual de Funciones 4
1.2. Recursos
1.2.1. Recursos Humanos 6
1.2.2. Recursos Tecnológicos 6
1.2.3. Recursos Materiales 6
CAPÍTULO II
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
2.1. Análisis Interno 7
2.1.1. Análisis FODA 7
2.2. Análisis Externo 7
2.2.1. Influencias macroeconómicas 8
2.2.1.1. Factor Político 8
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
2.2.1.2. Factor económico 8
2.2.1.3. Factor social 9
2.2.1.4. Factor tecnológico 9
2.2.1.5. Factor legal 9
2.2.2. Influencias micro-ambientales 9
2.2.2.1. Clientes 9
2.2.2.2. Proveedores 9
2.2.2.3. Competencia 9
CAPÍTULO III
3. MARCO TEÓRICO
3.1. Generalidades 10
3.1.1. Definición 10
3.1.2. Objetivos 10
3.1.3. Alcance 11
3.2. Fases de Auditoría 12
3.2.1. Planificación 12
3.2.1.1. Planificación Preliminar 12
3.2.1.2. Planificación Específica 12
3.2.2. Evaluación de control interno 13
3.2.2.1. Definición de control interno 13
3.2.2.2. Métodos de evaluación de control interno – COSO 17
3.2.2.3. Técnicas de evaluación de control interno 19
3.2.2.3.1. Narrativa 19
3.2.2.3.2. Cuestionarios 19
3.2.2.3.3. Flujogramas 19
3.2.2.4. Evaluación del Riesgo 19
3.2.3. Ejecución del trabajo de Auditoría 20
3.2.3.1. Programa de Auditoría 20
3.2.3.1.1. Pruebas de cumplimiento 21
3.2.3.1.2. Pruebas Sustantivas 21
3.2.3.2. Papeles de trabajo 21
3.2.3.3. Hojas de Hallazgos 34
3.2.3.3.1. Condición 34
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
3.2.3.3.2. Criterio 34
3.2.3.3.3. Causa 34
3.2.3.3.4. Efecto 34
3.2.3.3.5. Conclusiones 34
3.2.3.3.6. Recomendaciones 34
3.2.4. Comunicación de Resultados 34
3.2.4.1. Borrador de Informe de Auditoría 38
3.2.4.2. Conferencia de Informe de Auditoría 41
3.2.4.3. Informe de Auditoría definitivo 42
CAPÍTULO IV
4. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERATIVA AL
DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO DE LA GASOLINERA
HERMANOS VIVAR 48
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones 90
5.2. Recomendaciones 90
Bibliografía 94
ANEXOS 96
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
1
CAPITULO I
1. Antecedentes de la Organización
1.1 Reseña Histórica
En el año 2008 se pone en funcionamiento la Gasolinera Hermanos Vivar la
misma que se encuentra ubicada en la Av. Alfonso Andrade y Heroes de
Verdeloma en el cantón la Troncal provincia del Cañar.
La Estacion de Servicio tiene como unico proveedor de combustible a
Petroecuador, cuya entidad ya tiene algunos años en el mercado con gran
reconocimiento y por la calidad del combustible que comercializan.
1.2 CONSTITUCION
El bien raíz adquirido mediante Escritura Publica de Compraventa otorgada por
el Señor Mario Pinos Correa, celebrada en la Notaria Segunda del Canton
Cañar ante el Señor Manuel Padron Martinez el veinticuatro de septiembre del
año mil novecientos ochenta y cinco legalmente inscrito en el Registro de la
Propiedad del Canton la Troncal bajo el numero doscientos setenta y ocho, con
fecha veinticinco de septiembre del año mil novecientos ochenta y cinco.
1.3. VISIÓN
Ser una entidad comprometida a brindar servicio de calidad y satisfacer
las necesidades de nuestros clientes brindando una excelente atencion,
de una manera personalizada directa y segura.
1.4 MISIÓN
Satisfacer las necesidades de proveer el servicio de combustible a los
conductores de vehículos automotores como también el abastecimiento
para empresas y entidades gubernamentales.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
2
1.1.5. OBJETIVOS
1.1.5.1 OBJETIVO GENERAL
Brindar un servicio de calidad a la ciudadanía de La Troncal y pueblos
aledaños.
1.1.5.2 OBJETIVO ESPECIFICO
Satisfacer las necesidades de los clientes con un producto de calidad.
Tratar de capturar la mayor parte de clientes que transitan por la
gasolinera.
Ofrecer el producto a bajos precios.
1.1.6 POLITICAS
1.1.6.1 POLITICAS DE COMERCIALIZACION Y VENTAS
Modalidad de pago con cheques se acepta pagos con cheques previa
verificación bancaria y certificación de la cuenta corriente y datos
comerciales del titular.
Modalidad de Venta con Orden de compra todas las ventas con orden de
compra deben venir con los documentos de soporte adjuntos según la
modalidad de pago estipulada en la cotización.
Principales políticas en el Proceso de Adquisición
Se revisa la calidad del producto a adquirir.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
3
Todos los documentos de soporte son entregados a la Secretaria, quien
registra los pagos a cancelar y luego son entregados al Gerente
Propietario, quien realiza los pagos.
Principales políticas en el Proceso de Almacenamiento
Una vez adquirido el producto se procede al almacenamiento.
1.1.6.2 POLITICAS FINANCIERAS Y CONTABLES
Diariamente realizar los depósitos del dinero de acuerdo de la venta
Puntualidad en los pagos a los proveedores.
1.1.7 ESTRATEGIAS
CONCEPTO
“Es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización
obtienen, procesan y analizan información, pertinente, interna y externa, con el
fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de
competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento
de la institución hacia el futuro.“ (Paredes, 2009. Pág. 55)
LA GASOLINERA TIENE LAS SIGUIENTES ESTRATEGIAS
Incrementar la publicidad orientada a elevar el número de clientes que
acuden a la gasolinera.
Para que aumente la liquidez se debe contratar préstamos, buscar
socios y vigilar que todos los activos sean correctamente utilizados
Explotar los conocimientos y experiencia del personal que se encuentra
trabajando en la gasolinera; mantener capacitaciones constantes para
obtener empleados con alto conocimiento y que cumplan sus tareas
eficientemente.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
4
1.1.8 PRINCIPIOS Y VALORES
Respeto.
Tolerancia.
Responsabilidad
Humildad
Solidaridad.
Responsabilidad ambiental.
Compromiso.
Honestidad.
Lealtad.
1.1.8.1 ORGANIGRAMA
1.1.9 MANUAL DE FUNCIONES
GERENCIA
Sus responsabilidades son:
Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas
esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general
(activos).
Gerente – Propietaria
Sra. María Robles
Contador
Sr. Miguel Barahona
Secretaria
Srta. Flor Salinas
Despachador
Sr. Uber Caicedo
Despachador
Sr. Edwin Gómez
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
5
Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y elegir
las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas
inversiones.
Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con
el objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la
compañía.
Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y
costos.
Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la
organización y maximizar el valor de la misma.
Otras actividades:
Administrar y autorizar préstamos para empleados.
Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de
préstamos, transacciones en dólares, etc.)
CONTADOR
Es la persona encargada de:
Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de
conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de
Empleados.
Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con
el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno.
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con
el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto
internas como externas.
SECRETARIA
Tiene a su cargo las siguientes funciones:
Archivar toda la documentación que se genere y reciba en el área.
Reportar el depósito diario por concepto de ventas a la gerencia
administrativa.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
6
Mantener el archivo de proveedores.
Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de
pago.
Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito.
Actividades clientes
Recepción diaria de cobranza causada por ventas de contado.
DESPACHADORES
Se encargan de vender el combustible
1.2. Recursos
1.2.1. Recursos Humanos
Conformado por:
Gerente Propietario
Contador
Secretaria
Despachador 1
Despachador 2
1.2.2. Recursos Tecnológicos
Computadora
Servicio de internet
1.2.3. Recursos Materiales
Local propio.
Surtidores.
Tanques de Almacenamiento.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
7
CAPITULO II
2. Análisis Situacional
2.1 Análisis Interno
2.1.1 ANALISIS FODA
Fortalezas
Son todas aquellas potencialidades materiales o humanas con que cuenta la
Gasolinera, que son vitales para el normal funcionamiento y desarrollo.
Calidad en los servicios y productos que ofrece.
Precios accesibles a los consumidores.
Buena localización en un lugar céntrico del Cantón La Troncal.
Atención especializada a los clientes.
Debilidades
Son aquellas deficiencias materiales o humanas que tiene la Gasolinera
Tienen un solo local.
No posee tecnología avanzada de comunicación como una página web.
No posee un sistema computarizado para el control del producto vendido.
Oportunidades
Son todas aquellas posibilidades de desarrollo que tiene la Gasolinera, estas
se encuentran en el medio natural, geográfico, cultural, social, político y
económico en la que se desenvuelve.
Demanda creciente de los clientes.
Los precios del combustible deben estar acorde con los precios de la
competencia del Cantón La Troncal.
Amenazas
Son todas situaciones negativas que atentan contra el desarrollo de la
Gasolinera, estas se encuentran en el medio natural, geográfico, cultural,
social, político y económico en la que se desenvuelve la Gasolinera.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
8
Inestabilidad económica y política.
Incremento de la competencia en el Cantón La Trocal.
Escases de clientes por mala atención de los empleados
2.2 ANALISIS EXTERNOS
2.2.1 INFLUENCIA MACROECONOMICO
Define los elementos del ambiente externo que afectan el clima en el que se
desarrollan las actividades Gasolinera Hermanos Vivar pero no tiene influencia
directa con ella, tiene que ver fundamentalmente con la situación del país, de la
región y del mundo en cuanto a lo político, económico, social y tecnológico.
2.2.1.1 FACTOR POLITICO
En los ultimos años hemos visto que el Ecuador atraviesa una crisis politica
debido a las diferentes ideologias de los numerosos partidos politicos, los
cuales no ven beneficios sociales sino individuales, olvidandose del verdadero
objetivo que es la busqueda del bienestar y la mejora de las condiciones
materiales y sociales de vida de la población.
Es escasa la afectación de la política a la gasolinera ya que la subida del
petróleo y sus derivados más bien afecta positivamente en el ámbito
económico para la misma.
2.2.1.2 FACTOR ECONOMICO
El Sistema Financiero posibilita la vinculación de los procesos de ahorro –
inversión nacional y forma parte fundamental de la política económica del país
por intermedio de la política monetaria y la política crediticia. Desde que el
Ecuador entró en la dolarización, se perdió la capacidad de emitir moneda
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
9
consiguiente, pero sin embargo en factor económico en la gasolinera no se ha
visto afectada.
2.2.1.3 FACTOR SOCIAL
Es necesario satisfacer las demandas sociales a través de eficacia, eficiencia y
productividad, entregando bienes y servicios de alta calidad que promueven al
desarrollo humano de nuestro cantón.
2.2.1.4 FACTOR TECNOLOGICO
El internet es una herramienta muy importante para la empresa. Es la
herramienta del futuro, ya que para una empresa estar en contacto con
Internet es estar en contacto con el resto del mundo.
2.2.1.5 FACTOR LEGAL
Se debe de cumplir con las obligaciones establecidas en la ley.
2.2.2 INFLUENCIA MICRO-AMBIENTALES
2.2.2.1 CLIENTES
Convenios con instituciones públicas y privadas.
2.2.2.2 PROVEEDORES
La gasolinera tiene como único proveedor a Petroecuador.
2.2.2.3 COMPETENCIA
Las principales gasolineras que se encuentran ubicados en el cantón como
son:
Gasolinera Mechita
Gasolinera la Cecilia
Gasolinera Rircay
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
10
CAPITULO III
3. MARCO TEÓRICO
3.1. Generalidades
AUDITORIA OPERATIVA
3.1.1. Definición
El examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejorarán la gestión en el futuro (Gallegos, 2010. pág. 56)
Este tipo de procesos es importante para el control interno de las instituciones
para determinar los objetivos establecidos.
3.1.2. Objetivos
La auditoría operativa es:
Crítica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera,
debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio.
Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este
plan debe ser coherente).
Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo
económico como en lo personal).
Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe
considerar que la organización es un sistema, por lo que el estudio debe ser
completo. La auditoría operativa necesita determinar la eficacia (grado de
cumplimiento de la meta) en el logro de los objetivos pre-establecidos y la
eficiencia y economía en la obtención y uso de los recursos. La eficiencia
busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
11
Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no existe un
padrón de comparación. El auditor debe apoyarse en la teoría sobre la
administración de los recursos humanos y financieros para saber si están o no
bien, además debe tener criterio y experiencia para poder comparar la teoría
con la realidad.
Economía: saber si los recursos se obtienen con los menores costos
posibles. Por lo tanto el auditor debe conocer los precios del medio y la
tecnología que existe y además de otros valores políticos, sociales,
culturales, etc.
Evaluar (diagnóstico): conocer las verdaderas causas de los problemas.
Estimar (pronóstico): la situación administrativa futura. (López, 2010. Pág.
45)
3.1.3. Alcance
El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o
actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una
operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre
todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.
Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica
que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de
diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero
normalmente su conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos,
por su estructuración profesional en auditoría.
En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo
depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se
señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de
un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad (Loor,
2012, pág. 56).
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
12
3.2. Fases de Auditoría
3.2.1. Planificación
3.2.1.1. Planificación Preliminar
La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la
información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y
adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para
ejecutar la auditoría, cumpliendo los estándares definidos para el efecto.
La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la
orden de trabajo, se elabora una guía para la visita previa para obtener
información sobre la entidad a ser examinada, continúa con la aplicación de un
programa general de Auditoría y culmina con la emisión de un reporte para
conocimiento de la Dirección o Jefatura de la unidad de auditoría, en el que se
validan los estándares definidos en la orden de trabajo y se determinan los
componentes a ser evaluados en la siguiente fase de la auditoría.
Conocimiento entidad
Obtención información
Evaluación preliminar
Control Interno.i
3.2.1.2. Planificación Específica
En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene
incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y
objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida
inicialmente durante la planificación preliminar.
La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control
interno, para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos de la
auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
13
componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.
Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los manuales especializados
de auditoría, emitidos para el efecto por la Contraloría General del Estado.ii
- Determinación Materialidad
- Evaluación de Riesgos
- Determinación enfoque de auditoría
- Determinación enfoque del muestreo.
3.2.2. Evaluación de control interno
3.2.2.1. Definición de control interno
El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece
que "El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad,
la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad
razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos
institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control;
la organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos
institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos
institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de
información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección
oportuna de las deficiencias de control”.
Esta definición es concordante con la expuesta por el Comité de
Organizaciones
El control interno es un proceso efectuado por la alta dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: (PARRA, 2010, p.45)
Eficacia y eficiencia de las operaciones,
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
14
Fiabilidad de la información financiera,
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la
consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.
El control interno lo llevan a cabo personas. No se trata solamente de
manuales de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la
organización.
El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no
la seguridad total, a la alta dirección de la entidad.
El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos
en una o más de las diferentes categorías que, al mismo tiempo, se
solapan”.
Responsabilidad en la implantación del control interno
El artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece
que: “Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y
mantenimiento de su propio de control interno”.
De igual manera el artículo 6 expresa que “en el marco de las normas,
reglamentos, disposiciones y más instrumentos indicados, cada institución del
Estado, cuando considere necesario, dictará las normas, las políticas y los
manuales específicos para el control de las operaciones a su cargo. La
Contraloría General verificará la pertinencia y la correcta aplicación de las
mismas”.
El artículo 8 de la antes mencionada ley, indica que: “El control interno, será
responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad
primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de
la Contraloría General del Estado”.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
15
El artículo 9 de la misma ley determina que “Para un efectivo, eficiente y
económico control interno, las actividades institucionales se organizarán en
administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales”.
Las unidades administrativas, las autoridades de las unidades de auditoría
interna y servidores, son corresponsables de la incorporación y funcionamiento
del Control Interno en los sistemas implantados en la entidad según lo dispone
la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su artículo 77,
numeral 1, literal a); numeral 2, literal a) y numeral 3, literales b) y c),
respectivamente.
Elementos del control interno
Constituyen elementos del control interno, los siguientes:
El entorno de control,
La organización,
Idoneidad del personal,
El cumplimiento de los objetivos institucionales,
Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas
adoptadas para afrontarlos,
El sistema de información,
El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas, y,
La corrección oportuna de las deficiencias de control.
El SAS 78 determina que el control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí, estos se derivan del estilo de la alta dirección y están
integrados en el proceso de gestión y son afectados por el tamaño de la
entidad:
Ambiente de control,
Evaluación de los riesgos,
Actividades de control,
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
16
Información y comunicación, y,
Monitoreo o Supervisión.
Normas de control interno
Con el propósito de que los funcionarios responsables de la administración de
las entidades tengan la posibilidad de diseñar los controles internos
observando principios y fundamentos, asegurando la correcta utilización de los
fondos públicos, la provisión continua de información financiera y la evaluación
de las actividades, la Contraloría General del Estado emitió las Normas de
Control Interno fundamentadas en disposiciones legales.
De acuerdo al momento de la aplicación del control interno, puede ser previo,
concurrente y posterior a la ejecución de las operaciones y/o actividades,
conforme lo establece la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en
su artículo 12.
Controles básicos
El objetivo de implantar un control interno, no es únicamente el mantenimiento
de un método adecuado para procesar la información, sino también
salvaguardar a la organización de posibles pérdidas, debido a fraude o error.
Los controles básicos aplicables a todo procedimiento, actividad, función,
operación se refiere fundamentalmente a:
a. Procedimientos de Autorización
Constituyen las medidas principales para asegurar que únicamente aquellas
transacciones legítimas y apropiadas sean procesadas y que se rechace
cualquier otra.
b. Procedimientos de Registro
Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una entidad
pública deberán ser registrados en los libros para una adecuada clasificación y
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
17
exposición conforme a la naturaleza de las operaciones y/o actividades. Así
mismo se mantendrán registros para las demás operaciones de carácter
sustantivo que ejecuten las entidades públicas.
c. Procedimientos de Custodia
Deben estar orientados a conseguir una custodia adecuada sobre el acceso y
uso de activos y de registros, así como la seguridad de las instalaciones y la
autorización para el acceso a programas de computación y a los archivos de
información, entre otros.
d. Procedimientos de Revisión
“Se refieren a la revisión independiente sobre la ejecutoria y la valuación
apropiada de las operaciones y /o actividades registradas”
3.2.2.2. Métodos de evaluación de control interno – COSO
El control interno significa diferentes cosas para diferentes personas. Esto
causa confusión entre las gentes de negocios, legisladores y público en
general. Su resultado es errada o equívoca comunicación, con expectativas
diversas, causantes de problemas al interior de la empresa. Se producen
problemas cuando el término, si no esta claramente definido, esta escrito en la
ley, regulación o regla. Este informe trata de las necesidades y expectativas de
gerentes y otros directivos. Define y describe el control interno para:
Establecer una definición común que sirva a las necesidades de
diferentes sectores.
Proveer patrones contra los cuales negocios o empresas, grandes o
pequeñas del sector público o privado, con o sin interés de lucro, puedan
evaluar sus sistemas de control y determinar cómo mejorarlos. El control
interno es definido en forma amplia como un proceso, efectuado por la
junta de directores de una entidad, gerencia y/o demás personal,
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diseñado para proporcionar una razonable seguridad con miras a la
realización de objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La primera categoría apunta a los objetivos básicos de la entidad, incluyendo
metas de desempeño rentabilidad y salvaguarda de recursos. La segunda está
relacionada con la preparación y publicación de estados financieros dignos de
confianza, incluyendo estados financieros intermedios y resumidos e
información financiera derivada de dichos estados tales como ganancias por
distribuir, reportadas públicamente.La tercera se ocupa de cumplir con aquellas
leyes y regulaciones a que la empresa o ente económico está sujeto.
Estas diversas pero traslapadas categorías apuntan a diferentes necesidades
que permitan un enfoque dirigido a suplir las distintas necesidades. Un sistema
de control interno opera a diferentes niveles de efectividad. El control interno
puede ser juzgado efectivo en cada una de las tres categorías,
respectivamente, si la junta directiva y los administradores tienen razonable
seguridad de que:
Ellos entienden el grado o alcance hacia el cual los objetivos de
operación de la entidad están siendo ejecutados.
Los estados financieros publicados son confiables y fidedignos.
Las leyes y regulaciones aplicables están siendo cumplidas.
Mientras el control interno es un proceso, su efectividad es un estado o
condición del proceso en uno o más puntos en el tiempo. El control interno
consta de cinco componentes interelacionados.
Estos se derivan de formas de dirección y manejo de negocios que se integran
con los procesos de administración. Aunque estos componentes se aplican a
todas las entidades, las empresas pequeñas y medianas, los implementan de
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19
manera diferente a las grandes empresas. Sus controles pueden ser menos
formales y menos estructurados, aunque una pequeña empresa puede sin
embargo tener un efectivo control interno.
3.2.2.3. Técnicas de evaluación de control interno
3.2.2.3.1. Narrativa
Es aquel en el que se detallan los procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas
clasificadas por actividades, departamentos, etc. Por lo general este método es
utilizado por el auditor en la primera auditoria que realice con el propósito de
entender y resumir el control interno, este método es utilizado en pequeñas
entidades, ya que es de fácil uso, pero se necesita tener experiencia, y tiene la
limitación para grandes empresas, además de que no permite una visión en
conjunto. (VERGARA, 2011, p.45)
3.2.2.3.2. Cuestionarios
Consiste para la investigación, cuestionarios previamenteincluyen preguntas a
cerca de la forma en que se maneja las transaccionesoperacionales a través de
los puestos o lugares donde se definen o sedeterminan los procedimientos de
control para la conducción de la operación.
3.2.2.3.3. Flujogramas
Este método se expone por medio de cuadros o gráficos. Si el auditor usa un
Flujo grama elaborado por la entidad, debe ser capaz deleerlo, interpretado sus
símbolos y obtener conclusiones útiles respeto alSistema representativo del
Fluojograma.
3.2.2.4. Evaluación del Riesgo
Cada entidad afronta una variedad de riesgos de origen interno y externo que
deben ser valorados. La precondición para la evaluación del riesgo es el
establecimiento de objetivos, articulados a diferentes niveles e internamente
consistentes. La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de riesgos
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20
relevantes a la ejecución de los objetivos, formando una base para determinar
como deben ser manejados. Porque la economía la industria las regulaciones y
las condiciones de operación continuaran cambiando, son necesarios
mecanismos que identifiquen y se ocupen de los riesgos especiales asociados
con el cambio.
3.2.3. Ejecución del trabajo de Auditoría
3.2.3.1. Programa de Auditoría
Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus manos el programa
detallado de los objetivos y procedimientos de auditoria objeto de su examen.
Ejemplo: si un auditor va a examinar el efectivo y otro va a examinar lascuentas
x cobrar, cada uno debe tener los objetivos que se persiguencon el examen y
los procedimientos que se corresponden para el logro de esos objetivos
planteados.
Es decir, que debe haber un programa para la auditoria del efectivo y un
programa de auditoria para la auditoría de cuentas x cobrar, y así
sucesivamente. De esto se deduce que un programa de Auditoria debe
contener dos aspectos fundamentales: Objetivo de la Auditoria y
Procedimientos a aplicar durante el examen de Auditoria. También se pueden
elaborar programas de auditoria no por áreas específicas, sino por
ciclos transaccionales.
3.2.3.1.1. Pruebas de cumplimiento
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador público
una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles
internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas
pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin
embargo el contador público puede decidir no confiar en los mismos si ha
llegado a la conclusión de que:
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a. Los procedimientos no son satisfactorios para este propósito.
b. El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los
procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizaría en el
caso de no confiar en dichos procedimientos. Esta última conclusión
puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o número de
las transaciones o saldos involucrados, los métodos de procedimiento de
datos que se estén usando, y los procedimientos de Auditoria que
puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas. La naturaleza de
los procedimientos de control interno contable y la evidencia disponible
sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las
pruebas de cumplimiento e influyen obre el momento de ejecución y
extensión de tales pruebas.
Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las
pruebas sustantivas y, en la práctica, los procedimientos de auditoría
suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos
de control interno contable, así como la evidencia requerida de las pruebas
sustantivas. Naturaleza de las Pruebas de Cumplimiento. El control interno
contable requiere, no solamente que ciertos procedimientos sean realizados,
sino que éstos sean apropiados a los objetivos establecidos.
3.2.3.1.2. Pruebas Sustantivas
3.2.3.2. Papeles de trabajo
Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todoslos
documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.
Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivopermanente
está conformado por todos los documentos que tienen elcarácter de
permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y quepor lo tanto se
pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de
Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc.
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22
El archivo corriente está formado por todos los documentos que elauditor va util
izando durante el desarrollo de su trabajo y que lepermitirán emitir su informe
previo y final.Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la
tarea deauditoria realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan
enel informe de auditoria.Los papeles de trabajo son utilizados para:
a. Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.
b) Documentar la estrategia de auditoria.
b. Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones
detransacciones y las pruebas de cumplimiento.
c. Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentaciónaplicadas
a las operaciones de la entidad.
d. Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y
revisado
Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles
observados durante el trabajo. El formato y el contenido de los papeles se
trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias
disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es
esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para
sustentar las conclusiones alcanzadas.
La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la
cantidad, en las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se
debe considerar la referenciarían de los papeles de trabajo y las marcas.
Conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor
en su examen y la descripción de las pruebas realizadas.
Importancia
Constituyen la prueba del trabajo realizado. Fundamentan la opinión o informe
que emite el auditor, son una fuente de aclaración o ampliación de información
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Califican la calidad y el avance de la planeación de la auditoria información que
deben contener
Nombre de la entidad
Tipo de auditoria a realizar
Fecha en que se este efectuando la revisión
Nombre de la cuenta
Clave de identificación
Firma. Nombre
Los papeles de trabajo son propiedad absoluta de este profesional, por lo que
la información en ellos contenida debe quedar salvaguardada en términos de
secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se les confió.
Pronunciamiento No. 05
La obligación para el contador público de elaborar papeles de trabajo parte de
lo regulado por el Artículo 9o. de la Ley 43 de 1990, en los siguientes términos:
Artículo 9o. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador
público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio
profesional.
Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador público, se preparan
conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades
estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos
en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse
por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su
elaboración.
Los papeles de trabajo que prepara y mantiene el contador público, son
soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de
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24
las normas de auditoría generalmente aceptadas las que se incluyen en el
pronunciamiento No. 4.
La tercera norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo (literal c,
numeral 2 Artículo 7 de la Ley 43 de 1990) establece: "Debe obtenerse
evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación,
interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el
propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen
sobre los Estados Financieros sujetos a revisión."
Los papeles de trabajo pueden tomar la forma de: - Planillas contables, las
cuales permiten el análisis de cuentas de la contabilidad. Dichas planillas
pueden ser sumarias o de detalle. Otros pueden consistir en copias de
correspondencia, extractos de actas de Asamblea de Accionistas y Juntas
Directivas, gráficas de organización, programas de auditoría, cuestionarios de
control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones, etc.
Estas planillas, hojas de análisis, listas y documentos, que integran los papeles
de trabajo, debidamente clasificados y comentados, evidencian que:
a. El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exige
la primera norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo.
b. Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los
procedimientos de auditoría, cumpliendo con la segunda norma relativa
a la ejecución del trabajo.
c. Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance
del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisión.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo constituyen una compilación de la evidencia obtenida
por el contador público y cumplen los siguientes objetivos fundamentales:
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a. Facilitar la preparación del informe.
b. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas
en el informe.
c. Proporcionar información para la preparación de declaraciones
tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del
Estado.
d. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
e. Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y
los procedimientos de auditoría aplicados.
f. Servir de guía en revisiones subsecuentes.
g. Cumplir con las disposiciones legales.
Principios fundamentales de los papeles de trabajo
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador
público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo.
Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo
completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en
forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de
otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquiera información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparados durante el trabajo. (CONTRERAS, 2011, p.34)
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por
consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en
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26
forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le
asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión
respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los
controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de
las operaciones o registros sujetos a revisión.
Los papeles de trabajo deben ser revisados por los supervisores para
determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión.
En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por si mismos; estar
completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no
sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de
quien los preparó. Debe tenerse presente que, muchas veces, el informe no es
preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien
debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de
interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los
papeles de trabajo.
Planeación y contenido de los papeles de trabajo
La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa
planeación antes y durante el curso del trabajo. A medida que se va
desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por
cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la
evidencia en la forma más efectiva.
Existen alternativas en la preparación de un tipo determinado de papel de
trabajo. Es conveniente estudiar la forma de la cédula u hoja de análisis
utilizada en trabajos similares o en el mismo trabajo en oportunidad anterior. En
algunos casos, la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin
introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua forma podrá
considerarse totalmente inapropiada. Regularmente, se utiliza una hoja de
trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis o comprobación; sin
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27
embargo, hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de
trabajo que cubren cuentas diferentes, relacionadas entre sí.
En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla
informaciones relacionadas tales como: los documentos por pagar, los
intereses acumulados por pagar y los intereses pagados por anticipado; las
depreciaciones acumuladas y las depreciaciones causadas y cargadas a
gastos. Las hojas de trabajo deben tener un tamaño estándar, lo cual es un
requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de
papeles de trabajo.
Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el contador público, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas categorías generales dentro de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo, a saber (LIMA, 2010, p.78)
a. Programas de auditoría.
b. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.
c. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.
d. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.
e. Cuestionarios con evaluación de los controles.
f. Asientos de ajustes y de reclasificaciones.
g. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.
h. Extractos de actas y otros papeles narrativos.
i. Certificaciones y confirmaciones.
j. Escrituras de constitución y reformas.
k. Borradores del dictamen, de los estados financieros y de las notas.
EXPEDIENTES DE AUDITORIA.
Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivos necesarios de
acuerdo con el tamaño del ente que se examina, pero regularmente, se
clasifica para cada ente dos clases de expedientes:
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a. El expediente o expedientes del trabajo anual que pertenece
exclusivamente al examen o revisión del año o período que cubre.
b. El expediente o expedientes del archivo permanente que contiene la
información que normalmente no cambia de un período a otro y que por
lo tanto no requiere ser duplicada. El archivo permanente cumple entre
otros los siguientes objetivos:
Refrescar la memoria del contador público acerca de partidas aplicables a
varios ejercicios.
Proporcionar a los nuevos auxiliares un breve resumen de las políticas y de
la organización del cliente.
Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que
muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando
consecuentemente, la necesidad de su preparación ejercicio tras ejercicio.
La mayor parte de la información contenida en el archivo permanente, es
obtenida en el curso del primer trabajo y una considerable parte del tiempo
invertido en el primer trabajo se dedica a la obtención y evaluación de
información general como la siguiente:
a. Extracto o copia de la Escritura de Constitución de la entidad.
b. Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables
establecidas.
c. Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones.
d. Contratos de arrendamiento, patentes, estudio actuarial de pensiones de
jubilación, participación de utilidades y bonificaciones.
e. Gráficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los
funcionarios.
f. Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productos.
g. Extractos de actas de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta
Directiva.
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29
h. Análisis de cuentas "permanentes", tales como terrenos, capital social y
pasivo a largo plazo.
La información anterior deberá ser cuidadosamente conservada por el contador público en el expediente de archivo permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición del trabajo durante exámenes subsecuentes. (CUESTA, 2010, p.67)
Con esta información, debidamente clasificada y estudiada, los trabajos pueden
ser planeados en forma más eficiente, los nuevos auxiliares, pueden obtener,
en consecuencia, una conveniente disposición hacia las políticas y problemas
del ente. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser
actualizado, haciendo los cambios a que haya lugar.
Normas para la preparación de papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la
planeación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en
cuanto a la fuente.
Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de
consciente atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante
y lo trivial. Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados
cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados
fácilmente. Las siguientes normas deben observarse en la preparación de
papeles de trabajo.
a. Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre
del ente, una descripción de la información presentada, el período cubierto.
b. Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto.
Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los
papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo.
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c. Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales de la persona
que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del
encargado del trabajo y del supervisor que los revisó.
La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados
entrevistados y los documentos examinados, es indispensable para lograr un
buen trabajo.
Omitir detalles tales como el nombre completo y jerarquía de un empleado
mencionado en los papeles de trabajo, o la fecha y fuente de un documento
revisado pueden provocar situaciones embarazosas para el contador público
que efectúa una revisión subsecuente de los resultados del trabajo y, además,
consituyen huellas de un apresuramiento, que a la larga se traduce en un
sustancial desperdicio de tiempo.
Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacionen con la hoja
de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o
función básica, a la cual se referirán todos los papeles de trabajo detallados.
Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir
un adecuado índice cruzado. La fuente de la información mencionada en cada
hoja de trabajo, debe estar claramente establecida.
La naturaleza del trabajo de comprobación efectuado por el contador público,
debe indicarse en cada hoja de trabajo. Los papeles de trabajo deben describir
los procedimientos de verificación aplicados en lugar de ser dedicados al
detalle de las cantidades examinadas. La simple copia de cifras sólo refleja el
hecho de que el contador público desconoce cómo conducir la revisión
adecuada. En lugar de transcribir amplios documentos y registros, el contador
público debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener
duplicados o fotocopias.
La extensión y alcance de las pruebas selectivas deben ser claramente
mencionadas en cada fase del trabajo en la que el procedimiento sea aplicado.
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31
La creciente confianza en las pruebas selectivas tipifica la actual práctica
profesional; los papeles de trabajo deben revelar el carácter y el alcance de
todas las pruebas efectuadas.
La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de la revisión,
deben ser claros. Cualquier información obtenida que demuestre ser
inapropiada debe ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles
de trabajo.
A medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigación. En el curso de la revisión surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado de estos puntos, en una hoja destinada a esa finalidad se pospone su revisión. La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto. (GALARZA, 2010. p. 32)
Se podrá lograr un ahorro considerable de tiempo, utilizando los servicios del
personal del ente. El ente estará normalmente gustoso de proporcionar esta
cooperación ya que el costo del trabajo se verá reducido y su eficiencia se
incrementará al liberar al contador público de tanto trabajo de detalle como sea
posible. Las planillas preparadas por empleados del cliente, deberán sujetarse
a verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa comprobación.
Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones
terminadas tan pronto como sean concluidos. A medida que cada planilla,
análisis o memorando sea concluido, debe ser llevado al expediente respectivo.
Es recomendable mantener los papeles de trabajo en el orden en que
aparecerán al ser finalmente archivados.
Naturaleza confidencial de los papeles de trabajo
Para realizar un trabajo satisfactorio el contador público debe tener acceso
irrestricto a toda la información concerniente a las operaciones del cliente y
mucha de esta información es confidencial.
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32
El ente no estaría dispuesto a proporcionar al contador público información a la
cual no tienen acceso empleados y competidores, a menos que pudiese confiar
en el secreto profesional que deben mantener el contador público según lo
establecido por las normas de ética y las disposiciones legales que regulan la
profesión de contador público (ver pronunciamiento No. 3). 29. Gran parte de la
información obtenida por el contador público, con carácter confidencial, se
registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de
naturaleza confidencial.
Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y
en ninguna circunstancia debe el contador público perder el control sobre sus
papeles de trabajo, en el curso de una revisión, ya que ellos constituyen la
única prueba de la corrección y razonabilidad de su informe.
Cuando los papeles de trabajo se encuentran fuera de control del contador
público, pueden perderse, ser robados o alterados. No es buena práctica dejar
los papeles de trabajo en la oficina del cliente durante la noche o permitir que
los empleados del cliente tengan acceso a ellos.
La Ley 43 de 1990 reglamentaria de la Contaduría Pública incluye los
siguientes artículos relacionados con el secreto profesional o confidencialidad:
Artículo 63. El contador público está obligado a guardar la reserva profesional
en todo aquello que conozca en razón del ejercicio de su profesión, salvo en
los casos en que dicha reserva sea levantada por disposiciones legales.
Artículo 64. Las evidencias del trabajo de un contador público, son documentos
privados sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidas por
terceros, previa autorización del cliente y del mismo contador público, o en los
casos previstos por la ley.
Artículo 65. El contador público deberá tomar las medidas apropiadas para que
tanto el personal a su servicio, como las personas de las que obtenga consejo
o asistencia, respeten fielmente los principios de independencia y de
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33
confidencialidad. Artículo 66. El contador público que se desempeñe como
catedrático podrá dar casos reales de determinados asuntos pero sin identificar
de quien se trata.
Artículo 67.
El contador público está obligado a mantener la reserva comercial de los libros,
papeles o informaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los
que hubiere tenido conocimiento por razón del ejercicio del cargo o funciones
públicas, salvo en los casos contemplados por disposiciones legales.
Parágrafo. Las revelaciones incluidas en los estados financieros y en los
dictámenes de los contadores públicos sobre los mismos, no constituyen
violación de la reserva comercial, bancaria o profesional.
Propiedad control y protección de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público, la
circunstancia de que los papeles de trabajo sean de naturaleza confidencial
exige que éstos deban ser protegidos en forma permanente. Los papeles de
trabajo son preparados en las oficinas del ente, de los registros del ente, y a
expensas del ente; pero aún así, estos papeles de trabajo son propiedad
exclusiva del contador público.
La propiedad de los papeles de trabajo, no obstante está sujeta a las
limitaciones de ética profesional sobre violaciones de información ante las
autoridades competentes. En algunas ocasiones, ciertos papeles de trabajo
pueden servir como punto de referencia para una entidad, pero nunca como
soporte o sustituto de un registro contable.
La propiedad de los papeles de trabajo del contador público, es consecuencia
lógica de las relaciones entre el contador público y el ente ya que él no es un
empleado común del mismo. Es un profesional independiente que tiene la
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34
libertad para determinar los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus
funciones profesionales.
3.2.3.3. Hoja de Hallazgos
Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas
encontradas en el trabajo de auditoria con relación a lo normado o a lo
presentado por la gerencia.
3.2.3.3.1. Condición: La realidad encontrada
3.2.3.3.2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe
ser)
3.2.3.3.3. Causa: Qué originó la diferencia encontrada
3.2.3.3.4. Efecto: Qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
3.2.3.3.5. Conclusiones: Se efectúan en base a los resultados.
3.2.3.3.6. Recomendaciones: Son las posibles soluciones.
3.2.4. Comunicación de Resultados
En el transcurso de una auditoría, los auditores mantendrán constante
comunicación con los servidores de la entidad u organismo, dándoles la
oportunidad para presentar pruebas documentadas; la comunicación de los
resultados se la considera como la última fase de la auditoría.
“Al finalizar los trabajos de auditoría en el campo, se dejará constancia
documentada de que fue cumplida la comunicación de resultados en los
términos previstos” (PARRA, 2010, p.23)
Las diferencias de opinión entre los auditores de la entidad, o empresa
auditada, en el informe constarán las opiniones divergentes. Las disposiciones
legales pertinentes, reconocen a la comunicación de resultados en el
transcurso del examen como un elemento muy importante, especialmente al
completar el desarrollo de cada hallazgo significativo y en la conferencia final y
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
35
por escrito, a través del informe de auditoría que documenta formalmente los
resultados del examen.
En esta fase se procede a la elaboración del informe, en donde el equipo de
auditoría comunica a los funcionarios de la entidad auditada los resultados
obtenidos durante todo el proceso de ejecución de la auditoría.
Es importante considerar que el trabajo de la auditoría debe realizarse en
observancia de las normas de calidad así como de la normativa de carácter
general y específico vigente.
La labor de la auditoría como todo proceso sistemático debe ser constante,
metódico y proveer una seguridad razonable de que se consideraron los
criterios técnicos adecuados y que el trabajo se llevó a cabo con el debido
cuidado profesional que garantiza la calidad del resultado.
La Comunicación de Resultados en contabilidad
Al concluir las acciones correspondientes a la investigación es necesario
analizar los resultados e interpretarlos, relacionándolos con el marco teórico y
la hipótesis planteada.
El análisis teórico consiste en estudiar los elementos de la información y
evaluar de qué forma responden a la hipótesis planteada en la investigación. La
interpretación de resultados trata de encontrar y recopilar la información
recopilada en la teoría.
Cuando la información se analiza se parte del estudio de la relación de
resultados con el planteamiento del problema, las variables, las hipótesis y los
instrumentos de recolección de datos.
La etapa de análisis e interpretación de resultados es la que requiere de mayor
creatividad y habilidad intelectual, pues es en esta donde se deben de
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
36
encontrar los puntos de coincidencia de resultados con los que se plantearon
en el esquema de investigación.
Para el efecto del análisis de resultados será necesario considerar los
siguientes pasos:
Describir y Sintetizar los resultados
Analizar cada una de las hipótesis en relación con los resultados a fin de
determinar cuáles fueron comprobadas y cuáles rechazadas.
Estudiar cada uno de los resultados y por separado y relacionarlos con
el marco teórico
Efectuar una síntesis general de los resultados
Definir el Tipo de Reporte:
Reporte Cuantitativo:
Es la exposición objetiva de resultados presentados a través de datos
interpretados en cantidades, porcentajes, cifras, cuadros comparativos,
esquemas numéricos, etc. Determina resultados contables.
Reporte Cualitativo:
Es una exposición narrativa donde se presentan los resultados a detalle. Las
descripciones y narraciones utilizan un lenguaje vívido, fresco y natural.
Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el "lenguaje de los negocios"
por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio
encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que
permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.
A partir de un ejercicio de investigación documental se plantea como principal
interés, indagar sobre las estrategias y enfoques de comunicación existentes e
implementadas en disciplinas como la Administración y la Gerencia Social que
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
37
permitan pensar en propuestas de intervención hacia el fortalecimiento de las
organizaciones.
La organización es definida desde el ámbito público, privado y comunitario
como un sistema complejo de redes que se relacionan diariamente y que
necesitan estar constantemente comunicadas de una manera clara, veraz,
eficiente y eficaz, es un escenario de convivencia permanente que requiere de
la mejor y más clara comunicación que pueda darse entre dos o más
individuos, una comunicación donde se considere a cada persona como un
mundo particular y exclusivo, con características especiales que hacen de cada
uno de ellos, una pieza importante en el engranaje de cualquier grupo social
definido.
Paralelo al desarrollo de las organizaciones se han definido tendencias,
enfoques y formas de administrar, en este sentido la Administración y la
Gerencia Social son consideradas dos disciplinas que orientan el proceso al
interior de las organizaciones con formas particulares de actuación y de
generación de diversos niveles de relacionamiento entre los sujetos que
participan de ellas. La Administración desde la teoría clásica, de sistemas, de
contingencia, humanista entre otras, ha revaluado su visión de la comunicación
al interior de las organizaciones, dando lugar a visiones estratégicas que
permiten interrelacionar aspectos como la planeación, la elaboración de
proyectos, principios, participación, inclusión, una mirada diferente del liderazgo
y la comunicación principalmente.
La propuesta misma de la Gerencia Social va más allá de conceptos
administrativos y trasciende a ser potenciadora de recursos y creadora de
nuevas alternativas y posibilidades en el ámbito social, todo ello bajo principios
de equidad, transparencia, pertinencia, consistencia, coherencia, oportunidad,
sostenibilidad, calidad, eficiencia y efectividad. Teniendo en cuenta las
dimensiones de estas disciplinas se plantean reflexiones frente a la
Comunicación.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
38
3.2.4.1. Borrador de Informe de Auditoría
En ésta etapa el Auditor se dedicará a formalizar en un documento los
resultados a los cuales llega el auditor en la auditoria ejecutada y demás
verificaciones vinculadas con el trabajo realizado.
Comunica á los resultados al máximo nivel de dirección de la empresa auditada
y otras instancias administrativas, así como a las autoridades que
correspondan, cuando esto proceda.
El informe parte de los resúmenes y/o conclusiones elaboradas en cada una de
las áreas examinadas en éste caso las relacionadas al ciclo de ingresos que se
vayan elaborando y analizando con los auditados, respectivamente, en el
transcurso de la auditoría.
La elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más
importante y compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado
en su preparación.
El informe de auditoría debe tener un formato uniforme y estar dividido por
secciones para facilitar al lector una rápida ubicación del contenido de cada
una de ellas. El informe de auditoría debe cumplir con los siguientes apartados:
INFORME FINAL DE AUDITORÍA INTERNA
Que se emita por el auditor interno o la persona responsable de evaluar
el ciclo de ingresos.
Que se prepare en forma escrita.
Que el informe sea elaborado oportunamente
Distribución rápida y adecuada.
Que muestre la calificación según la evaluación de los resultados de la
auditoría.
Que refleje una actitud objetiva y con el debido cuidado.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
39
Que todo lo que se consigna esté reflejado en los papeles de trabajo y
que responden a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y
competentes.
Que sea completo, exacto, y convincente, así como claro, conciso y fácil
de entender, propositivo, es decir enfocado a la mejora.
Fecha de emisión del
Informe
En éste apartado se coloca el día,
mes y año en el cual sé está
enviando el informe de auditoría.
Destino
En éste espacio se describe el
Nombre y el cargo de la persona a la
cual está dirigido el informe, es decir
Gerencia o dueño de la empresa.
Destinatario
Se detalla el nombre del auditor
interno y el cargo que éste tiene
dentro de la empresa.
Asunto o Denominación del
informe:
Se describe el área o la prueba
realizada.
Nombre de las personas
involucradas en las áreas
examinadas.
En éste apartado se coloca los
nombres y los cargos de las
personas involucradas en las áreas
examinadas a las cuales se les
enviara copia del informe de
auditoría, así como un espacio para
archivo del informe por parte de la
unidad de auditoría interna.
Referencia
En cada informe se coloca la
referencia del informe, es decir
número correlativo de cada informe
enviado por auditoría, lo anterior con
el objeto de tener un marco de
referencia de cada uno de los
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
40
informes enviados, ejemplo de ellos
se detalla a continuación: Ref. : AI No
Objetivo de la
evaluación
Grado de cumplimiento de las
políticas y procedimientos
establecidos para cada una de las
áreas consideradas dentro del ciclo
de ingresos.
Alcance El alcance de las pruebas realizadas
en cada una de las áreas
examinadas.
Periodo de desarrollo de las
áreas de auditoría
Lapso de tiempo que ha considerado
para realizar las pruebas de control y
cumplimiento de las políticas y
procedimientos de las empresas.
Aclaraciones previas
Efectos a evaluar, adoptadas de
acuerdo a los procedimientos de
control establecidos por la
administración de la empresa.
Condiciones Reportables Detalle de los hallazgos de auditoría
determinados durante las pruebas.
Comentarios
proporcionados por la
administración
De acuerdo a lo enviado en el
informe borrador de auditoría a la
administración o gerencia se solicita
al encargado del área auditada nos
proporcione sus comentarios de cada
uno de los hallazgos determinados, lo
anterior con la finalidad de estar de
acuerdo ambas partes con los
hallazgos determinados y en caso de
no estar de acuerdo justificar con
evidencia lo contrario a los hallazgos
plasmados en el informe borrador y
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
41
preliminar.
Recomendaciones
Las recomendaciones de auditoría
deben estar orientadas a cada uno
de los hallazgos obtenidos en el
proceso de las pruebas, y estas
orientadas a mejorar el control
interno en la empresa.
Conclusiones
Las conclusiones deben establecer el
grado de satisfacción de la auditoría
sobre los resultados obtenidos en las
pruebas de control interno realizadas
a las áreas del ciclo de ingresos.
Finalización del informe
En éste espacio se plasma un breve
cierre del informe, describiendo que
estamos en esperas de cualquier
comentario al respecto, el cual con
gusto atenderemos
Fuente: Auditoria operativa en la gasolinera Hermanos Vivar
Elaborado por: Collaguazo Barrera Lourdes Maritza
3.2.4.2. Conferencia de Informe de Auditoría
Informe con los resultados del estudio denominado “Incluir nombre dado en
Plan Anual de Labores o aquel designado en el informe respectivo” En las
hojas adjuntas se detallan los acuerdos y observaciones sobre los puntos en
particular. Al final de cada hoja se cierra y se firma como muestra de
conformidad con lo ahí indicado.
Esta acta consta de lo siguiente:
Observaciones: (1) hoja adjunta
Recomendaciones:
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
42
3.2.4.3. Conferencia de Informe de Auditoría Informe de Auditoría
definitivo
Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados
por los auditores durante la realización de una auditoría, que de forma
normalizada expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada
en relación con los objetivos fijados, señalan las debilidades de control interno,
si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las
causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras adecuadas.
Importancia y relevancia del informe
El producto que vende Auditoría son sus informes.
Se remiten a las más altas autoridades de la organización.
Es el medio de que se vale Auditoría para dar a conocer su opinión.
Es su vehículo de comunicación.
Ponen de manifiesto si los auditores tienen una visión gerencial de las
áreas auditadas o carecen de ella. Si están realmente capacitados.
Son representativos de la calidad de la Auditoría Interna en cuanto a:
formación profesional, cultura, estilo, corrección en el lenguaje escrito,
etc.
Cada informe es una carta de presentación de la Auditoría, los errores
de concepto, la falta de oportunidad de las recomendaciones y la
eficiente redacción pueden producirse en cualquier auditoría y es algo
que debe evitarse.
Precauciones básica
La minuciosidad y el examen de los informes de auditoría una vez redactados y
listos para ser distribuidos, exigen un cuidadoso procedimiento de CONTROL
DE CALIDAD que elimine errores y fallos de cualquier clase y evite
apresuramientos e improvisaciones.
Revisar cifras y datos detenidamente.
Corregir estilo y eliminación de faltas de ortografía, de impresión, etc.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
43
Leerlo por auditores que no hayan intervenido en la auditoría.
Comprobar la pertinencia de las opiniones y recomendaciones.
Verificar su fundamentación documental y racional.
Para tener en cuenta
El informe de Auditoría refleja, condensa y divulga la opinión de/los Auditor(es)
y sus recomendaciones y es la prueba elocuente de su calidad y de su acierto
o de sus carencias en el trabajo realizado.
El/Los Auditores Internos deben reportar los resultados de su trabajo de
auditoría:
Se debe emitir un informe escrito y firmado, cada vez que concluya un
examen de auditoría. Pueden haber informes parciales.
El/Los Auditores Internos deberán discutir sus conclusiones y
recomendaciones a un nivel adecuado dentro de la organización / área /
unidad auditada, antes de emitir su reporte escrito final.
Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y
oportunos.
Los reportes deberán contener el objeto, alcance y resultados del trabajo
realizado, en lo aplicable, la opinión del auditor.
Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y
un satisfactorio reconocimiento de la ejecución de acciones correctivas.
Pueden ser incluidos los puntos de vistas de los auditados respecto de
conclusiones o recomendaciones del auditor.
El responsable superior del Departamento de Auditoria Interna deberá
revisar y aprobar el reporte final de auditoria antes de su emisión y
deberá decidir a quién se le distribuirá dicho informe.
ALCANCES A LOS REQUISITOS DEL INFORME
Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y
oportunos.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
44
Los reportes son constructivos si son reales, imparciales y están libres
de distorsión, debiendo figurar sin prejuicios las observaciones,
conclusiones y recomendaciones.
Los informes son claros cuando son fácilmente comprensivos y lógicos.
La claridad puede mejorarse evitando el lenguaje técnico innecesario y
proporcionando suficiente información de apoyo.
Los informes concisos van a los hechos y evitan detalles innecesarios,
expresando las ideas con el menor número de palabras posibles.
Los informes constructivos son los que como resultado de su contenido y
tono, ayudan al auditado y a la organización y conducen a realizar las
mejoras necesarias.
Los informes son oportunos cuando se emiten sin retrasos indebidos y
permiten una rápida acción efectiva.
DETALLES A TENER EN CUENTA
Presentación impecable.
Redacción correcta.
Fácil lectura y manejo.
Estructurado.
Breve y medular.
PRESENTACIÓN IMPECABLE
Formato estándar, titulado, referenciado, limpio, sin correcciones ni faltas
o errores de impresión o de ortografía que serían imperdonables.
El destinatario del informe asociará la calidad del informe con la calidad
de la auditoria. Los errores que se le “escapen” al Auditor darán a lugar
a pensar otros descuidos durante el transcurso de la auditoría.
El responsable último del informe es siempre el directivo superior de
Auditoría. Para éste es obligatorio dar lectura completa y detenida del
informe. Con su firma asume la responsabilidad total del contenido del
informe.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
45
REDACCIÓN CORRECTA
De los informes deben suprimirse las afirmaciones contundentes, las
expresiones agresivas o hirientes, la ironía y el sarcasmo y las alusiones
personales. La redacción debe ser clara y culta a la vez, sin términos
repetitivos, evitar frases hechas. Debe transmitirse al lector lo que realmente se
quiere y hay que decirlo sin posibles confusiones o malas interpretaciones.
Evitar frases atribuibles a otras profesiones que puedan dar lugar a
problemas legales; ejemplo: “Se ha comprobado fehacientemente...”.
La finalidad del informe es que su cumplan sus recomendaciones y a ello
hay subordinar cualquier otro fin.
FÁCIL LECTURA Y MANEJO
Los informes que no sean manejables (excesivamente voluminosos), van a ser
muy difíciles que se lean y un informe que no se lea por el destinatario carece
de valor. Los informes se hacen para los destinatarios no para satisfacer al
auditor.
Para que los informes interesen han de atraer inmediatamente la
atención del lector. A ello contribuirá que su lectura sea lo más cómoda y
rápida posible.
Con independencia de su contenido, han de ser impresos con letra lo
suficientemente grande. Frases y párrafos cortos y espaciados. Evitar
párrafos interminables.
Apartados y epígrafes adecuadamente titulados
ESTRUCTURA NORMALIZADA
Índice
Descripción del contenido del informe capítulos, epígrafes y sub-epígrafes con
número de página asociado.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
46
Párrafo Introductorio
Naturaleza de la auditoría
Período cubierto
Tiempo dedicado al trabajo de campo
Personal asignado al Auditoría
Alcance
El alcance está determinado por los objetivos y procedimientos empleados en
la auditoría y concreta la amplitud y profundidad de los trabajos.
Resumen de Aspectos Principales
Aspectos sustantivos tratados en el informe, síntesis de hallazgos
Hallazgos y Recomendaciones
Por aspectos individuales
Encabezado
Hallazgo
Recomendación
La conclusión más sólida es aquella que el auditado está de acuerdo con lo
que se le planteó y aceptó tomar medidas correctivas.
Las conclusiones aceptadas sirven para informar a la autoridad superior
respecto del problema y su solución. De otro modo, la conclusión se refiere al
reconocimiento del problema por parte del auditado quién se ha comprometido
al estudio de su solución. También puede ser necesario una recomendación
relativa a lo que el auditor considere de hacer el auditado, aun cuando este no
esté se encuentre en desacuerdo. Otras recomendaciones implican la
necesidad de involucrar un más alto nivel de autoridad que el auditado. En este
caso se puede incorporar la posición del auditado.
Comentarios de lo Auditado.
En este párrafo se consigna la reacción del auditado respecto de los hallazgos,
conclusiones y/o recomendaciones de auditoría. Cuando existen diferencias de
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
47
opinión o circunstancias atenuantes, el informe de auditoría incluirá los
comentarios del auditado.
Carta Conductora.
El informe se hace llegar a través de una carta denominada “conductora”
dirigida a la autoridad superior con copia al auditado y otros que
excepcionalmente se estimaran necesarios.
Esta carta incluye un párrafo referido a la apreciación del auditor asignado
respecto de la cooperación y asistencia recibida durante la auditoría.
BREVE Y MEDULAR.
Se debe procurar que los informes sean lo más breve, cortos y reducidos que
sea posible, para lo cual el informe no debe incluir información confusa, larga,
tediosa y documentación como prueba. Dichas pruebas se deben mantener en
el soporte o archivo del informe junto con los correspondientes.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
48
APLICACIÓN
PRÁCTICA
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
49
CAPITULO IV
FASE I. CONOCIMIENTO PRELIMINAR
UNIDAD ACADEMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
EMPRESARIALES FACULTAD DE INGENIERIA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
Con la finalidad de conocer cuál es la situación actual de la administración de la
“Gasolinera Hermanos Vivar”, pedimos a usted se digne proporcionarnos la
información que la pie de la presente le solicitamos, la misma que nos permita
desarrollar el proyecto de investigación denominado “AUDITORIA OPERATIVA
EN LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR” en beneficio del ente que usted
dirige. Para tal efecto se observará lo siguiente:
El objetivo general es:
Realizar una Auditoría de Gestión al área de crédito y cobranzas, al área de
recursos humanos y a la Planificación estratégica, para evaluar los niveles de
eficiencia, eficacia y economía, los que permitirán determinar falencias e
identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a
lograr una administración más eficaz a través de la aplicación de indicadores
de gestión que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento e
innovación.
Los objetivos específicos:
Comprobar si existe un control interno sobre el área de crédito y
cobranzas con la finalidad de determinar las debilidades y fortalezas de
estas.
Establecer si existe un proceso completo de las transacciones de la
cuenta crédito y cobranzas
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
50
Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias
y políticas que rigen para el manejo de créditos
Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización y
aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y
tecnológicos.
Establecer conclusiones y recomendaciones en las áreas analizadas
mediante la entrega de un informe de auditoría.
Para el desarrollo del presente examen se le ha designado como jefe de equipo
y contará con la colaboración del administrador y las personas que conforman
el área contable.
Al finalizar el examen se presentará el informe de Auditoría con sus
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Atentamente,
Collaguazo Barrera Lourdes Maritza
Auditora supervisora
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
51
Entidad: GASOLINERA HERMANOS VIVAR Tipo de trabajo: Auditoría Operativa
Alcance: 1 de enero al 31 de diciembre de 2013
Cédula Sumaria
El día 3 de agosto del año 2013, siendo las 15:00 horas se visitó las instalaciones de la Gasolinera Hermanos Vivar, ubicada en el Cantón La Troncal provincia del Cañar. A través de la aplicación de técnicas de Auditoría como la constatación ocular y física se pudo observar los siguientes puntos importantes para el trabajo a desarrollar: Recursos utilizados por la empresa: Recurso material: La empresa tiene a su disposición una infraestructura amplia y moderna distribuida en dos aéreas: la una, que comprende lo que es la parte administrativa y la segunda conformada por las islas que es donde se vende el combustible; esta última está diseñada con tecnología de punta, conformada por cuatro islas y cada una de ellas compuesta por dos dispensadores destinados a la distribución de combustible. Además de contar con el espacio físico adecuado para la administración de la empresa y atención al cliente. Las oficinas que están en la parte lateral, diseñada en una planta grande, en donde funcionan las oficinas de la gasolinera y un minimercado; a su vez, éstas están debidamente distribuidas tanto para el correcto funcionamiento de los equipos como para el bienestar de las personas. En las oficinas de la empresa se encuentra: El área de Recepción, funciones que desempeña la misma persona y que está debidamente equipada con recursos como: un computador de escritorio, una impresora matricial, un teléfono convencional y un fax. La sala de reuniones general. La oficina de contabilidad igualmente equipada con un computador, teléfono y archivadores. Oficina de créditos y cobranzas diseñada con un mueble muy grande para guardar las ordenes de crédito que se manejan, un teléfono y gavetas para archivar. Un baño para uso tanto de los empleados como de los clientes. La oficina de gerencia, equipada con computadora, teléfono, mesa y sillas para reuniones, baño privado, nevera, televisor, DVD, minicomponente, Cada una de las oficinas tiene las instalaciones adecuadas para el buen desarrollo del trabajo. Los horarios de trabajo son diferentes para todas las oficinas, con la finalidad de dar una mejor atención a los clientes de 8:00 – 19:00. Teniendo dos horas designadas para el almuerzo. Recurso Financieros: Esta empresa por ser una sociedad de hecho entre hermanos
y la mamá, ha realizado la cobertura del negocio con dinero propio, es decir, no tuvieron la necesidad de financiarse y esto hace que no tengan problemas de liquidez, la gasolinera está valorada en un millón de dólares (sólo infraestructura), también tienen invertido en el combustible ya que se mantienen con los tanques de combustible siempre llenos. La disposición en los tanques de reserva son de diez mil galones de combustible, lo que representa veinte dos mil 90/100 en efectivo que tienen amortizado diariamente, y la venta diaria que se realiza es de más o menos unos 9000 galones de combustible valorado en 18.000 dólares.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
52
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de trabajo: Auditoría Operativa
Alcance: 1 de enero al 31 de diciembre de 2013
Cédula Narrativa
Con el objetivo de obtener un conocimiento general de la empresa se
realiza la Cédula Narrativa la cual consistió en una entrevista a la Sra.
Maria Robles, Gerente de la empresa y al Sr. Miguel Barahona
administrador de la empresa, quienes nos brindaron su apoyo e interés
en el desarrollo de la Auditoría Operativa en la institución.
Como resultado de la entrevista obtuvimos la siguiente información:
¿Qué tipo de actividades desarrolla la empresa?
La actividad que desarrolla la empresa es la comercialización de
combustible.
¿Qué productos ofrece al mercado?
Ofrece al mercado automotor combustible como gasolina extra, super y
diesel.
¿A qué segmento de mercado se enfoca más? (producción, servicio
o comercialización)
Se enfoca a la comercialización.
¿Cuáles son los sectores de mercado que abarca?
Se desarrolla en la provincia del Cañar ciudad de la Troncal.
¿Con cuántos locales cuenta la empresa y cuál es el principal?
La empresa cuenta con una sola estación de servicio.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
53
¿Qué cambios importantes se han realizado en la empresa?; ¿Qué
beneficios han traído los mismos?
No ha presentado cambios significativos aunque constantemente se
capacita al personal sobre atención al cliente lo que nos ha significado un
incremento en las ventas.
¿Con cuánto personal cuenta la empresa?
La empresa está constituida por 5 personas.
¿Realizan capacitaciones al personal? ¿Con qué frecuencia?
Sí realizan capacitaciones al personal, referente al trabajo en equipo y
capacitaciones con respecto a atención al cliente principalmente.
¿Ha elaborado un análisis FODA?
No se ha desarrollado análisis FODA
¿Cuenta con indicadores de gestión?
No por el momento, se está trabajando en los mismos.
¿Existe un organigrama funcional de la empresa?
Sí existe.
¿Ha realizado un estudio sobre sus competidores?
No se ha realizado un estudio a la competencia, sin embargo,
constantemente estamos preocupados por investigar informalmente sobre
ellos.
¿Cuenta con un plan estratégico?
Sí se cuenta con un plan estratégico
. ¿Realizan un Control Interno de la empresa?
El control interno que se realiza es todavía deficiente.
¿Cómo se maneja la calidad de los productos y servicios?
En este punto les puedo comentar que estos productos no se pueden
alterar de ninguna manera siempre se va a poder proporcionar un buen
producto debido a que el traslado del combustible se lo realiza con
tanquero propio; de la planta a la gasolinera con sus respectivos sellos de
seguridad colocados en Gasolinera Hermanos Vivar, luego de cargar el
combustible, y estos a su vez se los abre el momento del descargue en
los tanques de abastecimiento en la gasolinera. Y en cuanto a la medida
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
54
también es exacta, debido a que los empleados de la DNH encargados
de controlar las medidas, todos los primeros días de cada mes vienen
hacer las revisiones y pruebas en cada surtidor para ver si no hay
alteración. Si se diera el caso de que estuvieran alteradas nos emitirían
una multa que va más o menos desde unos $6.000 y sería clausurada la
gasolinera por 8 días.
¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?
En general, la condición actual de la empresa consideramos que es
buena, pero recalquemos que para llegar a esto han tenido que pasar
algunos años de trabajo duro y permanente. En la actualidad tenemos
una gran expectativa por los retos de crecimiento que nos hemos
planteado para este año, recordando que la empresa durante su tiempo
de permanencia en el mercado ha pasado por etapas de crecimiento
informal siendo más notoria en el periodo del 2006 al 2009, finalmente
consideramos haber alcanzado una etapa formal en el año 2010, en
donde su crecimiento ha sido un valor alto que para alcanzarlo han
incluido siempre la perspicacia de lo que quieren hacer y hacia dónde
quieren llegar en base a resultados reflejados en números, aspirar a más
considerando la situación económica del país.
¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades
existentes en la empresa?
Sin lugar a dudas sus mayores fortalezas son: un buen equipo humano
que tiene el conocimiento necesario para hacer frente a los
requerimientos de la empresa, la excelente relación con los clientes, los
productos de excelente calidad para la comercialización, la experiencia en
el mercado y los lineamientos de la Planificación Estratégica que han
implementado y que con el paso de los años los han venido puliendo de
acuerdo a las necesidades. Entre las debilidades podemos señalar: la
falta de implementación de tecnología adecuada para manejar más rápido
todo lo concerniente a la empresa ya que se lleva manualmente las
cuentas.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
55
¿Existe un Manual de Funciones y de Descripción de Cargos, además de
Reglamento de Trabajo Interno debidamente establecido en la empresa?
No se tiene un Manual de Funciones establecido, pero existe un Manual de
Normas de Competencia Laboral emitido, que contiene la descripción de las
funciones de los diferentes puestos de trabajo. Por otro lado, posee la empresa
un Reglamento de Trabajo Interno debidamente legalizado e implantado en la
empresa.
¿Cómo se lleva a cabo el proceso de capacitación del personal?
No se tiene nada establecido o implantado para capacitar al personal dentro de
la empresa, ya que la comercializadora es la que capacita al personal.
¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoría Operativa?
Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean relevantes y
que las conclusiones y recomendaciones emitidas por la auditora puedan ser
aplicables con el tiempo para que reflejen el incremento de la eficiencia, eficacia,
economía, ética, ecología en las operaciones y por ende en el aumento de
rentabilidad para la empresa.
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fecha: Diciembre de 2013
Revisado por:
Fecha:
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
56
3.1.5 Estructura de Cuestionario de control interno a la gestión
institucional de la.
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de trabajo: Auditoría Operativa
Alcance: 1 de enero al 31 de diciembre de 2013
Preguntas Respuestas Comentarios
No. Gestión institucional SI No Na
1 Los fines y las actividades principales
de la empresa corresponden a:
• ¿Servicio?
• ¿Industrial?
• ¿Comercial?
• ¿Financiera?
X
2 ¿En la Gasolinera Hermanos Vivar se
ha implantado y se encuentra en
aplicación la Planificación
Estratégica?
X
3 ¿La Gasolinera Hermanos Vivar
cuenta con un organigrama
estructural y funcional?
X
4 En la empresa se encuentra definido:
¿Las Metas?
¿La Misión?
¿La Visión?
¿Objetivos?
X
5 ¿La empresa evalúa la gestión en
términos de eficiencia, eficacia, ética
y economía de parámetros e
indicadores de gestión?
X
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
57
6 Para medir la calidad,
cantidad, grado y oportunidad
del producto o servicio
prestado satisface la
necesidad del usuario o
cliente, se realiza:
¿Comparación de un producto
o servicio con estándares
establecidos por los usuarios?
¿Comparación de un producto
o servicio con estándares de
calidad establecidos por la
competencia?
Encuestas o cuestionarios.
X
8 ¿La Gasolinera Hermanos
Vivar cuenta con un
departamento ambiental, que
se encarga de medir el
impacto a mediano o largo
plazo en el entorno ambiental
de los productos o servicios
prestados?
X
9 ¿En la empresa se encuentran
detectadas las fuerzas y
debilidades; así como las
oportunidades y amenazas en
el ambiente de la
organización?
X
10 ¿En la Gasolinera Hermanos
Vivar cuentan con un personal
suficiente y eficiente para el
desarrollo de sus funciones
X
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
58
11 ¿En la Gasolinera Hermanos Vivar se
han determinado normas o políticas
de seguridad e higiene?
X
12 ¿Los empleados y la alta gerencia
cuidan la imagen que proyectan ante
el sector y sus alrededores en donde
se desempeñan las actividades de la
gasolinera?
X
13 ¿Para la prestación de servicios y/o
venta de productos La Gasolinera
Hermanos Vivar cuenta con los
permisos necesarios que los
organismos competentes exigen?
X
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fecha: Diciembre de 2013
Revisado por:
Fecha:
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
59
Fase II: planificación
3.2.1 Memorando de planificación
Memorando de Planificación
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de trabajo: Auditoría Operativa
Alcance: 1 de enero al 31 de diciembre de 2013
Auditoría de Gestión a: Gasolinera Hermanos Vivar
Preparado por: Maritza
Collaguazo
Fecha: Diciembre de 2013
Revisado por: Fecha:
Requerimiento de la auditoria
Informe
Cronograma de cumplimiento de recomendaciones
Fechas de intervención (Cronograma)
Fecha Estimada
Orden de trabajo ENERO DE 2013
Conocimiento preliminar MARZO DE 2013
Planificación MARZO DE 2013
Inicio del trabajo en el campo ABRIL DE 2013
trabajo en el campo MAYO DE 2013
Discusión del borrador del informe
con funcionarios
SEPTIEMBRE DE 2013
Emisión del informe final. DICIMEBRE DE 2013
Presentación del informe
aprobado.
DICIEMBRE DE 2013
Equipo de auditoría
Nombres y Apellidos
Auditor General
Jefe de equipo de auditoría Maritza Collaguazo
Auditor Operativo Maritza Collaguazo
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
60
Días presupuestados
66 Días laborables distribuidos en las siguientes fases:
Fase I, Conocimiento Preliminar 09 días
Fase II, Planificación 20 días
Fase III, Ejecución 23 días
Fase IV, Comunicación de resultados 14 días
Seguimiento 0 días
Recursos financieros y materiales
Detalle Cant. Final Precio c/u Valor total
Materiales y Suministros
Hojas 300 0,02 4,00
Bolígrafos 5 0,40 1,60
Carpetas 5 0,50 3,75
Tóner para impresora 4 22,00 34,00
Copias 200 0,02 2,00
Anillados 2 7,00 12,00
Viáticos/ Transporte 5 20,00 50,00
Depreciación de Computadora 1 25,64 51,28
Depreciación de Impresora 1 6,78 13,56
Servicios Básicos 1 3,00 9,00
Gastos de Celular/Internet 1 20,00 40,00
TOTAL 221,19
Enfoque de la auditoría:
Objetivo General:
Realizar una Auditoría Operativa al área de crédito y cobranzas, al área de
recursos humanos y a la planificación estratégica, para evaluar los niveles de
eficiencia, eficacia y economía, los que permitirán determinar falencias e
identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a
lograr una administración más eficaz a través de la aplicación de indicadores
de gestión que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento e
innovación.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
61
Objetivos específicos:
Comprobar si existe un control interno sobre el área de crédito y cobranzas con
la finalidad de determinar las debilidades y fortalezas de estas.
Establecer si existe un proceso completo de las transacciones de la cuenta
crédito y cobranzas.
Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
políticas que rigen para el manejo de créditos.
Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización y
aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y
tecnológicos.
Establecer conclusiones y recomendaciones en las áreas analizadas mediante
la entrega de un informe de auditoría.
Alcance
El alcance de nuestra auditoría de operativa cubre el periodo comprendido
entre
Componentes
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Planificación estratégica
Subcomponente: Departamento de recursos humanos
Subcomponente: Departamento de crédito y cobranzas
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
62
Resumen de los resultados de la evaluación de control interno
En cuanto a la evaluación del Control Interno tenemos el siguiente resultado
por cada componente.
Ambiente de control interno
Las ventajas de este componente son:
dades al personal.
a planificación estratégica.
FODA
A continuación se presenta las fortalezas y debilidades elaboradas por la
empresa:
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
63
FODA Estación de Servicios Hermanos Vivar
Cuadro No. 4: FODA
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fuente: Gasolinera Hermanos Vivar
Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas
Personal
competente y
calificado.
Población
Troncaleña en
crecimiento
Manejo de líquidos
inflamables
Alto número de
competidores.
Capacidad de
endeudamiento
Oferta de personal
idóneo para las
actividades de la
empresa.
No se realiza
análisis de riesgos
Reformas legales
en el ámbito
hidrocarburífero.
Bajos gastos
administrativos
Marca a la que
pertenece la
empresa en
constante
crecimiento.
Deficiente control
interno.
Reformas legales
SRI
Conveniente
equipo y
herramientas de
trabajo
Alta dependencia
del sector petrolero.
Buena ubicación
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
64
Indicadores de gestión
Indicador de eficiencia en la planificación estratégica
Ventas Reales del 2013
x 100
Ventas Presupuestadas
Indicador de eficiencia departamento de recursos humanos
Personal Capacitado
X 100
Total del personal
Indicador de eficiencia en el departamento de crédito y cobranzas
Créditos cobrados
X100
Total de Créditos Otorgados
Firmas de responsabilidad de la planificación
Auditor operativo Jefe de equipo
Fecha: Diciembre de 2013
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
65
Fase III: Ejecución
3.3.1. Programas de trabajo
Programa de Trabajo
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de Examen: Auditoría Operativa
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Planificación Estratégica
N° Descripción Ref. Elaborado
por:
Fecha
Objetivos
1. Evaluar si la
empresa
cuenta con
una
adecuada
planificación
estratégica
que le
permita
alcanzar los
objetivos
planificados.
P/T 009 D.P 4-07-2013
2. Determinar la
eficacia y
eficiencia de
la
planificación
estratégica
establecida
para la
empresa.
P/T 018 D.P 6-07-2013
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
66
Procedimiento
1. Revisión de
cada una de
los
componentes
de la
administració
n estratégica
establecida
por la
empresa.
P/T 014 D.P 4-07-2013
2. Establecer
parámetros
que permitan
medir la
eficiencia y
eficacia de la
planeación
estratégica.
P/T 018 D.P 6-07-2013
Riesgo
1. Falta de cumplimiento
de los objetivos que
persigue la
administración de la
empresa.
D.P
Calificación
Baja
Procedimiento
Revisión de la
planificación
estratégica y
P/T 014 D.P. 8-07-2013
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
67
comparación con
parámetros
recomendados
para su
elaboración.
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Revisado por: Ec. Remigio Vásquez
Fecha: 19 de junio 2013
Programas de Trabajo
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de Examen: Auditoría Operativa
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Recursos Humanos
N° Descripción Ref. Elaborado
por:
Fecha
Objetivos
1. Determinar la
eficiencia y la
eficacia de la
gestión
desarrollada
por el
departament
o de recursos
humanos.
P/T 010 D.P 11-07-13
2. Evaluar cómo
se
desarrollan
los procesos
relacionados
con el
P/T 013 D.P 13-07-13
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
68
personal.
Procedimiento
1. Revisión de
cada una de
las políticas
establecidas
por la
empresa
sobre el
cumplimento
de los
procesos y
actividades
relacionadas
con el
personal.
P/T 015k D.P 11-07-13
2. Establecer la
eficiencia y
eficacia de
los procesos
relacionados
con el
personal de
la empresa.
P/T 018 D.P 13-07-13
Riesgo
1. *Contratación de personal poco
idóneo para los cargos.
*Personal insatisfecho que no rinde
en sus actividades y funciones.
Calificación
Mediano
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
69
Procedimiento
1. Revisar
contratos de
trabajo y
realizar
entrevistas a
los
empleados y
encargado
del control
del talento
humano.
P/T 013, P/T
015, P/T 017
D.P 15-07-13
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Revisado por: Ec. Remigio Vásquez
Fecha: 25 de junio 2012
Programas de Trabajo
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de Examen: Auditoría Operativa
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Crédito y Cobranzas
N° Descripción Ref. Elaborado
por:
Fecha
Objetivos
1. Evaluar la
gestión
realizada por
el
departament
o de crédito y
cobranzas en
la Gasolinera
P/T 011 D.P 25-07-13
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
70
Hermanos
Vivar
2. Determinar la
eficacia y
eficiencia de
la gestión del
departament
o de Crédito
y Cobranzas
y plantear las
actividades
que se van a
realizar en
los diferentes
departament
os.
P/T 018 D.P 26-07-13
Procedimiento
1. Determinar
mediante
indicadores
de gestión la
eficiencia,
eficacia y
economía del
manejo de la
cartera de
crédito.
P/T 018 D.P 25-07-13
2. Examinar los
documentos
necesarios
para
determinar la
P/T 016 D.P 27-07-13
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
71
eficiencia en
que trabaja el
departament
o de crédito y
cobranzas
3. Revisar el
archivo de
créditos
emitidos en
el 2010
P/T 016 D.P 28-07-13
Riesgo
- Documentos incompletos al aprobar un
crédito.
- Incremento de cartera incobrable
Calificación
Medio
Procedimientos
Realizar una
revisión del
archivo histórico
de documentos
de crédito que
tienen los
empleados de la
Estación de
Servicio.
P/T 016 D.P 29-07-13
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Revisado por: Ec. Remigio Vásquez
Fecha: 27 de junio 2013
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
72
3.3.2. Evaluaciones específicas de control interno
Evaluación específica de control interno
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de Examen: Auditoría Operativa
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Planificación Estratégica
N° Preguntas Respuestas Valoración
Si No Na Pt Ct
Organización de la unidad
Se pretende hacer un análisis del correcto desarrollo de la planificación
estratégica
1 ¿La institución cuenta con
Planificación Estratégica?
X
2 ¿El reglamento Orgánico-Funcional
vigente, define claramente la
estructura organizativa de la unidad?
¿Está acorde con el Reglamento
Orgánico-Funcional?
¿Responde a la realidad?
X
3 ¿La planeación estratégica den la
empresa se desarrolla en función de
planes y programas?
¿En la planeación estratégica se han
establecido objetivos de corto o largo
plazo para la empresa?
¿Los objetivos planteados son de
conocimiento del personal?
¿Se transmiten a los empleados?
¿Se controla con regularidad el
desarrollo de los diferentes sistemas
de la empresa y se confronta con la
meta y objetivos determinados?
X
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
73
4 ¿Se han determinado parámetros e
indicadores que le permitan evaluar la
gestión?
En caso afirmativo indique:
¿Se cuenta con datos estadísticos o
históricos?
¿Encuestas o cuestionarios para medir
la satisfacción de las necesidades?
X
5 ¿Se hace participar a los empleados
en la elaboración de la Planificación
Estratégica?
X
6 ¿Se han definido sistemas de control y
evaluación a la Planificación
Estratégica?
X
7 ¿La Planificación estratégica cuenta
con misión, visión y objetivos?
X
8 ¿La Gasolinera Hermanos Vivar hace
cumplir y cumple la Planificación
Estratégica establecida?
X
9 ¿Los objetivos planteados en los
diferentes departamentos de la
empresa está de acuerdo al Plan
estratégico actual?
X
Total
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Revisado por: Ec. Remigio Vásquez
Fecha: Septiembre de 2013
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
74
Evaluación específica de control interno
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de Examen: Auditoría Operativa
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Recursos Humanos
N° Preguntas Respuestas Valoración
Si No Na Pt Ct
Organización de la unidad
Se pretende hacer un análisis del correcto desarrollo de los Recursos
Humanos.
¿La Gasolinera Hermanos
Vivar cuenta con una
dirección o departamento de
Recursos Humanos?
SI
¿El reglamento Orgánico-
Funcional vigente, define
claramente la estructura
organizativa de la unidad?
¿Está acorde con el
Reglamento Orgánico-
Funcional?
¿Responde a la realidad?
NO
¿La Unidad de personal se
administra en función de
planes y programas?
¿Ha establecido objetivos de
corto o largo plazo?
¿Los objetivos planteados
son de conocimiento del
personal?
¿Se transmiten a los
NO
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
75
empleados?
¿Se controla con regularidad
el desarrollo de los diferentes
sistemas de la empresa y se
confronta con la meta y
objetivos determinados?
¿Se han determinado
parámetros e indicadores
que le permitan evaluar la
gestión?
En caso afirmativo indique:
¿Se cuenta con datos
estadísticos o históricos?
¿Encuestas o cuestionarios
para medir la satisfacción de
las necesidades?
NO
¿Se interrelacionan las
actividades de la unidad de
personal con el proceso de
formulación presupuestaria?
¿Se hace en relación a las
estrategias establecidas?
SI
¿Se han definido sistemas
de control y evaluación de
personal?
SI
¿Se hace o existe control de
gestión de personal?
NO
¿El personal recibe
capacitaciones con respecto
al puesto o función que
desempeña en la empresa
NO
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
76
¿Los objetivos planteados en
el departamento de Recursos
Humanos de la empresa
están de acuerdo al Plan
estratégico actual?
SI
Total
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Revisado por: Ec. Remigio Vázquez
Fecha: Diciembre de 2013
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
77
Evaluación específica de control interno
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de Examen: Auditoría Operativa
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Crédito y Cobranzas
N° Preguntas Respuestas Valoración
Si No Na Pt Ct
Organización de la unidad
Se pretende hacer un análisis del correcto desarrollo del Departamento
de Crédito y Cobranzas
¿La Gasolinera
Hermanos Vivar
cuenta con un
departamento de
Crédito y
Cobranzas?
SI
¿El reglamento
Orgánico-Funcional
vigente, define
claramente la
estructura
organizativa de la
unidad de Crédito y
Cobranzas?
NO
¿Existe personal que
controle el desarrollo
de los diferentes
sistemas de los
servicios como cobro
y crédito en la
estación de servicio?
SI
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
78
¿Se han
determinado
parámetros e
indicadores que le
permitan evaluar la
gestión y el impacto
de las actividades
que se desarrollan
en el departamento
de crédito y
cobranzas?
NO
¿Los objetivos
planteados en el
Departamento de
Crédito y Cobranzas
son conocidos por el
personal de dicho
departamento?
SI
¿Se han definido
sistemas de control y
evaluación para el
personal del
Departamento de
Crédito y Cobranzas
NO
¿El Departamento de
Crédito y Cobranzas
NO
mantiene un manual de funciones que sea para beneficio de sus empleados?
¿El Departamento de
Crédito y Cobranzas
tiene eficiente y
suficiente personal
SI
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
79
capacitado?
¿Los documentos
que sirven para la
aprobación de un
crédito cuentan con
un sistema de
archivo que respalde
la información
cuando sea
necesario?
NO
¿Los objetivos
planteados en los
diferentes
departamentos de la
empresa están de
acuerdo al Plan
estratégico actual?
NO
Total
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Revisado por: Ec. Remigio Vásquez
Fecha: Diciembre de 2013
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
80
3.2.3. Matriz de ponderación
Estructura organizativa y planificación
Subcomponente: planificación estratégica
Componente Ponderación Calificación
Establecido Misión
Establecimiento de
visión
Determinado valores
Establecido objetivos
Se ha elaborado matriz
de Plan Operativo Anual
Determinación de
políticas
Total
Tabla 1: Matriz de Ponderación Planificación Estratégica
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fuente: Observación directa
CP = Confianza ponderada
CT = Calificación total
PT= Ponderación Total
CP= CT * 100 = 40 *100= 66.67%
PT 60
Calificación Porcentual Grado de confianza Niveles de Riesgo
15-50% 1 Bajo 3 Alto
51-75% 2 Medio 2 Medio
76-100% 3 Alto 1 Bajo
Comentario:
Como se puede observar, el grado de confianza y riesgo para el
subcomponente de Planeación Estratégica es medio, en razón de dos
situaciones fundamentales: la primera, no se ha diseñado por parte de la
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
81
entidad una matriz de Plan Operativo Anual (P.O.A), lo que dificulta que los
objetivos establecidos por la entidad se cumplan, puesto no se cuenta con una
guía para encaminar su ejecución; y la segunda estriba en la carencia de
políticas en la entidad, situación que contribuye muy poco a que se tenga una
perspectiva clara.
Estructura organizativa y planificación
Subcomponente: Recursos Humanos
Componente Ponderación Calificación
Unidad de talento
humano
10 0
Coordinación del talento
humano según la
normativa vigente
10 10
El talento humano como
fortaleza de la empresa
10 9
Total 30 19
Tabla 2: Matriz de Ponderación Recursos Humanos
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fuente: Observación directa
CP = Confianza ponderada
CT = Calificación total
PT= Ponderación Total
CP= CT * 100 = 19 *100 = 63.33%
PT 30
Calificación
Porcentual
Grado de confianza Niveles de Riesgo
15-50% 1 Bajo 3 Alto
51-75% 2 Medio 2 Medio
76-100% 3 Alto 1 Bajo
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
82
Comentario:
Como se observa en la tabla anterior el grado de confianza y riesgo para el
subcomponente de Recursos Humanos es medio, en razón de que la
inexistencia de una unidad de talento humano encargada de fortalecer y
coordinar las gestiones dirigidas al personal y su óptimo desempeño podrían
derivar en que la empresa esté desdeñando la importancia que el factor
humano tiene para el cumplimiento de los objetivos.
Estructura organizativa y planificación
Subcomponente: Departamento de Crédito y Cobranzas
Componente Ponderación Calificación
El departamento de Crédito y
Cobranzas cuenta con normas
y políticas que son conocidos
por sus empleados
10 7
Antes de dar un crédito, los
solicitantes deben presentar
documentos que acrediten que
son solventes de pago.
10 9
Existe un plan que ayude al
cobro de los créditos otorgados
a las fechas establecidas
10 9
Para brindar un mejor servicio
de cobro existen documentos
que respalden el cobro de un
rubro.
10 8
Existen estándares del límite
máximo de los créditos
ofrecidos.
10 7
Total 50 40
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
83
Tabla 3: Matriz de Ponderación Crédito y Cobranzas
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fuente: Observación directa
CP = Confianza ponderada
CT = Calificación total
PT= Ponderación Total
CP= CT * 100 = 40 *100= 80%
PT 50
Calificación Porcentual Grado de confianza Niveles de Riesgo
15-50% 1 Bajo 3 Alto
51-75% 2 Medio 2 Medio
76-100% 3 Alto 1 Bajo
Comentario:
En base a la tabla anterior se puede observar que el grado de confianza para el
subcomponente Crédito y Cobranzas es alto y, por ende, el grado de riesgo es
bajo. Ello se debe a que el departamento de Crédito y Cobranzas ha
socializado entre sus colaboradores las normas y políticas relacionadas a sus
funciones, a la exigencia de los solicitantes a un crédito de presentar
documentación que acredite solvencia, a la existencia de un plan que ayude al
cobro de los créditos otorgados a las fechas establecidas, y otros mecanismos
claramente diseñados que aseguran un desempeño óptimo en el área en
cuestión.
3.2.4. Matriz de planificación específica Primeros hallazgos Nivel de:
Condición Criterio Causa Efecto Riesgo Conf.
Generales Predomina el
buen ambiente
de trabajo entre
los trabajadores
de Gasolinera
Hermanos Vivar
El buen ambiente de trabajo
propicia el correcto
cumplimiento de las
diferentes actividades
encomendadas
manifestándose en un mejor
desarrollo de destrezas.
Capacitaciones
permanentes al
personal
Trabajo conjunto de
administración y
colaboradores
Mejor
desempeño de
los
colaboradores
dentro de la
empresa
La empresa no
identifica,
califica, evalúa,
ni da respuesta
a los riesgos
con que se
enfrenta.
Evaluar dentro de la empresa
las posibles causas y
oportunas soluciones a los
diferentes riesgos, permitirá
mitigarlos o, en el mejor de
los casos, eliminarlos.
Desdén por parte de
la administración
Falta de tiempo
Falta de personal
idóneo para el
análisis
Falta de control por
los comités
encargados
Accidentes
Pérdidas
económicas
Incendios
Afecciones al
personal
Planificació
n
Se maneja en la
empresa muy
Al desarrollar una
planificación estratégica que
Personal idóneo
para el desarrollo de
Cumplimiento
de objetivos
84
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
85
Estratégica buena filosofía
de alta dirección
cumpla con todos los
parámetros establecidos por
filosofías de alta dirección
permitirá un desarrollo
eficiente de las actividades y
un cabal cumplimiento de los
objetivos planteados.
la Planificación
estratégica
Administración
comprometida con
las nuevas
tendencias de la
administración
Mayores
ganancias
económicas
Recursos
Humanos
No existe una
unidad que
coordine el
talento humano.
Es indispensable una unidad
de coordinación de talento
humano, ya que si existe una
sola persona encargada de
varias actividades puede
obviar aspectos de suma
relevancia para el resto de
colaboradores
Descuido por parte
de la administración
Falta de tiempo
para organizar el
departamento
Falta de recursos
Falta de
atención a
necesidades de
los
colaboradores
Falta de
responsabilidad
y compromiso
con respecto a
la empresa
Se da un cabal
cumplimiento a
la
El ir a la par con la normativa
legal de nuestro país obvia
problemas con las
Administración
precavida y
Personal
satisfecho
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
86
normativa vigente con
respecto a la coordinación
del personal.
distintas instituciones que
regulan la Estación de
Servicio.
conoced
ora de
las
normas
. Exista mucha rotación de
personal
Al existir mucha rotación en la
empresa se crea un ambiente
de inestabilidad para el resto
de trabajadores por lo que no
se sienten como parte de la
empresa.
Falta de
incentivo
s
Pérdida
económica
en
constantes
capacitacione
s
Fuga de
información u
talento
humano
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fecha: Diciembre de 2013
Revisado por:
Fecha:
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
87
3.2.5. Índice de abreviaturas CN Cédula narrativa
CP Confianza ponderada
CT Calificación total
ECI Estructura de control interno
ICC Indicador de crédito y cobranzas
IPE Indicador de planificación
estratégica
IRH Indicador de recursos humanos
IVP Informe de visita previa
MP Memorando de planificación
MPE Matriz de planificación estratégica
NT Notificación de trabajo
OT Orden de trabajo
PT Papel de trabajo
PT Ponderación total
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
88
3.3.3. Papeles de trabajo
Técnica de Observación
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de examen: Auditoria de gestión
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Recursos Humanos
Antecedente:
En las visitas realizadas a la Estación de Servicio ubicado en el Cantón La
Troncal se pudo comprobar el buen ambiente de trabajo que hay entre los
colaboradores de la empresa en todos los turnos de trabajo. Se procedió a
preguntar en algunos turnos sobre el ambiente de trabajo y la respuestas se
reflejan a continuación:
La pregunta hecha fue ¿Cómo considera usted el ambiente de trabajo en la
Gasolinera Hermanos Vivar?
Malo Regular Bueno Excelente
Comentario del auditor:
Se realizó una entrevistas al personal que labora en la gasolinera y los
resultados se graficaron:
Ambiente de trabajo
Grafico No. 8: ambiente de Trabajo
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fuente: Encuesta Gasolinera Hermanos Vivar
Resultados:
Como se puede observar el 38% de los entrevistados manifiesta que hay un
buen ambiente de trabajo, y 62% que el ambiente es excelente.
Elaborado por: Maritza Collaguazo
Fecha:
Revisado por: Ec. Remigio Vásquez
Fecha:
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
89
Técnica de Revisión
Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar
Tipo de examen: Auditoria de gestión
Componente: Gasolinera Hermanos Vivar
Subcomponente: Planificación Estratégica
Revisión planificación estratégica
Misión
Somos una empresa en el área de combustible que pretende cubrir las
necesidades de nuestros clientes con calidad, rapidez, aptitud y honradez,
generando excelencia en nuestro servicio y respetando el entorno ecológico.
La misión de la Gasolinera Hermanos Vivar es:
Ofrecer a la colectividad un servicio de calidad acorde a las necesidades del
mercado hidrocarburífero actual, respetando las normativas de control y
protección ambiental.
Comentario de los auditores:
La identidad de una empresa es como su personalidad, lo que es y lo que
pretende ser, por lo tanto al establecer la misión se debe responder las
siguientes preguntas:
¿Quiénes somos?
¿Qué buscamos? Si Cumple
¿Por qué lo hacemos? Si Cumple
¿Para quienes trabajamos? Si Cumple
Visión
La visión que presenta la empresa según su Planificación Estratégica, es ser
una empresa líder en el servicio de combustible, colaborando con nuestra
localidad, estando en continuo crecimiento en tecnología e infraestructura,
excediendo en los estándares de servicios de la competencia, para lograr la
satisfacción total de nuestros clientes. La visión que esta tiene, es:
Convertirse en líder de la entrega de este servicio, para ello se creara una
sucursal en un sitio estratégico de la ciudad bajo un análisis de mercado y
rentabilidad.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
90
CAPITULO V
RESULTADOS GENERALES
INFORME DE RESULTADOS
Buen ambiente de trabajo entre los colaboradores de la Estación de
Servicio “Hermanos Vivar”.
Comentario:
Si bien ambiente de trabajo propicia el correcto cumplimiento de las diferentes
actividades encomendadas por parte de los empleados, manifestándose en un
mejor desarrollo de destrezas en el trabajo. Hemos verificado que la falta de
capacitación permanente al personal y el trabajo conjunto de administración y
colaboradores, está generando dificultades al buen ambiente de trabajo que
existe.
Cuando una empresa crea y mantiene un buen ambiente laboral no únicamente
se obtiene consecuencias positivas en los empleados si no también la empresa
se beneficia con el logro eficiente de sus metas y objetivos aumentando
evidentemente su productividad así como también la empresa gana cada día
clientes satisfechos.
Conclusiones:
Para el logro de objetivos es necesario que la empresa brinde un buen
ambiente para el desarrollo de las actividades por parte de sus empleados
obteniendo la empresa una productividad eficiente.
Recomendaciones:
Al Gerente.
Fortalecer los programas de capacitación ya establecidos y elaborar un
plan de seguimiento de capacitación para cada persona para así tener
conocimiento y un avance de la capacitación individual del personal.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
91
Riesgos de la empresa no son identificados, calificados ni evaluados.
Comentario:
Es indispensable evaluar dentro de la gasolinera Hermanos Vivar las posibles
causas y oportunas soluciones a los diferentes riesgos, ya que permitirá
mitigarlos, o en el mejor de los casos, eliminarlos. La causa detrás de esto es la
falta de personal idóneo para el análisis de riesgos, desdén por parte de la
administración, la falta de tiempo y de control por parte de los comités
encargados. La falta de identificación de los riesgos oportunos en la empresa
puede generar grandes e irrecuperables pérdidas económicas así como
también incendios o afecciones al personal.
La empresa no se ha identificado los riesgos posibles que impidan o afecten la
ejecución de los objetivos, lo que no nos posibilita obtener una información
oportuna, para tomar decisiones que nos ayuden a evitar, mitigar, transferir y
dar una respuesta a los riesgos evitando pérdidas o peligros en la empresa,
siendo necesaria la planificación de planes de contingencia que nos ayuden en
la soluciones de futuros problemas.
Conclusiones:
La identificación, calificación y evaluación a los riesgos es necesaria en la
gasolina Hermanos Vivar para la toma de decisiones y así evitar pérdidas
económicas o peligros que afecten en la actualidad a la gasolinera.
Recomendaciones:
Al Gerente: Elaborar una matriz de riesgos para identificar y definir las
características de los riesgos que se ocasionan en la gasolinera, Implementar
planes de contingencias a los posibles riesgos identificados. Así como también
elaborar planes de tratamiento, monitoreo y seguimiento de los riesgos.
AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR
92
Inexistencia de departamento de Talento Humano.
Comentario:
Es indispensable una unidad de coordinación de talento humano, ya que si
existe una sola persona encargada de varias actividades puede obviar
aspectos de suma relevancia para el resto de los colaboradores. Detrás de esta
falencia se encuentra esencialmente el descuido por parte de la administración,
falta de tiempo para organizar el departamento, falta de recursos, dando como
efecto falta de atención a necesidades de los colaboradores, falta de
responsabilidad con la empresa, etc.
La implementación de una Unidad de Recursos Humanos da a las empresas la
posibilidad de planeación, organización, desarrollo y coordinación de
actividades para los empleados, así como también control de técnicas, capaces
de promover el desempeño eficiente del personal.
Conclusiones:
Es necesario dentro de la gasolinera Hermanos Vivar contar con una Unidad de
Recursos Humanos que ayude al manejo, organización, desarrollo y
coordinación de las actividades de los empleados.
Recomendaciones:
Al gerente:
Implantar un departamento de Recursos humanos en la gasolinera Hermanos
Vivar que sea capaz de manejar personal altamente calificado e implantar
políticas que definan cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la
persona que lo ocupe de esta manera mejorar el rendimiento del personal que
labora allí.
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Rotación de personal de manera excesiva.
Comentario:
Al existir mucha rotación en la Gasolinera Hermanos Vivar se crea un ambiente
de inestabilidad para el resto de trabajadores por lo que no se sienten como
parte de la empresa lo que puede llevar a un bajo desempeño laboral y
desinterés por brindar un buen servicio.
La Falta de incentivos y pertenencia a la empresa es una de las causas de la
rotación del personal obteniendo como resultado pérdidas económicas en
constantes capacitaciones y la Fuga de información .
Uno de los problemas en las empresas es la inestabilidad laboral, aspecto que
genera consecuencias negativas para cualquier organización, esto puede ser
por decisión de la propia empresa que descubre que el trabajador seleccionado
no es el idóneo para dicho empleo o puede ser por solicitud de la propia
persona que decide marcharse porque ha encontrado un empleo que le permite
satisfacer en mayor medida sus expectativas
Conclusiones:
Uno de los problemas en la Gasolinera Hermanos Vivar es la rotación frecuente
del personal afectando gravemente a la economía de la empresa y la
consecución de objetivos es por ello que una buena capacitación y
administración evitará molestias futuras.
Recomendaciones:
Al gerente: Elaborar una política de inducción y contratación del personal en la
Gasolinera Hermanos Vivar y también seleccionar un administrador del
personal para evitar un mal manejo del mismo.
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PROPIETARIA DE LA GASOLINERA
SECRETARIA DE LA GASOLINERA
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