View
8
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
2Unitat
I hi estudiarem:
•L’activitat,estructuraiorganitzaciódel’empresaal’aula.
•Ladefiniciódellocsdetreball.•Elprocésd’acollimentiintegració.•L’atencióaclients.•Lacomunicacióambproveïdorsiempleats.•Tècniquesderecepciódemissatgesorals.•Lacomunicaciótelefònica,escritaiatravésd’Internet.
•L’arxiuiregistrededocuments.•Elsequipsigrupsdetreball.•Laposadaenfuncionamentdelsequipsdel’empresa.
En aquesta unitat aprendràs a:
•Aplicarlestècniquesd’organitzaciódelainformació.
•Transmetreinformacióentrelesdiferentsàreesiaclientsinternsiexternsdel’empresacreadaal’aula,reconeixentiaplicanttècniquesdecomunicació.
•Treballarenequipreconeixentivalorantlesaportacionsdecadascundelsmembresdelgrup.
Organitzacióperdepartaments
Organitzacióperdepartaments2
24
1. IntroduccióL’organització,eltreball en equip,lacomunicació(tantinternacomexternaal’empresa)il’organitzaciódela informació i arxiu sónaspectesmoltimportantsperqualsevolem-presa.
Enaquestaunitatrecordaremaqueststemes,quejahasestudiatenaltresmòduls,per-quèelsnecessitaràsperaldesenvolupamentde laSimulacióde l’empresaa l’aulaapartirdelnostremodeldeSimulaciódeMarmingoLlum,SL.
2. Conceptes bàsicsAbansdecomençaramblaSimulació,faremunbreurepàsalconcepted’organització de l’empresaialescaracterístiquesdeltreball en equip.
A. L’organització de l’empresa
L’organigramaésunarepresentaciódel’organitzaciód’unaempresaquereflecteix:
a) L’estructurade l’empresaambelsseusdiferentsdepartaments, seccions,divisions,etcètera.
b) L’ordre jeràrquic il’establimentdelesrelacionsentreelsdiferentsgraonsqueelcon-figuren.L’ordrejeràrquicdónallocalnivell de responsabilitat.
c) Elscanals de comunicació.
Hi ha diferents tipus d’organigrama, dels quals el funcional és el quemés s’utilitza.L’organigrama funcional escaracteritzaperagruparlesactivitatsperdepartamentsse-gonslesfuncionsbàsiquesdel’empresa.
Fig. 2.1. Exemple d’organigrama funcional.
Director General
DirectordeProducció
AssessorJurídic
DirectorFinancer
DirectordeMàrqueting
DirectordeZonanord DirectordeZonasud
Important
Aquítensalgunesdelesaccions més importantsatenirencomp-te per a l’organització d’unaempresa:1. Dissenyar l’organigrama de
l’empresacreantelsdeparta-mentsquelaformaran.
2. Determinar les tasques quefaràcadadepartament.
3. Formarelsgrups cooperatiusd’alumnesquetreballaranalsdepartaments.
4. Establir el calendari de rota-cionsdelsgrups.
5. Preparar els mitjans d’arxiui classificació de la docu-mentacióquenecessitaremal’aulaiquehand’estarenlles-tits abans de començar laSimulacióperdepartaments.
Important
Algunes de les funcions que esfeien dins de les empreses avuidia s’estan externalitzant. És elque s’anomena outsourcing. Lesempresesfocalitzenelsseusesfor-ços a reorientar i actualitzarels seus negocis i deixen algu-nes de les seves funcions enmansd’empresesespecialitzadesque dominen aquests temes i amés aconsegueixen costos mésbaixos.Accedeix a l’enllaç següent iconsulta què és una secretària.ht tp://www.secreempresas.com/
1. Bestlife,SAésunaempresaqueesdedicaaldissenyialaconfecciódepecesdevestiradaptadesadiscapacitats.TélasevaseucentralaTarragona,onnomésestrobaladireccióieldepartamentdefinances.AReuss’ubicaeltallerdeproducció,elmagatzemieldepartamentcomercial.Eltallerdeproducció,alseutorn,estàdividitenduesàrees:dissenyiconfecció.LadelegaciódeReustéalcapdavantunsubdirector.Dissenyal’organigramaqueconsideresmésadequatperaaquestaempresa.
Activitat
25
2Organitzacióperdepartaments
grup
coordinaciófinalitatcomuna
B. Què és el treball en equip?
Eltreball en equipimplicaungrupdepersonestreballantdemaneracoordinadaenl’execuciód’unprojecte.Elresultatfinalésresponsabilitatdel’equip,perònodecadascundelsseusmembresdemaneraindependent.
Cadamembredel’equipésresponsabled’unatascainoméssitotscompleixenlasevafuncióseràpossibletirarendavantelprojecte.
Eltreballenequipnoésnoméslasumadelesaportacionsindividuals.Ungrupdepersonesquetreballenjuntes,peròsensecapcoordinació,jaquecadaunfalasevafeinademaneraindividual,sensecomptarambelsaltres,noformaunequip.Perexemple:
a) Ungrupdemecànics d’un taller, en el qual cadascun és responsabledelscotxesquerepara,noformaunequip.
b) Ungrup de professionalsmèdics en una sala d’operacions (cirurgià, anestesista,infermeraiespecialistacardiovascular)síqueformenunequip.Totstreballenjunts,cadascunenlasevaespecialitat,ieltreballdetotsplegatsésfonamentalpertalquel’operaciótinguièxit,perlaqualcosahand’estarcoordinats.
3. Materials necessaris Perduratermelesactivitatsqueesproposenenaquestaunitat,serànecessaricomptarambsistemes d’organització de la informació i arxiu,comaraequipsinformàtics,mobi-liariidiferentmateriald’arxiuiclassificació,talcomesdetallaalaPràcticadeSimula-ció6peral’empresaMarmingoLlum,SL.
AlaTaula2.1espresentenelsavantatgesprincipalsielsinconvenientsdelautilitzaciód’organigrames.
2. Observalesgavinesquanvolen.EnvolarenformadeV,elgrupsenceraugmentaalvoltantd’un70%l’abastdelseuvol,jaqueaprofitenlaresistènciaal’aireres-guardant-sedelesqueestanaldavant.
Quanlagavinalíderescansa,passaalfinaldelafor-macióiunaaltraassumeixlapartdeldavant.Amés,cridenperdonarforçaialèalesquesónalcapdavant.Quines conclusions treus d’aquest text? Podria apli-car-sealtreballenequipdel’empresa?
Activitat
Taula 2.1. Avantatges i inconvenients en la utilització d’organigrames.
Avantatges Inconvenients
Lestasquesdecadatreballadorestandelimitades,jaquelesfuncionsquedendefinidesambclaredat.
Simplificalacomplexarealitatdelesrelacionsqueesdonenentreelsdiferentsllocs.
Facilitaideixaclareslesrelacionsentreelsdiferentsòrgansdel’empresa,evitantaixímalentesosoconflictesd’atribucions. Téencompte,gairebéexclusivament,relacionsjeràrquiques.
Treualallumdefectesquehihaendiferentssectorsdel’empresa. Notécuradelesrelacionsfuncionals.
Ajudaal’orientacióialaintegraciódelsnousadmesos. Reprodueixl’estructuraenelmomentdelasevaelaboració,perlaqualcosaavegadesnocorresponalarealitat.
Permetprogramarambclaredatleslíniesdepromociódelespersonesdel’empresa. Suposauncostconsiderable.
Proporcionaalespersonesalienesal’empresaunavisióclarairàpidadel’estructuraorganitzativa. S’had’actualitzarconstantment.
Fig. 2.2. Treball en equip.
Reflexió
Per aconseguir l’objectiu comú,tots els departaments han decomplir els objectius generalsfixats per l’empresa. I, a més,cada departament ha d’assolirels objectius concrets que elshanassignat.D’aquestamaneratots remen en lamateixa direc-ció, cap a la consecució delsmateixosobjectius.
Organitzacióperdepartaments2
26
4. Simulació de l’estructura i organització de l’empresa a l’aula
Atravésdeltreballambl’empresadeSimulacióMarmingoLlum,SL,enaquestaunitataprendremadissenyarl’estructura iorganitzaciódelesempresesianalitzaremlaim-portànciadel treball en equip, de lacomunicació i transmissió de la informació idel’organització i arxivament de la informació.
4.1. Estructura i organització de l’empresa
Comencemamblarealitzaciódelesprincipalstasquesestructuralsiorganitzatives.
Pas 1. Disseny de l’organigrama. La confecció de l’organigrama exigeix l’estudiprevidelsdiferentsllocsocàrrecsdel’empresa,precisantcadascunelsnivellsd’autoritat,lesdistintesrelacionslaboralsques’estableixenieltreballconcretquefan.Espodenfersegonscriterisdiferents,peròelquemillors’adaptaal’organitzacióde lamajoriade les empresesés l’organigrama funcionalperdepartaments.
Acontinuació,etmostremcomamodelquinésl’organigramadelanostraem-presaMarmingoLlum,SL(PràcticadeSimulació1).
Recorda
Enaquestaunitattreballaremelsaspectessegüents:1. Estructuraiorganitzaciódela
nostraempresa.2. Treballenequip.3. Comunicaciói transmissióde
lainformació.4. Organitzacióiarxiudelain-
formació.
Pràctica de Simulació 1
MarmingoLlum,SLhadissenyatelseuorganigramaambl’objectiude representargràficament ivisualment lasevaorganització(Figura2.3).Perfer-hohafetunadistribuciódepartamentalfuncionalagrupantlesactivitatssegonslesfuncionsbàsiquesdel’empresa.Tambéespotveureelni-
vell jeràrquic de cada funció. El seu organigrama és elsegüent:
Desal’organigramaal’arxivadordel’empresaamblares-tadelsdocumentsquevasarxivaralaUnitat1.
Fig. 2.3. Organigrama de Marmingo Llum, SL.
Director Gerent
DirectorComercial
Magatzem(Capde
Magatzem)
Empleats
Compres(Cap
deCompres)
Empleats
Vendes(Cap
deVendes)
Empleats
Directord’administració
Tresoreriaifinançament
(CapdeTresoreria)
Empleats
Comptabilitat(Cap
deComptabilitat)
Empleats
RH(CapdeRH)
DirectordeRH
Empleats
27
2Organitzacióperdepartaments
Pas 2. Definició de llocs de treballs i tasques. Abansdecomençar l’activitat empre-sarialhandequedarbendefinideslesfuncionsilestasquesdecadallocdetreball i els nivells de responsabilitat. D’aquestamanera s’eviten conflictes oineficiènciesfutures.
Per aconseguir-ho hauràs de fer una relació de les tasques que cada departa-menticadallocdetreballdelatevaempresahadeduraterme.
Acontinuació,etmostremcomamodelquinaésladistribuciódellocsitasquesdelanostraempresasimulada(PràcticadeSimulació2).
Pas 3. Procés d’acolliment, integració i formació. Elstreballadorsqueperprimerave-gada s’incorporen a un lloc de treball en una empresa han d’integrar-s’hi iadaptar-s’hi.
Ésnecessariunperíodedeformacióinicialenelqualeltreballadorvagico-neixentelfuncionamentconcretdel’empresaidelseullocdetreball.
MarmingoLlum,SLhafetladistribuciódepartamentaldelsllocsdetreballilestasquesaferdelamanerasegüent:
Pràctica de Simulació 2
Llocs de treball Funcions Llocs de treball Funcions
Magatzem
•Confecciód’ordredereposició.•Registred’entradademercaderies.•Registredesortidademercaderies.•Inventarid’existències.
Compres
•Emissiódecomandesicontroldelslliura-ments.
•Reclamaciódecomandesendarrerides.•Controldeladocumentació.•Comprovaciódelsalbaransilesfacturesdelliuramentdemercaderia.
•Introducciódelesdadesalprogramadegestió.
Vendes
•Recepciódecomandes.•Emissiód’albarans.•Transports.•Controld’albaransconformats.•Facturació.•Introducciódedadesalprogramadegestió.
Gestió comptable
•Mantenimentdelplageneralcomptable.•Registredelsassentamentscomptables.•Mantenimentdel’aplicaciócomptable.•Elaboraciódebalanços.•Comprovacióperiòdicadelssaldoscompta-bles.
•Conciliacióbancària.
Tresoreria
•Gestióicontroldecobramentsipaga-ments.
•Confeccióderemesesbancàries.•Controldesaldosbancaris.•Previsionsdetresoreria.•Coberturadelesnecessitatsdetreso-reria:sol·licitudsdecrèditsipréstecs,descomptesd’efectes,etc.
•Reclamacionsd’impagats.
Recursos Humans
•Selecciódepersonal.•Confecciódecontractes.•Pagamentdelesnòmines.•LiquidaciódelpagamentalaSeguretatSocial.
Taula 2.2. Distribució de llocs de treball de Marmingo Llum, SL.
Organitzacióperdepartaments2
28
4.2. Treball en equip
Pas 1. Formació d’equips i grups de treball cooperatius. Hemdecrearequips de tre-ballentreelscomponentsdelaclasse,queseranelstreballadorsdel’empresaal’aula.Cadaequiptreballaràengrupenundepartamentambl’objectiudeduratermetoteslestasquesproposadespelprofessorperaaquelldepartament,eneltempsestablertidelamaneraméseficientpossible.
Unamaneradecrearelsgrupspotserdividirelnombred’alumnes/treballadorsentreelnombrededepartamentsestablertsal’organigrama,demaneraquetotselsequipscomptinambelmateixnombredecomponents.
Pas 2. Elsgrupsdetreballrotaran pels diferents departaments,demaneraquequanacabi el curs tots els alumnes/treballadors hauran treballat amb lamateixaduradaentotselsdepartamentsihauranfetlesmateixesfuncionsitasques.
Pas 3. Cadagrupcomptaràambuncap d’equip.Totselsalumnes/treballadorshandedesenvoluparaquestafunció,demaneraqueelcapcanviaràquanespro-dueixilarotaciódel’equipcapaunaltredepartament.
4.3. Comunicació i transmissió de la informació
Lanecessitatdecomunicacióésindubtableenqualsevolàmbitdelavida,itambéeneltreball,sobretotquanestreballaenequip.
A. Transmissió de la informació interna de l’empresa
Éslaqueesprodueixdinsdel’empresamateixa.Unabonacomunicaciócontribueixamillorarelclimalaboraliajudaareconèixerpossiblesdeficiènciesdinsdel’organització.Unabonaxarxadecomunicacióinternaajudatambéaagilitzarlafeina.
Taula 2.3. Objectius d’un equip de treball.
Objectius d’un equip de treball
Aconseguirmésnivelld’eficàcia.
Millorarelclimalaboral.
Tenirunacomunicaciómésdirectaifluida.
Augmentarlamotivaciódelscomponentsdel’equip.
Adquirirunnivelldecompromísmésgranambelsobjectiusmarcats.
Pràctica de Simulació 3
Pervalorarlafeina,lacoordinacióilacol·laboraciódelsgrupsdetreballdecadadepartamentesfarà:
1. Unregistrediarid’activitatsquefaràelresponsabledeldepartament.
2. Un informe setmanal que hauran d’escriure conjunta-menttotselsmembresdeldepartament,elqualinclourà:
a) Ladescripciódelesfuncionsques’handutatermealdepartament.
b) Lavaloracióquefaelresponsabledelseuequipdetreball.
c) Lavaloracióquefandelresponsableelsmembresdelseuequipdetreball.
d) Lesdificultatsquehantingutal’horadedesenvolu-parlasevafeina.
e) Altresaspectesd’interès.
29
2Organitzacióperdepartaments
Acontinuació,etpresentemlesactuacionsqueduatermeMarmingoLlum,SLenaquestsentit.
B. Transmissió de la informació externa
Perlasevaimportància,lacomunicaciódel’empresaambl’entornexteriormereixunaatencióespecial,principalmentpelque faa l’atenció al client,quepotarribara serunelementpromocionalperaugmentarlesvendestanpoderóscomlapublicitatoelsdescomptes.
Atraureunclientnouésmésdifícilicostósquemantenir-neun.Peraixò,actualmentlesempresestractendefidelitzarelsseusclientsoferint-losunbonservei.
Elsclientsaugmentaransiconeixemlessevesnecessitatsisilessabemsatisfer.Aquestesnecessitatscanvien,perlaqualcosal’empresahad’adaptarelsseusproductes,serveisiprocessosaaquestscanvisamblaparticipaciódetotselsseusdepartaments.
Ésimportantquerecordisqueunclientpassaasercomuncorresponsaldelnostrepro-ducteperaaltrespossiblesclients.
Sabies que…?
Lacomunicaciópotser:•Descendent: la informació estransmet dels llocs o càrrecssuperiors als inferiors per in-formar,delegartasques,etc.
•Ascendent: la informació estransmetdelsllocsinferiorsalssuperiors. D’aquesta maneraelssubordinatsinformensobreel treball fet, les incidències,elsdubtes,etc.
•Horitzontal: la informació estransmetentretreballadorsdelmateix nivell jeràrquic. Es fad’unamanerainformalievitatràmits burocràtics que facinmés lent el desenvolupamentdelasevatasca.
Important
Els passos que s’han de seguirdavant lareclamació d’un clientsónelssegüents:1r Escoltarambatenció laper-
sonaquereclamasenseinter-rupcionsifentpreguntesqueajudinaaclarirl’assumpte.
2nTractar-loambcortesiaiedu-cació, evitant la confronta-ciódirecta, jaquenoestemsegurs de què és el que hacausatelproblema.
3r No treure’n conclusions pre-cipitades sense tenir tota lainformació.Hemdecontras-tartoteslesdades.
4t Considerarlesconseqüènciesdelanostradecisióabansdeprendre-la.
5èFixarun terminideresoluciódelproblema.
6èExplicar-liladecisióquehempresdelamillormanerapos-sible, encara que sigui unasolucióquenoliagradi.
Lanostraempresatéestablerteslesmesuresd’actuaciósegüentspertaldefacilitarlacomunicacióinterna:
a) Cadacapd’equipelaborauninformesetmanaljuntamentambelsmembresdelseudepartamentsobrelafeinaques’hafetaquellasetmana.Aquestinformeespresentaaldirectorgerent.
b) Pera la comunicacióentreelsdepartaments s’utilitzennotes internesqueesdeixenalessafatesd’apilamentdelsdepartamentscorresponents.
c) Esfaunareuniósetmanalentreeldirectorgerentielscapsd’equippercomen-tarlafeinadelasetmana,prepararladelasegüent,recollirsuggerimentsdemilloraicorregirdeficiències.AlaFigura2.4tensunexempledeconvocatòriaperaaquestareunió.
Pràctica de Simulació 4
Fig. 2.4. Convocatòria de reunió.
Marmingo Llum, SLc/ Major, 4725001 LleidaTel. 973 388 456marmingollum@gmail.com
De: Departament de CompresA: Caps de tots els departaments
Assumpte: Necessitats dels departaments
Es convoca a tots els caps de departament de l’empresa a una reunió el dijous 14 de gener a les 12.30 h, a la Sala de Juntes, amb la finalitat de tractar el tema de les necessitats de compres dels diferents departaments.
Atentament, Antoni Brufau
Director Comercial
Lleida, 13 de novembre 20X0
Organitzacióperdepartaments2
30
C. Formes de comunicació i transmissió externa
Enaquestapartatanalitzaremlacomunicació oral, lacomunicació escrita ila comuni-cació a través d’Internet.
La comunicació oral
Detotselsmitjansoralsdecomunicacióenl’empresaelmésimportantéssensdubteeltelèfon,perlafreqüènciaambquès’utilitza.Enspermetcomunicar-nosambl’exterior:clients,proveïdors,entitatsbancàries,etc.És importantque lapersonaquemanté laconversatelefònicatinguiuntractecortèsiadequat,queutilitziunllenguatgecorrecteiquemostriinterèspelseuinterlocutor.
Amés,gràciesa la informàtica,podemcomptaramblavideoconferència,queés lacomunicacióa tempsrealentreduesoméspersonesquees trobenenunespai físicdiferentiqueescomuniquenatravésd’Internetutilitzantàudioitambévídeo.Permetlacomunicaciósensenecessitatdedesplaçar-se.
3. Llegeixicomentaambelsteuscompanyselsdeumana-mentsdel’atencióalclientqueetrelacionemaconti-nuació:
I.Elclientperdamuntdetot.
II.Nohiharesimpossiblequanesvol.
III.Compleixtotelqueprometis.
IV.Només hi ha una manera de satisfer el client:donar-limésdelquen’espera.
V.Peralclient,tumarquesladiferència.
VI.Fallarenunpuntésfallarentot.
VII.Unempleatinsatisfetgeneraclientsinsatisfets.
VIII.Elclientemeteljudicisobrelaqualitatdelservei.
IX. Permoltboquesiguiunservei,sempreespotmillo-rar.
X.Quan es tracta de satisfer el client, tots som unequip.
Font: adaptatde«LosDiezMandamientosdelaaten-ciónalcliente», CarlosLópez.PublicataGestioPolis.comelmaigde2001.
4. Feuundebatsobreuntemad’actualitat,comperexem-ple,laincorporaciódeladonaalmónlaboral.Fareutresgrups:elprimer, formatperdoso tresalumnes,actua-ràdemoderador(dónalaparaulaiprennotadeladuradadelesintervencions);elsegonieltercergrupprepararaniexposaranelsavantatgesielsinconve-nientsdeltemaqueestracta.
Activitats
Important
Regles importants per a la per-sona que atén un client:1.Mostraratencióiempatia.2.Tenir una presentació ade-
quada.3.Atenciópersonaliamable.4.Teniramàlainformacióade-
quada.5. Expressiócorporalioralade- quada.
Taula 2.4. Normes que cal tenir en compte quan es rep o es fa una trucada telefònica.
Normes que cal tenir en comptequan es rep una trucada telefònica
Normes que cal tenir en compte quan es fan trucades
1r Identificar-se.Endespenjareltelèfonperatendreunatrucada,s’hadedirelnomdel’empresaisaludar.Perexemple:«Mar-mingoLlum,bondia».
2n Esbrinarquèvoll’interlocutoroambquivolparlar.Convéferpreguntescom:«Quèdesitja?»,«Ambquivolparlar,siusplau?».
3r Demanaralapersonaquetrucaques’identifiqui.Podemferpre-guntescom:«Departdequi?»,«Ambquiparlo?».
4t Passarlatrucadaalapersonainteressada.5è Prendrenota.Silapersonaaquivadirigidalatrucadanolapot
atendre,caldeixar-neconstància.Hihadiferentsmodels denotestelefòniques.6è Transmetremissatgesclarsicurts.
1r Saludar.2n Identificar-nos.Perexemple:«Bondia.SóclaCarmeLlobet,del
DepartamentdeVendesdeMarmingoLlum».3r Demanarcomunicacióamblapersonaambquivolemparlar.4t Sinopodemcomunicarambaquestapersona,deixar-lielmis-
satgeodemanarquanhipodemparlar.
31
2Organitzacióperdepartaments
La comunicació escrita
Lacorrespondènciacomercialtéunpaperdeterminantenlacomunicaciód’unaempre-sa:estableixunarelacióentreaquestaielsagentsexterns(clients,proveïdors,creditors,etcètera)iproporcionaunadeterminadaimatgedel’empresa.
Lacarta comercialéslamaneradecomunicaciótradicionalmésimportantenunaem-presa,malgratqueactualments’estanimposantambforçalesformesdecomunicacióatravésdelaxarxa(correuelectrònic,adrecesweboxarxessocials).
Perferunaredacciócorrectad’unacartacomercial,s’hatenirencompteunasèriedenormesbàsiques:
• Netedaticorrecció.
• Construirfrasescurtes,senzilles,benredactadesisensefaltesd’ortografia.
• Tractecortès.
Amés,hihaunasèriedeconsellsqueserandeterminantsen l’efectivitatde lacartacomercial.AlgunsapareixenalaTaula2.5.
Aquestessónalgunesdelescartescomercialsredactadesperlanostraempresasimulada:
Pràctica de Simulació 5
Taula 2.5. Consells per a la redacció d’una carta.
Sicomencemenplural,s’hadeconti-nuaraixíduranttotalacarta.
Siresponemunacarta,s’hadecitarladata,lareferènciail’assumpte.
Lajustificaciócompletadónallocadocumentsestèticamentuniformes.Elmargedretsensejustificarpropor-cionadocumentsmésviusidirectes.
Ferservireldobleespaientrelíniespermetunalecturamésfàcil.
Elsparàgrafscurtsconvidenmésalalecturaqueelsquesónmassallargs.
Marmingo Llum, SLc/ Major, 4725001 LleidaTel. 973 388 456marmingollum@gmail.com Arca, SA
c/ Torrent, 1608206 Sabadell
Lleida, 7 de gener 20X0
N/Ref. 38/AZS/Ref. 144 HI
Assumpte: Enviament mercaderia
Benvolguts senyors:
Avui mateix els hem enviat els articles d’il·luminació que ens van sol·licitar en la seva carta del 2 de gener. Confiem que els rebin en perfectes condicions.
Pel que fa als descomptes als quals es refereixen, els podem aplicar una boni-ficació màxima del 5 % en les compres que superin els 5.000 €. En compres de menys quantitats només ens és possible fer-los un descompte del 2 %.
Esperem que la mercaderia sigui del seu grat.
Rebin una cordial salutació,
Sara TraveriaDepartament de Vendes
Marmingo Llum, SLc/ Major, 4725001 LleidaTel. 973 388 456marmingollum@gmail.com
Josep Lluís Llopart Valls c/ Gravina, 17 08002 Barcelona
Lleida, 16 de febrer 20X0
Assumpte: Catàleg
Benvolgut Sr. Llopart:
Tal com vam acordar en la nostra con-versa telefònica del proppassat 15 de febrer, li enviem el catàleg amb els nostres articles.
Hi podrà trobar els preus i les con-dicions de venda. Si té cap dubte, pot posar-se en contacte amb nosaltres en horari d’oficina.
Esperem que els nostres productes si-guin del seu grat.
Atentament,
Sara Traveria Departament de Vendes
(continua)
Organitzacióperdepartaments2
32
Pràctica de Simulació 5 (continuació)
Marmingo Llum, SLc/ Major, 4725001 LleidaTel. 973 388 456marmingollum@gmail.com
Transports CincrotróParc de l’Alba, nau 17
08209 Cerdanyola
Lleida, 17 de febrer 20X0
Assumpte: Pagament de la seva factura núm. 190
Senyors:
Els comunico que amb data de 17 de fe-brer hem fet transferència bancària de 8.000 € com a pagament de la seva fac-tura núm. 190.
Rebin una cordial salutació,
Maria LlopDirectora Financera
Marmingo Llum, SLc/ Major, 4725001 LleidaTel. 973 388 456marmingollum@gmail.com
XinLux, SLPolígon Santiga, 30
08210 Barbera del Vallès
Lleida, 22 de febrer 20X0N/Ref 60/AZ
Assumpte: anul·lació de comanda
Senyors:
El proppassat 28 de gener els vàrem fer una comanda de certs articles del seu catàleg. La data de lliurament va que-dar establerta per al 6 de febrer i ja han passat dues setmanes sense rebre la mercaderia.
Ignorem el motiu de l’endarreriment, però el perjudici que ens ha causat ja no té solució i ens veiem obligats a anul·lar la comanda.
Atentament,
Jesús EspotDirector del Departament de Compres
La comunicació a través d’Internet
Internets’haimposatambforçacomamitjàdecomunicacióal’empresa.Perpetitaquesigui,esfanlestasquesdegestióicomunicacióatravésd’unordinadoridelaxarxa.
a) El correu electrònic (e-mail). Serveixperenviarirebremissatgesdetext,imatgesiarxiuscomplets.Trobemdosmodelsd’accésdiferents:
• Elcorreu POP:emmagatzemamissatgesal’ordinadorinoesnecessitadisposard’unaconnexióconstant. Perexemple,elprogramagestordecorreuOutlookExpress.
• Elcorreu webowebmail:emmagatzemamissatgesforadel’ordinadoridemanaunaconnexióconstant.Algunsproveïdorsqueofereixenaquestserveisón:Hot-mail,Gmail,TerraoYahoo.
b) Lespàgines webtambétenenutilitatcomercial.Atravésd’aquestes,podemobtenirgranquantitatd’informació,conèixeraltresempresesidonar-nosaconèixer.
Tambéésunmitjàdepublicitatimportantperquèpodemarribaraungrannombredepersonesiempresesentotelmóniaqualsevolhora.Amés,podemtrobaradre-ces,catàlegsdeproductes,preus,condicionsdelliuramentidepagament,dadessobreelmercat,etc.Tambépodemferdirectamentcomandesdecompra i rebrecomandesdepossiblesclients.
5. Hasfetalgunacompraatravésd’Internet?Explicaalsteuscompanysde classe què vas com-prar,comvaserelprocésdecompra,comvasferelpagamenticomvasrebrelatevacomanda.
Activitat
33
2Organitzacióperdepartaments
c) Altres formes d’ús de la xarxa:totiquemoltesd’aquestesformesencaratenenunàmbitd’aplicaciómoltpresentenelterrenydelesrelacionspersonals,tambépodenresultardemoltaajudaenl’àmbitcomercial.Lesmésimportantssón:
• Lesllistes de correu: sónbasesdedadesambadrecesdepersonesoempresesqueteneninteressoscomunsiqueserveixenperenviarmissatges,perintercan-viarnotíciesoperorganitzargrupsdedebatonegociació.
• Els grups de notícies onewsgroups:serveixenpercol·locarorebremissatges,notíciesoinformaciódequalsevoltipusagrupadapertemesd’interès.Així,unaempresapotestaral correntde tota l’actualitat i lesnovetatsquevan sorgintsobrequalsevolassumptequeconsideriinteressantperalseunegoci.
• Lesxarxes socials: sónd’apariciómés recent.Ambaquestespodemcrearungrupd’empresesamblesqualsmantenimrelacionsiutilitzar-lescomamitjàdecomunicació.
4.4. Organització i arxiu de la informació
L’empresageneraunagranquantitatd’informacióidedocumentacióquecalorganitzar i conservar.L’organitzaciódelainformacióesduaterme:
a) Per l’interès de l’empresa.Ésnecessariperaunbonfuncionament.
b) Per exigències legals.ElCodideComerç indica:«Elsempresarisconservaranelsllibres,correspondència,documentacióijustificantsrelatiusalseunegoci,deguda-mentordenats,durantsisanysapartirdeldarrerassentamentfetalsllibres,tretdelques’estableixiperdisposicionsgeneralsoespecials».
Web
ElCertificat Digital de la Casa de Moneda i Timbre(CERES)ElCertificat d’Usuari ésundocu-ment digital que conté, entrealtres, les dades identificativesdel’usuari.a) Permet identificar-sea Internet
i intercanviar informació ambaltrespersonesamblagaran-tiaquenomésl’usuariielseuinterlocutor hi poden accedir.
b) Permet fer de manera segu-ra tràmits amb l’AdministracióPública (Hisenda i SeguretatSocial)atravésd’Internet.
c) S’evitenelsdesplaçamentsilesesperesinnecessàries.
d) No cal fer servir cap nave-gador addicional, es pot fera través del navegador quel’usariutilitza.
e) Ésgratuït.Perobtenirmésinformacióiacon-seguirelCertificatd’Usuari,con-sultal’adreça:www.cert.fnmt.es
Fig. 2.5. Utilitats de l’ús d’Internet per a les empreses.
Enviar i rebre correus.
Fer i rebre comandes.
Obtenir informació sobre qualsevol assumpte d’interès.
Accés a la banca en línia, que ens permet, entre d’altres coses:
Fer operacions en línia amb els diferents organismes oficials, com per exemple:
Enviar i rebre qualsevol tipus d’arxiu adjunt.
Mantenir una agenda amb dades i adreces de clients, proveïdors i altres, cosa que permet tenir una base de dades que facilita una
comunicació ràpida i eficaç amb ells.
Fer servir la xarxa com una eina de màrqueting per arribar de manera fàcil i econòmica a qualsevol part del món en poc
temps.
Consultadesaldosimovimentsdelnostrecomptecorrent.
Fertransferènciesiordresdepagament.
Cobrarxecs.
Negociarefectes.
Pagarnòmines.
Declaracionsd’IRPF,IVAiImpostdeSocietats.
OperacionsamblaSeguretatSocial.
Organitzacióperdepartaments2
34
MarmingoLlum,SLésunaquecomptaambmitjansd’arxiuconvencionals,peròtambéambunmodernsistemainformatitzat.Pelquefaalsmitjans convencionalscomptaamb:• Carpetespenjantsqueutilitzaperdesarladocumentacióqueestàenprocés
detramitació.• ArxivadorsA-Z,onguardaelsdocumentsquejahanestatgestionatscompleta-
mentperconservar-los.Cadadepartamentdisposadelsseusarxivadors.• EstantsperdesarelsarxivadorsA-Z.• Armarisperdesarmaterialdivers.• Safatesd’apilamentacadadepartamentqueserveixenperpassarelsdocu-
mentsengestió,lesnotesinternesilarestad’informaciónecessàriad’unsde-partamentsaaltres.Cadadepartamentestableixlessevespròpiesnormesdeclassificacióiarxiu,jaquevariensegonseltipusdedocumentdequèestracti.
Pelquefaalsmitjans informatitzatscomptaamb:• OrdinadorsambconnexióaInternetatotselsdepartaments.• Programesdetractamentdetextos,fulldecàlculibasesdedades.• Programesdegestióespecífics:FacturaPlus,ContaPlusiNominaPlus.• Impressoraifotocopiadora.• Dispositiusexternsd’emmagatzematge,fonamentalmentperalarealitzacióde
còpiesdeseguretat.
Pràctica de Simulació 6
S’hand’establir els criterisi organitzar la manera dedesariarxivarlainformacióielsdocumentsdel’empresa.QuancomencemlaSimulacióperdepartaments,totselssiste-mesd’arxiuhand’estardegudamentpreparats.
AlaFigura2.6potsveurequinessónlesmaneresméscomunesdeclassificar,organitzari arxivar la informació.
Fig. 2.6. Maneres d’organitzar i arxivar informació.
Important
Per tenir un control adequatde l’activitat de l’empresa i persolucionar els possibles pro-blemes que es presenten, ésd’importànciavitalfercòpies de seguretatdeltreballqueesduatermediàriament.
Vegemaracomconfeccionemelsistemad’arxiudelanostraempresasimulada.
Arxiu
Mobiliari
Armarismulticalaixos
Convencional
Basesdedades
Informatitzat
Programesespecífics
DispositiusexternsArxivadorsA-Z
Armaris
Carpetes Fitxers
Estants
35
2Organitzacióperdepartaments
Flux d’operacions
Organitzaciódelainformació
iarxiu
Escrita
Atravésd’Internet
Oral
Formesdecomunicació
Externa
Atencióalclient
Interna
Comunicacióitransmissiódela
informació
Rotacions
Formaciódegrupsdetreball
Treballenequip
Capsd’equip
Acollida,integracióiformació
Definiciódellocsdetreball
itasques
Organització per departaments
Dissenydel’organigrama
Organització
Organitzacióperdepartaments2
36
Comprova el teu aprenentatge
1. Frutygamaésunaempresaqueesdedicaalaproduc-ciódefruitadeIVgamma(pelada,talladaienvasadaenatmosferamodificada).Lasevaplantillaestàfor-madaperl’equipsegüent:undirectorgeneral,qua-tre caps dedepartament (producció, administració,comercialilogística),uncapdequalitatquedepèndirectamentdelcapdeproduccióideuoperarisdistri-buïtsentreelsdepartaments:cincaproducció,dosaadministració,dosacomercialiunalogística.
Dissenyal’organigramamésadequat.
2. Fixa’tenaquestarelaciódetasquesqueesduatermedinsd’unaempresaiindicaaquindepartamentper-tanyen:
a) Emissiód’unafactura.
b) Emissiód’unxec.
c) Elaboraciódebalanços.
d) Inventarid’existències.
e) Reclamaciódecomandes.
f) Conciliacióbancària.
g) Emissiód’albarans.
h) Reclamaciód’impagats.
i) Atenciótelefònica.
j) Confecciódecatàlegspublicitaris.
3. El grup d’alumnes de la teva classe farà un viatged’estudisafinaldecursiesteupensantaplanificarquè fareuperobtenirdinerspel viatge.Descriuelsavantatgesquetindràtreballarenequipenfrontdelapossibilitatquesiguinomésuncompanyquihoorga-nitzi.
4. RedactalescartesquelanostraempresaMarmingoLlum,SLescriuriapelsmotiussegüents:
a) Cartadepresentacióquancomençalasevaactivitatcomercialacompanyadadelcatàlegdeproductes.
b) Cartadesol·licituddepressupostperalacompradecincordinadors.
c) Cartaquecomunicaelpagamentd’unaquantitatdedinersmitjançanttransferènciabancària.Corresponaunpagamentquevavèncerfadeudies.Hasdedisculpar-tepelretard.
5. RedactalacartaquerebriaMarmingoLlum,SLcomarespostaalasevasol·licituddepressupostdel’apartatb) del’activitatanterior.
6. Cerca en diferents mitjans de comunicació ofertesdetreballenlesqualsesbusquinpersonesquehan
d’ocupar llocs de treball d’atenció al client. Quinsrequisitsdemanen?
7. Enumeraelsavantatgesielsinconvenientsquecreusquetenenlescompresatravésd’Internet.
8. La Càndida Romagosa treballa a la centraleta del’empresaIbergas,SAirepunatrucadadelaclientaAnnaPou,queestàmoltenfadadaperquèlacalefaccióquelihaninstal·latnofuncionaivolparlarambeldirec-tor.Eldirector,elSr.Dachs,estàparlantambunaltreclientinos’hipotposar,perlaqualcosademanaalaCàndidaqueprenguinotadelatrucadailidiguialaSra.Pouquequanpuguilitrucarà.
a) ReprodueixlaconversatelefònicaquemantindranlaCàndidaRomagosail’AnnaPou.
b) ConfeccionalanotadelatrucadaquelaCàndidaRomagosapassaalSr.Dachs.
9. Imaginaqueetselcapdecompresd’unacadenadesupermercatsiquehasdeferunacompraaunpro-veïdor.
Simula que mantens una conversa telefònica ambel teu proveïdor (que serà un company de classe)sol·licitantdiversosproductesd’alimentació.
10. Explicaquinessónlesdiferènciesentreungrupdetre-balliunequipdetreball.Pertreballarenl’empresaal’aula,quèéselquehauriesdeformaramblarestadelsteuscompanys:ungrupounequipdetreball?Perquè?
11. Quèéselcertificat digital, peraquès’usa?
12. Anomena cinc utilitats que té l’ús d’Internet per al’empresa.
Recommended