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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL
TITULO DE INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
COMPUTACIONALES
ESCUELA: ISAC
TEMA: “ANÁLISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN
DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE
CIUDAD DE GUAYAQUIL”.
AUTORAS: GÉNESIS MARIUXI LANDÁZURI LANDABURU
GÉNESIS JAMILETH LITARDO MACÍAS
TUTOR DE TESIS: ING. LUIS PROAÑO
GUAYAQUIL, DICIEMBRE DEL 2015
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: “ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL”
AUTORAS: Landazuri Landaburu Genesis Mariuxi Litardo Macias Genesis Jamileth
REVISORES: Ing. Cesar Vallejo
Ing. Cesar Barrionuevo
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados
FECHA DE PUBLICACIÓN: Diciembre del 2015 N° DE PÁGS.: 75
ÁREA TEMÁTICA: Tecnológica/Administrativa
PALABRAS CLAVES: PYMES-Administrativo-Rotación del inventario- usuarios- gerencia.
RESUMEN El proyecto de tesis se basa en diseñar e implementar un sistema de información contable de auditoría personalizada con control de acceso remoto y manejable desde una dirección web para incrementar la rentabilidad y eficiencia de la compañía distribuidora de repuestos automotrices LAMCORP.SA
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN: Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI
NO
CONTACTO CON AUTORES: Landazuri Landaburu Genesis Mariuxi Litardo Macias Genesis Jamileth
Teléfono: 0982781454 0994375442
E-mail: genesislandazuri@hotmail.com jamileth_lm@hotmail.com
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:
Teléfono:
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
III
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ...................................................................................... VIII
CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGA ...................................................................... VIIIII
DEDICATORIA ................................................................................................................ IX
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................... X
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR ....................................................................... XII
RESUMEN ...................................................................................................................... XII
ABSTRACT .................................................................................................................... XII
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... XIII
ANTECEDENTES ........................................................................................................... XV
EL PROBLEMA ................................................................................................................ 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................... 1
JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 3
OBJETIVOS ..................................................................................................................... 7
OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................... 7
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................. 7
VIABILIDAD ...................................................................................................................... 8
LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................................... 8
CAPÍTULO I .................................................................................................................... 9
MARCO TEÓRICO .......................................................................................................... 9
CAPÍTULO II ..................................................................................................................14
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................................14
POBLACIÓN Y MUESTRA ....................................................................................................... 14
Características de la Población ............................................................................................... 14
MUESTRA .................................................................................................................................. 15
ENCUESTAS A LOS PROPIETARIOS DE LAS PYMES EN GUAYAQUIL DEDICADAS A
LA COMPRA-VENTA DE ARTICULOS AUTOMOTRICES. ................................................. 17
ENCUESTAS A LOS EMPLEADOS DE LAS PYMES EN GUAYAQUIL DEDICADAS A LA
COMPRA-VENTA DE ARTICULOS AUTOMOTRICES. ....................................................... 24
CAPÍTULO III ..................................................................................................................31
ANALISIS DE LOS DATOS ..............................................................................................31
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO.................................................... 32
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
IV
Registrar Cliente .................................................................................................................. 32
Registrar Empleado ............................................................................................................ 33
Registrar Orden de Compra ............................................................................................. 34
Registrar Pedido .................................................................................................................. 35
Registrar Tipo Producto .................................................................................................... 36
Reportar Orden de Compra .................................................................................................. 43
Reportar Boleta Venta ........................................................................................................... 43
Reporte de Factura Venta ..................................................................................................... 44
Diagrama de Requerimientos No Detallado: ....................................................................... 45
Diagrama de Estado ............................................................................................................... 46
Detalle Venta ........................................................................................................................... 47
Empleado ................................................................................................................................ 47
Orden de Compra................................................................................................................... 48
Producto .................................................................................................................................. 48
Proveedor ................................................................................................................................ 49
Tipo Producto ......................................................................................................................... 49
Tipo Usuario ........................................................................................................................... 49
Usuario .................................................................................................................................... 50
Venta ........................................................................................................................................ 50
Diagrama de Clases de Entidad del sistema administrativo .................................................. 51
MANUAL DEL USUARIO ......................................................................................................... 52
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ........................................................................................ 52
BASE DE DATOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO ......................................................... 60
........................................................................................................................................60
CAPITULO IV .................................................................................................................61
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................61
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 63
ANEXOS ..................................................................................................................................... 64
FORMATO DE ENCUESTAS REALIZADAS .................................................................. 64
DIFERENTES LOCALES COMERCIALES DE VENTA DE ARTÍCULOS
AUTOMOTRICES EN GYE ................................................................................................ 70
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
V
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA Nº 1 POBLACION ................................................................................................15
TABLA Nº 2 MUESTRA ...................................................................................................16
TABLA Nº 3 REGISTRO DE CLIENTE ............................................................................32
TABLA Nº 4 REGISTRAR EMPLEADO ...........................................................................33
TABLA Nº 5 REGISTRAR ORDEN DE COMPRA ............................................................34
TABLA Nº 6 REGISTRAR PEDIDO .................................................................................35
TABLA Nº 7 REGISTRAR TIPO DE PRODUCTO ...................................................... 36-37
TABLA Nº 8 TIPO DE USUARIO .....................................................................................38
TABLA Nº 9 REGISTRAR USUARIO ..............................................................................39
TABLA Nº 10 REGISTRAR VENTA .................................................................................40
TABLA Nº 11 LISTAR CLIENTE ......................................................................................41
TABLA Nº 12 REPORTE DE ORDEN DE COMPRA .......................................................43
TABLA Nº 13REPORTE DE BOLETA DE VENTA ..................................................... 43-44
TABLA Nº 14 REPORTE DE FACTURA DE VENTA ................................................. 44-45
INDICE DE GRAFICOS GRAFICO Nº 1 CONOCIMIENTOS DE LOS SITEMAS CONTABLES .............................17
GRAFICO Nº 2 MANEJOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES .......................................18
GRAFICO Nº 3 DIFICULTADES DEL SISTEMAS ...........................................................19
GRAFICO Nº 4 NECESIDAD DE INSTALACION DEL SISTEMA ....................................19
GRAFICO Nº 5 CONTACTO CON CONTADORES .........................................................20
GRAFICO Nº 6 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS ..........................................................21
GRAFICO Nº 7 RESPALDO DE LOS DATOS .................................................................22
GRAFICO Nº 8 ASESORAMIENTO INFORMATICO .......................................................22
GRAFICO Nº 9 PERSONAL ENCARGADO DEL SISTEMA……….……………………….23
GRAFICO Nº 10 EMPRESAS CON PAGINAS WEB …….………………………………….23
GRAFICO Nº 11 EMPLEADOS SATISFECHOS CON SUS SISTEMAS .........................24
GRAFICO Nº 12 MEJORA DEL SISTEMA ......................................................................25
GRAFICO Nº 13 PORCENTAJE DE EMPLEADOS QUE HAN GENERADO ERRORES 26
GRAFICO Nº 14 RESTRICCIONES DEL SISTEMA ........................................................26
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
VI
GRAFICO Nº 15 MANIPULACION DEL SISTEMA ..........................................................27
GRAFICO Nº 16 FACIL MANEJO DEL SISTEMA............................................................28
GRAFICO Nº 17 COMPLEJIDAD DE APRENDISAJE DEL SISTEMA .............................28
GRAFICO Nº 18 EMPLEADOS QUE HAN LABORADO EN EMPRESAS DIFERENTES 29
GRAFICO Nº 19 MEJORA DEL SISTEMA ANTERIOR VS SISTEMA ACTUAL ..............30
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
VII
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
HABIENDO SIDO NOMBRADO LUIS PROAÑO, COMO TUTOR DE TESIS DE
GRADO COMO REQUISITO PARA OPTAR POR TITULO DE “INGENIERÍA EN
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTACIONALES” PRESENTADO POR
LOS EGRESADOS:
GÉNESIS MARIUXI LANDÁZURI LANDABURU CON C.I. # 0929356590
GÉNESIS JAMILETH LITARDO MACÍAS CON C.I. # 0930580451
TEMA: “ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE
GUAYAQUIL”.
CERTIFICO QUE: HE REVISADO Y APROBADO EN TODAS SUS PARTES,
ENCONTRÁNDOSE APTO PARA SU SUSTENTACIÓN.
ING. LUIS PROAÑO
TUTOR DE TESIS
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
VIII
CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGA
QUIEN SUSCRIBE EL PRESENTE CERTIFICADO, SE PERMITE INFORMAR
QUE DESPUÉS DE HABER LEÍDO Y REVISADO GRAMATICALMENTE EL
CONTENIDO DE LA TESIS DE GRADO DE: GÉNESIS MARIUXI LANDÁZURI
LANDABURU Y GÉNESIS JAMILETH LITARDO MACÍAS; CUYO TEMA ES:
“ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL”.
CERTIFICO QUE ES UN TRABAJO DE ACUERDO A LAS NORMAS
MORFOLÓGICAS, SINTÁCTICAS Y SIMÉTRICAS VIGENTES
ATENTAMENTE
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
IX
DEDICATORIA
Este trabajo investigativo se lo dedicamos a Dios, por brindarnos la salud necesaria,
la fuerza de voluntad, y el don de conocimiento para salir adelante en este proceso
y poderlo culminar.
A nuestros padres pilar fundamental en nuestras vidas, fuente de inspiración, y de
ejemplo de honestidad, trabajo y perseverancia, con lo cual se pueden alcanzar los
propósitos que uno se proponga en la vida.
A nuestros hermanos, complemento de nuestras vidas para hacerla más llevadera.
A nuestros familiares, por estar siempre a nuestro lado y brindar el apoyo que se
necesita en todo momento.
A mis amigos por ser eso amigos y cumplir con su rol a cabalidad.
A mis compañeros de aula, por su apoyo y ayuda constante.
Y a todos quienes brindaron su colaboración para la realización de este proyecto,
sin los cuales no hubiese sido posible el culminarlo.
Con aprecio y amor
GÉNESIS MARIUXI LANDÁZURI LANDABURU
GÉNESIS JAMILETH LITARDO MACÍAS
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
X
AGRADECIMIENTO
A la Universidad de Guayaquil, quienes mediante su organización y constancia han
permitido que cientos y cientos de personas alcancen sus metas obteniendo un
título de tercer nivel.
A la Facultad de Administración de Empresas, por brindar a los jóvenes una
magnifica capacitación dentro del área administrativa, y así brindarle a la sociedad
nuevos profesionales que repercutieran de manera positiva dentro de la sociedad,
en bienestar de la sociedad.
A el Msc. tutor, por su paciencia, experiencia y conocimientos; dándole gracias por
apoyarnos en el desarrollo de este proyecto y su exitosa culminación.
A los docentes, quienes han logrado extender sus conocimientos a una nueva
generación de profesionales.
Con aprecio y amor
GÉNESIS MARIUXI LANDÁZURI LANDABURU
GÉNESIS JAMILETH LITARDO MACÍAS
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
XI
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICO QUE LOS CONTENIDOS
DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y
RESPONSABILIDAD DE GÉNESIS MARIUXI LANDÁZURI LANDABURU CON C.
C. #. 0929356590 Y GÉNESIS JAMILETH LITARDO MACÍAS CON C. C. #.
0930580451; AUTORAS DE LA TESIS.
CUYO TEMA ES: “ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE
UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE
GUAYAQUIL”.
DERECHOS QUE RENUNCIAMOS A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A BIEN TENGA.
GÉNESIS M. LANDÁZURI L. GÉNESIS J. LITARDO MACÍAS
C. C. #.0929356590 C. C. #. 0930580451
GUAYAQUIL, DICIEMBRE DEL 2015
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
XII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE INGENIERIA EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTACIONALES
TEMA: “ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL”. AUTORAS: GÉNESIS M. LANDÁZURI LANDABURU
GÉNESIS J. LITARDO MACÍAS
RESUMEN
El objetivo de esta investigación fue diseñar e implementar un sistema de
información contable de auditoría personalizada con control de acceso remoto y
manejable desde una dirección web para incrementar la rentabilidad y eficiencia de
la compañía distribuidora de repuestos automotrices LAMCORP.SA. Para el
cumplimiento del objetivo se acudió a la investigación cualitativa y cuantitativa a
través de entrevistas a los empleados de la compañía LAMCORP y a la realización
de encuestas a los distribuidores de repuestos automotrices localizados a lo largo
de la calle Ayacucho. Con la implementación del sistema en un lapso de quince
días se logró reducir el tiempo promedio de entrega de la mercadería de quince a
cinco minutos, incrementar la rotación del inventario en cincuenta por ciento,
mejorar el clima organizacional al incrementar la eficiencia de sus empleados por
las ventajas de contar con una interfaz amigable y sencilla.
ABSTRACT
The main goal of this thesis was to design and implement and accounting
information system of personalized audit, with remote control access and workable
for a web platform to increase profitability and efficiency of the company, LAMCORP
S.A, and auto part distribution company. To fulfill this goal, it was employed a
combination of qualitative and quantitative research trough interviews with
LAMCORP employees and surveys to auto part distribution companies located
along the Ayacucho street. The implementation of this system during fifteen days
allowed the company to increase in fifty percent the inventory turnover, improve the
organizational climate when increasing LAMCORP employees’ output by counting
on a friendlier and simpler interface.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
XIII
INTRODUCCIÓN
Las PYMES actualmente se encuentran en la producción de bienes y servicios
siendo la base del crecimiento social tanto en la producción, demanda y compra de
productos o añadiendo un valor agregado motivo por el cual se convierten en un
actor fundamental para generar empleo en nuestro país además que son capaces
de adaptarse a los cambios tecnológicos así mismo emprender nuevos proyectos.
Entre las potencialidades importantes que tienen las PYMES podemos resaltar que
son las que mayormente utilizan insumos y materias primas nacionales asimismo
requiere menores costos de inversión.
La falta de un software administrativo confiable en el mercado es el punto de partida
de este proceso investigativo, donde muchos de los programas encontrados no
cumplen con los requerimientos por ser muy costosos y/o complejos para ser
empleados. Esta complejidad se debe a que muchos de los empresarios de estas
PYMES son personas con escaso conocimiento sobre los sistemas de información
y sus entornos. Los sistemas de información en las PYMES son importantes porque
permiten acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna que dan
satisfacción a los usuarios que lo utilizan debido a su facilidad de uso y su acceso
constante que favorecen a los empleados para que logren alcanzar los objetivos
planteados por la compañía.
Un considerable grupo de PYMES en la ciudad de Guayaquil no cuentan dentro de
su proceso administrativo con un sistema informático que les permita mejorar sus
proceso contables y financieros para mejorar la competitividad empresarial; por lo
que se hace imprescindible que los empresarios y/o usuarios del sistema deban
contar con información oportuna y veraz para tomar decisiones más acertadas que
conlleven la consecución de sus objetivos.
Mediante las entrevistas realizadas a pequeñas empresas se constató que los
propietarios y empleados de las empresas poseen falencias en la integración de los
procesos de la cadena del valor debido entre otros factores a la carencia de
sistemas de información eficaces. Por lo que la propuesta a presentarse se la
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
XIV
realizó con bases informativas reales a diferencia de muchas “soluciones” que se
basan solo en la adaptación de otros sistemas de información, que al final evitan
contar con información de primera mano y de manera directa.
Para lograr que las pequeñas y medianas empresas logren obtener información
veraz y oportuna que les ayude a incrementar su productividad se propone diseñar
e implementar un sistema informático contable en la compañía LAMCORP S.A, de
propiedad del señor Luis Alberto Manso Domínguez, compañía que se dedica a la
venta de artículos automotrices, localizada en las calles Lizardo García y Pedro
Pablo Gómez, con resultados que pueden ser generalizados a otras empresas
similares.
El presente proyecto busca además brindar un servicio que a muchos de los
empresarios de las PYMES dedicadas a la venta al por menor de repuestos para
autos se les dificulta tener, ya sea por costos, conocimientos, o simplemente porque
han sido defraudados al adquirir otros sistemas.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
XV
ANTECEDENTES
La empresa LAMCORP se encuentra en el mercado hace 3 años dedicada al
negocio de compra y venta de artículos automotrices, donde el señor Luis Alberto
Manso Rodríguez es el dueño y administrador. Tomando en cuenta la actividad
económica desde sus inicios hasta la actualidad se ha constatado que sus ingresos
han incrementado notablemente; esto se debe a que tiene una buena acogida en
el sector que se desempeña por los productos y descuentos que ofrecen. En la
actualidad la PYME tiene 10 empleados distribuidos en: 4 para el área de venta, 3
en bodega, 1 en contabilidad, 1 en publicidad, y 1 conductor.
LAMCORP registra sus operaciones administrativas en un libro de Excel en el que
los vendedores llevan sus anotaciones de cada artículo vendido y sus reportes
impresos y entregados al final del día al administrador. Semanalmente el
administrador calcula el estimado vendido además realiz un informe donde lleva
pedidos y pagos a proveedores para luego notificar al contador para que realice el
proceso contable. En el área de bodega los productos se encuentran en diferentes
estanterías donde el vendedor le indica a las personas encargadas sobre el
producto solicitado por el consumidor dicho proceso toma aproximadamente 10 a
15 minutos.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
1
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Un problema visible que afronta la compañía es el excesivo tiempo en la ejecución
de sus procesos. Existen procedimientos complejos en el departamento de Ventas,
Administración, y Contabilidad que se indican a continuación:
Área de Ventas.- Este espacio se ve afectado al momento de requerir o consultar
sobre un producto en stock a las personas encargadas de bodega, ya que carecen
de información oportuna sobre la existencia del producto en mención o demoran en
el proceso debido a la carencia del establecimiento de un orden adecuado de la
ubicación de los diferentes artículos disponibles para la venta.
Área de Administración.- El problema surge al requerir información que no está
disponible a diario para la gerencia como: 1) el volumen de ventas que muestra el
movimiento/actividad del mercado, lo que le impide al Gerente conocer si se está
alcanzando los objetivos referente a rendimiento y productividad del área comercial;
2) las compras, que frena las posibilidades de desarrollar sus operaciones en forma
eficiente ya que se maneja un registro adecuado de todos los artículos
automotrices, suministros, equipos y servicios.
Área de Contabilidad.- Las transacciones de ingresos y egresos estos no
coinciden con los reportes de tesorería (caja). Esta área no cuenta con un adecuado
informe de los movimientos de compra y venta que se realizan en el negocio de tal
manera que los balances no se encuentran al día.
Las consecuencias por la demora en la ejecución de los procesos antes
mencionado han provocado: reducción de las ventas por causa de no tener una
información actualizada de los artículos para el consumo; inconformidad en el
departamento de ventas al realizar mayor cantidad de procesos ocasionando estrés
laboral; disminuida motivación de los vendedores al verse reducido sus comisiones
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
2
por ventas; un clima laboral de conflictos debido a la deficiente comunicación con
el departamento de bodega y principalmente; la disminución de clientes por
deficiencias en conseguir información rápida y veraz a las peticiones los clientes
sobre cotizaciones y ventas.
El problema se define en: ¿Cómo lograr que la información generada por la
empresa LAMCORP S.A esté disponible para todos sus usuarios en tiempo real,
factible de manejar y viable económicamente?
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
3
JUSTIFICACIÓN
a) Justificación Teórica
Este proceso investigativo se justifica por el incremento en la
competitividad que genera el uso adecuado de los flujos de información
generados en las empresas, siendo éste el punto de partida de la
sistematización y posteriormente la automatización.
El interés por este proceso investigativo se da porque a pesar de los
múltiples avances tecnológicos las empresas pequeñas y medianas no
se deciden a mejorar sus flujos de información debido a la percepción de
cuantiosas inversiones, falta de asesoría adecuada y carencia de interés
entre otros.
Importancia de las TIC´S
Fácil acceso a la información en cualquier formato y de manera fácil y
rápida.
1. Inmaterialidad.- La digitalización permite disponer de información
inmaterial, para almacenar grandes cantidades en pequeños soportes o
acceder a información ubicada en dispositivos lejanos.
2. Instantaneidad.- Podemos conseguir información y comunicarnos
instantáneamente a pesar de encontrarnos a kilómetros de la fuente
original.
3. Interactividad.- Las nuevas TIC se caracterizan por permitir la
comunicación bidireccional entre personas o grupos sin importar donde
se encuentren. Esta comunicación se realiza a través de páginas web,
correo electrónico, foros, mensajería instantánea, videoconferencias,
blogs o wikis entre otros sistemas.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
4
4. Automatización de tareas.- Las TIC han facilitado muchos aspectos
de la vida de las personas gracias a esta característica. Con la
automatización de tareas podemos, por ejemplo; programar actividades
que se realizaran automáticamente a través de los ordenadores con total
seguridad, rapidez y efectividad.
Por lo tanto queda demostrado que el uso de las TIC´S es una de las
plataformas más eficientes para implementarse dentro del manejo o
control administrativo y contable.
b) Justificación Metodológica
Se empleará la metodología de investigación aplicada, que permitirá
conocer de manera amplia la problemática que está viviendo la empresa
comercial LAMCORP; se utilizará la metodología inductiva-deductiva
para determinar los requerimientos; y finalmente se empleará la técnica
de las entrevistas para recabar información en forma verbal para conocer
opiniones, comentarios, ideas o sugerencias de los empresarios en la
solución de sus problemas en torno al manejo del proceso contable. Con
la implementación de estas metodologías se podrá obtener la información
para diseñar la alternativa propuesta.
Además podemos recalcar la factibilidad del desarrollo del sistema
tomando en consideración los siguientes aspectos:
Factibilidad Técnica
Al analizar en el proceso de investigación cada uno de los problemas que
desfavorecen la situación financiera de las pequeñas y medianas
empresas y considerando todas las opiniones dadas por los dueños/
empleados de las PYMES quienes al mencionarles sobre el Diseño del
sistema de información contable-administrativo eficiente y eficaz tuvimos
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
5
buenos comentarios, incluyendo como empresario principal al Sr. Luis
Alberto Manso Rodríguez de LAMCORP el mismo quien nos sugirió
elaborar un programa de capacitación para los usuarios en el manejo del
nuevo sistema de información.
Factibilidad Operativa
En cuanto a la factibilidad operativa para el desarrollo de este proyecto
no existe resistencia al cambio por parte de los usuarios al automatizar
sus procesos actuales, ya que estos cambios permitirá trabajar de
manera óptima y eficaz con el fin de mejorar su productividad, atención y
servicio al cliente.
Factibilidad Económica
En la factibilidad económica se establecen los costos y beneficios del
proyecto. Entre los costos del análisis, diseño, desarrollo e
implementación del Sistema Contable tenemos un hardware (computador
CORE I3 4GB DE RAM, 1TB DE HD,el software a utilizar (Microsoft
VISUAL STUDIO 2010 y SQL Server 2008), gastos de papelería,
impresión de documentos, energía eléctrica, otros gastos.
c) Justificación Práctica
Se establece una propuesta donde se diseña un programa realizado en SQL
y VISUAL STUDIO para el manejo de un proceso contable, el cual será
esquematizado de tal manera que tenga un ambiente amigable, factible,
manejable, comprensible y ante todo funcional.
Con la realización de un pequeño pero muy eficiente programa contable se
está buscando satisfacer las necesidades antes mencionadas y así mismo
ayudará al manejo o automatización de los procesos contables de las
PYMES, como son:
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
6
Balance de situación inicial.
Apertura de la contabilidad.
Registro de las operaciones del ejercicio.
Ajustes previos a la determinación del beneficio –o pérdida– generado
en el ejercicio.
Balance de comprobación de sumas y saldos.
Cálculo del resultado.
Cierre de la contabilidad.
Cuentas anuales.
Distribución del resultado.
Entre algunos de los aportes que traerá la implantación de un sistema
automatizado para llevar el control de los procesos del negocio tenemos:
Evitar la utilización de métodos antiguos y la acumulación de
documentos.
Incitar a las otras empresas que están atraídas por lo confiable y
provechoso del sistema automatizado.
Podrá realizar sus reportes de los estados de cuenta con más rapidez y
confiabilidad.
El usuario podrá desarrollar sus funciones diarias con más facilidad y
confiabilidad.
Ausencia de errores matemáticos.
La empresa podrá expandir sus horizontes debido a la agilización de sus
sistemas, podrá realizar sus reportes de los estados de cuenta con más
rapidez y confiabilidad, la secretaria(los asistentes administrativos) podrá
desarrollar sus funciones diarias con más facilidad y confiabilidad.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
7
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Diseñar e implementar un sistema de información contable
económicamente viable para incrementar su rentabilidad y eficiencia
de la compañía LAMCORP S.A.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Reducir los tiempos de entrega de la mercadería a los clientes.
Contar con un sistema de información automatizado veraz, oportuno y
amigable.
Mejorar el clima organizacional.
Incrementar la rotación del inventario.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
8
VIABILIDAD
En este aspecto se podrían establecer muchos parámetros susceptibles de ser
medidos pero el más importante es la factibilidad, que determinará si el viable su
ejecución en tiempo y recursos a emplearse. Cabe resaltar que dentro de la
viabilidad se establece el éxito o fracaso de un proyecto el mismo que dependerá
del cumplimiento paso a paso de cada una de las etapas en las cuales se ha
dividido, el mismo que debe cumplir con los requerimientos básicos para poder
llevar a cabo y obtener el éxito deseado. Adicionalmente, este proyecto aparte de
ser útil para la buena administración del negocio de repuestos automotrices, es
viable económicamente y no demanda de grandes inversiones.
LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN
La mayor limitación del proyecto es la falta de tiempo teniendo que considerar el
acceso a la información como elemento vital para plantear los conocimientos
científicos que avalaran las fundamentaciones del proyecto. Es tal la
descompensación del tiempo que se ha tenido que pedir que se facilite el acceso a
la empresa en jornadas diferenciadas para la recopilación de la información, siendo
una problemática tanto para los investigadores como para el ejecutivo principal de
la empresa. Otra limitación ha sido el alto riesgo que se debe tomar al realizar las
entrevistas debido que en dichas PYMES están ubicadas en un sector considerado
de alta peligrosidad por la cantidad de movimientos transaccionales que los
negocios generan.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
9
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
Dentro de los procesos investigativos siempre se deben establecer las debidas
conceptualizaciones que van a respaldar el desarrollo del proyecto y de la
factibilidad de la propuesta, con lo cual se lograran los objetivos trazados. La
realización de un análisis a nivel de sistemas involucra que se determine la
diferenciación de términos como son:
Sistematización.- Es el orden que se le deben dar a las cosas, mediante
una organización de los elementos con los cuales se trabaja.
Automatización.- Por lo general es el cambio de un proceso que
habitualmente es manejado de manera manual pero ordenada, para luego
el mismo proceso sea realizado de manera automática mediante el uso de
sistemas informáticos y mecánicos.
La sistematización y automatización de los procesos, es el punto máximo pero no
el culminante ya que a pesar de existir la automatización de dichos procesos falta
realizar las pruebas o ponerlo en práctica donde la parte culminante estará
determinada por los buenos resultados logrados en cada proceso automatizado que
se ejecute, los pasos correctos empezaran a sobresalir y los errores deberán ser
reorganizados y reprogramados para llegar a la optimización del proceso contable
desde sus inicios hasta la finalización del periodo contable de acuerdo con lo
establecido en los requerimientos; el primer paso es la sistematización para luego
buscar la manera más idónea para que este proceso se lleve a cabo y que funcione
o rinda los resultados esperados.
(HORNGREN, SUNDEM, & WILLIAM, 2006)
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
10
“Un sistema contable es un mecanismo formal para recabar, organizar y
comunicar seguimiento de la información mediante un flujo de la misma, en
búsqueda de la diagramación para su debido análisis y luego el diseño y desarrollo
de los procesos”. El análisis, diseño, desarrollo e implementación de un sistema
de control administrativo o contable se puede dar partiendo desde el estudio de la
problemática de la información acerca de las actividades de una organización. Es
preciso indicar que un correcto diseño de un sistema de información contable ofrece
flexibilidad en su manejo de tal manera que lleva un control de las actividades
financieras y administrativas que ayuda a registrar clasificar y resumir los datos y
de esta manera contribuye a la toma de decisiones comerciales.
Dentro de la automatización de los procesos contables se puede indicar las
diversas herramientas como módulos de compra y venta con la cual se puede
contar para organizar y mejorar el funcionamiento de la empresa los mismos que
diariamente logran que las PYMES vayan mejorando en su manejo administrativo
y contable, así mismo que los procesos sean cada día manejados con mayor
facilidad.
(STONNER, 1989)
Concerniente a los sistemas de información, éstos son “métodos formales para
proporcionar a los gerentes información confiable y oportuna que necesitan para
tomar decisiones, y para que las organizaciones lleven a cabo eficientemente las
funciones de planificación, control y operación”.
(ANDREU, RICART, & VALOR, 2006)
Otra definición importante que vale la pena recalcar es: “Los sistemas de
información son el conjunto formal de procesos, operando con un conjunto
estructurado de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una
empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la
operación de dicha empresa y para las actividades de dirección de control
correspondientes, apoyando al menos en parte la toma de decisiones necesaria
para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo
con su estrategia”.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
11
Un sistema de información es fundamental para la toma de decisiones entre ellas
tenemos:
- Estratégicas.- permiten implementar marketing de una línea del producto
seleccionado para ampliar la cantidad de unidades vendidas.
- Operativas.- son las que se toman de manera rutinaria entre ellas están:
Priorizar los pedidos de los productos con mayor demanda, tareas
programas que se realizaran en la semana, asignación de cada tarea, tareas
prioritarias.
- Tácticas.- planificación de ventas, empleados que serán necesarios para
lograr las metas de ventas, volumen de inventarios de productos terminados.
(CATACORA, 1997)
“Un sistema de información contable es la combinación del personal, de los
registros y de los procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus
necesidades de información financiera. Se distinguen dos tipos básico de sistemas
de información contable: integrados, que comparten información para eliminar
redundancia y facilitar el acceso a la información y la elaboración de informes; y no
integrados, que realizan la transferencia de información mediante movimientos
resumidos al final de periodos previamente definidos. Además, merecen destacarse
los sistemas auxiliares diferentes del sistema contable, que manejan en forma
operativa y detallada todas las transacciones de un negocio: producción, ventas,
compras”.
Lo que primero que se desea con este tipo de proyecto es el de salvaguardar la
integridad de la empresa, por ende su economía y la de todo un país. Buscando la
supervivencia de la misma por la gran cantidad de competitividad y de locales en el
sector. Reconociendo la importancia de la administración de un negocio o empresa,
la cual es más llevadera a través de los procesos contables, no descartando la
posibilidad que estos puedan ser manejados de manera sistemática, mas no de
manera automatizada.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
12
Estructura de los elementos que conforman los sistemas de información
(DE LA FUENTE, 2004)
“Aquellas utilidades que permiten organizar los datos en la base de datos.-
Los datos deben incorporarse siguiendo unos protocolos específicos y
ordenarse de formas determinadas. Según estos procedimientos tendremos
diferentes bases de datos. Toda esta información se cataloga y se almacena
en una base de datos de definiciones y especificaciones denominadas
diccionario de datos.
Diccionario de datos.-Un diccionario de datos incluye un componente de
software para manejar una base de datos y otras características de las
bases de datos de la organización, contiene los nombres y las descripciones
de todos los tipos de todos los tipos de registros de datos y sus
interrelaciones, información que describe los requerimientos de acceso de
los usuarios finales. Uso de programas de aplicación, mantenimiento y
seguridad de base de datos.
Consulta de base de datos. Los usuarios finales pueden consultar la base
de datos utilizando un lenguaje de consulta o un generador de informes. El
lenguaje de consulta, mediante unas instrucciones que el usuario introduce,
le permite obtener respuesta rápida sobre la consulta. El lenguaje de
consulta más popular es el SQL (Structuted Query Language).Los
programas de administración de base de datos facilitan query’s graficas de
consulta, que facilitan los accesos a las consultas.
Mantenimiento de base de dato. Los datos de una empresa deben ser
actualizados continuamente, para reflejar las nuevas transacciones y
eventos. Los programas de mantenimiento de base de datos permiten
mantener actualizadas las bases de datos, permiten la incorporación,
modificación y supresión de datos.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
13
Acceso desde aplicaciones específicas para identificar extraer datos,
utilidades que facilitan el desarrollo de aplicaciones. Los programas de
administración de base de datos llevan un conjunto de utilidades que facilitan
la tarea de programación. El programador no tiene que programar una serie
de rutinas sobre el manejo y consolidación de datos. Estas utilidades figuran
incorporadas al programa de administración de base de datos.
Los usuarios finales del sistema de información, es decir los clientes para los
cales se construye el sistema de información, estas personas no tienen por
qué tener conocimientos y competencias específicas y profundas en materia
tecnológica .Lo que sí deben saber con precisión qué es lo que quieren que
haga el sistema de información, qué requerimientos de funcionamiento o de
suministro de información deben cumplir”.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
14
CAPÍTULO II
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
En este estudio se emplearán técnicas cualitativas como la entrevista a los
empleados y al propietario de compañía LAMCORP para obtener información
acerca de cómo ellos realizan sus actividades laborales y cuáles son las
herramientas que utilizan para llevar registros de sus actividades económicas.
Además se realizaran el enfoque cuantitativo para el estudio de los competidores
de la compañía LAMCORP, que se encuentran ubicados a lo largo de las calles
Ayacucho y Pedro Pablo Gómez para conocer el manejo de su software
administrativo. Esta información permitirá diseñar el sistema de información
contable que permita a la compañía LAMCORP aumentar la rentabilidad frente a
la competitividad.
POBLACIÓN Y MUESTRA
Características de la Población
Se pueden definir dentro de lo que a población o universo se refiere como el
conjunto de unidades individuales o unidades elementales compuestas por
personas o cosas. Para realizar el estudio a las PYMES competidoras localizadas
a lo largo de la calle Ayacucho, la población será estratificada de empresarios o
propietarios, y empleados de estas PYMES. La población a la que se orienta en el
presente estudio corresponde a las empresas dedicadas a la compra y venta de
repuestos automotrices y que se detalla en la tabla 1.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
15
Tabla Nº1 Población
Ítem Informantes Población
1 Gerentes Propietarios 67.565
2 Empleados 184.809
TOTAL: 252.374
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil INEC Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
MUESTRA
Para obtener la muestra se utilizara la formula descrita a continuación:
N (p.q) * z2
n = ---------------------------------
(N – 1)(e)2 + z2. (p.q)
SIMBOLOGÍA
n= tamaño de la muestra
N= población
p.q = 0,5 cada uno
E= Error admisible 5 % (0,05)
Z = 1,95
De donde:
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16
252374 * 1.95^2*0.5*0.5*
n= ----------------------------------------------------
(252374-1)(0,05)^2+1.95^2*0.50*0.50
n=380
F= n / N
380
F=-------------------- = 0,001504425
252.374
Tabla Nº2 Muestra
Ítem Informantes Población
1 Propietarios 67.565 * 0,0015044 102
2 Empleados 184.809 * 0,0015044 278
TOTAL: 380
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
17
ENCUESTAS A LOS PROPIETARIOS DE LAS PYMES EN
GUAYAQUIL DEDICADAS A LA COMPRA-VENTA DE ARTICULOS
AUTOMOTRICES.
1.-) ¿Conoce sobre los sistemas implementados en su empresa: que sistema
conoce o utiliza, en caso de que la respuesta sea SI menciónelos?
2.-) ¿Maneja los sistemas implementados en su empresa?
Solo el 54% de las empresas conocen los sistemas implementados por sus
empresas en la actividades económicas, sin embargo, ese mismo porcentaje
manejan en su totalidad los sistemas existentes, (ver gráficos 1 y 2).
Gráfico Nº 1 Conocimiento de los Sistemas Contables
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
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18
Gráfico Nº 2 Manejan los Sistemas Contables
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
3.-) ¿Tiene dificultades en su Sistema?
Concerniente a la dificultad en el manejo de los sistemas informáticos de sus
empresas (ver gráfico 3), el 32% tienen problema al utilizar dicho sistema en sus
empresas. Entre las dificultades que nombraron se encuentran la complejidad de la
comprensión del programa. El 46% no cuenta con un sistema, y el 22% expresó
que a veces tiene inconvenientes porque en algunas ocasiones el software
diseñado para sus empresas no ofrecía rapidez en la información tales como las
ventas diarias entre otros.
4- ) ¿Cree que su empresa necesita implementar nuevos sistemas, o
actualizar los que ya tiene?
De acuerdo al resultado obtenido de la interrogante planteada el 54 % dio una
respuesta positiva de que si sería necesaria la implementación o actualización de
nuevos sistemas porque tenían problemas al momento de cargar la información y
el sistema se hacía un poco lento, el 46 % dio una respuesta negativa debido a
que no cuentan con un sistema contable y por problemas económicos no lo han
podían implementar, (Ver gráfico 4).
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19
Gráfico Nº 3 Dificultades del sistema
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
Gráfico Nº 4 Necesidad de implantación de sistemas
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
32%TIENEN
DIFICULTADES
46%NO TIENEN
SISTEMA
22%A VECES TIENE DIFICULTADES
SI NO TAL VEZ
54%NECESITAN
IMPLEMENTAR
46%NO TIENEN
SISTEMA
0%
SI NO TAL VEZ
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20
5.-) ¿Está en contacto constante con su contador para poder obtener
información?
Referente al contacto de los administradores con sus contadores, el 67% de los
dueños dijeron que mantienen contacto con su contador; mientras que un 33%
mencionó no tener contacto con ningún contador pero llevan un registro de sus
actividades económicas.
Gráfico Nº 5 Contacto con Contadores
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
6.-) ¿Conoce si el sistema empleado en su empresa para el manejo de la
contabilidad tiene múltiples consideraciones de seguridad implementados?
Es preciso señalar que el 34% de las empresas tienen sistemas de seguridad para
el manejo de la información, tales como bloqueos, contraseñas o cifrados de tal
forma que nadie pueda manipular sus datos. El 46 % no poseen sistemas
informáticos contables, mientras que el 20 % dijo tal vez ya que solo contaban con
contraseñas para acceso al sistema y no tenían muchos conocimientos sobre el
tema.
67%SI TIENEN CONTACTO CON EL CONTADOR
33%NO TIENEN CONTADOR
0%
SI NO TAL VEZ
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21
Gráfico Nº 6 Seguridad de los Sistemas
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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7.-) ¿Están protegidos los sistemas en caso de pérdida de la información?
EL 54 % de las empresas tienen sus sistemas protegidos en caso de pérdida de
información debido a que pueden existir diversos problemas que perjudiquen tales
como la presencia de algún virus, pérdida de información registrada en las bases
de datos del sistema, (Ver gráfico 7).
8.-) ¿Tiene asesoramiento informático?
Del 54 % que posee sistema informático contable, solo el 28% tienen en este campo
(ver gráfico 8).
9.-) ¿Tiene una persona exclusiva para el manejo del sistema?
Adicionalmente, del 54% de las empresas que poseen sistema informático, solo el
40% tienen a una persona exclusiva para el manejo del sistema, y el 14% de los
dueños no tienen una persona específica para el manejo del sistema por lo que
algunos empleados lo utilizaban para el ingreso de ventas realizadas diariamente.
(Ver gráfico 9).
34%SI TIENEN
SEGURIDAD
46%NO TIENEN
SISTEMA
20%TAL VEZ CUENTAN CON SEGURIDAD
SI NO TAL VEZ
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22
Gráfico Nº 7 Respaldo de los datos
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil
Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
Gráfico Nº 8 Asesoramiento Informático
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil
Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
54%SI ESTAN
PROTEGIDOS
46%NO TIENEN
SISTEMA
0%
SI NO TAL VEZ
28%TIENEN ASESORAMIENTO
INFORMATICO
26%NO TIENEN ASESORAMIENTO
INFORMATICO
46%NO TIENEN
SISTEMA
SI NO SIN SISTEMA
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23
Gráfico Nº 9 Personal encargado del Sistema
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
10.-) ¿La empresa tiene página web?
Vale la pena notar que el 35 % de los dueños de las PYMES tienen presencia en el
internet con sus páginas web, manifestando que la web les ha ayudado a crecer y
captar más clientes.
Gráfico Nº 10 Empresas con páginas web
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil
Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
40%TIENE UNA PERSONA PARA
EL MANEJO DEL SISTEMA
46%NO TIENEN
SISTEMA
14%DIFERENTES
PERSONAS MANEJAN EL SISTEMA
SI NO SIN SISTEMA
35%TIENEN PAGINA
WEB65%
NO TIENEN PAGINA WEB
0%
SI NO TAL VEZ
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
24
ENCUESTAS A LOS EMPLEADOS DE LAS PYMES EN GUAYAQUIL
DEDICADAS A LA COMPRA-VENTA DE ARTICULOS
AUTOMOTRICES.
1.-) ¿Te gusta el sistema para las ventas que utilizas en la actualidad?
El 32% de los empleados de la compañía afirma que si están satisfechos con el
sistema actual, ante un 43% que mencionó no contar con un sistema contable. El
25% expresaron que les faltaban ciertas opciones que ellos creían necesarias como
por ejemplo que cada vendedor tenga su propio usuario y pueda consultar las
cantidades vendidas en el día.
Gráfico Nº 11 Empleados satisfechos con sus sistemas
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil
Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
2.-) ¿Según tu criterio se lo podría mejorar o tener uno mejor? De acuerdo al resultado obtenido de la interrogante planteada el 40 % dio una
respuesta positiva de que si se necesita mejorar el sistema porque existe
complejidad en algunos pasos o el programa a veces es muy lento, y el 43% dio
una respuesta negativa por motivo que no cuentan con un sistema contable, el 17%
32%ESTAN
SATISFECHOS
43%NO TIENEN
SISTEMA
25%NO ESTAN
SATISFECHOS
SI NO TAL VEZ
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
25
de los empleados dijeron tal vez ya que el programa a veces era lento o se
reiniciaba sin ningún motivo.
Gráfico Nº 12 Mejora del Sistema
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
3.-) ¿Ha generado alguna vez errores que perjudiquen a la empresa?
Vale mencionar que el 38% de los empleados ha generado errores debido a que
no cuentan con un sistema que agilice los procesos y los registros contables lo
llevaban manualmente o han tenido perdida de facturas, mientras que el 43 % dio
una respuesta negativa por motivo que no cuentan con un sistema contable, el 19
% dijeron tal vez por motivo de no llevar registrada la información correctamente.
(Ver gráfico 13).
4.-) ¿El sistema tiene restricciones para los vendedores?
El 57 % de los empleados expresó que existían restricciones al momento de
ingresar al sistema, restricciones como claves proporcionada por el dueño de la
empresa o bloqueos del sistema. (Ver gráfico 14).
40%SI NECESITA
MEJORA
43%NO TIENEN
SISTEMA
17%TAL VEZ SE NECESITE
MEJORA
SI NO TAL VEZ
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26
Gráfico Nº 13 Porcentaje de empleados que han generado errores
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
Gráfico Nº 14 Restricciones del Sistema
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
38%GENERARON
ERRORES
43%NO TIENEN
SISTEMA
19%TAL VEZ
GENERARON ERRORES
SI NO TAL VEZ
57%SI TIENEN RESTRICCIONES
43%NO TIENEN
SISTEMA
0%
SI NO TAL VEZ
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
27
5.-) ¿Se puede manipular de manera fácil y sencilla el sistema de control de
ventas de la empresa donde labora?
De acuerdo al resultado obtenido de la interrogante planteada el 42 % dio una
respuesta positiva de que si se puede manipular de forma fácil el sistema de ventas
al momento de ingresar una información errónea, y el 15 % tal vez porque que no
era fácil la manipulación de la información debido a que se deben de realizar
algunos pasos que toman tiempo.
Gráfico Nº 15 Manipulación del Sistema
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
6.-) ¿Te gustaría que fuera más fácil de manejar?
Al 57 % de los empleados les gustaría que el sistema actual sea fácil de manejar
los módulos de compra-venta ya que esta es la herramienta primordial para ellos y
no debería ser tan compleja para poder vender/despachar rápido al cliente y no
pierdan tiempo, (ver gráfico 16).
7.-) ¿Fue complejo aprender a manejarlo?
42%SI SE PUEDE
MANIPULAR EL SISTEMA
43%NO TIENEN
SISTEMA
15%EN CIERTAS
OCACSIONES SE PUEDE MANIPULAR EL
SISTEMA
SI NO TAL VEZ
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28
El 57 % manifestó que fue complejo el aprendizaje del sistema actual, ya que cada
ítem o modulo no eran entendibles y a veces llegaban al punto de confundirse, (ver
gráfico 17).
Gráfico Nº 16 Fácil manejo del Sistema
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
Gráfico Nº 17 Complejidad de aprendizaje del sistema
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
57%FACIL DE MANEJAR
43%NO TIENEN
SISTEMA
0%
SI NO TAL VEZ
57%COMPLEJO
APRENDISAJE DEL SISTEMA
43%NO TIENEN
SISTEMA
0%
SI NO TAL VEZ
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29
8.-) ¿Tienes bastante tiempo en el negocio de la venta de repuestos?
Todos los empleados considerados para este análisis el 100% han trabajado en
este sector de la compra-venta de artículos automotrices ya que siempre les ha
gustado esta área de negocios.
9.-) ¿Has laborado en otras empresas de la misma actividad económica?
El 47% han laborado en diferentes empresas pero de la misma actividad
económica, mientras que el 53 % restante dijeron que han trabajado en sus
empresas permanentemente.
Gráfico Nº 18 Empleados que han laborado en diferentes empresas
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
10.-) ¿El sistema empleado era mejor?
Del 47%, el 25% de los empleados expresaron que el sistema que tiene
implementado en sus anteriores empresas era mejor en todo su entorno, y el 22%
dijo que su anterior empresa contaba con un sistema mejor diseñado. El 53 % de
los empleados debido a que han trabajado permanentemente en sus empresas
dijeron que se podía mejorar el sistema o implementar otro de fácil manejo.
47%EMPLEADOS HAN
TRABAJADO EN DIFERENTES EMPRESAS DE LA MISMA ACTIVIDAD ECONOMICA
53%EMPLEADOS QUE HAN
PERMANECIDO EN UNA EMPRESA DE LA MISMA ACTIVIDAD ECONOMICA
0%
SI NO TAL VEZ
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30
Gráfico Nº 19 Mejora del sistema anterior vs sistema actual
Fuente: Empresas de la Ciudad de Guayaquil Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
25%EL SISTEMA ERA MEJOR EN TODO
SU ENTORNO
22%EL SISTEMA ERA
MEJOR DISEÑADO
53%EL SISTEMA ACTUAL SE
PUEDE MEJORAR O IMPLEMENTAR OTRO
DE FACIL MANEJO
SI NO TAL VEZ
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31
CAPÍTULO III
ANALISIS DE LOS DATOS
Para lograr que la información generada se encuentre disponible en tiempo real y
que sea factible de manejar se propone diseñar e implementar en la empresa un
sistema de información contable. Para el logra de este objetivo se recurrió a la
entrevista con el personal de LAMPCORP y a la realización de encuestas y
entrevistas con personas que se desempeñan en el ambiente laboral de la compra
venta de repuestos automotrices de empresas del sector, tal como se indicó en el
capítulo anterior. El sistema de información propuesto permitirá automatizar el
proceso de compra y venta, además de mejorar la administración de LAMCORP
S.A donde se beneficiaran todos los actores involucrados en la transacción
comercial.
DISEÑO DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO
Los requisitos que debe cumplir el sistema de información diseñado son:
Ser capaz de controlar los registros de datos de compra/venta ya que este
módulo es una herramienta importante para los vendedores y de esta
manera consultar información o contar con reportes rápidos al momento de
ser requeridos por el administrador.
Optimizar servicios en base a sistemas que ayuden a una mejor atención
hacia los clientes con un tiempo idóneo de no más de 5 minutos en el
despacho del producto solicitado y así mantengan la fidelidad con la PYME.
Satisfacer los requerimientos de los Empresarios como: diseñar el software
administrativo con una interfaz entendible y de fácil acceso capaz de facilitar
el manejo de la información y administración de la empresa.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
32
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
Se implementó el sistema en la empresa LAMCORP y se procedió a realizar las
correcciones correspondientes. Para facilitar la comunicación con los usuarios del
sistema y determinar las características necesarias que tendrá el sistema se
utilizará el diagrama de casos de uso.
Registrar Cliente
Tabla Nº3 Registro de un cliente
RegCli Registrar Cliente
Descripción
El asistente de ventas realiza el registro del
cliente en el sistema, en el caso de que sea un
cliente nuevo, ya que el sistema puede tener una
lista de tipos de cliente.
Precondición Buscar Tipo de cliente.
Secuencia Normal
Paso Acción
1 Buscar cliente.
2 Registrar cliente.
Postcondición Cliente registrado.
Excepciones
Paso Acción
E-1 Entrada Inválida. El usuario ha
ingresado un dato no válido.
E-2 Datos no válidos, el sistema no puede
grabar el registro.
E-3 La Información no puede ser
recuperada.
Rendimiento 15 seg.
Frecuencia 15 al día.
Importancia Vital
Urgencia Inmediatamente.
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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33
Diagrama Nº1 Registro de un cliente
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
Registrar Empleado
Tabla Nº4 Registrar Empleado
RegEmp Registrar Empleado
Descripción
El Sistema deberá permitir al Administrador
registrar nuevos empleados que trabajarán en la
empresa.
Según se describe en el siguiente caso de uso:
Precondición
Secuencia Normal
Paso Acción
1 Buscar Empleado
2 Registrar Empleado
Postcondición Empleado registrado.
Rendimiento 20 seg.
Frecuencia 0.05
Importancia Importante
Urgencia Inmediato Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
: _Asistente_Venta : GUI:RegistrarCliente
: CRegistrarCliente
: CBuscarCliente
: ECliente
:
_Asistente_Ma...
1: Registrar Cliente
5: Registrar liente
7: Var. Cliente()
2: Buscar Cliente()
4: Obj. Cliente()
6: Crear()
3: leer()
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34
Diagrama Nº2 Registrar Empleado
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
Registrar Orden de Compra
Tabla Nº5 Orden de compra
RegOrdComp Registrar OrdenCompra
Descripción El Gerente verifica los pedidos pendientes y
realiza una orden de compra.
Precondición Registrar pedido.
Secuencia Normal
Paso Acción
1 Buscar pedido.
2 Buscar orden de compra.
3 Registrar orden de compra.
Postcondición Orden de compra registrado.
Excepciones
Paso Acción
E-1 Entrada Inválida. El usuario ha
ingresado un dato no válido.
E-2 Datos no válidos, el sistema no puede
grabar el registro.
E-3 La Información no puede ser
recuperada.
Rendimiento 30 seg.
: _Gerente : GUI:RegistrarEmpleado
: CBuscarEmpleado
: CRegistrarEmpleado
: EEmpleado
1: Registar Empleado
2: Buscar Empleado()
4: Obj. Empleado()
5: Registrar Empleado()
7: Var. Empleado
3: Leer()
6: Leer()
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35
Frecuencia 0.05 al día
Importancia Vital.
Urgencia Inmediatamente. Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
Diagrama Nº3 Orden de compra
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Registrar Pedido
Tabla Nº6 Registrar Pedido
RegProd RegistrarProducto
Descripción El asistente de almacén se encarga de registrar los
nuevos productos para su posterior venta
Precondición
Registrar tipo producto.
Registrar proveedor.
Registrar marca
Secuencia Normal
Paso Acción
1. Buscar proveedor
2. Buscar tipo producto
3. Buscar Marca
4. Registrar producto.
Postcondición Producto registrado.
:
_Asistente_Al...
: GUI:RegistrarOrdenCompra
: CBuscarOrdenCompra
: CRegistrarOrdenCompra
: EOrdenCompra : CBuscarProducto : EProducto
1: Registrar OrdenCompra
2: Buscar OrdenCompra()
4: Obj. OrdenCompra()
8: Registrar Orden Compra()
10: Var. Orden Compra()
5: Buscar Producto()
7: Obj. Producto()
3: Leer()
9: Leer()
6: Leer()
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
36
Excepciones
Paso Acción
E-1 Entrada Inválida. El usuario ha
ingresado un dato no válido.
E-2 Datos no válidos, el sistema no puede
grabar el registro.
E-3 La Información no puede ser
recuperada.
Rendimiento 20 seg.
Frecuencia 0.05 al día
Importancia Vital.
Urgencia Inmediato. Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama Nº4 Registrar Pedido
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Registrar Tipo Producto
Tabla Nº7 Registrar tipo de producto
RegTipoProd Registrar TipoProducto
Descripción El asistente de almacén procede a registrar el
tipo de mantenimiento
:
_Asistente_Almacen
: GUI:RegistrarPedido
: CBuscarPedido
: CRegistrarPedido
: EPedido : CBuscarProducto : EProducto
1: Registrar Pedido
2: Buscar Pedido()
4: Obj. Pedido()
8: Registrar Pedido()
10: Var. Pedido()
5: Buscar Producto()
7: Obj. Producto()
3: Leer()
9: Crear()
6: Leer
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
37
Precondición Buscar tipo de producto
Secuencia Normal
Paso Acción
1 Buscar tipo de producto.
2 Registrar tipo de producto.
Postcondición Tipo de producto registrado.
Excepciones
Paso Acción
E-1 Entrada Inválida. El usuario ha
ingresado un dato no válido.
E-2 Datos no válidos, el sistema no puede
grabar el registro.
E-3 La Información no puede ser
recuperada.
Rendimiento 45 seg.
Frecuencia 0.0001
Importancia Importante.
Urgencia Inmediatamente. Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama Nº5 Registrar tipo de producto
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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:
_Asistente_Almacen
: GUI:RegistrarProducto
: CBuscarProducto
: EProducto
: CRegistrarProducto
: CBuscarProveedor : EProveedor
: CBuscarTipoProducto : ETipoProducto
: CBuscarMarca : EMarca
1: Registrar Producto
2: Buscar Producto()
4: Obj. Producto()
14: Registrar producto()
16: var. producto()
5: Buscar proveedor()
7: Obj. Proveedor()
8: Buscar tipo Producto()
10: Obj. Tipo Producto()
11: Buscar Marca()
13: obj. marca()
3: Leer()
15: Crear()
6: Leer()
9: Leer()
12: Leer()
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38
Registrar Tipo Usuario
Tabla Nº8 Tipo de usuario
RegTipoUsu Registrar Tipo Usuario
Descripción El Gerente procede a registrar el tipo de usuario
Precondición Buscar tipo de usuario.
Secuencia Normal
Paso Acción
1 Buscar tipo de usuario.
2 Registrar tipo de usuario.
Postcondición Tipo de usuario registrado.
Excepciones
Paso Acción
E-1 Entrada Inválida. El usuario ha
ingresado un dato no válido.
E-2 Datos no válidos, el sistema no puede
grabar el registro.
E-3 La información no puede ser
recuperada.
Rendimiento 15 seg.
Frecuencia 0.0005
Importancia Importante.
Urgencia Inmediatamente. Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama Nº8 Tipo de usuario
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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: _Gerente : GUI:RegistrarTipoUsuario
: CRegistrarTipoUsuario
: ETipoUsuario
: CBuscarTipoUsuario1: Registrar TipoUsuario
5: Registrar TipoUsuario()
7: Var. TipoUsuario()
2: Buscar TipoUsuario()
4: Obj. TipoUsuario()
6: Crear()
3: Leer()
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
39
Registrar Usuario
Tabla Nº9 Registrar usuario
RegUsu RegistrarTipoUsu
Descripción El administrador procede a registrar a los
usuarios que podrán manejar el sistema
Precondición Registrar empleado.
Secuencia Normal
Paso Acción
1 Buscar empleado.
2 Buscar tipo de usuario.
3 Buscar usuario.
4 Registrar usuario.
Postcondición Usuario registrado.
Excepciones
Paso Acción
E-1 Entrada Inválida. El usuario ha
ingresado un dato no válido.
E-2 Datos no válidos, el sistema no puede
grabar el registro.
E-3 La información no puede ser
recuperada.
Rendimiento 20 seg.
Frecuencia 0.001
Importancia Importante.
Urgencia Inmediatamente. Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama Nº9 Registrar usuario
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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: _Gerente : GUI:RegistrarUsuario
: CBuscarUsuario
: ETipoUsuario
: EUsuario
: CBuscarTipoUsuario
: CBuscarEmpleado : EEmpleado
: CRegistrarUsuario
1: Registrar Usuario
5: Buscar TipoUsuario()
7: Obj. TipoUsuario()
2: Buscar Usuario()
4: Obj. Usuario()
8: Buscar Empleado()
10: Obj. Empleado()
11: Registrar usuario()
13: Var. Empleado()
3: Leer()
6: Leer()
9: leer()
12: Crear()
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40
Registrar Venta
Tabla Nº10 Registrar venta
Regven Registrar Venta
Descripción El asistente de venta procede a registrar la venta
Precondición Registrar empleado.
Registrar cliente.
Registrar producto.
Secuencia Normal Paso Acción
1 Buscar empleado.
2 Buscar cliente.
3 Buscar producto.
4. Registrar venta.
Postcondición Venta registrada.
Excepciones Paso Acción
E-1 Entrada Inválida. El usuario ha
ingresado un dato no válido.
E-2 Datos no válidos, el sistema no puede
grabar el registro.
E-3 La información no puede ser
recuperada.
Rendimiento 25 seg.
Frecuencia 20
Importancia Vital.
Urgencia Inmediatamente. Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama Nº10 Registrar venta
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Registrar Venta
Tabla Nº11 Listar cliente
LisCli Listado Cliente
Descripción
El Sistema deberá permitir a la secretaria realizar un
listado de todos los clientes registrados en forma
detallada.
Precondición Registrar cliente.
Secuencia Normal
Paso Acción
2 Buscar cliente.
3 Listar clientes.
Postcondición Listado de clientes realizado.
Rendimiento 20 seg.
Frecuencia 0.015.
Importancia Vital
Urgencia Inmediatamente Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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: _Asistente_Venta : GUI:RegistrarVenta
: CBuscarVenta
: CBuscarCliente
: CBuscarEmpleado
: CBuscarDetalleVenta
: CRegistrarVenta
: EEmpleado
: CBuscarCliente
: EDetalleVenta
: EVenta
1: Registrar Venta
2: Buscar Venta()
4: obj. Venta()
5: Buscar Empleado()
7: obj. Empleado()
8: Buscar Cliente()
10: obj. cliente()
11: Buscar DetalleVenta()
13: obj.DetalleVenta
14: registrar venta()
16: var. venta()
3: leer()
9: leer()
6: Leer()
12: leer()
15: Crear()
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42
Diagrama Nº9 Lista cliente
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Listar Producto
Diagrama Nº11 Listar producto
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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: _Asistente_Venta
: GUI:ListarCliente :
CGenerarReporteCliente
: ECliente
:
_Asistente_Ma...
1: Reportar Cliente
2: Generar ReporteCliente()
4: obj. ReporteCliente()
3: Leer()
: EOrdenCompra : GUI:LisrtarProducto : CGenerarListadoProducto : EProducto :
_Asistente_Al...
1: Reportar Prdocuto 2: Generar ReporteProducto()
4: obj. reporteproducto()
3: Leer()
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43
Reportar Orden de Compra
Tabla Nº12 Reporte de orden de compra
RepOrdCom Reporte de Orden de Compra
Descripción
El Sistema deberá permitir al Administrador
realizar un reporte de todas las compras en forma
detallada o especificando una condición.
Precondición Orden de Compra registrado
Secuencia Normal
Paso Acción
1 Buscar pedido.
3 Buscar orden de compra.
2 Reporte de orden de compra
Postcondición Reporte de Orden Compra realizado
Rendimiento 25 seg.
Frecuencia 0.015
Importancia Vital
Urgencia Inmediatamente Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama Nº11 Reportar orden de compra
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Reportar Boleta Venta
Tabla Nº13 Reporte de ventas
RegBolVen Reporte Boleta Venta
Descripción
El Sistema deberá permitir al asistente de venta
realizar un reporte de todas las ventas de los
clientes naturales.
: _Gerente : GUI:ReportarOrdenCompra :
CGenerarReporteOrdenCompra
: EOrdenCompra
1: Reportar OrdenCompra 2: Generar ReporteOrdenCompra()
4: obj. ReporteOrdenCompra()
3: Leer()
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44
Precondición Registrar Venta.
Secuencia Normal Paso Acción
1 Buscar venta.
3 Reportar BoletaVenta.
Postcondición Reporte de pedido realizado
Rendimiento 20 seg.
Frecuencia 0.01
Importancia Vital
Urgencia Inmediatamente Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama Nº12 Reporte de ventas
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Reporte de Factura Venta
Tabla Nº14 Reporte de factura de venta
RepFactVen Reporte Factura Venta
Descripción
El Sistema deberá permitir al asistente de venta
realizar un reporte de todos las ventas de los
clientes jurídicos.
Precondición Venta Registrada
Secuencia Normal
Paso Acción
1 Buscar Venta.
2 Reportar Venta.
Postcondición Reporte de factura ventas realizado
Rendimiento 25 seg.
: _Asistente_Venta : EVenta : GUI:ReportarBoletaVenta : CGenerarReporteBoletaVenta
1: Reportar BoletaVenta 2: Generar Reporte Boletaventa()
4: obj. BoletaVenta
3: Leer()
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45
Frecuencia 0.015
Importancia Importante
Urgencia Inmediatamente Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama Nº13 Reporte de factura de venta
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama de Requerimientos No Detallado:
Diagrama N°15 Registros realizados por el gerente y asistente
: _Asistente_Venta : GUI:ReportarFacturaVenta : CGenerarReporteFacturaVenta : EVenta
1: Reportar FacturaVenta 2: Generar ReporteFacturaVenta()
4: obj. reportefacturaventa()
3: Leer()
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46
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Diagrama de Estado
Cliente
Diagrama N°16 Estado del cliente
Fuente: Empresa LAMCORP
Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
Habilitado Deshabilita
do
Estado Cliente( Cliente=1 )
Estado Cliente( Cliente=0 )
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47
Detalle Venta
Diagrama N°17 Estado del producto
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Empleado
Diagrama N°18 Estado del empleado
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Producto
Habilitado
DetalleVenta
Registado
Producto
Deshabilitado
Estado Producto( Producto=1 )
Estado Producto(Producto=0)
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48
Orden de Compra
Diagrama N°19 Estado de la orden de compra
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Producto
Diagrama N°20 Estado del producto
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Pedido
Habilitado
Pedido
Deshabilitado
OrdenCompra
Regitrado
si estadopedido = 1
si estadopedido = 0
Producto
Registrado
Proveedor
Habilitado
TipoProducto Habilitado
Marca
Habiiltada
Estado Proveedor(Producto=1)
Estado TipoProducto( TipoProducto=1 )
Estado Marca( Marca=1 )
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49
Proveedor
Diagrama N°21 Estado del Proveedor
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Tipo Producto
Diagrama N°22 Estado del tipo de producto
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Tipo Usuario
Diagrama N°23 Estado tipo usuario
Fuente: Empresa LAMCORP. Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Habilitado Deshabilita
do
Estado Proveedor( Proveedor = 1 )
Estado Proveedor( Proveedor = 0 )
Habilitado Deshabilita
do
Estado TipoProducto( TipoProducto = 1 )
Estado TipoProducto( TipoProducto = 0 )
Habilitado Deshabilita
do
Estado TipoUsuario( TipoUsuario = 1 )
Estado TipoUsuario( TipoUsuario= 0 )
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50
Usuario
Diagrama N°24 Usuarios Registrados
Fuente: Empresa LAMCORP
Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
Venta
Diagrama N°25 Estado de ventas registradas
Fuente: Empresa LAMCORP
Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
Cliente
Habilitado
Empleado
habilitado
DetalleVenta
Habilitado
estado empleado( empleado=1 )
estado detalleventa( detalleventa=1 )
estado Cliente( cliente=1 )
Venta
Registrada
Empleado
habilitado
Tipo Usuario
Habilitado
Usuario
Registrado
estado empleado( empleado=1 )
estado tipousuario(tipousuario=1)
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51
Diagrama de Clases de Entidad del sistema administrativo
Este tipo de diagrama definirá la estructura del sistema administrativo, mostrará las
relaciones que tienen cada tabla de la base de datos, de tal manera que: el tipo de
usuario se relacionará con el usuario ya que este se puede registrar como
administrador o vendedor; el usuario se relaciona con el empleado ya que cada
empleado tendrá su usuario y su clave personal; el empleado se relacionará con
las ventas ya que son ellos los que estarán despachando los pedidos así mismo
ventas se relaciona con el producto seleccionado por el cliente; el producto se
relaciona con el proveedor quien nos hace llegar la mercadería solicitada por la
empresa, a la vez se relacionará con la marca y el tipo de producto para luego
obtener una orden de compra.
Diagrama N°26 Estructura del sistema administrativo
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
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52
MANUAL DEL USUARIO
Este sistema ha sido diseñado y acoplado basándose a los requerimientos dados
por los propietarios de las PYMES, en la ciudad de Guayaquil. Además se debe
advertir a los usuarios que debe considerar los requerimientos del sistema para que
el programa funcione.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Primero para poder correr el sistema de administración se deben establecer ciertos
parámetros que se van a describir para que sistema pueda desarrollarse de la mejor
manera
El computador debe tener instalados las siguientes herramientas de software:
Microsoft Windows 7 Ultimate
Microsoft Visual Studio 10
Microsoft Sql Server
Dev development 13.1
Se debe considerar primero la ubicación del archivo ejecutable del sistema, el cual
ha sido guardado en una carpeta en el escritorio denominada:
SISTEMA DE AUTOPARTES
Al abrir la carpeta elegimos la carpeta AUTOPARTES
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53
Luego ejecutamos el sistema desde la carpeta SISTEMA_AUTOPARTES
:
Para luego ejecutar la aplicación desde el icono:
Se abrirá el software VISUAL STUDIO, SQL SERVER y DEV DEVELOPMENT, y se
ejecutara el programa que deberá compilar para que se dé inicio al sistema mencionado.
Imagen N°1 Código usuario
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
Genesis Jamileth Litardo Macias
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54
Luego se compila y empieza a funcionar la web. La pantalla de inicio la siguiente:
Imagen N°2 Pantalla de inicio
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu
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Donde ingresamos el usuario y la clave que son:
Usuario: EDGAR
Clave: 123456
Imagen N°3 Pantalla de inicio ingresando usuario
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55
Donde la primera pantalla del sistema refleja la pantalla que se ve a continuación donde se
puede visualizar los botones, y la pantalla de bienvenida.
Imagen N°4 Pantalla de Bienvenidos al sistema
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Luego se desplegaran los módulos que tiene el sistema administrativo
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56
Imagen N°5 Módulos del sistema administrativo
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
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57
En este módulo se procede a registrar el usuario que utilizará el sistema.
Imagen N°6 Seguridad de Usuario
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
Procederemos a registrar la marca del producto vendido.
Imagen N°7 Mantenimiento marca del producto
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
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58
Luego procedemos a ingresar el tipo de producto disponible para la venta
Imagen N°8 Mantenimiento tipo de producto
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
En el módulo registrar producto podemos consultar el stock de cada artículo en el
almacén
Imagen N°9 Mantenimiento de productos en el almacén
Fuente: Empresa LAMCORP Elaborado por: Genesis Mariuxi Landazuri Landaburu Genesis Jamileth Litardo Macias
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59
En la siguiente ventana registramos la garantía que puede tener los productos disponibles
para la venta.
Imagen N°10 Mantenimiento de garantía
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60
BASE DE DATOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
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61
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Una vez implementado el sistema de información en la compañía LAMPCORP S.A
en un lapso de quince días de prueba se logró cumplir con el objetivo deseado.
Gracias al sistema de información gerencial implementado los problemas
encontrados anteriormente han logrado vencerse ya que los diferentes procesos de
compra y venta fueron sistematizados y automatizados. Los tiempos de entrega de
la mercadería se han reducido de 15 minutos en promedio a tan solo 5 minutos. La
información que reciben ahora es oportuna (en tiempo real) y veraz, por lo que el
gerente y los empleados pueden tomar decisiones más acertadas y diseñar mejores
escenarios para sus pronósticos de ventas. Se logró además incrementar la
rotación del inventario en 15 por ciento.
Se logró diseñar un sistema de información con una interfaz amigable y sencilla
que proporcionó a los usuarios (propietarios y empleados) confianza y mayor
eficiencia en sus labores. A diferencia de otros sistemas de información
promocionados en el mercado que no se encuentran personalizados, el presente
sistema de información contiene una interfaz amigable y sencilla que ha
proporcionado al usuario confianza y eficiencia en sus labores.
Un logro importante fue el mejoramiento en las relaciones laborales ya que el
diseño participativo del sistema permitió que a través del trabajo en equipo
conseguir un producto aceptado por el propietario y sus empleados y diseñado a
sus necesidades. El asesoramiento que las tesistas dieron a la compañía durante
el proceso de diseño e implementación sobre el uso de la tecnología en los
procesos administrativos obteniendo fue un componente importante para el éxito
del proyecto ya que los conocimientos impartidos fue un motivador que permitió a
los empleados y propietarios alcanzar sus objetivos en el período de prueba de
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62
quince días, quienes impulsados por sus resultados emitieron muy buenos
comentarios a estas tesistas.
RECOMENDACIONES
Luego de la obtención de la información y estableciendo un mayor radio de acción
de la problemática, se pudo constatar que muchas de las conclusiones establecidas
se podrán resolver si se toman en consideración de manera real la información
obtenida y tomando en consideración las opiniones emitidas por los distintos
propietarios de muchos de los locales comerciales dedicados a la venta de
repuestos automotrices.
La asesoría y capacitación sobre el uso de los procesos automatizados que existen
en el mercado o del que se ha preparado para la empresa LAMCORP es clave para
que el sistema cumpla con el éxito sus objetivos.
Lograr la seguridad y confianza en el usuario es importante para que el sistema se
convierta en una herramienta eficaz para los objetivos de la empresa.
Ganar la confianza de los empresarios para su posterior recomendación.
Diseñar sistemas de información económicamente viables y con costos accesibles
al mercado, planteándose la alternativa de que se puede ganar en la cantidad más
no por unidad.
Quitar la venda de los ojos ante el conformismo de los propietarios de los locales.
Establecer como alternativa el sistema administrativo contable para uso de sus
locales como medio alternativo de automatización.
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
63
BIBLIOGRAFÍA
Horngren, C., Sundem, G. (2006). Contabilidad administrativa. México: Pearson
Educación.
Stonner, Wankel (1989) Contabilidad sistema y gerencia. Venezuela: CEC SA.
Fred, D. (2003).Conceptos de Administración estratégica. México: Pearson
educación.
Heredero, C., Lopez, J., Agius, H., Romero, R., Medinas. (2011).Organización y
transformación de los sistemas de información en la empresa. Madrid: ESIC
De la fuente, G. (2004).Los sistemas de información en la sociedad del
conocimiento. Madrid: ESIC
Fernández, V. (2006).Desarrollo de sistemas de información. Catalunya: UPC.
Heredero, C., Lopez, J., Agius, H., Romero, R., Medinas (2006). Dirección y gestión
de los sistemas de información en la empresa. Madrid: ESIC.
Catacora (1997) Contabilidad sistema y gerencia. Venezuela: CEC SA.
Amaya, J. (2010).Sistemas de información gerenciales. Bogotá: Ecoe..
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64
ANEXOS
FORMATO DE ENCUESTAS REALIZADAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA ISAC
PROYECTO DE TESIS
PREGUNTAS PARA LA ENCUESTA A
EMPRESARIOS
1.-) ¿Conoce sobre los sistemas implementados en su empresa:
que sistema conoce o utiliza, en caso de que la respuesta sea SI
menciónelos?
Sí No
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………….........................
2.-) ¿Maneja los sistemas implementados en su empresa?
Sí No
3.-) ¿Tiene dificultades su Sistema: Qué dificultades encuentra en
el sistema actual?.. Contestar esta pregunta en caso de haber
contestado SI en la pregunta 2.
Sí No
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
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65
4- ) ¿Cree que su empresa necesita implementar nuevos sistemas,
o actualizar los que ya tiene, en caso de contestar SI, Qué sistema
sugiere que debería implementarse?
Sí No
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………....
5.-) ¿Está en contacto constante con su contador para poder
obtener información?
Sí No
5.-) ¿Conoce si el sistema empleado en su empresa para el manejo
de la contabilidad tiene múltiples consideraciones de seguridad
implementados?
Sí No
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
6.-) ¿Están protegidos los sistemas en caso de pérdida de la
información?
Sí No
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
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66
7.-) ¿Tiene asesoramiento informático? En caso de ser SI, ¿qué
tipo de asesoría recibe?
Sí No
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
8.-) ¿Tiene una persona exclusiva para el manejo del sistema?
Sí No
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
9.-) ¿La empresa tiene página web?
Sí No
10.-) ¿Le gustaría tener un mejor control o registro en sus sistemas
contables de las actividades que se realizan en su empresa?
Sí No
ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA LAMCORP DE CIUDAD DE GUAYAQUIL
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA ISAC
PROYECTO DE TESIS
PREGUNTAS PARA LA ENCUESTA A LOS EMPLEADOS DE LAS
EMPRESAS QUE VENDEN REPUESTOS AUTOMOTRICES
1.-) ¿Te gusta el sistema para las ventas que utilizas en la
actualidad?
Sí No
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2.-) ¿Según tu criterio se lo podría mejorar o tener uno mejor?
Sí No
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3.-) ¿Ha generado alguna vez errores que perjudiquen a la
empresa?
Sí No
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4.-) ¿El sistema tiene restricciones para los vendedores?
Sí No
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5.-) ¿Se puede manipular de manera fácil y sencilla el sistema de
control de ventas de la empresa donde labora?
Sí No
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6.-) ¿Te gustaría que fuera más fácil de manejar?
Sí No
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7.-) ¿Fue complejo aprender a manejarlo?
Sí No
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8.-) ¿Tienes bastante tiempo en el negocio de la venta de
repuestos?
Sí No
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9.-) ¿Has laborado en otras empresas?
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Sí No
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10.-) ¿El sistema empleado era mejor?
Sí No
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DIFERENTES LOCALES COMERCIALES DE VENTA DE ARTÍCULOS
AUTOMOTRICES EN GYE
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