Universidad Simón Bolívar Gerencia Estratégica de Proyecto Bravo, David Rey, Javier Roa, Carlos...

Universidad Simón BolívarGerencia Estratégica de Proyecto

Bravo, DavidRey, JavierRoa, Carlos

Dirigido por:Prof. Leopoldo Colmenares

Sartenejas, 24 de noviembre de 2009

La Real Academia de la Lengua Española define el riesgo como: Contingencia o proximidad de un daño.

En sentido estricto, el riesgo implica solamente la posibilidad de sufrir daño o pérdida. En el contexto del proyecto, la identificación del riesgo también se refiere a las oportunidades (resultados positivos) así como las amenazas (resultados negativos).

La administración de riesgos son los medios a través de los cuales la incertidumbre se maneja de forma sistemática, para aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.

Gerencia de RiesgosGerencia de Riesgos

El conjunto de procesos que se relacionan con:

Esto incluye la maximización de los resultados de eventos positivos y la minimización de las consecuencias de eventos adversos.

Identificación

AnálisisRespuesta a

la incertidumbre

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La Real Academia de la Lengua Española define incertidumbre como: Falta de conocimiento seguro y claro de algo.

La incertidumbre puede deberse a la inseguridad de no poder predecir acontecimientos futuros y por los riesgos que puedan ocasionarse como consecuencia de una determinada actividad.

Incertidumbre Riesgo

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Para obtener una adecuada gestión de Riesgos en un Proyecto es necesario:

Generar conciencia que existe riesgo

Alinear e integrar al equipo de

proyecto

Detectar mayor cantidad de

riesgos

Evaluar mejor los riesgos

detectados

Estar mejor preparado ante la

activación de riesgos

Tener un plan de proyecto más

sólido y menos vulnerable

Y debe ser gestionado

Respecto a las respuesta de

riesgo

Identificar a los responsables de alertar sobre los disparadores.

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Inicialmente,

•Se cree que la gestión de riesgos sirve solo para “llenar papeles” y que lo hacen los PMs para “justificar su puesto”. En este punto solo es posible presentar las herramientas

•Se logra una aceptación parcial, se puede tener un primer taller de riesgos, y crear el primer listado. Nadie quiere ser el “dueño” de los riesgos identificados

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En una segunda etapa,

•Hay una aceptación, se analiza en profundidad cada riesgo, se replantean los escenarios, se da participación a otros sectores, se crean los planes de respuesta.•El plan de riesgos brinda seguridad al responder con documentación ante cuestionamientos sobre detalles y estrategias no incluidos en otros planes.•El plan de riesgos es un muy buen complemento del resto del plan de proyecto. Provee otro enfoque a los temas que en él se tratan, y este enfoque ilumina áreas y condiciones que de otra forma podría quedar descuidadas.

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Y finalmente,

•Se incorpora la gestión de riesgos, y esta es considerada tan necesaria como la de costos o tiempos.

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Riesgos asociados al Cliente y/o Usuario:

Requerimientos (requisitos) confusos / incompletos.

Cambios frecuentes a los requerimientos del proyecto

durante la ejecución

Cliente y/o usuario que no es eficiente, eficaz o completo en cumplir sus responsabilidades

del proyecto

Cliente y/o usuario que no está suficientemente

disponible o no conoce lo suficiente para proporcionar información precisa de los

requerimiento y/o procesos de revisión

Cliente y/o usuario que no tiene expectativas realistas sobre los resultados del proyecto, locuaz

genera restricciones de alto riesgo

Restricciones Contractuales como: Penalizaciones por no

lograr fechas límites o penalizaciones de la

terminación

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Riesgos asociados a los calendarios:

Tareas o hitos (milestone)

fallantes

Duración inexacta de la

métrica.

Estimaciones no precisas

Calendario basado en cantidades exageradas de tiempo extra para todo el

equipo.

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Riesgos asociados a los recursos:

Habilidades y/o conocimientos requeridos NO satisfechos o

inadecuados

Recursos no disponibles

Roles y responsabilidades no

claras

Equipo faltante o inadecuado

Rotación del personal

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Riesgos asociados a la Experiencia:

Nueva tecnología

Nuevo ambiente de

desarrollo

Nuevo hardware

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Riesgos asociados al Proceso de Administración de Proyectos:

Descomposición de Tareas

(WBS)

Métricas

Fallas del Flujo de Trabajo

Fallas de Aseguramiento

de Calidad

Descomposición inadecuada, falla en identificar todas las actividades que son parte del proyecto

Las estimaciones desarrolladas con información y tiempo insuficiente llevan a un riesgo mayor

En la entrega, en la autorización de la terminación, en el no cumplimiento de fechas límites.

Proceso con fallas, carencia de la función de aseguramiento de calidad.

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Primer paso en el proceso de gerencia

de riesgo

Identifica todos los eventos posibles

de riesgo

Comprende también el efecto

acumulativo de los riesgos

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Talleres de riesgos con todo el equipo

Tormenta de ideas

Listado de riesgos típicos

Risk Breakdown Structure (RBS)

Lecciones aprendida en otros procesos

Experiencia

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Riesgos en el alcance

Riesgos en la calidad

Riesgos de programación

Riesgos de costos

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Externos, impredecibles e

incontrolables

Externos, predecibles e inciertos

Internos y no técnicos

Técnicos

Legales

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Debe comenzar desde que se inicia el

proyecto

Llega hasta la ejecución del mismo

Debe realizarse gradualmente

Estimados preliminares serán muy

aproximados

Estimados finales deben tener muy

buena aprox.

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Demasiado optimismo al inicio del

proyecto

Falta de información y visión optimista

Intereses políticos

Temas tabú

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Mejorar el entendimiento del proyecto

Identificar las alternativas que puedan

existir

Asegurar que se valoren los riesgos de

manera sistemática y estructural

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Se determina la probabilidad de

ocurrencia

Se determina el impacto

Se establece criterios de lo que se

debe considerar bajo, medio o alto.

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Probabilidad (p)

Impacto (i)

Estado de riesgo: i x p

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Uso de fórmulas, modelos y

simulaciones

Se necesita especialistas en análisis de

riesgos

Consume mucho tiempo y dinero

Se justifica cuando hay una

incertidumbre considerable y posibles

impactos altos

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Transferencia del riesgo: se basa en asignar el riesgo a alguien que sea capaz de tratarlo lo más eficientemente.

Reducción del riesgo: se basa en reducir la probabilidad de que el riesgo ocurra o su impacto.

Aceptar el riesgo: se basa en aceptar las consecuencias que tiene la ocurrencia del evento de riesgo. Puede ser activa o pasiva.

Evitar el riesgo: eliminando la posibilidad de que este ocurra.

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Procuramiento.

Planeación de contingencias.

Estrategias de alternativas.

Seguros.

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Procuramiento. El procuramiento, adquirir bienes o servicios de afuera de la organización inmediata de proyecto, es muchas veces una respuesta apropiada para ciertos tipos de riesgo.

Planeación de contingencias.La planeación de contingencias involucra definir los pasos de acción que se deberán tomar si un evento de riesgo identificado llegase a ocurrir.

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Estrategias de alternativas. Consisten en evitar los eventos de riesgo cambiando la aproximación planeada.

Seguros. Los seguros o los arreglos a modo de seguros tales como los bonos de cumplimiento están muchas veces disponibles para poder encarar algunas categorías de riesgo. El tipo de cobertura disponibles y el costo de la cobertura varía con el área de aplicación.

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Plan de manejo del riesgo.

Entradas a otros procesos.

Planes de contingencia.

Reservas.

Acuerdos contractuales.

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Plan de manejo del riesgo. Debe documentar los procedimientos que se usaran para administrar el riesgo a través de la vida del proyecto y deberá cubrir quien es responsable por administrar las varias áreas de riesgo.

Entradas a otros procesos. Alternativas de estrategias seleccionadas o sugeridas, planes de contingencia, procuramientos anticipados, y otras salidas relacionadas con riesgo deberán ser todas retroalimentadas a los procesos apropiados en las demás áreas de conocimiento.

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Planes de contingencia. Los planes de contingencia son pasos de acciones predefinidas que se deberán tomar si un evento identificado de riesgo ocurre.

Reservas. Una reserva es una provisión en el plan de proyecto para mitigar riesgo de costo y/o de programación.

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Acuerdos contractuales. Los acuerdos contractuales pueden ser introducidos para los seguros, servicios, y otros ítems como sea apropiado de manera que se evite o mitigue amenazas. Los términos contractuales y condiciones van a tener un efecto significativo sobre el grado de reducción de riesgo.

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Plan de manejo del riesgo.

Eventos reales de riesgo. Identificación adicional de riesgo.

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Workarounds. Los workarounds son respuestas no planeadas a eventos negativos de riesgo.

Desarrollo adicional de la respuesta al riesgo. Si el evento de riesgo no fue anticipado, o si el efecto es mayor que lo esperado, la respuesta planeada pude no ser adecuada, y puede ser necesario repetir el procedimiento de desarrollo de respuesta al riesgo y puede que también el de cuantificación del riesgo.

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Acción correctiva. La acción correctiva consiste principalmente de ejecutar la respuesta planeada de riesgo.

Actualizaciones a plan de manejo de riesgo. A medida que ocurren o no eventos de riesgo anticipados, y a medida que son evaluados los eventos reales de riesgo, estimados de probabilidad y valor, así como otros aspectos del plan de manejo de riesgo, este deberá ser actualizado.

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