Videoconferencia sistema de_gestion_contractual_y_pagos (3)

SENAServicio Nacional de Aprendizaje

Bogotá, Enero de 2013

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

RESULTADOS OBTENIDOS EN LA VIGENCIA 2012

PRESUPUESTO PRESUPUESTO AHORRO

PROYECTOS ESTIMADO INICIAL ADJUDICADO INICIAL

PAPELERÍA 7.438.389.419,17 7.045.000.000 393.389.419

ASEO Y CAFETERÍA 26.622.123.191,10 24.294.400.000 2.327.723.191

VIGILANCIA 57.416.719.296,13 44.047.076.877 13.369.642.419

TIQUETES AÉREOS 8.603.125.000,00 8.478.125.000 125.000.000

SEGUROS 9.857.000.000,00 9.366.325.220 490.674.780

TOTAL 140.423.000.000,00 93.230.927.097 16.706.429.809

Optimización de los recursos con procesos de contratación con proveeduría integral para todas las sedes del SENA.

• El ahorro inicial corresponde a la diferencia entre el valor proyectado inicialmente y el valor por el cual se adjudicó el proceso.

• Existe otro tipo de ahorros implícitos como son: Ahorro en

horas/hombre, considerando que ya no se realizarán alrededor de 150 procesos por objeto contratado, papelería, energía, espacio en correos electrónicos, y disminución del riesgo de eventuales procesos judiciales (demandas).

PROCESOS DE RECAUDO Y CARTERA

• Implementación de una cuenta nacional para producción de Centros.

• Se eliminaron 115 cuentas de producción de centros, con la generación del 100% de estos ingresos a través de Canales Electrónicos y Código de Barras.

• Generación de la Certificación de Aportes y Cartera en línea.

• Contratación del Sistema Integrado de Gestión de Cartera.

UNIFICACIÓN DEL PROCESO CONTABLE

Proceso de causación contable de planilla de contratistas a nivel nacional, desde la Dirección General.

LOGÍSTICA

Se suscribió el contrato No. 728 de 2012 para la prestación del servicio de toma física de inventarios, marcación y avalúo técnico de los bienes muebles de propiedad y/o bajo custodia del SENA en sus sedes a nivel nacional, el cual se ejecutó a satisfacción en los meses de Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre de 2012. Se atendieron:

– 147 sedes físicas a nivel nacional.– 627.610 bienes devolutivos.– Por valor de $728.073.597.797.

CONSTRUCCIONESSe suscribieron los siguientes proyectos para Construcción

de obras Nuevas:

OBJETO DEL CONTRATO VALOR CONTRATO

CONTRATO 1015-2012. CONTRATACIÓN DE LOS ESTUDIOS TÉCNICOS, DISEÑOS Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DISEÑO TECNOLOGICO INDUSTRIAL- CDTI- EN AGUABLANCA, REGIONAL VALLE DEL CAUCA.

24.126.935.229,70

CONTRATO 1017- 2012. CONTATACIÓN DE LA INTERVENTORÍA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA, LEGAL Y FINANCIERA-CONTABLE A LA EJECUCIÓN DE LOS ESTUDIOS TÉCNICOS, DISEÑOS Y CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE DISEÑO TECNOLOGICO INDUSTRIAL- CDTI- EN AGUABLANCA, REGIONAL VALLE DEL CAUCA.

1.211.036.999,20

CONTRATO 1018-2012. CONTRATAR LOS ESTUDIOS TÉCNICOS, DISEÑOS Y CONSTRUCCIÓN DE LA SEDE DEL CENTRO DE TECNOLOGÍAS PARA LA CONSTRUCCIÓN Y LA MADERA PARA LA REGIONAL DISTRITO CAPITAL DEL SENA EN CAZUCÁ, SOACHA

30.692.612.231,00

CONTRATO 10126-2012.CONTRATAR LA INTERVENTORÍA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA, LEGAL Y FINANCIERA- CONTABLE AL CONTRATO QUE TIENE POR OBJETO LA ELABORACÓN DE LOS ESTUDIOS TÉCNICOS, DISEÑOS Y CONSTRUCCIÓN DE LA SEDE DEL CENTRO DE TECNOLOGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN Y LA MADERA DE LA REGIONAL DISTRITO CAPITAL.

1.313.682.496,00

CONTRATO 1031-2012. ADMINISTRACIÓN DELEGADA PARA LA GERENCIA Y COORDINACIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA SUBSEDE DEL CENTRO DE SERVICIOS DE SALUD EN LOS PROGRAMAS DE DEPORTE, RECREACIÓN Y ACTIVIDAD FÍSICA.

15.000.000.000,00

72.344.266.955,90

De los 85.000 millones que se tenían para el año 2012, se invirtió y/o comprometió el 99,95% de los recursos asignados para construcciones y adecuaciones, de la siguiente manera:

Obras Nuevas: 36.617.943.514,00

Adecuaciones: 26.724.112.972,00

Mantenimientos: 21.524.000.000,00

84.960.000.000,00

LINEAMIENTOS 2013

CONTABILIDAD

ACTUALIZACIÓN RUTResolución 000139 de 21/11/2012. Aún cuando la DIAN indica que el plazo para hacerlo es con el vencimiento de la Declaración de Renta, también es cierto que se requiere para la suscripción de nuevos contratos. Secretaria General instruyó que se otorga plazo hasta el primer pago.

CERTIFICADO DE INICIO O TERMINACIÓN DE CONTRATOS

Art. 2º Ley 1607/2012 (Reforma Tributaria). Debe hacerse con copia para el empleado o prestador de los servicios, y otra copia se debe remitir a la DIAN. El Gobierno aún no ha reglamentado el contenido del certificado ni la forma, lugar y fecha en que se debe remitir el certificado a la DIAN.

RÉGIMEN SIMPLIFICADO DE IVA

Ingresos 2012 inferiores a $104.196.000Contratos 2012 inferiores a $85.962.000Contratos 2013 inferiores a $88.575.000

Parágrafo 1 Artículo 499 E.T. Si durante el 2013 se pretende firmar un contrato para vender bienes gravados o prestar servicios gravados, y la cuantía del contrato va a superar la cifra aquí reseñada, deberá inscribirse en el “Régimen Común” antes de la celebración del contrato.

CONDICIÓN DE DECLARANTE O NO DEL IMPUESTO DE RENTA

Parágrafo 3º Artículo 14 Ley 1607/2012. El sujeto de retención deberá informar al respectivo pagador su condición de declarante o no declarante del Impuesto sobre la Renta, manifestación que se entenderá prestada bajo la gravedad de juramento.

Este aspecto en el SENA se ha incorporado dentro de la Planilla de Prestación de Servicios Personales

TARIFA MÍNIMA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

Artículo 14 Ley 1607/2012, los pagadores deberán verificar los pagos efectuados en el último período gravable a la persona natural clasificada en la categoría de empleado.

TESORERÍA

• Registro de Ingresos desde Dirección General - Botón de Pagos y Código de Barras.

• El registro de los ingresos recibidos por transferencia electrónica serán responsabilidad de las tesorerías, próximamente les daremos instrucciones del cargue de los extractos de las cuentas recaudadoras.

• Mantener autorizadas y activas las cuentas de los terceros para realizar pagos a beneficiario final.

•Ya pueden realizarse los pagos vigencia 2013.

•Aún no pueden realizarse los pagos de reservas y cuentas por pagar. •El 25 de enero deben entregar las conciliaciones bancarias a diciembre 31 de 2012.

•Los rechazos de pagos realizados en el mes de diciembre deben registrarse en finanzas – movimiento 102 y para poderlo pagar se deberá registrar nuevamente.

ALMACÉN E INVENTARIOS

TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS

Una vez terminado el proceso de Toma Física de los inventarios a nivel nacional, se debe aprovechar el esfuerzo y la inversión realizada por la Entidad para mantener actualizada la información plaqueteando los bienes nuevos y realizando como mínimo UN INVENTARIO FÍSICO ANUAL, para revisar, hacer seguimiento, controlar la custodia y buen manejo de los bienes entregados a los cuentadantes.

Procesos de Baja:

Como consecuencia de la Toma Física de los inventarios se realizó una campaña de limpieza y depuración de los inventarios especialmente sobre aquellos bienes que por su obsolescencia, o porque ya no se necesitan, se dieron de baja. Es necesario continuar con esta política para administrar mejor los inventarios y por ende los estados financieros.

DEPURACIÓN ALMACENES Y BODEGAS:

Para la vigencia 2013 se debe culminar la depuración de los Almacenes y Bodegas con que cuenta cada Centro de Formación y Despacho Regional. Se deben implementar políticas de limpieza, de baja de bienes y de compras por medio de contratos de suministro lo que permitirá no tener en almacenamiento tantos bienes.

Reducción del Almacén de Consumo:

En atención a las nuevas políticas de compras de bienes e insumos implementadas en el SENA a partir de la vigencia 2012, es necesario reducir al mínimo las existencias de los bienes de consumo, depurando estos elementos bien sea dando de baja aquellos insumos que ya no se necesitan u ofreciéndolos a otros centros.

CAMBIO DE ALMACENISTAS:

Con el fin de evitar la gran problemática que genera el cambio de almacenistas de los centros de formación, se implementará un procedimiento específico de obligatorio cumplimiento para que se surta esta novedad cumpliendo todos los protocolos.

CAPACITACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:

Este año se implementarán sesiones de capacitación y/o actualización de los nuevos procesos de almacén e inventarios, esto como una necesidad muy puntual que ha sido presentada a nivel nacional.

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN CONTRACTUAL

REGISTRO DE UN CONTRATO EN SIIF CON LAS EXIGENCIAS DEL SIRECI

Usuarios del Sistema

a)Secretaria General y Coordinadores Administrativos de cada una de las Regionales y Centro de Formación.

b)Grupo de presupuesto.

c)Supervisores de contratos de prestación de servicios personales.

d)Ordenadores del Gasto de prestación de servicios personales.

e)Grupo Integrado de Gestión Contractual.

ASPECTOS GENERALES

Creación de Usuarios

Para la creación de usuarios de los perfiles a, b, c, d y e, se deben remitir al correo planillapsp@sena.edu.co, los siguientes datos:

Regional•Centro de formación•Cédula de ciudadanía•Nombre completo•Correo•Indicar el Perfil (a, b, c, d y e)

CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CLASIFICACIÓN DE CONTRATOS Y PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA

PLANILLA

• Si es para la creación de Contratistas de prestación de servicios personales, el sistema automáticamente creará el usuario y notificará al contratista.

• Captura de información de un contrato (Prestación de Servicios Personales, Consorcios y Uniones Temporales y Bienes y Servicios).

• Captura de la información con el fin de clasificar un contrato desde el punto de vista presupuestal y su respectiva programación de pagos.

• Los documentos a adjuntar deberán estar en formato PDF, JPG, PNG.

• El tiempo estimado para diligenciar la planilla será de cuatro minutos (4), de lo contrario el sistema lo sacará y guardará la información que se haya diligenciado hasta ese momento.

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CRONOGRAMA (SE ROTARA CADA MES)

D L M M J V Sa D L M M J V Sa D L M M J V Sa 11 12 13 14 15 24 25 26 27 28 21 22 23 24 25

1 2 3 4 5 1 2 1 2 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0 9,0 1,2 3,4 5,6 7,8 7,8 9,0 1,2 3,4 5,6

6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9 3 4 5 6 7 8 9

13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16 22 25 26 27 28

20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23 17 18 19 20 21 22 23 5,6 7,8 9,0 1,2 3,4 22 23 24 25 26 18 19 20 21 22

27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 24 25 26 27 28 29 30 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0 9,0 1,2 3,4 5,6 7,8

31

18 19 20 21 22 26 27 28 29 30 9 10 11 12 13

D L M M J V Sa D L M M J V Sa D L M M J V Sa 3,4 5,6 7,8 9,0 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0 1,2 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0

1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 1

7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 8

14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15 22 23 24 25 26 23 24 25 26 27

21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22 5,6 7,8 9,0 1,2 3,4 5,6 7,8 9,0 1,2 3,4

28 29 30 26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29

30

27 28 29 30 31

D L M M J V Sa D L M M J V Sa D L M M J V Sa 7,8 9,0 1,2 3,4 5,6

1 2 3 4 5 6 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7

7 8 9 10 11 12 13 4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14

14 15 16 17 18 19 20 11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21

21 22 23 24 25 26 27 18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28

28 29 30 31 25 26 27 28 29 30 31 29 30

D L M M J V Sa D L M M J V Sa D L M M J V Sa

1 2 3 4 5 1 2 1 2 3 4 5 6 7

6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9 8 9 10 11 12 13 14

13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 15 16 17 18 19 20 21

20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23 22 23 24 25 26 27 28

27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30 29 30 31

diciembre 2013

septiembre 2013

junio 2013

marzo 2013enero 2013

abril 2013

julio 2013

octubre 2013

febrero 2013

mayo 2013

agosto 2013

noviembre 2013

octubre 2013

noviembre 2013

diciembre 2013

Ultimo Numero Cedula Contratista

febrero 2013

marzo 2013

CALENDARIO DE PAGOS CUENTA DE COBRO CONTRATISTAS

Cuentas no radicadas del mes Anterior

Radicacion Cuentas Contratistas

Fecha Maxima Aprobación Supervisores y Ordenadores

mayo 2013

junio 2013

julio 2013

agosto 2013

septiembre 2013abril 2013

FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN CONTRACTUAL PARA LA SUPERVISIÓN DE UN CONTRATO

• Una vez diligenciada y aprobada la planilla por parte del contratista, el supervisor deberá ingresar al sistema con su usuario (solicitado previamente y notificado al correo), en donde encontrará la lista de contratos a revisar y aprobar.

• El plazo para la aprobación de parte del supervisor será el establecido en el cronograma.

FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN CONTRACTUAL PARA EL ORDENADOR DEL GASTO

• Una vez aprobada la planilla por parte del supervisor, el ordenador del gasto deberá ingresar al sistema con su usuario (previamente solicitado y notificado al correo), en donde encontrará la lista de contratos a revisar y aprobar.

• El plazo para la aprobación de parte del supervisor será el establecido en el cronograma.

CERTIFICACIÓN EN LÍNEA APORTES PARAFISCALES SENA

“CERTIAPORTES”

MEJORAS REALIZADAS EN LAS CERTIFICACIONES DE APORTES PARAFISCALES

• El sistema de información esta orientado a internet, valiéndose de estándares de seguridad y agilidad de Microsoft.

• Implementación de nuevas herramientas para el mejoramiento de procesos (solicitudes en línea, alertas a aportantes, entre otras).

• Cada aportante descargará su certificación en formato electrónico, el SENA no hará gastos de papel en impresión de certificaciones, lo que contribuirá a preservar el medio ambiente.

• Disminución en la intervención manual en este proceso por parte de funcionarios del SENA.

• Expedición de certificaciones en tiempo real para los aportantes a nivel nacional, en forma ágil y segura, con gran disminución en trámites.

• Validación de certificaciones, lo que permitirá a terceros interesados verificar la autenticidad.

HERRAMIENTAS DE SEGURIDAD PARA LAS CERTIFICACIONES EN LÍNEA

Implementación de nuevas características:

• CódigoSENA: Cada aportante contará con un código de verificación único (máximo 20 caracteres), lo que impedirá el fraude, suplantación y filtración de información.

• Código de Verificación: Un tercero interesado podrá verificar la autenticidad de una certificación parafiscal del SENA, en tiempo real.

Sistema de Información CertiAportes

http://certiaportes.sena.edu.co/

TIPOS DE CERTIFICACIONES

PEDIDOS DE PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO A TRAVÉS DE PÁGINA WEB.

Se dispondrá de cuatro perfiles de autorización, los cuales son:

Almacenista Directores Regionales y Subdirectores de Centro. Coordinador Grupo de Almacén e Inventarios Dirección General. Supervisor del Contrato.

Los pedidos se registrarán desde la página WEB de Panamericana Outsourcing S.A. (www.panamericana-outsourcing.com.co)

Periodicidad: se realizarán de forma bimestral y transcurrirán 10 días calendario entre la verificación, aprobación, autorización y entrega de los elementos por parte del proveedor.

Fechas de solicitud: las fechas establecidas para el registro del pedido corresponden a los últimos cinco días hábiles de cada mes.

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Pedidos Urgentes: para el trámite de estas solicitudes, deberá remitirse un correo electrónico al Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios de la Dirección General, para permitir el ingreso al aplicativo y autorizar el registro de dicha solicitud.

Recibo de elementos: una vez recibido el pedido a satisfacción por parte del SENA, el encargado en cada Sede deberá firmar la remisión, escanearla y remitirla al correo electrónico Pedro Barrantes Quintero, Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios de la Dirección General.

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SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA, CON EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS E

INSUMOS

SERVICIO DE ASEO

• Los servicios se han empezado a cubrir a medida que se vencen los contratos en las diferentes sedes.

• El personal y sedes asignadas corresponden a las estipuladas en el pliego de condiciones. De requerirse personal adicional o un nuevo servicio en alguna de las sedes, deberá adelantarse la solicitud mediante comunicación de los supervisores (Directores Regionales y/o Subdirectores de Centro), debidamente justificada, a la Dirección Administrativa y Financiera.

• El servicio contratado corresponde a turnos de 48 horas diurnas ordinarias (Entre las 6:00 am y 10:00 pm) semanales de Lunes a Sábado, de acuerdo a las necesidades del servicio de cada sede.

• El alcance del servicio se limita al aseo general, atención de cafetería y mantenimiento preventivo básico, por lo tanto no podrán hacer actividades como: mensajería, preparación de alimentos, aseo especializado de alto riesgo, mantenimiento especializado, entre otros.

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ELEMENTOS E INSUMOS

• El contrato incluye el suministro de insumos de aseo, cafetería, suministro de maquinaria y equipos básicos, la solicitud de los pedidos debe realizarse en coordinación con los supervisores de Casalimpia, y con autorización de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General.

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Servicio de Jardinería: para este servicio no se contrataron operarios de tiempo completo, la labor se desarrollará mediante cronogramas previamente establecidos conforme a los requerimientos que identifiquen los supervisores de Casalimpia en conjunto con el Director o Subdirector de la respectiva sede.

Fumigación: se realizarán jornadas de fumigación cuatrimestralmente una por cada sede en la misma fecha. El cronograma se divulgará una vez se haya establecido conjuntamente con Casalimpia.

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CONTACTOS

•Jefe de Proyecto Casalimpia a Nivel Nacional OLGA LUCIA MOLINA BAUTISTA -olga.molina@casalimpia.com.co, quien atenderá todos las inquietudes.

•En la Dirección Administrativa y Financiera cualquier inquietud o requerimiento será atendido por YINA PAOLA UMBACIA GALEANO ypumbaciag@sena.edu.co. Número de contacto 3118627420, IP 12664.

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SERVICIO DE VIGILANCIA

• Los servicios se han empezado a cubrir a medida que se vencen los contratos en las diferentes sedes.

• El personal y sedes asignadas corresponden a las estipuladas en el pliego de condiciones. De requerirse personal adicional en alguna de las sedes, deberá adelantarse la solicitud mediante comunicación de los supervisores (Directores Regionales y/o Subdirectores de Centro), debidamente justificada, a la Dirección Administrativa y Financiera.

• En la Dirección Administrativa y Financiera cualquier inquietud o requerimiento será atendido por YULIED MERCEDES OSPINA PINZÓN - yospina@sena.edu.co, Supervisora Nacional. Número de contacto 3165354259, IP 12689.

RELACIÓN MENSUAL DE COMISIONES PROGRAMADAS Y SOLICITUDES DE TIQUETES

• La programación mensual de comisiones que será la base para la expedición de tiquetes, deberá remitirse los días 25 de cada mes o el día hábil anterior a SONIA DEL CARMEN OVIEDO URBANO - sonia.oviedo@sena.edu.co.

• La solicitud de expedición del tiquete deberá realizarse anticipadamente con un mínimo de cinco días hábiles a la fecha de inicio de la comisión, especificando: Nombre, Cédula y calidad del comisionado (contratista o funcionario).

NOTA: después de expedidos los tiquetes, bajo ninguna circunstancia se aceptarán cambios o modificaciones, estas deberán ser asumidas por el comisionado.

GRACIAS