Acta nº 01 extraord. de 16.03.2011 1

ACTA DE ACUERDOS

SESION EXTRAORDINARIA Nº 01 DEL CONSEJO ACADEMICO,DE FECHA 16 DE MARZO DE 2011

En Santiago a 16 de marzo de 2011, siendo las 09:30 horas, en la Sala de Reuniones de Rectoría, se inició la Primera Sesión Extraordinaria del Consejo Académico de la Universidad de Santiago de Chile, presidida por el Prorrector Sr. Pedro Palominos Belmar y actuando como ministro de fe el Secretario General señor Gustavo Robles Labarca.

ASISTENCIA

AUTORIDADES UNIPERSONALES

Prorector Sr. Pedro Palominos BelmarVicerrectora Académica Sra. Fernanda Kri AmarVicerrector de Investigación y Desarrollo Sr. Mauricio Escudey CastroDecano Facultad de Ingeniería Sr. Ramón Blasco SánchezDecano Facultad de Ciencias Médicas Sr. José Luís Cárdenas NuñezDecano Facultad de Química y Biología Sr. Juan Luís Gautier ZamoraDecana Facultad Tecnológica Sra. Laura Almendares CalderónDecano Facultad de Ciencia Sr. Samuel Navarro HernándezDecana Facultad de Humanidades (represent.) Sr. Ángel Araya Peña Decana Facultad de Adm. y Economía Sra. Silvia Ferrada VergaraSecretario General Sr. Gustavo Robles Labarca

CONSEJEROS ACADÉMICOS REPRESENTANTES DEL CUERPO DE PROFESORES TITULARES

Sr. Norman Cruz Marín Sr. Naín Nómez Díaz Sr. Víctor Salas Opazo Sr. Rolando Vega Baigorri

CONSEJEROS ACADÉMICOS REPRESENTANTES DE LAS FACULTADES

Facultad de Ingeniería Sr. José Luis Borcosque DíazFacultad de Humanidades Sr. Hernán Neira BarreraFacultad de Adm. Y Economía Sr. Américo Ibarra LaraFacultad de Ciencia Sr. Antonio Orellana LobosFacultad Tecnológica Sr. Luís Ovalle Díaz

CONSEJEROS ACADÉMICOS REPRESENTANTES FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOSRepresentante Administrativo Sr. Víctor Tapia Tapia Representante Administrativo Sra. Margot Beltrán Fernandez

CONSEJEROS ACADÉMICOS REPRESENTANTES DE LOS ESTUDIANTES Sr. Eric Leyton Hinostroza

Sr. Luís Lobos Meza

INVITADO PERMANENTE

Representante Progr. de Bachillerato y Esc. Arquitectura Sr. Carlos Richards Madariaga

Ausentes: Sr. Eduardo Garrido Fredes

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TEMA ÚNICO

- Selección Contralor Universitario

El Sr. Prorrector presidió la sesión, por cuanto el Sr. Rector, se encontraba cumpliendo actividades fuera de la Universidad.

Acto seguido el Secretario efectuó una breve exposición sobre el desarrollo del proceso de selección del Contralor Universitario, recordando que la información fue previamente enviada por correo a los consejeros.

Informó que, en esta sesión, se recibirán las presentaciones de cada uno de los candidatos en orden alfabético, durante diez minutos y luego habrá otros diez minutos para consultas.

Agregó que, conforme al reglamento respectivo, la votación es secreta y resultará electo quien alcance la mayoría absoluta y en caso de empate, dirime quien presida la sesión.

En primer lugar expuso su presentación la Sra. Daniella Caldana Fulss, destacando los siguientes aspectos:

Que la Contraloría Universitaria tiene un rol importante en orden a apoyar la gestión, controlar la legalidad de los actos y a la vez velar por la adecuada inversión de los recursos.

Su propuesta apunta a innovar en los procedimientos de control, prestando atención a los tiempos de respuesta.

Igualmente se refirió a la necesidad de una capacitación permanente, debido a que las normas vigentes y los dictamenes de la Contraloría General de la República exigen a los funcionarios dicho perfeccionamiento.

En cuanto al control de legalidad, consideró importante formar una base de datos que contenga las observaciones que la Contraloría General de la República formula con mayor frecuencia, para que las autoridades puedan abordar oportunamente las deficiencias detectadas.

En torno a la auditoría de la gestión, consideró posible innovar, orientando el trabajo de la Contraloría Universitaria en base a riesgos, para priorizar los recursos siempre escasos en temas que sean de real interés para la Universidad, además, apoyar de manera permanente a la gestión y fortalecer el gobierno corporativo universitario, procesos, elementos y estructuras de la Universidad, para poder cumplir con los objetivos y misión.

Por último, destacó la necesidad de aplicar tecnologías de la información en el desempeño del trabajo, especialmente en la auditoría, para lograr mayor cobertura en la profundidad de análisis.

Resumió que los énfasis que quiere dar a la Contraloría Universitaria son:

- Independencia, dado que esta no puede apoyar la gestión, porque sus sugerencias tendrían intereses contrapuestos.

- El uso de modelos modernos, tanto en la gestión de riesgos, como en control interno.

- Ejercer un rol asociado a la prevención, en cuanto a detectar riesgos específicos y lograr que la autoridad actúe de manera preventiva.

- Agregar valor al quehacer de la unidad. - Implementar un modelo de riesgos a nivel universitario, de manera que se puedan

priorizar las acciones sobre ciertos riesgos críticos para el quehacer universitario. - Realizar un trabajo cercano con las diferentes autoridades y las Facultades,

estableciendo modelos de retroalimentación del trabajo para lograr la satisfacción de los usuarios.

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- Llegar a las autoridades con informes ejecutivos resumidos en un máximo de dos o tres hojas, concentrados en puntos importantes.

Comenzó la ronda de preguntas el consejero Gautier consultando sobre cuál sería la causa del retraso administrativo que generalmente afecta a la toma de decisiones y cómo solucionaría dicha situación.

La Sra. Caldana señaló que, para solucionar dicho problema es necesario establecer procedimientos que permitan controlar plazos, definiendo indicadores para la labor de la contraloría como para las otras instancias.

Ante la consulta del consejero Tapia en orden a si realizaba clases en alguna unidad de la Universidad, la Sra. Caldana respondió que no.

En respuesta a la pregunta del consejero Neira acerca de su motivación para trabajar en la Universidad de Santiago, la Sra. Caldana señaló que se trata de un desafío ser contralor de una universidad tan grande como esta, tanto a nivel personal como profesional.

La consejera Beltrán consultó cómo abordaría el cumplimiento de las normativas vigentes en cuanto a la carrera funcionaria, capacitación y ascenso, a lo que la Sra. Caldana respondió que la labor de la Contraloría no es hacer la gestión, sino apoyarla. Agregó que el tópico de los funcionarios es muy importante de analizar y establecer controles..Finalizada la exposición de la Sra. Caldana, se inició la presentación del Sr. Leonardo Olea Cáriz.

El Sr. Olea resaltó el carácter autónomo de la Contraloría, en consideración a sus funciones, una de las cuales es cautelar en forma objetiva, es decir, sin prejuicios ni elementos adicionales o externos que pudieran incidir en determinadas revisiones o exámenes. Ello implica validar que la gestión de la Universidad, los actos de las autoridades y el personal, se ajusten a la legalidad vigente.

Desde el punto de vista funcional estimó que la Contraloría Universitaria debería tener al menos 3 grandes áreas, a saber, control de legalidad, control financiero y control de gestión.

En lo que dice relación con los proyectos que desarrollaría en la Contraloría, se refirió a la profesionalización del personal, a fin de contar con la preparación necesaria para trabajar con calidad; a la posibilidad de crear un comité de auditoría con la finalidad de monitorear el desarrollo permanente y periódico del quehacer de la contraloría; contemplar un control enfocado al riesgo, que analice cada una de las acciones de la Universidad, en los ámbitos académicos, financieros, recurso humano y tecnología.

Destacó que la optimización en el uso de los recursos y el modelamiento de los riesgos, tiene por finalidad identificar los elementos que podrían afectar el logro de los objetivos institucionales y monitorear permanentemente los controles, para disminuir la exposición al riesgo.

Inicio la ronda de preguntas el consejero Navarro, quien consultó acerca de la composición del Comité de Auditoría que propone, sus alcances y funcionamiento.

Al respecto el Sr. Olea señaló que dicho comité es un organismo técnico que funciona dentro de una organización, con la finalidad de monitorear las actividades que se desarrollan, desde el punto de vista del control legal y financiero, cuya composición consideraría a personas designadas por el Consejo Académico o por la Junta Directiva, representantes de la Rectoría y otras personas que se estimen convenientes.

Ante la consulta del consejero Blasco en cuanto a cuál es su apreciación de que la SDT sea una entidad privada que maneja fondos públicos, en el marco del control de la Contraloría General de la República, el Sr. Olea señaló que la SDT, como ente ligado a la Universidad, debe ser evaluada en cuanto a su funcionamiento para fortalecer los procesos de control interno, generar instancias de capacitación y mejor conocimiento de la normativa que le afecta, para revertir las aprensiones que pueda tener la Contraloría General.

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Requerido por el consejero Ibarra para que exponga como enfrentaría un informe de la Contraloría, en orden a resolver los problemas que ese dictamen detecte y como ayudaría a la gestión institucional, el Sr. Olea señaló que, en general, tales informes contienen diversas observaciones y hallazgos relacionados con incumplimientos o falencias en la documentación de respaldo.

Agregó que la labor de la Contraloría Universitaria será explicar claramente esas debilidades a los responsables de las áreas, advertir determinadas situaciones que podrían ocurrir al interior de la organización y verificar que se solucionen.

Concluida la intervención del Sr. Olea, comenzó la presentación de la Sra. Gladys Soto Villaroel. La Sra. Soto manifestó que su motivación para presentarse al cargo es la necesidad de entregar a la Universidad los conocimientos, experiencia y trayectoria que posee como profesional y docente.

Señaló que es contador público, egresada de la Universidad Técnica del Estado, con una trayectoria de 10 años como auditor consultor en una empresa, fue gerente de auditoría y tuvo a su cargo auditorias de empresas como Endesa.

Posteriormente se integró como académica de la Universidad y ha trabajado en ella alrededor de 20 años, en la gestión universitaria como directora de Departamento, como Vicedecana y también como Directora de la Maestría en Contabilidad y Auditoría. Actualmente tiene a su cargo el postítulo en Auditoría de Gestión, desde el año 1992.

Destacó que, como unidad, tuvieron la oportunidad de participar en calidad de consultores de las Naciones Unidas cuando recién se empezó a hablar de gestión de riesgo en Chile.

Consideró que hay aspectos del control que se deben incorporar en la Universidad, enfatizando en la colaboración con la gestión de cada miembro de la entidad que tenga bajo su responsabilidad un programa, la dirección de la carrera o el ejercicio de cualquier función de responsabilidad que la Universidad le haya asignado.

Indicó que su propuesta requiere controles en base a riesgos que consideran todos los aspectos que puedan afectar la consecución de los objetivos de un proyecto y la imagen de la Universidad.

En tal sentido consideró que las actividades de la Contraloría Universitaria deberán centrarse en los sistemas de gestión, teniendo presentes la eficiencia, la eficacia, la economicidad y la calidad en las actividades que realiza la Universidad.

Destacó que la Universidad tiene un entorno que influye en sus actividades, tanto a nivel nacional como internacional, lo que se debe considerar en la gestión universitaria.

Finalmente consideró que la Universidad requiere conciencia de autogestión y trabajo en equipo y acrecentar los esfuerzos para ser una Universidad ubicada en el primer lugar del ranking, tanto en el país como fuera de él.

Se inició la ronda de consultas con la intervención del consejero Gautier, quien en el ámbito del gobierno corporativo inquirió si la Contraloría debería ser reformada, incluyendo departamentos o tomando lineamientos distintos. También preguntó si la Contraloría podría autogenerar su presupuesto, por cuanto a veces se carece de los recursos para su normal funcionamiento.

Respecto de los gobiernos corporativos, aclaró que estos no los hace la Contraloría sino que se ejercen desde el más alto nivel por las autoridades y el rol de la Contraloría es apoyarlos. Señaló además que, dentro del ámbito internacional, se considera un comité de auditoria al interior de un directorio, para asegurar la independencia respecto del monitoreo a los controles de la diversidad de procesos de negocios y de actividades que pueda tener una entidad.

En torno a los presupuestos para el funcionamiento de la Contraloría, señalo que, si existe respeto por ella, no deberían faltar los recursos, porque no corresponde que dicha unidad compita con otras para generar recursos adicionales.

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El consejero Borcosque consultó acerca de la posibilidad de establecer una certificación a nivel ISO para los procesos de documentación, responsabilidades y funciones en la estructura de una Contraloría.

La Sra. Soto señaló que la certificación de calidad es algo que el medio demanda y puede que esté incorporado a la Contraloría si la autoridad así lo determina.

El consejero Tapia preguntó cómo pensaba situar a la Contraloría en el lugar y con el nivel de retos que ha planteado en la exposición, debido a que el estamento administrativo estima que en la Universidad no se cumple la normativa laboral y que no existen respuestas sobre tal situación.

La respuesta de la Sra. Soto se orientó en el sentido que los cambios no los puede hacer sólo la Contraloría, sino que la Universidad, en la convicción que realmente es el control que se desea, porque para alcanzar los objetivos señalados se requiere voluntad y apoyo de los distintos estamentos.

Terminando las exposiciones de los postulantes, el Secretario informó que cada consejero debe votar por un candidato, y que resultará elegido quien alcance la mayoría absoluta de los 23 consejeros presentes que tienen derecho a sufragio. En caso de no alcanzar la mayoría absoluta se deberá efectuar una segunda votación entre las dos primeras mayorías y de haber empate, según el reglamento, tendría que dirimir quien preside el Consejo.

Acuerdo Nº 09/2011Tras lograr la mayoría establecida en la reglamentación pertinente, la Sra. Gladys Soto Villaroel es elegida por el Consejo Académico para ejercer el cargo de Contralor Universitario.

Sobre un universo de 23 electoresSra. Daniella Caldana: 5 votosSr. Leonardo Olea: 3 votosSra. Gladys Soto: 14Blanco: 1 voto

El Secretario informó que el resultado de este proceso se comunicará a la Junta Directiva, instancia colegiada que debe ratificar este nombramiento y de ser así se dictará el decreto del nombramiento del Contralor.

Concluyó la sesión a las 12:15 hrs.

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