Análisis del sistema de control de inventarios de la Universidad Magister, Costa Rica

UNIVERSIDAD MAGÍSTERFACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

CARRERA DE LICENCIATURA EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

MEMORIA DE SEMINARIO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

“ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DEINVENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD

MAGÍSTER,COSTA RICA”

ING. STEVEN CRUZ SANCHOING. MICHAEL BARQUERO SALAZAR

SETIEMBRE, 2016

CAPÍTULO IINTRODUCCIÓN

Antecedentes ● Modernizar sus procesos.

● Automatización y digitalización de la información.

● Manejo de inventarios.

Justificación● Tener un orden y registro de los activos.

● Proceso de renovación y ascenso al área tecnológica.

● Diseño de un sistema de inventarios.

Planteamiento del problema● Buen control de inventarios.

● Desarrollar u ofrecer un mejor servicio.

● Controles mínimos - manejo de inventarios.

¿Qué factores intervienen y afectan el correcto manejo y

control de inventarios en la Universidad Magíster?

Objetivo General

Analizar la forma en que la Universidad Magíster lleva el control de inventarios

para el diseño, desarrollo e implementación de un sistema de control de

inventarios web.

Objetivos Específicos ● Determinar factores críticos del control de inventarios que posee la

Universidad Magíster por medio de la evaluación de los procedimientos

implementados.

● Evaluar las necesidades específicas que posee la Universidad Magíster,

mediante el diagnóstico de los requerimientos en las áreas implicadas para el

control de inventarios.

● Diseñar un sistema web de acuerdo a las necesidades de la Universidad

Magíster para el control de inventarios, con el fin de que se desarrolle e

implemente en el corto plazo.

Variables - Alcances● Variables

✓ Factores críticos.

✓ Sistema control de inventarios.

✓ Diagnóstico de requerimientos.

● Alcances ✓ Determinar las características del sistema actual .

✓ Diseño, desarrollo e implementación.

● Limitaciones✓ Recursos informáticos limitados y de poca capacidad.

CAPÍTULO IIMARCO TEÓRICO

Marco Institucional

● Promoción, la difusión y la

preservación de la cultura.

● La Responsabilidad Social,

El Ambiente y el Tecnología

Humanizada.

● Formación orgánica, integral

y sistemática.

Referente Teórico● Ingeniería en sistemas

✓ Desarrollar, implementar y gestionar soluciones basadas en tecnologías de información.

● Análisis y diseño de sistemas

✓ Marco de referencia y trabajo claro.

● Inventarios

✓ Bienes tangibles para ser consumidos en la producción de bienes o servicios.

CAPÍTULO IIIMARCO METODOLÓGICO

Enfoque, sujetos y población.● Enfoque mixto

✓ Recolecta, analiza y vincula datos cuantitativos y cualitativos en un mismo estudio.

● Sujetos y fuentes de información

✓ Libros, revistas, tesis, documentos.

● Población y muestra

✓ Departamentos: Registro, Administración, la Dirección Académica y el Área Financiera y

Contable.

Instrumentos● Instrumentos técnicos de recolección de datos

✓ Observación.

✓ Entrevista.

✓ Cuestionario.

● Procesamiento de la información

✓ La recopilación de la información y la tabulación de los datos se realizará en Microsoft

Office Excel.

CAPÍTULO IVANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE

RESULTADOS

Análisis de lo Observado

● Se cuenta con 4 personas encargadas de las labores administrativas.

● Estas 4 personas, son responsables de facilitar los mismos a la comunidad

universitaria.

● Existe alta demanda de activos en horas de cambio de clase.

● Para el préstamo de un activo se debe realizar llenado de boleta y el

solicitante debe dejar la cédula hasta la devolución del equipo.

Análisis de Entrevistas

Análisis de Entrevistas (2)

Análisis de Entrevistas (3)

Análisis de Entrevistas (4)

Análisis de Entrevistas (5)Entre los principales requerimientos del sistema:

● Vistas.

● Formularios de registro.

● Facilidad de uso.

● Alertas.

● Préstamos de activos.

● Control metrológico.

● Vida remanente.

● Salidas especiales.

● Permita consultas.

● Logueo y registro de

acciones.

Análisis de los cuestionarios● Inventariado, 2 o 3 veces al año e identificado el responsable.

● Equipos pueden ser facilitados a cualquier persona vinculada a la

Universidad.

● Respaldo en hojas de cálculo pueden desembocar en versiones

inconsistentes.

● Seguridad alta en el manejo actual sobre el control de inventarios.

Análisis de los cuestionarios (2)

Análisis de los cuestionarios (3)

Análisis de los cuestionarios (4)

CAPÍTULO VCONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

Conclusiones

● Ancho de banda actual insuficiente por cantidad de población y cobertura.

● Algunos equipos de cómputo no cuentan con los requerimientos mínimos

para implementar el sistema.

● No existe un procedimiento para la depreciación de activos de la

Universidad.

● Facilitar diversos equipos a una misma persona puede provocar

complicaciones en la devolución y registro del préstamo.

Tabla de costos

Recomendaciones

● Aumentar la capacidad del ancho de banda de la Universidad de 6mb a

10mb.

● Contar con un ordenador físico para el sistema que contenga al menos 4

núcleos de procesamiento y más de 6gb de memoria ram.

● Estandarizar el proceso de depreciación de activos.

● Manejo de circulares o documentos donde la Universidad informe a la parte

administrativa los procedimientos y forma de operar, representado mediante

diagramas o manuales.

Recomendaciones (2)

● Realizar una migración paulatina al sistema (ingreso de datos, solicitudes

de préstamo, control metrológico, alertas, salidas especiales).

● Generar un usuario distinto por cada administrativo que ingrese al sistema.

PROPUESTA DE DISEÑO, DESARROLLO E

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA PARA EL CONTROL

DE INVENTARIOS

Objetivo General

Diseñar un sistema web de acuerdo a las necesidades de la Universidad

Magíster para el control de inventarios, con el fin de que se desarrolle e

implemente en el corto plazo.

Objetivos Específicos

● Establecer instrumentos de medición sobre el control de inventarios la

aUniversidad Magíster.

● Describir el impacto institucional que se obtendrá con la implementación de la

apropuesta.

● Proporcionar herramientas para el análisis de información de la vida útil de los

aactivos y que proporcione datos sobre el reemplazo de los equipos

aobsoletos.

Objetivos Específicos

● Diseñar un instrumento digital para el préstamo y control de equipos para la

acomunidad universitaria de la Universidad Magíster.

● Implementar reportes periódicos sobre el estado de los activos que posee la

aUniversidad Magíster.

Alcances

● Diseño, desarrollo e implementación de un sistema web para el control de

ainventarios.

● Control de equipos, solicitudes y devoluciones.

● Reportes de activos, préstamos, devoluciones y control metrológico de los

aequipos.

Desarrollo de la PropuestaMódulos a crear:

● Login de acceso.

● Registro de usuarios y niveles de acceso.

● Operaciones de inserción, edición, búsqueda y eliminación de activos.● Préstamo de activos y devoluciones.● Control metrológico.● Alertas.● Reportes.

Desarrollo de la Propuesta (2)Acceso al sistema

Desarrollo de la Propuesta (3)Panel Principal

Desarrollo de la Propuesta (4)Registro de Activos

Desarrollo de la Propuesta (5)Panel de Control de Activos

Desarrollo de la Propuesta (6)Panel de Préstamo de Activos

Desarrollo de la Propuesta (7)Registro de Préstamo de Activos

Desarrollo de la Propuesta (8)Registro de Devoluciones de Activos

Costos de la Propuesta

Análisis FODA

Impacto

Muchas Gracias