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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR

INSTITUTO PEDAGÓGICO DE CARACAS Asignatura: Técnica y Practica Secretarial I

Practicantes: Simones Yudeisy Hernández RogerZambrano SailBriceño Graciela

ORGANIZACIÓN DE UN ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVOARCHIVO

LOS ARCHIVOSLOS ARCHIVOS SISTEMA DE ARCHIVOS SISTEMA DE ARCHIVOS ALFABETICO Y ALFABETICO Y

NUMERICONUMERICO

AGRADECIMIENTOSAGRADECIMIENTOS

SISTEMA POR ASUNTO Y SISTEMA POR ASUNTO Y GEOGRÀFICOGEOGRÀFICO

Es el depósito donde se guardan, organizada y ordenadamente los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales producidos por cualquier institución pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los servicios de los administrados o de servir de fuentes para la investigación.

Los sistemas fundamentales de clasificación Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen, en cuatro: Alfabético, se resumen, en cuatro: Alfabético,

Numérico, por Asunto y Geográficos. Numérico, por Asunto y Geográficos. 

Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.  Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

SISTEMA ALFABÈTICO

**Nombres de individuosNombres de individuos

Ejemplo: Maria Elena Salas.Ejemplo: Maria Elena Salas.

1ª Unidad1ª Unidad 2ª Unidad2ª Unidad 3ª Unidad3ª Unidad

Salas,Salas, Maria,Maria, ElenaElena

REGLAS DE CLASIFICACIÒN ALFABÉTICA

*Un apellido sólo o una inicial.*Un apellido sólo o una inicial.

Ejemplo: Juan José PáezEjemplo: Juan José Páez ..

1ª Unidad1ª Unidad 2ª Unidad2ª Unidad 3ª Unidad3ª Unidad

Páez,Páez, José,José, JuanJuan

*Apellidos compuestos*Apellidos compuestos

Ejemplo: Jaime de la TorreEjemplo: Jaime de la Torre ..

1ª Unidad1ª Unidad 2ª Unidad2ª Unidad 3ª Unidad3ª Unidad

De La Torre,De La Torre, JaimeJaime

*Mujeres casadas*Mujeres casadas

Nombre de Nombre de

SolteraSoltera

Nombre del Nombre del EsposoEsposo

1ª 1ª UnidadUnidad

2ª 2ª UnidadUnidad

3ª 3ª UnidadUnidad

Ana M. AraujoAna M. Araujo Pedro LeónPedro León Araujo Araujo (de) (de) LeónLeón

AnaAna M.M.

*Casas comerciales que contienen el nombre *Casas comerciales que contienen el nombre de individuosde individuos

Ejemplo: Farmacia Luís MarínEjemplo: Farmacia Luís Marín ..

1ª Unidad1ª Unidad 2ª Unidad2ª Unidad 3ª Unidad3ª Unidad

Marín,Marín, Luís,Luís, FarmaciaFarmacia

*Firmas comerciales*Firmas comerciales

Ejemplo: Farmacia Junín.Ejemplo: Farmacia Junín.

1ª Unidad1ª Unidad 2ª Unidad2ª Unidad 3ª Unidad3ª Unidad

FarmaciaFarmacia JunínJunín

*Títulos y tratamientos*Títulos y tratamientos

Ejemplo: Dra. Rosa LozadaEjemplo: Dra. Rosa Lozada ..

1ª Unidad1ª Unidad 2ª Unidad2ª Unidad 3ª Unidad3ª Unidad

LozadaLozada RosaRosa

(Dra.)(Dra.)

*Bancos*Bancos

Ejemplo: Banco Provincial Agencia MaturínEjemplo: Banco Provincial Agencia Maturín ..

1ª Unidad1ª Unidad 2ª Unidad2ª Unidad 3ª Unidad3ª Unidad

BancoBanco ProvincialProvincial MaturínMaturín

SISTEMA NUMÉRICO

Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado.

Las ventajas de este sistema son:

• Es más sencillo encontrar las carpetas.

• Los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas.

•El archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas).

•Las fichas pueden utilizarse para otros fines.

•Entre otros.

Ejemplo: Carpeta 25 José Torre.Ejemplo: Carpeta 25 José Torre.

1ª Unidad1ª Unidad 2ª Unidad2ª Unidad 3ª Unidad3ª Unidad

2525 TorreTorre JoséJosé

El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos.

SISTEMA POR ASUNTO

• Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

•Es el más usado en las oficinas públicas, ya que disponen de secciones y departamentos exclusivos para archivar todo tipo de correspondencias

Organización por materias y asuntos

Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada

uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico…

Estilo Diccionario

Estos archivos, están ordenados en forma alfabética como palabras de un diccionario.

Estilo Enciclopedia

Estos archivos se organizan de esta forma , cuando los asuntos están agrupados por relaciones lógicas, al mismo tiempo que en orden alfabético.

SISTEMA GEOGRAFICO

• Se ordena de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, etc.

• Implica varias clasificaciones sucesivas: región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, incluso calle.

• Como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.

Archivo Alfabético GeográficoArchivo Alfabético Geográfico

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

1. Un Archivo Principal

2. Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente

forma:

a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas.b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.

2) Un tarjetero o fichero puede ser:

a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.

b) Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede

mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética,

separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guía, un viso control, etc. Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO

Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir de país y con auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es:

a) Guía alfabética.

b) sub. guía del estado con mayúscula compacta.

c) Expediente, el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedido de una coma y la denominación de la persona o de la organización.