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ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT
DIEGO ESCOBAR GUINEA
Alcalde Municipal
Dime y lo olvido, Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, enséñame y lo recuerdo,
involúcrame y lo involúcrame y lo aprendo." aprendo."
Benjamin Franklin Benjamin Franklin
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Todas las intervenciones son válidas e importantes.
Daremos buen manejo al uso de la palabra.
Respetaremos las opiniones de nuestros compañeros así no las compartamos.
Nuestra actitud será siempre propositiva y proactiva.
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Fortalecer las competencias del funcionario de la Alcaldía de Girardot en: Conocimientos de indicadores de Gestión
Difundir el conocimiento referente a la Herramientas del SIGC- indicadores de Gestión.
Cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno.
Fortalecer la metodología de mejoramiento del control de la gestión a través de indicadores de gestión.
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Bienvenido a este nuevo proceso de aprendizaje, que le permitirá conocer las bases conceptuales y prácticas, para determinar los elementos que deben ser medidos y monitoreados en sus actividades diarias, con el fin de contribuir al éxito de la empresa y a la oportuna toma de decisiones.
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Porque la empresa debe tomar decisiones.
Recuerde:___________________________________________________________
Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar, si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar”
Porque se necesitan conocer los resultados de las empresas (caso contrario, se marcha "a ciegas", tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
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Porque se requiere saber sí cada área y/o actividad está en el camino correcto o no.
Porque se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
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Porque se requiere saber, en lo posible, y en tiempo real, que pasa en la empresa.
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Para poder interpretar lo que está ocurriendo.
Para tomar medidas cuando las variables o datos se salen de los límites establecidos.
Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
Para analizar la tendencia histórica y apreciar los resultados a través del tiempo.
Para direccionar o re-direccionar planes.
Para medir la situación de riesgo de la empresa.
Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora.
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Los indicadores tienen diversos tipos o categorías de acuerdo a loque se quiere medir y a los resultados que se esperan, estos se pueden representar de la siguiente manera:
Indicadores de resultado: Indicadores de proceso
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Son los relacionados con resultados o salidas de un proceso. Este tipo de indicadores se pueden categorizar en:
De eficacia: comparan los resultados obtenidos con los previstos.
La eficacia es el nivel de satisfacción alcanzado por los usuarios de losservicios o bienes suministrados por la entidad o el grado de CumplimientoDe los Objetivos Sociales previamente marcados por la organización para cada uno de los servicios o programas.
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De eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Una entidad es eficiente si racionaliza el uso de sus recursos de la mejor manera posible para la obtención de unos determinados resultados.
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De efectividad: Medida de impacto de la gestión en el logro de los resultados planificados como el manejo de los recurso utilizados y disponible. “La efectividad se ocupa de verificar si los recursos han sido obtenidos con el mínimo coste posible, preservando la adecuada calidad y cantidad de los mismos”. La efectividad hace referencia a la adquisición de los recursos en calidad y cantidad apropiada y al menor coste posible
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Son los relacionados con las actividades intermedias de un proceso. Este tipo de indicadores se pueden categorizar en:
Estratégicos: Informan de qué factores externos influyen en el proceso de actividad.
De Estructura: Valoran los recursos disponibles y los necesarios.
De Proceso: Evalúan cómo se desarrollan las actividades intermedias del proceso de gestión.
De Resultado: Miden los resultados finales del proceso.
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Los beneficios que ofrece la medición de indicadores, y su función básica es aportarle a la empresa un camino correcto para que logre cumplir con las metas establecidas, podemos identificar los siguientes:
Comunicar las metas. Identificar problemas y oportunidades.
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Diagnosticar problemas Entender procesos
Definir responsabilidades Mejorar el control de la empresa
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Identificar iniciativas y acciones necesarias
Medir comportamientos.
Facilitar la delegación en Las personas
Integrar la compensación con la actuación
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La ficha técnica del indicador y su correcta elaboración implican un proceso que agrega soporte al resultado y a quienes la diligencian.
Establecer con claridad hacia donde se apunta o a donde se quiere llegar de tal forma que se pueda definir plenamente cada uno de los interrogantes planteados.
Para su diligenciamiento, se recomienda tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Llenar todos los espacios que la ficha técnica contiene.
Conocer con claridad el significado de cada uno de los espacios.
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Es importante anotar que los indicadores por sí solos no se evalúan. El análisis e interpretación de los mismos debe ser claro, razonable y objetivo, y es necesario identificar los factores internos y externos que influyeron en los resultados.
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Estableciendo alarmas: En algunos casos se establecen valores que indiquen posibles situaciones anormales en el futuro. Estos se denominan alarmas y son facilitan el análisis.
Mirando tendencias: Con base en la tendencia se analiza que pasaría sí el indicador continúa así. ¿Tiende a aumentar, a disminuir o se está estabilizando?
Estacionalidad: Una característica de la tendencia es la estacionalidad, situaciones que se repiten en momentos específicos del tiempo (horas, días, meses, años). Esta nos ayuda a interpretar la tendencia.
Identificando situaciones normales y anormales: Al analizar la tendencia se encuentran comportamientos que se salen de lo esperado, por lo que se denominan anormales. Lo importante es analizar las medidas a tomar con estos comportamientos.
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Es importante conocer que el mejoramiento continuo es uno de los principios fundamentales de la calidad.
Para trabajar bajo principios de gestión claros y bien definidos que me ofrezcan bases sólidas para el mejoramiento continuo, se plantea la ruta de la calidad o ciclo PHVA como una metodología clara, que sí es aplicada de manera sistemática va a llevar a que los indicadores de gestión aporten a la mejora en la organización.
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