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ADMINISTRACIÓN EXITOSA DE PROYECTOS
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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE XALAPA
INGENIERIA INDUSTRIAL
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
PROFR. JUAN MANUEL CARRIÓN DELGADO
CAPÍTULO 1, 2, 3 Y 4
EQUIPO 5
ALUMNOS:
BARRADAS AGUILAR ESAU
DOMÍNGUEZ MONTERO MIGUEL ÁNGEL
FLORES FERNÁNDEZ ERIKA
FUENTES PORTILLA FERMÍN
MOTA ANDRADE ISELA
CAPÍTULO 1: CONCEPTOS RELATIVOS A LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Es un proceso que
consiste en establecer
primero un plan e
implementarlo
después para alcanzar
el objetivo.
¿QUÉ ES?
BENEFICIO
Tener un cliente satisfecho, sin importar si usted es el cliente de su propio proyecto o una empresa a la que el
cliente paga para llevarlo a cabo.
ATRIBUTOS DE UN PROYECTO
PROYECTO
Esfuerzo por lograr un
objetivo especifico
mediante una serie
especial de actividades
interrelacionadas y la
utilización eficiente de los
recursos.
EL OBJETIVO SE DEFINE A PARTIR DE:
ALCANCE
PROGRAMACOSTOS
RECURSOSMARCO TEMPORAL
ESPECÍFICO
CLIENTE ESFUERZO ÚNICO
ACTIVIDADES INTERDEPENDIENTES
EL PROYECTO SIGUE:
CLIENTE
Es aquel que
aporta los
fondos
necesarios para
su realización.
Persona
Empresa
Grupo de dos o más personas o empresas
La consecución exitosa se ve limitada
por:
Alcance
Costo
Programa
Satisfacción del
cliente
ALCANCE
Llamado alcance del trabajo.
Es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que
las entregas cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto.
COSTO Es la cantidad que el
cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto.
Se basa en un presupuesto que abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que servirán para llevar a cabo el proyecto.
PROGRAMA
Es el cronograma que
especifica cuando
empezaran y terminaran
las actividades.
CIRCUNSTANCIAS IMPREVISTAS QUE PONEN EN PELIGRO EL OBJETIVO:
El costo de algunos materiales pueden ser
más alto que la estimación inicial.
El mal tiempo puede ocasionar retrasos.
Quizá haya que rediseñar o modificar alguna pieza muy
compleja de maquinaria automatizada para que cumpla
con las especificaciones del desempeño.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
CICLO DE VIDA DEL
PROYECTO
PRIMERA FASE
SEGUNDA FASE
TERCERA FASE
FASE FINAL
PRIMERA FASE
Consiste en descubrir una
necesidad, un problema o
una oportunidad, pudiendo
suceder que el cliente pida
propuestas a individuos, a
un equipo de proyecto o a
empresas para que
atiendan la necesidad o
resuelvan el problema.
SEGUNDA FASE
Consiste en encontrar una solución a la
necesidad o al problema.
TERCERA FASE Llamada también Ejecución del Proyecto.
Consiste en implementar o poner en practica la solución propuesta.
FASE FINAL
Consiste en el terminado. Una vez hecho eso,
se efectúan algunas actividades de cierre como
confirmar que se haya realizado todo lo
solicitado y que el cliente lo haya aceptado.
PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
PROYECTO
Significa planear el
trabajo y después
trabajar según el plan.
Incluye establecer un
plan y después
llevarlo a cabo.
PASOS DE LA PLANEACIÓN:
1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.
2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en
“piezas” importantes, o paquetes de trabajo.
3. Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar gráficamente las actividades bajo la
forma de un diagrama de red.
5. Hacer un estimado de tiempo de la duración
que tendrá que completar cada actividad.
6. Hacer un estimado de costos para cada
actividad.
7. Calcular el programa y el presupuesto de un
proyecto, para determinar si el mismo se puede
terminar dentro del tiempo requerido, con los
fondos asignados y con los recursos
disponibles.
PLANEACIÓN
Determina que se necesita hacer, quien lo hará,
cuanto tiempo se necesitará y cuanto costará.
El resultado es un plan de línea base.
BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
Tener un cliente satisfecho, tanto si
usted es el cliente de su propio proyecto.
Completar el alcance total del proyecto con
calidad, a tiempo y dentro del
presupuesto proporciona una gran
sensación de satisfacción.
CAPÍTULO 2: IDENTIFICACIÓN DE
NECESIDADES
Reconocimiento de una necesidad
Problema, oportunidad
Emisión de una solicitud de propuesta (SDP)
El cliente tiene que definir con claridad el problema o la necesidad.
Recopilar información sobre la magnitud del problema.
Magnitud del beneficio de la mejoría
Determinar el presupuesto del proyecto.
SELECCIÓN DE PROYECTOS Evaluar oportunidades o necesidades, para
después decidir cuál se convertirá en proyecto.
Pros y Contra
s
Benefi-cios
Conse-cuencias
Ventajas
Desventa-jas
SELECCIÓN DE PROYECTOS
1. Establecer conjunto de
criterios para evaluar
oportunidades.
2. Listar suposiciones
3. Recabar datos e
información.
4. Evaluar las oportunidades a
partir de criterios.
PAUTAS PARA UN PROYECTO DE UNA SOLICITUD DE PROPUESTA (SDP):
1. Proporcionar una descripción del trabajo (DDT).
2. Incluir los requisitos del cliente, que definen las especificaciones y atributos.
3. Especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el contratista o equipo del proyecto.
4. Relacionar cualesquiera artículos suministrados por el cliente.
5. Expresar las aprobaciones que requiere el cliente.
6. Mencionan el tipo de contrato que piensa usar el cliente.
7. Expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente.
8. Expresar el programa requerido para la terminación del proyecto.
9. Proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista.
10. Señalar la fecha de vencimiento para la cual el cliente espera las propuestas de contratistas.
11. Incluir criterios de evaluación.
No todos lo ciclos de vida de proyectos
incluyen la preparación de una solicitud
de propuesta por escrito y las
posteriores propuestas de los
contratistas.
SOLICITUD DE PROPUESTAS
Que el cliente publique
un anuncio en ciertos
periódicos de negocios .
Identificar un grupo
seleccionado de
contratistas,
enviándoles una copia
de la SDP.
CAPÍTULO 3: SOLUCIONES PROPUESTAS
DECISIÓN DE LICITAR/ NO
LICITAR
Al tomar una decisión de licitar/no licitar, el contratista puede tomar en cuenta algunos
factores:
• Ampliación de capacidades
• Misión
• Riesgo• Competencia
Reputación Fondos del cliente
Recursos para
proyecto
Recursos para
propuesta
DESARROLLO DE UNA PROPUESTA
GANADORA
En la propuesta el contratista tiene que convencer al cliente de que :
Una propuesta es un documento vendedor; no es un informe técnico.
Solicitud de propuesta para solicitar propuestas competidoras de los contratistas, para ser seleccionada por el cliente como ganadora.
Es el mejor contratista para solucionar el problema
Dejara satisfecho al cliente.
Complementara el proyecto dentro del presupuesto al programa
Lograra los resultados deseados
Aprovecha su experiencia exitosa con proyectos
anteriores similares
En la propuesta el contratista tiene que resaltar los
factores únicos que lo diferencian de
sus competidores.
Las propuestas deben de estar redactadas en
forma sencilla y concisa no deben ser
ampulosas o redundantes.
Las propuestas tienen que ser especificas en
atender los requisitos del
cliente tal como los
expresa en la SDP.
Por ultimo las propuestas tienen que ser realistas a los
ojos del cliente en términos del alcance, el costo y el programa.
PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA
El desarrollo de una propuesta amplia para un proyecto se debe considerar como un proyecto en si mismo.
Los clientes no pagan a los contratistas por propagar propuestas. Los contratistas absorben estos costos como costos normales de mercadotecnia al realizar estas operaciones se espera obtener contratos y utilidades sobre los mismos.
CONTENIDO DE LA
PROPUESTA
Con frecuencias las propuestas se organizan en tres secciones: técnicas, administrativas y de costos.
SECCIÓN TÉCNICA
Convencer al cliente de que el
contratista comprende la necesidad o el problema y que
puede proporcionarle la solución menos riesgosas y mas
benéficas.
SECCIÓN ADMINIS-TRATIVA
Convencer al cliente de que pueda
hacer el trabajo
propuesto y lograr los resultados deseados.
SECCIÓN DE COSTOS
Convencer al cliente de
que el precio del contratista
para el proyecto
propuesto es realista y razonable.
FIJACIÓN DE PRECIOS
Al determinar el precio para el proyecto, el contratista considera las siguientes
partidas.
CONFIABILIDAD DE LOS ESTIMADOS DE COSTOS
El contratista debe tomar el
tiempo necesario para pensar con
cuidado el proyecto y estimar los
costos con un alto nivel de
detalle.
RIESGO
Si el proyecto propuesto incluye una actividad que no se ha llevado
a cabo antes.
VALOR DEL PROYECTO PARA EL CONTRATISTA
Tal vez existan situaciones en las que el contratista este dispuesto a aceptar un precio ajustado o bajo.
PRESUPUESTO DEL CLIENTE
Un contratista que conozca la cantidad de dinero que el cliente
ha presupuestado para el proyecto no debe
presentar el precio que exceda lo que se tiene
disponible.
COMPETENCIA
Se espera que muchos contratistas presente propuestas como respuesta a
la SDP de un cliente.
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO
Normalmente la SDP proporcionara instrucciones acerca de la fecha de vencimiento de presentación de la propuesta, y el nombre y la dirección de la persona a quien se debe entregar.
EVALUACIÓN DE LA PROPUESTAS POR EL CLIENTE
Los clientes evalúan las propuestas de los contratistas en diferentes formas.
Algunos observan primero los precios de las propuestas y seleccionan.
Otros clientes eliminan las propuestas que exceden sus presupuestos.
CRITERIOS PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS DE LOS CLIENTES
Cumplimiento con la descripción del
trabajo y los requisitos del cliente
presentados en la SDP.
Lo correcto y practico del enfoque
propuesto por el contratista para
solucionar el problema.
CRITERIOS PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS DE LOS CLIENTES
La experiencia y el éxito del contratista en proyectos
similares.
La experiencia del personal clave que será asignado a
trabajar en el proyecto.
La capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del contratista para planear y
controlar el proyecto.
Precio
CRITERIOS PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS DE LOS CLIENTES
Realismo del programa del contratista.
TIPOS DE CONTRATO
CONTRATOS DE PRECIO FIJO
En un contrato de precio fijo, el cliente y el contratista acuerdan precio para el trabajo propuesto.
El precio sigue fijo a menos que el cliente y el contratista estén de acuerdo en cambiar.
CRITERIOS DE REEMBOLSO DEL COSTO
En este contrato, el cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales con independencia de la cantidad, mas alguna utilidad acordada.
Esto representa un alto riesgo para el cliente, puesto que los costos pueden exceder lo propuesto.
CLAUSULAS DEL CONTRATO
1. Exposición falsa de los costos.2. Aviso de exceso en los costos o demoras en el
programa.3. Aprobación de los subcontratistas.4. El equipo o la información a proporcionar por el
cliente.5. Patentes.6. Divulgación de información confidencial.7. Consideraciones internacionales.8. Cancelación.9. Condiciones de pago.10. Pagos por primas/penalidades.11. Cambios.
CAPÍTULO 4: EL PROYECTO
ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN EL MUNDO REAL
INGENIERIA MILITAR
Las instalaciones militares se diseñan, se constituyen y mejoran mediante la ingeniería
militar.
Ejemplo:
Proyecto Fort Drum Airfield, con un costo de 37 millones de dólares, que forma parte de una reconstrucción de la base aérea y de eliminación del cierre en Griffiss Air Force Base (Nueva York).
Para esto se asignó la misión a un equipo de proyectos. El proyecto parecía simple a primera vista, sin embargo
hubo factores que complicaron las cosas.
El proyecto no tendría éxito si no se conocían de antemano su propósito y sus objetivos primarios.
El director escogido para este proyecto era un ejecutivo práctico. Se formó el equipo
encargado de su realización.
Gracias a una buena administración del proyecto, el equipo concluyó el diseño exitosamente y a tiempo, sin rebasar el presupuesto y alcanzando todos los
objetivos.
ASÍ
PLANEACION DEL PROYECTO
La tercera fase del ciclo de vida del proyecto tiene dos partes:
1. Hacer su planeación detallada.
2. Poner en práctica ese plan.
REALIZACION DEL PROYECTO
El equipo, dirigido por el gerente, pondrá en practica
el plan y realizará las actividades o elementos de trabajo de acuerdo con él.
El ritmo de la actividad aumentará según se vayan incluyendo más y diversos recursos al desarrollo de las tareas del proyecto.
CONTROL DEL PROYECTO
Establecer el plan de línea
base
Durante cada periodo de presentación de informes
Iniciar el proyecto
Esperar hasta el próximo periodo de presentación
de informes
Recopilar información sobre el desempeño real
(programa, costos)
Incluir los cambios en el plan del proyecto (alcance,
programa, presupuesto)
Calcular el programa, el presupuesto y los
pronósticos del proyecto, actualizados
Analizar la situación actual en comparación con el plan
(programa, costos)
¿Se necesitan acciones
correctivas?
Identificar las acciones correctivas e incluso cambios relacionados
NO
SI
TERMINACION DEL PROYECTO
La cuarta y última fase del ciclo de vida del proyecto es terminarlo.
El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el
futuro.
EVALUACION INTERNA POSTERIOR A LA TERMINACION
DEL PROYECTO
El gerente debe de realizar dos tipos de reuniones:
Las individuales con los miembros del equipo.
En grupo con el equipo del proyecto.
LAS INDIVIDUALES CON LOS MIEMBROS DEL EQUIPO.
Permiten a los integrantes proporcionar sus impresiones personales.
Alientan hablar abiertamente. Pueden mencionar cualquier problema
en relaciones de trabajo. El gerente del proyecto tiene que
asegurar que se mantendrá como confidencial.
EN GRUPO CON EL EQUIPO DEL PROYECTO.
Desempeño técnico Desempeño en cuanto a
costos Desempeño del programa Planeación y control del
proyecto Relaciones con el cliente Relaciones de equipo Comunicación Identificación y solución del
problema recomendaciones
RETROALIMENTACION DEL CLIENTE
Se le deben de hacer tres pasos:
• Preguntar al cliente sobre cualquier otro proyecto que pudiera hacer- quizá sin tener que pasar por el proceso competitivo.
Primer:
• Solicitar autorización para utilizar al cliente como referencia a otros clientes.
Segundo:
• Que el gerente le haga una encuesta con los resultados a la satisfacción del cliente.
Tercero:
CANCELACION DEL PROYECTO
Circunstancias que requieran que un proyecto se cancele antes de que se termine.
Circunstancia que puede ocasionar que se finalice anticipadamente un proyecto es un cambio en la situación financiera de la compañía.
Circunstancias en que también los pueden cancelar los clientes por descontento.
FORMA PARA EVITAR LA CANCELACION DE UN PROYECTO DEBIDO AL DESCONTENTO DEL CLIENTE:
Es importante idear un plan antes de iniciar el proyecto.
El compromiso se logra con la participación.
Programe reuniones regulares y personales con el cliente.
Pregúntele periódicamente si esta satisfecho con el avance del proyecto.
Otra actividad que se tiene que realizar durante la fase de terminación es asegurarse de que se hayan cobrado todos los pagos del cliente.
Por ultimo, ningún proyecto exitoso debe terminarse sin algún tipo de celebración.
Otra actividad importante durante la fase de terminación es realizar reuniones de evaluación posteriores a la conclusión del proyecto.
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