Conceptos sobre diseño de informes

INFORMESINFORMESLos INFORMES están pensados para imprimirlos.

En los Informes es posible mostrar cálculos, como porcentajes, sumas, etc.

Ya hemos aprendido a realizar INFORMES con el asistente, ahora vamos a trabajar sobre La vista diseño del Informe

Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas

Una característica de gran utilidad en el diseño de informes es la posibilidad de agrupar los datos según el valor de un campo o conjunto de campos. A diferencia de una consulta con agrupamiento, este tipo de agrupamiento que ofrecen los informes no se limita a la utilización de funciones de agregado, sino que permite introducir separadores entre conjuntos de Datos.

VISTA de DiseñoVISTA de Diseño

Campos Calculados o

Funciones

Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el Informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón         .

Campos de la tabla

Titulos de losCampos

Detalle

Propiedades del Informe

Pie del Informe

Encabezado del Informe

Encabezado de la pagina

♦ Encabezado del informe:Esta sección se corresponde con la página de introducción o portada del informe. Los datos aquí reflejados sólo aparecerán en la primera página del mismo.

♦ Encabezado de página:Esta sección contiene texto o datos que aparecerán en la parte superior de todas las páginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y última página).

♦ Detalle:Esta sección contiene los datos de la tabla o consulta seleccionada y es la querealmente será responsable del número final de páginas de que constará el nforme.

♦ Pie de página:Esta sección contiene texto o datos que aparecerán en la parte inferior de todas laspáginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y últimapágina).

♦ Pie del informe:Esta sección se corresponde con la página de cierre o resumen del informe. También es posible colocar fórmulas en esta sección para calcular totales. Los datos aquí reflejados sólo aparecerán en la última página del mismo

La hoja de diseño de un informe consta de las siguientes secciones

Una vez diseñada la estructura básica del informe, se puede

utilizar la vista Diseño para personalizarla introduciendo, quintando o modificando elementos.

Con la opción Diseño podremos cambiar el aspecto, el número de campos, el título, las etiquetas y la distribución general de los datos del informe

Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las fuentes, alinear el texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar diferentes colores o efectos especiales.

Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del informe.

Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.

PERSONALIZACION DE UN INFORME

Una de las mejores cualidades de los informes consiste en el cálculo automático de subtotales y totales de los datos de un campo numérico

Click para ver las Opciones de resumen

Opciones de resumen o Funciones

Campos que se pueden

calcular

informes con cálculo automático de subtotales y totales de los datos

Diseño

informes con cálculo automático de subtotales y totales de los datos

Vista previa

Esto se puede hacer fácilmente con cuadros de texto con funciones del tipo: =Suma([Precio]*[Cantidad]) (que calcularía la suma total para una sección del producto de los campos Precio y Cantidad

de cada registro).

=Promedio([Marca])

Funciones comunes en informes

Función SignificadoPágina Número de página actual (para numerar las páginas).Páginas Número de páginas total en el informe.Fecha() Fecha en que se imprime.Ahora() Fecha y hora en que se imprime.Promedio() Obtener el promedio de un campo=Mín([]) y =Máx([])

Típicamente en los encabezados y pies se muestran funciones de agregado calculadas sobre los registros que pertenecen al grupo (p.e. cuenta de elementos, totales...).

Los campos se escriben

entre CORCHETES

Las funciones son similares

a las que vimos en

Excel

Típicamente en los encabezados y pies se muestran funciones de agregado calculadas sobre los registros

Campos Calculados

Funciones

Funciones

Para ampliar conocimientos :

Office 2002 – 2003

http://www.aulaclic.es/access2000/f_acces2000.htm

http://office.microsoft.com/es-hn/access/HA011549643082.aspx#usingdesignview

http://www.youtube.com/watch?v=nESTlCxMoPA

Office 2007 : http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-informes-sencillos-HA001230739.aspx#top

http://youtu.be/z8-HoN5vgfs

http://youtu.be/x4zdtTqjP-o