Guía de uso de Refworks

Departamento de Bibliotecas y Documentación Instituto Cervantes

Mayo 2011

GUÍA DE USO

¿Qué es RefWorks?

Departamento de Bibliotecas y Documentación del Instituto Cervantes 1/ 36

- Es una herramienta en línea que ayuda a reunir, gestionar y compartir todo tipo de información, así como crear citas y bibliografías

- Permite:• Crear una base de datos personal en línea• Importar referencias bibliográficas automáticamente a partir de muchas bases de datos • Organizar referencias bibliográficas • Intercambiar referencias bibliográficas vía Internet con otras personas • Hacer cambios de contenido y formato en un documento fácilmente

Índice

1. Acceso a Refworks a través del portal del Instituto Cervantes p. 3

2. Cómo crear una cuenta p. 5

3. Referenciasp. 6

1. Cómo importar

a. Desde Internet p. 7

b. Desde un archivo de texto p. 10

2. Cómo exportar p. 13

3. Cómo añadir una nueva p. 14

4. Cómo buscarp. 16

1. Búsqueda avanzada p. 17

2. Por autor – descriptor o p. periódica p. 18

3. Catálogo o Base de datos en línea p. 20

5. Bibliografíasp. 22

1. Crear una bibliografía p. 23

2. Gestor de formatos bibliográficos p. 25

3. Editor de formato bibliográfico p. 26

4. Visualizar formatos bibliográficos p. 30

6. Organización y edición de registros

y carpetas p. 31

1. Creación y gestión de carpetas p. 32

2. Gestión de los registros p. 34

3. Editor global p. 36

1. Acceso a Refworks (I)

- En el Departamento de Bibliotecas y Documentación del Instituto Cervantes, http://www.cervantes.es/bibliotecas_documentacion_espanol/default.htm, ir al apartado “Te ayudamos a…” y posteriormente ir a “Crear bibliografías”

PASO 1

PASO 2

1. Acceso a Refworks (II)

Departamento de Bibliotecas y Documentación del Instituto Cervantes 4 / 36

- En el apartado “Crear bibliografías”, se permite el acceso a Refworks, de manera directa (en “Accede a Refworks”) o indirecta (en “Servicio de gestión de referencias”).

PASO 1

De manera directa

De manera indirecta

PASO 2

PASO 3

2. Cómo crear una cuenta

Departamento de Bibliotecas y Documentación del Instituto Cervantes 5 / 36

- Una vez en el formulario de identificación ofrecido por el Instituto Cervantes, rellénese con los datos del carné de usuario- Si es la primera vez que se accede a Refworks, ir a “Regístrese para una Cuenta Individual” y rellene los campos necesarios para obtenerla (OBLIGATORIO PARA SU USO)

- Una vez en posesión de la cuenta, solo será necesario introducir el “Nombre de usuario” y la “Contraseña”

PASO 1

Rellenar el formulario de identificación

Regístrese en Refworks si es la primera vez que se accede PASO 2

PASO 3

PASO 4

3. Referencias

1. Cómo importar• Traer referencias desde un entorno externo a Refworks, hacia

la herramienta para su gestión

a. Desde Internetb. Desde un archivo de texto

2. Cómo exportar• Obtener un archivo con las referencias que se tengan

guardadas en Refworks para darles otros usos

3. Cómo añadir una nueva• Desde Refworks, añadir la referencia deseada manualmente

ÍNDICE

3.1. Cómo importar (I)

a. Desde Internet

- Seleccionar base de datos y realizar la búsqueda deseada

- En estas bases habrá un botón con la opción de exportar a Refworks

- Emergerá un aviso sobre el éxito de la exportación

- En Refworks ir a: “Ver la carpeta Última importación”

Importar desde Internet. Google Académico

PASO 1PASO 2

PASO 3

PASO 4

Ir a “Administrador de Bibliografía”

Importar desde Internet. ProQuest

PASO 3

PASO 2

PASO 1

Seleccionar los registros deseados

Realizar búsqueda

PASO 4

3.1. Cómo importar (II)

b. Desde un archivo de texto

- En las bases de datos que no se pueda hacer una importación directa hay que guardar un archivo de texto con los resultados a exportar

- Acceder al proveedor elegido y realizar búsqueda. Comprobar que es compatible con RefWorks

- Seleccionar los registros deseados y “Guardar registros marcados”

- Elegir el formato “RefWorks” y guardar el .txt en el disco duro

- En RefWorks ir a: menú “Referencias/ Importar”

- Elegir en “Filtro de Importación/Fuente de Datos” la fuente desde donde se quiere realizar la importación

- Elegir la “Base de Datos” de la que se obtiene la información

- “Seleccionar archivo de texto” guardado con anterioridad, en “Examinar”

- Codificar en UTF-8

- Seleccionar carpeta destino y pulsar “Importar”

- En la ventana emergente ir a “Ver la carpeta Última importación”

Importar desde un archivo de texto. UCM (I)

Departamento de Bibliotecas y Documentación del Instituto Cervantes 11/

PASO 2

PASO 1 Realizar la búsqueda: Álvarez

Seleccionar autor

PASO 3Seleccionar registros

PASO 7

4Guardar registros

Exportar los registros en formato .txt

PASO 6Elegir formato y donde guardar

Guardar en el disco duro, en formato .txt

Guardar archivo .txt

Importar desde un archivo de texto. UCM (II)

PASO 9

PASO 10Seleccionar Filtro y Base de Datos y Codificación

PASO 11

Seleccionar el archivo .txt guardado en el PASO 8

PASO 14PASO 12

PASO 13

3.2. Cómo exportar

- En RefWorks: Seleccionar las referencias que se quieran exportar

- Ir a menú “Referencias” e ir a “Exportar”

- “Incluir” las referencias seleccionadas con anterioridad

- Seleccionar el “Formato para exportar”: Por ejemplo “Tab Delimited”

- Ir a “Exportar”

- Saldrá una ventana emergente indicando

el fin de la exportación y como obtenerla

PASO 3

PASO 2

PASO 1

PASO 4

PASO 5

3.3. Cómo añadir una nueva (I)

- En RefWorks: Ir a “Referencias /Añadir nueva”

- Rellenar los desplegables según preferencias (formato, carpeta de

destino, tipo de referencia…)

- En “Adjuntos”, se puede adjuntar el documento (de hasta 20 Mb y 5 Gb

por cuenta) al que remita la referencia

- Rellenar los campos según los datos del ejemplar a añadir

-“Guardar” o “Guardar y agregar nueva”

- Cuando salga la ventana emergente indicando que se ha realizado con

éxito la acción, cerrar la ventana “Añadir nueva referencia” en el aspa

- Ir a menú “Ver/ Ver carpeta” y elegir aquella en la que se haya/n

guardado la/s referencia/s

3.3. Cómo añadir una nueva (II)

PASO 6PASO 2

PASO 3

PASO 4

PASO 1

PASO 5

Rellenar según datos del ejemplar a añadir

4. Cómo buscar

1. Búsqueda avanzada• Buscar en la base de datos propia

2. Por autor – descriptor o publicación periódica• Diferentes listados para buscar en la base de datos propia

3. Catálogo o base de datos en línea• Importaciones mediante el Protocolo Z39.50

ÍNDICE

4.1. Búsqueda avanzada

- En RefWorks: Ir a menú “Buscar/ Búsqueda avanzada”- Rellenar los campos según la referencia a recuperar- “Guardar” la búsqueda o directamente “Buscar”

PASO 1

PASO 2

PASO 3.1

PASO 3.2

4.2. Por autor – descriptor o publicación periódica (I)

- En RefWorks: Ir a menú “Buscar/ Por autor o Por descriptor o Por publicación periódica- Los tres casos son similares y la estrategia de búsqueda es la misma- En el caso de “Por autor”: introducir el nombre o parte del nombre del autor a encontrar y pulsar “Buscar” o buscar alfabéticamente - Pinchar sobre el resultado deseado

PASO 1

PASO 2

PASO 3

Obtención de resultados

4.2. Por autor – descriptor o publicación periódica (II)

- Si por el contrario se pincha sobre el icono del lápiz, se podrá cambiar el autor, descriptor o nombre de la publicación periódica según corresponda

- En el caso de “Por descriptor”: introducir el descriptor y pulsar “Buscar” o buscar alfabéticamente

- Pinchar sobre el icono

- Realizar modificaciones y “Guardar”

PASO 1

PASO 2

PASO 3

PASO 4

4.3. Catálogo o base de datos en línea

- En Refworks ir a: menú “Buscar/ Catálogo o Base de datos en línea”

- Rellenar los campos según los criterios de búsqueda deseados y dar a “Buscar”

- Refworks enlazará con la base de datos especificada y se mostrarán los resultados acordes a la búsqueda

- Seleccionar los registros necesitados y dar “Importar”

- En RefWorks, al finalizar la importación ir a “Ver la carpeta Última importación”

Búsqueda en la BNE

PASO 1

PASO 3

PASO 2

PASO 5

PASO 4 Seleccionar registros

PASO 6

PASO 7

5. Bibliografías

1. Crear una bibliografía

2. Gestor de formatos bibliográficos

3. Editor de formato bibliográfico

4. Visualizar formatos bibliográficos

ÍNDICE

5.1. Crear una bibliografía (I)

- En RefWorks: Ir a menú “Bibliografía/ Crear”

- Se pueden dar dos casos “Formatear Manuscrito y Bibliografía” y “Formatear Bibliografía de la Lista de Referencias”

- En el primer caso hay que escoger el “Formato bibliográfico” que se desee aplicar y seleccionar el “Archivo para formatear” que se desee

PASO 2

PASO 3

PASO 1

CASO 1

5.1. Crear una bibliografía (II)

- En el segundo caso hay que escoger el “Formatear bibliografía de la Lista de Referencias”

- Elegir formato de salida de la bibliografía y localización de las referencias

- Ir a “Crear bibliografía”

- Saldrá una ventana emergente

indicando el fin de la exportación

y como obtener la bibliografía

PASO 1

PASO 2

PASO 3

PASO 4

CASO 2

5.2. Gestor de formatos bibliográficos

Departamento de Bibliotecas y Documentación del Instituto Cervantes 25/36

- En RefWorks: Ir a menú “Bibliografía/ Gestor de los formatos bibliográficos”

- Permite seleccionar los formatos bibliográficos que se quieran utilizar

5.3. Editor de formato bibliográfico (I)

- En RefWorks: Ir a menú “Bibliografía/ Editor de formato bibliográfico”

- Seleccionar el formato a editar

- Ir a “Editar”

- Modificar cada pestaña “Bibliografía”, “Cita dentro del texto”, “Notas” según las preferencias del centro

- Modificar cada epígrafe dentro de cadapestaña según las necesidades y parámetros establecidos en el centro

- En el epígrafe “Tipos de referencia para” alhacer cambios, ir a “Actualizar” para ir viendo las modificaciones

- Ir a “Guardar” PASO 2

PASO 1

Seleccionar formato

5.3. Editor de formato bibliográfico (II)

PASO 5

PASO 4

Modificar cada pestañaPASO 3

Modificar cada epígrafe

Modificar los campos de la referencia bibliográfica

PASO 7

PASO 6

5.3. Editor de formato bibliográfico (III)

- Si por el contrario, se quiere crear un formato bibliográfico nuevo, en RefWorks: Ir a menú “Bibliografía/ Editor de formato bibliográfico”

- Ir a “Nuevo”

- Seleccionar el “Formato” que se quiera tomar como referencia para crear el nuevo

- En “Nombre”, indicar la denominación del nuevo formato

- Dar a “Guardar como”. Aparecerá el formato tomado como referencia duplicado y con el nuevo nombre

- Ir a “Editar” para modificar los campos del nuevo formato creado tal y como se ha indicado anteriormente

5.3. Editor de formato bibliográfico (IV)

PASO 1

PASO 2

Nombrar nuevo formato

PASO 5

PASO 3

PASO 4

Elegir formato de referencia

PASO 6

5.4. Visualizar formatos bibliográficos

- Eligiendo el formato deseado aparecen todos los ejemplos de cómo sería la bibliografía en cada caso

PASO 2

PASO 1

PASO 2

6. Organización y edición de registros y carpetas

1. Creación y gestión de carpetas • Cómo crear nuevas carpetas y su colocación

2. Gestión de los registros• Cómo colocar los registros en carpetas

3. Editor global• Cómo mover, borrar, añadir o sustituir campos (en bloque) de los

registros deseados

ÍNDICE

6.1. Creación y gestión de carpetas (I)

- Para crear una nueva carpeta:

• Ir a “Nueva carpeta” y nombrarla

PASO 2

PASO 1

6.1. Creación y gestión de carpetas (II)

- Para gestionar las carpetas:• Ir a la pestaña “Carpetas” • Según los distintos iconos se puede:

Renombrar Borrar las referencias de una carpeta pero no de la base de datos Borrar la carpeta pero no las referencias

PASO 1

PASO 2

6.2. Gestión de los registros (I)

- En RefWorks: Ir a menú “Ver” / “Ver carpeta” o “Todas las referencias” y elegir las referencias que se quieran visualizar

- En la pestaña “Referencias”, seleccionar las que se deseen según: las seleccionadas – las de una página – las de toda la lista

- Una vez seleccionadas se pueden realizar diferentes acciones según los iconos:

• Moverlos a otra carpeta

• Editar los campos de los registros (Apartado 6.3.)

• Eliminarlos

• Ordenarlos según distintos criterios

• Imprimirlos

• Visualizar el registro completo

• Hacer citas para pegarlas en el documento

6.2. Gestión de los registros (II)

- A modo de ejemplo, para mover las referencias que ya tenemos visualizadas a otra carpeta, hay que:

PASO 1

PASO 3

Seleccionar los parámetros deseados

Seleccionar los

registros deseados

Elegir la carpeta de destino

PASO 2

6.3. Editor global

- En RefWorks: Ir a pestaña “Referencias”- Seleccionar las referencias que se desee editar según: las seleccionadas – las de una página – las de toda la lista- Ir al icono del “Editor global”- Elegir la acción a efectuar:

• Añadir• Mover

• Borrar (a modo de ejemplo)

• Sustituir

PASO 2

PASO 3

PASO 1

PASO 4 Elegir la opción deseada

PASO 6

PASO 5

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