La gestion administrativa en las instituciones

Objetivo de la administraciónObjetivo de la administración

Cumplir con una meta fijada, la cual requiere un campo de acción o plan definido y sugiere la orientación de un dirigente .

Se necesita plantear los objetivos que se pretenden realizar.

La La administración

• Guzmán Valdivia I: “Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas, para obtener determinados resultados”

•E.F.I. Brech: “ Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente de las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado”.

Características de la administración

Universalidad: El fenómeno administrativo surge donde quiera que exista un organismo social.

Especificidad: Aunque la Administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, como la economía, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que la acompañan.

Unidad en Proceso: A pesar de estar compuesta por diferentes etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, siempre debe de mantener la interacción de sus elementos.

Unidad Jerárquica: Todas la personas tienen un nivel de participación, aunque este es de diferentes grados y modalidades, pero siempre formando un solo cuerpo administrativo

Diferencias entre administración pública y privada

Administración pública Administración privada

Tienen diferente estructura

Tiene objetivos de servicio a la comunidad.

Tiene objetivos de lucro.

Actúa tutelarmente sobre la privada porque es un sistema que incluye a toda la comunidad.

Es un sistema que requiere de la administración pública para sus subsistencia.

Difícilmente acepta cambios. Utiliza eficazmente los métodos y técnicas de la ciencia administrativa.

El personal de la administración pública generalmente está sometida a los cambios e influencias políticas.

Este fenómeno casi no se presenta en la administración privada.

Al administrador público, la ley le sirve para hacer lo que se crea conveniente a la vez es facultada.

Al administrador privado la ley le dice aquello que no debe hacer.

RELACIÓN DE LA RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON ADMINISTRACIÓN CON

OTRAS CIENCIAS OTRAS CIENCIAS

DERECHO

• El derecho es la base de la administración y sirve de base para la estructura de lo social.

• Es inconcebible aun para la administración una sociedad sin derechos, es decir sin bases jurídicas que la sustente.

MERCADOTECNIA

• Administrar los mercados para producir intercambios y relaciones, con el propósito de crear un valor y satisfacer necesidades y deseos.

• Es un proceso social y administrativo por el cual los individuos obtienen lo que necesitan de la creación e intercambio de productos y valores.

ECONOMÍA

Es la ciencia que estudia las leyes que rigen la producción, distribución, la circulación y el consumo de los bienes materiales que satisfacen las necesidades humanas.

La relación que lleva la economía con la administración es que ambas llevan un proceso y utilizan los recursos humanos para alcanzar un objetivo.

SOCIOLOGÍA

• Su trabajo es construir la sociedad humana.

• Su relación con la administración es que para que esta disciplina logre su objetivo debe conocer como se relaciona entre si los individuos dentro del ámbito de trabajo.

PSICOLOGÍA

Ayuda a la administración, proporcionándole el conocimiento de lo factores de la personalidad del hombre, es decir la conducta humana.

CONTABILIDAD

Técnica que registra ordenada y cronológicamente las operaciones financieras de una empresa, una entidad o una persona física, dedicada a la actividad comercial, la cual debe ser oportuna, veraz y completa.

INFORMATICA

La informática, es conjunto de conocimientos científicos y técnicas.

Su relación con la administración es agilizar los tramites por medio de programas determinados.

Está íntimamente relacionada con los temas de investigación, porque es necesario utilizar ciertas ecuaciones matemáticas para llegar a una respuesta como es el caso de las finanzas.

En la administración utilizamos números que nos ayudan en la investigación y análisis para la toma correcta de decisiones.

MATEMÁTICAS

FASES DE LA FASES DE LA ADMINISTRACIÓNADMINISTRACIÓN

1.MECANICA

1. PREVISIÓN1. PREVISIÓNConsiste en la determinación técnicamente realizada de lo que se desea lograr por medio de un organismo social , de la investigación y valoración de cuales serán las condiciones en que dicho organismo habrá de encontrarse hasta determinar los diversos cursos de acción posible.

Consiste en :-Fijar objetivos-Investigar-Determinar de alternativas

Principios de la previsión Principios de la previsión

Previsibilidad: consiste en hacer una hipótesis basándose en lo real.

Objetividad: las previsiones deben descansar en hechos más que en opiniones subjetivas.

Medición; Las previsiones serán tanto más seguras cuando podamos apreciarlas no solo cuantitativa o susceptible de medirse.

2. PLANEACIÓN 2. PLANEACIÓN

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

PolíticasPolíticas

Conjunto de principios o normas cuyas características son la obligatoriedad, la imparcialidad y la generalidad que rigen la conducta de un grupo social.

Es indispensable para la adecuada delegación de cargos y funciones.

Procedimientos

Se define como el conjunto de los pasos lógicos, cronológicos secuenciales para lograr una actividad determinada.

REGLAS:1.-Deben fijarse por escrito y de

preferencia gráficamente2.-Debe existir una revisión

periódica para evitar los tiempos ociosos o exceso de operaciones

3.-Evitar la duplicación de los procedimientos

Programas

Calendarización hace referencia al tiempo requerido, estimulación de gastos, como puede ser a corto o mediano plazo lleva un procedimiento, respaldado por el capital.

Pronósticos

Es el proceso por el cual los órganos directivos de la empresa diseñan continuamente el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo factible, funciona como un sistema global utilizando la metodología del pensamiento sistémico y la interacción conjunta de sus componentes estratégica y tácticamente.

Presupuestos

Es un plan financiero de uso único que cubre un periodo corto y sirve de orientación para la asignación de los recursos financieros, indica la forma en que los fondos serán gastados durante un periodo.

3.ORGANIZACIÓN 3.ORGANIZACIÓN

Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre: las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social; con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Agustín Reyes Ponce

Fijar la autoridad y la responsabilidad correspondiente a cada nivel que existe dentro de una organización.

Jerarquías:

A través del organigrama se indican las áreas que se encuentran dentro de la organización, indicando quien es el jefe directo, y quienes son los subordinados, para dirigirse a la persona adecuada al momento de tener alguna inquietud o dificultad laboral.

Las obligaciones y requisitos que tienen en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeñada por una persona.

En la guardería la directora es la persona con mayor autoridad dentro de la institución, y se encarga de mantener el control distribuyendo tareas a cada miembro de la institución.

Ejemplo:

Puestos

Funciones La identificación y la clasificación de las actividades

requeridas.

La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.

En una guardería las actividades que se requieren son:

Preparación de alimentos, distribución de alimentos, limpieza de trastes, limpieza del área de juego, limpieza de juguetes, recibimiento de niños y entrega de niños.

Se agrupan en el área de limpieza, área de alimentación, área de recepción, etc.

Ejemplo:

FASES DE LA FASES DE LA ADMINISTRACIÓNADMINISTRACIÓN

2. DINAMICA

4. INTEGRACIÓN 4. INTEGRACIÓN

La integración pasa de lo constructivo a lo operativo, de lo mecánico a lo dinámico de lo teórico a lo practico.

Selección

La selección de personas, tiene como principal propósito detectar la personal adecuado para el puesto de vacante.

Verificación de datos, a través de la solicitud Entrevista previa para la confirmación de datosPrueba psicométricaPrueba de conocimientos Examen medico Entrevista final

Reclutamiento de fuentes

Selección

Internas

Externas

• Sindicato • Recomendados• Tableros de avisos

• Escuelas, Instituciones• universidades • Empresas de personal • Empresa de competencia

Introducción

Es la rápida identificación del personal recién ingresado y determina si la persona se integra al equipo de trabajo.

AntecedentesOrganigramaAnálisis de puestosPolíticas y reglamentosDirectorio (nombres y puestos del personal).

Aspectos necesarios para el manual de integración.

Contiene toda la información de la empresa desde su origen hasta lo actual como:

Se le proporcionan las habilidades y destrezas sobre su puesto de trabajo

DesarrolloDesarrollo

Es la retroalimentación que se les proporcionan continuamente a los trabajadores de acuerdo al puesto.

Es una obligación recibir adiestramiento para todos los trabajadores.

Principios de la integración de las cosas son los siguientes:

Adecuación de hombres y funciones

Provisión de los elementos administrativos

Importancia de la inducción adecuada

Aspectos de la integración

Carácter administrativo.

Abastecimiento oportuno.

Instalación y mantenimiento

Delegación y control

5. DIRECCIÓN

Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada persona y grupo de una organización, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.

Autoridad

Es la facultad o derecho de mandar y la obligación de ser obedecido por otros; así mismo es la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos positivos para la empresa.

AUTORIDAD

Jurídica(Se impone por obligación)

Moral (Se impone por convencimiento)

Formal

Operativa

Técnica

Personal

Lineal

Funcional

Tipos de

Comunicación

Es el proceso por el cual se transmite y recibe información, siendo este el sistema nervioso, llevando al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de éste, hacia cada órgano y célula, las órdenes de acción, debidamente coordinadas.

Formal: La de un reporte de trabajo, ordenes o la de queja presentada dentro de un sistema.

Vertical Ascendente: son reportes, informes, sugerencias, quejas entrevistas de ingreso o salida.

Vertical Descendente: son Políticas, Reglas, instrucciones, ordenes e informaciones

Horizontal: juntas, comités, consejos mesa redondas, asambleas, etc.

Informal: Por el contrario no refiere a cosas de la empresa sino a chismes, comentarios, rápida y enérgica.

Tipos de comunicación

Barreras de la comunicación

AMBIENTALES: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen un efecto negativo en la comunicación, puede ser incomodidad física (calor en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y ruidos (teléfonos etc.)

VERBALES: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicación, a modo de ejemplo: personas que hablan muy rápido, o no explican bien las cosas. Las personas que hablan otro idioma.

INTERPERSONALES: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la comunicación mutua. Estas barreras interpersonales más comunes, son las suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas.

Al igual que chismes o malos entendidos dentro de la empresa.

Supervisión

La ultima función de la dirección es ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y mandado.

•Distribuir el trabajo.

Podemos tomar en cuenta los siguientes parámetros:tiempo-dificultad-costos. Y por otro lado, las cualidades del grupo, si conocemos su capacidad para resolver los problemas podremos afrontar el proyecto planteado.

•Ejemplo:

Asignar las actividades a cada miembro de la empresa, así como sus obligaciones, responsabilidades que le corresponden

FUNCIONES DEL SUPERVISOR

•Saber tratar a su personal (relaciones humanas)

Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidades de sus colaboradores.

•Ejemplo:

Aquí los encargados de las relaciones humanas deben de saber como tratar a las personas y tener un buen modo disciplinario por que bien dice se relacionan con los individuos y es necesario que tengan ese contacto con las personas.

•Calificar a su personal.

El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en que grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.

•Ejemplo:

El supervisor debe de evaluar contantemente para revisar que los empleados hagan sus actividades de acuerdo a lo que les plantearon así la empresa tendrá un mejor rendimiento.

•Instruir a su personal.

El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.

•Ejemplo:

Se debe de capacitar al personal para trabajar en las áreas asignadas y poder obtener resultados eficientes considerando dar instrucciones precisas y claras

•Recibir y tratar las quejas de sus subordinados

Aquí es cuando el supervisor recibe quejas (sea de la empresa o compañeros etc.) de los empleados que tiene a cargo así como buscar la mejor vía para darle solución a las misma para que el ambiente de trabajo sea mejor.

•Ejemplo:

Un empleado llega con el supervisor y le expone que tiene problemas con su compañera de la misma área, el tiene la responsabilidad de resolver el conflicto con la mejor disposición sin favoritismo.

•Realizar entrevistas con el personal.

Debe servir para identificar con eficacia al aspirante más adecuado. Para ello es necesario reunir los datos que permitan prever su comportamiento, la calidad de su trabajo y su fidelidad al puesto. Se tendrá en cuenta la relación que pueda establecer con sus futuros compañeros: un buen clima conlleva buenos resultados.

•Ejemplo:

Se realiza una entrevista para conocer acerca de tus competencias y al mismo tiempo para conocer la habilidad con la que el entrevistado se relaciona con las demás personas.

•Realizar informes y reportes

El informe o reporte de un trabajo es un documento de calidad académica en el que se plasma por escrito de lo que se realizó, criterios de cómo se hizo, cómo se realizó y qué resultados se obtuvieron.

•Ejemplo:

Es necesario que se haga un reporte o informe para saber cuales fueron los resultados que se obtuvieron y llevar un control sobre la empresa.

•Conducir reuniones, aunque sean pequeñas. Aquí aquel que va estar a cargo de estas reuniones, debe de contar fines de crear una mejor comunicación. Cuando el supervisor juega el papel de mediador o exponente de alguna situación él conduce las reuniones según a lo que sea conveniente.

•Ejemplo:

Cuando se quiere informar que la producción marcha a la perfección se hace una reunión y comentan los puntos a favor, después de preguntar y da turnos para hablar también es importante tomar en cuenta una retroalimentación para finalizar.

•Mejorar los sistemas a su cargo.

Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores.

•Ejemplo:

El supervisor siempre debe de procurar la preparación de él y su personal con capacitaciones o cursos donde aumenten su potencial.

•Coordinarse con los demás jefes

Para llevar a fin el objetivo de la empresa, esto se logrará con una amplia comunicación de los diferentes jefes de las distintas áreas donde

será más eficiente cumplir con lo propuesto.

•Ejemplo:

Cuando es necesario tomar decisiones o realizar algún cabio que involucre terceras personas, es necesario que el jefe de cada área este presente ante una reunión para debatir cualquier situación y así llegar a un acuerdo democrático.

•Requiere, sobre todo, mantener la disciplina.

Significa crear conciencia en sus colaboradores para que cada uno de ellos sean propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. En donde se cumpla con la puntualidad y asistencia. Supervisar implica controlar.

•Ejemplo:

Cuando cada empleado esta en su sitio de trabajo, haciendo lo que le corresponde o manteniendo el orden entre los subordinados sin la necesidad de que se les vigile.

6.CONTROL6.CONTROL

HENRY FAYOL: el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.

Tiene como fin señalar las debilidades y errores de rectificados e impedir que se produzcan nuevamente..

Establecimiento

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento:

Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

Operación

La función de control es hacer que los sistemas operen del modo lo más eficaz posible.

InterpretaciónInterpretación

Crear mejor calidad:

Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio:

Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público.

• Producir ciclos más rápidos:

Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega.

• Agregar valor:

Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo:

La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo.

LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

Institución educativa

Política de una empresa

Sirven d e base para la planeación

Una organización enfrenta

Formal Informal

Lograr sus objetivos

Una Guía para la toma de decisiones

Evita mal entendidos Experiencias

Restricciones

Políticas derivadas

Tipos de políticas

Administración y la conducción

La

La

Es

Que

Para

Que

Para lograrla

POLÍTICA GENERAL DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Es necesario aplicar las funciones de la

administración

Funciones básicas

administrativas

EducativaAdministrativaSocial

Actividades funcionales

PlaneaciónOrganizaciónComunicaciónControl

PersonalProducciónFinanzasMercadotecniaRelaciones públicas

Estructura administrativa Estructura administrativa Dos marcos docente y administrativa

Permite conocer

•Situación económica

•Realización de objetivos

Jerarquía

•Desviaciones

•Capacidad de mando

•Aceptación de responsabilidad

•Aceptación a ser juzgado

Tareas

•Poder y subordinación

Autoridad

•No autoritario, ni unipersonal

Dirección comercial

•Academia•Cultura•Ciencia •Conocimiento

•Elemento motor

•Aceptación y cumplimiento

•Responsabilidad y ejecución

•Jerarquía: autoridad

•Contar con el personal

•clima

•Seguridad y mantenimiento

•Relaciones publicas

LA INFORMACIÓN

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

TOMA DE DESICIONES

CATEGORIAS

PERSONA-PERSONAPERSONA-GRUPOGRUPPO-GRUPO

• LOS SISTEMAS DE COMUNICACIÓN

• OTRAS INCERTIDUMBRES

ORGANIZACIÓN

ALCANCEDURACIÓN

GRADO DE DETALLEORIENTACIÓN

LA COMUNICACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES

NO PROGRAMADAS

LAS PROGRAMADAS O DE RUTINA

TIPOS

• DE MERCADO• TECNOLOGICO• DE CARÁCTER

CIENTIFICO• DE CARÁCTER

ADMINISTRATIVO

LA COMUNICACIÓN

Y sus

Los

Y la

Tienen

La función La función controlcontrol

Mejorar objetivos propuestos

Proceso Naturaleza Necesidades

Mejorar objetivos propuestos

parte

De la verificación de

acciones

No desviar

Lo primordial

Sus fases son

Inicial

• Planeación• Programación• Preparación • Acción

De gestión

• Supervisa• Orienta• Emite juicios

Retroalimentación

• Sabe diferenciar entre lo real y lo planeado

tiene

Cualidades especificas

Nivel de dirección

Carácter global

Demás niveles

cumplir

Normas

Participación dominante

El director

Debe ser capaz de

Medir y comparar resultados

Debe saber

Tomar decisiones

Introducir cambios

Características

Deben ser

Objetivos

No

Neutrales

Centrarse en resultados

Hechos susceptibles

Especificación de los

controles

Finalidad en instituciones educativas

Ser económic

o

Tener el control

• Tiempo• Finanzas • Empleado

s Ser

significativos

Lograr objetivos

propuestos

Ser críticos en el desempeño y resultados

Ser apropiados

Ser adecuados

• Tiempo • recursos

Ser congruentes

Acordes para

Aplicar métodos

Ser sencillos

No ser complejos

Carácter operativo

Durante y después de los hechos

para

Corregir Y

Retroalimentar

Es la rentabilidad

Se verifica atreves de

Control económicos financieros

Tangibles sin

ambigüedad

Control de valores

Intangibles para controlar

• Programas• Profesores• Enseñanza• Alumno

Actividades Funcionales

Planificación Estudio Económico- Financiero

Corto

LargoMediano

Plazo

Presupuestos

Aprovisionamientos

Previsiones comerciales Presupuestos de entradas Presupuestos de gastos Gastos financieros Cuenta previsional

Los cuales son:generan

Requiere de

Pueden ser:

Globales Estándares Analítico

Control de gestión

generan

Una inversión

Resultados Financieros

Evaluación presupuestaria del proyecto

Mercadotecnia

Se evalúa a través de

Circulante Inmovilizado Financiero Tesorero

El balance presupuestario

A partir de este se hará

El programa de

Oferta Educativa

Matriculación Contratación

Que lleva consigo gastos e inversiones

Se genera una demanda

Se necesita

El producto Educativo

La distribución La oferta La

comunicación El mercado

Se debe de tener en cuenta

La demanda estudiantil

Las necesidades

Se divide en tres faces

Pedido Almacén Entrega

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Dimensiones

Fisiológica

De poder

Social (Status)

Económica

Psicológica

Humana

Selección y reclutamiento del personal

Selección interna

Selección externa

Candidatos a los más altos cargos de la institución

Candidatos únicamente con curriculum vitae

Reclutamiento del director de personal

Perfil

Preparación humanística

Preparación tecnológica

Preparación laboral

Canal de prensa

Reclutamiento

Tope de edad (poco flexible)

Titulación- (Necesaria como aval)

El director no debe perder de vista

Las

Experiencia administrativa

Conocimiento de ambientes educativos

Participación

Promoción

Formación

Cultura

Estima

Relaciones

Responsabilidad

Perfil jurídico o psicológico

Aspectos a considerar en la administración de

personal

Actitud del personal

Formación

Planificación a mediano y largo plazo

Coordinación

Comunicación

Definición de tareas y funciones

Miedo al cambio

Rigidez de la estructura administrativa

Motivación del personal

Control

Clima social

Retribución

Realización del individuo

PERSUASIVO

PERSONALIDAD DEL DIRECTOR. APERTURA DE INFORMACION

. ELABORACIÓN DE ALTERNATIVAS

.NEGOCIACIÓN DE OPCIONES

.ORNANIZACIÓN DE RECURSOS

. CONDUCCIÓN

.ACCIÓN Y CONTROLLIBERAL

DEMOCRÁTICOAUTORITARIO

TIPOS

SISTEMAS DE DIRECCIÓN

REFLEXIVOIMPOSITIVO CONSULTIVO

SOCIAL

PLANIFICACIÓN

NEGOCIACIÓN

DESICIÓN

CONTROLES

PREVISIONES

ATLETICO VOLITIVO

PICNICO AFECTIVO

ASTENICO INTELECTUAL

CONCENTRADO

EXPANSIVO

Funciones

Tres temperamentos

Tareas específicas

LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y LOS SISTEMAS DE DIRECCIÓN

ADMINISTRACIÓN OPERATIVA

Información administrativa

Controles administrativos operativos

Compras (aprovisionamiento)

Aspecto contable

Al alumno

Información administrativa

Técnico-pedagógico

Solicitud de inscripción

La notificación

Facturación y pagos

Adm. De situaciones

estadísticas

Datos personales

Datos medios

documentario

De visitas

Llamadas telefónicas

Comunicaciones internas

Administración docente

económico

La tarea

Gestión de almacenes

Acción de compras

Organización de aprovisionamiento

control

aprovisionamiento

Cuentas de balance o

contabilidad patrimonial

Contabilidad de gestión

Compras y

gastos

Libros de contabilidad

Contabilidad seccional