Las agrupaciones documentales en Archivística

Agrupaciones documentales. Tipos o niveles. Definiciones

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

Agrupaciones documentales

• Se denominan así en Archivística a los conjuntos de documentos.

• Es un término general, variable y muy inespecífico.

• No existe una definición homogénea, si es que se llega a definir como tal.

• Engloba a los llamados niveles de descripción archivística.

La determinación de las agrupaciones documentales

1. Comprende el respeto al principio de procedencia.

2. La importancia de su determinación para la descripción archivística.

3. Identificar que el nivel esencial es el FONDO.

Niveles de descripción

FondoNivel esencial

Agrupaciones superiores al Fondo

Agrupaciones inferiores al Fondo

Agrupaciones superiores al fondoTipos

• Patrimonio archivístico común.

• Archivos de un Estado.

• Patrimonio documental (propuesta).

• Archivo (como institución).

• Grupo de fondos.

• Fondos múltiples.

Agrupaciones superiores al fondoCaracterísticas

• Se denominan así a todas aquellas agrupaciones que reúnen a varios fondos.

• Algunas, muchas veces, no son ni siquiera definidas en la bibliografía como un nivel o agrupación.

• Existen grandes problemas para describirlas archivísticamente.

• Son las agrupaciones más generales y no menos importantes.

Patrimonio archivístico común

Conjunto de archivos que forman parte del patrimonio nacional de uno o varios Estados que no pueden dividirse sin riesgo de perder su valor administrativo, legal o histórico.

Ejemplo 1 de Patrimonio archivístico común

Fuente:En: http://pares.mcu.es

Fondos en un Archivo Español

Ejemplo 2 de Patrimonio archivístico común

Fuente: http://pares.mcu.es

Fondos en un Archivo Español

Archivos de un Estado

Conjunto de documentos, reunido y formado por un Estado y todos sus organismos en el ejercicio de sus funciones.

(Esta concepción se ha tomado como agrupación cuando se ha aplicado de forma

maximalista el principio de procedencia)

Ejemplo: La ex-URSS y países ex-socialistas de Europa del Este.

Patrimonio documentalConjunto de documentos, sea cual fuera su tipo, soporte y titularidad, incluyendo los contenidos en los Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación de todo tipo (públicos o privados), que caracterizan y definen la generación y producción de documentos, reunida y conservada a lo largo de la existencia de una Persona física o jurídica, Nación, País, Estado o Región.

Patrimonio documental (2) Según el Diccionario de TerminologíaArchivística (DTA) (1995).

Totalidad de

documentos

Cualquier

épocaGenerados,

conservados y/o

reunidos

En ejercicio

de funciones

De cualquier

organismo o

entidad

Público o

privado

Participa el

Estado

Documentos

privados de

más de 40 años

Cualquier

documento de

más de 100

años

PATRIMONIO DOCUMENTAL

Patrimonio documental (2) Según el Diccionario de TerminologíaArchivística (DTA) (1995).

Totalidad de

documentos

Cualquier

épocaGenerados,

conservados y/o

reunidos

En ejercicio

de funciones

De cualquier

organismo o

entidad

Público o

privado

Participa el

Estado

Documentos

privados de

más de 40 años

Cualquier

documento de

más de 100

años

PATRIMONIO DOCUMENTAL

Archivo (Institución)

Según el DTA (1995), es la institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo (Institución) (2)Desde el punto de vista descriptivo, se sintetiza como el conjunto de fondos custodiados en este tipo de institución

ARCHIVOFondo A Fondo B Fondo C

Fondo D Fondo E Fondo F

Fondo G Fondo H Fondo I

Fondo …

Significados de Archivo

1. Documento.

2. Conjunto de fondos en una Institución.

3. Edificio dedicado al tratamiento, conservación y difusión del patrimonio documental.

Ejemplo de Archivo

Como Documento.Privilegio de Alfonso VIII con exención de portazgo a los de Nájera, La Rioja. (1174)

Como conjunto de fondos.Archivo Municipal de Nájera, La Rioja

Como Institución.Ayuntamiento de Nájera, La Rioja donde radica el Archivo

Grupo de fondosCada una de las agrupaciones en las que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un Archivo.

ARCHIVO

Fondo A

Fondo C

Fondo B

Grupo 1

Fondo D Fondo E

Fondo F Fondo G

Fondo …

Grupo 2

Ejemplos de nombres de grupos de fondos

1. Fondos contemporáneos.

2. Fondos públicos.

3. Fondos privados.

4. Fondos religiosos.

5. Fondos de la Administración pública.

6. …

Ejemplo de un grupo de fondos

Fuente:http://pares.mcu.es

Archivo

Grupo de fondos

Fondos del grupo

Ejemplo 2 de un grupo de fondos

Fuente:http://pares.mcu.es

Archivo

Grupo de fondos

Fondos del grupo

Ejemplo 3 de un grupo de fondos

Fuente: http://www.agn.gob.mx/guiageneral/

ArchivoGrupo de fondos

Fondos del grupo

Ejemplo 4 de un grupo de fondos

Fuente: http://www.archivogeneral.gov.co/inventario-de-datos

Archivo

Grupo de fondos

Fondos del grupo

Dificultades de las agrupaciones superiores al fondo

1. No tienen una información común a todos.

2. Por ende, no constituyen un nivel de descripción.

3. No son objeto de la Norma ISAD(G) (para la descripción).

4. Pueden ser descritos en sistemas no normalizados como la Guía del Archivo, el Censo-Guía y otros.

Dificultades de las Agrupaciones superiores al fondo (2)

5. Al no tener información común, no pueden describirse en común, o sea, normalizadamente.

6. La descripción común a todas las partes, debe figurar en la descripción del todo y ello no es posible si cada fondo es distinto.

7. La excepción son los fondos múltiples.

De estar en el mismo Archivo podrían describirse normalizadamente por ser un

Grupo de fondos múltiple

Fondos múltiples y ejemploSon fondos con estructura y contenidos semejantes, producidos por organismos que desempeñan las mismas funciones en ámbitos totalmente distintos.

Juzgados de 1ª

Instancia

Fondo Patrimonio

Protocolos

notariales

Fondo Patrimonio

Contadurías

de hipotecas

Fondo Patrimonio

Retomando: los niveles de descripción

Fondo Nivel esencial

Agrupaciones superiores al Fondo

Agrupaciones inferiores al Fondo

•Patrimonio archivístico común•Archivos de un Estado•Patrimonio documental•Archivo•Grupo de fondos

Fondo 1. Categoría principal en la organización

de los documentos, con independencia de la institución que los ha producido (Millar, 1999).

2. La mayor de las unidades archivísticas que abarca a la totalidad de los documentos de una sola procedencia y se compone de series y piezas documentales (Arévalo, 2003)

Fondo 1. Conjunto de documentos basados en

el principio de procedencia por un Archivo para fines de control (ICA, 2004)

2. Conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo, siendo el resultado natural de la actividad de la institución o la persona (ABADI, 2009).

Ideas comunes en algunas definiciones de Fondo

1. Conjunto.2. Orgánico.3. De documentos.4. Cualquier formato.5. Cualquier soporte.6. Cualquier tipología documental.7. Producidos y/o recibidos.8. Mismo productor (institución o persona).9. Sobre variadas funciones, actividades y/o

gestiones.

Sobre la definición de fondo

1. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos, que ha conservado una persona u organismo, público o privado, durante el ejercicio de sus funciones y/o actividades a lo largo de su existencia.

Características del fondo

• Es el nivel de descripción archivística esencial, la unidad básica.

• Es el mayor nivel de descripción reconocido por la bibliografía.

• Su descripción es prioritaria y obligatoria.

• Un mismo fondo pudo ser ingresado en varios momentos.

Características (2)

• Un mismo fondo puede tener varios tipos de signaturas o signaturas discontinuas.

• Existen diferentes definiciones.

• Manifiesta un carácter jerárquico.

• Es reflejo de la estructura organizativa y de las funciones de la institución que lo produce.

Tipos de fondo

1. Abiertos.

2. Cerrados.

3. Públicos.

4. Privados: personales, familiares, religiosos, catedralicios, diocesanos, parroquiales, sindicales, otros.

Características de las instituciones para producir un

fondo1. Existencia legal: nombre y

normativa propios.

2. Funciones propias.

3. Jerarquía definida.4. Autonomía suficiente.5. Estructura interna definida.

1. Existencia legal: nombre y normativa propios.

2. Funciones propias.

Fondo como reflejo de la institución

1.1. Secretaría de EstadoComunicación

1.2. Subsecretaría1.2.1. Secretaria general

técnica1.2.2. Secretariado de

gobierno1.2.3. Subdirección General

de Gestión Económica1.2.3.1. Contabilidad1.2.3.2. Contratación

INSTITUCIÓN1. MINISTERIO DE PRESIDENCIA

FONDOMINISTERIO DE PRESIDENCIA

Retomando los niveles de descripción

•FondosFondo

Nivel esencial

Agrupaciones superiores al Fondo

Agrupaciones inferiores al Fondo

•Patrimonio archivístico común•Archivos de un Estado•Patrimonio documental•Archivo•Grupo de fondos

Agrupaciones inferiores al fondo

• Subfondo

• Serie y Subserie.

• Unidad documental: simple (UDS) y compuesta (UDC).

Subfondo

• A partir de esta agrupación o nivel, comienzan las características comunes que posibilitan la descripción.

• Los subfondos dependen de un fondo.

• Todos son prescindibles.

• Se corresponden con subdivisiones administrativas, geográficas, cronológicas o funcionales.

Ejemplos de Subfondos

Fondo SubfondoUniversidad Complutense de Madrid

Facultad de Farmacia

Universitat Politècnica de Catalunya

Escuela Técnica Superior de Ingeniería Industrial de Barcelona

Gobernantes (AGN El Salvador)

Eugenio Aguilar

Serie

Gallego y López la definen como un conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgánico, responden a la misma función administrativa, están sujetos al mismo trámite o uso administrativo y tienen características similares en cuanto al contenido y, a menudo, en cuanto al aspecto externo.

Gallego y López la definen como un conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgánico, responden a la misma función administrativa, están sujetos al mismo trámite o uso administrativo y tienen características similares en cuanto al contenido y, a menudo, en cuanto al aspecto externo.

Serie

Conjunto de documentos que testimonian una actividad desarrollada por uno o más agentes en el ejercicio de una determinada función (Mesa, 2010) y regulada por un mismo marco jurídico (Herrera y Díaz, 2011).

Conjunto de documentos que testimonian una actividad desarrollada por uno o más agentes en el ejercicio de una determinada función (Mesa, 2010) y regulada por un mismo marco jurídico(Herrera y Díaz, 2011).

Fondo y Serie

FONDOSerie 1 Serie 2 Serie 3

Serie 4 Serie 5 Serie 6

Serie 7 Serie 8 Serie 9

Serie 10 Serie 11 Serie 12

Serie 13

Serie n

Serie 14

Expedientes de subvenciones para la

realización de programas de

cooperación del Ministerio de Trabajo

(1989-1997)

Expedientes de subvenciones para la

realización de programas de

cooperación del Ministerio de Trabajo

(1989-1997)

Serie

SERIE = TIPOLOGÍA + FUNCIÓN + PRODUCTOR

Ejemplo:

Convenios de trabajos permanentes

firmados por el Ministerio de Educación

(2000-2014)

Convenios de trabajos permanentes

firmados por el Ministerio de Educación

(2000-2014)

Serie

SERIE = TIPOLOGÍA + FUNCIÓN + PRODUCTOR

Ejemplo:

Ejemplo hipotético de serie1. Informe anual de control económico del

Ministerio de Cultura (2008).

2. Informe anual de control económico del Ministerio de Cultura (2009).

3. Registro contable anual del Ministerio de Cultura (2010).

4. Informe anual de control económico del Ministerio de Cultura (2011).

Serie: Informes económicos anuales del Ministerio de Cultura (2008-2011)

NO

Otro ejemplo de serie1. Expediente de gestión de bienes

inmuebles … (1836).

2. Expediente de gestión de bienes inmuebles … (1837).

3. Expediente de control de personal … (1838).

4. Expediente de gestión de bienes inmuebles … (1838).

Serie: Expedientes de gestión de bienes inmuebles … (1836-1838).

NO

Otro ejemplo más1. Expediente de contratación de

suministros … (1965).

2. Expediente de contratación de suministros básicos … (1966).

3. Expediente de contratación de suministros … (1967).

4. Expediente de contratación de suministros … (1968).

Serie: Expedientes de contratación de suministros … (1965-1968).

Una de las conclusiones importantes sobre la

conformación de las series

1. Cuando se producen algunos cambios en la estructura de la organización o en las actividades y funciones de ésta, en dependencia de la magnitud y alcance de ambos cambios, pueden o no generarse nuevas series, de ahí la importancia de analizar, detenidamente, cada caso en particular.

Clasificaciones de series y ejemplos

• Serie abierta:

• Serie cerrada:

• Series complementarias.

• Series paralelas

Series abiertas y cerradas

Serie cerrada: desaparición del sujeto

productor o de la actividad.

Ejemplo: Expedientes de exención del impuesto sobre el Lujo del Ministerio de Hacienda (1967-1987)

Serie abierta: el productor continúa

ejerciendo su actividad.

Ejemplo: Registro de Vehículos de la Dirección General de Tráfico (1918-)

Series complementarias• Series complementarias: con trámites

administrativos diferentes, realizan un

objetivo único.

Ejemplos:-Expedientes de concesión de residencia de larga duración por el Ministerio de Administraciones Públicas (1996- ).

-Expedientes de expedición de la Tarjeta de Identidad de Extranjero por el Ministerio del Interior (1996-)

Series paralelas

• Series paralelas: gestiones comunes en

organismos distintos.

Ejemplos:-Expedientes de provisión de puestos de trabajo: Concursos (1984- ).Productores: Unidades de personal de los diferentes Ministerios (todas gestionan los concursos).

Otras clasificaciones de series

• Series duplicadas

• Series antecedentes

• Series precedentes

• Series descendentes

• Series relacionadas

Ejemplo de series en un fondo

Fondo

Subfondo

Series

Subseries

• Subconjuntos de documentos dentro de las series.

• Tienen las mismas exigencias archivísticas.

• Pueden derivarse en función de variaciones de estructura o para reunir documentos por periodos de tiempo, entre otros casos.

Ejemplo 1 de subserieSerie: Expedientes de subvenciones para la

realización de programas de cooperación de la Subdirección General de ONG y Voluntariado del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (1989-1997).

Subserie: Expedientes de subvenciones denegadas...

Ejemplo 2 de subseriesSerie:

Licencias de exportación

del Ministerio

de Comercio

(1980-2014)

• Licencias de exportación del Ministerio de Comercio en la Provincia A (1980-2014)

• Licencias de exportación del Ministerio de Comercio en la Provincia B (1980-2014)

• Licencias de exportación del Ministerio de Comercio en la Provincia C (1980-2014)

Del ejemplo anteriorSerie: Licencias de Exportación del Ministerio de Comercio (1980-2014)

• Licencia de exportación…• Licencia de exportación…• Licencia de exportación…

SON UNIDADES DOCUMENTALES

Unidad documentalEl DTA (1995) la define como el elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituido por un solo documento o por varios.

Puede ser:• Simple: un solo documento.• Compuesta: un expediente, un dossier y un documento principal con anexos.

Ejemplo de unidades documentales

ACTA

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE

ACTA

ACTA

ACTAACTA

ACTA

ACTA

ACTA

ACTASERIE ACTAS: si soniguales actas, del mismo productor y con la misma función

Ejemplo 1 de unidad documental simple

Acta de la sesión celebrada por el Comité Provincial del Frente Popular de Asturias

(1936).

Ejemplo 2 de unidad documental simple

Carta de Alejandro Castro al Duque de Riansares (1857)

Ejemplo de unidad documental compuesta

1 Solicitud de ayuda1 Autorización1 Fotocopia del Documento de identidad1 Resolución de aprobaciónde ayuda

Expediente de aprobación de

ayuda

Unidad Documental Compuesta: Expediente

Continuando con el ejemplo anterior

Expediente de aprobación de ayuda 1Expediente de aprobación de ayuda 2 Expediente de aprobación de ayuda 3Expediente de aprobación de ayuda 4Expediente de aprobación de ayuda …

SERIE:EXPEDIENTES DE APROBACIÓN DE AYUDAS …

Ejemplo 2 de unidad documental compuesta

Expediente sobre la construcción de la línea A del ferrocarril de circunvalación de Puerto Rico (1891-1894)

Resumiendo: los niveles de descripción

Agrupaciones superiores al Fondo

•Patrimonio archivístico común•Archivos de un Estado•Patrimonio documental•Archivo•Grupo de fondos

Fondo Nivel esencial

•Fondos

Agrupaciones inferiores al Fondo

•Subfondos•Series•Subseries•Unidades documentales

Diga el nivel de descripción1. Informes sobre expedientes de

incompatibilidades del Ministerio de Administraciones Públicas (1987-2005).

2. Expediente de concesión de permiso internacional de conducir de Jorge Pérez (1997).

3. Ministerio de Justicia (1945-).4. Basílica Catedral de Nuestra Señora del

Pilar de Zaragoza (1536-1633).5. Registro de Maestres de la Orden de

Montesa (1244-1592).

S

UDCF

F

S