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CAPITULO VI
PROPUESTA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA INSTITU CIÓN
EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO DEL MUNICIPIO DE CHIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARIA DEL RIO
2016
93
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA INSTITU CIÓN
EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO DEL MUNICIPIO DE CHIA
5.1. Presentación
La Institución Educativa Santa María Del Rio, como entidad pública, requiere contar con
una estructura de organización, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y metas propuestas.
Para ello es necesario tener dentro de los documentos normativos que rigen las actividades
internas de la Institución, el manual de procesos y procedimientos, el cual tiene como propósito
fundamental el apoyar el funcionamiento institucional, contribuyendo a la correcta ejecución de
las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el desempeño del trabajo.
El manual de procesos y procedimientos representan una herramienta indispensable para
toda la institución, ya que permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y
sencilla. El manual debe ser considerado como un instrumento dinámico, sujeto a cambios que
surgen de las necesidades propias de toda institución y de la revisión permanente para mantener
su utilidad.
El manual de procesos y procedimientos ha sido elaborado en forma sencilla de fácil
comprensión para que toda la comunidad educativa lo entienda fácilmente, teniendo en cuenta
que es un manual de contenido múltiple ya que se combinan 2 o más categorías que se
interrelacionan en la práctica administrativa.
Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado “MANUAL DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SANTA MARÍA DEL RIO”, siendo de suma importancia
para La Institución Educativa en virtud que propiciará la optimización de las tareas de la
administración pública en general.
94
La integración de este documento, parte de los Cuestionarios aplicadas durante el proceso
de elaboración del Manual y de la recopilación de información adicional directamente con las
áreas involucradas a través de charlas y observaciones.
Cabe aclarar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente manual,
tomando en cuenta que la administración es por naturaleza dinámica, es conveniente revisar
periódicamente las actividades que requiere la operación institucional para adecuarlas a los
nuevos enfoques administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a
cabo las actualizaciones necesarias al presente manual.
Objetivos
Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Institución Educativa Santa
María del Rio para mejorar su organización y funcionamiento ofreciendo un servicio de calidad
para beneficio de toda la comunidad educativa.
� Contar con una guía que permita a todos los miembros de la comunidad educativa conocer
cuáles son las rutas a seguir dependiendo del trámite que necesite.
� Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal
nuevo en las actividades que se desarrollan en la institución educativa.
� Presentar de manera ordenada los procedimientos que se realizan en cada área de gestión
y los puestos que intervienen en ellas.
95
5.2. Estructura Orgánica
Gráfico 31 Organigrama institucional
96
Aspectos Legales
Se tuvo en cuenta la normatividad vigente frente a cargos funciones y requisitos
señalados para las entidades del sector educativo.
� Decreto 2277 DE 1979 Por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión
docente.
� Ley 115 de 1994 Febrero 8 por la cual se expide la Ley General de Educación.
� Decreto 1860 de 1994, Reglamentación de la Ley General de Educación
� Ley 715 de 2001, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y
competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01
de 2001) de la Constitución Política.
� Decreto 230 de 2002 por el cual se dictan normas en materia de currículo, evaluación
y promoción de los educandos y evaluación institucional.
� Ley 734 de 2002 por la cual se expide el código disciplinario único.
� Decreto 3020 de 2002 por el cual se establecen los criterios y procedimientos para
organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo
estatal que prestan las entidades territoriales
� Decreto 1850 de 2002 por el cual se reglamenta la organización de la jornada escolar y
la jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos
estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios
certificados
� Decreto 1278 de 2004, Estatuto de Profesionalización Docente
Manual de Procesos y Procedimientos
Teniendo en cuenta la necesidad de cambio a la que ha estado sujeta la institución y el
sistema mismo que lo fundamenta, se inició un proceso de recolección de la experiencia diaria
con el objetivo de identificar cada uno de los procesos que se dan al interior tomando como base
97
las áreas de gestión educativa (Guia 34) para definir y sistematizar los procedimientos derivados
de tales procesos.
5.3. Procesos y Procedimientos
Institución Educativa Santa María Del Rio
5.3.1. Gestión Directiva
Tabla 1. Direccionamiento estratégico y horizonte institucional
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y HORIZONTE INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Establecer los lineamientos que
orientan la acción institucional en todos y cada uno de sus ámbitos de trabajo
RECTOR
2. planeamiento estratégico RECTOR 3. misión, visión, valores
institucionales (principios) RECTOR
4. metas, conocimiento y apropiación del direccionamiento
RECTOR
5. política de inclusión de personas con capacidades disímiles y diversidad cultural.
RECTOR
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
98
Tabla 2. Gestión estratégica
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Tener las herramientas esenciales para liderar, articular y coordinar todas las acciones institucionales.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA COMITÉ ACADÉMICO
2. Liderazgo, articulación de planes, proyectos y acciones, estrategia pedagógica.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA COMITÉ ACADÉMICO
3. Uso de información (interna y externa) para la toma de decisiones, seguimiento y autoevaluación
RECTORA COORDINADORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Apro bó: _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
99
Tabla 3. Gobierno escolar
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: GOBIERNO ESCOLAR PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Convocar a la comunidad educativa de los diferentes estamentos del gobierno escolar para favorecer la participación y la toma de decisiones en la institución a través de diversas instancias y dentro de sus competencias y ámbitos de acción.
RECTORA
2. Presidir y designar responsables para la elección de los diferentes estamentos del gobierno escolar: Consejos directivo, académico, estudiantil y de padres de familia, comisión de evaluación y promoción, comité de convivencia, personero estudiantil, y asamblea de padres de familia.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA CONSEJO ELECTORAL
DOCENTES PROYECTO DE DEMOCRACIA
3. Instruir asesorar y orientar sobre las funciones de los designados ante los diferentes estamentos del gobierno escolar
RECTORA
4. Coordinar con los docentes del área de sociales y el concejo electoral todo el proceso de elecciones estudiantiles
COORDINADORA DOCENTES PROYECTO DE
DEMOCRACIA
5. Convocar a todos los miembros designados a las reuniones respectivas según cronograma establecido
RECTORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
100
Tabla 4. Conformación de la asociación de padres de familia
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: CONFORMACIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Evaluar con la Junta Directiva de la
Asociación de Padres de Familia el trabajo efectuado en el año inmediatamente anterior
RECTORA JUNTA DIRECTIVA DE PADRES DE
FAMILIA
2. Convocar en nombre de la Asociación de Padres de familia a asamblea general
RECTORA JUNTA DIRECTIVA DE PADRES DE
FAMILIA 3. Instruir, orientar, asesorar sobre
normas legales que rigen las asociaciones de padres de familia
RECTORA JUNTA DIRECTIVA DE PADRES DE
FAMILIA 4. Orientar la elección de la Junta
Directiva de la Asociación de padres de familia
RECTORA
5. Posesionar y tomar juramento a los nuevos miembros de la Junta Directiva de la asociación de padres de familia
RECTORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
101
Tabla 5. PEI
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO PROCESO: PEI
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Revisar los programas y planes
según la Ley de educación actual y el PEI
CONSEJO ACADÉMICO COORDINADORA
2. Actualizar el PEI GOBIERNO ESCOLAR CONSEJO DE PADRES
CONSEJO DE ESTUDIANTES
3. Diseñar los proyectos educativos COORDINADORA
DOCENTES DE ÁREA 4. Distribuir los proyectos y planes a
las diferentes áreas COORDINADORA
DOCENTES 5. Desarrollar el PEI COMUNIDAD EDUCATIVA 6. Evaluar y efectuar las respectivas
correcciones CONSEJO ACADÉMICO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
102
Tabla 6. Evaluación del personal administrativo
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: EVALUACIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Citar al personal Administrativo e informar de la Evaluación
RECTORA
2. Citar al personal para la evaluación RECTORA 3. Establecer compromisos correctivos RECTORA 4. Hacer seguimiento y registrar por
escrito RECTORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
103
Tabla 7. Sanciones al personal docente y administrativo
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: SANCIONES AL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Verificar cumplimiento de funciones
o situación conflicto RECTORA
2. Se notifica y asume descargos pertinentes
PERSONAL ADMINISTRATIVO DOCENTES
3. Considerar los descargos y toma decisión respectiva
RECTORA
4. Si se abre proceso disciplinario, iniciar proceso disciplinario y enviar a la Dirección de Personal Docente y Administrativo de la Secretaría de Educación
RECTORA
5. Al aceptar descargos, hacer recomendaciones y ordena retomar funciones
RECTORA
6. Archivar en hoja de vida SECRETARÍA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
104
Tabla 8. Programación de reuniones de padres de familia
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: PROGRAMACIÓN DE REUNIONES DE PADRES DE FAMILIA
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Determinar las causas para reunión a padres de familia
RECTORA COORDINADORA
2. Elaborar cronograma RECTORA
COORDINADORA
3. Enviar circular a los padres de familia con su respectivo cronograma
RECTORA COORDINADORA
4. Informar a los docentes el motivo de
la reunión COORDINADORA
5. Preparar agenda RECTORA
COORDINADORA DIRECTORES DE CURSO
6. Adecuar Instalaciones PERSONAL DE SERVICIOS
GENERALES ESTUDIANTES
7. Desarrollar agenda
RECTORA COORDINADORA
DOCENTES PADRES DE FAMILIA
8. Entregar acta de la reunión SECRETARIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
105
Tabla 9. Evaluaciones de docentes
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: EVALUACIONES DE DOCENTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Identificar los procesos a evaluar RECTORA
COORDINADORA
2. Acordar y diseñar el instrumento entregado para evaluar a los docentes
RECTORA COORDINADORA
DOCENTES
3. Aplicar el instrumento acordado RECTORA
COORDINADORA
4. Interpretar los resultados obtenidos RECTORA
COORDINADORA
5. Realizar acuerdos de mejoramiento RECTORA
COORDINADORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
106
Tabla 10. Estímulo a docentes, directivos y funcionarios
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ESTIMULO A DOCENTES, DIRECTIVOS Y FUNCIONA RIOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Acordar celebración del día del docente
RECTORA ASOCIACIÓN DE PADRES DE
FAMILIA 2. Analizar aspectos que destaque al
docente, directivo y administrativo por innovaciones de desempeño, investigaciones científicas, eventos culturales a nivel local, regional o nacional; publicación de documentos y textos
RECTORA ASAMBLEA DE DOCENTES
COORDINADORA
3. Reconocer por su dedicación y esfuerzo con una “Distinción Especial” a los Docentes y/o funcionarios de la Institución Educativa que cumplan 20 o más años de servicio
RECTORA COORDINADORA
COMITÉ ORGANIZADOR
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
107
Tabla 11. Asignación de cupos a estudiantes nuevos
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ASIGNACION DE CUPOS A ESTUDIANTES NUEVOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles para admisión de estudiantes nuevos
CONSEJO DIRECTIVO SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
MUNICIPAL RECTORA
2. Verificar que cumplan con los requisitos de comportamiento y académicos contemplados en el manual de convivencia
RECTORA SECRETARIA
3. Elaborar y publicar en cartelera el listado de los estudiantes admitidos
RECTORA SECRETARIA
4. Realizar el cronograma y establecer los requisitos de matrícula
RECTORA SECRETARIA
5. Efectuar el proceso de matrícula de acuerdo con los requisitos establecidos
RECTORA SECRETARIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
108
Tabla 12. Evaluación institucional
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: EVALUACION INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Identificar los procesos a evaluar de la Institución
DIRECTIVOS
2. Diseñar el instrumento que permita evaluar a la Institución
DIRECTIVOS
3. Aplicar los instrumentos diseñados COMUNIDAD EDUCATIVA 4. Tabular la información recogida DIRECTIVOS 5. Interpretar los resultados obtenidos
en la evaluación DIRECTIVOS DOCENTES
6. Aplicar correctivos de acuerdo a los resultados
DIRECTIVOS DOCENTES
7. Archivar los procesos de la evaluación.
COORDINADORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
109
Tabla 13. Atención de quejas y reclamos
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Recibir la queja o reclamo (verbal o escrito) que es de su competencia, siguiendo el conducto regular
RECTORA COORDINADORA
DOCENTES
2. Estudiar y preparar respuesta para revisión y decisión de la Rectoría, si se trata de una solicitud escrita. En caso de que sea verbal, instruye para la respuesta respectiva
RECTORA
3. Firmar y disponer envío. RECTORA 4. Efectuar seguimiento a la solución o
respuesta. RECTORA
COORDINADORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
110
Tabla 14. Elaboración de establecimiento de relaciones interinstitucionales
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ELABORACIÓN DE ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Conocer ofertas de apoyo por parte
de instituciones oficiales y privadas RECTOR
2. Gestionar con entidades pertinentes el apoyo necesario
RECTOR
3. Planear el desarrollo de la actividad RECTOR
DOCENTES DEL ÁREA QUE CORRESPONDA
4. Llevar a cabo el programa o proyecto EQUIPO RESPONSABLE 5. Recibir recomendaciones y
sugerencias e informar el proceso RECTOR
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
111
Tabla 15. Cultura institucional
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: CULTURA INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Dar sentido, reconocimiento y legitimidad a las acciones institucionales.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA
2. Mecanismos de comunicación.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
3. Identificación y divulgación de buenas prácticas.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
4. Trabajo en equipo, reconocimiento de logros.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
112
Tabla 16. Clima institucional
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: CLIMA INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Generar un ambiente sano y agradable que propicie el desarrollo de los estudiantes, así como los aprendizajes y la convivencia entre todos los integrantes de la institución.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
2. Pertenencia y participación.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
3. Ambiente físico. RECTORA ALCALDIA
4. Inducción a los nuevos estudiantes, motivación hacia el aprendizaje.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
5. Manual de convivencia, actividades extracurriculares, bienestar de los alumnos, manejo de conflictos y casos difíciles.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
113
Tabla 17. Relaciones con el entorno
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: RELACIONES CON EL ENTORNO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Aunar y coordinar esfuerzos entre el establecimiento y otros estamentos para cumplir su misión y lograr los objetivos específicos de su PEI y su plan de mejoramiento.
RECTORA COORDINADORA
PADRES DE FAMILIA AUTORIDADES EDUCATIVAS
OTRAS INSTITUCIONES SECTOR PRODUCTIVO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
114
5.3.2. Gestión Académica
Tabla 18. Diseño pedagógico curricular
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: DISEÑO PEDAGÓGICO CURRICULAR PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Definir lo que los estudiantes van a aprender en cada área, asignatura, grado y proyecto transversal, el momento en el que lo van a aprender, los recursos a emplear, y la forma de evaluar los aprendizajes.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTE
COMITÉ ACADÉMICO
2. Plan de estudios, enfoque metodológico, recursos para el aprendizaje, jornada escolar, evaluación.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTE
COMITÉ ACADÉMICO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
115
Tabla 19. Prácticas pedagógicas
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Organizar las actividades de la institución educativa para lograr que los estudiantes aprendan y desarrollen sus competencias.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTE
COMITÉ ACADÉMICO 2. Opciones didácticas para las áreas,
asignaturas y proyectos transversales, estrategias para las tareas escolares, uso articulado de los recursos y los tiempos para el aprendizaje.
COMITÉ ACADÉMICO DOCENTES
Revis ó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
116
Tabla 20. Actualización a docentes
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ACTUALIZACION A DOCENTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Identificar las necesidades de actualización de los docentes
CONSEJO DE DOCENTES COORDINADORA
2. Priorizar las necesidades de actualización de los docentes
CONSEJO ACADÉMICO COORDINADORA
3. Seleccionar la entidad capacitadora CONSEJO ACADÉMICO 4. Acordar día y hora con los docentes
para realizar la actividad RECTORA DOCENTES
5. Dirigir la actualización de los docentes
ENTIDAD CAPACITADORA
6. Evaluar el desarrollo de la actividad y elaborar informe
DIRECTIVOS DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
117
Tabla 21. Estímulos a estudiantes
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ESTIMULOS A ESTUDIANTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Izar el pabellón nacional los que se destacan por el rendimiento académico y buen comportamiento
DIRECTORES DE GRUPO DOCENTES
2. Reconocer ante la comunidad educativa al curso que tenga el mejor rendimiento y comportamiento
COORDINADORA TUTORA
DIRECTORES DE CURSO 3. Seleccionar a los estudiantes de cada
curso por rendimiento académico y su espíritu de colaboración en las actividades deportivas, culturales y proyección a la comunidad y otorgar escudo de la institución o resolución rectoral
ASAMBLEA DE DOCENTES COORDINADORA
DIRECTORES DE CURSO
4. Seleccionar los10 mejores estudiantes al finalizar el año con excelente rendimiento y comportamiento.
COORDINADORA
TUTORA DIRECTORES DE GRUPO
5. Publicar mediante resolución en el
acto de clausura, entregando el estímulo que se establece en el manual de convivencia.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DIRECTORES DE CURSO
6. Seleccionar al mejor deportista de la Institución y del curso por su comportamiento, esfuerzo, colaboración y disciplina deportiva.
COORDINADORA DOCENTE DE EDUCACIÓN FÍSICA
7. Otorgar un “premio especial” al estudiante del grado Once que obtenga el mejor puntaje en las pruebas del ICFES en el acto de promoción de bachilleres.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DIRECTOR DE ONCE
8. Reconocer al mejor bachiller en el acto de promoción de bachilleres.
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DIRECTOR DE ONCE
9. Estimular con la “Medalla al Mérito” a los grupos musicales, teatrales, corales y artísticos siempre y cuando respondan a los objetivos fijados por el colegio
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
118
Tabla 22. Conmemoraciones
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: CONMEMORACIONES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Establecer las celebraciones a realizar
RECTORA COORDINADORA
2. Convocar a reunión de consejo académico para determinar el cronograma de actividades
RECTORA
3. Convocar a reuniones para organizar la actividad y designar responsables
JEFE DE ÁREA
4. Elaborar el programa, con el cual se conmemora la fiesta patria
DOCENTES
5. Seleccionar estudiantes que merezcan izar la bandera
DIRECTORES DE GRUPO
6. Escoger el sitio apropiado para el desarrollo
DOCENTES DIRECTORES DE GRUPO
7. Organizar el programa DIRECTORES DE GRUPO 8. Distribuir las invitaciones y
participaciones DIRECTORES DE GRUPO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
119
Tabla 23. Salida de estudiantes durante la jornada
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: SALIDA DE ESTUDIANTES DURANTE LA JORNADA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Diligenciar el formato de permiso que se encuentra en la agenda estudiantil y firmarlo
PADRE DE FAMILIA
2. Presentarlo al director de grupo ESTUDIANTE
3. Presentarlo al coordinador ESTUDIANTE
4. Confirmar veracidad COORDINACIÓN
5. Verificar presencia del padre de familia COORDINACIÓN
6. Avisar a portería COORDINACIÓN
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
120
Tabla 24. Atención a padres de familia
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ATENCIÓN A PADRES DE FAMILIA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Establecer horario de atención RECTOR
COORDINACIÓN DOCENTES
2. Publicar el horario COORDINADORA
DIRECTORES DE GRUPO 3. Cumplir el Horario establecido PADRES DE FAMILIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
121
Tabla 25. Plan de mejoramiento académico
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: PLAN DE MEJORAMIENTO ACADÉMICO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Reunir a los docentes de los diferentes grados para evaluar avances o dificultades
RECTORA COORDINADORA
TUTORA CONSEJO ACADÉMICO
2. Impartir orientaciones para la realización de planes de mejoramiento o estrategias de acuerdo a cada asignatura
RECTORA COORDINADORA
TUTORA CONSEJO ACADÉMICO
3. Diseñar e implementar estrategias de acuerdo a la asignatura
DOCENTES
4. Revisar los planes de mejoramiento de acuerdo a las pautas impartidas
COORDINADORA
5. Corregir, complementar y entregar los planes de mejoramiento académico
COORDINADORA
6. Socializar los planes y programas por áreas o por grados
DOCENTES
7. Analizar los resultados en reuniones de área y presentar alternativas de solución
COORDINADORA DOCENTES
8. Evaluar y retroalimentar los resultados del proceso
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
122
Tabla 26. Organización del cronograma y calendario de actividades
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ORGANIZACIÓN DEL CRONOGRAMA Y CALENDARIO DE ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Ajustar el cronograma de acuerdo a
disposiciones legales y las actividades de años anteriores
RECTORA COORDINADORA
TUTORA
2. Ubicar las actividades en el cronograma y calendario según: asignación, responsable, hora y fecha
RECTORA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
3. Digitar el cronograma y calendario cronológico de acuerdo a reunión
SECRETARIA
4. Distribuir el cronograma y calendario a docentes estudiantes y padres
COORDINADORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
123
Tabla 27. Elaboración de horarios
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ELABORACIÓN DE HORARIOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Analizar intensidad horaria por asignatura
CONSEJO ACADÉMICO COORDINADORA
2. Reunirse por áreas para distribuir la asignación académica en los diferentes cursos
COORDINADORA
3. Pasar reporte de asignación académica
DOCENTES
4. Elaborar horario general COORDINADORA 5. Notificar a los docentes de su
respectivo horario COORDINADORA
6. Analizar el horario, sujeto a cambios
COORDINADORA DOCENTES
7. Dar a conocer horarios a los estudiantes
DIRECTORES DE GRUPO
8. Desarrollar los horarios DOCENTES
ESTUDIANTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
124
Tabla 28. Elaboración de proyectos transversales
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ELABORACIÓN DE PROYECTOS TRANSVERSALES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Elaborar el diagnóstico: (necesidad de la comunidad)
DOCENTES
2. Diseñar metas de Proyectos especiales
RECTOR DOCENTES
TUTORA ESTUDIANTES
3. Diseñar Proyectos especiales transversales
COMUNIDAD EDUCATIVA
4. Distribuir los Proyectos a las diferentes Áreas
COORDINADORA
5. Desarrollar los Proyectos JEFES DE ÁREA
COMUNIDAD EDUCATIVA 6. Llevar la evaluación correspondiente
e informar CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
7. Efectuar Correcciones y ajustes CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
125
Tabla 29. Reuniones de área
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: REUNIONES DE ÁREA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. De acuerdo a los horarios, programar horario en el que se van a reunir las diferentes áreas
COORDINADORA
2. Sugerir a los docentes el horario de reunión de las diferentes áreas
COORDINADORA
3. Realizar cronograma, teniendo en cuenta los ajustes necesarios
JEFES DE ÁREA
4. Ejecutar el cronograma DOCENTES POR ÁREA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
126
Tabla 30. Elaboración de listas y organización de los estudiantes para conformar los cursos
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ELABORACIÓN DE LISTAS Y ORGANIZACIÓN DE LO S ESTUDIANTES PARA CONFORMAR LOS CURSOS
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Distribución de estudiantes por
cursos DIRECTORES DE GRUPO
2. Establecer y aplicar criterios para la distribución de estudiantes
DIRECTORES DE GRUPO
3. Asignar salones de acuerdo al número de estudiantes
COORDINADORA
4. Elaborar las listas por curso SECRETARIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
127
Tabla 31. Promoción de estudiantes
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: PROMOCIÓN DE ESTUDIANTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. El estudiante se promueve en cualquier época del año al llegar al 100% en todas las asignaturas
DOCENTES TUTORA
2. Programar reuniones bimensuales CONSEJO ACADÉMICO
3. Presentar estrategias pedagógicas
DOCENTES ESTUDIANTES
CONSEJO ACADÉMICO TUTORA
4. Promover al estudiante al finalizar el año de acuerdo a criterios de promoción inter e intra ciclo
COMITÉ DE EVALUACIÓN PROMOCIÓN
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
128
Tabla 32. Elaboración de asignación académica
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PROCESO: ELABORACIÓN DE ASIGNACIÓN ACADÉMICA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Ajustar la asignación académica al plan de estudios teniendo en cuenta: estudiantes, asignaturas, grados y especialidad del docente
RECTOR CONSEJO ACADÉMICO
COORDINACIÓN
2. Distribuir la asignación académica RECTOR 3. Entregar las asignaciones a los
docentes COORDINADOR
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
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Tabla 33. Gestión de aula
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PROCESO: GESTIÓN DE AULA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Concretar los actos de enseñanza y aprendizaje en el aula de clase.
DOCENTES
2. Relación y estilo pedagógico, planeación de clases y evaluación en el aula.
DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
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Tabla 34. Seguimiento académico
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PROCESO: SEGUIMIENTO ACADÉMICO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Definir los resultados de las actividades en términos de asistencia de los estudiantes, calificaciones, pertinencia de la formación recibida, promoción y recuperación de problemas de aprendizaje.
RECTORA TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO COORDINADORA
DOCENTES
2. Seguimiento a los resultados académicos, a la asistencia de los estudiantes.
RECTORA TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO COORDINADORA
DOCENTES
3. Seguimiento a los egresados RECTORA TUTORA
COORDINADORA 4. Uso pedagógico de las evaluaciones
externas, actividades de recuperación y apoyos pedagógicos adicionales para estudiantes con necesidades educativas especiales.
RECTORA TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO COORDINADORA
DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
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Tabla 35. Cuando los estudiantes cometen faltas
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PROCESO: CUANDO LOS ESTUDIANTES COMETEN FALTAS PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES
1. El primer paso se agota con quien haya tenido la dificultad 2. Si no es solucionada, se dirige al Director de Grupo 3. En tercera instancia se pasa a Coordinación 4. Cuarta instancia Comité de Convivencia. 5. Quinta instancia a la Rectora de la Institución.
� Por recurso de reposición al Consejo Directivo (el personero de estudiantes
garantizará que el debido proceso se esté llevando adecuadamente), quien toma las decisiones correctivas a que haya lugar.
� Remisión del caso a autoridades competentes (situaciones tipo II y III Ley Convivencia Escolar)
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
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Tabla 36. Situaciones tipo I
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PROCESO: SITUACIONES TIPO I PROCEDIMIENTOS
1. Uso inadecuado de materiales, libros y/o equipos del colegio. 2. Usar vocabulario y/o gestos inadecuados (groserías) a compañeros, profesores,
directivos, administrativos u otros miembros de la comunidad educativa. 3. Agresiones verbales esporádicas, ocasionando burlas, utilizando apodos,
haciendo bromas de mal gusto y propiciando actitudes despectivas con sus semejantes.
4. Conflictos interpersonales como altercados, discusiones, enfrentamientos, riñas. 5. Agresiones físicas esporádicas que no generen daño al cuerpo o a la salud. 6. Ocasionar burlas, utilizar apodos, hacer bromas de mal gusto y propiciar
actitudes despectivas con sus semejantes. 7. Participar de celebraciones inadecuadas usando harina, huevos, aguas y otros,
dentro y fuera de la Institución portando el uniforme del Colegio.(pasan de tipo II a tipo I)
8. Comentarios inapropiados sobre la orientación sexual.
9. No mantener su entorno institucional limpio, ordenado y en buen estado.
10. Participar en rifas, apuestas, ventas de alimentos (chicles, colombinas etc.) y/o juegos de azar dentro de la Institución o fuera de ella portando el uniforme.
11. Ingerir cualquier tipo de alimentos en actividades académicas, formaciones o en actos comunitarios.
12. Permanecer en las aulas de clase en hora de descanso. 13. Indiferencia e irrespeto a los actos cívicos y símbolos patrios. 14. Participar de celebraciones inadecuadas usando harina, huevos, agua y otros,
dentro y fuera de la Institución portando el uniforme del Colegio. 15. Presentarse a la Institución sin la agenda y los implementos requeridos para
cada clase (agenda y útiles).
16. Atender visitas de particulares en cualquier sitio de la Institución. 17. Portar radios, grabadoras, walkman, audífonos, mp3, mp4, mp5, iPod, iPad
celulares, PSP, joyas, revistas, materiales, y demás elementos que causen perturbación, alteración, distracción o conflicto entre los estudiantes.
18. Dejar de presentar oportunamente las excusas por inasistencia a actividades escolares.
19. No participar de las clases o eventos de la Institución por negligencia. 20. Ocultar a los padres y/o acudientes citaciones, mensajes e información que
envíe la Institución. 21. Salir del salón o de la Institución en tiempo de actividad académica o en el
desarrollo de actividades programadas por la misma, sin permiso de un docente o directivo docente.
22. Portar de forma inadecuada el uniforme.
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23. Portar el uniforme en lugares que no corresponden como: bares, billares, tiendas, espacios donde hay juegos de azar, riñas callejeras, entre otros.
24. Manifestaciones amorosas de “tipo íntimo” dentro o fuera del plantel portando el uniforme de la Institución.
25. Propagar dibujos, revistas y escritos pornográficos, escribir grafitis y mensajes en paredes, mesas, puertas, dentro y fuera de la institución.
26. Participar en juegos de azar, suerte y apuestas dentro del plantel, diferente al uso pedagógico.
27. Indisciplina en las horas de clase (en presencia o ausencia del profesor), formaciones, actos culturales o deportivos con risas sarcásticas, gritos, silbidos y groserías, impidiendo el derecho del profesor al trabajo en condiciones dignas y el derecho a la educación de las y los compañeros.
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Tabla 37. Medida formativa tipo I
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PROCESO: MEDIDA FORMATIVA TIPO I Protocolos Situaciones Tipo I
PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES 1. Conocimiento de los hechos por parte de las directivas, docentes y estudiantes
involucrados (víctimas, victimarios y terceros). 2. Información de los hechos a los padres de familia o acudientes de las víctimas
y de los generadores de hechos violentos.
3. Diálogo reflexivo con el estudiante, compromiso en el observador, reparación al daño causado y seguimiento del mismo.
4. Realizar los registros del caso y las acciones de manejo. 5. Seguimiento del caso y de los compromisos a fin de verificar si la solución fue
efectiva. 6. Si reincide en la falta se torna tipo II y la medida se tomará de acuerdo al
protocolo establecido para este tipo de situaciones Soluciones Pedagógicas:
� Reflexión Sobre: Importancia del trabajo en equipo, acuerdos para el cumplimiento de normas, manejo de emociones, empatía, identificación de talentos. Anotación en el Observador y Seguimiento del Estudiante
� Nota: Cuando un estudiante está utilizando elementos mencionados en el numeral 17, en los tiempos y espacios que no corresponde a su uso o para efectos diferentes a lo académico, se hace el llamado de atención, si reincide, el docente lo retira. Si es un computador o Tablet, se cita al padre de familia o acudiente y se entrega, dejando compromiso escrito en el observador, los demás objetos que sean retenidos se entregan en rectoría y se devuelven en la clausura del año lectivo.
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Tutora
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Tabla 38. Situaciones tipo II
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PROCESO: SITUACIONES TIPO II PROCEDIMIENTOS
1. La reincidencia de cualquier situación tipo I se convierte en situación tipo II. 2. Acoso escolar utilizando juguetes bélicos y objetos corto punzantes o hacer
uso de cualquier arma para definir problemas, amenazar o intimidar dentro o fuera de la Institución.
3. Ciberacoso escolar. 4. Causarse daño físico (Cutting). 5. Agresión física con daños al cuerpo o a la salud sin secuelas, o la moral de los
compañeros o de cualquier miembro de la comunidad educativa, dentro o fuera de la Institución.
6. Dirigirse en forma irrespetuosa a compañeros, profesores, directivos, administrativos u otros miembros de la comunidad educativa.
7. Utilizar las herramientas tecnológicas para el uso de páginas sociales, pornográficas o consultas diferentes a las académicas.
8. Publicar fotografías, videos y hacer comentarios despectivos o degradantes de los miembros de la comunidad educativa en redes sociales de la internet (Facebook, Messenger, Twitter, Flickr, Sónico, hi5, Youtube, Instagram, Snapchat, etc.).
9. Emplear expresiones y actitudes morbosas, juegos inadecuados, bruscos y con doble sentido con cualquier miembro de la Institución, aun en términos amigables.
10. Encubrir a los compañeros frente a cualquier falta (robo, fraude, mentiras, juegos morbosos, mal uso de herramientas tecnológicas).
11. Participar y/o promover desórdenes públicos y/o protestas poniendo en tela de juicio el buen nombre del plantel.
12. Ingresar a la unidad sanitaria del sexo opuesto mostrando clara intención de irrespeto y falta a la moral.
13. Amenazar, coaccionar y chantajear a los integrantes de la comunidad educativa. 14. Utilizar el nombre del colegio con fines sociales, económicos, religiosos o
políticos sin debida autorización de la rectoría. 15. La suplantación comprobada del padre de familia o acudiente o su firma
cuando sea requerido por la Institución. 16. Irrespetar en forma lesiva, calumniar o injuriar a los directivos, docentes,
administrativos o estudiantes. 17. Portar o consumir cigarrillos dentro del establecimiento o en lugares donde
esté reunida la Comunidad Educativa y fuera de ella portando el uniforme.
18. Evasión de las actividades académicas de forma premeditada engañando a la familia y a la Institución.
19. Emplear las mentiras para justificar irresponsabilidades ocasionando problemas
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entre padres de familia y docentes. 20. Tener matrícula en observación y no cumplir con los compromisos Académicos
y/o Comportamentales. 21. Ocasionar daños a la planta física, muebles, enseres, equipos, computadores,
bicicletas, material didáctico o tecnológico de propiedad de la institución o de cualquier otro miembro de la comunidad educativa y/o cometer actos de vandalismo como romper candados y atentar contra la planta física e inmobiliaria de la institución.
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Tabla 39. Medidas formativas II
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PROCESO: MEDIDAS FORMATIVAS II Protocolos Situaciones Tipo II
PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES 1. El docente informa al Coordinador la situación presentada. 2. El coordinador informa de manera inmediata a los padres, madres o acudientes
de los estudiantes involucrados. 3. En caso de daño al cuerpo o a la salud, garantizar la atención inmediata en
salud física y mental de los involucrados, mediante la remisión a las entidades competentes.
4. Reconstrucción de la situación a partir de la descripción verbal de los involucrados, revisión de los contenidos publicados (Ciberacoso).
5. Reporte del caso al comité de convivencia por parte de la Rectora. 6. El comité de convivencia escucha a las partes, quienes exponen y precisan lo
acontecido, preservando en cualquier caso el derecho a la intimidad, confidencialidad y demás derechos.
7. Determinar las acciones restaurativas que busquen la reparación de los daños causados, el restablecimiento de los derechos y la reconciliación dentro de un clima de relaciones constructivas en la Institución.
8. Realizar los registros del caso y las acciones de manejo (Acta de Comité de Convivencia Accidental de Hecho y Observador).
9. Adoptar medidas para proteger a los implicados en situaciones de posibles acciones en su contra.
10. Búsqueda de apoyo profesional para el agresor. 11. Cuando se requieran medidas de restablecimiento de derechos, remitir la
situación a las autoridades administrativas Casa de la Justicia, en el marco de la Ley 1098 de 2006, actuación de la cual se dejará constancia
Soluciones Pedagógicas: 1. Jornadas de reflexión sobre uso racional de redes sociales, intimidad, respeto
por la diferencia… 2. Trabajo reflexivo sobre competencias ciudadanas. 3. Rechazo público a este tipo de situaciones. Medidas Correctivas Institucionales: 1. Suspensión temporal de actividad académica de 3 días hábiles. 2. Si reincide la falta se convierte en situaciones tipo III.
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Tabla 40. Situaciones tipo III
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PROCESO: SITUACIONES TIPO III PROCEDIMIENTOS
1. La reincidencia en la situación tipo II se convertirá en situación tipo III. 2. El fraude comprobado en evaluaciones, trabajos, registros, agendas, citaciones,
boletines e incapacidades médicas. 3. Implicaciones en procesos policivos y/o judiciales (dentro o fuera de la
Institución). 4. Inducir, manipular, sobornar u obligar a otra persona a cometer actos que
constituyen falta de convivencia o de cualquier otra manera que atente contra la integridad física o moral, la ley y las buenas costumbres que exige la institución.
5. Ingerir, introducir, guardar, traficar, distribuir y/o consumir bebidas embriagantes o estimulantes y/o sustancias psicoactivas y/o alucinógenas dentro y fuera del plantel, durante actividades académicas o pedagógicas, eventos culturales, sociales y deportivos programados por la institución.
6. Presentarse en la Institución o algún evento programado por la Institución, en estado de embriaguez o bajo efectos de cualquier sustancia psicoactiva o alucinógena.
7. La práctica de rituales de cualquier índole que atenten contra la integridad física, moral, psicológica o social dentro de la institución.
8. Amenazar en forma directa a cualquier miembro de la comunidad educativa para que no delate un hecho delictivo o cualquier otra situación.
9. Participar en pandillas o grupos que atenten contra la comunidad educativa dentro o fuera de ella.
10. Traer grupos delictivos o pandillas para agredir cualquier miembro de la comunidad.
11. Hurto comprobado y/o complicidad.
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Tabla 41. Medida formativa III
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PROCESO: MEDIDA FORMATIVA III Protocolo Situaciones Tipo III
PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES 1. El docente informa al Coordinador la situación presentada. 2. En casos de daño al cuerpo o a la salud se garantiza la atención inmediata en salud física y mental de los involucrados, mediante la remisión a las entidades competentes, actuación de la cual se dejará constancia. 3. El coordinador informa de manera inmediata a los padres, madres o acudientes de todos los estudiantes involucrados. 4. La Rectora convoca al comité de convivencia de forma inmediata para el análisis de la situación y toma de decisión pertinente. 5. El comité de convivencia escucha a las partes, quienes exponen y precisan lo acontecido, preservando en cualquier caso el derecho a la intimidad, confidencialidad y demás derechos. 6. La Rectora de manera inmediata, pondrá la situación en conocimiento de la entidad Policía Nacional, sección de Policía de Infancia y Adolescencia y/o autoridades competentes, actuación de la cual se dejará constancia. 7. El Comité de Convivencia adopta las medidas propias de la Institución educativa, orientadas a proteger dentro del ámbito de las competencias a la víctima, a quien se le atribuye la agresión y a las personas que hayan informado o hagan parte de la situación presentada. 8. Realizar los registros del caso y las acciones de manejo (Acta de Comité de Convivencia Accidental de Hecho y Observador). Las Medidas Correctivas Institucionales 1. Suspensión temporal de actividad académica de 8 días hábiles. 2. Si reincide, matrícula en observación. 3. 3. Si reincide Negación del Cupo para el año siguiente. Respecto a retardos e inasistencias Se debe cumplir con el horario de ingreso establecido para la jornada. El estudiante que llegue a la Institución después de la hora de entrada, con 8 retardos acumulados, el Coordinador citará a los padres de familia o acudientes y se firmará un compromiso con las respectivas acciones pedagógicas; con 12 retardos acumulados será suspendido por 3 días, si reincide se le asignará matrícula en observación, si continúa la reincidencia, se analizará la posibilidad de pérdida de cupo para el siguiente año. Por decisión del Consejo Directivo los estudiantes que llegan tarde injustificadamente se quedan después de la jornada escolar a realizar actividades como aseo de pasillos, patio, limpieza de mesas o apilar sillas. Es deber de los padres de familia justificar la inasistencia de sus hijos. Llamar a la Institución el día que el estudiante falta a clase e informar el día siguiente a la ausencia en la agenda anexando la incapacidad o justificación respectiva.
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Si el estudiante completa tres ausencias injustificadas se citará al padre de familia o acudiente y se firmará compromiso con las respectivas acciones pedagógicas, si reincide será suspendido por 3 días, si continúa fallando sin justificación se asignará matrícula en observación, si sigue incumpliendo, se analizará la posibilidad de pérdida de cupo para el siguiente año. Parágrafo 4: Respecto al incumplimiento con los uniformes El estudiante que incurra en el incumplimiento en el uso del uniforme en 8 ocasiones, el Coordinador citará a los padres de familia o acudientes, se firmará un compromiso con las respectivas acciones pedagógicas, con 12 faltas acumuladas, será suspendido por 3 días, si reincide se le asignará matrícula en observación, si continúa la reincidencia se analizará la posibilidad de pérdida de cupo para el siguiente año. ESTÍMULOS Resulta gratificante para todo individuo, el que se le reconozcan sus esfuerzos y el haber superado todos los obstáculos para alcanzar sus objetivos. Es por tal razón, que conocedores del anhelo de superación y el deseo de reconocimiento se concedan los siguientes estímulos: � Izar bandera cuando el estudiante cumple con las normas del Manual de
Convivencia y demuestra buen rendimiento académico, compañerismo, buenos modales, adecuada presentación.
� Felicitaciones en forma oral y escrita: cuando el estudiante se destaca por su buen comportamiento.
� Monitor del curso y representante al Consejo Estudiantil: cuando el estudiante se destaca por sus cualidades ante el grupo.
� • Menciones y premios: cuando el estudiante se distinga por sus cualidades deportivas, académicas, artísticas y actitudinales así: Diploma de Honor, Medalla al Mejor Bachiller y Medalla al estudiante con mejor puntaje ICFES, lealtad y permanencia.
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Tabla 42. Sistema institucional de evaluación – SIE
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PROCESO: SISTEMA INSTITUCIONAL DE EVALUACIÓN – SIE PROCEDIMIENTOS
La evaluación pretende los siguientes objetivos:
1. Determinar el nivel de desarrollo en que se encuentran las distintas habilidades de pensamiento del estudiante.
2. Determinar el nivel de desempeño en que se encuentra un estudiante con respecto a los requerimientos mínimos del MEN, estándares curriculares, resultados de las pruebas SABER.
3. Diseñar estrategias de mejoramiento que permitan la satisfacción coherente e integral de las necesidades diagnósticas en el estudiante: BASES, HABILIDADES DE PENSAMIENTO, ESTÁNDARES CURRICULARES, GUSTOS Y EXPECTATIVAS.
4. Realizar diagnósticos que permitan determinar los saberes previos, habilidades de pensamiento. gustos y expectativas de cada estudiante.
5. Alcanzar coherencia en el proceso de aprendizaje del estudiante, gracias al seguimiento puntual de actividades, fortaleza y debilidades.
6. Identificar las características personales, intereses, ritmo y estilo de aprendizaje de cada estudiante.
7. Proporcionar información básica, referentes bibliográficos, inducción y acompañamiento en todo el proceso de enseñanza- aprendizaje, para orientar al estudiante y valorar sus avances.
8. Implementar estrategias pedagógicas para apoyar a los estudiantes.
Revisó: _________________
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Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
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Tabla 42. Criterios de evaluación
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PROCESO: CRITERIOS DE EVALUACIÓN PROCEDIMIENTOS
1. La valoración incluirá los conceptos cuantitativos y cualitativos de los avances de los desempeños por asignaturas, las competencias y actitudes propias del proceso de enseñanza aprendizaje.
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Tabla 43. Criterios académicos institucionales
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PROCESO: CRITERIOS ACADÉMICOS INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTOS
� Presentación del trabajo con los pasos de la guía. � Sustentación que evidencie el dominio de la información. � Aplicación del conocimiento. El estudiante alcanzará el porcentaje esperado en los temas de cada asignatura cuando: � Presente todos los pasos de la guía personal de estudio con calidad y
rigurosidad establecidas. � La sustentación y aplicación evidencien la competencia establecida, según el
tema. � Aplique y relacione los conocimientos en su diario vivir, con su contexto. NOTA: La sola presentación del trabajo escrito, no garantiza la obtención del porcentaje del tema correspondiente, siempre debe hacerse la sustentación del trabajo; para obtener el porcentaje establecido.
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Tabla 44. Criterios de desempeño
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PROCESO: CRITERIOS DE DESEMPEÑO PROCEDIMIENTOS
Desempeño Superior � Presenta a tiempo trabajos con todos los pasos de la guía y sustentaciones de
calidad. � No presenta dificultades de comportamiento. � No tiene ausencias o en su defecto son mínimas y justificadas. � Participa en actividades curriculares y extracurriculares de la asignatura. � Posee sentido de pertenencia hacia la Institución. � Maneja un buen proceso de autonomía y responsabilidad promoviendo su
propio desarrollo. Desempeño Alto � Presenta trabajos y sustentaciones, pero debe hacer correcciones por no cumplir
con los pasos de la guía. � Reconoce y supera dificultades de comportamiento. � Presenta inasistencias justificadas � Posee sentido de pertenencia hacia la Institución. � Valora y promueve con autonomía su propio desarrollo. Desempeño Básico � Presenta los trabajos incompletos, sin seguir la guía, se demora en hacer las
correcciones, la calidad de la sustentación es mínima. � Presenta dificultades de comportamiento que incide en el rendimiento
académico. � Inasistencias injustificadas. � Poco interés por construir su conocimiento. � Poco nivel de responsabilidad y autonomía. � Desarrolla el mínimo de actividades curriculares requeridas. � Falta interés por consultar y presentar trabajos y sustentaciones. � Poco de trabajo en casa y en el colegio. Desempeño Bajo � No alcanza los niveles de desempeños básicos propuestos. � No presenta trabajos ni sustentaciones. � No busca la asesoría del docente. � No hay nivel de responsabilidad y autonomía. � No trabaja ni en casa ni en el colegio. � Presenta dificultades de comportamiento que afecta su desempeño académico
personal y colectivo. � Ausencias injustificadas.
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Tabla 45. Criterios de promoción
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PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN PROCEDIMIENTOS
El estudiante podrá ser promovido inmediatamente cuando: � Alcance el 100% en todas las asignaturas, en cualquier época del año. � Al finalizar el año podrá ser promovido el estudiante que alcance el 100% en
todas las asignaturas. � Si el estudiante no termina su proceso de formación en la institución su
desempeño será homologado a la escala valorativa nacional. � No será promovido el estudiante que acumule un 20% de inasistencia
injustificada durante el año escolar, en cualquiera de los niveles educativos. � Como un estímulo para los estudiantes de grado once, que al momento del
recibir los resultados de la prueba ICFES, tengan mínimo un de 70 % en la asignatura del colegio y alcancen un puntaje de 70 o más en la asignatura la podrán cerrar al 100%. (Solo aplica para las asignaturas evaluadas por la prueba ICFES). Además, solo se les otorgará el grado de Bachiller si alcanzan el 100% en todas las asignaturas y certifican el Servicio Social según resolución 4210 del 12 septiembre de 1996 y los demás requisitos de ley exigidos para optar el título de bachiller. Para este grado no se proclamarán los estudiantes que hayan cometido faltas contempladas en Situación Tipo III.
� Los estudiantes que no cumplan con estos criterios de promoción se matricularán en el mismo curso y continuarán en su proceso hasta llegar al 100% en todas las asignaturas y ser promovidos.
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Tabla 46. Proceso: criterios de promoción anticipada de grado
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PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN ANTICIPADA DE GRADO PROCEDIMIENTOS
La Institución Educativa para la promoción anticipada de sus estudiantes tiene en cuenta el modelo pedagógico que la identifica “Sistema de Educación Relación Fontán” y los parámetros establecidos en la Ley General de Educación y el decreto 1290 de 2009. Procedimiento: 1. Se realiza durante cualquier época del año. 2. El Director de Grupo y/o padre de familia con las evidencias respectivas
presentan la solicitud ante el Consejo Académico. 3. 3. El Consejo Académico analiza el informe presentado por cada docente y
solicita toma la decisión e informa al Consejo Directivo. Criterios de Promoción anticipada: 1. Demostrar un grado superior en el desarrollo cognitivo, personal y social en el
marco de las competencias básicas del grado que cursa. 2. Evidenciar los criterios establecidos para desempeño superior (ver criterios de
promoción de desempeño Superior). 3. Evidenciar dominio, relación y aplicación de conceptos y teorías básicas de las
áreas demostrando las habilidades y competencias básicas en la solución de problemas y situaciones cotidianas.
4. Demostrar excelencia académica en todas las áreas soportado con el informe correspondiente del docente o docentes titulares.
5. 5. Demostrar excelencia en la convivencia escolar.
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Tabla 47. Criterios de promoción inter ciclos
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PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN INTER CICLOS CICLO UNO (Transición, 1°, 2°)
PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES Interciclo Se promocionará al grado primero o segundo (según corresponda) al estudiante que aunque no haya logrado un 100% en las dimensiones, muestre un adecuado nivel madurativo para su edad. � Evidencie el cumplimiento de los objetivos básicos del grado que cursa. � Muestre una buena adaptación curricular en el grado que cursa y conocimiento
del siguiente. � Demuestre un buen desempeño de habilidades sociales, madurez emocional,
trato respetuoso y cordial a sus pares y comunidad en general. � Los padres muestren compromiso institucional. Evidencie el cumplimiento del
manual de convivencia y no haya cometido faltas. Interciclo Se promocionará al ciclo II el estudiante que alcance el 100% del desarrollo de las competencias básicas correspondientes a cada dimensión en el grado segundo. Si al culminar los tres grados del ciclo el estudiante aún no obtiene el 100% en cada una de las dimensiones; no podrá ser promovido y continuará en el proceso hasta lograr dichos porcentajes.
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Tabla 48. Objetivos básicos alcanzados al finalizar
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PROCESO: OBJETIVOS BÁSICOS ALCANZADOS AL FINALIZAR CADA GRADO DEL CICLO: CICLO DOS (3°, 4°)
PROCEDIMIENTOS Intraciclo Se promocionará del grado tercero al grado cuarto al estudiante que: 1. Presente déficit del 20 % o menos en dos asignaturas, quien podrá movilizarse dentro del ciclo. 2. El estudiante que quede con un porcentaje en déficit superior al 20 % en cualquier asignatura no podrá ser promovido al grado cuarto, pero podrá avanzar en aquellas asignaturas que haya culminado al 100 %. 3. El estudiante que cumpla con las normas básicas contempladas en el manual de convivencia de la institución. Interciclo Los estudiantes serán promovidos al ciclo tres siempre y cuando tenga todas las asignaturas con el 100 % requerido. Objetivos básicos al finalizar el ciclo II
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Tabla 49. Ciclo tres (5°, 6°, 7°) y ciclo iv (8°, 9°)
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PROCESO: CICLO TRES (5°, 6°, 7°) Y CICLO IV (8°, 9°) PROCEDIMIENTOS
CRITERIO INTRACICLO: Al final del año en comité de evaluación y promoción el estudiante que quede con un déficit del 20 % en dos asignaturas máximo, pueden promoverse dentro del ciclo. En el transcurso del año se promoverá de un grado al otro los estudiantes que hayan alcanzado el 100% en todas las asignaturas.
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Tabla 50. Ciclo cinco (10°, 11°)
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PROCESO: CICLO CINCO (10°, 11°) PROCEDIMIENTOS
CRITERIOS � Para pasar de un grado al otro dentro del ciclo, es obligatorio cumplir con el
100% en todas las áreas. � El estudiante de grado décimo no puede adelantar temas de grado undécimo,
únicamente proyectos productivos y turismo para no afectar la titulación del área técnica.
� El servicio social se debe prestar cuando el estudiante está cursando el grado décimo.
� El estudiante de grado undécimo debe alcanzar el 100% de cada área y haber cumplido 80 horas de Servicio Social, para acceder a grado de bachiller de la Institución Educativa Santa María del Río
Guía personal de estudio Colegio Santa María del Río-SERF Guía Personal del Estudiante Ciclos III, IV y V (Sexto-Séptimo Octavo-Noveno-Décimo y Undécimo) 1. Punto de Partida y Punto de Llegada
A partir de preguntas sugeridas por el docente o surgidas del interés del educando, el estudiante planteará una posible solución (hipótesis). Basado en ella formulará tres o más metas que le permitan seguir el camino para comprobarla.
2. Recolección y Proceso de Información Como producto del análisis de información tomada de diversas fuentes bibliográficas o de recursos internet, el estudiante elaborará mapas conceptuales, cuadros comparativos, presentaciones TIC, líneas de tiempo, mentefacto u otras de las herramientas pedagógicas sugeridas, que expresen coherencia, profundidad que dé cuenta del contenido del núcleo temático y acorde al grado educativo. Se requiere dibujos, esquemas, mapas, ejemplos de procesos, fórmulas, problemas, orientados según la asignatura. Deben quedar debidamente registrados los referentes bibliográficos, (mínimo 3), de los que se tomó la información, siguiendo las normas APA. NOTA: Las fuentes de información deben ser confiables, de calidad, evitando consultas en El rincón del Vago, Wikipedia, blocks, entre otras.
3. Desarrollo de la Habilidad El estudiante evidencia la apropiación del conocimiento y desarrollo de la habilidad, presentando la sustentación y en las asignaturas que lo requieran aplicación (resolución de problemas, trabajos experimentales, laboratorios, análisis de casos, entre otros).
4. Relación El estudiante redacta un primer párrafo que confirme o niegue su hipótesis,
151
según los resultados obtenidos en su trabajo. En segundo párrafo argumenta el desarrolla de las habilidades alcanzadas en el núcleo. Y en un tercer párrafo relaciona lo aprendido en un contexto cotidiano o hipotético.
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
152
Tabla 50. Citación a padres de familia para corregir faltas
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: CITACIÓN A PADRES DE FAMILIA PARA CORREGIR FALTAS
PROCEDIMIENTOS
1. Llamar la atención verbalmente DIRECTOR DE CURSO DOCENTE DEL ÁREA
2. Llamar la atención en forma escrita DOCENTE DE LA ASIGNATURA
DIRECTOR DE CURSO
3. Registrar la reincidencia en los llamados de atención
DIRECTOR DE CURSO DOCENTE DE LA ASIGNATURA
COORDINADORA
4. Informar a coordinación DIRECTOR DE CURSO
DOCENTE DE LA ASIGNATURA
5. Entregar la citación al estudiante, fijando fecha.
DIRECTOR DE CURSO DOCENTE DE LA ASIGNATURA
COORDINADORA
6. Atender al padre de familia DIRECTOR DE CURSO
DOCENTE DE LA ASIGNATURA COORDINADORA
7. Llamar al estudiante DIRECTOR DE CURSO PADRE DE FAMILIA
8. Establecer compromisos
PADRE DE FAMILIA ESTUDIANTE DIRECTOR DE CURSO
DOCENTE COORDINADORA
9. Hacer seguimiento a los compromisos en el observador del Estudiante
DIRECTOR DE CURSO COORDINADORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
153
Tabla 51. Asistencia de estudiantes al plantel
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ASISTENCIA DE ESTUDIANTES AL PLANTEL PROCEDIMIENTOS
1. Informar la inasistencia de los estudiantes por curso
ESTUDIANTE MONITOR DIRECTORES DE GRUPO
2. Registrar la falla de inasistencia en la planilla de asistencia
COORDINADORA
3. Revisar la planilla de inasistencia COORDINADORA 4. Citar al padre de familia o acudiente
para efectos de la justificación de la inasistencia
COORDINADORA
5. Hacer compromiso para mejorar la puntualidad
COORDINADORA
6. Llevar estadísticas de inasistencia por curso
COORDINADORA
7. Informar la inasistencia de los estudiantes por curso
ESTUDIANTE MONITOR DIRECTORES DE GRUPO
8. Registrar la falla de inasistencia en la planilla de asistencia
COORDINADORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
154
Tabla 52. Deserción estudiantil
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: DESERCIÓN ESTUDIANTIL PROCEDIMIENTOS
1. Identificar el número de estudiantes por curso que han desertado
DIRECTOR DE GRUPO
2. Investigar las causas de la deserción RECTORA
COORDINADORA SECRETARIAS
3. Citar a los padres de familia o acudientes
COORDINADORA
4. Retirar del SIMAT SECRETARIA 5. Llevar estadísticas de estudiantes
retirados con los motivos SECRETARIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
155
Tabla 53. Solución de conflictos entre estudiantes
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ENTRE ESTUDIANTES PROCEDIMIENTOS
1. Conocer de manera concreta y adecuada el conflicto a solucionar
DIRECTOR DE CURSO
2. Reunir a los estudiantes implicados en el conflicto
DIRECTOR DE CURSO
3. Remitir si es necesario COORDINADORA RECTORA 4. Citar a los padres de familia para
hacerles partícipes del proceso si es necesario
COORDINADORA
5. Dejar constancia de las conclusiones y posibles soluciones al problema
COORDINADORA DIRECTOR DE CURSO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
156
Tabla 54. Izadas de bandera y actos comunitarios
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: IZADAS DE BANDERA Y ACTOS COMUNITARIOS PROCEDIMIENTOS
1. Elaborar un cronograma de izadas de bandera y actos comunitarios durante el año
RECTORA COORDINADORA
DOCENTES 2. Asignar a cada curso el desarrollo de
la actividad, teniendo en cuenta la temática de cada fecha y curso que corresponda. Realizar la actividad en la fecha y lugar programado
COORDINADORA DIRECTORES DE GRUPO
ESTUDIANTES
3. Hacer un seguimiento para el cumplimiento de la actividad desarrollada en cada una de las fechas
COORDINADOR ACADÉMICO
4. Evaluar cada izada de bandera una vez realizada y presentar acta a la rectoría
COORDINADOR DOCENTES
DIRECTORES DE GRUPO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
157
Tabla 55. Diseño y elaboración del plan de estudios
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Revisar la evaluación institucional en su componente académico-pedagógico
RECTORA COORDINADORA
TUTORA CONSEJO ACADÉMICO
2. Analizar y evaluar resultados académicos de los estudiantes
RECTORA COORDINADORA
TUTORA CONSEJO ACADÉMICO
3. Evaluar el impacto pedagógico del plan de estudios en el desarrollo del PEI
RECTORA COORDINADORA
TUTORA CONSEJO ACADÉMICO
4. Analizar el marco legal del plan de estudios
RECTORA COORDINADORA
TUTORA CONSEJO ACADÉMICO
5. Presentar el proyecto de ajustes al plan de estudios ante asamblea general de docentes
RECTORA CONSEJO ACADÉMICO
6. Debatir, analizar y aportar el proyecto de plan de estudios
ASAMBLEA GENERAL DE DOCENTES
7. Estructurar el plan de estudios CONSEJO ACADÉMICO 8. Presentar para su aprobación ante la
Rectora RECTORA
COORDINADORA
9. Dirigir, supervisar y evaluar la ejecución del plan de estudios
RECTORA COORDINADORA
CONSEJO ACADÉMICO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
158
Tabla 56. Salidas pedagógicas y recreativas de estudiantes
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: SALIDAS PEDAGÓGICAS Y RECREATIVAS DE ESTUDIANTES
PROCEDIMIENTOS 1. Analizar las posibles salidas
pedagógicas CONSEJO DIRECTIVO
2. Luego del análisis y aprobación, emitir circular informativa a padres de familia con la respectiva autorización
RECTORA
3. Recepcionar los permisos de los padres de familia
DIRECTORES DE GRUPO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
159
5.3.3. Gestión Administrativa Financiera
Tabla 57. Apoyo a la gestión académica
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Dar el apoyo necesario a los procesos de matrícula, boletines y carpetas de los estudiantes para lograr un buen funcionamiento de la institución.
SECRETARÍA COORDINADORA
TUTORA
2. Proceso de matrícula, archivo académico y boletines de calificaciones.
SECRETARÍA COORDINADORA
TUTORA DOCENTES
DIRECTORES DE GRUPO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
160
Tabla 58. Administración de la planta física y de los recursos
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y DE LO S RECURSOS
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Garantizar buenas condiciones de
infraestructura y dotación para una adecuada prestación de los servicios.
RECTORA
2. Mantenimiento, adecuación y embellecimiento de la planta física, seguimiento al uso de los espacios.
RECTORA DOCENTES
ESTUDIANTES PADRES DE FAMILIA
3. Adquisición y mantenimiento de los recursos para el aprendizaje, suministros, dotación y mantenimiento de equipos, seguridad y protección.
RECTORA SECRETARÍA PAGADORA
DOCENTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
161
Tabla 59. Administración de servicios complementarios
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIO S PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Asegurar la adecuada prestación de los servicios complementarios disponibles en la institución educativa para facilitar la asistencia de los estudiantes.
RECTORA
2. Mejorar sus procesos de aprendizaje y desarrollar sus competencias.
DOCENTES COMITÉ ACADÉMICO
3. Apoyo a estudiantes con necesidades educativas especiales.
TODA LA COMUNIDAD EDUCATIVA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
162
Tabla 60. Talento humano
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Garantizar buenas condiciones de trabajo y desarrollo profesional a las personas vinculadas al establecimiento educativo.
RECTORA CONSEJO DIRECTIVO
2. Perfiles, inducción, formación y capacitación.
RECTORA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
MUNICIPAL 3. Asignación académica, pertenencia a
la institución, evaluación del desempeño, estímulos, apoyo a la investigación, convivencia y manejo de conflictos, bienestar del talento humano.
RECTORA CVOORDINADORA
TUTORA COMITÉ DE CONVIVENCIA
COMITÉ ACADÉMICO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
163
Tabla 61. Control de asistencia de los docentes
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Verificar asistencia diaria COORDINADOR
2. Reportar diariamente las novedades al Rector COORDINADOR
3. Reportar a secretaria de educación COORDINACIÓN
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
164
Tabla 62. Apoyo financiero y contable
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Dar soporte financiero y contable para el adecuado desarrollo de las actividades del establecimiento educativo.
RECTORA GOBIERNO NACIONAL
2. Presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos, contabilidad, ingresos y gastos, control fiscal.
RECTORA GOBIERNO NACIONAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN NACIONAL
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
165
Tabla 63. Elaboración del plan operativo anual (POA)
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) PROCEDIMIENTOS
1. Revisar la evaluación institucional y realizar las conclusiones y el proyecto de mejoramiento institucional
RECTORA COORDINADORA
2. Seleccionar y jerarquizar los proyectos académicos y administrativos
RECTOR COORDINADORA
3. Determinar metas, objetivos, estrategias y cronograma
RECTORA COORDINADORA
CONSEJO ACADÉMICO
4. Elaborar el documento que contiene el poa
SECRETARIO PAGADOR AUXILIAR
5. Presentar para su análisis y aprobación ante el Consejo Directivo
RECTOR
6. Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la ejecución del POA
RECTOR COORDINADORES
SECRETARIO PAGADOR
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
166
Tabla 64. Compras
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: COMPRAS PROCEDIMIENTOS
1. Verificar las necesidades de adquisición de bienes
RECTOR ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. Solicitar las cotizaciones para efectuar compra
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. Incluir bienes devolutivos al almacén
ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. Registrar los nuevos bienes adquiridos para su contabilización
ENCARGADO DEL ALMACÉN
5. Entregar cada uno de los elementos o bienes a las dependencias donde se requiere mediante actas de entrega. Actualizar las fichas y el kardex
ENCARGADO DEL ALMACÉN
6. Depurar los bienes del inventario para ser incluido dentro del Balance General de la Institución
CONTADOR
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
167
Tabla 65. Matriculas
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: MATRICULAS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
3. Elaborar las órdenes de matrícula para los estudiantes promovidos y que no hayan perdido el cupo por alguna circunstancia
RECTORA COORDINADORA
4. Firmar y asignar las órdenes de matrícula para Estudiantes antiguos y nuevos
RECTORA
5. Elaborar el cronograma de matrículas
RECTORA COORDINADORA
TUTORA 6. Revisar la documentación
reglamentaria y sentar el libro de matrículas, recibiendo las firmas de los estudiantes y padres o acudientes.
SECRETARIA
7. Revisar y firmar los libros de matrículas.
RECTORA SECRETARIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
168
Tabla 66. Matricula estudiantes antiguos
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Diligenciar formato de reserva de cupo
PADRES DE FAMILIA
2. Diligenciar matricula y observador en línea
PADRES DE FAMILIA
3. Imprimir matrículas y observadores SECRETARÍA 4. Adquirir agenda, seguro de
accidentes y asociación de padres PADRES DE FAMILIA Y/O
ESTUDIANTES
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
169
Tabla 67. Matricula estudiantes nuevos que ingresan a preescolar
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES NUEVOS QUE INGRESAN A PREESCOLAR
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Son dos grupos, el primer grupo de 25
estudiantes lo envía secretaria de educación procedente de los jardines de bienestar familiar. El segundo grupo se completa con hermanos de estudiantes del colegio y niños del sector
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL
SECRETARÍA DEL COLEGIO
2. Secretaria de educación envía los formularios de continuidad de niños procedentes de entidades de bienestar social o del ICBF
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL
3. Diligenciar el formulario de inscripción en secretaría con el registro civil
PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA DEL COLEGIO
4. Inducción sobre manual de convivencia y modelo pedagógico de la institución
RECTORA COORDINADORA
TUTORA
5. Pruebas diagnósticas ASPIRANTES DOCENTES
COORDINADORA
6. Evaluación de pruebas diagnósticas COORDINADORA
DOCENTES 7. Resultados de la pruebas y firma de
actas. COORDINADORA
PADRES DE FAMILIA 8. Entrega de requisitos de matrícula:
registro civil, carnet de vacunas, fotocopia de la EPS
PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA DEL COLEGIO
9. Adquirir agenda, seguro de accidentes y asociación de padres
REPRESENTANTE DE PADRES REPRESENTANTE DEL SEGURO
REPRESENTANTE DE LA AGENDA PADRES DE FAMILIA
10. Diligenciar matricula y observador PADRES DE FAMILIA
11. Ingreso de los nuevos estudiantes al
SIMAT (Sistema de Matrículas) SECRETARÍA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
170
Tabla 68. Matricula estudiantes nuevos que ingresan a primaria y bachillerato
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES NUEVOS QUE INGRESAN A PRIMARIA Y BACHILLERATO
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Entrevista a padres de familia y aspirantes
RECTORA
2. Diligenciar el formulario de inscripción con el registro civil y solicitar requisitos de matricula
PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA DEL COLEGIO
3. Certificado de años anteriores, registro civil y documento de identidad, copia observador del colegio donde se encuentra matriculado
PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA DEL COLEGIO
4. Inducción sobre manual de convivencia y modelo pedagógico de la institución
RECTORA COORDINADORA
TUTORA
5. Aplicación de pruebas diagnósticas
ASPIRANTES DOCENTES
COORDINADORA 6. Evaluación de pruebas diagnósticas
COORDINADORA DOCENTES
7. Resultados de la pruebas y firma de actas
COORDINADORA PADRES DE FAMILIA
8. Pagos: agenda estudiantil, seguro de accidentes y asociación de padres
REPRESENTANTE DE PADRES REPRESENTANTE DE SEGURO
REPRESENTANTE DE LA AGENDA PADRES DE FAMILIA
9. Entrega de requisitos de matrícula: registro civil, fotocopia de la EPS
PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA
10. Diligenciar matricula y observador PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA
11. Ingreso de los nuevos estudiantes al SIMAT (Sistema de Matrículas)
SECRETARÍA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
171
Tabla 69. Retiro de estudiantes de la institución
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: RETIRO DE ESTUDIANTES DE LA INSTITUCIÓN PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Informar al director de grupo y diligenciar formato de retiro
PADRES DE FAMILIA DIRECTOR DE GRUPO
SECRETARIA COLEGIO 2. Diligenciar el registro académico
virtual y físico ESTUDIANTE
3. Entregar en secretaria registró físico y observador.
DIRECTOR DE GRUPO
4. Cerrar el acta del grado TUTORA
DOCENTES 5. Elaborar acta de entrega de
documentos SECRETARÍA DEL COLEGIO
6. Retirar del SIMAT (Sistema de Matrículas)
SECRETARÍA DEL COLEGIO
7. Entrega carpeta con documentos y certificados
SECRETARÍA DEL COLEGIO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
172
Tabla 70. Retiro de estudiantes en caso de deserción
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: RETIRO DE ESTUDIANTES EN CASO DE DESERCIÓN PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Se informa a Coordinación la ausencia del estudiante
DIRECTOR DE GRUPO
2. Se intenta comunicación con los padres de familia o acudientes
COORDINADORA
3. Se elabora acta de evidencia de que no se encontró a los padres de familia
SECRETARÍA DEL COLEGIO
4. Se retira del SIMAT (Sistema de Matrículas)
SECRETARÍA DEL COLEGIO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
173
Tabla 71. Solicitud de certificados de estudios de estudiantes que se encuentran matriculados
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: SOLICITUD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE ESTUDIANTES QUE SE ENCUENTRAN MATRICULADOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Hacer la solicitud SECRETARÍA DEL COLEGIO
ESTUDIANTES Y/O PADRE DE FAMILIA
2. Diligenciar el cuaderno de certificados con los nombres, apellidos, documento de identidad y años solicitados
SECRETARÍA DEL COLEGIO ESTUDIANTES Y/O PADRE DE
FAMILIA
3. Reclamar en 3 días hábiles ESTUDIANTES Y/O PADRE DE
FAMILIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
174
Tabla 72. Solicitud de certificados de estudios de egresados o estudiantes que no se encuentran matriculados en la institución
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: SOLICITUD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE EGRESADOS O ESTUDIANTES QUE NO SE ENCUENTRAN
MATRICULADOS EN LA INSTITUCIÓN PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Consignar en el banco el valor de los certificados
EXALUMNOS Y/O PADRE DE FAMILIA
2. Diligenciar el cuaderno de certificados con los nombres, apellidos, documento de identidad y años solicitados
SECRETARÍA DEL COLEGIO EXALUMNOS Y/O PADRE DE
FAMILIA
3. Reclamar en 3 días hábiles EXALUMNOS Y/O PADRE DE
FAMILIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
175
Tabla 73. Tención de derechos de petición y tutelas
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: TENCIÓN DE DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Radicar la tutela o el derecho de petición
SECRETARIA
2. Estudiar y asignar responsable de respuesta fijando fecha limite
RECTORA
3. Preparar respuesta y la presenta al Rector
FUNCIONARIO RESPONSABLE
4. Revisar, disponer envío por correo certificado o mediante entrega personal
RECTORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
176
Tabla 74. Graduación de estudiantes del grado once
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: GRADUACIÓN DE ESTUDIANTES DEL GRADO ONCE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Verificar la documentación de los estudiantes
SECRETARIA
Solicitar al estudiante los documentos que llegaren a faltar debidamente actualizados
SECRETARIA ESTUDIANTE
2. Elaborar la lista general, con la identificación actualizada
SECRETARIA
3. Entregar las listas a la Rectoría Para que ordene la elaboración de los diplomas y las actas de grado
RECTOR SECRETARIA
4. Elaborar las actas de grado de los estudiantes de grado undécimos que aprobaron el año
SECRETARIA
5. Elaborar el acta general de graduación de los estudiantes del grado undécimo
SECRETARIA
6. Registrar en el libro de entrega de
diplomas y firma del graduando. SECRETARIA
7. Entregar solemnemente los diplomas a los estudiantes aprobados en fecha acordada por la Rectoría
MESA PRINCIPAL
8. Entregar los diplomas por ventanilla. SECRETARIA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
177
Tabla 75. Atención en portería
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: ATENCIÓN EN PORTERÍA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Solicitar entrada en la Institución COMUNIDAD EDUCATIVA 2. Solicitar documento de
identificación PORTERO
3. Entregar ficha de visitante PORTERO 4. Revisar los elementos que ingresan PORTERO 5. Registrar en el libro de control PORTERO 6. Reclamar la ficha y entregar
documento de identidad PORTERO
7. Ubicar la ficha en el casillero PORTERO
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
178
Tabla 76. Manejo de correspondencia
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTOS
1. Recibir y radicar la correspondencia SECRETARIA 2. Remitir la correspondencia al
destinatario SECRETARIA
3. Redactar y digitar las respuestas según las instrucciones del estamento correspondiente
RECTORA COORDINADORA DOCENTES
SECRETARIA 4. Revisar y firmar las cartas, según el
caso RECTORA
COORDINADORA 5. Entregar los oficios a Secretaria para
que se envíen RECTORA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
179
Tabla 77. Préstamo de equipos
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: PRESTAMO DE EQUIPOS PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar préstamo de equipo diligenciando el formato para tal fin
USUARIO
2. Recibir solicitud, determinar responsable y autorizar el préstamo
ENCARGADO DEL ALMACÉN RECTORA
3. Verificar solicitud y alistar material ENCARGADO DEL ALMACÉN 4. Usar material y entregar nuevamente USUARIO 5. Verificar estado y hacer informe de
recibido ENCARGADO DEL ALMACÉN
6. Acomodar el material en su respectivo lugar
ENCARGADO DEL ALMACÉN
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
180
Tabla 78. Préstamo de material bibliográfico
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar el préstamo de material bibliográfico mediante la elaboración de la ficha y presentación del carnet de la Institución
USUARIO
2. Entregar el material bibliográfico y registrar al lector para efectos de dejar la anotación respectiva de fecha, texto solicitado y firma del usuario
ENCARGADO DE BIBLIOTECA
3. Terminada la consulta por el usuario, recibir el material y revisar su estado, entregar el carnet y descargar en el registro el préstamo
ENCARGADO DE BIBLIOTECA
4. Archivar el registro del lector y ubicar en su lugar el material bibliográfico
ENCARGADO DE BIBLIOTECA
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
181
Tabla 79. Servicio de fotocopiado
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: SERVICIO DE FOTOCOPIADO PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar y pagar las fotocopias en secretaria
USUARIOS
2. Recibir la autorización de la secretaria
ENCARGADO DE FOTOCOPIAS
3. Proceder a fotocopiar los documentos, según las instrucciones recibidas
ENCARGADO DE FOTOCOPIAS
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
182
Tabla 80. Bienes muebles dados de baja
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA PROCEDIMIENTOS
1. Junto con el Secretario Pagador, preparar la relación de los bienes que por su naturaleza no requiera la institución para el desarrollo de sus funciones y que sean susceptibles de ser destruidos
CONTADOR
2. Rendir informe la Rectora acerca de los bienes que pueden ser destruidos
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. Con base en lo anterior, autorizar la destrucción de los bienes y comunicar tal hecho al encargado del almacén, con el fin de que proceda a la destrucción mediante acta en la que participan: Contador, Secretario, Encargado del Almacén, Representante de la entidad que recibe los bienes. NOTA: A continuación se aplican las instrucciones para la baja de bienes.
1. Si hay bienes faltantes, se conceden tres (3) días para localizarlos y si al cabo de éste término no se han recuperado, el funcionario responsable de los mismos debe formular la denuncia ante la autoridad correspondiente, informar a la Rectoría y consignar este hecho en el acta, la cual debe ser firmada por el jefe de la dependencia, el funcionario responsable del bien, el Contador y el Secretario Pagador.- Encargado del Almacén.
2. Junto con el Contador y el Secretario pagador, hacer entrega formal de los elementos devolutivos en servicio a los subalternos, a través de los listados de inventarios individuales debidamente formados. De esta manera, la responsabilidad
RECTOR
183
es personal ante el superior. Los elementos de uso común, se encargan al jefe de dependencia y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningún empleado se podrá hacer firmar el recibo de los elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores.-Jefe de dependencia.
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
184
Tabla 81. Inventario de bienes devolutivos y de consumo en depósito
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONS UMO EN DEPÓSITO
PROCEDIMIENTOS 1. Comunicar al encargado del almacén y a Control Interno, el día y la hora prevista para la verificación de los inventarios de los elementos devolutivos y de consumo depositados en el almacén, lo mismo que la comisión que participará del conteo físico de los bienes y la confrontación con el inventario
RECTOR
2. Del resultado de la inspección y conteo de los inventarios, elaborar un acta, firmada por el personal que participó, el delegado de control interno y por el Secretario Pagador, incluyendo los sobrantes y faltantes que se hayan podido presentar
COMISIÓN
3. Cuando los faltantes o sobrantes se deban a errores u omisiones en los registros, realizar las correcciones pertinentes
COMISIÓN
4. En caso de sobrantes, deben relacionar en el acta las causas que los originaron
COMISIÓN
5. Elaborar el comprobante de ingreso, el cual es firmado por este, fundamentado en el acta de toma de inventarios y efectuar los registros correspondientes
ENCARGADO DEL ALMACÉN
6. Cuando se presenten faltantes, dispone de tres días para restituirlos, de lo cual debe quedar constancia en el acta firmada por el secretario pagador y las personas que realizan el inventario. En caso de que éste no asuma la responsabilidad, la Comisión que efectúa el inventario dará aviso a la Rectoría, consignando éste hecho en el acta.
RECTORÍA
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Tutora
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Tabla 82. Inventario de elementos devolutivos en servicio
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PROCESO: INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
PROCEDIMIENTOS 1. Conjuntamente con el Contador,
elaborar la programación para la verificación de los inventarios en las dependencias y genera los oficios para la firma del Rector, comunicando la fecha y hora en que ésta va a efectuarse
ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. Seleccionar la comisión que por el almacén van a participar en la verificación del inventario
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. En la fecha programada efectuar la verificación física de los elementos con base en el listado y establecer que los bienes están acordes con las características con las que fueron recibidas inicialmente. Si existe concordancia, el inventario es firmado inmediatamente. En caso contrario, deja constancia en el acta, informando al Rector, con el fin de tomar las decisiones correspondientes.
RECTOR
4. Para la solución de los problemas que se presenten en los inventarios, el Contador y el Jefe de la Dependencia, disponen de tres (3) días hábiles a partir de la fecha de verificación del mismo
COMISIÓN
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Tutora
186
Tabla 83. Baja de bienes por pérdida, hurto, robo o caso fortuito
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PROCESO: BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA, HURTO, ROBO O CASO FORTUITO
PROCEDIMIENTOS 1. Una vez detectada la pérdida del
bien, proceder a presentar el denuncio correspondiente ante la autoridad competente
FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL BIEN
2. Elaborar comunicación escrita dirigida al encargado del almacén poniendo en conocimiento el hecho con una relación de lo sucedido y el bien o bienes perdidos y anexar copia del denuncio presentado
FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL BIEN
3. Conjuntamente con el Contador, el representante con el control interno y el encargado del almacén, adelantar una inspección ocular y el levantamiento del acta correspondiente, en la que debe relacionarse la fecha en que el hecho tuvo lugar y el día en que se practica la inspección ocular, enumerando los detalles y circunstancias del caso y complementando con una relación de lo sucedido o de la información obtenida, la lista de los bienes cuya pérdida se establezca con los datos del inventario, la cantidad y valor de ellos. NOTA: Todas las personas actuantes y el Secretario pagador firman el acta
ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. Con copia del acta y de la denuncia, iniciar el proceso administrativo correspondiente, primero internamente y luego ante la veeduría de la Secretaria de Educación y autorizar al encargado dela almacén para hacer el registro de descargue de los bienes
RECTOR
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Tutora
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Tabla 84. Baja de bienes servibles en depósito
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PROCESO: BAJA DE BIENES SERVIBLES EN DEPÓSITO PROCEDIMIENTOS
1. Determinar los funcionarios que participan en la diligencia de inspección ocular
RECTOR
2. Elaborar el acta de inspección ocular, en la cual relaciona la fecha, los detalles y las circunstancias por las que se amerita dar de baja los elementos y la lista de los bienes con los datos del inventario, especificando la cantidad y el valor de ellos
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. Elaborar el comprobante de egreso relacionando los bienes por grupos de inventarios, sus características y valores
ENCARGADO DE ALMACÉN
4. Con base en el comprobante de egreso, realizar los registros correspondientes, descargando los bienes de los inventarios de elementos en depósito y realizar el correspondiente reporte a contabilidad
ENCARGADO DEL ALMACÉN
5. Si son elementos devolutivos, con base en el acta de inspección ocular y el comprobante de egreso, proyectar la resolución de baja para que sea firmada por el Rector
ENCARGADO DEL ALMACÉN
6. Comunicar las actividades anteriores al Secretario pagador sobre la baja de elementos para que se adopte la medida pertinente
ENCARGADO DEL ALMACÉN
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Tutora
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Tabla 85. Baja de bienes servibles en uso
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PROCESO: BAJA DE BIENES SERVIBLES EN USO PROCEDIMIENTOS
1. Elaborar una relación detallada de los elementos que por su deterioro u obsolescencia que no prestan ningún servicio y la envía al secretario pagador, para que disponga lo pertinente
ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. De acuerdo con las programación establecida, (cada dos meses) y con base en la relación elaborada por el jefe de la dependencia , levanta un acta de inspección ocular, en la cual se detallan los elementos con sus especificaciones y valores por grupo de inventarios, determinando el estado de inservibilidad de los elementos y firmar conjuntamente con el o los funcionarios designados por el secretario pagador para realizar la diligencia de inspección
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. Diligenciar el comprobante de egreso y actualizar los inventarios de todas las dependencias , quedando los elementos bajo su responsabilidad
ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. Consolidar la información de todas las dependencias y elaborar el proyecto de la resolución de baja, para que sea firmada por la Rectoría
ENCARGADO DEL ALMACÉN
5. Comunicar por escrito al Secretario pagador sobre la baja de elementos para que se adopte la medida correspondiente
RECTOR
6. Realizar los asientos correspondientes y actualizar los inventarios de la institución. NOTA: Si se requiere dar de baja inservibles en uso fuera del periodo establecido, el jefe de la dependencia que tiene a cargo los
ENCARGADO DEL ALMACÉN
189
elementos, comunicar al Secretario pagador para que autorice el trámite correspondiente
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Tutora
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Tabla 86. Salida de bienes con requerimiento eventual
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PROCESO: SALIDA DE BIENES CON REQUERIMIENTO EVENTUA L PROCEDIMIENTOS
1. Reportar al cierre de cada mes al secretario pagador los saldos de existencia de elementos
ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. Recibir solicitud escrita, elementos de la dependencia interesada, cuando los bienes no hayan sido incluidos en el Plan de compras.
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. Autorizar el número de unidades que considere necesarias, teniendo en cuenta las prioridades del servicio
ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. Enviar la solicitud al Secretario pagador, para que éste elabore el respectivo comprobante de egreso a nombre del destinatario y hace entrega formal de los elementos relacionados
ENCARGADO DEL ALMACÉN
5. Verificar las características y cantidades de los bienes contra lo contemplado en el comprobante de egreso. Si lo encuentra conforme, firmar dicho comprobante. Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes en relación con las cantidades solicitadas en el pedido, anotar en el comprobante de egreso las cantidades reales despachadas, dejando cada constancia en la solicitud de pedido.
Cuando se suministren repuestos para equipos, exigir la devolución de los elementos que fueron cambiados y adelantar el trámite para la baja respectiva
DESTINATARIO
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Tabla 87. Salida de bienes con base en el plan de compras
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PROCESO: SALIDA DE BIENES CON BASE EN EL PLAN DE COMPRAS PROCEDIMIENTOS
1. Con el plan de compras ajustado para cada dependencia, programar la entrega de los bienes por cada mes
ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. Elaborar el comprobante de egreso, relacionado en forma independiente los elementos de consumo y los elementos devolutivos; para estos últimos registrarlo con el número de inventario correspondiente
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. Marcar los bienes devolutivos, según el sistema adoptado
ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. Efectuar la entrega de los elementos a cada dependencia, durante la última semana de cada mes
ENCARGADO DEL ALMACÉN
5. Recibir los elementos y refrendar con la firma el comprobante de egreso
ENCARGADO DEL ALMACÉN
6. Con la copia del comprobante de egreso, actualizar el inventario de cada dependencia
ENCARGADO DEL ALMACÉN
7. Comprobar el original del comprobante y temporalmente la copia restante para la elaboración posterior de la cuenta respectiva
ENCARGADO DEL ALMACÉN
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192
Tabla 88. Recuperación de bienes
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PROCESO: RECUPERACIÓN DE BIENES PROCEDIMIENTOS
1. Si posteriormente al descargo de bienes perdidos éstos son recuperados, les da nuevamente entrada al almacén, produciendo el respectivo comprobante de ingreso, en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada o salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución en su valor o condición física por daño o depreciación. Si hubiere juicio de responsabilidad fiscal en curso, debe informar para que cese o varíe su valor. Si un bien recuperado hubiera sufrido daño o depreciación, el valor para su reincorporación se calcula por el funcionario administrativo facultado para ello, dejando clara constancia en el comprobante de entrada
ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. Conservar el comprobante de ingreso. La copia de éste, junto con los demás documentos lo remite a Contabilidad
ENCARGADO DEL ALMACÉN
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193
Tabla 89. Reposición de bienes
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PROCESO: REPOSICIÓN DE BIENES PROCEDIMIENTOS
1. Formular solicitud escrita a la Rectoría, ofreciendo los bienes que va a reponer y el detalle de éstos
RESPONSABLE DE LOS BIENES FALTANTES
2. Autorizar por escrito que se haga la reposición, condicionada al concepto técnico de la persona autorizada en la materia, que especifique que los bienes ofrecidos reúnan las mismas características de los faltantes.
RECTOR
3. Conjuntamente con el Contador y el funcionario responsable de los elementos faltantes, elaborar acta de recibo
ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. Una vez aceptados los elementos objeto de reposición, dar entrada al almacén, elaborar el respectivo comprobante de egreso con base en el acta y el concepto de reposición; conservar el original del comprobante de ingreso, remitiendo a Contabilidad la copia de éste, junto con los demás documentos
ENCARGADO DEL ALMACÉN
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Tabla 90. Reintegro de bienes
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PROCESO: REINTEGRO DE BIENES PROCEDIMIENTOS
1. Cuando necesite reintegrar al almacén elementos devolutivos en uso, obtener la autorización del jefe inmediato, previa solicitud escrita, donde especifique claramente el estado de conservación y las características del bien a devolver, referente a las especificaciones contempladas en el inventario individual, mediante el cual los recibió, o las contempladas en el comprobante de egreso
FUNCIONARIO CONTRATISTA
2. Al recibir los bienes, debe constatar su estado, clase, calidad, marca, modelo y demás características que se encuentren en el comprobante de salida con que inicialmente fueron entregados los bienes
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. De encontrar conforme el bien, dar entrada al almacén elaborando el respectivo comprobante; el original se archivará en el almacén, la copia de éste y los demás documentos se remitirán a Contabilidad
ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. En caso de que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan especificaciones, marcas o números diferentes, se abstendrá de recibir el elemento e informará por escrito al Secretario Pagador con el fin de que se investigue las causas y se establezcan responsabilidades. NOTA: Por ninguna razón, el secretario pagador debe aceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente con otros de diferente género o especie o aceptar bienes dañados, deteriorados con roturas o avería sin haber determinado la responsabilidad. -Encargado del almacén.
ENCARGADO DEL ALMACÉN
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Tabla 91. Ingreso de bienes por donación
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PROCESO: INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN PROCEDIMIENTOS
1. Recibir del Rector el ofrecimiento escrito de la entidad o persona donante, con detalle de los elementos, valor y las condiciones que exige sobre el uso y destino que debe dársele a los bienes ofrecidos en donación, la constancia de aceptación por parte de Rectoría, el acta de recibo estipulándose las condiciones en las cuales se reciben los bienes donados, sus características, valores, unidades por grupo de inventario debidamente firmada por el Secretario de la entidad donante y el Secretario pagador de la Institución que recibe
ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. Elaborar el comprobante de ingreso, efectuar los registros correspondientes en las tarjetas del kardex e informar a Contabilidad. Si la donación proviene de una entidad oficial, el comprobante de ingreso se elabora con base en el acta de baja de la entidad donante debidamente diligenciada, la cual debe contener la relación de los elementos por grupos. En caso de que los elementos provengan de entidad o persona particular, elaborar el comprobante de ingreso con base en el acta de recibo de la Comisión designada por el Consejo Directivo
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. Archivar el original del comprobante
ENCARGADO DEL ALMACÉN
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Tutora
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Tabla 92. Ingreso de bienes por compras
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PROCESO: INGRESO DE BIENES POR COMPRAS PROCEDIMIENTOS
1. Recibir del proveedor los bienes relacionados en la orden de compra, trabajo o contrato, de acuerdo con las especificaciones requeridas. Si la orden de compra, trabajo o contrato incluye elementos con especificaciones técnicas o especiales, requerir en la entrega la presencia del inventor, según sea el caso, quien expedirá un certificado de recibido a satisfacción. Si el recibo a satisfacción no se expide en el momento de la entrega de los bienes, elaborar un acta de recibo temporal en la que se deja constancia que quedan en depósito hasta que el interventor expida la certificación de recibo a satisfacción. El acta debe ser firmada por el proveedor o contratista, el Rector y el Interventor
RECTOR
2. Verificar que la factura cumpla con los requisitos de ley y que el contenido de ésta corresponda a las mismas especificaciones de la orden de compra, trabajo o contrato. Firmar el original de la orden de compra o trabajo y la factura o cuenta de cobro, la cual debe ser presentada en original por parte del proveedor
PAGADOR
3. Expedir el comprobante de ingreso para legalizar la entrada de los bienes al Almacén
PAGADOR
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Tabla 93. Ejecución de presupuesto anual
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PROCESO: EJECUCIÓN DE PRESUPUESTO ANUAL PROCEDIMIENTOS
1. Obtener el presupuesto anual aprobado por consejo directivo
PAGADOR RECTOR
2. Organizar el libro de ejecución presupuestal
PAGADOR
3. Abrir el folio en el libro presupuestal, especificando en cada hoja, capítulo, título y numeral
PAGADOR
4. Transcribir el valor del estimativo de acuerdo al presupuesto aprobado por rubro
PAGADOR
5. Registrar los movimientos diarios de cada cuenta originados en la ejecución presupuestal obteniendo el saldo de la cuenta por cada movimiento
PAGADOR
6. Registrar los traslados, reducciones y adiciones aprobados mediante resolución por el consejo directivo
PAGADOR
7. Dar a conocer el proyecto para ser aprobado por el Consejo Directivo de acuerdo con la ejecución actual y expedir certificación de rubros
PAGADOR RECTOR
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Tabla 94. Elaboración del presupuesto
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PROCESO: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO PROCEDIMIENTOS
1. Estudiar y analizar los factores que influyen en la elaboración del presupuesto: ingresos, cantidad de estudiantes, costos establecidos por la Secretaria de educación
PAGADOR RECTOR
2. Elaborar el presupuesto para la siguiente vigencia, incorporando el plan de compras e inversión con sus respectivos soportes
PAGADOR RECTOR
CONTADOR
3. Convocar al consejo Directivo RECTOR 4. Estudiar el proyecto de presupuesto
presentado, si encuentra correcto, proceder a su aprobación; de lo contrario realizar los ajustes necesarios
CONSEJO DIRECTIVO
5. Elaborar el acuerdo por el cual se adopta el presupuesto para la siguiente vigencia
PAGADOR
6. Aprobar el presupuesto mediante la firma de los integrantes del Consejo directivo
CONSEJO DIRECTIVO RECTOR
7. Archivar el acuerdo aprobado y documentos soportes para su ejecución
PAGADOR
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Tutora
200
Tabla 95. Proyección de egresos
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PROCESO: PROYECCIÓN DE EGRESOS PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar a los directores de área sus requerimientos
DOCENTES PAGADOR
ENCARGADO DEL ALMACÉN 2. Analizar los requerimientos RECTOR 3. Establecer prioridades de acuerdo a
las políticas administrativas RECTOR
CONSEJO DIRECTIVO 4. Establecer eventos especiales de
acuerdo al Cronograma de actividades
RECTOR COORDINADORES
CONSEJO DIRECTIVO 5. Establecer servicios
complementarios para el buen funcionamiento de la Institución
RECTOR CONSEJO DIRECTIVO
6. Analizar los gastos de consumo RECTOR
ENCARGADO DEL ALMACÉN 7. Proyectar la asignación de cuantía
de acuerdo al concepto requerido RECTOR
ENCARGADO DEL ALMACÉN
8. Evaluar y ajustar el proyecto RECTOR
ENCARGADO DEL ALMACÉN
9. Proyectar los gastos mensuales RECTOR
ENCARGADO DEL ALMACÉN
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Tutora
201
Tabla 96. Proyección de ingresos
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PROCESO: PROYECCIÓN DE INGRESOS PROCEDIMIENTOS
1. Determinar el número de estudiantes que ingresan a la vigencia siguiente
RECTOR PAGADOR
2. Establecer los costos educativos a cobrar de acuerdo con la normatividad
RECTOR CONSEJO DIRECTIVO
PAGADOR 3. Evaluar y valorar el costo por otros
ingresos derivados de otros conceptos que percibirá la Institución
RECTOR CONSEJO DIRECTIVO
PAGADOR
4. Establecer fechas de recaudo de cobros adicionales, derechos académicos
RECTOR CONSEJO DIRECTIVO
5. Establecer los beneficios para estudiantes
RECTOR CONSEJO DIRECTIVO
6. Efectuar la proyección anual de acuerdo a los conceptos que generan ingresos a la institución
RECTOR PAGADOR
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Tutora
202
Tabla 97. Suministros internos
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PROCESO: SUMINISTROS INTERNOS PROCEDIMIENTOS
1. Recibir solicitud y verificar el inventario
ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. Solicitar cotización ENCARGADO DEL ALMACÉN 3. Entregar al rector para verificación y
aprobación ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. Verificar y aprobar o reprobar ENCARGADO DEL ALMACÉN 5. Hacer pedido, verificar y ordenar
compra RECTOR
6. Almacenar y cargar al Kardex valorizado
ENCARGADO DEL ALMACÉN
7. Pasar factura a contabilidad para el correspondiente registro
ENCARGADO DEL ALMACÉN
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Tutora
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Tabla 98. Expedición de certificados de disponibilidad presupuestal
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PROCESO: EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILID AD PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTOS 1. Verificar saldo de disponibilidad
presupuestal PAGADOR
2. Realizar el certificado de disponibilidad
PAGADOR
3. Firmar certificado de disponibilidad presupuestal
PAGADOR
4. Entregar certificado de disponibilidad presupuestal para soporte de la cuenta
PAGADOR
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Tutora
204
Tabla 99. Entrega de cheques
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PROCESO: ENTREGA DE CHEQUES PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar el documento de identificación del proveedor del bien o servicio para su respectivo pago
PAGADOR
2. Verificar el número de documento PAGADOR 3. Registrar datos del beneficiario en el
libro de registro de cheques y tomar la firma del Rector
PAGADOR
4. Entregar cheque al beneficiario PAGADOR 5. Firmar soportes de pago RECTOR 6. Firmar recibido en la respectiva
resolución PAGADOR
PROVEEDOR
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Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
205
Tabla 100. Aprobación del balance
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PROCESO: APROBACIÓN DEL BALANCE PROCEDIMIENTOS
1. Contabilizar los ingresos y egresos mensualmente
PAGADOR
2. Realizar el balance para ser presentado ante la Secretaria de Hacienda Departamental
CONTADOR PAGADOR
3. Revisar y aprobar el balance, firmándolo
RECTOR CONTADOR PAGADOR
4. Radicar el balance en la Secretaria de Hacienda Departamental, con los siguientes anexos: Ejecución presupuestal activa, ejecución presupuestal pasiva, ejecución del plan anual de caja, CGR 96001, CGR 96002, estado de actividad financiera, económica y social, estado de cambios en el patrimonio
CONTADOR
Revisó: _________________
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Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
206
Tabla 101. Pagos
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PROCESO: PAGOS PROCEDIMIENTOS
1. Entregar la documentación de soporte de la cuenta
PROVEEDOR
2. Verificar la documentación recibida PAGADOR 3. Elaborar la cuenta de egreso PAGADOR 4. Aplicar los descuentos de ley PAGADOR 5. Elaborar cheque por el valor
respectivo y continuar con el procedimiento de su entrega
PAGADOR
Revisó: _________________
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María Patricia Ortiz Rectora
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Tutora
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Tabla 102. Recibo y entrega del almacén
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PROCESO: RECIBO Y ENTREGA DEL ALMACÉN PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar al Comité de Control Interno la designación de un delegado para la entrega y el recibido del almacén y designar un funcionario que acompañe estas actividades
RECTOR
2. En la fecha fijada para la entrega, junto con el Contador, el delegado de control interno, el funcionario designado por la rectoría, hacen un recuento y verificación física de los elementos tanto devolutivos como de consumo que existan en el almacén, en calidad de depósito de uso, los cuales deben ser iguales en calidad, marca, estado de conservación y cantidad a los registrados en el listado o kardek. Para la entrega de los elementos devolutivos en servicio, deben compararse los saldos de los inventarios parciales de las dependencias contra el saldo total que arrojan los registros en el Almacén por grupos de elementos, los cuales deben ser iguales. El encargado del almacén saliente, no debe hacer inventario o entregar los elementos devolutivos que se encuentren en servicio, porque éstos se encuentran bajo responsabilidad de los jefes y funcionarios
ENCARGADO DEL ALMACÉN
3. En unión de los demás miembros de la Comisión, firman el acta de entrega, dejando constancia de cualquier irregularidad detectada sobre faltantes o sobrantes y/o o cualquier información adicional que se considere de importancia. El acta debe tener la siguiente distribución:
ENCARGADO DEL ALMACÉN SALIENTE Y ENTRANTE
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Original para el Almacén. Copia para Contabilidad. Copia para Control Interno
Revisó: _________________
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Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
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5.3.4. Gestión de la Comunidad
Tabla 103. Inclusión
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PROCESO: INCLUSIÓN PROCEDIMIENTOS
1. Buscar que todos los estudiantes independientemente de su situación personal, social y cultural reciban una atención apropiada y pertinente que responda a sus expectativas.
CUMUNIDAD EDUCATIVA
2. Atención educativa a grupos poblacionales con necesidades especiales y a personas pertenecientes a grupos étnicos, necesidades y expectativas de los estudiantes, proyectos de vida.
CUMUNIDAD EDUCATIVA
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Tutora
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Tabla 104. Proyección a la comunidad
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PROCESO: PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD PROCEDIMIENTOS
1. Poner a disposición de la comunidad educativa un conjunto de servicios para apoyar su bienestar.
COMUNIDAD EDUCATIVA
2. Escuela de padres, oferta de servicios a la comunidad, uso de la planta física y de medios, servicio social estudiantil.
COMUNIDAD EDUCATIVA
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Tutora
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Tabla 105. Participación y convivencia
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA PROCEDIMIENTOS
1. Contar con instancias de apoyo a la institución educativa que favorezcan una sana convivencia basada en el respeto por los demás, la tolerancia y la valoración de las diferencias.
COMUNIDAD EDUCATIVA
2. Participación de estudiantes y padres de familia, asamblea y consejo de padres.
COMUNIDAD EDUCATIVA
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Tutora
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Tabla 106. Prevención de riesgos
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: PREVENCIÓN DE RIESGOS PROCEDIMIENTOS
1. Disponer de estrategias para prevenir posibles riesgos que podrían afectar el buen funcionamiento de la institución y el bienestar de la comunidad educativa.
COMUNIDAD EDUCATIVA
2. Prevención de riesgos físicos y psicosociales, programas de seguridad.
COMUNIDAD EDUCATIVA
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Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
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Tabla 107. C O V I S O comité de vigilancia en salud ocupacional
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PROCESO: C O V I S O COMITÉ DE VIGILANCIA EN SALUD OCUPACIONAL
PROCEDIMIENTOS 1. Orden y limpieza
Promoción: si la empresa tiene una política de Orden y Limpieza, el Comité Paritario debe difundirla para que esté en conocimiento de todos los trabajadores. Inspección: los Comités Paritarios pueden hacer inspecciones específicas sobre Orden y Limpieza, utilizando un formulario para registrar las condiciones que deben mejorarse y, especialmente, las recomendaciones que harán llegar al área correspondiente. Verificación cumplimiento de recomendaciones: es importante que los Comités Paritarios verifiquen que sus recomendaciones, hayan sido puestas en práctica, insistiendo en aquellas que aún no han sido cumplidas o estén pendientes. 2. Detección de peligros
Selección de lugares a inspeccionar / observar: lo primero que hay que hacer para controlar o eliminar peligros es conocerlos. Seleccionando previamente los lugares donde pueden encontrarse peligros por condiciones anormales de equipos, maquinarias, materiales, etc., o por actos peligrosos de las personas. Detección de condiciones y actos peligrosos: la detección debe hacerse cuidadosamente, para no pasar por alto algunos peligros que puedan ser importantes. Verificación cumplimiento de recomendaciones: la detección de peligros no debe considerarse concluida, mientras no se apliquen las recomendaciones propuestas. Por lo tanto, es importante que el Comité Paritario verifique si las recomendaciones propuestas se han cumplido e insista en aquellas que aún están pendientes. Reunión: esta reunión tiene por finalidad analizar las recomendaciones pendientes y obtener una decisión al respecto. 3. Protección personal de los trabajadores (EPP)
Identificar quiénes usan y quiénes no usan su EPP: la identificación de quienes usan o no usan su EPP es importante, porque permitirá, posteriormente, conversar con quienes, por no usar su EPP, están exponiéndose a riesgos. Conservar con los que no usan su EPP: esta es la oportunidad para dar a conocer, en una comunicación personal con quienes no usan su EPP, los riesgos a los que se exponen y los beneficios que brinda el uso del EPP correspondiente. Esta debe ser una conversación fundamentalmente motivacional.
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4. Promoción de la seguridad
Seleccionar los temas más necesarios: la promoción de la seguridad debe hacerse con base a los temas que sea más importante o necesario comunicar. Por ejemplo, el orden y la limpieza, uso de los EPP, protección de maquinarias, etc. Solicitar material necesario: entidades como las administradoras de riesgos profesionales disponen de muchas publicaciones sobre diferentes temas que pueden ser útiles para el Comité Paritario. Disponer de medios para publicaciones: las publicaciones con las cuales el Comité Paritario proporcione a la seguridad, deben instalarse en paneles o pizarras destinadas solo para este fin. Publicar material sobre promoción de la seguridad: el Comité Paritario puede publicar material adquirido así como artículos preparados por el propio comité, sobre temas de interés, estadísticas de accidentes, lecciones aprendidas, consejos prácticos, etc. 5. Investigación de accidentes e incidentes
Promover el reporte de todos los incidentes: esto es fundamental para la investigación de incidentes. Un incidente puede haber sido leve y no ser informado, pero repetirse en forma similar y ser grave. Investigar con la línea de mando las causas de cada incidente: cada investigación de un incidente debe considerarse como una oportunidad para identificar las causas que lo produjeron, con el fin de controlarlas y eliminarlas. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones: la investigación de un incidente no debe considerarse concluida hasta que se haya verificado que las recomendaciones para evitar su repetición han sido puestas en práctica. Reunión: una vez verificadas las recomendaciones pendientes, deben ser analizadas para que adopten las decisiones que permitan ponerlas definitivamente en práctica. 6. Cumplimiento a disposiciones legales
Verificar cuáles son las disposiciones que se cumplen en la empresa: una vez definidas las disposiciones legales que la empresa debe cumplir, el COPASO debe participar en la tarea de verificar cuales efectivamente se cumplen. Promover el cumplimiento de las disposiciones pendientes: esta es una tarea importante que puede efectuará un COPASO, ayudando así a su empresa para que se mantenga al día a las disposiciones legales que le son exigibles. 7. COMUNICACIÓN Estudiar y considerar las sugerencias y reclamos que presenten los trabajadores en materia de seguridad y salud ocupacional.
Revisó: _________________
Ana Adela Chitiva Coordinadora
Aprobó : _________________
María Patricia Ortiz Rectora
Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas
Tutora
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