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INTENALCO Educación SuperiorINTENALCO Educación SuperiorConvenio Interadministrativo para la Convenio Interadministrativo para la
Implementación del Sistema de Gestión Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en Instituciones de la Calidad en Instituciones
Educativas Educativas
2009-20102009-2010
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““NUEVA CULTURA EDUCATIVANUEVA CULTURA EDUCATIVA “
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GESTION GESTION POR POR
PROCESOSPROCESOS
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OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL Brindar a los participantes
fundamentos en la teoría de procesos y herramientas para su
buena gestión.
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CONTENIDO A DESARROLLARCONTENIDO A DESARROLLAR
1. Concepto de proceso y sistema
2. Principios de éxito: transformación cultural
3. Taller “El avión”
4. Gerenciamiento de procesos
5. Evaluación y cierre
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Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
EL CONCEPTO DE PROCESOEL CONCEPTO DE PROCESO
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EL CONCEPTO DE PROCESOEL CONCEPTO DE PROCESO
ActividadesActividadesdel procesodel proceso
EntradasEntradas SalidasSalidas
ControlesControles
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Conjunto de elementos (procesos) mutuamente
relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.
EL CONCEPTO DE SISTEMAEL CONCEPTO DE SISTEMA
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SISTEMA: CONJUNTO DE PROCESOSSISTEMA: CONJUNTO DE PROCESOS
1 2 3 4 5INSUMOSPRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
Proveedor Cliente
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““NUEVA CULTURA EDUCATIVANUEVA CULTURA EDUCATIVA “
¿ Hay alguna similitud ¿ Hay alguna similitud entre estas dos figuras?entre estas dos figuras?
Institución EducativaInstitución Educativa
Cuerpo Cuerpo HumanoHumano
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A VOLAR...
El Avion
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TRANSFORMACION TRANSFORMACION CULTURAL: CULTURAL: OCHO OCHO
PRINCIPIOS DE EXITO PRINCIPIOS DE EXITO !!!! !!!!
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GESTION INTEGRALGESTION INTEGRALGESTION INTEGRALGESTION INTEGRAL
Elementos
Gestión Integral
(Desarrollointegral
armónico)
Direcciona-
mientoEstratégico
Cultura de
CalidadIntegral
Gerenciade los
Procesos(Día a Día)
Transformación cultural
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1. ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTE
2. LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS O VALORES.
3. PARTICIPACION DE TODO EL PERSONAL.
4. DECISIONES BASADAS EN HECHOS.
5. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR
6. ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE HACIA LA GESTION
7. ENFOQUE HACIA LOS PROCESOS.
8. MEJORA CONTINUA
OCHO PRINCIPIOS DE EXITO !!!! OCHO PRINCIPIOS DE EXITO !!!!
Educación Superior
Las organizaciones dependen de sus clientes y/o usuarios y por lo
tanto deben comprender sus necesidades actuales y futuras,
satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus
expectativas
1.1. ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTECLIENTE
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Los establecimientos educativos dependen de sus estudiantes, como beneficiarios
(clientes) a quienes les pertenece el derecho a la educación.
Los establecimientos educativos deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los estudiantes y padres de
familia y de todas las partes interesadas.
1.1. ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTECLIENTE
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2.2. LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS O VALORESO VALORES
Los líderes establecen un liderazgo que promueve la participación de todos los estamentos de la comunidad educativa que intervienen en los procesos
educativos para definir sus objetivos y la orientación que debe tener.
Crean y mantienen un ambiente interno adecuado, en el cual toda la comunidad educativa pueda llegar a involucrarse totalmente para lograr los
objetivos que hayan sido establecidos.
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El personal de los establecimientos educativos en todos su niveles (directivo, docente, administrativo y de servicios) debería estar
involucrado en el desarrollo de sus sistema de gestión de la calidad y adquirir el compromiso total de que aporte su experiencia y
habilidades para que sean aprovechadas en beneficio del establecimiento educativo y se logre el cumplimiento de sus
objetivos.
3.3. PARTICIPACION DE TODO EL PERSONALPARTICIPACION DE TODO EL PERSONAL
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Las decisiones que se toman para promover la mejora continua de la
eficacia y eficiencia del desempeño de los establecimientos educativos
deben basarse en el análisis de información y datos, y en la
interpretación adecuada de las normas de calidad.
4.4. DECISIONES BASADAS EN HECHOSDECISIONES BASADAS EN HECHOS
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Los establecimientos educativos y sus proveedores actúan de manera interrelacionada para promover acciones de mejora en la calidad educativa, lo cual resulta de benéfico para todos. Esto aumenta la
capacidad de ambas partes para crear valores como resultado de la gestión educativa.
5.5. RELACIONES MUTUAMENTE RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDORBENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR
Conformity
certificate
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Identificando, entendiendo, dirigiendo y definiendo los procesos de gestión
educativa interrelacionados (directiva, académica, administrativa-financiera y
de la comunidad), tomando en cuenta el marco legal vigente aplicable, para
gestionarlos como un sistema y orientarlo hacia el logro de los
objetivos.
6.6. ADMINISTRACION CON ENFOQUE HACIA ADMINISTRACION CON ENFOQUE HACIA LA GESTIONLA GESTION
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Identificando los procesos, su secuencia e interrelación, evitando la realización de actividades basadas en
esfuerzos aislados o personales y diseñados para mejorar en forma
continua la eficacia y eficiencia del desempeño de la institución..
7.7. ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE PROCESOSPROCESOS
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ENFOQUE TRADICIONAL: ORGANIZACION ENFOQUE TRADICIONAL: ORGANIZACION FUNCIONALFUNCIONAL
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ORGANIZACION FUNCIONALORGANIZACION FUNCIONAL
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El trabajo se divide en funciones, departamentos y tareas.
Unidad de mandoHomogeneidad de funciones
Delegación de autoridad
Deficiencias en la comunicaciónLenta adaptabilidad y flexibilidad
Dificultades para trabajo en equipo
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ENFOQUE ACTUAL: ORGANIZACION HORIZONTAL ENFOQUE ACTUAL: ORGANIZACION HORIZONTAL ENFOCADA AL CLIENTEENFOCADA AL CLIENTE
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HorizontalidadHorizontalidad
ProducciónProducción Inteligencia Inteligencia de Negociode Negocio
Manejo deManejo decontratoscontratos
FacturaciónFacturación
Procesos
ComprasCompras FinancieroFinancieroContableContable
DIRECCIONAR
FORMAR
MATRICULAR
Áreas Funcionales
Proceso 1
Proceso 4
Proceso 3
Proceso 2
ADMINISTRAR RECURSOS
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Mayores niveles de creatividadRápido crecimiento de la productividad
Mayor satisfacción de los ClientesLos equipos asumen la responsabilidad de gestión
Objetivo del directivo: mejora continua de resultadosLa información y la formación: Se proporcionan
para generar los resultados esperadosPerfil del profesional: capaz de
realizar múltiples tareas, trabajar en equipo y
mejorar continuamente
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Las actividades y recursos relacionados gestionados como procesos para mejorar en forma
continua la eficacia, eficiencia y efectividad del desempeño de la institución, a través de la
generación de acciones de mejora revisadas de forma periódica para garantizar su puesta en marcha
y su impacto en los resultados.
8.8. MEJORA CONTINUAMEJORA CONTINUA
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PLANEAR HACER
ACTUAR VERIFICAR
MisiónVisión
Política
MEJORAMIENTO CONTINUO
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LA MEJORA CONTINUA
Resultados
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Veamos
este
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¿Cómo se ¿Cómo se gerencia un gerencia un
proceso?proceso?
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Definir el mapa de procesos, identificando los diferentes tipos y su
interrelación.Debe ser liderado por el Rector y
apoyado por todo el Equipo directivo y de calidad.
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS (MAPA DE 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS (MAPA DE PROCESOS)PROCESOS)
P
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¿QUÉ PROCESOS
EXISTEN EN
NUESTRA
INSTITUCION?..
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MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS
PROCESOS DE SOPORTE O APOYO
PROCESOS VISIONALES O ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
CLIENTE
CLIENTE
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¿Veamos el mapa
de procesos de
nuestra
institución...
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¿Veamos otros
ejemplos de mapa
de procesos...
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ESTUDIANTES
INTEGRALMENTE
FORMADOS
MATRÍCULADE
ESTUDIANTES
DISEÑO CURRICULARPlan de estudios
Plan de área.Proyectos
FORMACIÓN Y EVALUACIÓN EN ESPACIOS DE APRENDIZAJE
RETROALIMENTACIÓN DEL BENEFICIARIO (EVALUACION DEL SERVICIO POR ESTUDIANTES, ENCUESTAS DE SATISFACCION DE PADRES Y RECEPCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS)
GESTIÓN DIRECTIVA
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Revisión por la Dirección-Elaboración y control de documentos-Control de
registros-Acciones correctivas y preventivas- Auditorias
Internas-Control del servicio no conforme
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
GESTIÓN ACADEMICA
COMPRAS YCONTRATACIÓNDE SERVICIOS
RE
QU
ISIT
OS
LE
GA
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DE
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EN
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A N
OR
MA
ISO
900
1
DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO
SALUDOUPACIONAL
MANTENIMIENTO Y
SERVICIOS GENERALE
MAPA DE PROCESOS.
PARTICIPACIÓN y CONVIVENCIAGobierno escolar-Asamblea y consejo de padres
- Escuela de padres y servicio social – Articulación con otros sectores
ACOMPAÑAMIENTO ESTUDIANTIL
PRESUPUESTO
GESTIÓN DE LA COMUNIDAD
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Una vez definido el mapa de procesos, el rector debe asignar el liderazgo de
cada uno de éstos a una persona dentro de la institución, quien debe
responsabilizarse de todo el proceso y rendir cuentas de su gestión ante la
rectoría.
2. ESTABLECER EL LIDERAZGO2. ESTABLECER EL LIDERAZGO
P
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Se debe tener absoluta claridad sobre el tipo de proceso, objetivo, alcance, interacción con otros procesos, así
como documentación, recursos, indicadores y mecanismos de control,
políticas de operación, marco legal que le aplica, entre otros.
3. DESCRIBIR EL PROCESO3. DESCRIBIR EL PROCESO
P
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Definido el equipo de trabajo, todos deben recibir capacitación sobre el
funcionamiento del proceso y en temas esenciales como herramientas de
mejoramiento, análisis y solución de problemas, trabajo en equipo y liderazgo.
4. CAPACITAR AL EQUIPO DE TRABAJO4. CAPACITAR AL EQUIPO DE TRABAJO
P
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Inicialmente se debe escribir lo que se
hace con el objeto de documentar el
proceso, representarlo mediante
diagramas de flujo, identificando sus
entradas y salidas, proveedores y
usuarios, actividades realizadas, etc.
(tener en cuenta el ciclo PHVA)
5. DOCUMENTAR EL PROCESO5. DOCUMENTAR EL PROCESO
P
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6. APLICAR GESTION DEL PROCESO6. APLICAR GESTION DEL PROCESO
H
Ejecutar el proceso de acuerdo con lo planificado
teniendo en cuenta lo descrito en los
procedimientos y los registros a generar.
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Medir la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso a través de la
medición de los indicadores y aplicación de mecanismos de control
y observar si la institución va por buen camino.
7. HACER SEGUIMIENTO Y CONTROL7. HACER SEGUIMIENTO Y CONTROL
V
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8. MEJORAR LOS PROCESOS8. MEJORAR LOS PROCESOS
El ciclo de mejoramiento tiene principio pero no fin. Por tanto los
procesos son dinámicos en el tiempo y lo que hoy es competitivo, y es
satisfactorio para el usuario, mañana no lo es.
A
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ELABOREMOS/AJUSTEMOS
NUESTRO MAPA DE
PROCESOS COM BASE EN
LA GUIA 34...
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““NUEVA CULTURA EDUCATIVANUEVA CULTURA EDUCATIVA “
¡¡Gracias!Gracias!
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