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Curso Autoformativo disponible en:
Reflexión Después de la AcciónAfter Action Review - AAR
www.aar.koolserve.com
¿Cómo funciona este curso autoformativo?
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• Índice: Hacer clic en el índice en el tema de su interés• Imágenes: Muestra cada pantalla del curso.• Buscar: Texto por diapositiva o en las notas del curso. • Notas: contiene el texto completo del tema. También se
muestra en la parte de abajo del curso.• Otras opciones: Puede disminuir el volumen si solo
desea leer el curso. Puede mostrar u ocultar la barra del índice.
Introducción
Metodologías que facilitan:
• La reflexión sistemática y colectiva
• La identificación de Lecciones Aprendidas
• Pautas para la preparación, realización y documentación de AARs
• La importancia de la labor del facilitador de un AAR
After Action Reviews (AARs) Reflexión Después de la
Acción
¿Qué es un After Action Review?
• Una técnica sencilla de gestión de conocimiento
• Desarrollada por el ejército de los Estados Unidos como herramienta de aprendizaje
• Identificar y compartir lecciones críticas a partir de los ejercicios de entrenamiento
• Acogida y adaptada por organizaciones del sector privado y público
Ventajas
• Requiere poco tiempo de preparación e implementación
• Genera resultados rápidos • Es fácilmente aplicable y replicable
¿Qué es un After Action Review?
• Una discusión dinámica y estructurada• Participan miembros de un equipo de trabajo, socios o
clientes• Se analiza una experiencia o actividad en función de
expectativas y los resultados logrados
¿Qué funcionó bien?¿Qué no funcionó?
¿Qué sucedió?¿Por qué sucedió?
¿Qué necesita mejorarse? ¿Cuáles son las lecciones y
recomendaciones?
¿Qué es un After Action Review?
Importante tener en cuenta:• Es una entre muchas otras técnicas de reflexión • No es aplicable a todos los contextos y situación • Es efectiva para mejorar los métodos y procesos• Responde a preguntas sobre el cómo y el porqué
Las lecciones se documentan para compartirlas con otros equipos y organizacionesLos resultados pueden contribuir a la mejora
¿Cuáles son los beneficios de un AAR?
Permiten aprender de una forma efectiva y rápida de los aciertos y errores
Pueden ser aplicados a diversos tipos de tareas, actividades o proyectosDescubrir y comprender causas
de errores y aciertos no previstos
Promover aprendizaje continuo y diálogo sobre fortalezas a sostener
y debilidades a superar
Mejorar la comprensión sobre desempeño del equipo y cómo
trabajar mejor en el futuro
Identificar lecciones de sus proyectos y actividades que pueden ser compartidas con la organización
Aumentar su confianza al ser escuchados en atmósfera receptiva
e independiente de evaluación
Aumentar posibilidades de éxito y efectividad para el
desarrollo
¿Cuándo se realiza un AAR?
• Al preparar un informe de avances • Después de un cambio en un proceso• Al cumplir un hito• Cuando sucede un incidente inesperado• Antes de que el equipo responsable se desintegre• Al final del proyecto en la realización del informe de cierre
Son útiles para reflexionar sobre logros, innovaciones y dificultades de un proceso o proyecto en diversos momentos durante o después de su ejecución.
Después de cualquier etapa: “aprender haciendo”
y reflexión
¿Que tipos de AAR existen?Formal • Requiere preparación previa • Puede tomar un mínimo de 2 horasInformal • Después de un hito de menor envergadura y/o duración• Puede surgir espontáneamente, sin planificación previa• Requiere menos preparación
El Chainsaw AAR*
Cada miembro responde:a. Una cosa que funcionó bienb. Una cosa que funcionó malc. Algo que haría diferente la
próxima ocasión (recomendación)
Se toma nota de aportes y conclusiones
*Adaptado de “After Action Reviews Tips and Tactics, Windland Fire Leadership and Development Program”
Preparación - antes del AAR
Definir ¿qué se quiere aprender? ¿con qué propósito?
Conducir el AAR tan pronto sea posible
Incluir a las personas pertinentes
Seleccionar facilitador Seleccionar
documentador Preparar materiales y
agenda
• Reflexionar sobre un proyecto o acto determinado
• Público al cual dirigir las conclusiones y recomendaciones
• La memoria está más fresca• Los participantes están
disponibles
• Invitar a clientes o aliados • Personas externas pueden
inhibir la participación • Número recomendado: 7-8
• Una persona externa• Su objetivo enfocar la
discusión y crear el clima apropiado
• Deben ser documentadas para posibilitar su registro y difusión
• Fortalecer la memoria institucional e ir creando un registro
• El rol del documentador es vital
• Reservar el salón
Desarrollo de la reflexión - durante el AAR
Promedio: 2 hrs de duración
F. Documentar el AAR y sus conclusiones(Durante todo el AAR)
A. Introducción 5% del tiempo total del AAR
B. Revisar los objetivos y productos deseados del proyecto o actividad 15% del tiempo total del AAR
C. Definir que sucedió en realidad y cuáles fueron los objetivos y resultados alcanzados en la práctica 30% del tiempo total del AAR
D. Comparar lo planeado con los resultados, descubrir las diferencias entre ambos y sus causas y sugerir recomendaciones50% del tiempo total del AAR
E. El cierre del AAR y conclusiones 5% del tiempo total del AAR
A. Introducción
Promover una atmósfera franca y abierta desde el principio
Se trata de un
espacio de aprendizaje
• Recuerda las reglas de juego
• Aclara los objetivos del AAR:• recuento del proyecto o
actividad • propósitos de la reflexión• marco de tiempo • con quién y cómo
compartir las conclusiones• cómo se espera que sean
utilizadas• Presenta la agenda y
dinámica de la reunión
B. Revisar los objetivos y productos deseados del proyecto o actividad
¿Qué se esperaba que sucediera?
¿Cuáles fueron los objetivos y los productos esperados?
Explicar el punto de partida para reflexionar
• Propósito y objetivos• Intervalo de tiempo• Beneficiarios y actores
determinantes, con sus roles respectivos • Productos esperados
Reconstruir los hechos sobre que sucedió en la práctica,
partiendo de las perspectivas de los participantes
para llegar a una visión compartida.
C. Definir que sucedió en realidad y objetivos y resultados alcanzados
Identificación de momentos
críticos
• Un paso o hito, positivo, negativo o neutral, importante
• Tiene un objetivo específico y actividades que responden a ese objetivo
C. Definir que sucedió en realidad y objetivos y resultados alcanzados
Construcción de línea de tiempo
2008 2009
Uso de tarjetas • Reducir la influencia del grupo
sobre opiniones individuales• Permitir que todos puedan
expresar sus ideas
Facilita y centra la reflexión sobre lo que funcionó y no funcionó
Identificación de momentos
críticos
+
-
D. Comparar lo planeado con los resultados
Permite identificar aprendizajes con el fin de revisar sus hipótesis de trabajo, consolidar los éxitos logrados y corregir posibles errores
•Analizar la línea de tiempo: induce a que analicen las tendencias que emergen•Formular preguntas de reflexión y definir recomendaciones enfocadas en los momentos críticos
2008 2009
D. Comparar lo planeado con los resultados
¿Qué funcionó bien y por qué?
El equipo identifica éxitos y logros que merezcan ser fortalecidos
Es importante que el facilitador ayude al equipo a indagar las razones por las cuales la práctica fue exitosa
Las circunstancias y factores que podrían ser usadas por otros equipos
D. Comparar lo planeado con los resultados
¿Qué pudo haber funcionado mejor?
El equipo identifica problemas y obstáculos y lo que se puede aprender de ellos
La atención debe ir más allá de descripción de problemas, sino como pueden ser corregidos
D. Comparar lo planeado con los resultados
¿Qué se haría diferente en una próxima ocasión?
Los participantes explicitan las lecciones y recomendaciones específicas
Deben vincular sus recomendaciones a los momentos críticos identificados o a uno nuevo
Recomendaciones - momentos contribuye a que sean accionables y se enfoquen en áreas bajo el control del proyecto
E. El cierre del AAR y conclusiones
El facilitador pide a los participantes concluir sus ideas
Comparte los temas críticos identificados
Presenta los productos a obtener y los próximos pasos •Comentarios de los participantes al informe•Entrevistas para profundizar temas específicos•Nota de lecciones aprendidas
F. Documentar el AAR y sus conclusiones
El documentador debe capturar la riqueza de la reflexión y las conclusiones
La facilitación del AAR
Ayudar al equipo a identificar lecciones y recomendacionesAsegurándose que cada miembro tenga la
oportunidad de participar
Crear el clima apropiado para el diálogo
Es recomendable que el facilitador no esté relacionado con el proyecto
• Permanecer neutral• Enfocar la discusión en el proyecto que se está analizando, y en las
causas de su desempeño• Evitar ataques personales• Concentrar el análisis en factores bajo control del equipo e identificar
aquellos fuera del control por parte del equipo• Promover la formulación de recomendaciones
El informe del AAR
Es importante que este informe capture la esencia de la reflexión
El informe permite compartir la reflexión con otros miembros
Provee la base para otras actividades.
Se recomienda circular un borrador antes de compartirlo
El informe del AAR
Informe 1. Público al cual va dirigido 2. Antecedentes3. Nombre de responsables y
participantes4. Productos relacionados5. Línea de tiempo construida y sus
momentos críticos6. Análisis de los momentos críticos,
lecciones y recomendaciones derivadas de ese análisis
Seguimiento a las recomendaciones
El seguimiento de las lecciones y
recomendaciones
• Responsabilidad del equipo de trabajo, brindando asistencia
Los aprendizajes capturados en el
informe son útiles para:
• El equipo• Otros equipos de la institución • Las agencias ejecutoras• Otras organizaciones
La inversión de tiempo es pequeña en
comparación con:
• La capacidad de agregar valor institucional
• La visibilidad al trabajo realizado• La oportunidad de construcción de
conocimiento
Contacto y referencias
REFERENCIAS
• Collison, Chris, Parcell, Geoff (2001), “Learning to Fly”. Milford: Capstone Publishing
• Department of the Army (1993), A leader’s Guide to After Action Reviews. Training Circular (TC)-25-20. Washington DC
• US Agency for International Development (2006). After – Action Reviews. Technical Guidance (PN-ADF-360). Washington, DC: http://knowledge.usaid.gov/aar.htm
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