Transferencias documentales l y h

• IDENTIFICAR LAS FUNCIONES QUE TIENE LAS

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES.

• ANALIZAR PASO A PASO LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS QUE

NOS PUEDE BRINDAR LAS TRANFERENCIAS

DOCUMENTALES.

• DAR A CONOCER LA METODOLOGIA PARA LA CONSERVACION

DOCUMENTAL.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Esta relacionado con las diferentes fases del archivo (gestión, central e histórico).

Destacando la responsabilidad del archivo central para liderar la administración de documentos en cada entidad y los procedimientos a seguir.

Garantizar a los cuídanos el acceso a la información.

Evitar la producción y a acumulación de los documentos.

Asegurar y facilitar el control efectivo y controlado de la documentación.

Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o el conocimiento del desarrollo histórico.

Guardar precaucional o definitivamente la documentación.

En toda la entidad se deben realizar transferías internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y finalmente al histórico o permanente .Esto se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital del documento.

son las etapas sucesivas por las que atraviesan losdocumentos desde su producción o su recepción enla oficina y su conservación temporal, hasta sueliminación o integración a un archivo permanente.

En este reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite de las normas internas indicadas en las TRD.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

A este archivo son transferidos los documentos de los

archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas como al publico en general.

La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD.

Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos ,debe conservarse permanentemente .

:

esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.

:

overol, gorra, mascarilla y guantes.

ELIMINACION DEL MATERIAL METALICO

Eliminar el material metálico: clips, ganchos decosedora, legajadores, etc.

Se puede cambiar el material metálico porelementos elaborados en material plástico o conrecubrimientos que eviten su oxidación.

Reemplazar las carpetas tradicionales por materialesdesacidificados o de cartulina blanca.

HONGOS Y INSECTOSELIMINAR EL POLVO DE

CARPETAS, CAJAS LEGAJO

FUENTES DE ALTA HUMEDAD Y

TEMPERATURA

SOLICITAR PERSONAL ESPECIALIZADO

REVISION Y FOLIACIÓN

LOS FOLIOS EN BLANCO NO SE

DEBEN ENVIAR EN LA

TRANSFERENCIA

LA NUMERACIÓN EXISTENTE NO

DEBE CORREGIRSE

TAMAÑO

Alto 27 cms, ancho 40 cms y profundidad 12.5 cmsCada entidad podrá establecer el tamaño de acuerdocon su documentación.

CAPACIDAD

Se recomienda introducir el numero de carpetasnecesario de manera que no queden ni muy ajustadani muy sueltas.

Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas

laterales, con los siguientes datos generales:

IDENTIFICACIÓN

CODIGO(de la entidad) _________________

FONDO ______________________________

SECCIÓN _____________________________

SUBSECCIÓN __________________________

NUMERO DE CARPETAS __________________

CAJA _________________________________

# CONSECUTIVO________________________

# CORRELATIVO_________________________

FECHAS EXTREMAS DEL__________ AL _______

CARPETAS

• DISEÑO

Deben adaptarse al volumen y tamaño de la documentación.

IDENTIFIACACIÓN

Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha con los siguientes datos:

IDENTIFIACACIÓN CARPETAS

FONDO _________________

SECCIÓN_____________ SUBSECCIÓN _______

SERIE ______________SUBSERIE ____________

# DE FOLIOS_____________________________

# DE CARPETA ________________________

# DE CAJA ________________________

AMARRE

este proceso es importante para reforzarestructuralmente las unidades deconservación a transferir y a la vez facilitar sutraslado.

material:

cinta faya o hiladillo de 2,5 cm de ancho

modo:

vertical y horizontal, anudado en la parte superior.

EMBALAJE

utilizar cajas que cumplan las especificaciones sugeridas por el AGN (archivo general de la nación).

mantener el orden estricto del inventario.

las cajas de transferencias deberán numerarse consecutivamente.

los tomos deben ser verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros.