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UNIVERSIDAD SANTA MARÍA LA ANTIGUA
Actividad: Usos, Impactos y Proyecciones
de la Tecnología de Información en la empresa
utilizando modelos de diagnóstico y análisis
Por:
Martha Ordoñez
Line Calvache
Joselyn Gómez
Grace Clunie
Introducción
• El objetivo de esta presentación es mostrar la inter-relación de los Sistemas de Tecnología de la Información en las distintas unidades de negocio, para ello seleccionamos la empresa de Franquicia Internacional, para la cual desarrollamos un modelo de diagnóstico y análisis.
Estructura Organizativa de
Empresa de Franquicia Internacional
GERENTE DE
OPERACIONES
SERVICIO AL
CLIENTE
GERENTE DE
VENTAS
GERENCIA DE
TALLERGERENTE DE
RRHH
INGENIERO EN
SISTEMAS DE
COMPUTACIÓN
DEPTO. LEGAL GERENTE DE
ADMON
FINANZAS Y
CONTABILIDAD
DEPTO DE
MERCADEO
GERENTE GENERAL
ACTIVIDAD / ORGANIZACION
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SISTEMAS
Orden del cliente PR PR PR P PR PR
Cuentas x cobrar PR P PR
Facturación PR P PR PR PR
Cuentas x pagar P PR PR
Control de flota PR PR P PR
Asuntos legales PR PR P PR
Inventario de GPS P PR
Compras de materiales P P P P P P P P PR PR PR
Planificación estratégica PR PR PR PA P
Chapistería de autos PR PR P PR
Compra y venta de flota P P P P P
Imagen corporativa P P P P P
Control de ausencias PR PR P PR P PR
Leasings P P P PR PR P PR
Servidor y tecnología PR PR PR PR PR PR PR P PR PR PR PR PR
Revisión de contratos PR PR PR P PR PR
Clientes con crédito PR PR PR P PR
Aplicación de Diagrama de Flujo de información
basado en la estructura organizativa
PR= PRESENTE PA= PLANEADO P= PLANEADO/PRESENTE
Modelo de la Cadena de Valor
Administración, finanzas y contabilidad
Abastecimiento de autos
Recursos Humanos
Tecnología
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Planificar el lanzamiento de nuevo material publicitario en conjunto con el departamento de mercadeoRevisión de informes gerenciales de los distintos departamentos Aprobación de contratos Aprobación de ventas Aprobación de arrendamientos financieros
Acceso a reportes financieros Acceso a reportes de gestión de los distintos departamentos Consulta de información de clientes y de proveedores Reporte de gestión a la junta directiva los accionistas
FUNCIONES
Gerencia General
Gerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Inventario de equipos Estatus y clasificación de autos Control de cliente en BD INTEGRADAS y clasificación de su reputación Recorridos de autos
Placa de vehículos Recurrencia de clientes Kilometrajes Condiciones del vehículo Conciliación de inventario físico de llaves, GPS, y vehículo, vs sistema de control de taller
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de Operaciones
Servicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Control de equipos Uso de diversas herramientas de comunicación para la atención al cliente (correo electrónico, chat online, página web, hot-line)
Inventario y estatus de autos Seguimiento y contacto y asignación de autos a los clientes
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al Cliente
Gerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Manejo de cuentas de clientes corporativos
Manejo de precios y tarifas Condiciones de venta Datos de clientes y conductores autorizados
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de Ventas
TallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Limpieza de autos Mantenimiento de vehículos Cuenta con una bomba de gasolina Chapistería de autos Tapicería e interiores Mecánicos Piezas de autos
Reporte de averías y daños en autos Solicitud de reparaciones y mantenimientos de autos Solitud de pedido de repuestos, piezas y materiales para la reparación y mejoras de vehículos.
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTaller
Gerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Reclutamiento y selección Políticas de beneficios Nómina Ausentismo y rotación de personal Cumplimiento del marco regulatorio en materia laboral Capacitación al personal
Control de asistencia del personal Base de datos de trabajadores, salarios, beneficios, obligaciones contractuales. Administración de control de accesos a los sistemas de operativos y administrativos del personal
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Desarrollo, mantenimiento del servidor. Soluciones al instante
Custodia y resguardo de la información de la empresa Desarrollo de aplicaciones según requerimientos de usuarios
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de Computación
Depto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Representación legal para audiencias Hurto Apropiación indebida Detención de autos Colisiones Daños a la propiedad ajena
Revisión y consulta de contratos Investigación de datos de clientes
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. Legal
Gerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Contabilidad Cierres mensuales de cuentas por pagar Cierres mensuales de cuentas por cobrar Cierre mensual de la contabilidad Cierre anual del ejercicio económicoManejo de disponibilidad financiera y corriente
ComprasMateriales y útiles de oficina Materiales para limpieza que requiera tallerMateriales de promoción de las marcas (MATERIAL POP)
Contabilidad Auxiliares de cuentas por pagar Auxiliares de cuentas por cobrar Listado de inventarios de vehículos Reportes de ventas y facturación Emisión de estados financieros Conciliaciones bancarias
Compras Reportes de ordenes de compra y de servicios Inventario de materiales y útiles de oficina Distribución de materiales y suministros a los usuarios Reporte de cotizaciones de proveedoresManejo y control de solicitudes de pedido de materiales de los diferentes departamentos.
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Auditoría Revisión de contratos Revisión de facturas Facturación a tarjetas de créditos Recibos de pagos en efectivoManejo de tarjetas débitos
Auditoría Control y manejo de códigos de autorización de cobros clientes Controles y monitoreo de los reportes de gestión en el uso de los vehículos por los clientes
FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Imagen corporativa: arreglos de oficinas, publicidad Diseño gráfico: diseño de página web, montaje de banners, actualización de tarifas.
Presupuesto de inversión de publicidad FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Procesos del Negocio
Clasificación de Datos
Imagen corporativa: arreglos de oficinas, publicidad Diseño gráfico: diseño de página web, montaje de banners, actualización de tarifas.
Presupuesto de inversión de publicidad FUNCIONES
Gerencia GeneralGerencia de OperacionesServicio al ClienteGerencia de VentasTallerGerencia de Recursos HumanosIngeniero en Sistemas de ComputaciónDepto. LegalGerencia de Admón. Y FinanzasDepto. Mercadeo
Conclusiones
Esta empresa cuenta con sistemas integrados que facilitan el flujo de la información entre los diversos departamentos y permiten la toma de decisiones oportuna Las actividades son procesadas de forma inmediata en los sistemas de información, lo que permite contar con información al día sobre las operaciones del negocio Existen controles de acceso a los sistemas, que permiten relacionar a cada usuario con las actividades que realiza. Estos sistemas de información permiten que se dé una planificación estratégica en la compañía debido al flujo continuo de información y a la facilidad del acceso a la misma, lo que permite identificar áreas que deben ser mejoradas .
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