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“Colaboración entre editores, distribuidores y libreros para la mejora de procesos comerciales: SINLI y Normas CSL”
III Congreso Iberoamericano de LibrerosBuenos Aires, 18 de Abril de 2009
José Manuel AntaSecretario Técnico de FANDEwww.fande.es
¿Qué es FANDE?
FANDE es la Federación de Asociaciones Nacionales de Distribuidores de Ediciones.
Organización fundada en 1979.
Agrupa a cerca de 200 empresas dedicadas a la distribución mayorista de libros, revistas y diarios.
Actualmente 120 empresas dedicadas a la distribución de libros, y 80 a la de publicaciones periódicas.
Tanto distribuidoras nacionales como distribuidoras locales.
La actividad de distribución de libros
Número de libros movidos (2007): 270 millones de ejemplares.
Servidos (214 millones)Devueltos (56 millones)Vendidos (158 millones)
Pedidos despachados: 7.330.000
Media de libros por pedido: 29
La actividad de distribución de libros
“Disponer de un determinado libro, en una librería concreta, puede parecer algo sencillo, hacer llegar el mismo libro a miles de librerías ya resulta mas difícil y complicado; pero tener miles de libros en miles de librerías es una compleja tarea, que rara vez es percibida en su justa valoración”
(Antonio Mas, La comercialización del libro)
La actividad de distribución de libros
PreparacionExpedicion
Devoluciones
TransporteDevolucionesRecepcion
Devoluciones
ControlDevoluciones
Stock PDV
TransportePedidos
RecepcionFisica
ControlRecepcion
Sistemas
ATC
AlmacenajeSuministro
TransportePedidos
RecepcionFisica
Pedidos
ControlRecepcionPedidos
Almacenaje
PreparacionPedidos
Expedicion
TransporteDevoluciones
RecepcionDevoluciones
ControlDevoluciones
Sistemas
ATC
Sistemas
Editor
Taller deImpresion
ATC
PreparacionExpedicion
Devoluciones
Sistemas
Reedicion u Orden de Impresion
MasterCard
ComercialMarketing
EDITORIAL
ALMACENDistribuidor
nacional
ALMACENDistribuidor Local
PUNTO DEVENTA
IMPRENTA
DESTRUCCIONES
PreparacionPedidos
ACTIVIDADES EN LA CADENA DE SUMINISTROS DEL LIBRO
ControlRecepcionSuministro
RecepcionFisica
Suministro
TransporteSuministro
PreparacionPedidos
Suministro
AlmacenajeProduccion
ComercialMarketing
ComercialMarketing
Expedicion Pedidos
Expedicion Pedidos
Expedicion PedidosSuministro
KAS
GRANDESSUPERFICIESRecepcion
FisicaPedidos
TransportePedidos
TransporteDevoluciones
La actividad de distribución de libros
Enorme volumen de movimiento de libros. Descontrol de la información. Alto nivel de errores. Lentitud en la respuesta. Exceso de tiempo en gestión documental. Modificación constante de procesos e incremento del
gasto.
Proyectos para la mejora de procesos
Normalización de los formatos de información que se transmiten entre editores, distribuidores y libreros: Sistema de Normalización Documental del Sector del Libro (SINLI)
Programa para la mejora de los procesos que forman parte de la Cadena de Suministro de Libros: (Normas CSL)
Bases de Datos de Libros en Venta (DILVE y CEGAL en Red)
Proyectos para la mejora de procesos
sinliEDITORES DISTRIBUIDORES LIBREROS
sinlisinli
Cegal en RedDilve
sinli
CSL
Mejora de procesos: SINLI
Sistema de Normalización Documental del Sector del Libro (SINLI). Puesto en marcha en 2001, con la experiencia del Sector de las Publicaciones (Sistema FANDITE)
Es necesario un sistema normalizado de comunicación y transferencia de información que optimice la gestión, integrando toda la cadena de suministro mediante un lenguaje común.
SINLI es el conjunto de los documentos normalizados de gestión comercial que se intercambian habitualmente entre libreros, distribuidores y editores.
Mejora de procesos: SINLI
Documentos normalizados
01 Albarán de pedido del cliente02 Validación del albarán de pedido del cliente3A Albarán de reclamación anulación de pedido3B Albarán de reclamación: incidencias en la entrega de pedidos04 Albarán de entrega o factura5A Albarán de devolución y pedido de devolución5B Pedido de devolución5C Albarán de devolución y pedido de devolución06 Albarán o factura de abono07 Factura08 Cambios de precio09 Cambios de estado 10 Ficha del libro (PROGRESIVA SUSTITUCIÓN POR DILVE)11 Documento de estado del deposito
Mejora de procesos: SINLI
Documentos normalizados
INFORMES DISTRIBUIDOR – EDITOR
12 Liquidación de ventas12A Informe de liquidación de ventas12B Informe de liquidación de ventas13 Informe de movimientos14 Informe de inventario15 Liquidación de comisiones16 Confirmación de devoluciones17 Factura de liquidación de ventas
Mejora de procesos: SINLI
Mejora de procesos: SINLI
Mejora de procesos: SINLI
Mejora de procesos: SINLI
Usuarios actuales: 1.480 empresas del sector del libro.
EDITORIALES: 126 DISTRIBUIDORAS: 175 LIBRERIAS: 1.159 SERVICIOS DE APOYO: 20
Mejora de procesos: SINLI
Últimas novedades
Nuevo documento ALBARÁN / FACTURA DE ENTREGA EN PAPELERÍA (ENTPAP): Específico para documentar el envío de productos no editoriales (básicamente productos de papelería) a las librerías que comercializan este tipo de productos.
Cambio normalización del documento ALBARÁN DE ENTREGA (ENVIO): Se incluye como nuevo campo el de AUTOR para incluir una información adicional a la ya existente (isbn, precio, título…) según demanda la red de librerías.
Proyecto FANDE – FACTURA ELECTRÓNICA: Disposición de certificado de firma digital y custodia de facturas digitales. Software IE FANDE FTPS
Mejora de procesos: SINLI
Mejora de procesos: SINLI
Las Normas para la mejora de la Cadena de
Suministro de Libros (Normas CSL)
NORMAS CSL 2008 – PROTOCOLOS INICIALES
• Código CSL: Código único de identificación global para los agentes de la CSL.
• Definiciones consensuadas sobre las diferentes situaciones del libro.
• Protocolo administrativo sobre pedidos y devoluciones.
• SINLI como base de los procesos de la CSL.
Mejora de procesos: Normas CSL
Código CSL
CÓDIGO CSL
El CÓDIGO SINLI / CSL identifica de forma única a cada agente participante en la Cadena de Suministro del Libro, es transformable en código de barras (CODE 128), y se basa en el Código de Buzón SINLI que ya utilizan más de 1.400 empresas.
Las empresas que actualmente forman parte de la Comunidad SINLI y que cuentan con buzones SINLI con la estructura LIBXXXXX, estos pasarán a denominarse CÓDIGO SINLI / CSL con la misma estructura actual.
A las nuevas altas de empresas se les asignará un CÓDIGO SINLI / CSL con la estructura LXXXXXXX, manteniéndose las ocho posiciones previstas en el código.
Situaciones de los libros
SITUACIONES DE LOS LIBROS
Posibles estados de disponibilidad de un libro en un momento concreto
Objetivo:Consensuar un listado de situaciones que todo el sector utilice
Justificación de la propuesta:La falta de información de calidad sobre la situación de los libros dificulta el buen servicio a los clientes y provoca ineficiencia en todo el sector
Situación actual:• Conviven muchas listas diferentes de situaciones de los libros• Es frecuente recibir información ambigua o no recibir ninguna información de los libros que no están disponibles
Características necesarias de la lista de situaciones:• La información debe ser clara y precisa• El número de situaciones no debe ser demasiado alto
PROPUESTA
0. Disponible1. Sin existencias. Disponible a corto plazo.2. Sin existencias indefinidamente.3. En reimpresión.4. Novedad. Próxima publicación.5. Sustituye edición antigua.6. No pertenece a nuestro fondo.7. Desconocido o no identificado.8. Agotado.9. Descatalogado.
Protocolo administrativo sobre pedidos y
devoluciones
PROTOCOLO ADMINISTRATIVO SOBRE PEDIDOS Y DEVOLUCIONES
OBJETIVO
Mejorar la calidad de la información que se intercambia de forma habitual en el último tramo de la cadena de suministro
DISTRIBUIDOR PUNTO DEVENTA
JUSTIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
La documentación presenta frecuentemente lagunas que producen ineficiencias en las operaciones de este tramo de la CSL
PROTOCOLO ADMINISTRATIVO SOBRE PEDIDOS Y DEVOLUCIONES
ASPECTOS GENERALES DE LA PROPUESTA
•Se fijan requisitos de información con carácter de mínimos.
Cualquier agente de la CSL podrá unilateralmente añadir más
información a la documentación que acompaña a los pedidos y
devoluciones
• Los mínimos establecidos serán de uso obligatorio
SINLI como base de los procesos de la CSL
SINLI: BASE DE LOS PROCESOS DE LA CSL
Envío por parte de los grandes grupos de documentos mínimos, de forma obligatoria,
Los documentos mínimos acordados son:
● Albarán Pedido del Cliente (PEDIDO)● Albarán Entrega (ENVIO)● Albarán Devolución (DEVOLU) Pendiente desarrollo protocolo (*)● Factura (FACTUL)● Cambios de precio (CAMPRE)● Cambios de estado (ESTADO)● Ficha del libro (FICHA) Avances en DILVE y CEGAL en Red)(*)
SINLI: BASE DE LOS PROCESOS DE LA CSL
SINLI: BASE DE LOS PROCESOS DE LA CSL
SITUACIÓN IMPLANTACIÓN
• Código CSL: Código único de identificación global para los agentes de la CSL.
• Definiciones consensuadas sobre las diferentes situaciones del libro (YA IMPLEMENTADO EN DILVE)
• Protocolo administrativo sobre pedidos y devoluciones.
• SINLI como base de los procesos de la CSL.
SITUACIÓN IMPLANTACIÓN (Encuesta FANDE)
Las grandes distribuidoras ya están aplicando varias de las Normas CSL.
PRINCIPALES VENTAJAS:
Evitan trabajo administrativo y ahorran recursos y tiempo.Hacen más fluida la relación entre operador logístico y punto de ventaPermiten reducir el volumen de errores gracias a la normalizaciónPerfecta identificación de títulos y clientes
SUGERENCIAS PARA MEJORA:
Mayor campaña de información y divulgaciónImplicación de empresas de softwareDesarrollo de normalización en gestión de devoluciones
PRÓXIMO PROYECTOS
Protocolo sobre comunicación de novedades por el editor a la red comercial: Información mínima a comunicar y plazos, previos a la salida del libro al mercado
Protocolo sobre identificación del PVP en los libros: Código de barras / etiquetas removibles
Protocolo sobre diferencias en devoluciones y gestión de las reclamaciones ante las mismas.
Auditoria medioambiental en los distintos procesos de la Cadena de Suministro de Libros.
Normalización en la clasificación de materias para su utilización por todo el sector.
Propuestas para la normalización de formatos de facturas.
Implantación del fichero SINLI sobre Estado de Depósito.
Protocolo sobre comunicación de novedades por el editor a la red comercial:
Objeto de la propuesta:Desarrollo de un protocolo referido a la información mínima sobre las novedades que cada editor debe comunicar a la red comercial, y que se realice en un plazo previo a la salida al mercado del libro.
Justificación:Distribuidores y libreros deben contar con esa información, para que la comercialización del libro sea la adecuada.
Favorecerá la creación de bases de datos de libros en venta completas y actualizadas
La transmisión de información por parte del editor es el fundamento para adecuar muchos procesos en la cadena comercial, y debe considerarse por el propio editor como una inversión y no como un gasto.
Aspectos generales:Se fijarán requisitos de partida con carácter de mínimos (Información mínima a comunicar y plazo).
Protocolo sobre identificación del PVP de los libros:
Objeto de la propuesta:El objetivo es facilitar la gestión para proveedores y puntos de venta, en la incorporación del PVP de los libros, manteniendo el precepto legal de facilitar información sobre este PVP a los consumidores.
Justificación:Habitualmente, el etiquetaje o marcado del precio de venta al público de los libros por parte de las librerías y de otros puntos de venta, genera situaciones en las que los libros que no han sido vendidos, y que son devueltos a su proveedor respectivo, llevan incorporadas identificadores del precio (ya sean etiquetas o anotaciones), lo que provoca que el proveedor deba realizar un trabajo de retirada de esos identificadores del precio, para que el libro pueda volver a la cadena de comercialización. Esto genera importantes costes, así como incidencias y quejas de las librerías, cuando las etiquetas no son removidas por el proveedor, y el libro retorna a la cadena comercial.
Aspectos generales:Se fijan requisitos de partida con carácter de mínimos. Cualquier agente de la CSL podrá unilateralmente añadir más información o perfeccionar la presente propuesta.
Ejemplos de colaboración: Dilicom (Francia)
Ejemplos de colaboración: Dilicom (Francia)
Ejemplos de colaboración: Libreka (Alemania)
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