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planeacion meci
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FASE DE PLANEACION
MECI
Fecha de inicio: 21 de mayo de 2014
Fecha final prevista: 21 de diciembre
de 2014
plan de actualización del modelo
estándar de control interno
Responsables
Representante Legal: Carlos Alberto Rosero Cabrera
Alta Dirección (Lideres de proceso):
Subgerente administrativo y financiero_________________________________
Subgerente de servicios de salud ______________________________________
Jefe asesor de la oficina de planeación y gestión de la calidad________________
Coordinador de la calidad, Líder del proceso prensa y protocolo______________
Representante de la Dirección: Carlos Alberto Rosero Cabrera
Equipo MECI:
Coordinador de la Calidad___________________________
Auxiliar de Planeación______________________________
Contador ________________________________________
Recursos físicos___________________________________
Tesorero_________________________________________
Talento Humano__________________________________
Sistemas de información y estadística__________________
Gestión documental________________________________
Facturación_______________________________________
Asesor Jurídico____________________________________
Atención al usuario_________________________________
Auditoría de cuentas médicas_________________________
Seguridad del paciente ______________________________
Coordinador de urgencia_____________________________
Coordinador de odontología__________________________
Coordinador de salud publica_________________________
Coordinador de laboratorio___________________________
Prensa y protocolo__________________________________
Médico de consulta externa__________________________
Diagnostico y plan de trabajo
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENT
RA EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUADO/R
EVISADO EVIDENCIA
ENCONTRADA ACCIONES A
REALIZAR
Documento con los principios y
valores de la entidad,
construido participativamente
1
Código de ética y
buen gobierno Actualizar el
código de
ética y buen
gobierno
Acto administrativo que adopta el
documento con los principios y
valores de la entidad. 1
Código de ética y
buen gobierno
Actualizar el
código de
ética y buen
gobierno
Socialización de los principios y
valores de la organización a todos
los servidores. 1 Código de ética y
buen gobierno Socializarlo
ELEMENTO DE CONTROL Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXIST
E
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTAD
O
EVALUADO/
REVISADO EVIDENCIA
ENCONTRADA ACCIONES A REALIZAR
Manual defunciones y competencias
laborales 1
Manual de
funciones Actualizarlo
Plan Institucional de Formación y
Capacitación 1 Esta en proceso
Revisarlo, complementarlo
y formalizarlo
Programa de Inducción y re inducción
realizado a los
servidores vinculados a la entidad 1
Programa de
inducción
Documentar programa de re
inducción, adoptarlo y
socializarlo
Programa de re inducción en respuesta a
cambios organizacionales, técnicos o
normativos. 1 No existe Documentarlo
Programa de Bienestar 1 Esta en proceso Revisarlo, complementarlo
y formalizarlo
Plan de incentivos 1 Esta en proceso Revisarlo, complementarlo
y formalizarlo
Procesos meritocráticos de cargos
directivos (en las entidades donde
aplique) 1 Esta en proceso
Revisarlo, complementarlo
y formalizarlo
Mecanismos de evaluación del
desempeño acorde a la normatividad que
aplique a la entidad. 1 Esta documentado Revisarlo
Desarrollo del talento humano
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENT
RA EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUADO
/REVISADO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Misión, Visión y Objetivos
Institucionales adoptados y
divulgados. 1 socializarlos
Documentos que soporten la
revisión sobre necesidades de los
usuarios, legales y de presupuesto. 1
Resultados de las encuestas de
satisfacción
Reuniones con asociación de
usuarios
Actas de Junta Directiva
Comité de ética hospitalaria
Implementar la
revisión legal
Planes operativos con cronogramas
y responsables. 1
Plan de desarrollo Institucional
POA 2014
Levantar POA
año 2014 por
proceso
Fichas de indicadores para medir el
avance en la planeación. 1
Hoja de cálculo con los
indicadores de la planeación
Revisar la ficha
de indicadores de
planeación
Procesos de seguimiento y
evaluación que incluya la
satisfacción del cliente y partes
interesadas.
1 Hoja de cálculo con los
indicadores de la planeación Revisar
Planes. Programas y proyectos
Modelo de operación por procesos
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Caracterizaciones de proceso
elaboradas y divulgadas a todos los
funcionarios de la entidad. 1
caracterizaciones de los
procesos: Planeación Gerencial,
Gestión de la calidad, consulta
odontológica, laboratorio
clínico, imagenología,
urgencias, Estadistica.
Actualizarlas
Mapa de procesos. 1 mapa de procesos Revisarlo
Indicadores por proceso para realizar
la medición correspondiente. 1
Indicadores de los procesos
mencionados Actualizarlos
Actas de reuniones u otro soporte para
revisiones o ajustes a los
procesos. 1 Actas
Procedimientos diseñados de acuerdo
a las actividades que desarrollan los
procesos. 1 Procedimientos Actualizarlos
Actas u otro documento que soporte
la divulgación de los procedimientos a
todos los funcionarios. 1
Difundir los
procesos
Documentos u otros soportes que
evidencian el seguimiento a los
controles 1 Resultados de auditoria Revisarlos
Fichas de indicadores donde se
registra y hace seguimiento a la
gestión. 1
Fichas de indicadores de los
procesos Actualizar a todos
los procesos
Cuadros de control para
seguimiento a los indicadores
clave de los procesos. 1 PAMEC
Actualización
permanente
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Evidencias que soporten la
comunicación a todo el personal
para sensibilizar la relación entre
la estructura y los procesos de la
entidad.
1
Sensibilizar a todo
el personal en la
estructura
organizacional y sus
procesos
Estructura organizacional
Indicadores de gestión
Políticas de Operación
Documento que contiene las
políticas de operación 1 Procedimientos Revisión
Actas u otro documento que
soporte la divulgación de las
políticas de operación a todos los
funcionarios.
1 No se dispone Dejar evidencias de
las actualizaciones
Administración del riesgo
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Definición desde la Alta
Dirección de la política de
Administración del Riesgo,
donde se incluya la
metodología a utilizar para
su desarrollo.
1 No se dispone Enunciar e
implementar la
política de
administración
del riesgo
Mapas de riesgos por
proceso 1 mapas de riesgos Actualizarlos
Mapa institucional de
riesgos 1 No existe Implementarlo
Actas u otro documento que
soporte la divulgación de
los mapas de riesgos
a todos los funcionarios de
la entidad.
1 No existe Implementar y
divulgar el mapa
de riesgos
Documentos u otros
soportes que evidencian el
seguimiento a los controles
establecidos para los
riesgos.
1 No existe Implementar en
el ciclo de
auditorias para el
año 2014
Autoevaluación institucional
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Documentos soporte sobre
aplicación de encuestas de
autoevaluación de los
procesos.
1 No existe
Implementación
de encuestas de
autoevaluación
por procesos
Documentos soporte sobre
realización de talleres de
autoevaluación. 1 No existe
Realizar talleres
de
autoevaluación
Informes u otros soportes de
informes de autoevaluación
realizados. 1 No existe
Implementar
informes de
autoevaluación
Informes sobre análisis de
los indicadores por proceso 1 Hoja de vida de
indicadores
Implementar
como cultura de
autocontrol
Informes de gestión por
procesos. 1 Informes de gestión Revisarlos
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Informes pormenorizados
de la vigencia 1 Informe cuatrimestral
Resultados Informe
Ejecutivo Anual realizado
ante el DAFP. 1 Informe anual
Procedimiento para
auditoría interna. 1
Procedimiento de auditoria
interna
Programa Anual de
Auditorías aprobado 1
Esta por aprobación de
Gerencia
Informes de auditorías
realizadas 1 Informes de auditoria
Herramienta definida para
la construcción del plan de
mejoramiento. 1
Procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y
de mejora
Documentos que
evidencien el seguimiento a
los planes de mejoramiento 1
Formato de acciones
correctivas, preventivas y
de mejora
AUDITORIA INTERNA
PLAN DE MEJORAMIENTO
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Mecanismos para recepción,
registro y atención de
sugerencias, recomendaciones,
peticiones, quejas o reclamos
por parte de la ciudadanía.
1 Proceso de atención al usuario Falta implementar
modulo de PQR en
la página web
Mecanismos de consulta para la
obtención de información
requerida para la gestión de la
entidad. 1
Buzón de sugerencias, rendición
de cuentas, auditorias e1ternas,
reuniones con las asociaciones
de usuarios, normatividad
vigente
Publicación en página web de la
información relacionada con la
planeación institucional. 1 Esta publicado en la pagina web
Publicación en página web de
los formularios oficiales
relacionados con trámites de los
ciudadanos. N.A
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENT
RA EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Lineamientos de
planeación establecidos
para
llevar a cabo el proceso de
rendición de cuentas.
1 Estatuto anticorrupción y
normatividad vigente
Actas u otros documentos
que soporten la realización
de procesos de rendición de
cuentas.
1 Documentado
Publicación en página web
de los resultados de la
última rendición de cuentas
realizada.
1 Publicado
Actas u otros documentos
que evidencien la
realización de otro tipo de
contacto con la ciudadanía
(diferente a la rendición de
cuentas).
1
Reuniones con la liga de
usuarios, jornadas de
vacunación, servicio
e1tramural, página web
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Mecanismo para recibir
sugerencias o solicitudes
de los funcionarios. 1 Por intranet
Tablas de Retención
Documental 1 Actualizadas
Fuentes internas de
información: Manuales,
actas, actos administrativos
u otros documentos
necesarios para la gestión
de los procesos, de fácil
acceso y sistematizados.
1 Intranet
Política y Plan de
Comunicaciones
establecido y divulgado a
todos
los funcionarios.
1 Implementarlo y
socializarlo
Matriz de
responsabilidades. 1 Implementarla
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENT
RA EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Sistema de información para el
Proceso documental institucional. 1
Implementar
proceso documental
institucional
Sistema de información para la
atención de las peticiones, quejas,
reclamaciones o recursos de los
ciudadanos.
1 Habilitar el módulo
en la página web
Sistemas de información para
el manejo de los recursos humanos,
físicos, tecnológicos y financieros. 1
Financiero
Página web 1 Se cuenta con la
página web
Punto de atención al usuario. 1
Se cuenta con el
punto de
información al
usuario
Otros medios de comunicación
virtual (chat, foro, redes sociales). 1 Implementar
PUNTOS CRITICOS 11
PUNTOS A VOLVERSE VICTORIAS 17 VICTORIAS TEMPRANAS 35
TOTAL % ACTUALIZACION MECI:
56% 63
ANÁLISIS DEL DIAGNOSTICO MECI 1000:2014
Una vez realizado el diagnostico a los procesos de la entidad los
cuales hacen parte de los módulos del nuevo MECI 1000:2014,
podemos concluir que se cuenta con un 56% de implementación, lo
cual quiere decir que la entidad se encuentra en un proceso de
actualización y fortalecimiento institucional tratando de conseguir
la mejora continua en todos sus procesos y procedimientos, se
puede resaltar que tenemos unos puntos críticos de color rojo en el
diagnostico, los cuales en la etapa de implementación deberán
volverse victorias, también tenemos unos puntos medios o que se
encuentran en proceso de implementación de color amarillo que
tienden a volverse victorias a corto plazo y tenemos unas victorias
tempranas de color verde que son las fortalezas encontradas en la
etapa del diagnostico las cuales benefician al proceso de
implementación.
Entre las actividades claves que debemos contemplar en el plan de actualización están:
• Actualización del código de ética y buen Gobierno.
• Revisión de los Planes operativos de la institución año 2014.
• Implementación del proceso de re inducción, revisión del plan de incentivos y bienestar
en el proceso de gestión del talento humano.
• Divulgación de los documentos del sistema de gestión de la calidad a todos los
funcionarios.
• Revisión y divulgación de los mapas de riesgos de todos los procesos.
• Fortalecer las actividades que fomenten la autogestión.
• Plan y política de comunicaciones y matriz de responsabilidades.
• Sistema de información para el proceso documental institucional.
• Otros medios de comunicación virtual (chat, foro, redes sociales).
Es deber de todos los responsables de la implementación del nuevo MECI 1000:2014,
colaborar para que todos esos puntos críticos encontrados los volvamos fortalezas y sean
aprovechados al máximo por la entidad, se debe también fortalecer el proceso de talento
humano conjuntamente con el proceso de comunicación y sistematización de la entidad
tratando de sensibilizar a los funcionarios y adquiriendo la infraestructura física, talento
humano, recursos económicos y sistemas de información, con el objetivo de modernizar la
IPS MUNICIPAL, con miras a volverla la empresa social del estado más competitiva de la
ex provincia de Obando.
GRACIAS POR SU ATENCION
