SENDA: Plan de comunicación interna de la Biblioteca de la UNED

BEATRIZ TEJADA

ALEXIS MORENO

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INTRODUCCIÓN

• El Plan de Mejora 2007-2009 de la Biblioteca establece incrementar la participación de la plantilla a través de:

– integración en Grupos de Mejora y Grupos de Trabajo– la elaboración de un Plan de Comunicación Interna.

• El Grupo de Mejora de la Comunicación Interna se constituyó en julio de 2007 y ha elaborado el Plan de Comunicación Interna de la Biblioteca de la UNED.

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PLAN DE CI – MISIÓN Y VISIÓN

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MISIÓN: incrementar y potenciar los flujos de información internos, para mejorar la calidad del servicio y aumentar el grado de satisfacción y compromiso de todo el personal.

VISIÓN:

integrar la comunicación interna en los procesos de toma de decisiones;

subordinarla a los objetivos y proyectos que emanan de la Dirección;

utilizarla para incrementar la participación de los trabajadores, la introducción de cambios y para trasmitir valores organizativos.

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PLAN DE CI - DISEÑO El desarrollo del diseño del Plan ha comprendido las siguientes etapas:

1. Estudio y diagnóstico del estado actual de la comunicación interna.

Encuesta realizada al personal de la biblioteca. Estudio realizado por el GMCI.

2. Análisis DAFO

3. Definición de las líneas estratégicas del plan

4. Definición de los objetivos estratégicos

5. Definición de los objetivos operacionales

PLAN DE CI – OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

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La primera línea estratégica: Establecimiento y mejora de un marco adecuado para la comunicación interna dentro de la organización, se desglosa en los siguientes objetivos estratégicos:

1. Desarrollar e implantar las nuevas herramientas de comunicación.

2. Actualizar y mejorar las herramientas de comunicación ya existentes.

3. Mejorar los flujos horizontales de información dentro de la organización.

4. Sistematizar y optimizar los flujos de información verticales, tanto descendentes como ascendentes.

PLAN DE CI – OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

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La segunda línea estratégica: Desarrollo y potenciación de una culturade la comunicación dentro de la organización, se desglosa en lossiguientes objetivos estratégicos:

1. Potenciar el conocimiento y el uso entre el personal, de las herramientas de comunicación y de su manejo.

2. Dotar a las herramientas de comunicación de una imagen unificada, propia y distintiva.

3. Mejorar y sistematizar la acogida dispensada a los nuevos trabajadores.

4. Incrementar la participación de todos los trabajadores.

PLAN DE CI – OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

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5. Mejorar el conocimiento mutuo, entre Secciones y Bibliotecas Sectoriales, acerca del trabajo realizado por cada una.

6. Desarrollar iniciativas que promuevan la cooperación entre Secciones y Bibliotecas, buscando sinergias y alianzas.

7. Alentar entre el personal un espíritu innovador y de mejora constante.

8. Potenciar los sentimientos de empresa colectiva.

PLAN DE CI – OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

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La tercera línea estratégica: Evaluación y mejora continuas, se desglosaen los siguientes objetivos estratégicos:

1. Establecer evaluaciones periódicas sobre la comunicación interna en la Biblioteca.

2. Actualizar de forma constante los contenidos del Plan, adaptándose a las nuevas situaciones y requerimientos

3. Ampliar la implicación del personal en la mejora continua del Plan.

HERRAMIENTAS

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LA INTRANET :

Contiene información sobre cada una de las Secciones y Bibliotecas de la Sede Central (manuales de procedimiento, normas internas, informes, etc.), planes estratégicos, estadísticas, memorias, presupuestos, actas de reuniones, proyectos, información relativa a la evaluación y a los Grupos de Trabajo y de Mejora, formularios, información sobre recursos humanos.

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EL BOLETÍN DE NOVEDADES:

Gestionado por el GMCI y difundido mensualmente a través de la lista de distribución biblioteca@listserv.uned.es. Se reseñan las novedades que se han producido el mes anterior respecto a servicios, colecciones, manuales de procedimiento, intranet, formación, personal, etc. Cualquier persona de la Biblioteca puede enviar novedades o noticias a las personas encargadas de su elaboración.

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HERRAMIENTAS

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LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN:

Existen 3 listas diferentes:

BIBLIOTECA: lista general para todo el personal. Cualquier miembro de la Biblioteca puede enviar comunicaciones de interés para todos.

CATALOGACIÓN: lista dirigida al personal que tiene relación con el proceso técnico de los documentos.

CIRCULACIÓN: dirigida al personal involucrado en la circulación de los documentos, y que, al igual que Catalogación, se utiliza para transmitir información, normas y documentos de interés en su ámbito.

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EL BUZÓN DE SUGERENCIAS:

Gestionado por el GMCI a través de la dirección gcomunicacion@listserv.uned.es, su objetivo es facilitar los flujos de información ascendentes y potenciar la colaboración y la participación de todos:

• Sirviendo como un vehículo a través del cual hacer llegar sugerencias de mejora, en un plano estrictamente profesional, respecto de la organización y funcionamiento de la Biblioteca, a los niveles directivos de la misma.

• Asesorando a los trabajadores de la Biblioteca sobre asuntos relativos a la comunicación interna.

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EL BLOG DE LA BIBLIOTECA:

Es una herramienta de comunicación informal que facilita la distribución horizontal de la información. Está abierto a todos para expresar ideas, observaciones, hacer comentarios a otras contribuciones, en un entorno basado en la confianza y en el respeto.

Dirección electrónica: http://bibliotecauned.blogspot.com/

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LAS JORNADAS DE BIBLIOTECA:

Constituyen una reunión anual de todo el personal cuyo objetivo es compartir información relevante como la planificación estratégica, los objetivos anuales, la memoria de actividades, los proyectos y servicios puestos en marcha y propiciar entre todo el personal el desarrollo de una visión común de la Biblioteca.

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PLAN DE ACOGIDA PARA PERSONAL DE NUEVO INGRESO:

Elaborado por el GMCI con información exhaustiva sobre la Biblioteca para el personal de reciente incorporación. Con información práctica sobre la forma de obtener las claves de acceso al software, intranet, correo electrónico, etc. También incluye información útil sobre la Universidad: acción social, formación, salud laboral, etc.

Asimismo se elaboró un manual de procedimiento para homogeneizar la ejecución de dicho plan.

MUCHAS GRACIAS

POR VUESTRA ATENCIÓN

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