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11/26/2014 LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA EFECTIVA | Aida Melendez
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Aida MelendezLA ASISTENTE ADMINISTRATIVA EFECTIVA
Publicado el 09/24,2011
En el Instituto Nacional de Metapán Benjamín Estrada Valiente , desde el año 2000utilizó una nueva currícula para la modalidad de bachillerato comercial yespecíficamente en la opción Asistencia Administrativa, dado que fue uno de los 22institutos nacionales que fueron seleccionados para implementar una nuevacurricula en diversas especialidades. Esto contando con el apoyo internacional de laComunidad Europea, a través del proyecto APREMAT, quienes contando con elapoyo del Ministerio de Educación se dieron a la tarea de capacitar a los docentes, afin de implementar esta nueva especialidad, entre otras.
Por lo que en el año 2005 la docente Licda. Carmen Elena Calderón, contando conel apoyo de la Licda. Aída Elizabeth Meléndez, al ver la necesidad de que losestudiantes de esta especialidad tuvieses no solo la información teórica, sino lapráctica al tener oportunidad de tener un contacto real con el público, se dieron a latarea de tocar puertas en algunas empresas e instituciones de la comunidadmetapaneca, para que les permitiern a las/los alumnos/ realizar una práctica de almenos dos meses por estudiante, debido a que los lugares disponibles para realizarestas prácticas de oficina eran muy pocas y el alumnado numerososo. Fue así comoen este año se comenzó con esta temática, la cual hasta la fecha se continúarealizando, al visualizar los logros que ha permitido obtener al alumnado de estaespecialidad, puesto que más de alguno ha conseguido un puesto de trabajo en estoslugares en donde se dio a conocer mediante la práctica de oficina.
Cabe mencionar que ahora son mas las empresas e instituciones que solicitan a lainstitución la participación del alumnado de esta especialidad y en vista de esto, seha ampliado a cuatro meses dicha práctica de oficina; las cuales se llevan a cabo enun horario vespertino y en el tercer año de estudio.
Por lo que he querido compartir un artículo de la Licda. Jackeline A. BecerraReyes, pues me parece sumamente interesante su enfoque.
La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que
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la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera másdirecta. Será ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers; endefinitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto,también debe conocer, las características generales de éste, para colaborar con élcon cierto conocimiento de la materia.
El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferenteentre una y otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que seencuentre laborando, ya que cada sector tiene sus porpias características:
Personalidad equilibrada y proactiva.Autoestima positiva.Capacidad de adaptación a los cambios.Habilidades comunicativas y escucha activa.Capacidad de crear, innovar e implementar.Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.Disposición para trabajar en equipo.Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.Espíritu de superación.FlexibilidadSentido de humor.Resistencia física y nerviosa.Agudeza visual.
Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar susfunciones de forma correcta, la Asistente, ha de dominar a la perfección una seriedeconocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como:
Técnicas de archivo.Técnicas de oficinaDigitación o mecanografía. Uso apropiado del teléfonoManejo y organización de la agendaRedacción de correspondencia general, comercial y administrativa.Manejo adecuado de documentos.Conocimiento y dominio del idioma del país.
Cualidades Personales de la
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Asistente Administrativa
Toda asistente eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamentecon las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de lamanera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas comomiembros de un equipo. Dentro delas cualidades personales más importantesque una secretaria debe poseer son las siguientes:
1. Discreción.Es vital para toda asistente, puesto que ocupa un cargo de confianzay
tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentosalejadosde miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a lainformación queconoce.
2. Adaptabilidad. Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad parapoder
adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de sutrabajo.Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambiosbruscos en su rutina detrabajo.
3. Iniciativa y capacidad de trabajo. se entiende por iniciativa a lacapacidad que tiene
toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se loindiquen.Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de sujefe conprecaución y criterio.
4. Puntualidad.Es una manifestación de seriedad y formalidad. Todasecretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como enel desarrollo de las labores encomendadas.
5. Responsabilidad. Implica que la asistente debe ser capaz de realizar sutrabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.
6. Limpieza y orden.Una asistentesiempre debe ser ordenada, tener suoficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.
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7. Paciencia. La asistente debe mantener la tranquilidad en todo momento,incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.
8. Cooperación. El trabajo administrativo constantemente requiere detrabajo en equipo, por lo tanto la asistente debe ser capaz de trabajar y decooperar con los demás compañeros de trabajo.
9. Buen criterio. Poseer un buen juicio significa tener la habilidad derecopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir laacción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
10. Buena voluntad. Toda organización requiere en algunas oportunidadesde un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la asistente debe tenerla voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.
11. Dedicación. Durante el tiempo que la asistente permanezca en la oficinadebe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividadesque no se relacionen con sus quehaceres habituales.
12. Pulcritud. Todo trabajo encomendado a la asistente debe realizarse conesmero y su presentación debe ser impecable.
Posted by Sonata30 at 10:32 Comentario (0) Retroenlaces (0) General Back to home
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