Ati Itgov

IT Governance, alineando Objectivos de Tecnologías y Negocio pera crear valorAutor, Dídac López Viñas

IT Governance, alineando Objectivos de Tecnologías i Negocio

pera crear valor

Dídac López Viñas

IT Governance

Que es IT Governance ?(GOBIERNO DE LAS TIC)

Una estructura de relaciones y procesos para dirigiry controlar la empresa con el objeto de alcanzar losobjetivos de la empresa y añadir valor mientras sebalancean los riesgos versus el retorno de inversión sobre TI y sus procesos.

• TIC han de estar alineadas con el Negocio• TIC Han de ayudar a maximizar beneficios• Los Recursos TIC han de ser gestionados con

eficacia y eficiencia.• Hay que gestionar los riesgos.

Indice:

• Introducció a IT Governance• Metodologías y Modelos de referencia:

– BSC– COBIT– ITIL– Val IT– Métricas

• El perfil del Nuevo CIO (Director de Informàtica)

Introducción a IT Governance

El departamento de TIC dentro de la Organización.

Objetivos Iniciales:

• Mecanizar el tratamiento de información en la organización y apoyar con información a la toma de decisiones.

• Ofrecer nuevas oportunidades a los objetivos de negocio de la organización.


Percepción en muchos casos:• Los departamentos de TIC son percibidos

tradicionalmente como un gasto puro, es decir, como un coste estructural.

• No siempre se consideran las TIC como una oportunidad.

• La inversión en TIC se llega considerar como algo caprichoso, producto del snobismo tecnocrático, o que no hay más remedio.

• Las iniciativas no “ordenadas” por departamentos operativos o dirección, se suelen ver, a priori, como innecesarias y superfluas.


Evolución actual de los departamentos TIC:

• El departamento TIC ya no soporta solo la parte operacional, sino que gestiona conocimiento. Gestiona la información, reglas operacionales y reglas de Negocio.

• La empresa ya no puede funcionar sin las TIC. El departamento TIC cubre todas las actividades. Son críticas !

• Las TIC cambian las reglas de la gestión del riesgo. Nuevos escenarios.• Las TIC aportan:

– Mayor eficacia y productividad.– Valor añadido. – Nuevos productos y servicios.

• Las TIC han modificado las reglas de negocio y mercado. Son estratégicas !

• Son palancas de cambio.• Son Motor de Innovación.


• GAP al que hemos llegado entre Negocio y departamento TIC:

– Por no identificar los objetivos de TI con los propios del negocio– Por no hablar un idioma comprensible– Por no escuchar– Por no presentar razones económicas y estratégicas para la inversión– Por creer en su conocimiento del negocio.– Por anteponer la tecnología al pragmatismo– ... y un largo etc.

• .. Y por:– No tener la dirección de negocio una cultura de sistemas de información.– No contar con el departamento tecnológico:

• Planificación estratégica• Desarrollo de la estrategia

– Por no identificar las TIC como una responsabilidad propia

GAP == Problema de encaje


Quedan las preguntas a resolver por la dirección:

• Se lograran los objetivos? Lograran actualizar sus conocimientos y

adaptarse a los cambios? Se están gestionando los riesgos? Se están analizando las oportunidades

emergentes y las oportunidades que suponen?


Objetivos a lograr:

• Alineación de la estrategia TIC con la empresarial formando una unidad.

• Difundir la estrategia a toda la organización.• Proporcionando mecanismos y procesos que implementan la

estrategia.• Poniendo en práctica mecanismos de seguimiento y control de las

TIC.• Aplicando métricas de gestión de las TIC que nos permitan medir

su desempeño.

El conjunto de las metodologías que nos permiten esos objetivos es lo que denominamos IT Governance.

El departamento de TIC como centro de

coste o centro de Beneficio.• Centro de Coste:

– Baja complejidad.– Único cliente: La dirección.– Gestión financiera centralizada.

• Centro de beneficio:– La dirección gestiona reglas.– Gestión financiera descentralizada.– Departamento TIC como negocio interno.

Papel de les TIC en las organizaciones.

Las TIC son parte fundamental de la infraestructura empresarial:

• Gestionan los sistemas de información sobre los que se apoyan todas las áreas funcionales.

• Ofrecen a la organización mecanismos de entrada de información, consulta, tratamiento y transmisión, así como la transmisión de ordenes e instrucciones.

• Implementan el conocimiento, experiencia en forma de sistemas de información (procesos) y datos interrelacionados.


Proveedor -> Socio Mejorar la eficacia -> incrementar el Negocio

Presupuestación por comparación -> determinados por la estrategia

Utility externalizable -> Ser componente clave

Gasto a controlar -> Inversión que gestionar

Gestores TIC como expertos técnicos -> Gestores de retos de negocio

Hay que cambiar !


• Nuevo de rol de las TIC

• Nuevo rol del Departamento TIC

• Nuevo rol del CIO

• Nuevo ROL de la Dirección

Concepto de IT Governance.

• IT Governance es responsabilidad compartida del CIO y ….. de la Dirección.• IT Governance es parte integral de la gestión corporativa.• Consiste en la dirección, liderazgo, procesos y estructuras

– Necesarios para que garanticen que las actividades IT– Sostienen, contribuyen y extienden la estrategia de la Empresa y los objetivos

corporativos.• IT Governance es más (incluye) IT Management

“IT Governance es como la estrategia y la aplicación de buenas prácticas empresariales que nos permiten asegurar la alineación de las TIC con los objetivos de negocio, su aportación de valor a

la estrategia empresarial, asegurando la medición de estos logros así como la optimización en la gestión de los riesgos.”


IT Governance dentro del

Corporate Governance

• Los problemas de negocio no pueden ser adecuadamente resueltos sin tener en cuenta IT.

• Las capacidades de IT pueden dar, no solo soluciones, sino nuevos enfoques y oportunidades.

• Las capacidades IT pueden proporcionar un input crítico a los planes estratégicos.

• IT Governance habilita a la Empresa para aprovechar al máximo la información de que dispone y ha de ser considerada un motor para el gobierno global de la empresa

La estrategia de IT Governance ha de estar integrada y formar parte de la Corporate Governance


Las expectativas principales que se esperarán del departamento TIC son:

• Que las operaciones en TIC estén alineadas con la estrategia empresarial, y que aporte el valor planificado.

• Que las TIC supongan para la organización la posibilidad de considerar nuevas oportunidades de negocio.

• Que los recursos TIC se aprovechen de acuerdo con los objetivos de negocio y que este provecho sea mesurable.

• Permitir la gestión de conocimiento empresarial.• Optimizar el rendimiento de los recursos asignando los costes a cada objetivo o

proyecto funcional.• Que exista una gestión de riesgos y que estos estén acotados de una manera

razonable.• Tener en el departamento TIC un input crítico para la planificación estratégica.• Aprovechar el departamento TIC como una herramienta básica en el gobierno total

de la organización.

Alineación de la dirección tecnológica con la empresarial.

Factores claves para lograrlo:

• Soporte e implicación de la dirección general.• El Departamento TIC comprometido con el desarrollo

estratégico.• El Departamento de TIC comprende el negocio, tanto a

nivel operativo como estratégico.• Correcta correlación de la priorización de los proyectos

de acuerdo con los objetivos de negocio.• Liderazgo y actitud preactiva de la dirección de las TIC.


Riesgos a evitar:

• Falta de comunicación fluida entre la dirección general y la dirección de las TIC.

• Implicación superficial de la dirección.• El CIO no considera como propias las responsabilidades

de entender el negocio de la empresa y los objetivos empresariales.

• Desconocimiento de los directores de área.• Incorrecta o arbitraria priorización de los proyectos.• Pasividad o actitud reactiva del departamento TIC.


• Los agentes Clave en Gobierno de las TIC:– El Director General.– El director del departamento de TIC (CIO).

• Los Comités que participaran:– El comité estratégico de Gobierno de TIC.– El comité de dirección de Gobierno de TIC.


• El comité estratégico de Gobierno de TIC:– Su misión es asesorar al director general sobre la adopción de

estrategias de TIC y transmitirlas al resto de la compañía.– Se focaliza tanto en temas estratégicos de actualidad como de

proyección futura.– Esta compuesto por los miembros de la dirección ejecutiva y por el CIO.– Tiene un carácter estratégico.– Coordina la orientación de las TIC alineada con los objetivos de

negocio.– Gestiona los riesgos.– Detecta y aprovecha oportunidades ofrecidas por las TIC,

convirtiéndolas en estrategias de negocio.– Se preocupa en gestionar el conocimiento de la organización.


• El comité de dirección de Gobierno de TIC :– Proporciona al departamento TIC de la visión de negocio y de

sus prioridades, así como de asesorar al departamento de TIC en aspectos de gestión empresarial.

– Se focaliza en conocer las decisiones de implementación tomadas y de evaluar su desempeño.

– Está compuesto por los directores de la áreas funcionales tanto básicas como de soporte, además del CIO y de los directores técnicos del departamento.

– Se preocupa de aspectos operativos y de planificación.– Prioriza la aplicación presupuestaria– Evalúa los riesgos.


Dirección CorporativaDirección

Corporativa

Direcciónde

Negocio

Direcciónde

Negocio

ITIT

Comité Estratégico

Comité de Dirección

Dirección

Debe TI estar en los órganos de dirección?

• Dependerá se su carácter respecto la estratégia.• Conveniencia de que el departamento TIC tenga

autonomía jerárquica y participe en los órganos de la toma de decisiones.

• El poder e influencia emergentes de las áreas TI dentro de las Empresas ha creado una cierta reticencia a considerar TI como un factor estratégico.

• Se debe aprovechar su conocimiento transversal.• Pese a todo, TI debe ser consultado y debe tener voz.

Relación del departamento con la organización.

El departamento TIC como de una unidad de negocio dentro de la organización:

• Utilizando todas las herramientas que precisaría si como tal se tratase.

• Identificando su universo de clientes como los internos.• Desarrollando su propia estrategia interna, alineada con la de la

empresa:– Basada en el Win-Win.– Alineada con la estrategia empresarial.– Identificando aspectos estratégicos.


Para evaluar el impulso de un nuevo proyecto se deberán considerar el logro de los siguientes objetivos directos, o aportación de valor añadido:

• Mejorar el posicionamiento estratégico de la organización.

• Mejorar los objetivos de negocio.• Reducir costes.• Mejorar la competitividad.• Aportar valor al cliente.• Valor añadido de la imagen de la empresa (interna o

externa) y de sus marcas.


Unidades Funcionales Dirección

Corporativa

Dirección ITServicios

Estrategia

Herramientas?

Ayuda para el:

• Quien ?

• Cuanto?

• Que?

• Como?

Metodologías y Modelos de referencia.

Herramientas

• Metodologías, modelos y herramientas:

Estrategia de Integración

Estructuras Procesos Mecanismos relacionales

Tácticas - Dirección de TIC.- Comités.

- Toma de decisiones estratégicas en TIC- Vigilancia estratégica en TIC

- Participación externaAlianzas de Negocio o de TIC

- Diálogo estratégico- Compartición de experiencias y conocimientos

Mecanismos - Roles y responsabilidades.- Comité estratégico. - Estructura organizativa.- Participación en el consejo.- Comités ejecutivos de proyecto

- SAM.-BSC- COBIT.- ITIL.-Métricas-Val IT

- Participación de los estamentos externos- Modelos de colaboración.- Sistemas de recompensas a socios.

- Comprensión de los objetivos conjuntos Negocio / TIC.- Resolución de conflictos.- Intercambio de experiencias y conocimientos.- Intercambio de personal.

Herramientas

• BSC (Balanced Scorecard): Modelo de gestión estratégica basado en procesos y métricas que relaciona factores medibles de proceso de negocio con la consecución de los objetivos estratégicos.

• COBIT: Marco táctico de indicadores para lograr la alineación de objetivos de negocio con procesos TIC y la gestión de sus recursos.

• ITIL: Modelo operacional de buenas prácticas de la gestión de servicios TIC.

• METRICAS: – ROI: Medición del retorno de la Inversión.– TCO: Cálculo de los costes de propiedad.

• VAL IT: Compilación de buenas prácticas sobre los procesos de toma de decisiones ante inversiones.

BSC

• Balanced Scorecard.

BSC

• Soporte para el departamento TIC:– Medición del grado de alineación estratégica.– Conectar con el BSC Corporativo– BSC para el departamento TIC

BSC

Mapa Estratégico Métricas Objetivos Acciones/Contribuciones

Ratio de aprobación de cliente

Reducción del tiempo

de ciclo

Programa Innovación

BSC

BSC

• Beneficios:– Alineación de indicadores estratégicos.– Imagen gráfica de acciones TIC respecto

objetivos de negocio.– Comunicación.– Seguimiento de la estrategia.– Relevancia.

De que equipo Eres?

• Lo importante es la táctica.• Mejor una plantilla corta y

escogida.• Solo especialistas según su

esquema de juego.• Tenemos clara nuestra

manera de ganar.• Sabemos COMO ganar.• Gran experiencia.• Focalizado en el entrenador.• Basado en su experiencia.• Orientado a la táctica del

equipo.

• Lo importante es el control.• Mejor una Gran plantilla. • Muchos especialistas• Vale TODO !• Sabemos QUE hace falta para

ganar.• Gran Ambición.• Focalizado en el Presidente.• Basado en sus objetivos.• Orientado a la estrategia del

Club

Quien ganará ?

COBIT

• Publicación del 1996

• Características:

– Orientado a negocio

– Alineado con estándares y regulaciones "de facto“, y de auditoria (COSO,..)

– Basado en una revisión crítica y analítica de las tareas y actividades en TIC.

– Válido para IT Governance y Auditoria.

COBIT

COBIT

COBIT

COBIT

• Modelo de Madurez Genérico y por procesos.

COBIT

• Ejemplo:

COBIT

• Ejemplo:

COBIT

• Ejemplo:

COBIT

• Ejemplo:– Nivel 3 de madurez

COBIT

• Novedades en la versión 4:

ITIL

ITIL: “Infraestructure Technology Information Library”:• Son libros con una compilación de buenas prácticas de

gestión de Servicios tecnológicos.• Describe procesos en detalle, pero sin focalizar

herramientas de implementación.• Origen en la administración del Reino Unido.• De su publicación se ocupa el itSMF (The IT Service

Management Forum: www.itsmf.com ).• Orientado a la mejora continuada.• Idependiente !

ITIL

El

Negocio

La

Tecnología

Planificación de la Gestión del Servicio

La perspectiva de Negocio

Gestión de Infraestructu

ras*

Gestión de Aplicaciones

Entrega del Servicio

Soporte del Servicio

Gestión del Servicio

Gestión de la Seguridad

ITIL

• Los Principios en los que se sustenta ITIL son:

– La gestión de servicios TIC como concepto trata de servicios de automatización que deben ser diseñados y gestionados.

– Los servicios deben ser acordados en alcance y calidad entre los usuarios responsables de su provecho y los responsables en realizarlos.

– Los servicios acordados deben ser satisfechos en los términos acordados.

– Es necesario prever y asegurar su posterior continuidad en caso de incidencia o interrupción.

ITIL

• Conceptos:

– Usuario: Persona que accede y utiliza directamente un servicio.– Cliente: Responsable interno de la organización que solicita la

creación o disponibilidad de un servicio.– Proceso: Conjunto de actividades que con unos inputs

determinados generan un conjunto de resultados.– Función: Dentro del contexto ITIL, se ha de identificar como una

unidad organizacional.– KPI: Indicador clave de rendimiento, métrica que nos permite

medir los resultados.

ITIL

• Entrega y satisfacción de Servicios TIC.– Gestión financiera de los servicios TIC.– Gestión de la capacidad de realización del servicio.– Gestión de la disponibilidad.– Gestión del nivel de servicio.– Gestión de la continuidad de servicio.– Gestión de la seguridad.

• Soporte de Servicios TIC.– Atención al usuario.– Gestión de Incidencias (avisos).– Gestión de problemas.– Gestión y mantenimiento de la configuración.– Gestión de los cambios.– Gestión de entregas y versiones.

(Gestión de la CMDB)

ITIL

Gestión de Incidencias

Gestión de Problemas

Gestión de Versiones

Gestión de Configuraciones

Unidades de Negocio, Clientes y Usuarios

Herramientas de Gestión

BBDD de configuración (CMDB)

Gestión de Cambios

IncidenciasProblemas y

Errores conocidos

Cambios Versiones Relaciones

IncidenciasIncidencias

CambiosVersiones

Dificultades, peticiones, consultas

Comunicaciones, actualizaciones...

Informes de servicio a usuarios

Informes de servicio

Estadísticas de incidenciasInformes de

auditoría

Estadísticas de problemasAnálisis de tendencias

Informes y revisiones de problemas

Ayudas de diagnóstico

Informes auditoría

Planificación de cambios

Estadísticas de cambios

RevisionesInformes de

auditoría

Planificación de versiones

Estad. de versionesRevisiones

Librerías segurasEstándares de

pruebaInformes Auditoría

Informes y estadísticas de gestión de

configuracionesPolíticas/estándaresInformes de Auditoría

SERVICE DESK

Soporte de Servicios TIC:

ITIL

Gestión de Disponibilidad

Gestión de Continuidad

Gestión de Nivel del Servicio

Unidades de Negocio, Clientes y Usuarios

Gestión Financiera

Alertas y Excepciones

Cambios

Peticiones, consultas

Comunicaciones, actualizaciones,

informes

SLAs, SLRs, OLAs,Informes de Servicio

Catálogo de ServiciosInformes de ExcepciónInformes de Auditoría

Plan de Disponibilidad

AMDBCriterios de Diseño

ObjetivosInformes

Informes de Auditoría

Plan de CapacidadCMDB

ObjetivosInformes de Capacidad

PlanificaciónInformes de

Auditoría

Plan FinancieroTipos y modelosCostes y cargos

InformesPresupuestos y

EstimadoInformes de

Auditoría

Planes de ContinuidadAnálisis de impacto y riesgo

Def de requerimientosCentros de Control

Contratos de Recuperación de Desastre

Informes de AuditoríaHerramientas de Gestión

Gestión de Capacidad

Requerimientos Objetivos y

Logros

Entrega y satisfacción de Servicios TIC:

ITIL

Implementación:– Determinar objetivos a lograr en la

aplicación de procesos que implementen buenas prácticas de gestión.

– Identificar las diferencias que separan la situación actual de las deseadas.

– Seleccionar los objetivos de acuerdo con los procesos que sean prioritarios para la organización y adaptarlos de manera razonable a las necesidades de la misma, la cultura de organización y sus posibilidades corporativas.

– Afrontarlo como un proyecto y aplicar una metodología coherente.

– Establecer indicadores de avance y medir de manera continuada a medida que progrese el proyecto.

– Gestión y medición.– Reconsiderar futuros avances.

ITILBeneficios para la organización:

• La organización de TI desarrolla una estructura más clara, se vuelve más eficaz y se centra más en los objetivos corporativos

• La administración tiene más control y los cambios resultan más fáciles de manejar

• Una estructura de proceso eficaz brinda un marco para concretar de manera más eficaz el outsourcing de los elementos de los servicios de TI

• Seguir las mejores prácticas de I.T.I.L. alienta el cambio cultural hacia la provisión de servicio y sustenta la introducción de un sistema de administración de calidad basado en las series ISO 9000

• I.T.I.L. se establece como marco de referencia para la comunicación interna y con proveedores así como también la estandarización y la identificación de los procedimientos

• Permite que las mejoras de calidad sean medibles y por lo tanto cuantificables

•Permite estandarizar la terminología

• Mejora el entendimiento de los servicios disponibles facilitando la generación de cambios que podrían brindar mejores beneficios

• Flexibiliza los procesos de negocio a través de una mejora en el entendimiento de los procesos de TI

• Obtiene una ventaja competitiva para el negocio a través de la reducción de costes y aumenta la agilidad y flexibilidad inherentes a la creación de procesos estandarizados

ITIL

De la necesidad de una funcionalidad a un SLA:

ITIL

De la necesidad de una funcionalidad a un SLA:

ITIL

No me funciona el PC:

ITIL

No me funciona el PC:

Calidad

• Calidad es “Gestión de expectativas”• ITIL certifica Profesionales. (ni productos,

ni empresas, no proveedores)• COBIT certifica auditores.• COBIT e ITIL otorgan niveles de Madurez.• COBIT permite alcanzar niveles de control.

(COSO)• ITIL es un camino para lograr

certificaciones de calidad (ISO 20.000) – Se focaliza en expectativas de clientes.

Que equipos eran?

• Lo importante es el proceso.• Mejor una plantilla corta y escogida.• Solo especialistas según su esquema

de juego.• Tenemos clara nuestra manera de

ganar.• Sabemos COMO ganar.• Gran experiencia.• Focalizado en el entrenador.• Basado en su experiencia.• Orientado a la táctica del equipo.

• Lo importante es el control.• Mejor una Gran plantilla. • Muchos especialistas• Vale TODO !• Sabemos QUE hace falta para ganar.• Gran Ambición.• Focalizado en el Presidente.• Basado en sus objetivos.• Orientado a la estrategia del Club

Quien ganará ?

ITIL COBIT

Relación COBIT - ITIL

Relación COBIT - ITIL

Son Complementarios !!!

VAL IT

• Publicación de ISACA.

• Buenas prácticas en la realización de inversiones.

• Creado como una extensión de COBIT.

• Se focaliza en los procesos de toma de decisión.

• Muy reciente. (2006)

VAL IT

• Se consideran 4 áreas:

VAL IT

• Se consideran 3 procesos:

Métricas

• ROI (Return on Investment, es el retorno de la inversión, o generalizando, del esfuerzo) :– El ROI muestra el balance entre coste y

beneficio de cada proyecto y de la contribución general de TI hacia la organización.

– La parte de “ingresos” ha de cuantificarse en términos de consecución de los objetivos estratégicos (contribución a BSC)

Métricas

• TCO (Total Cost of Ownership) :– TCO es la medida COMPLETA de los costes de

cualquier sistema o elemento de proceso.– Es una medida mas realista que el simple coste de

compra e implantación– Es un coste ESPERADO a largo plazo

• Contempla costes durante toda la vida del elemento o sistema

• A cada elemento le asignaremos, por tanto, un tiempo de vida

Métricas

• EVC EVC (Economic Value Creation) :• Combinación de 3 modelos:

– El Coste total de la Propiedad (TCO) – El Beneficio total de la Propiedad (TBO) – El Riesgo total de la Propiedad (TRO)

• Determinación del impacto financiero Total:– Cash flow. – Balance y medidas del Valor añadido (EVA).– Beneficios

El perfil del Nuevo CIO

• Es ante todo un directivo ! … y no un supertécnico.• Primera frontera TIC de la empresa … amplio background tecnológico.• Visión de negocio … Orientación al desarrollo empresarial• Sus compañeros son otros directivos … Su equipo son especialistas técnicos• Gestiona el desarrollo de las TIC en la empresa … pero es un gestor de conocimiento … del cambio … y de la innovación

Preguntas?

[email protected]@ati.esDídac López Viñas

Universitat de Girona – ATI http://didac-lopez-vinas.neurona.com

Business

Ati Itgov