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LA PROTECCIÓN DE LOS INGRESOS
“… NO SOLO ESTA EN MANOS DE UNOS, SINO DE TODOS LOS QUE FORMAMOS UN EQUIPO Y TRABAJAMOS BAJO UN MISMO OBJETIVO Y BENEFICIO…”
LOS INGRESOS ESTAN EN LAS MANOS DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDADEl departamento de contabilidad es el principal agente protector de ingresos en un establecimiento de alojamiento ya que es el encargado de administrar y supervisar todos los ingresos y egresos del hotel; entre sus funciones se pueden encontrar: - llevar a cabo todos los inventarios de cada uno de los departamentos, - las nóminas de pago, - políticas de crédito del establecimiento, - entre otras; así ellos pueden descubrir posibles robos dentro del establecimiento.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL CONTABLE
Control de inventario
s
Procedimientos y
preocupaciones en el pago de
nómina
Sistemas de numeración secuencial
Consignaciones
PROTECCIÓN FÍSICA DE LA FUNCIÓN CONTABLE
La caja general deberá estar ubicada lo mas lejos posible de las áreas publicas. Las puertas de acceso deberán estar especialmente aseguradas. Las alarmas silenciosas son recomendables. Considerar instalar una alarma en la caja fuerte. Cambiar la clave en cada rotación o cambio de personal
Solo deben tener acceso a la caja general el gerente y el contralor, y su ingreso deberá programarse los dos al tiempo. Se aconseja que sea rotable y de forma periódica las cerraduras y las combinaciones.
PROCEDIMIENTOS PARA LOS CAJEROS
La función de caja debe tener controles especiales: La cantidad de dinero en caja debe ser limitada. Establecer una base para cada cajero. El cajero se hace responsable de esta base y por ingresos que obtiene durante su turno de trabajo. Se debe trabajar con los cajones de la registradora cerrados. Se deben registrar las transacciones a tiempo ya que en cualquier momento un supervisor de contabilidad podrá hacer un arqueo. Cada departamento debe tener acceso solo a una caja.
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CRÉDITOS
Tarjetas de crédito
Legítima
Firma Fecha de expiració
n
Solicitar cédula de ciudadanía
Cheques
Licencia de conducción
vigente
Pasaporte válido con foto
Tarjeta de crédito
Documentos personales de identificación
(Tarjeta militar o de empleo con
foto).
- Telefónica- Fax- E - mail- Internet
RESERVA REGISTRO
- Check in- Datos del huésped- Forma de pago específico
- Check out- Resultado de un buen registro y reserva-Cargos hechos a último momento
PAGO Y SALIDA
REGISTRO Y SALIDA DE HUÉSPEDES
SEGURIDAD EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO
Responsabilidad AuditabilidadIntegridad del sistema Virus Internet Restricción de acceso Desfalcos Separación de funciones Servicios externos Acceso físico a servidores Protección física del computador Archivo de datos (copia) Costo beneficio Facilidad en la implementación Políticas de acceso del sistema.
UN PROGRAMA INTERNO DE AUDITORIA
INTERNA
- Evaluación interna-Desempeño, análisis, recomendaciones- Seguridad de los activos- Abarca todos los departamentos en lo financiero.- Vigilar las políticas de calidad- Detectar fraudes
EXTERNA
- Listas estandarizadas- Detectar fraudes