De como las tablet android pueden hacer cualquier empresa más eficiente

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Santo Domingo de la Calzada.La [email protected]

DE COMO LAS TABLETS PUEDEN HACER MÁS EFICIENTE SU EMPRESA

(POR PEQUEÑA QUE ESTA SEA)

I. INTRODUCCIÓN.

Liberaris.com nace con la intención de llevar a las empresas los avances tecnológicos producidos en el campo

de la informática de consumo. ¿Y como podemos hacerlo?. Escuchemos el siguiente razonamiento.

¿Alguien se imagina a una empresa de hoy en día sin ordenador? ¿Llevando su contabilidad en papel, los

pedidos, las facturas, etc.? ¿Sería competitiva hoy en día? ¿Podría competir hoy en día con el resto de

empresas? ¿O sería barrida sin contemplaciones por el mercado? Pero sin embargo, ¿acaso el no disponer de

ordenadores le va a suponer tener peores productos, o venderlos a precios más elevados?

Realmente a nivel de producto supondría ninguna incidencia. Los productos serían los mismos. La

incompetencia vendría por otro lado. Esa empresa no sería tan flexible ni ágil como las demás. Perderían

tiempo en situaciones que las demás empresas pueden resolver en un par de clicks. Eso, a la larga, haría que

la empresa en cuestión fuera mucho más rígida, de movimientos más lentos, lo que le estaría dando una

ventaja enorme a la competencia.

Eso es lo que pasará en cuestión de pocos años con los smartphones y tablets y sus aplicaciones en la

empresa.

Porque, pensémoslo bien, podemos gastarnos 700 € (el que los tenga) en un móvil de última generación.

¿Pero para qué? Básicamente para estar conectados. ¿Y para qué? ¿Para recibir las últimas tonterías que

corren por Whatsapp? Bueno, también lo utilizamos para otras cosas, pero a nivel personal está demostrado

que una gran parte del tiempo pasado con el móvil se gasta, básicamente, en tonterías, ya sean tonterías de

Facebook, tonterías de whatsapp, o tonterías del correo personal.

Es decir, nos gastamos 700 € para estar conectados con nuestro móvil personal, pero nos duele gastarnos

100 o 125 € por Tablet para innovar en nuestra empresa, ser más eficientes, hacer mejores presentaciones a

los clientes, y ser más ágiles y eficientes.

Bien.

Si he conseguido captar su atención, debería seguir leyendo, podemos hacer que su empresa sea más

eficiente. Sino, que le vaya bien en el pasado, salude a las empresas desaparecidas de nuestra parte.



II. PRESENTACIÓN DE UN CASO TÍPICO.

Hasta ahora la dinámica de una empresa comercial podía ser algo parecido a esto:

El comercial salía de la oficina con sus catálogos y sus hojas impresas (listas de precios, ofertas, novedades,

listados de clientes, etc.) y se disponía a hacer su ruta, visitando a los clientes establecidos, y a los que se

fuera encontrando por el camino.

Una vez en el establecimiento de los clientes, el comercial les enseñaba el catálogo, los posters o el material

que hubiera traído para la ocasión.

Si surgía la ocasión, el cliente hacía un pedido, y el comercial lo apuntaba, generalmente en el diario, o en el

libro de notas destinado a tal efecto (o en muchas ocasiones, en donde surgiera, esto lo hemos visto todos).

Tras esto, el comercial pasaba el pedido a quién le correspondiera, administración, el call-center, etc. y ese

pedido era grabado.

Este podría ser el funcionamiento típico de una visita comercial, aunque evidentemente, existe cientos de

variantes a todo este proceso, algunas de las cuales se detallarán también más adelante.

III. DE COMO LAS TABLETS PUEDEN AYUDAR A CULQUIER EMPRESA, INCLUSO A LA QUE LLEVA SU

CONTABILIDAD EN PAPEL.

Pongámonos en el caso más extremo. Imaginemos una empresa tan poco informatizada que todavía lleva su

contabilidad en papel. ¿Puede una inversión en tablets y/o smartphones ser beneficiosa para ella?

La respuesta es clara y contundente: SÍ.

Para ello, valgámonos de la rutina habitual de un comercial de ventas explicada en el punto II.

Mejora 1: Fuera papeles.

La primera mejora es evidente. Nuestro agente comercial puede prescindir de catálogos, papeles, tarifas,

fotografías y todo tipo de documentos impresos para portar únicamente una Tablet. En la Tablet cabe todo

eso y mucho más. Imaginemos la cantidad de peso y trastos que nos dejamos en casa. Si pensamos en el caso

de un distribuidor multimarca, no prescindimos sólo de un catálogo, de una tarifa, etc, sino que esas

empresas suelen vender productos de varias empresas, por tanto contamos con el catálogo de la empresa X,

el de la empresa Y, el de la empresa Z, los precios de la empresa X, de la empresa Y…



De golpe y porrazo hemos hecho el trabajo de nuestro comercial mucho más práctico y funcional. ( ¿Sabía

usted que los pilotos de aviación están sustituyendo su maleta de documentación obligatoria por tablets,

pues en la Tablet tienen la misma información? Leer el blog para más información).

Mejora 2. Imagen y presentación.

Seamos francos. A estas alturas de la vida, causa mucha mejor impresión ver a un comercial hacer una

presentación con una Tablet que con un viejo y gastado catálogo, mientras busca la hoja de la oferta entre su

carpeta. La imagen de nuestro equipo de ventas mejora notablemente con una Tablet.

Pero este argumento se queda pequeño comparado con el siguiente.

La presentación que se puede hacer con una Tablet es, de largo, mucho mejor e impactante que la que se le

puede hacer con un catálogo. En una Tablet podemos tener los catálogos en formato PDF, por lo que se los

podemos mostrar al cliente y ampliarle el tamaño de la imagen todo lo que quiera. Podemos tener

fotografías en alta resolución de los productos, y de nuevo podemos mostrárselas con mayor zoom.

Podemos hacer presentaciones muy impactantes como las que hay en el sitio Prezi.com, presentaciones muy

visuales, que entran al cliente por los ojos. Pero es que también podemos tener audios o vídeos.

Dependiendo de lo que venda nuestra empresa, podemos presentarle al cliente esos vídeos en los que

aparecen las mejoras que va a obtener con nuestros productos.

¿Todavía sigues pensando que con un catálogo impreso basta?

Mejora 3. Seguridad.

Antes hemos dicho que nuestro comercial iba a los sitios de los clientes con tarifas de precios, catálogos u

ofertas. ¿Qué ocurriría si uno de esos documentos se perdiese por error en el establecimiento del cliente, o

del posible cliente?¿Y qué pasaría si por casualidades de la vida, la primera persona que lo viese fuese un

comercial de la competencia que ha pasado por allí 15 minutos después que nuestro agente? Imaginemos

que el papel que se pierde es una oferta muy agresiva que nuestra empresa va a lanzar a nivel nacional en 7

días. La competencia avisada con antelación.

Este es un riesgo menor, sí, pero estos imprevistos ocurren. Cuando se visita clientes con una carpeta repleta

de papeles es un riesgo que se corre.

Pero también perderse muchas otras cosas. Las hojas en donde hemos apuntado los pedidos. Imaginemos un

fructífero día en el que nuestro comercial ha conseguido varios pedidos, de nuevos clientes además. Todo

son alegrías y gritos de júbilo cuando de repente descubrimos que la hoja en donde se han apuntado esos

pedidos no aparece… Siempre podemos volver a llamar a los clientes “-Oiga, señor X, me puede volver a

repetir el pedido que me ha dado antes, es que ha ocurrido un imprevisto y hemos perdido su pedido” Si los

pedidos se hubiesen apuntado en una de las muchas aplicaciones que existen para apuntar cosas, esto no

hubiera pasado.

Como vemos, incluso para la empresa más alejada de la tecnología una Tablet puede ser una buena fuente

de eficiencia, pues desde cualquier ordenador se pueden traspasar los archivos necesarios, bien a una



memoria USB externa, bien a la propia Tablet. Si además optamos por una Tablet con 3G, como nuestra

7WG, esa misma Tablet permite estar siempre conectado gracias a esta tecnología, además de poder ser

utilizada como teléfono.

La tecnología 3G nos abre mucho más el abanico de posibilidades ( lo desarrollaremos en el siguiente punto),

pero incluso para nuestra empresa troglodita puede ser útil. Si tenemos 3G podemos mostrar los archivos en

PDF desde sitios web como SlideShare, o podemos mostrarle los vídeos desde el canal de YouTube de

nuestra empresa. También podemos descargar una hoja de cálculo desde la carpeta de la empresa de

DropBox.

IV. EN BUSCA DE LA EMPRESA 2.0

Evidentemente a día de hoy ninguna empresa está tan atrasada como en este ejemplo. Hemos utilizado lo

que se conoce como reducción al absurdo, en este caso para comprobar la utilidad o no de nuestras tablets.

Creo que hemos demostrado como incluso en el escenario más adverso las Tablet pueden ser un alíado

profesional de primer nivel.

Ahora vayamos con casos más cercanos a la realidad para tratar de llevarlos hasta la excelencia.

Ya tenemos a nuestros comerciales vendiendo sobre tablets. Contamos con unas presentaciones fabulosas

en Prezi.com que conquistan por los ojos a los clientes. Además apoyamos las presentaciones con vídeos y

audios, y mostramos catálogos en PDF y fotografías en gran resolución. ¿Cómo pueden seguir ayudándonos

los moviles libres y Tablet android de Liberaris.com?

- Si toda la empresa está interconectada con smartphones y tablets con 3G, podemos crear un grupo

profesional de whatsapp u otras aplicaciones similares y mantener conversaciones internas. En el ejemplo

anterior en el que el comercial ha hecho una venta, este puede avisar al grupo de que se trata de una venta

que hay que entregar urgentemente. Si el personal de administración, almacén, dirección y reparto tienen

acceso al grupo, ellos mismos se pueden ir organizando para hacer la entrega lo más rápidamente posible.

Este puede parecer un tema menor, pero imaginemos que hemos conseguido captar a un cliente de la

competencia descontento. Y la posibilidad de captarlo definitivamente o sólo durante un día depende de

nuestra rapidez a la hora de gestionar un hecho imprevisto como este.

El comercial avisa al grupo de la venta y de la necesidad de servirla lo más rápido posible. El personal de

almacén avisa de que puede tener listo el pedido en X minutos, y los repartidores avisan de sus

circunstancias particulares, uno dice que está a 100 kms y que hasta por la tarde no puede, otro dice que

podría en un par de horas, y el otro dice que podría hacerlo si deja un par de repartos menos importantes

para después. El jefe de ventas, que también está en el grupo, da la autorización para posponer dos repartos

y dar prioridad a este.

Así, en cuestión de minutos, la empresa responde con agilidad y decisión ante un imprevisto, consiguiendo

captar un cliente descontento con la competencia.

¿Y ahora respóndame, cuál es el valor económico de una acción como esta? ¿Cuánto vale captar un cliente

de la competencia? ¿ Cuánto vale conservar un cliente al que le hemos fallado, pero que gracias a nuestra



rapidez de respuesta, conseguimos invertir la situación y conservarlo? Yo no puedo decirle cuanto vale una

actuación como esta, pero sí puedo decirle cuanto cuesta.

Para el caso del ejemplo, con una tablet android y cuatro moviles libres, podríamos estar hablando de entre

600 y 800 €. Alrededor de 700 € por varios dispositivos que nos van a permitir ser eficientes, ágiles y veloces,

además de estar siempre coordinados, sin duplicar órdenes, o que estas se pierdan. 700€ por más de un año

de conexión y eficiencia que nos pueden permitir provocar muchas más situaciones como estas.

- Si nuestro programa de gestión empresarial o ERP lo permite, podemos conectar las tablets con

este programa, entrando en una nueva dimensión y aprovechando al máximo la tecnología disponible. Al

conectar las tablets al programa de gestión conseguimos que cada comercial tenga acceso al mismo, con lo

que eso supone de flujo de datos en tiempo real.

En nuestro ejemplo anterior, el comercial ha conseguido una venta. Pero en lugar de apuntarlo en una hoja

de papel, o en una aplicación destinada a tal efecto en la Tablet, lo graba directamente en el programa de la

empresa. Y hace la salida de mercancías de manera real, es decir, lo da de baja del stock, además de hacerle

la factura. Todo esto lo puede hacer el mismo comercial desde su Tablet en el mismo establecimiento del

cliente. Y lo puede ver el jefe de ventas desde su ordenador, pues todos estos datos se pueden actualizar al

momento en el ERP de la empresa. ¡Esto va a suponer una auténtica revolución en la forma de vender y

gestionar!

En los ejemplos antes mostrados, el comercial debía apuntar los pedidos, para luego pasarlos, bien a

administración, bien al call center. Gracias a estas aplicaciones, estamos ganando muchísima agilidad,

permitiendo que el comercial se dedique a vender, no a apuntar pedidos en hojas de papel, que

administración se dedique a administrar, o el call center a llamar a los clientes, no a recibir las llamadas de

los comerciales pasando pedidos. Minimizamos el tiempo perdido por cada departamento, haciendo que

cada cual se dedique a lo suyo. En las empresas en las que he trabajado con anterioridad, este proceso de

recibir pedidos de los comerciales era bastante normal, consumiendo muchísimo tiempo que debía

destinarse a otra cosa, tanto por mi parte, como por parte del comercial.

- Las variantes en este mismo ejemplo pueden ser muchas. Imaginemos que el comercial quiere

hacerle una oferta con productos que están próximos a caducar. Si esta información no está disponible en el

ERP, si puede estarlo en un hoja de Excel o de pdf que podemos colgar con regularidad en una carpeta de

Dropbox, así los comerciales pueden tener acceso la última versión de este documento tan importante en las

empresas de perecederos. Para ello solo necesitamos una carpeta en Dropbox compartida por los miembros

de la empresa y una Tablet con acceso a redes 3G.

Una vez que el comercial visualiza este documento de artículos próximos a caducar, puede acceder al

historial de compras del cliente en el ERP de la empresa, y ver si es posible venderle algún producto. Si el

cliente accede, incluso podemos modificar la hoja de cálculo al instante, y así no confundiremos al resto del

equipo.



- No debemos centrarnos únicamente en programas de gestión. Hay aplicaciones que permiten convertir un

teléfono o una Tablet en un datafono, y recibir pagos con tarjeta. Imaginemos a nuestros repartidores

cobrando directamente con estos dispositivos, sin recibir dinero en metálico. Sin riesgo de que cobren mal

las cantidades, de que devuelvan mal los cambios, de que lo pierdan, de que se lo roben, o de que lo roben.

También hay aplicaciones que permiten visualizar desde una Tablet o un ordenador el recorrido de los

camiones de reparto, la velocidad, los tiempos de espera, la temperatura de la carga, etc. El responsable de

logística puede visualizar todos estos parámetros desde su oficina, o desde cualquier lugar mediante una

Tablet. Así con estos datos también podemos optimizar el recorrido de nuestros camiones, pues este

recorrido se graba y se puede visualizar en un mapa.

También existen aplicaciones que permiten ver una cosa parecida, pero con la ruta de los comerciales.

Aparte de una evidente función de control, también podemos aprovechar estas aplicaciones para optimizar

su ruta, gestionando mejor las visitas, además de saber si le estamos dedicando demasiado tiempo a clientes

poco importantes, mientras que estamos abandonando a clientes más importantes.

Como vemos, las posibilidades son inmensas. Con una mínima inversión, nuestra empresa puede ser mucho

más eficiente, competitiva, coordinada y ágil. Podemos gestionar prácticamente todos los campos de la

empresa desde nuestra oficina o desde una reunión a 500 kms. Podemos gestionar una flota de varios

camiones y varios comerciales en tiempo real, saber que hacen y donde están. Podemos evitar que los

repartidores cobren en metálico, sin necesidad de llevar varios dispositivos, tan sólo con el teléfono de

empresa. Podemos responder con agilidad, y toda la empresa a la vez, antes los imprevistos, saliendo

fortalecidos de esas situaciones. Podemos impresionar a los clientes con nuestras presentaciones . Y todo

esto por un coste comparado realmente bajo.

http://liberaris.blogspot.com.es/2013/11/tablet-android-y-empresa-una-relacion.html

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