Enai martin ghirardotti

VII Encuentro Nacional de Auditoría Interna

Instituto de Auditores Internos de Argentina

VII Encuentro Nacional de Auditoria Interna

Martín Ghirardotti - Resguarda

Líneas de denunciasNuevas tendencias

Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias

Definición tradicional: Una línea de denuncias es un canal de información quepuede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personasvinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) quedeseen reportar fraudes, irregularidades y situaciones que vayan en contra de losobjetivos éticos de la empresa.

Nueva definición: Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de información quepuede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personasvinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) quedeseen dar a conocer reportar fraudes, irregularidades y/o ideas de mejoras enprocesos, calidad, ambiente de trabajo, etc.

En la actualidad el canal, debe ser utilizado para reportar y sugerir mejoras en procesos, temas de RRHH y cualquier otra sugerencia que le permita a la

organización lograr sus objetivos estratégicos

¿Qué es una línea de denuncias?

Problemas que enfrentan las líneas éticas en el Mundo

Se desconocen en la empresa

No se chequean los buzones de voz o las casillas de e-mail

No se informa a los nuevos colaboradores sobre su existencia

Descreimiento de los denunciantes

Miedo a represalias


Canales de Reportes


Web

Log-in con clave única

solo para quien reporta

(garantizando

anonimato) con

posibilidad de

seguimiento de la

denunciaEntrevista PersonalFax

Carta

E-mail Tel (0800 sin caller ID)


Plataforma


Front web y canales de reportes (Tel, fax, email) y seguimientos(Zona denunciante)

Bandeja de Entrada: Recepción y proceso de las denuncias(Zona operador)

Gestionador de denuncias:Acceso a administrador de denuncias(Zona Comité de receptor)


Funcionamiento



PROCESO

REPORTE

24

hs.

Comité

Receptor de

la Empresa

Derivación al

sector

involucrado

RECEPCIÓN

Línea de denuncias – Funcionamiento

Seguimiento

del Reporte

Directorio

Gerencia 1 Gerencia 2Gerencia

3Gerencia 4

Auditoria Interna

Comité de recepción

Personal de la empresa (Operativo / Administrativo)Clientes – Proveedores – Contratistas – Etc.

Irregularidades, asuntos deRRHH y Mejoras en Procesos

Esquema de canal de reportes


Estadísticas


3The sum of percentages in this chart exceeds 100% because several cases involved schemes from more than one category.

* ©2010 Association of

Certified Fraud Examiners,

Inc.


Cantidad de casos por tipos de fraude (*)



Inc.

Pérdidas Promedio por tipo de fraude (*)




Inc.

Tiempo promedio de deteccion (*)


Cómo se detecta el fraude (*)



Inc.




Inc.

Como se detecta el fraude en sudamerica (*)


Origen de las denuncias (*)



Inc.


Deteccion de fraudes con y sin lineas de denuncia(*)



Inc.


¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)



Inc.


Nuevas tendencias



Reporte

Irregularidades Eficiencia

Recepción. Asignación de número de ticket.

Procesamiento y categorización

• Fraude

• Maltrato

• Descuido de bienes

• Otros

• Mejora de procesos administrativos

• Reporte de errores, problemas en controles de calidad

• Ideas y sugerencias en gral.

El canal de reportes adquiere una nueva función. Se dan a conocer ideas sobre mejora de procesos internos


• Mejoras de procesos administrativos• Seguridad en el lugar de trabajo• Problemas de comunicación• Problemas o mejoras en el control de calidad• Nuevas ideas o soluciones a problemas• Recomendaciones para mejoras a la organización

Recepción de reportes sobre:

Otros temas a considerar:

En la mayoría de los casos, los reportantes no saben diferenciar conclaridad un fraude de un error o problema en un proceso

La posibilidad de generar estos reportes agregar más valor a laorganización y muestra el compromiso del Management con la mejoracontinua



Comunicación del Servicio

Fraude

Corrupción Investigación Deshonestidad Crimen Robo Ladrón

Evitar palabras como: Reemplazarlas por:

• Transparencia

• Responsabilidad• Etica• Calidad• Eficiencia• Mejora de procesos


Cambios en la forma de referirse a las lineas de denuncias

Nuevos conceptos para denominar a los canales dedenuncias:

Dependiendo de la cultura de cada tipo de organización dependerá el modelo de comunicación a utilizar

• Speak up (Pepsi CO)• Canal de Mejora Continua• Cuidando nuestros activos• Es correcto reportar lo incorrecto• El elemento esencial es usted• Ahorre dinero, tiempo y recursos valiosos


• Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan aportessobre mejoras operativas utilizando el canal.

• Entrega de lapiceras y otros bienes de escaso valor para ladifusión.

• En toda documentación corporativa, señalar la existencia delcanal y la importancia del aporte de los colaboradores.

Nuevas medidas adoptadas para recibir mas denuncias


Gestión Eficiente de Líneas de denuncias


Gestión eficiente de los reportes

• Alcance de los eventos a reportar

• Esquema de clasificación eficiente

• Estructura y nivel de gestión interna

• Proceso auditable


• Resulta clave identificar claramente los tipos de eventos que se vancanalizar a través del canal, esto es uno de los determinantes el caudalde eventos que se van a recibir.

• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de mejoras deprocesos a efectos hacer más amigable el canal y prevenir fraudes.

• La clasificación de los reportes por parte del receptor o gestor delcanal deben ser claros para los usuarios de las líneas de reporte. Estopermite recibir mayor cantidad de reportes.

Alcance de los eventos a reportar


• Se debe confeccionar un adecuado esquema de clasificacióneficiente de eventos reportados, el cual va a formar la plataformapara la gestión de las denuncias.

• El esquema de clasificación se debe consolidar en base a lacriticidad de cada evento reportado y se debe diseñar dependiendode los usuarios que analizan los eventos.

• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos queestablezcan los niveles de procedimientos y el alcance a considerarpara cada evento reportado.


Esquema de clasificación eficiente

• Se forma un Comité de recepción de eventos/denuncias, que generalmente se corresponde con personal responsable de las áreas de Auditoría Interna, Legales, Fraude y Recursos Humanos.

• Se debe implementar un esquema adecuado de gestión de los eventos canalizados a través de las líneas de reportes que sea adecuadamente trazable y permita un correcto seguimiento.

• Dependiendo de la regionalización y el tamaño de la empresa se puede optar por plataformas o sistemas especialmente diseñados para la gestión de denuncias.


Estructura de gestión interna

• Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por las áreas correspondientes.

• Los principales de drivers de control interno vinculados con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la información y la disponibilidad del servicio.

• La calidad del servicio (Atención y capacitación del personal) y los tiempos de respuestas también deben estar sujetos a revisiones de calidad.


Generación de un proceso auditable

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