Enrique Benjamín Franklin. auditoria administrativa 3e_cap4

Enrique Benjamín

FRANKLIN

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“La cultura no son actitudes borrosas; incluye

todas las piezas de la estructura de una organización y la cultura de la innovación

Rosabeth Moss Kanter

INDICADORES

• Concepto

• Características que debe reunir un indicador

• Aspectos a considerar en su formulación

• Niveles de aplicación

• Dimensiones a evaluar por medio de indicadores

• Indicadores financieros

• Indicadores de gestión

• Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación

• Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por sí solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza

• Un indicador pretende caracterizar el éxito o la efectividad de un sistema, programa u organización, sirviendo como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre componentes

• Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas

Concepto

Ser relevante o útil para la toma de decisiones

Factible de medir

Fácil de conducir información de una parte a otra

Altamente discriminativo

Verificable

Libre de sesgo estadístico o personal

Aceptado por la organización

Justificable en relación a su costo-beneficio

Fácil de interpretar

Utilizable con otros indicadores

Precisión matemática en los indicadores cuantitativos

Precisión conceptual en los indicadores cualitativos

Características que debe reunir un indicador

En su formulación se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación por el personal normativo y operativo, tomando en cuenta los factores que faciliten su operación.

Deben enfocarse preferentemente hacia la medición de resultados y no hacia la descripción de procesos o actividades intermedias.

Deben ser acordados mediante un proceso participativo en el que las personas que intervienen son tanto sujetos como objetos de evaluación, a fin de mejorar conjuntamente la gestión de la organización.

Se formulan mediante el método deductivo, se implementan por el método inductivo, y se validan a través del establecimiento de estándares de comportamiento de las partes del proceso que se están midiendo

Aspectos a considerar en la formulación de un indicador

Indicadores estratégicos

Permiten identificar:

La contribución o aportación al logro de los objetivos estratégicos en

relación con la misión de la unidad responsable.

Miden el cumplimiento de los objetivos en:

- Actividades

- Programas especiales

- Proyectos organizacionales y de inversión

Niveles de aplicación

Indicadores de servicio

Miden la calidad con que se generan productos y/o servicios en función de estándares y satisfacción de clientes y proveedores

Se emplean para:

- Implementar acciones de mejora

- Elevar la calidad de la atención a clientes

Permiten identificar:

- Desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio

- Satisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el producto

o servicio recibido

Niveles de aplicación

Impacto

- Mide el cumplimiento de los objetivos

- Cuantifica valores y efectos en clientes

- Mide el desarrollo de los procesos

Cobertura

- Informa sobre el alcance de las acciones

Eficiencia

- Mide costos unitarios y productividad

- Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales,

financieros y tecnológicos, para obtener productos y/o servicios al

menor costo y en el menor tiempo

Calidad

- Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las

necesidades y expectativas de los clientes

- Cuantifica la satisfacción del cliente

Dimensión a evaluar por medio de indicadores

Guía para el diseño de indicadores Para diseñar una matriz de indicadores altamente efectiva es necesario considerar los elementos metodológicos que permiten realizar una valoración objetiva del desempeño de los programas, bajo los principios de verificación del grado de cumplimiento de metas y objetivos, basado en indicadores de gestión y financieros para determinar el impacto social y económico de los programas y de los proyectos.

Una vez establecida la dirección a seguir es conveniente plantear los criterios de selección mínimos que los indicadores deben cumplir para integrarlos con la razonable seguridad de su viabilidad y aplicabilidad:

El siguiente paso para el diseño de indicadores corresponde a la cobertura de los aspectos que deben de abarcar para garantizar su puntual definición, manejo y alcance: •Nombre del indicador.•Dimensión a medir.•Definición.•Método de cálculo•Unidad de medida.•Frecuencia de medición.•Línea base.•Metas.•Sentido del indicador.•Parámetros de semaforización.

Nombre del indicador Es la expresión que identifica al indicador y que manifiesta lo que se desea medir con él. Recomendaciones: • El nombre expresa la denominación precisa con la que se distingue al indicador, no repite al objetivo. • Debe ser claro y entendible en sí mismo, pero no presentarse como definición. • No contiene el método de cálculo, pero debe ser consistente con el mismo.

Dimensión Descripción Ejemplo Tasa de deserción Eficacia Mide el nivel de cumplimiento de los en educación Media objetivos Superior Promedio de estudiantes Mide que tan bien se han utilizado los que desertan de Educación Eficiencia recursos en la producción de resultados Media Superior por cada profesor que da clases en ese nivel Porcentaje de estudiantes Evalúa atributos de los bienes o servicios egresados de Educación Calidad producidos respecto a normas de desempeño Media Superior con un buen rendimiento (promedio de 9-10) Mide la capacidad para generar y movilizar Porcentaje del costo de Economía adecuadamente los recursos de los programas de alto alto rendimiento que son subsidiados

Dimensión a medir

Definición del indicador

Nombre del indicador Definición mal determinada Definición bien determinada

Porcentaje de obras de Mide el porcentaje de obras Mide el porcentaje de obras infraestructura apoyadas apoyadas por el Fondo de financiadas con recursos del por un Fondo en operación operación Fondo que están en operación

Método de cálculo

Determina la forma en que se relacionan las variables establecidas para el indicador.

Recomendaciones:

• En la expresión, utilizar símbolos matemáticos para las expresiones aritméticas, no palabras.

• Expresar de manera puntual las características de las variables y de ser necesario, el año y la fuente de verificación de la información de cada una de ellas.

• En el caso de que el método de cálculo del indicador contenga expresiones matemáticas complejas, colocar un anexo que explique el método de cálculo.

Ejemplo de método de cálculo de un indicador:

Porcentaje de Número de personas atendidas/personas atendidas Porcentaje número total de personas identificadasen un servicio x 100

Indicador Unidad de medida Método de cálculo

Indicador Resultado Unidad de medida Tasa de ahorro en a canasta básica 5.0 Tasa Porcentaje de en un servicio 20.0 Porcentaje

Unidad de medida

Hace referencia a la determinación concreta de la forma en que se quiere expresar el resultado de la medición al aplicar el indicador.

Frecuencia de medición Hace referencia a la periodicidad en el tiempo con que se realiza la medición del indicador (periodo entre mediciones).

• La frecuencia de medición mínima a utilizar es mensual, es decir no realizar reportes por debajo de mensual (ejemplo: semanal o diario).

• Se recomienda que la periodicidad con la que se reporte la meta del indicador sea la siguiente:

• Indicadores de largo plazo: Periodicidad quinquenal, bienal, anual.

• Indicadores de mediano plazo: Periodicidad de uno a cinco años.

• Indicadores de corto plazo: Periodicidad de hasta un año.

Línea base Es el valor del indicador que se establece como punto de partida para evaluarlo y darle seguimiento. El registro del valor de la línea base y del año al que corresponde esa medición, es obligatorio para todos los indicadores. En caso de que el indicador sea de nueva creación y no pueda establecerse la línea base, se tomará como línea base el primer resultado alcanzado en el ejercicio fiscal en curso (anual) con el que se cuente, mientras tanto se informará como no disponible (en las metas intermedias de dicho ejercicio). Ejemplo de línea base de un indicador:

Línea base Ejercicio Meta del ejercicio Resultado alcanzado fiscal en curso Valor Año fiscal en curso en el ejercicio en curso

2010 No disponible No disponible 5,000,000.00 5,100,000

2011 5,100,000 2010 5 500,000,00 En curso

Metas

Las metas permiten establecer límites o niveles máximos de logro, comunican el nivel de desempeño esperado por la organización, y permiten enfocarla hacia la mejora.

La meta que se determine debe:

• Estar orientada a mejorar en forma significativa los resultados e impactos del desempeño institucional, es decir debe ser retadora. • Ser factible de alcanzar y, por lo tanto, ser realista respecto a los plazos y a los recursos humanos y financieros que involucran.

Sentido del indicador Hace referencia a la dirección que debe tener el comportamiento del indicador para identificar cuando su desempeño es positivo o negativo. Puede tener un sentido descendente o ascendente: • Cuando el sentido es ascendente, la meta siempre será mayor que la línea base. Si el resultado es mayor al planeado, es representativo de un buen desempeño, y cuando es menor, significa un desempeño negativo. Ejemplos de indicadores con sentido ascendente: población atendida con un servicio, la población beneficiada con la entrega de bienes públicos, la productividad agropecuaria, el índice de competitividad de la inversión pública. • Cuando el sentido es descendente, la meta siempre será menor que la línea base. Si el resultado es menor a la meta planeada, es equivalente a un buen desempeño, y cuando es mayor, significa un desempeño negativo. Ejemplos de indicadores con sentido descendente: tasas de mortalidad, índice de los efectos negativos de los incendios, tasas de natalidad, índices de delincuencia, tiempo de espera de la entrega de un servicio, costo promedio de un bien.

Parámetros de semaforización

Para poder dar seguimiento, realizar la evaluación adecuada y contar con elementos para la toma de decisiones, deberán establecerse los parámetros de semaforización que identifiquen si el cumplimiento del indicador fue el adecuado o esperado. Mediante los parámetros de semaforización se indica cuando el comportamiento del indicador es: · Aceptable (verde)· Con riesgo (amarillo)· Crítico (rojo) Los parámetros de semaforización se establecen de acuerdo al sentido del indicador respecto a la meta (sentido ascendente o descendente).

Tabla de valores de parámetros de semaforización para indicador (sentido ascendente)

Mediante los parámetros de semaforización se indica cuando el comportamiento del indicador es:

• Aceptable (verde): el valor alcanzado del indicador se encuentra en un rango por encima o por debajo de la meta programada, pero se mantiene dentro del rango establecido.

• Con riesgo (amarillo): el valor alcanzado del indicador es menor que la meta programada pero se mantiene dentro del rango establecido.

• Crítico (rojo): el valor alcanzado del indicador está muy por debajo de la meta programada o supera tanto la meta programada que se puede considerar como una falla de planeación (es decir la meta no fue bien establecida); de conformidad con los rangos establecidos.

Tabla de valores de parámetros de semaforización para indicador (sentido descendente)

Mediante los parámetros de semaforización se indica cuando el comportamiento del indicador es:

• Aceptable (verde): el valor alcanzado del indicador se encuentra en un rango por encima y por debajo de la meta programada, pero se mantiene dentro de los límites establecidos como aceptables.

• Con riesgo (amarillo): el valor alcanzado del indicador es mayor que la meta programada pero se mantiene dentro del rango establecido.

• Crítico(rojo): el valor alcanzado del indicador es mucho más alto que la meta programada o es tanto menor a la meta programada que se podría considerar como una falla de planeación (es decir la meta no fue bien establecida), de conformidad con los rangos establecidos.

Son los que tradicionalmente emplean las organizaciones para apoyar la evaluación

cuantitativa de los hallazgos que, durante una auditoría se obtienen, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos. Esta claro

que su adecuada utilización esta subordinada al correcto conocimiento de su significado y alcance

Indicadores financieros

Indicadores financieros(ejemplos)

RENTABILIDAD

RENDIMIENTO DE VENTAS UTILIDAD NETA X 100

VENTAS NETAS LIQUIDEZ CAPITAL DE TRABAJO ACTIVO CIRCULANTE – PASIVO CIRCULANTE

FINANCIAMIENTO

GRADO DE OBLIGACIÓN PASIVO TOTAL

ACTIVO TOTAL

VENTAS

ROTACIÓN DE INVENTARIOS VENTAS NETAS INVENTARIOS

Indicadores financieros (ejemplos)

PRODUCCIÓN CAPACIDAD UTILIZADA PRODUCCIÓN REAL CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN ABASTECIMIENTO IMPORTANCIA DE LOS COSTO MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES ABASTECIMIENTOS COSTO DE FABRICACIÓN FUERZA LABORAL NIVEL DE CAPACITACIÓN EMPLEADOS CAPACITADOS TOTAL DE EMPLEADOS

El fin primordial de emplear indicadores en el proceso

administrativo, es el de poder evaluar en términos cualitativos

y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y

propósito estratégico, a partir de la revisión de sus

componentes

Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor

información, a cada etapa del proceso se le asignan

indicadores cualitativos, que son los que dan razón de

ser a la organización, e indicadores cuantitativos, que son

los que traducen en hechos el objeto de la organización

El manejo de éstos dos indicadores en forma simultánea, es

con el propósito de que el auditor tenga una visión global

y completa de la organización, asociando la esencia con las acciones y el comportamiento con los resultados

Indicadores de gestión

• Vía seguida para su formulación • Asignación de responsabilidad de su preparación• Difusión de su preparación• Aceptación por parte de la organización• Interpretación adecuada de los miembros de la

organización• Acceso a la información para su consulta• Plazo o período de ejecución estimado• Claridad en su definición• Consistencia en su conceptualización• Congruencia con las condiciones de la organización• Revisión y actualización de los contenidos• Vínculos con las instancias con las que interactúa la

organización

Aspectos a considerar

PLANEACIÓN

Visión

ORGANIZACIÓN

Estructura organizacional

DIRECCIÓN

Liderazgo

CONTROL

• Niveles

Indicadores de gestión(ejemplo por etapa de proceso administrativo)

Visión

Planeación

Indicadores cualitativos

• Nivel en que enmarca el logro de aspiraciones comunes• Cómo fomenta el nivel de compromiso• Cómo eleva la moral y el espíritu de equipo

Indicador cuantitativo

Empleados que la conocen Total de empleados

Estructura organizacional

Organización


• Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad

• Manera como traducen el objeto de la organización en un mecanismo de trabajo

Indicadores cuantitativos

Áreas sustantivasTotal de áreas

Áreas adjetivasTotal de áreas

Áreas desconcentradasTotal de áreas

Áreas descentralizadasTotal de áreas

Unidades de líneaTotal de unidades

Unidades asesorasTotal de unidaddes

Liderazgo

Dirección


• En qué forma el liderazgo constituye una conducta que guía y provee el soporte necesario a la organización

• Cómo el líder ejerce su poder de influencia en las personas

• Capacidad que tiene para lograr que las acciones se implementen de la mejor manera posible


Estilos de liderazgo actualTotal de estilos empleados

Estilos de liderazgo empleadosEstilos propuestos

Personal que identifica el estiloTotal del personal

Personal que acepta el estiloTotal del personal

Niveles

Control


• Capacidad de la organización

para jerarquizar controles • De qué manera efectúa el señalamiento del ejercicio de controles en los niveles directivos, mandos medios y nivel operativo


Controles estratégicos

Total de controles

Controles tácticos

Total de controles

Controles operacionales

Total de controles

Elementos complementarios (Selección)

Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesoría externa Coordinación Globalización Importaciones Investigación y desarrollo Marketing Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Sistemas

Adquisiciones


• Capacidad que tiene la organización

para obtener los recursos que atiendan sus requerimientos

• De qué manera efectúa el señalamiento del ejercicio de controles en los niveles directivos, mandos medios y nivel operativo


Adquisiciones realizadas Adquisiciones programadas

Monto de las adquisicionesPresupuesto de adquisiciones

Adquisiciones directasTotal de adquisiciones

Adquisiciones por licitaciónTotal de adquisiciones

Base de datos de clientesTotal de bases de datos

Portafolio de clientes Inventario de clientes

Almacenes e inventarios


• Capacidad para salvaguardar el patrimonio de la organización

• De qué manera agilizan el desplazamiento de recursos materiales

• Cómo preservan los bienes muebles e inmuebles

• En qué forma posibilitan el puntual control de los recursos


Procedimientos para el manejo de almacenesTotal de procedimientos existentes

Normas aplicables a los almacenesLegislación de la organización

Catálogos de materiales, artículos y productos disponibles Catálogos necesarios

Materiales, artículos y productos con un código de barra Total de materiales, artículos y productos que se manejan

Inventarios practicados_Inventarios programados

Monto de las pólizas de seguro de almacenesTotal de seguros en la organización

Asesoría externa


• Nivel en que el apoyo técnico especializado colabora con una visión independiente que aporta a la organización elementos de decisión valiosos

• Medida en que brinda soluciones imparciales a factores específicos que permiten percibir, comprender y resolver problemas específicos


Consultores contratadosConsultores autorizados

Presupuesto ejercidoPresupuesto aprobado

Estudios realizadosEstudios propuestos

Tiempo de respuestaTiempo programado

Calidad del servicioRequisitos pactados

Impacto logradoImpacto esperado

Coordinación


• De qué manera la coordinación fomenta la interacción institucional

• Forma como apoya la reducción del margen de error en el trabajo

• Medida en que integra las actividades de los diferentes ámbitos

• Grado en que facilita la implementación de acciones


Lineamientos de coordinación formuladosLineamientos requeridos

LineamientosÁreas

Estudios para mejorar la coordinaciónEstudios requeridos

Mecanismos de coordinación aprobados_Mecanismos de coordinación establecidos

Mecanismos de coordinaciónTotal de áreas

Globalización


• Evalúa el calibre de la capacidad para crear y operar empresas de primera clase

• Define el modelo de negocio requerido para producir resultados con un desempeño superior

• Grado en que se consolidad la alternativa de convertirse en un estándar por tipo de industria


Franquicias Total de empresas por giro industrial

Alianzas estratégicasTotal de empresas por giro industrial

AdquisicionesTotal de empresas por giro industrial

Estrategias de liderazgo en costosTotal de estrategias

Estrategias de concentraciónTotal de estrategias

Estrategias de diversificaciónTotal de estrategias

Importaciones


• En qué proporción la organización integra recursos de importación para atender sus requerimientos y funcionar adecuadamente

• Forma en que las importaciones constituyen una fuente de recursos que coadyuvan a la reducción de costos y elevación de la calidad de los procesos, productos y servicios


Adquisiciones de importaciónAdquisiciones programadas

Monto de las adquisiciones de importaciónMonto de adquisiciones

Certificados de calidad solicitadosComprobación de calidad

Monto de las adquisiciones de importaciónPresupuesto aprobado

Investigación y desarrollo


• De qué manera la investigación y desarrollo fortalece la capacidad de cambio

• Medida en que permite la diversificación de productos y/o servicios

• Forma en que impulsa la generación de mejores servicios y productos


Proyectos de investigación y desarrolloTotal de proyectos

Personal responsable de la funciónTotal de personal

Presupuesto asignadoPresupuesto total

Productos mejoradosTotal de productos

Marketing


• Grado en que el marketing constituye un vínculo estratégico entre la organización y sus clientes

• Cómo aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad competitiva de la organización

• Forma en que posibilita el posicionamiento de la organización


Programas de comercializaciónTotal de programas

Estrategias comerciales___Programas de comercialización

Estrategias comercialesEstrategias de negocio

Fuerza de ventasTotal de personal

Proyectos de e-commerceTotal de proyectos

Proveedores


• Grado en que los proveedores abastecen de recursos que pueden ampliar las ventajas competitivas

• Cómo aumentan la capacidad de respuesta

• En que medida permiten elevar la calidad de los productos y/o servicios


Número de proveedores actualCartera de proveedores

Asistencia técnica recibida Asistencia técnica solicitada

Monto de las líneas_Líneas de crédito de proveedores

Sistemas de información de proveedoresTotal de sistemas de información

Proyectos


• Dimensión de los proyectos como mecanismo de trabajo que hace posible el definir y realizar las acciones en tareas específicas

• En qué medida crean un marco de referencia en cuanto al tratamiento de procesos, productos y servicios

• Forma en que se constituyen como marco de acción para ordenar el trabajo organizacional


Proyectos aprobadosProyectos presentados

Proyectos instrumentadosTotal de proyectos

Financiamiento por proyecto Total de proyectos

Proyectos rentablesTotal de proyectos

Recursos financieros y contabilidad


• Hasta qué punto la organización administra de una manera inteligente sus recursos financieros

• Capacidad que tiene para obtener ventaja competitivas derivadas de la captación y uso de recursos económicos

• En qué grado el manejo que hace de sus registros le posibilita el seguimiento y control sistemático de todas y cada una de sus operaciones realizadas


Circulante o capital de trabajo Activo circulante_ Pasivo a corto plazo

Margen de utilidad bruta Utilidad bruta Ventas netas

Utilidad por acción Utilidad neta____ Número de acciones

Precio a valor en libros Precio____ Valor en libros por acción

Rotación de la planta Ventas netas Activos fijos

Servicio a clientes


• Nivel en que el área de servicio a clientes ha integrado de un portafolio servicios

• Grado en que permite el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes

• Forma en que promueve el desarrollo de una actitud de servicio, así como de habilidades y destrezas para tratar a los clientes• De qué manera fortalece la imagen institucional


Servicios al clienteTotal de servicios

Personal responsable de la atención a clientesTotal de personal

Personal capacitado en trato a clientesTotal de personal

Estadística de servicios brindadosServicios programados

Inversión en servicios a clientesTotal de servicios brindados

Sistemas


• Nivel que tiene la organización en el desarrollo de mecanismos de información consistente y oportuna

• Capacidad que muestra para realizar un manejo efectivo de la información

• Grado en que fortalece el proceso de toma de decisiones a través de información oportuna y específica


Normas aplicadas en el diseño de sistemasNormas aprobadas en el diseño de sistemas

Sistemas aceptadosSistemas propuestos

Sistemas de informaciónTotal de sistemas

Sistemas de información Total de sistemas de control

Sistemas de información administrativaTotal de sistemas

Business

Enrique Benjamín Franklin. auditoria administrativa 3e_cap4