Explorador de Documentos Electronico

Agenda – Explorador de Documentos de Diasa

•Elementos del Explorador de Documentos•Funcionalidad esperada

Agenda – Explorador de Documentos de Diasa

•Elementos del Explorador de Documentos• Diagrama General del Concepto• Pantalla de búsqueda de clientes o vendedores• Índice de Asociación entre datos del ERP y archivos físicos PDF

•Funcionalidad esperada• Búsqueda Por Cliente o Por Vendedor• Listado de Facturas del Cliente por Fecha• Resumen ejecutivo del estatus del cliente (Saldo actual, ultima fecha de vente, etc.)

Diagrama General del Concepto

ERP

Software Generador CFD/CFDi

Archivo TXT Entrada

Directorio de Salida

•El ERP genera un archivo TXT de entrada para el el Software generador de Comprobantes Fiscales Digitales•El Software Generador de CFD/CFDi genera los documentos XML y PDF y los deposita en un directorio en el Servidor donde se ubica el ERP

Operación Actual


Respaldo General del Directorio de CFD/CFDi

Respaldo General del Directorio

de CFD/CFDi


Escenario 1 - Organización de Información Por Carpetas

Respaldo CFD/CFDi

Organización de Información

Metrome

Metal..

Nemak

2012

01

02

03

04

1. Seleccionar Cliente2. Localizar en ERP todas sus facturas ordenadas por fecha3. Con los números de facturas, buscar en el Directorio de

Respaldo los documentos PDF, XML correspondientes a cada factura

4. Con la fecha de la factura seleccionar los valores para año y mes5. Si no existe el directorio año (2012) para ese cliente, generarlo6. Si no existe el directorio mes(01) para ese cliente, generarlo7. Copiar los documentos de factura en su carpeta de año y mes

correspondiente para cada cliente


Escenario 1 – Escaneo de Documentos Firmados

Metrome

Metal..

Nemak

2012

01

02

03

04

1. Escanear documento de Factura2. Nombrar el documento de factura escaneado con el mismo

nombre de factura FACE_44148_1.pdf3. El indicador “_1” especifica que es el documento firmado por el

cliente4. Depositar el documento en el directorio correspondiente de año

y mes de la generación de la factura

Escaneo de Documento

Documento Firmado


Escenario 1 – Escaneo de Documentos Asociados a la Factura

Metrome

Metal..

Nemak

2012

01

02

03

04

1. Escanear un cheque o cualquier otro documento asociado a la factura.

2. Nombrar el documento escaneado con el mismo nombre de la factura con el indicador “_2” en adelante (FACE_44148_2.pdf)

3. Considerando que el indicador “_1” es el documento original firmado por el cliente

4. Si hubiera varios documentos asociados a la factura, se deberán nombrar con el consecutivo del indicador “_2”, “_3”, etc. (FACE_44148_3.pdf)

Escaneo de Documento

Documento Firmado


Escenario 1 – Crear Índice de Datos contra Documentos 1

ERP

SAP

Datos Archivos

Factura Consec Fecha Anio Mes Docs Descripcion Usuario

44148 1 17/03/2012 2012 1 FACE_44148.pdf Original Bancos

44148 2 17/03/2012 2012 1 FACE_44148_1.pdf Original Firmada Bancos

44148 3 17/03/2012 2012 1 FACE_44148_2.pdf Cheque Banorte Bancos

44148 4 17/03/2012 2012 1 FACE_44148_3.pdf Trasferencia Bancos

44148 5 17/03/2012 2012 1 NCE_55194.pdf Nota de Credito Bancos

Index


Escenario 1 – Crear Índice de Datos contra Documentos 2

Factura 44148

Año 2012

Mes 01

Documento FACE_44148.pdf

Descripción Factura Original

Aceptar


Escenario 1 – Búsqueda de Documentos

CardCode CardName

C1 24 HORAS PROVEEDOR, S.A. DE C.V.

C2 A C V, S.A. DE C.V.

C3 ABASFRAN, S.A. DE C.V.

C4 ABASTECEDORA DE SOLDADURA Y HERRAJES, S.A. DE C.V.

C5 ABASTECEDORA FERRETERA DON CARLOS, S.A. DE C.V.

C6 ABASTECEDORA LEAL, S.A. DE C.V.

C7 ABDIEL GONZALEZ Y CIA., S.A. DE C.V.

C8 ABELARDO MARTINEZ GARZA

C1627 ABINCO, S.A. DE C.V.

C9 ABRASIVOS ESPECIALES, S.A. DE C.V.

C10 ABRASIVOS HERRAMIENTAS Y SEGURIDAD, S.A. DE C.V.

C11 ABRASIVOS Y CONVERSIONES IDEAL,S.A. DE C.V.

C12 ABRASIVOS Y EQUIPOS INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.

C13 ABRASIVOS Y PRODUCTOS INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.

C14 AC METAL PRO, S.A. DE C.V.

C15 ACABADOS ARTISTICOS DE MONTERREY, S.A. DE C.V.

C1631 ACABADOS Y RECUBRIMIENTOS ECOLOGICOS, S.A. DE C.V.

BuscarABA…Cliente:

Factura Fecha Factura Vencimiento Total

26945 30/06/2011 30/07/2011 1,090.03

26555 23/06/2011 23/07/2011 870.03

26362 21/06/2011 21/07/2011 3,411.54

10558 30/05/2011 29/06/2011 1,704.33

10444 27/05/2011 26/06/2011 1,709.47

9207 10/05/2011 09/06/2011 915.79

9141 09/05/2011 08/06/2011 3,617.05

9107 07/05/2011 06/06/2011 1,892.63

8741 02/05/2011 01/06/2011 4,143.09

6458 28/03/2011 27/04/2011 426.65

6457 28/03/2011 27/04/2011 870.16

5951 22/03/2011 21/04/2011 1,080.67

5900 22/03/2011 21/04/2011 499.79

5889 19/03/2011 18/04/2011 1,621.01

5883 19/03/2011 18/04/2011 1,808.47

5882 19/03/2011 18/04/2011 2,592.77

5869 19/03/2011 18/04/2011 1,986.93

5868 19/03/2011 18/04/2011 1,764.89

Facturas


Escenario 1 – Búsqueda de Documentos

CardCode CardName

C1 24 HORAS PROVEEDOR, S.A. DE C.V.

C2 A C V, S.A. DE C.V.

C3 ABASFRAN, S.A. DE C.V.

C4 ABASTECEDORA DE SOLDADURA Y HERRAJES, S.A. DE C.V.

C5 ABASTECEDORA FERRETERA DON CARLOS, S.A. DE C.V.

C6 ABASTECEDORA LEAL, S.A. DE C.V.

C7 ABDIEL GONZALEZ Y CIA., S.A. DE C.V.

C8 ABELARDO MARTINEZ GARZA

C1627 ABINCO, S.A. DE C.V.

C9 ABRASIVOS ESPECIALES, S.A. DE C.V.

C10 ABRASIVOS HERRAMIENTAS Y SEGURIDAD, S.A. DE C.V.

C11 ABRASIVOS Y CONVERSIONES IDEAL,S.A. DE C.V.

C12 ABRASIVOS Y EQUIPOS INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.

C13 ABRASIVOS Y PRODUCTOS INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.

C14 AC METAL PRO, S.A. DE C.V.

C15 ACABADOS ARTISTICOS DE MONTERREY, S.A. DE C.V.

C1631 ACABADOS Y RECUBRIMIENTOS ECOLOGICOS, S.A. DE C.V.

BuscarABA…Cliente:

Factura Fecha Factura Vencimiento Total

26945 30/06/2011 30/07/2011 1,090.03

26555 23/06/2011 23/07/2011 870.03

26362 21/06/2011 21/07/2011 3,411.54

10558 30/05/2011 29/06/2011 1,704.33

10444 27/05/2011 26/06/2011 1,709.47

9207 10/05/2011 09/06/2011 915.79

9141 09/05/2011 08/06/2011 3,617.05

9107 07/05/2011 06/06/2011 1,892.63

8741 02/05/2011 01/06/2011 4,143.09

6458 28/03/2011 27/04/2011 426.65

6457 28/03/2011 27/04/2011 870.16

5951 22/03/2011 21/04/2011 1,080.67

5900 22/03/2011 21/04/2011 499.79

5889 19/03/2011 18/04/2011 1,621.01

5883 19/03/2011 18/04/2011 1,808.47

5882 19/03/2011 18/04/2011 2,592.77

5869 19/03/2011 18/04/2011 1,986.93

5868 19/03/2011 18/04/2011 1,764.89

Facturas

Business

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