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EXTERNALIZAR SERVICIOSEXTERNALIZAR SERVICIOS
Una buena alternativa empresarialUna buena alternativa empresarial
Jovempa Empresas Alicante, 26 de mayo Jovempa Empresas Alicante, 26 de mayo de 2010de 2010
EXTERNALIZACION = OUTSOURCING
EXTERNALIZACIÓN = TERCERIZACION
(recurrir a un TERCERO ESPECIALIZADO)
¿QUE SIGNIFICA EXTERNALIZACION DE
SERVICIOS?
Legales
Fiscales
Laborales
Contables
Limpieza y mantenimiento
Vigilancia y seguridad
SERVICIOS QUE TRADICIONALMENTE SE EXTERNALIZAN
Comunicación
RRPP
Organización de eventos
RRHH en todas sus áreas
Formación
Selección de personal
Comerciales
POCO A POCO SE VAN EXTERNALIZANDO MÁS SERVICIOS EN LA EMPRESA
Servicios Informáticos
Servicios Web (creación, mantenimiento y posicionamiento)
E INCLUSO CONTRATAMOS SERVICIOS EXTERNOS DE …
Community Manager, para gestionar las redes sociales profesionales
… LLEGAN LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y EXTERNALIZAMOS…
V E N T A J A SMejora el enfoque de la empresa
Reduce los gastos (-Gastos fijos, solo gastos variables)
Mejora la calidad de los servicios
Y ¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE PARA NUESTRA EMPRESA EXTERNALIZAR TODOS
ESTOS SERVICIOS?
EN DEFINITIVA …
LA EXTERNALIZACION HACE A LA EMPRESA MÁS COMPETITIVA
POR … DESCONFIANZA?
POR … NO SABER DELEGAR?
Y ¿POR QUÉ NO EXTERNALIZAR LOS SERVICIOS DE SECRETARIADO…?
Persona profesional del secretariado
gestora del tiempo del directivo con el que colabora,
para que este no deba preocuparse más que de la toma
de decisiones que beneficien a su proyecto empresarial.
(Wikipedia)
EL CONCEPTO DE SECRETARIA TRADICIONAL
Porque…no solo nos dedicamos a atender el teléfono y redactar documentos…
¡¡ Ahora somos secretarias emprendedoras !!
La secretaria tradicional deja paso a la secretaria
polivalente, multifuncional y emprendedora
PERO… EL CONCEPTO DE SECRETARIA TRADICIONAL ESTÁ EN DECADENCIA
ASISTENTES VIRTUALES (VA)
Con la llegada de las nuevas tecnologías …. aparece el boom de las …
ASISTENTES VIRTUALES
ASISTENTES VIRTUALES
ASISTENTES VIRTUALES
ASISTENTES VIRTUALES
La Secretaria Externa
No proporciona únicamente servicios on-line
También trabaja presencialmente en su despacho si lo precisa
Da cobertura a servicios de asistencia ejecutiva que necesitan de presencia física:
• Levantamiento de actas
• Asistencia en ferias y congresos
• Gestión de reuniones y viajes
¿CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE LA ASISTENTE VIRTUAL (VA) Y LA SECRETARIA
EXTERNA?
¿CÓMO DETECTAR QUE NECESITAMOS EXTERNALIZAR EL SERVICIO DE
SECRETARIADO?
Las tareas administrativas y burocráticas pueden con tu negocio, pero es imposible contratar a nadie.
A lo largo del día se quedan mensajes por contestar. Nos harían faltan días de 30 h por lo menos.
El teléfono no para de sonar y hay llamadas que se devuelven a los dos días.
Tienes que organizar un evento y para ello hay que llamar a 20 sitios y pedir 20 presupuestos.
Sientes que no le dedicas el tiempo suficiente a tus clientes, a fidelizarlos, y tu servicio en ocasiones es deficiente y eres consciente.
LAS SEÑALES
Necesito lanzar un producto o servicio y no sé por donde empezar
Necesito tener controlada y organizada mi agenda de trabajo
Hace 2 años que no me voy de vacaciones
Sueño con las cosas que tengo pendientes de hacer, noche tras noche
Algunas noches pienso en tirar la toalla…
LAS SEÑALES (Cont.)
SI TE HAS VISTO REFLEJADO EN AL MENOS DOS DE ESTAS DIEZ SITUACIONES, NECESITAS UNA AYUDA EXTERNA
TIEMPO
TIEMPO
TIEMPO
¡¡¡ NOS FALTA TIEMPO !!!
Nos desvivimos por las cosas Nos desvivimos por las cosas importantes importantes
y no cuidamosy no cuidamos
LA CLAVELA CLAVE
““Nunca hay una segunda oportunidad para Nunca hay una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión.”dar una buena primera impresión.”
LOS PEQUEÑOS DETALLESLOS PEQUEÑOS DETALLES
LAS MISMAS QUE LA SECRETARIA TRADICIONAL
Asistencia ejecutiva
Asistencia administrativa
Asistencia telefónica
¿QUE TAREAS PUEDE REALIZAR UNA SECRETARIA EXTERNA?
- Gestión de agenda personal
- Concertación y confirmación de citas
- Investigación en internet
- Gestión de correo electrónico y correspondencia
- Organización de viajes
-Organización de eventos y reuniones de trabajo
- Traducción e intérprete
- Gestión de reputación online y redes sociales
ASISTENCIA EJECUTIVA
Tareas administrativas
- Elaboración de presupuestos, albaranes, facturas, dossiers e informes.- Tratamiento, mecanografiado y formateado de textos.- Gestión de Bases de datos.- Elaboración de documentos:
· Memorias · Cartas· Catálogos · Presentaciones (Powerpoint y Flash)
- Transcripciones de texto y audio
Tareas burocráticas
- Trámites en administraciones y organismos públicos y privados.- Elaboración y presentación de documentación para subvenciones.
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Atención telefónica con el mensaje corporativo del cliente
Recepción de los mensajes según indicaciones
Envío de los mensajes a la finalización de la jornada mediante mail
Aviso de mensajes urgentes por la vía elegida: sms, mail, fax, llamada
ASISTENCIA TELEFONICA
Tarifas mensuales (en función del número de llamadas)
Otros servicios: Realización de llamadas en nombre del cliente
Pymes
Micropymes
Emprendedores
Profesionales liberales
Asociaciones
Autónomos
Colegios profesionales (secretarías)
¿A QUÉ TIPO DE EMPRESAS/EMPRESARIOS PUEDEN
AYUDAR LAS SECRETARIAS EXTERNAS?
Calculando lo que vale nuestra propia hora de trabajo, dedicada a las tareas que vamos a delegar.
¿CÓMO VALORAR EL TRABAJO DE UNA SECRETARIA EXTERNA CUANTITATIVAMENTE?
La pregunta del millón en la externalización de servicios
¿Por qué voy a pagar yo a nadie 3 horas para que me haga búsquedas en internet cuando lo puedo hacer yo?
Porque en esas 3 horas tú puedes dedicarte a buscar más clientes, o a mejorar los procesos y el trato con los que ya tienes, que son la base para
que funcione tu empresa.
PERO PARA LLEGAR A EXTERNALIZAR SERVICIOS DE SECRETARIADO DEBEMOS
CAMBIAR DE MENTALIDAD
LA CLAVE ES…
LA CONFIANZA
PERO… ¿POR QUÉ NOS CUESTA TANTO DELEGAR?
1. Identificar a través de un registro nuestras tareas diarias
2. Averiguar cuáles son las tareas que podemos DELEGAR
PASOS PARA CONTRATAR A UNA SECRETARIA EXTERNA
DELEGAR, según el diccionario de la lengua española es
“Dar una persona a otra la facultad o poder para que la represente o ejerza en su nombre”
Las tareas que no son necesarias ELIMINAR
Las tareas que puede hacer otro DELEGAR
Las tareas que no se pueden delegar HACER NOSOTROS MISMOS
3. Buscar empresas de externalización de servicios de secretariado que sean capaces de hacer prácticamente de todo
4. Definir el ámbito de actuación de nuestra empresa por si nos interesa externalizar con empresas extranjeras (Brikwork, latinoamérica…) SOLO ASISTENCIA VIRTUAL
5. Buscar en la secretaria externa la misma cualificación que le pediríamos si la contratamos en nuestra empresa. Idiomas, formación, experiencia previa…
6.- Periodo de prueba de un mes
PASOS PARA CONTRATAR A UNA SECRETARIA EXTERNA
- Trabajos a la carta: las secretarias externas se adaptan a las necesidades de sus clientes.
- Utilizamos las nuevas tecnologías como soporte de nuestro trabajo.
- Comunicaciones vía skype.
- Mensajería instantánea ( Skype, Hotmail, Messenger).
- Correos electrónicos.
- Agenda compartida en google calendar.
- Google docs.
- Tecnología blackberry.
- Desvío de llamadas .
METODOLOGIA Y FORMAS DE TRABAJO
GOOGLE CALENDAR
GOOGLE DOCS
SUGAR CRM
Empresa de comunicación con despacho físico en Alicante
- Llamadas perdidas sin devolver
- Acumulación de correos importantes y de semi-importancia
- Prospección sin realizar
- Visitas a clientes y posibles clientes pendientes
- Blog sin actualizar durante 1 mes
- Entradas en las redes sociales 1 a la semana
- Papeleo interno sin organizar ni archivar durante 1 mes
- Reclamaciones a clientes
- Reclamaciones de cliente
C A S O P R Á C T I C O
““Somos lo que hacemos día a día, por lo Somos lo que hacemos día a día, por lo tanto la excelencia no es un acto, sino tanto la excelencia no es un acto, sino un hábito”un hábito”
AristótelesAristóteles
Julia Alonso
Secretariado&Protocolo
www.secretariadoyprotocolo.com
Tw - @Secreyproto
FB - Julia Alonso
Tlfno - 615 107 525
GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN
