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Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 1 Mar-09 Este material es propiedad de Hernan Ortiz A. PMP Gerencia de Proyectos Módulo V – Gerencia de Costos Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP Objetivos del Módulo Conocer los procesos de Gerencia de Costos Entender el proceso de planificación de los costos Aprender las diferencias fundamentales de las técnicas de estimación Entender los resultados de la aplicación de herramientas para la evaluación económica de proyectos Conocer las principales Valor Ganado y el análisis de valor ganado Revisar los detalles de procesos de control de costos

Gerencia proyectos Gestión de Costos

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Mar-09 Este material es propiedad de Hernan Ortiz A. PMP

Gerencia de Proyectos

Módulo V – Gerencia de Costos

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Objetivos del Módulo

• Conocer los procesos de Gerencia de Costos

• Entender el proceso de planificación de los costos

• Aprender las diferencias fundamentales de las técnicas de

estimación

• Entender los resultados de la aplicación de herramientas para

la evaluación económica de proyectos

• Conocer las principales Valor Ganado y el análisis de valor

ganado

• Revisar los detalles de procesos de control de costos

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Gerencia de ProyectosGerencia de ProyectosCapitulo 5 Capitulo 5 –– Gerencia de CostosGerencia de Costos

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• La gestiLa gestióón de costos de proyectos propuesta n de costos de proyectos propuesta

por el PMI, incluye los procesos de por el PMI, incluye los procesos de

planificaciplanificacióón, estimacin, estimacióón, presupuestacin, presupuestacióón y n y

control de costos en el ciclo de vida del control de costos en el ciclo de vida del

proyecto.proyecto.

•• La gestiLa gestióón de costos se ocupa n de costos se ocupa

primordialmente de los costos de los recursos primordialmente de los costos de los recursos

(Costos Directos) que demandan las (Costos Directos) que demandan las

actividades programadas.actividades programadas.

Gerencia de Costos

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•• Los procesos incluidos en la gerencia de Los procesos incluidos en la gerencia de

costos son:costos son:

-- EstimaciEstimacióón de Costosn de Costos

-- Preparar el Presupuesto de costosPreparar el Presupuesto de costos

-- Control de CostosControl de Costos

Gerencia de Costos

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Gerencia de Costos

“La posibilidad de influir en los costos es mayor en las primerasetapas del proyecto … (PMBOK)”

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Estimación

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Que es un estimado para un proyecto?Que es un estimado para un proyecto?

Es el valor esperado de todo el trabajo necesario para completarEs el valor esperado de todo el trabajo necesario para completar el el

proyecto, incluyendo:proyecto, incluyendo:

•• Costos asociados directamente al trabajo del proyectoCostos asociados directamente al trabajo del proyecto

•• Costos asociados al riesgoCostos asociados al riesgo

•• Costos asociados a la calidadCostos asociados a la calidad

•• Costos de las actividades de gerencia de proyectosCostos de las actividades de gerencia de proyectos

•• GastosGastos

Estimación

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Answer 30-90 years

7.1 EstimarCostos

7.2 DeterminarPresupuesto

Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Costos

11.2 IdentificarRiesgos

•Actualización Documentos

Organización

DocumentosProyecto

•Activos de Proceso•Factores ambientales

12.1PlanearCompras

6.5 DesarrollarProgramación

5.3 Crear WBS •Línea Base del Alcance

Estimación Duraciones

•Estimados de costos de actividades

•Soportes

•Programación

9.1 DesarrollarPlan RRHH

11.2 IdentificarRiesgos

•Plan RRHH

• Registro de Riesgos

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•• Entradas al proceso de estimaciEntradas al proceso de estimacióónn

�� DeclaraciDeclaracióón del alcancen del alcance

�� WBSWBS

�� Red y CronogramaRed y Cronograma

�� Hoja de Requerimientos de RecursosHoja de Requerimientos de Recursos

�� Tarifas de los recursosTarifas de los recursos

�� Estimado de duraciEstimado de duracióón de las actividadesn de las actividades

�� InformaciInformacióón histn históórica y estimados publicadosrica y estimados publicados

�� RiesgosRiesgos

�� PolPolííticas organizacionales y activos de procesos.ticas organizacionales y activos de procesos.

Estimación de Costos

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• Importantes anotaciones acerca de los procesos de Importantes anotaciones acerca de los procesos de

ESTIMACION(1):ESTIMACION(1):

•• Las estimaciones deben estar basadas en el WBSLas estimaciones deben estar basadas en el WBS

•• Las estimaciones deberLas estimaciones deberíían ser realizadas por la persona que haran ser realizadas por la persona que haráá el el trabajotrabajo

•• InformaciInformacióón histn históórica es clave para mejorar los estimadosrica es clave para mejorar los estimados

•• Las lLas lííneas de base deberneas de base deberíían ser mantenidas y no cambiadas a menos que an ser mantenidas y no cambiadas a menos que exista un cambio aprobadoexista un cambio aprobado

•• Los estimados son mLos estimados son máás precisos si se estima sobre componentes mas s precisos si se estima sobre componentes mas pequepequeññas de trabajoas de trabajo

•• Un gerente de proyectos debe continuamente hacer estimados Un gerente de proyectos debe continuamente hacer estimados proyectados al fin del proyectoproyectados al fin del proyecto

•• Los planes deben ser revisados en la ejecuciLos planes deben ser revisados en la ejecucióónn

Estimación

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• Importantes anotaciones acerca de los procesos de Importantes anotaciones acerca de los procesos de

ESTIMACION (2):ESTIMACION (2):

•• ““AcolchonamientoAcolchonamiento”” no es una buena prno es una buena prááctica de gerencia de proyectosctica de gerencia de proyectos

•• El gerente de proyectos debe saber como mantener realistas los El gerente de proyectos debe saber como mantener realistas los

estimadosestimados

•• Para hacer un estimado se debe utilizar la mejor tPara hacer un estimado se debe utilizar la mejor téécnica acorde al cnica acorde al

momentomomento

•• Los estimados implican supuestos que deben ser validados y contrLos estimados implican supuestos que deben ser validados y controladosolados

•• Las herramientas para estimar tiempos son las mismas que las queLas herramientas para estimar tiempos son las mismas que las que se se

utilizan para estimar costosutilizan para estimar costos

Estimación

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• EstimaciEstimacióón de costos de los recursosn de costos de los recursos

�� Las herramientas mas comLas herramientas mas comúúnmente usadas nmente usadas

son:son:

•• EstimaciEstimacióón con un solo daton con un solo dato

•• EstimaciEstimacióón ann anáálogaloga

•• EstimaciEstimacióón paramn paraméétricatrica

•• EstimaciEstimacióón de 3 puntosn de 3 puntos

•• EstimaciEstimacióón de abajo a arriban de abajo a arriba

•• Propuestas de proveedoresPropuestas de proveedores

Estimación de Costos

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Estimación de Costos

Cuales son las ventajas de la Estimación Análoga ???

Cuales son las desventajas de la Estimación Análoga ???

Cuales son las ventajas de la Estimación de abajo a arriba ???

Cuales son las desventajas de la Estimación de abajo a arriba ???

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Que tipos de costos existen en los proyectos ?Que tipos de costos existen en los proyectos ?

•• Costos DirectosCostos Directos

•• Costos IndirectosCostos Indirectos

Estimación

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Taller 5: Estimando recursos

•• Paso 1: RePaso 1: Reúúna su equipo de trabajona su equipo de trabajo

•• Paso 2: Basado en la lista de actividades del WBS Paso 2: Basado en la lista de actividades del WBS

calcule los recursos de los paquete de trabajocalcule los recursos de los paquete de trabajo

•• Paso 3: Defina la lista de recursos y sus costosPaso 3: Defina la lista de recursos y sus costos

•• Paso 4: Estime cantidades y costos por actividadPaso 4: Estime cantidades y costos por actividad

•• Paso 5: Cuales recursos serPaso 5: Cuales recursos seráán comprados?n comprados?

•• Paso 6: Desarrolle la hoja de estimaciPaso 6: Desarrolle la hoja de estimacióón de recursosn de recursos

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

7.2 DeterminarPresupuesto

7.3 ControlarCostos

Diagrama de Flujo de Datos para Determinar Presupuesto

12.2 Hacer Compras

•Actualización Documentos

Organización

DocumentosProyecto

•Activos de Proceso•Factores ambientales

12.1PlanearCompras

6.5 DesarrollarProgramación

5.3 Crear WBS •Línea Base del Alcance

•Requerimientos de Fondos

•Programación

9.2 ConseguirEquipo Trabajo

8.1 Plan de Calidad

•Calendario•Recursos

7.1 EstimarCostos

4.2 DesarrollarPlan de Proyecto

•Línea Base de Costos

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• Para desarrollar el presupuesto se utilizan las Para desarrollar el presupuesto se utilizan las

mismas herramientas que en la estimacimismas herramientas que en la estimacióón de n de

costoscostos

•• El presupuesto es utilizado para medir las varianzas El presupuesto es utilizado para medir las varianzas

y el rendimiento a travy el rendimiento a travéés de todo el proyectos de todo el proyecto

•• El presupuesto es manejado a nivel de paquete de El presupuesto es manejado a nivel de paquete de

trabajo del WBStrabajo del WBS

Determinar el presupuesto

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• Recuerde que este presupuesto debe estar atado Recuerde que este presupuesto debe estar atado

al sistema contable a traval sistema contable a travéés de un plan de cuentass de un plan de cuentas

•• El presupuesto debe incluir todos los costos para El presupuesto debe incluir todos los costos para

realizar el trabajo esperado en el proyectorealizar el trabajo esperado en el proyecto

•• Igualmente debe incluir partidas para el plan de Igualmente debe incluir partidas para el plan de

respuesta al riesgorespuesta al riesgo

Determinar el presupuesto

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7.3Controlar Costos

Diagrama de Flujo de Datos para Control de Costos

•Actualización Documentos

Organización

DocumentosProyecto

•Activos de Proceso

10.5 ReportarRendimiento

4.3 Dirigir y Gerenciar Ejecución

4.2 DesarrollarPlan de Proyecto

•Plan de Proyecto

•Medidas de desempeño

•Información de desempeño del trabajo

4.5 RealizarControl de Cambios

7.2 DeterminarPresupuesto

•Solicitudes de cambio

Control de Costos

•Actualizar Activos de Proceso

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Valor Ganado

• La técnica de Valor Ganado es un método para medir el comportamiento del proyecto contra la línea de base.

• Muchos gerentes hacen ejercicios de varianza entre los costos reales y los presupuestados, lo cual es insuficiente de acuerdo a lo que veremos a continuación:

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• PV PV –– Valor planeado, es el costo total de la Valor planeado, es el costo total de la

horas presupuestadas para una actividad que horas presupuestadas para una actividad que

ha sido programadaha sido programada

•• AC AC –– Valor real, es el costo incurrido hasta la Valor real, es el costo incurrido hasta la

fecha (incluyendo directos e indirectos) fecha (incluyendo directos e indirectos)

expresado en valor monetario ($$$)expresado en valor monetario ($$$)

•• EV EV –– Valor ganado, es una medida del progreso Valor ganado, es una medida del progreso

a la fecha o el valor del trabajo completado. a la fecha o el valor del trabajo completado.

Valor Ganado

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• Ejercicio:Ejercicio:

En una tarea para el proyecto de En una tarea para el proyecto de

modernizacimodernizacióón de Santa Catalina, se n de Santa Catalina, se

pretende instalar 2.200 metros de red de pretende instalar 2.200 metros de red de

fibra fibra óóptica (TRABAJO) en cuatro semanas. ptica (TRABAJO) en cuatro semanas.

El presupuesto estimado para esta tarea es El presupuesto estimado para esta tarea es

850 millones de pesos. Se presenta a 850 millones de pesos. Se presenta a

continuacicontinuacióón la planeacin la planeacióón del trabajo:n del trabajo:

Valor Ganado

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

720590510380Trabajo Semanal

124-144-147-150-155

102-118-120-123-127

88-102-104-106-110

65-72-75-87-81Trabajo Diario Presupuestado

22001480890380Trabajo Acumulado

Semana 4Semana 3Semana 2Semana 1

Plan de Trabajo

Valor Ganado

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

$ 278 MM$ 227 MM$197 MM$146 MMPV semana

$ 850 MM$ 571 MM$ 343 MM$146 MMPV acumulado al final de la semana

Semana 4Semana 3Semana 2Semana 1

Valor Planeado

VALOR PLANEADO

0

200

400

600

800

1000

1 2 3 4

SEMANAS

MIL

LO

NE

S D

E P

ES

OS

Serie1

Valor Ganado

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• Dos medidas:Dos medidas:

En el dEn el díía 7 el equipo informa que el avance a 7 el equipo informa que el avance

del trabajo sobre los entregables es del 24% del trabajo sobre los entregables es del 24%

(528 metros)(528 metros)

En el dEn el díía 18 el equipo informa que el avance a 18 el equipo informa que el avance

del trabajo sobre los entregables es del 89% del trabajo sobre los entregables es del 89%

(1958 metros)(1958 metros)

Valor Ganado

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

$92 MM152AC Semana

244244244152AC acumulado al final de la semana

Semana 4Semana 3Semana 2

Día 7

Semana 1

Valor Real (día 7 y día 18)

195243207152AC Semana

797602359152AC acumulado al final de la semana

Semana 4

Día 18

Semana 3Semana 2Semana 1

Valor Ganado

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

$73 MM146PV Semana

219219219146PV acumulado al final de la semana

Semana 4Semana 3Semana 2

Día 7

Semana 1

Valor Planeado (día 7 y día 18)

160227197146PV Semana

732571343146PV acumulado al final de la semana

Semana 4

Día 18

Semana 3Semana 2Semana 1

Valor Ganado

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

EV Semana

$204 MMAC acumulado al final de la semana

Semana 4Semana 3Semana 2

Día 7

Semana 1

Valor Ganado (día 7 y día 18)

EV Semana

$ 756 MMAC acumulado al final de la semana

Semana 4

Día 18

Semana 3Semana 2Semana 1

Valor Ganado

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• EV EV -- Valor ganado (dValor ganado (díía 7) a 7)

$ (Miles)

1 2 3 4 5 6

PV=219

EV=204

AC=244

CV = 204 – 244= -40 SV = 204 – 219= -15

Valor Ganado

Page 16: Gerencia proyectos   Gestión de Costos

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• EV EV -- Valor ganado (dValor ganado (díía 18) a 18)

$ (Miles)

1 2 3 4 5 6

PV=732

EV=756

AC=797

CV = 756 – 797= -41 SV = 756 – 732= 24

Valor Ganado

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

�� CV= EV CV= EV –– AC (Si CV>0 estamos AC (Si CV>0 estamos

gastando menos de lo planeado)gastando menos de lo planeado)

�� SV= EV SV= EV –– PV (Si SV<0 estamos atrPV (Si SV<0 estamos atráás s

en el cumplimiento de la en el cumplimiento de la

programaciprogramacióón)n)

Valor Ganado

Page 17: Gerencia proyectos   Gestión de Costos

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Valor Ganado

HOY

PV

AC

BAC

EACETC

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• EAC (EAC (EstimateEstimate atat CompletionCompletion))-- Estimado a la Estimado a la

finalizacifinalizacióón: Es un estimado de los costos al n: Es un estimado de los costos al

finalizar el proyecto, teniendo como base los finalizar el proyecto, teniendo como base los

resultados y desemperesultados y desempeñño a la fecha.o a la fecha.

•• Existen tres formulas para calcular EAC:Existen tres formulas para calcular EAC:

�� EAC=BAC/CPI (condiciones normales)EAC=BAC/CPI (condiciones normales)

�� EAC= AC + ETC (si el estimado inicial fallo)EAC= AC + ETC (si el estimado inicial fallo)

�� EAC= AC + (BAC EAC= AC + (BAC –– EV) (varianzas mejoran)EV) (varianzas mejoran)

�� EAC= AC + ((BAC EAC= AC + ((BAC –– EV)/CPI) (varianza EV)/CPI) (varianza

continua con el futuro)continua con el futuro)

Valor Ganado

Page 18: Gerencia proyectos   Gestión de Costos

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

•• ETC (ETC (EstimateEstimate toto Complete)Complete)-- Estimado de lo Estimado de lo

que falta por ejecutar en el proyecto en que falta por ejecutar en el proyecto en

ttéérminos de costosrminos de costos

•• La formula para calcular ETC:La formula para calcular ETC:

�� ETC= EACETC= EAC-- ACAC

�� VAC (VAC (VarianceVariance atat CompletionCompletion) ) –– Varianza al Varianza al

final del proyecto.final del proyecto.

�� VAC=BACVAC=BAC--EACEAC

Valor Ganado

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Ejercicio Valor Ganado-1

1. Su proyecto tiene un presupuesto total de US $ 300,000. El asistente contable le informa que a la fecha Usted ha gastado 175,000. El equipo del proyecto ha completado el 40% del trabajo, pero cuando Usted revisa el cronograma, se entera que debería llevar el 50% del trabajo. Calcule: BAC, PV, EV, SV, CV, SPI y CPI

2. Usted esta manejando un proyecto de construcción de una carretera principal. Su presupuesto total es de 650,000 MM$ (pesos) y hay un total de 7,500 horas de trabajo programadas en el proyecto. Su departamento financiero, le informa que Usted ha gastado 400,000. De acuerdo a lo programado, su equipo debería haber laborado 4,500 horas, pero el supervisor le informa que con la autorización suya el equipo ha acumulado 5,100 horas de trabajo. Calcule: BAC, AC, PV, EV, CV, SV, SPI, CPI,

Page 19: Gerencia proyectos   Gestión de Costos

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Ejercicio Valor Ganado-1

CPI:SPI:

1.0

1.2

1.3

1.1

0.9

0.8

Q1 Q2 Q3 Q4

Tomado de PMP Exam Prep – Rita Mulcahy

3. El índice de costo CPI y el índice de programación SPI pueden ser graficadosCada mes para mostrar la tendencia del proyecto. Basado en el gráfico adjuntoQue le preocuparía mas de este proyecto costo o programación?

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Ejercicio Valor Ganado-1

4. Usted tiene un proyecto para instalar una nueva RED local. La RED tiene cuatro segmentos, como se muestra en la tabla. Cada uno toma un día en implementar y el costo presupuestado es 10,000,000 por cada uno de los segmentos. El trabajo esta programado para hacerlos de manera secuencial. Estamos en el final del día tres. Usando el informe de estado presentado a continuación calcule EV. Cuando termine interprete las respuestas.

PS PFSegmento 4

PS S PF

Segmento 3

FS PFSegmento 2

S FSegmento 1

Día 4Día 3Día 2Día 1Actividad

Clave: S: Inicio Real; F: Final Real; PS: Inicio planeado; PF: Fin Planeado

1000 gastado

1200 gastado

50% hecho600 gastado

Page 20: Gerencia proyectos   Gestión de Costos

Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 20

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Ejercicio Valor Ganado-1

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Ejercicio Valor Ganado-1

Page 21: Gerencia proyectos   Gestión de Costos

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Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Ejercicio Valor Ganado-1

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Selección de Proyectos

5. Que proyectos seleccionaría Usted si tuviera a la mano la siguiente información:

17 %13 %TIR

1,32,79Tasa Beneficio / Costo

21 meses16 mesesPeriodo repago

2,8 MM$3,5 MM$VPN

DecisiónBA

Tomado de PMP Exam Prep – Rita Mulcahy

Page 22: Gerencia proyectos   Gestión de Costos

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Ejercicio Áreas de Conocim.

Conseguir la gente del equipo del proyecto, desarrollarla y motivarla. Recompensarla por el trabajo bien hecho y resolviendo conflictos

Definir el trabajo que requiere ser realizado para su proyecto, asegurándose entregar los productos de acuerdo a lo acordado

Asegurar que todo el mundo conoce lo que necesita conocer para hacer su trabajo bien.

Encontrar los proveedores que nos ayuden a sacar el trabajo adelante (recursos), estableciendo la manera formal de interactuar con el equipo de proyecto.

Encontrar la manera de proteger el proyecto de cualquier evento que pudiese afectarlo. Manejar lo inesperado, cuando esto pase.

Coordinar todo el trabajo, para que las cosas sucedan de acuerdo a lo esperado. Asegundo que los cambios sean aprobados antes de implementar.

Saber cuanto estamos dispuestos a invertir en el proyecto y asegurar que los gastos se den acorde a lo planificado.

Conocer el tiempo que tomara hacer el trabajo y la secuencia de ejecución. Seguir las actividades para que se hagan a tiempo.

Establecer mecanismos que permitan hacer el trabajo eficientemente sin afectar los resultados o defectos en los productos.

Adaptado de Head First PMP.- Oreilly