Guia metodologia del autodiagnostico en sistemica organizacional sgdis

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

Gerencia Regional de Planeamiento,

Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

UNIDAD DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

Dr. MSC. Aland Bravo Vecorena

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

Agenda de Trabajo

Laboratorio Guiado de Auto Diagnóstico

Metodología de Auto Diagnóstico AOR-MSV

Formatos de Auto Diagnóstico AOR-MSV

Conclusiones y Recomendaciones

Diagnóstico Situacional DRA, DRE, DIRESA




• La AOR-MSV es una arquitectura de sistémica organizacional basada en regulaciones, que utiliza el modelo neuro cibernético de Stanfford Beer, que consta de seis funciones del Modelo de Sistema Viable (MSV) para clasificar los procesos institucionales.

• La AOR-MSV es una mejora al modelo MSV planteado en la tesis doctoral de Gestión Empresarial UNHEVAL, orientado a la acreditación internacional de los procesos institucionales.

• Las seis funciones que toda unidad orgánica debe considerar son: Política, Planificación, Dirección, Monitoreo, Coordinación y Operativa; a estos se añade la clasificación de los mismo dentro de Macro Procesos Institucionales, los cuales para nuestro caso de estudio son diez Macro Procesos.


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Sistema Reproductor Macro Proceso de Recursividad Sistémica

Sistema Inmunológico Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Sistema Hormonal o Endocrino Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional

Sistema Nervioso Macro Proceso de Coordinación Organizacional

Sistema Excretor o Urinario Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional

Sistema Circulatorio Macro Proceso de Mejora Contínua

Sistema Respiratorio Macro Proceso de Comunicación Organizacional

Sistema Digestivo Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

Sistema Óseo Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura

Sistema Muscular Macro Proceso de Servicio al Usuario

N°Ente Humano Ente Institucional

Detalle de los Sistemas Humanos Detalle de los Macro Procesos


Función AOR-MSV Modo de Identificación

F1: Función Operativa, procesos que

se refieren a la implementación de

tareas básicas; aquellas que

componen las actividades primarias y

definen la razón de ser de la

institución.

Generalmente son procesos que se les ingresa

un insumo y genera un producto o servicio y

apoyan de manera directa a la misión de la

organización.

F2: Función de Coordinación, Aquellos

procesos, actividades o mecanismos que

permiten lograr armonía en la realización de

las tareas básicas. Regula la operación a

través de planes, procedimientos, requisitos,

programas, etc.

Son procesos que coordinan

distribución de recursos, homogenizan

o estandarizan procedimientos,

articulan operaciones en el área

(alinean esfuerzos).

F3: Función de Monitoreo, son

procesos alternos para recolectar

información fresca y confiable directamente

de la fuente que permite realizar seguimiento

de lo que está sucediendo.

Procesos u Actividades que tienen

como objetivos asesorar, evaluar y

comunicar aspectos relevantes al

mecanismo de adaptación (Funciones

6, 5 y 4) para evidenciar posibles

pérdidas de control en la organización.

F4: Función de Dirección, procesos

que representa a los entes

encargados de velar por la

administración diaria de las

actividades primarias. Establecen tres

canales: Negociación de recursos,

comportamiento corporativo y

rendición de cuentas.

Generalmente son procesos cuyas

instancias que tienen capacidad de

decisión en las actividades primarias.

F5: Función de Inteligencia, son

procesos que representan a los entes

encargados de desarrollar modelos

del ambiente, explorar nuevos

servicios, productos, tecnologías,

entre otros, con el objetivo de

Generalmente son procesos cuyas

instancias se reúnen debatir y

comentar nuevos elementos que

pueden mejorar y actualizar prácticas y

procesos en la organización.


5

4

3

1

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Sistema Reproductor Macro Proceso de Recursividad Sistémica

Sistema Inmunológico Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Sistema Hormonal o Endocrino Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional

Sistema Nervioso Macro Proceso de Coordinación Organizacional

Sistema Excretor o Urinario Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional

Sistema Circulatorio Macro Proceso de Mejora Contínua

Sistema Respiratorio Macro Proceso de Comunicación Organizacional

Sistema Digestivo Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

Sistema Óseo Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura

Sistema Muscular Macro Proceso de Servicio al Usuario

N°Ente Humano Ente Institucional

Detalle de los Sistemas Humanos Detalle de los Macro Procesos


Macro Proceso AOR-MSV Modo de Identificación

M1: Macro Proceso de

Servicio al Usuario,

representa la analogía con el

Sistema Muscular Humano.

Procesos orientados a la razón de ser de la

institución cuyo servicio se brinda

principalmente a los usuarios externos.


Mejoramiento de

Infraestructura, representa la

analogía con el Sistema

Óseo.

Procesos orientados a mejorar la

infraestructura existente de la organización

(mobiliario, inmobiliario, equipamiento,

etc.), clave para dar soporte a los servicios

operativos.


Comunicación

Organizacional, representa la


Respiratorio.

Procesos que permiten brindar una

adecuada comunicación entre la

organización y el entorno externo,

principalmente con los Actores

multisectoriales involucrados.


Gestión de Capacidades

Humanas, representa la


Digestivo.

Procesos que permiten mejorar las

habilidades técnicas, metodológicas, éticas,

etc., del personal de la institución, de modo

tal que permita transformar la organización

en base al conocimiento de avanzada.


Gestión de Legajo

Institucional, representa la


Excretor o Urinario.

Procesos orientados a gestionar los

documentos, con énfasis al legajo

institucional basado en estándares de

calidad de gestión documentaria.

M6: Macro Proceso de Mejora

Continua, representa la


Circulatorio.

Procesos orientados a implementar mejoras

a todo nivel, organizativo, metodológico,

tecnológico, de recursos, etc., en todas las

unidades orgánicas.

M6: Macro Proceso de Mejora

Continua, representa la


Circulatorio.

Procesos orientados a implementar mejoras

a todo nivel, organizativo, metodológico,

tecnológico, de recursos, etc., en todas las

unidades orgánicas.


Evolución Cibernética

Organizacional, representa la


Hormonal o Endocrino.

Procesos orientados a regular la asignación

de recursos económicos a las unidades

orgánicas basadas en objetivos, metas y

lineamientos institucionales.


Coordinación Organizacional,


Sistema Nervioso.

Procesos orientados a garantizar una

adecuada respuesta de sobrevivencia frente

a eventos inesperados, de riesgo u

desastres.


Recursividad Sistémica,


Sistema Reproductor.

Procesos que garantizan la creación y

gestión de sedes desconcentradas a menor

escala en la zona de intervención territorial

de la organización.


Monitoreo Regulatorio,


Sistema Inmunológico.

Procesos orientados al cumplimiento de la

normativa vigente de la organización para

las diversas unidades orgánicas.


Agenda de Trabajo







Gestión de Pedidos

Gestión de Facturación y Cobranza

Comercialización y Ventas Delivery Elaboración de Pizza GRH

Promoción de la Comunidad Pizza GRH

Gestión de Política Institucional

Gestión de Innovación y Tecnología Gestión de Abastecimiento


Detalle del Proceso

3

D 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 Proceso de Toma de Decisiones

D 0 0 0 0 0 1 0 0 0 Proceso de Gestión de Política Institucional

D 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 Proceso de Aprobación de los Documentos de Gestión

0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 3

7

C 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 Proceso de Gestión del Desempeño

C 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión de Imagen Institucional

C 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 Proceso de Planificación Presupuestaria

C 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 Proceso de Planificación de Expansión

C 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión de Innovación Tecnológica

C 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 Proceso de Gestión de Trámite Documentario

C 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 Proceso de Auto Evaluación Institucional

0 1 1 1 0 1 1 1 1 0 7

5

LD 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión de Pedidos

LD 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 Proceso de Comercialización y Ventas Delivery

LD 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Elaboración de Pizza GRH

LD 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Facturación y Cobranza

LD 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 Proceso de Promoción de la Comunidad Pizza GRH

3 0 0 0 0 1 0 1 0 0 5

4

A 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión de Cursos de Capacitación

A 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 Proceso de Gestión Administrativa

A 0 0 0 0 0 0 0 0 1 Proceso de Giro de Cheques

A 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 Proceso de Gestión de Abastecimiento

1 0 0 0 1 0 0 0 0 2 4

TOTALES 4 1 1 2 2 3 1 2 1 2 19

Administración

Líneas de Desarrollo

Unidad Orgánica

Mac

ro P

roce

so d

e

Ge

stió

n d

e L

ega

jo

Inst

itu

cio

nal

Mac

ro P

roce

so d

e

Evo

luci

ón

Cib

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ca

Org

aniz

acio

nal

Nombre del Proceso

Mac

ro P

roce

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e

Mo

nit

ore

o

Re

gula

tori

o

Nombre del Macro Proceso

Mac

ro P

roce

so d

e

Serv

icio

al U

suar

io

Mac

ro P

roce

so d

e

Me

jora

mie

nto

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Infr

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Mac

ro P

roce

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e

Co

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Org

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nal

Mac

ro P

roce

so d

e

Co

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ión

Org

aniz

acio

nal

Mac

ro P

roce

so d

e

Ge

stió

n d

e

Cap

acid

ade

s H

um

anas

Directorio

Consejería

Mac

ro P

roce

so d

e

Me

jora

Co

ntí

nu

a

Mac

ro P

roce

so d

e

Re

curs

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mic

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Detalle del Proceso

5-P

olí

tica

4-I

nte

lige

nci

a

3-C

on

tro

l

3*

-Mo

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o

2-C

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1-O

pe

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Tota

l

5-P

olí

tica

4-I

nte

lige

nci

a

3-C

on

tro

l

3*

-Mo

nit

ore

o

2-C

oo

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ació

n

1-O

pe

raci

ón

Tota

l

5-P

olí

tica

4-I

nte

lige

nci

a

3-C

on

tro

l

3*

-Mo

nit

ore

o

2-C

oo

rdin

ació

n

1-O

pe

raci

ón

Tota

l

3 0 3 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Proceso de Toma de Decisiones 1 1 0 0

Proceso de Gestión de Política Institucional 1 1 0 0

Proceso de Aprobación de los Documentos de Gestión 1 1 0 0

3

7 1 2 1 1 1 1 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Proceso de Gestión del Desempeño 1 1 0 0

Proceso de Gestión de Imagen Institucional 1 1 0 0

Proceso de Planificación Presupuestaria 1 1 0 0

Proceso de Planificación de Expansión 1 1 0 0

Proceso de Gestión de Innovación Tecnológica 1 1 0 0

Proceso de Gestión de Trámite Documentario 1 1 0 0

Proceso de Auto Evaluación Institucional 1 1 0 0

7

5 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 3 5 0 0 0 0 0 0 0

Proceso de Gestión de Pedidos 1 1

Proceso de Comercialización y Ventas Delivery 1 1

Proceso de Elaboración de Pizza GRH 1 1

Proceso de Facturación y Cobranza 1 1

Proceso de Promoción de la Comunidad Pizza GRH 1 1

5

4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 1 4

Proceso de Gestión de Cursos de Capacitación 0 0 1 1

Proceso de Gestión Administrativa 0 0 1 1

Proceso de Giro de Cheques 0 0 1 1

Proceso de Gestión de Abastecimiento 0 0 1 1

4

19 1 5 1 1 1 1 10 0 1 0 0 1 3 5 0 0 3 0 0 1 4

Nombre del Proceso

Tipo de Proceso

Estratégico Operativo Apoyo


Detalle del Proceso

Puntaje

Total

3 19

Proceso de Toma de Decisiones 1 4 1 3 7

Proceso de Gestión de Política Institucional 1 4 1 2 6

Proceso de Aprobación de los Documentos de Gestión 1 5 1 1 0 3 6

3

7 57

Proceso de Gestión del Desempeño 1 4 1 3 7

Proceso de Gestión de Imagen Institucional 1 2 1 3 1 3 8

Proceso de Planificación Presupuestaria 1 2 1 3 1 3 8

Proceso de Planificación de Expansión 1 2 1 3 1 3 8

Proceso de Gestión de Innovación Tecnológica 1 2 1 3 1 3 8

Proceso de Gestión de Trámite Documentario 1 2 1 3 1 3 8

Proceso de Auto Evaluación Institucional 1 4 1 3 1 3 10

7

5 28

Proceso de Gestión de Pedidos 1 2 1 2 1 3 7

Proceso de Comercialización y Ventas Delivery 1 5 1 3 1 1 9

Proceso de Elaboración de Pizza GRH 1 5 1 3 1 4 12

Proceso de Facturación y Cobranza 1 3 1 3 1 3 9

Proceso de Promoción de la Comunidad Pizza GRH 1 2 1 1 1 3 6

5

4 36

Proceso de Gestión de Cursos de Capacitación 1 2 1 3 1 4 9

Proceso de Gestión Administrativa 1 3 1 3 1 4 10

Proceso de Giro de Cheques 1 2 1 3 1 3 8

Proceso de Gestión de Abastecimiento 1 3 1 3 1 3 9

4

19 140

Nombre del Proceso

Criterio de Priorización

Ali

ne

amie

nto

a m

isió

n

y o

bje

tivo

s d

e la

en

tid

ad

Pe

so (

Min

1 -

Max

5)

May

or

de

man

da

de

l

trám

ite

Pe

so (

Min

1 -

Max

5)

May

or

cost

o d

e

trám

ite

Pe

so (

Min

1 -

Max

5)


Directorio 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 3

Consejería 0 1 1 1 0 1 1 1 1 0 7

Líneas de Desarrollo 3 0 0 0 0 1 0 1 0 0 5

Administración 1 0 0 0 1 0 0 0 0 2 4

TOTAL 4 1 1 2 2 3 1 2 1 2 19

PORCENTAJES 21.05 5.26 5.26 10.53 10.53 15.79 5.26 10.53 5.26 10.53 100

N° de

ProcesosUnidad Orgánica

Mac

ro P

roce

so d

e S

erv

icio

al U

suar

io

Mac

ro P

roce

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e M

ejo

ram

ien

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e

Infr

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Mac

ro P

roce

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Org

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Mac

ro P

roce

so d

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Cap

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Mac

ro P

roce

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Inst

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Mac

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roce

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Mac

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roce

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n

Cib

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al

Mac

ro P

roce

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acio

nal

Mac

ro P

roce

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Sist

ém

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Mac

ro P

roce

so d

e M

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ito

reo

Re

gula

tori

o


5-P

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4-I

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1-O

pe

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ón

Tota

l

5-P

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4-I

nte

lige

nci

a

3-C

on

tro

l

3*

-Mo

nit

ore

o

2-C

oo

rdin

ació

n

1-O

pe

raci

ón

Tota

l

5-P

olí

tica

4-I

nte

lige

nci

a

3-C

on

tro

l

3*

-Mo

nit

ore

o

2-C

oo

rdin

ació

n

1-O

pe

raci

ón

Tota

l

Can

tid

ad

Po

rce

nta

je

Directorio 0 3 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 19 13.57

Consejería 1 2 1 1 1 1 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 57 40.71

Líneas de Desarrollo 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 3 5 0 0 0 0 0 0 0 28 20

Administración 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 1 4 36 25.71

TOTAL 1 5 1 1 1 1 10 0 1 0 0 1 3 5 0 0 3 0 0 1 4 140 100.00

PORCENTAJES 10 50 10 10 10 10 100 0 20 0 0 20 60 100 0 0 75 0 0 25 100

Unidad Orgánica

Estratégico Operativo ApoyoPriorización de los

Procesos

0

10

EstratégicoOperativo

Apoyo

10

5 4

Análisis de los Sub Procesos PIZZA GRH

Estratégico 53% Operativo

26%

Apoyo 21%

Porcentaje de Presencia de los Sub Procesos PIZZA GRH

Estratégico

Operativo

Apoyo


0

2

4

6

1

5

1 1

1 1

Estructura Funcional de los Procesos Estrategicos de PIZZA GRH

5-Política 10%

4-Inteligencia 50%

3-Control 10%

3*-Monitoreo 10%

2-Coordinación 10%

1-Operación 10%

Porcentaje Funcional de Procesos Estrategicos PIZZA GRH

5-Política

4-Inteligencia

3-Control

3*-Monitoreo

2-Coordinación

1-Operación


0

1

2

3

0 1

0 0

1

3

Estructura Funcional de los Procesos Operativos de PIZZA GRH

5-Política 0% 4-Inteligencia

20% 3-Control

0%

3*-Monitoreo 0%

2-Coordinación 20%

1-Operación 60%

Porcentaje Funcional de Procesos Operativos PIZZA GRH

5-Política

4-Inteligencia3-Control

3*-Monitoreo


0123

0 0

3

0 0

1

Estructura Funcional de los Procesos de Apoyo de PIZZA GRH

5-Política 0%

4-Inteligencia 0%

3-Control 75%

3*-Monitoreo 0%

2-Coordinación 0%

1-Operación 25%

Porcentaje Funcional de Procesos de Apoyo de PIZZA GRH

5-Política

4-Inteligencia


Agenda de Trabajo







DRA

DIRESA0

10

20

30

40

50

60

70

80

7 1 9 3 2

15 18 14 1 14

1 1 4 3 0 16

1 25

0

34

25

1 5 5 0

80

43

11 0

29

DRA

DRE

DIRESA

Deficiencias Encontradas


DRA

DRE

DIRESA0

1

2

3

4

5

6

7

8

6

5

3

4 4

6

2

8

5

1

6

4 1

3

2

1 1

3

DRA

DRE

DIRESA



0

5

10

15

20

25

30

35

5-Política 4-Inteligencia 3-Control 3*-Monitoreo 2-Coordinación 1-Operación

3 4

3 4 4

5

2

14

7

12

9

5

1

24

32

21

19

31

DRA

DRE

DIRESA



0

2

4

6

8

10

12

14

5-Política 4-Inteligencia 3-Control 3*-Monitoreo 2-Coordinación 1-Operación

7

4 4

5

3

9

1

2

3

1

2

1 1

12

13

14

7

13

DRA

DRE

DIRESA



0

20

40

60

80

100

120

140

Estratégico Operativo Apoyo

28 23

32

26

49

10 11

128

60

DRA

DRE

DIRESA



Agenda de Trabajo







Formatos de Supra Estructura

• Formato de Macro Procesos [Excel]

• Formato de Análisis Funcional de Procesos[Excel]

Formatos de Supra Indicadores

• Formato de Indicadores de Diagnóstico de Sistémica Organizacional [Excel]


Agenda de Trabajo







• La Metodología de Auto Diagnóstico basado en el enfoque AOR-MSV permite realizar un adecuado diagnóstico de la sistémica organizacional que nos permite detectar procesos deficientes u generadores de cuellos de botella, o en algunos casos procesos inexistentes.

• El Modelo AOR-MSV es un modelo neuro cibernético que mejora el enfoque MSV de Stanfford Beer aplicado hacia el análisis de la sistémica organizacional del Gobierno Regional Huánuco.


• La Formulación del Proyecto de Inversión Multisectorial a Nivel Perfil SNIP de Gobierno Electrónico y TICs del Gobierno Regional Huánuco requiere una sistematización avanzada tanto a nivel metodológico, tecnológico como relacional entre los diversos sectores que la componen.

• Se recomiendo utilizar las plantillas pre diseñadas, así como la nomenclatura sugerida, con la finalidad de evitar conflictos de estandarización a futuro.

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

Gerencia Regional de Planeamiento,

Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

UNIDAD DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

Business

Guia metodologia del autodiagnostico en sistemica organizacional sgdis