Hl ingenieros auditoria 16-11-2013

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INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA A HL INGENIEROS S.A

DIANA ANGELICA MEDINA CELISLIZETH BAQUERO

SANDRA MARTINEZ NEIRALIDA FERNANDA SUSATAMA

LEIDY GARCIA PORTES

PRESENTADO A DORIAN ALVARADO VASQUEZ

UNIVERSIDAD DE BOGOTA JORGE TADEO LOZANOFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICO ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICAAREA DE AUDITORIA FINANCIERA

BOGOTA2013

http://hlingenieros.co/intranet/index.php?option=com_content&view=article&id=347&Itemid=175&lang=es


Bogotá, D.C., 12 de Enero de 2013

SeñoresHL INGENIEROS S.A. Bogotá, D.C.

Estimada Señora:

De acuerdo con nuestra programación de visitas de auditoría, comedidamente les comunicamos que durante el período comprendido entre el lunes 23 de Febrero al viernes 04 de Marzo de 2013, efectuaremos nuestra visita interna de auditoría a los estados financieros de HL INGENIEROS S.A.S., con corte al 31 de Diciembre de 2012.

De otra parte, con miras a hacer más eficiente el desarrollo de la auditoría solicitamos su acostumbrada colaboración, en prepararnos la información que detallamos a continuación, con corte a 31 de Diciembre de 2012:

AREA LEGAL

1. Certificado de Cámara y Comercio actualizado.2. RUT, Registro Mercantil actualizado y el registro único de Proponentes3. Reformas estatutarias realizadas durante el presente año, de haberlas.4. Relación de los contratos suscritos entre la compañía y terceros firmados durante

el año 2013, indicando monto, concepto o breve descripción, fecha, beneficiario, duración y garantías.

5. Relación de las pólizas de seguros vigentes, período, cubrimiento, y valor de la prima, de haberlas.

6. Resolución de aprobación de facturación.7. Copia de requerimientos hechos por parte de la Superintendencia de Sociedades

de haberlos.8. Relación y estado de los procesos judiciales a favor o en contra de la Compañía,

así como el monto de las pretensiones, de haberlos firmados por la abogada interna y/o Representante Legal de la Compañía.

9. Formularios presentados al Banco de la República durante el año, de haberlos.10. Libros oficiales (Libro diario, Mayor y Balances, de Registro de Accionistas, de

Inventarios, Actas de Junta Directiva y Asamblea General de Accionistas), junto con los borradores de las actas pendientes de registro.

11. Estados de cuentas con la DIAN. Análisis de los saldos presentados en las declaraciones tributarias y las cifras presentadas en los libros oficiales. Archivo de las declaraciones tributarias presentadas durante el año, junto con los recibos de pago (Retención en la Fuente, IVA, ICA).

12. Presupuesto del 2012 y si se tiene comparativo con el real, actualizado.13. Estadísticas de ventas



14. Presupuestos de ventas costos y gastos para el año 2012.15. Informarnos sobre hechos importantes que no tengamos conocimiento y que

puedan incidir sobre los estados financieros como por ejemplo: Comunicaciones de las entidades de vigilancia y control (Supersociedades, Supervalores, Oficina de cambios, DIAN, etc.) ganancias o pérdidas contingentes, convenios o acuerdos laborales, ventas especiales, negociaciones comerciales especiales (regalías, asistencia técnica, etc.).

16. Un detalle de los abogados actuales de la compañía con persona contacto, cargo de la persona contacto, dirección, email y teléfono.

AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

1. Organigrama y estructura actual de la Compañía, actualizado.2. Detalle de operaciones con vinculadas y partes relacionadas durante el año 2012,

junto con la respectiva conciliación de saldos.3. Conciliaciones de los diferentes módulos con contabilidad. En caso de aplicar.

ESTADOS FINANCIEROS:

1. Balance de prueba detallado a último nivel, en medio magnético comparativo para cuentas de balance al 31 de Diciembre de 2012 vs. 31 de Diciembre de 2011 y estado de resultados comparativo del 31 de Diciembre de 2012 vs. 31 de Diciembre de 2011.

2. Detalle de bancos, abogados indicando nombre, cargo, dirección, teléfono e email.3. Conceptos de los abogados sobre todos los asuntos de litigios contingencias etc. a

31 de Enero de 2012 o posterior.

BANCOS E INVERSIONES

1. Relación de conciliaciones bancarias (cuentas corriente y ahorro) 2. Relación de las inversiones que tenga la Compañía en entidades financieras

(Bonos cuotas o partes de interés social), en donde se especifique la fecha de adquisición y el % de participación.

DEUDORES:

1. Conciliación del módulo de cartera con registros contables. 2. Detalle del saldo por tercero y documento de la cuenta PUC 1305 – Clientes, en

Excel. 3. Análisis de la provisión de cartera incluyendo un detalle de las cuentas de dudoso

cobro, castigos de cartera a 31 de Agosto de 2013 y el movimiento de las misma así: Saldo Inicial, castigos, cargos y saldo final al 31 de Enero de 2012.



4. Archivo en Excel en donde se relacionen, por factura, las cuentas por cobrar existentes; los datos mínimos que debe contener este archivo incluye nombre del tercero, fecha, No. factura, valor, días para su vencimiento o de vencida, así como la clasificación de la cartera por edades al 31 de Enero de 2012.

5. Detalle del saldo por tercero y por documento de las cuentas de anticipos y avances y otras cuentas por cobrar (1330-1335-1345-1355-1360-1365–1370 y 1380), en Excel.

6. Detalle de los saldos de impuestos a favor de la Compañía, debidamente conciliados con las cifras informadas en las respectivas declaraciones.

7. Conciliación y detalle de los saldos por cobrar por tercero y documento a Compañías vinculadas al 31 de Enero de 2012, en Excel.

INVENTARIOS

1. Archivo en Excel del kardex valorizado del inventario con corte a 31 de diciembre de 2012, indicando: código de la referencia, descripción, cantidades, costo unitario y valor total para cada tipo de inventario.

2. Archivo en Excel que contenga las compras del período comprendido entre el 1 de enero al 31 de Diciembre de 2012, indicando: fecha, documento, descripción y valor de la compra. Si este archivo es tomado de la contabilidad detallar el total de compras, ajustes y/o reclasificaciones del período mencionado. (auxiliar cuenta 14).

3. Archivo en Excel que contenga los ítems de inventario que soportan la provisión.

ACTIVOS FIJOS

1. Cuadro resumen por grupo de activos los que apliquen: (maquinaria y equipo, edificios, equipo de oficina, equipo de cómputo y comunicación y flota y equipo de transporte) del movimiento ocurrido en cada una de las cuentas entre 1 de enero al 31 de Diciembre de 2012 presentado de la siguiente manera: saldo inicial, adiciones, retiros. El mismo movimiento debe ser presentado para las correspondientes cuentas de depreciación acumulada.

2. Detalle de los retiros de activos fijos a 31 de Diciembre de 2013, indicando: descripción del activo, valor en libros, valor por el cual se retira, concepto del retiro (venta o baja), en caso de ser venta el soporte de la utilidad o pérdida en la operación.

3. Detalle de las compras de activos fijos realizadas del 1 de enero al 31 de Diciembre de 2013, indicando: descripción del activo, valor en libros, valor de adquisición, documento soporte.

4. Detalle en Excel de activos totalmente depreciados al 31 de Diciembre de 2013.5. Último informe realizado sobre los avalúos para activos fijos. Detalle en Excel de

los activos que fueron objeto de avalúo.



ACTIVOS DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS:

1. Movimiento de la cuenta de cargos diferidos, y gastos anticipados indicando el saldo inicial al 31 de diciembre de 2012, adiciones, amortizaciones, y saldo al 31 de Diciembre de 2012.

2. Archivo en Excel que contenga un detalle de cada uno de los diferidos, indicando: fecha, concepto, valor y cuotas de amortización.

3. Carpetas de las pólizas de seguros que hayan generado gasto durante el año 2012, y listado de corredores de seguros con los que se tengan contratadas pólizas y de estos requerimos la siguiente información para enviar correspondencia; dirección, teléfono y nombre de las personas a quien se pueda dirigir la confirmación.

4. Soporte extracontable del cálculo del impuesto diferido, de aplicar.

PASIVOS:

1. Para el rubro de obligaciones financieras, el detalle del movimiento indicando: saldo inicial al 31 de Enero de 2012, adiciones, pagos, traslados y saldo al 31 de Diciembre de 2013.

2. Relación de entidades financieras con las que se tengan préstamos, informando: dirección, fax, nombre de la persona a quien se debe dirigir la confirmación, número de la obligación, valor, fecha de vencimiento, tasa de interés y tipo de garantías otorgadas.

3. Conciliación y detalle de los saldos por pagar con compañías vinculadas a 31 de Diciembre de 2013, en Excel.

4. Detalle por tercero y documento en Excel de la cuenta PUC 2335 – 2355 - 2365 al 31 de Diciembre de 2012.

5. Cálculo de la provisión para impuesto sobre la renta con corte a 31 de Diciembre de 2012, en Excel.

6. Relación de las declaraciones tributarias abiertas y descripción de litigios, demandas o requerimientos de carácter fiscal que existan.

7. Conciliación de los saldos contables presentados en las cuentas de retención en la fuente, impuesto a las ventas por pagar e impuesto de industria y comercio con las declaraciones presentadas.

8. Copia de los soportes y cálculos efectuados para estimar las provisiones incluidas en los estados financieros.

NOMINA:

1. Listado de empleados vigentes al 31 de Diciembre de 2012 en donde se especifique cada empleado, fecha de ingreso, ingresos y devengos.

2. Listado de empleados a los cuales se les practica retención en la fuente y procedimiento (1 o 2) del cálculo de retención en la fuente para funcionarios.



3. Detalle de las personas que ingresaron en el 2012 así como las que se retiraron de la organización.

4. Planillas de pago de aportes parafiscales mensuales desde enero a la fecha.

INGRESOS:

1. Archivo en Excel de los contratos vigentes de clientes actualizado al 31 de Diciembre de 2012, indicando cliente, fecha de inicio y terminación del contrato, valor del contrato, modalidad de pago. (impreso y medio magnético), y copia de los nuevos contratos.

2. Política de rebajas o descuentos que tiene la compañía establecida.

COSTOS Y GASTOS:

1. Archivo en Excel de los auxiliares de gastos de administración, ventas, gastos no operacionales por el período comprendido entre el 31 de diciembre de 2012, indicando: cuenta, tipo de documento, número, fecha, valor débito y crédito.

2. Listado de Forward abiertos y cerrados, realizados durante el 2012.

Cualquier información adicional que consideremos necesaria, la solicitaremos en el transcurso de la visita.

Con base en lo anterior agradeceríamos comunicar a los distintos departamentos de la Compañía acerca de nuestra visita.

Anticipándole nuestros agradecimientos por su colaboración, nos suscribimos de ustedes,

Atentamente,

Auditor Interno.



AUDITORIA CUENTA (1520) PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO “MAQUINARIA Y EQUIPO”

Memorando solicitud información de archivo:

Bogotá, 10 de octubre de 2013

SeñoresHL INGENIEROS S.ABogotá

Cordial Saludo.

En mi calidad de auditor interno / Contador Público de HL Ingenieros S.A. solicito los documentos (facturas y fichas de cada activo fijo) y todos los demás que correspondan a la cuenta de propiedad, planta y equipo “Maquinaria y Equipo”, con el fin de validar la información que la empresa suministre con respecto a este rubro de inversión tan importante, desarrollando los puntos que se describen a continuación:

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:

• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

• Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Agradezco la gestión que sirva prestarse a través de esta.

Atte.

Diana Celis



Auditora Interna

HL Ingenieros S.A.

Desarrollo auditoria:

CRONOGRAMA



PROGRAMA:

PROCESO: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO “MAQUINARIA Y EQUIPO”



OBJETIVO GENERAL: Revisar y evaluar la solidez y las debilidades del control interno en el área.

OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Determinar si:

a) Existen registros auxiliares para el activo fijo y la depreciación acumulada, los cuales son conciliados periódicamente con la cuenta de control de mayor y comprobados con los inventarios físicos.

b) Existen políticas específicas de autorización y control sobre adquisiciones, transferencias y ventas o bajas de los bienes propiedad de la empresa y de los bienes arrendados.

c) Existen políticas aprobadas y establecidas por escrito, para depreciación y capitalización y el departamento de contabilidad cumple con ellas.

OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Corroborar:

a) Las bases de valuación de las cuentas de activos fijos y si son uniformes con las del periodo anterior.

b) Si las adiciones son partidas propiamente capitalizables y representan costos reales de activos físicamente instalados o construidos.

c) Si no se cargan a mantenimiento, o a otras cuentas de resultados partidas importantes que deberían ser capitalizadas.

d) Si los costos y las depreciaciones o amortizaciones respectivas, por bajas, obsolescencias o disposiciones importantes de bienes, han sido eliminados de las cuentas correspondientes.

e) Si las desvalorizaciones han sido reconocidas en las cuentas respectivas y contabilizadas de acuerdo con las prescripciones legales y principios de contabilidad de aceptación general.

f) Si las provisiones por depreciación y amortización son adecuadas, sin ser excesivas y si se han calculado sobre las bases aceptables y uniformes con las aplicadas en periodos anteriores.

g) Si los saldos de las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, son razonables considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho.



PROCEDIMIENTO

Realizado Papel de

TrabajoSI NO N/A

Seleccione y compruebe los desembolsos referentes a la maquinaria y equipo. En relación con las adquisiciones, Consiga copias de las facturas de las adquisiciones hechas durante el año 2012 para nuestro archivo permanente.

Examine la autorización u otra aprobación escrita para efectuar la adición o reparación, a fin de cerciorarse que tal autorización se refiere específicamente a la maquinaria y equipo adquirido o al trabajo ejecutado.

Examine facturas de vendedores, contratos y otros documentos que respalden desembolsos por concepto de mano de obra, sobrecargos etc. Cargados al costo de los activos fijos.

Compare los gastos reales con la cifra autorizada e investigue si se ha obtenido autorizaciones adicionales para cualquier exceso de importancia.

Inspeccione físicamente algunas de las principales adquisiciones que sean fácilmente identificables y accesibles. Al mismo tiempo haga una inspección limitada de los demás activos fijos.

Seleccione y compruebe los retiros de maquinaria y equipo.

Examine las autorizaciones referentes a la disposición o retiro de maquinaria y equipo.

Examine facturas de venta, contratos o memorandos que respalden los ingresos por venta de maquinaria y equipo.

En el caso de ventas o retiros, cerciórese de que las cuentas de maquinaria y equipo y la correspondiente depreciación acumulada hayan sido debidamente afectadas y la utilidad o perdida debidamente determinada.

Compruebe contra los registros de maquinaria y equipo y cuentas del mayor, cualquier retiro o abandono importante del que se haya tenido conocimiento por medio de observación, discusión con empleados, por cambios conocidos en las operaciones, etc.

Compare los saldos de los auxiliares contra las cuentas de control en el mayor general. Si no se ha hecho ningún cuadre durante el periodo, solicite a la empresa que se haga, para ejecutar la prueba.

Seleccione varias partidas que se encuentren en uso según el registro detallado de maquinaria y equipo e inspecciónelas físicamente.

Si la empresa ha tomado inventario físico de la maquinaria y equipo, investigue si se han efectuado correctamente los correspondientes ajustes



PROCEDIMIENTO

Realizado Papel de

TrabajoSI NO N/A

en los libros.

Revise la política de la empresa respecto a depreciación y anote las varias ratas usadas. Compruebe globalmente la provisión del año e indique si las ratas son uniformes en relación con las del periodo anterior.

Investigue si la empresa deprecia totalmente su maquinaria y equipo o fija una cuota de salvamento e indíquela en sus papeles de trabajo.

Obtenga una relación para el periodo que muestre saldo inicial, adiciones, retiros o bajas y saldo final

Juzgue lo adecuado de las depreciaciones acumuladas en relación a la vida probable de los activos, considerando los posibles valores de desecho y la razonabilidad de las amortizaciones de las mejoras en relación con la vida probable del bien.

Obtener información sobre los planes importantes de expansión, su costo estimado y el monto de los compromisos existentes. Realice este punto en conexión con el examen de hechos posteriores a la fecha de la auditoria.

Verifique si la depreciación contable es diferente a la fiscal, concílielas y determine las cantidades no deducibles, o no acumulables para los efectos del impuesto sobre la renta.

Prepare un breve memorando que resuma el alcance y el resultado del trabajo, incluyendo comentarios sobre las adiciones, bajas, traspasos más importantes y de los métodos utilizados para el cálculo de la depreciación y las conclusiones alcanzadas, basadas en el trabajo realizado y con respecto a los siguientes objetivos de auditoría:

• La base de valuación de las cuentas de maquinaria y equipo está de

acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados en forma uniforme.

• Las adiciones representan partidas realmente capitalizables y

maquinaria y equipo físicamente instalada o construida.

• No se cargaron a mantenimiento o a reparaciones o alguna otra

cuenta de resultados, conceptos que debieron capitalizarse



CUESTIONARIO:



CUESTIONARIO DE PROCESOS



FLUJOGRAMAS DE PROCESOS





CEDULAS SUMARIAS:

PERIODO: 1 de Enero de 2012 a 31 de diciembre de 2012

ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO: Determinar que lo registrado en los estados financieros se encuentra razonablemente y refleja la realidad de la empresa en su cuenta de activos fijos.

NOTA 6: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Se denomina Propiedad, Planta y Equipo a todo recurso tangible, obtenido, construido o en proceso de construcción, empleado dentro del giro ordinario de sus actividades para la producción de otros bienes o para la prestación de servicios destinados para el consumo propio o el de terceros; y cuya contribución en la generación de ingresos excede de un año calendario.

Las Propiedades, Planta y Equipo se contabilizan bajo el método del costo, el cuál incluyen ajustes por inflación hasta el 31 de Diciembre de 2006, las reparaciones y el mantenimiento de estos activos se registran contra resultados.

En cuanto a la depreciación la compañía a corte de Diciembre 31 de 2012 ha cargado a resultados por concepto de depreciación un total de $ 1.217.842.647. Estos valores se discriminan de la siguiente forma:



Métodos de valuación

Con sujeción a las normas técnicas, son criterios de valuación aceptados, el valor o costo histórico, el valor actual o de reposición, el valor de realización o de mercado y el valor presente o descontado.

• Valor o costo histórico, es el que representa el importe original obtenido en efectivo o en su equivalente en el momento de realización de un hecho económico.

• Valor actual o de reposición, es el que representa el importe en efectivo que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación en el momento actual.

• Valor de realización o de mercado, es el que representa el importe en efectivo, en el que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo en el curso normal de los negocios.

• Valor presente o descontado, es el que representa el valor presente de las entradas o salidas netas en efectivo, que generaría un activo o un pasivo.

Al considerar las cualidades que debe tener la información contable contenidas en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, artículo 4, la compañía ha optado porque la propiedad, planta y equipo se valúe por el método de valor de realización o de mercado.

Para efectos de la valuación a valor de realización o de mercado, éste se determina con sujeción a avalúos comerciales, que deben ser realizados con una periodicidad máxima de tres años calendario. Los avalúos son efectuados por personas que no tienen ninguna relación con la compañía que pueda dar origen a conflictos de interés, esto es, que no existen entre el avaluador y la compañía nexos, relaciones u operaciones paralelas que involucren un interés que, real o potencialmente, impidan un pronunciamiento justo y equitativo, ajustado a la realidad del objeto del avalúo.

En aquellos casos en que el valor de la propiedad, planta y equipo, sea inferior al costo contable del mismo, este último se ajusta mediante provisiones, que afectan los resultados de la compañía, en aquellos casos en que el valor de la propiedad, planta y equipo, sea superior al costo contable del mismo, este último se ajusta mediante valorizaciones, que afectan directamente el patrimonio de la compañía.



AUDITORIA CUENTA (2105) OBLIGACIONES FINANCIERAS

Memorando solicitud Información de archivo:

Bogotá, 10 de octubre de 2013

Señores

HL INGENIEROS S.A

Bogotá

De consideración:

En mi carácter de auditor interno / Contador Público de HL Ingenieros S.A. solicitar los documentos de: (Aceptación bancaria, carta de crédito, pagare, letra, contratos leasing, extractos etc.) y todos los demás que corresponden a la cuenta de obligaciones financieras, con el fin de validar la información que la empresa suministre, con respecto a este rubro tan importante, desarrollando los puntos que se describen a continuación:

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:

• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.

• Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Agradezco la gestión que sirva prestarse a través de esta.

Atte.

Leydi J. García P.

Auditoria Interna

HL Ingenieros S.A.



Desarrollo auditoria:

CRONOGRAMA



Proceso:Auditoria a: Diciembre 31 de 2012

ACTIVIDADPLANEACION DE LA AUDITIORIA T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30Responder el cuestionario de control interno existente para las obligaciones laborales

R

Determinar en le Balance General y el Estado de Resultados a auditar

E4 4 4 4

Establecer los signos y usos a utlizar en el trabajo de auditoria

R

Prepararcion de hoja de trabajo con los datos de las obligaciones laborales existentes y los leasing

R

Preparación de la cedula sumaria de la cuenta obligaciones financieras teniendo en cuenta las obligaciones a corto y largo plazo

E4 4 4 4 4 4

Efecutar un informe de las Obligaciones existentes a la fecha de cierre de los estados financierso

R

Verificar las obligaciones financiera adquiridas por la empresa mediante la obtención de recursos provenientes de establecimientos de crédito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del país o del exterior

E

4 4 4 4 4 4Obtener confirmación de cada saldo de la cuenta R Comprobar la autenticidad de las obligaciones contraídas con las entidades financieras.

E4

Evaluar la situación de la empresa a fin de determinar si la compañía está en condiciones de responder por esas obligaciones y/o de contraer

R

Realizar conciliacion de todas las obligaciones laborales de la empresa, verificando correccion aritmetica autenticidad.

R

Examinar eventos posteriores estudiando los asientos en las cuenta de obligaciones

E4 4 4 4 4 4

Elaboración del informe de auditoria de la cuenta obligaciones laborales, anexando las evidencias, recomendaciones y hallazgos encontrados.

R

T: TiempoR: RealE: Estimado

Fecha: Agosto 26 de 2013 FECHA Vo BoElaboro

OBLIGACIONES FINANCIERAS BANCOS NACIONALES Y EXTRANJEROS

CRONOGRAMA CONTROL INTERNO II SEMESTRE 2013

REF:

INICIO DE LA AUDITORIA

EJECUCION DE LA AUDITORIA

RESULTADOS

PROGRAMA:



PROCESO: OBLIGACIONES FINANCIERAS BANCOS NACIONALES Y EXTRANJEROS.

OBJETIVO GENERAL: Revisar y Evaluar la solidez y las debilidades de control interno en el área.

OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:

1. Revisar los documentos soporte de las obligaciones financieras. 2. Verificar la existencia de un comité que evalúe la necesidad de financiación y

determine la mejor opción para tomar.

3. Determinar la exactitud en los registros contables para las cuentas de este grupo.

4. Estudiar la idoneidad de las instituciones con las que se tienen pactadas obligaciones financieras.

5. Verificar la existencia y aplicación de manuales de funciones para las personas involucradas en el manejo de las obligaciones financieras.

6. Verificar la existencia y aplicación de manuales de procedimientos que indiquen el conducto regular que debe seguir una solicitud de financiación ante una entidad financiera u otra entidad.

7. Rectificar los cálculos correspondientes a intereses y amortizaciones a los que haya lugar.

OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

1. Obtener la conciliación de préstamos para:

• Verificar la exactitud matemática.

• Comparar las partidas seleccionadas con los préstamos aprobados por la entidad financiera

• Investigar las partidas significativas o inusuales.

• Verificar la conversión de transacciones en moneda extranjera.

• Comparar con los extractos u otra documentación de soporte, teniendo en cuenta cuotas, tasas, plazos.



2. Para las cancelaciones de préstamos realizados:

2. Comparar con el listado de préstamos.

3. Comparar los montos y fechas de pago con los plazos de préstamo.

4. Confirmar directamente con las Entidades Financieras los detalles de los préstamos vigentes durante el periodo y al cierre del mismo incluyendo vencimientos futuros, garantías, cumplimiento de cláusulas y otras características de los préstamos.

5. Revisión de actas de Junta Directiva o del comité financiero donde se aprueben nuevos préstamos y pagos y compararlos con los reales.

6. Obtener evidencia del cumplimiento de cláusulas restrictivas.

PROCEDIMIENTO

Realizado Papel de TrabajoSI NO N/A

Elabore una sumaria que contenga la totalidad de los rubros de las Obligaciones Financieras teniendo en cuenta el Plan Único de Cuentas de la Entidad

Procedimientos a Realizar

Solicite de tesorería copia de los pagarés que han sido elaborados al momento de generar una obligación y determine tasas de interés, períodos de pago, amortizaciones de capital, garantías y cláusulas contractuales.

Solicite la conciliación de las obligaciones financieras de la entidad y elabore un cuadro que incluya: Entidad que otorgo el crédito, monto inicial, tasa pactada, plazo, número de cuotas, forma de pago, valor cuota, saldo a la fecha de cierre

Con base en el cuadro anterior Verifique contra documento soporte, los saldos mostrados por cada una de las entidades, y determine si existen diferencias a la fecha de cierre en cuanto a capital o cualquier otro concepto adeudado.

CODIGO CUENTAPERIODO ACTUAL

PERIODO ANTERIOR

VARIACION ABSOLUTA

VARIACION RELATIVA

2105

2110

2115

2120



PROCEDIMIENTO

Realizado Papel de TrabajoSI NO N/A

Prepare un detalle de la liquidación y causación de intereses al cierre del ejercicio y verifique dicha causación en el Estado de Pérdidas y Ganancias y ajuste cualquier diferencia a que haya lugar.

Examine si a la fecha de cierre y de conformidad con la lectura de actas de Junta Directiva y de Asamblea se han efectuado nuevas obligaciones, si las mismas han quedado debidamente aprobadas y si las condiciones en que fue otorgado el crédito han sido convenientemente estudiadas en beneficio de la entidad.

Explique y documente variaciones significativas de los saldos de obligaciones financieras en la fecha de corte, con respecto a los saldos del año anterior

Verifique los soportes de cada una de las obligaciones en tesorería y su adecuada custodia

Determine su clasificación de acuerdo a su exigibilidad.

Confirme los saldos pendientes y los intereses acumulados pagar.

Determine si al momento de la visita se cuenta con dificultades de acceso a líneas de crédito, o si la entidad está reportada en las centrales de riesgo como consecuencia del incumplimiento en sus obligaciones.

Verifique que el capital corresponda al remanente entre el desembolso y los abonos efectuados.

En caso de existir cuentas en sobregiro, verifique si el mismo es contable o real y se debida clasificación dentro del Balance.

Verifique que se haya cumplido oportunamente el pago de las obligaciones financieras

En caso de tener tarjetas de crédito solicite los últimos extractos y verifique los soportes y el cruce con los saldos arrojados por contabilidad.

Indague sobre los procedimientos realizados al momento de efectuar un crédito y evalúe lo adecuado de éstos.

Exprese una conclusión acerca de lo adecuado de la cuenta en cuanto a su presentación y razonabilidad estableciendo si existen pignoraciones o gravámenes y si los mismos han sido adecuadamente revelados en Cuentas de Orden.


CUESTIONARIO:


REF:

Proceso: OBLIGACIONES FINANCIERAS BANCOS NACIONALES Y EXTRANJEROS

DESCRIPCION SI NO NO APLICA¿Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de contabilidad, Obligaciones financieras, etc. distintos de los libros de caja?.

x

¿La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas son debidamente autorizadas?.

x

¿Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios?. es.

x

¿Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada para firmar cheques deja el empleo de la empresa?.

x

¿Si esta situación no se ha presentado, ha previsto la empresa algún procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario?.

x

¿Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa, están registradas en cuenta de control en el mayor general o auxiliar?. ¿Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo control contable en forma tal que, tanto cargos como abonos queden registrados en una cuenta de control?. ¿ Mantiene la empresa un control de los cheques posfechados?.

x

¿Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa?.

x

¿Las reconciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleados que no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa

x

¿Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan directamente en sobre cerrado al empleado que prepara las reconciliaciones

x

01. Los procedimientos para efectuar las reconciliaciones contemplan todos los pasos esenciales que aseguren una efectiva reconciliación, particularmente en cuanto a:

x

· ¿Comparación del número y valor de los cheques contra el libro de salidas de caja?. · Revisión de endosos en los bancos o de los volantes de los cheques?. · ¿Comparación con los saldos del mayor general?. xUn empleo sin ingerencia en los ingresos o egresos de caja revisa todas las reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales.

x

CUESTIONARIO CONTROL INTERNO II SEMESTRE 2013

AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACIÓN DE RIESGO


La compañía tiene controles y/o manuales que verifiquen los procedimientos de las cuentas que posee en los bancos nacionales y extranjeros.

x

Existe documentos soportes de las transacciones generadas por consignaciones, cheques.

x

Existen comprobantes que justifican los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda “PAGADO” bajo la supervisión directa de quien firma el cheque, a fin de prevenir que tales comprobantes sean utilizados de nuevo para solicitar un pago ficticio?.

x

En la compañía esta protocolizado, divulgado, efectuado y controlado los ascesos y parametros de sistemas, procesos contables y los adecuadas actividades de detección y monitoreo con los bancos nacionales y extranjeros.

x

Se hace un seguimiento formalizado y tiene sus procesos bien documentados tanto para las actividades de movimientos que generan los bancos.

x

El sistema de información utilizado por la compañía automatiza las actividades de control interno y los ejecuta confiablemente.

x

Los procedimientos de consignaciones bancarias dan aseguramiento de que la información relevante es identificada, capturada, procesada y reportada por los sistemas de información de una manera apropiada.

x

Las personas que se encuentran involucradas en el proceso de consignaciones bancarias, giros, pagos, ventas conocen el objetivo de la compañía y de que manera como sus actividades afectan esos objetivos.

x

Las políticas, los organigramas y las instrucciones de operación están documentados y son distribuidos a los empleados.

x

Los sistemas de información que posee la organizaciòn, genera informes de los movimientos y transacciones en la operaciones periodicamente, para informar al responsable del aréa

x

La administración recibe información analítica de manera que pueda identificar las acciones necesarias a tomar.

x

Hay un mecanismo para identificar las necesidades de información.

x

La compañía tiene personal encargado de revisar y autorizar todas las actividades las notas y avisos con débitos o créditos no aceptados por el banco, son recibidos por un empleado distinto al cajero?. • ¿Se recibe el dinero?. • ¿Se expiden los cheques?.

x

SUPERVISION Y SEGUIMIENTO

En la compañía existe un departamento de auditoria interna independiente del aréa comercial que identifique y controles los procesos de giros bancarios e ingreso de dinero.

x

La auditoria interna tiene autoridad para revisar cualquier aspecto de las operaciones de la entidad.

x

El plan de auditoria responde a la valoración del riesgo de la entidad.

x

Hay un proceso definido de presentación de reportes periodico del movimiento de dinero en los bancos que permitan identificar riesgos.

x


La administración supervisa semanal y/o mensual las cifras generadas ingresos, cheques, giros en caso de hallazgo toma decisiones para controlar y minimizar riesgos.

x

Se establecen medidas correctivas cuando en el proceso de realizacion de conciliacion de bancos no cumplen con los objetivos deseados en cuanto a calidad del producto,

x

APROBADO POR:GERENTE COMERCIAL AUDITORA SENIOR

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


CUESTIONARIO DE PROCESOS


FLUJOGRAMA



CEDULAS SUMARIAS:

PERIODO: 1 de Enero de 2012 a 31 de diciembre de 2012

OBLIGACIONES FINANCIERAS

Cuenta de: OBLIGACIONES FINANCIERAFecha de corte del Estado Financiero auditado : _______________Fecha en que se hace la auditoría: _31 de diciembre 2012_______________Nombre del auditor: Leydi J- García Portes_________Nombre del Gerente de auditoría que revisó: ________________ Fecha de su revisión: 10 de octubre de 2012

Ingresar los cargos como montos positivos y los abonos como negativos.

Debito Credito

2105 Bancos Nacionales 18.648.925.881$ 27.826.694.165$ © - ¢ -9.177.768.284$ -33%2110 Bancos del Exterior -$ 176.891.442$ © - ¢ -176.891.442$ -100%2195 Otras Obligaciones 3.370.180.737$ 5.514.358.333$ © - ¢ -2.144.177.596$ -39%

22.019.106.618$ 33.517.943.940$ Σ -11.498.837.322$ -34%

Fuente: AuxiliaresΣ Totalizado© Conciliado¢ Circulado

CONCLUSION: La cuenta disponible en bancos representa razonablemente los recursos en efectivo de la empresa depositados en la entidades financieras en cuanto a las obligaciones financieras representa razonablemente los movimientos a los prestamos, creditos que accede la compañia para financiar los recursos de la compañia. Se realizó la conciliación entre los saldos presentados en contabilidad y el detalle de las obligaciones financieras sin evidenciar diferencia relevante alguna

Monto diferencia según auditoria Diferencia %

21. Obligaciones Financieras

REF:CEDULAS SUMARIAS

II SEMESTRE 2013

Cuenta Descripción Saldo a 31 dic 2011 saldo a 31 dic año 2012ajustes


Objetivo: comprobar la realidad de los saldos reflejados en la cuenta PUC de obligaciones financieras

Fuente: Carpetas con el detalle de cada una de las obligaciones financieras adquiridas por la compañía

Descripción: Verificar la fecha de adquisición de la obligación y si está ajustada a la TRM de cierre 31 de diciembre 2012

Corresponden a obligaciones contraídas por la empresa con establecimientos de crédito u otras instituciones financieras del país o del exterior, se incluyen también los sobregiros bancarios y las operaciones de cobertura.

El saldo de las obligaciones financieras a Diciembre se discrimina en:

OBLIGACIONES FINANCIERAS 31 DICIEMBE DE 2012

Cuenta DescripcionPeriodo Actual Dic

31/2012Periodo Anterior dic

31/2011 observación Simbolo

2105 Bancos Nacionales 27.826.694.165$ 18.648.925.881$ Verificado Ok ῳ2105-10 Pagares 27.351.001.221$ Verificado Ok ῳ2105-25 Interes Financiero 475.692.944$ $ - Verificado Ok ῳ

2110 Bancos del Exterior 176.891.442$ Verificado Ok ῳ

2195Otras Obligaciones (leasin operativo)

5.514.358.333$ 3.370.180.737$ Verificado Ok ῳ

21. OBLIGACIONES FINANCIERAS 33.517.943.940$ 22.019.106.618$

Nota Descripción 2012 2011

2105 10,1 Bancos Nacionales $ 27.826.694.165 $ 18.648.925.881

2110 10,1 Bancos del Exterior $ 176.891.442 $ -

2195 10,2 Otras Obligaciones $ 5.514.358.333 $ 3.370.180.737


TOTAL OBLIGACIONES FINANCIERAS $ 33.517.943.940 $ 22.019.106.618

N OTA 10.1 BANCOS NACIONALES Y DEL EXTERIOR

Un detalle de estas obligaciones a largo y corto plazo se relaciona así:

Tercero Tipo de Credito N. Prestamo TasaFecha

AperturoVencimiento Corto Plazo 31/12 Largo Plazo 31/12

BANCO DE CREDITO - SUCURSAL PERU CARTERA ORDINARIA 612103197-1 DTF + 3.5 14/06/2011 14/06/2013 176.891.442$ -$ BANCO DE BOGOTA CARTERA ORDINARIA 2410086062 9,44 EA 21/02/2011 21/02/2014 3.942.515.881$ 1.300.000.000$ BANCOLOMBIA FINAGRO 1359741-4 DTF + 3.5 EA 12/08/2011 12/08/2013 4.607.881.730$ $ - HELM BANK CARTERA ORDINARIA 1463580-1 DTF + 2.5% EA 14/02/2012 14/02/2013 1.083.066.826$ 3.900.000.000$ HSBC COLOMBIA S.A. TESORERIA 612103943 DTF + 2,5% 13/08/2012 06/02/2013 2.331.590.000$ -$ BANCO DE OCCIDENTE TESORERIA 612104133 DTF + 2 09/11/2012 08/05/2013 2.176.077.865$ -$ DAVIVIENDA CARTERA ORDINARIA 2320006615-9 DTF + 3.5 EA 19/09/2012 19/01/2013 999.999.940$ -$ BANCO COLPATRIA RED MULTIBANCA S.A. CARTERA ORDINARIA 1520984384 DTF + 2.5% EA 03/12/2012 03/07/2013 -$ 3.668.482.499$ BANCO SANTADER MIAMI FINAGRO 398892748 DTF + 2,5% 09/11/2012 08/05/2013 225.069.545$ -$ LEASING CORFICOLOMBINA S.A. C.F. CARTERA ORDINARIA 743823748 DTF + 2 19/09/2012 19/01/2013 351.438.567$ 2.000.000.000$ MACROFINANCIERA SA CF TESORERIA 878439 DTF + 3.6 03/12/2012 03/07/2013 294.026.687$ -$ LOGROS FACTORING COLOMBIA S.A TESORERIA 473894 DTF + 2 09/11/2012 08/05/2013 401.879.947$ -$ CONSORCIO TAU OIL TESORERIA 234343 DTF + 3.6 19/09/2012 19/01/2013 68.971.734$ -$ SUBTOTAL SALDO DE CAPITAL 16.659.410.164$ 10.868.482.499$

PAGARÉS

INTERESES


Interes observación SimboloHSBC COLOMBIA S.A. 81.398.606$ Verificado Ok ῳBANCO DE BOGOTA 39.944.164$ Verificado Ok |BANCOLOMBIA 34.333.102$ Verificado Ok ῳHELM BANK 168.627.996$ Verificado Ok ῳDAVIVIENDA 4.116.857$ Verificado Ok ῳBANCO COLPATRIA RED MULTIBANCA S.A. 15.627.156$ Verificado Ok ῳBANCO DE OCCIDENTE 35.071.122$ Verificado Ok ῳLEASING CORFICOLOMBIANA S.A. C.F. 96.573.941$ Verificado Ok ῳ

SUBTOTAL SALDO DE INTERESES 475.692.944$

BANCOS NACIONALES Y DEL EXTERIOR 28.003.585.607$

La obligación a Largo Plazo con el Banco Colpatria se negoció durante el mes de Diciembre de 2012 y la misma permite pasar la deuda actual a pagos mensuales tasados en 20 cuotas mensuales con base en la garantía de cesión de derechos económicos sobre las utilidades del contrato de cuentas en participación con Estrumetal. Cabe anotar que la formalización de documentos de dicha negociación culminó en enero de 2013.

NOTA 10.2 OTRAS OBLIGACIONES FINANCIERAS

El saldo a Diciembre de 2012 de las otras obligaciones financieras corresponde al saldo de los contratos de Leasing por valor de $5,514,35,334 que corresponde a obligaciones otorgadas por el Helm Leasing S.A., BBVA y Corficolombiana, con amortización a treinta y seis meses y la más representativa es una grúa Grover con amortización a sesenta meses. Esta información se encuentra respaldada por los contratos realizados y su mayor componente se encuentra en leasing por concepto de maquinaria y equipo.

EQUIPO EN LEASING

No. CONTRATO

FECHA DE COMPRACOSTO CONTRATO

OBLIGACION A CORTO PLAZO

OBLIGACION A LARGO PLAZO

Grúa Grover 106840-2 Agosto 28 de 2009 $ 1.610.745.347 $ 23.917.773 $ 396.214.448Equipo de Soldadura Big Blue

107077-0 Febrero 25 de 2010 $ 71.456.000 $ 11.268.728 $ -

Bomba Eléctrica y Llave de Torque

107150-5 Abril 16 de 2010 $ 46.464.264 $ 16.329.209 $ -

Andamios 107151-3 Abril 28 de 2010 $ 102.551.677 $ 36.055.699 $ -

Grúa Telescópica 107367-5Septiembre 20 de 2010

$ 931.953.187 $ 246.656.371 $ 439.096.618

Equipo Motosoldador miller

110031-2 Junio 13 de 2012 $ 45.506.800 $ 14.278.203 $ 24.615.938


Dos Equipos Motosolador Miller

110035-3 Mayo 30 de 2012 $ 69.437.600 $ 21.922.965 $ 35.696.106

Dos Torres de Iluminacion ML T3060 Magnum

110038-7 Abril 27 de 2012 $ 47.096.000 $ 15.020.921 $ 22.863.853

Planta Electrica de 106 KW

110041-7 Abril 27 de 2012 $ 34.801.131 $ 11.099.564 $ 16.895.021

Equipo Para Torque 110087-4 Mayo 22 de 2012 $ 41.760.000 $ 13.185.081 $ 21.463.366Compresor Modelo 375 CFM

110097-3 Junio 27 de 2012 $ 67.103.883 $ 21.036.889 $ 36.300.803

Grúa Hidráulica Telescópica Autopropulsada

110141-9 Agosto 17 de 2012 $ 644.309.846 $ 106.135.188 $ 448.556.273

Autohormigonera davino master

110513-9 Junio 13 de 2012 $ 204.740.000 $ 64.233.959 $ 110.740.934

Oficina Portatil Multiusos

110538-6 Julio 11 de 2012 $ 47.469.288 $ 14.763.583 $ 26.976.990

Biseladora Tritool 110720-0 Julio 12 de 2012 $ 40.020.000 $ 12.446.466 $ 22.743.011Motosoldador Miller 111123-6 Agosto 29 de 2012 $ 25.644.816 $ 7.899.292 $ 15.282.608Planta Electrica y Otros

111161-6 Julio 26 de 2012 $ 113.204.806 $ 35.242.313 $ 64.287.633

Herramientas 111247-3 Agosto 29 de 2012 $ 41.913.106 $ 12.911.259 $ 24.979.137Oficinas Portátiles 111218-4 Octubre 05 de 2012 $ 94.938.576 $ 28.801.920 $ 61.610.184

Minicargador 320-D 111563-3Septiembre 07 de 2012

$ 75.201.439 $ 22.989.277 $ 46.817.452

Motosoldador Miller 112056-7 octubre 24 de 2012 $ 35.226.416 $ 9.731.349 $ 23.964.263Batería para Baños 112578-0 Noviembe 20 de 2012 $ 42.410.110 $ 18.306.509 $ 22.656.762Equipos de Soldadura

358-1000-2372

Enero 13 de 2011 $ 66.352.000 $ 24.437.123 -

Torre Andamio de Entrenamiento

358-1000-2821

Marzo 09 de 2011 $ 30.785.500 $ 10.875.596 $ 2.211.922

Grove RT 880E BOOM,41-128FT

358-1000-4998

Agosto 06 de 2012 $ 1.341.280.833 $ 414.113.285 $ 762.424.332

Manlift 27335 Mayo 25 de 2011 $ 230.950.991 $ 79.750.886 $ 93.924.838

Camión Grúa 27581Noviembre 30 de 2012

$ 631.491.627 $ 173.814.514 $ 442.581.513

Manipulador Telescopio

27337 Diciembre 12 de 2011 $ 251.087.290 $ 82.618.196 $ -

Brazo Articulador 27404Noviembre 15 de 2011

$ 261.526.176 $ 86.793.280 $ 90.338.641

Equipos de Soldadura

27787Septiembre 29 de 2011

$ 112.984.000 $ 38.091.331 $ 32.350.738

Modulo de Reciclaje Abrasivo

28019Noviembre 09 de 2011

$ 33.985.384 $ 11.373.813 $ 10.731.767

Terminales de Ojo Miller

28226Noviembre 09 de 2011

$ 126.185.264 $ 42.224.949 $ 39.851.465

Pinzas masa Bronce 28428 Diciembre 22 de 2011 $ 35.385.336 $ 11.636.038 $ 13.308.219Sierra Sirfin para corte de metales

28451 Diciembre 15 de 2011 $ 12.319.200 $ 4.052.088 $ 4.629.749

Roscadora Modelo CAT

26092 Diciembre 27 de 2011 $ 19.720.000 $ 6.483.848 $ 7.411.968


Llave de Torque, Bomba Electrica y Manguera

28828 Marzo 16 de 2012 $ 43.196.080 $ 13.937.423 $ 55.838.007

Planta Electrica Diésel

28556 Diciembre 27 de 2011 $ 13.746.000 $ 4.519.626 $ 5.166.574

Camión Grúa matarializado

28556 Diciembre 27 de 2011 $ 26.760.272 $ 309.240.722 $ 13.631.965

TOTAL OBLIGACIONES LEASING

$ 7.671.710.245 $ 2.078.195.236 $ 3.436.163.098

CONCLUSIÓN: No existe diferencia presentada en el leasing los mismos has sido contabilizados las cuotas se han venido cancelando dentro del tiempo estipulado según especificaciones de contratos A 31 de diciembre la compañía pagó los intereses por los préstamos La suma de intereses es de 0,5% M.V.

DOCUMENTOS REVISADOS:

((IDPAC-GP-F48 MINUTA TIPO CONTRATO ALQUILER DE MAQUINARIA)

CORFICOLOMBIANASEDE CENTRO

CONTRATO DE ALQUILER DE MAQUINARIA Y EQUIPO

Entre los suscritos a saber HL INGENIEROS S.A. con personería jurídica debidamente reconocida mediante

Resolución No.0020 del 01 de 08 de agosto de 2009 emitida por ministerio, con NIT. 860072045, domiciliada en Bogotá,D.C., representada legalmente por su presidente señor Juan Rodríguez, mayor de edad, domiciliado en ésta ciudad,identificado con Cédula de Ciudadanía No 2.285.920de Bogotá, debidamente facultado para celebrar este contrato, por elComité Administrativo, y quien para efectos de éste contrato se denominará EL TOMADOR, mayor de edad, residenteen esta ciudad en la Cr 45A # 128A-64 P-4 teléfono,_7291010 identificado con Cédula de Ciudadanía Número 210989expedida en Guateque, quien actúa en su propio nombre ( y/o como representante legal de CORFICOLOMBIANA de conformidad al certificado anexo y quien para efectos del contrato se denominará EL DADOR, hemos acordado celebrarel presente contrato el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO: EL DADOR, se compromete asuministrar al TOMADOR el alquiler de: (Descripción detallada de la maquinaria y equipo)………………………………., deacuerdo con la cotización de fecha …………., la cual forma parte integral del presente documento. SEGUNDA: UBICACIÓN: La maquinaria y/o equipo suministrado por el DADOR será ubicado por el TOMADOR en la (dirección) --------------------------- de la localidad de _____________ TERCERA VALOR: EL valor total del presente contrato es lasuma de ……………………incluido impuestos, tasas y contribuciones. PARAGRAFO: El contrato se pacta por elsistema de:…………………. (Describir si es por hora, valor por unidad de recurso, obra, trabajo, servicio o bien, el cualremunera la totalidad de las actividades y/o suministros que sean necesarios para la ejecución de su objeto, deconformidad con lo pactado). EL TOMADOR no atenderá reclamos de solicitudes de reajuste efectuados por el DADOR,por concepto de costos, gastos, actividades o suministros adicionales que aquel requiera para ejecutar el contrato y quefueron previsibles al momento de presentación de su oferta. Cualquier actividad que se realice sin esta autorización seráasumida por cuenta y riesgo del DADOR de manera que EL TOMADOR estará exento de reconocer valores adicionalespor tal concepto. . CUARTA RESPONSABILIDAD EL DADOR entregará la maquinaria y/o equipo en condicionesóptimas de mantenimiento y uso haciéndose responsable por cualquier deterioro o daño que se presentara por estacausa. FORMADE PAGO: EL TOMADOR, pagará al DADOR la suma de que trata el numeral anterior por el sistema deprecios unitarios fijos sin formula de reajuste, así: la suma total de.......................... PARAGRAFO PRIMERO: Paraefectos de pagos por el TOMADOR, EL DADOR podrá informar al TOMADOR una cuenta de ahorros o corriente dondedesea le sean depositados los pagos a que tiene derecho. PARAGRAFO SEGUNDO: EL TOMADOR realizará lospagos dentro de los ________días calendarios siguientes a las fechas de radicación de las cuentas. PARAGRAFO TERCERO: Para efectos del primer desembolso, el DADOR deberá informar el régimen Tributario en el cual se

HL INGENIEROS

EL TOMADOR EL DADOR


PAGARE No. (________________) Yo(Nosotros)_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________pagaré(mos) incondicional e indivisiblemente a la orden del BANCO. “BBVA COLOMBIA”, en su oficina _________________ de la ciudad de ___________________, el día ________ del mes _______ del año _________, las siguientes cantidades de dinero que reconozco(emos) solidariamente adeudarle: a) La suma de _____________________________________________________________________________________ (_______________________) Y b) La suma de ______________________, ______________________________________________ (_________________________). A partir de la fecha de vencimiento anotada en este título valor, reconoceré(mos) y pagaré(mos) intereses moratorios sobre la suma consignada en el literal a) de este pagaré, liquidados a las tasas que estuvieren vigentes como límite máximo a cobrar de acuerdo con la ley o el reglamento, para cada período en que persista la mora. Además, a partir de la fecha en que el BBVA COLOMBIA instaure demanda judicial de cobro de presente pagaré, reconoceré(mos) y pagaré(mos) intereses moratorios sobre la suma consignada en el literal b) de este pagaré, si llevare más de un (1) año de mora, liquidados a la tasa máxima legal permitida. Se suscribe este título, en la ciudad de ________________, a los ______________ (___) días del mes de ______________ del año _______. NOMBRE: _______________________ NOMBRE: _________________________ C.C. o NIT No.____________________ C.C. o NIT No._____________________ DIRECCION _____________________ DIRECCION ______________________ TELEFONO _____________________ TELEFONO _______________________ ________________________________ _________________________________ FIRMA FIRMA


MAPA DE RIESGOS

PROGRAMA CONTROL INTERNO II SEMESTRE 2013

RIESGO CONSECUENCIACLASIFICACION

RIESGO INTERNO / EXTERNO

MEDIDA A TOMAR

El 98% de las transacciones son hechas por transferencias electronicas.

Es complicado revisar y controlar de esta manera todos los prestamos. Se manejan cantidades muy grandes tanto en dinero tanto nacionales como extranjeros Interno

Se pueden presentar malos manejos en bancos, puesto que se observan que hay segregacion de funciones en la persona responsable y la interventoria de algunos contratos

Manipulacion de los giros y prestamos en la cuenta bancos

Vencimiento de terminos para pagos de creditos y prestamos bancarios solicitados.

La entidad maneja pagos Estos estipulan fechas de pago maximo

INVERSIONES



MEDIDA A TOMAR

Existan errores de valoracion, tasa de mercado para el calculo de los rendimientos

Los estados financieros no muestren la realidad, se pueden tomar decisiones erradas en cuanto a nuevas inversiones y manejo del portafolio

INGRESOS


RIESGO

INTERNO / EXTERNO

MEDIDA A TOMAR

No se registra la totalidad de ingresos en el periodo respectivo

Los estados financieros no muestran la realidad

No se reportan los cambios de las tarifa y rendimientos de la fiducia en el periodo respectivo


No se registren adecuadamente en cuanto a ingresos gravados, no gravados y excentos


Los ingresos generados por la institucion no sean suficientes para ser sostenibles la entidad No es rentable la entidad

ACTIVOS FIJOS /INTANGIBLES



MEDIDA A TOMAR

No se registre la totalidad de los activos de la instutucion

No se muestre la realidad financiera, y se identifiquen los bienes de la empresa

No haya control sobre los refistros y fisico de los activos que estan fuera de la entidad


Se ingresen datos diferentes o errados al modulo de activos fijos (datos para calculos)


GASTOS OPERATIVOS



MEDIDA A TOMAR

Se registre en diferente cuentas los rubros del presupuesto

Presupuesto y contabilidad no pueden tener diferencias

Se manipule el registro de los gastos operativos - con los gastos de por operaciones reciprocas

Los estados financieros no mostrarian la realidad, puesto que se mostraria una sostenibilidad no existente

RIESGO INHERENTEANALITICA

OBLIGACIONES FINANCIERAS

REF:


PROGRAMA CONTROL INTERNO II SEMESTRE 2013

REF:

INDICADORES DE RIESGO INHERENTE A NIVEL DE ENTIDAD Fecha: Diciembre 31 de 2012

INDICADOR APLICABILIDAD EXPLICACION

ECONOMICOS

Aplicable/ Raramente aplicable/ No

aplicable

Sensibilidad de la tasa de interes A

Todas las operaciones en moneda extranjera se realizan con base en la TRM incluyendo el efecto en el Estado de Resultado

Falta de rentabilidad o ganancias de calidadPanorama economico pobre (inflacion. Desempleo o condiciones economicas inestables)Crecimiento y resultados de operación inconsistentes comparados con compañias del mismo tamaño

INDUSTRIA

La industria tiene un alto riesgo de no progresar A La industria principalmente la minera

La industria esta bajo inspeccion oficial N/A No se encuntra bajo inspeccion Alto grado de competencia, acompañada de una disminucion de margenes

A

EXTERNOS

La compañía esta sujeta cambios adversos por legislacion o politicas del gobierno

N/A

Vulnerabilidad a perder contratos claves, licencias o patentes

N/A

Concentracion del mercado, productos, clientes o proveedoresRelaciones desfavorables con los clientes, refuladores, proveedores o sindicatoEventos o actividades en el extranjero que amenazan los activos, operaciones o la rentabilidadFactores ambientales ecologicos, adversos que amenazan la entidad

GERENCIA

Decisiones de operación y fianacieras tomadas por un numero limitado de individuos. Relaciones adversas con empleados

A

El fondo de los resultados en la gerencia son buenos pero la forma como se llega a este no es la mejor en cuento a los tratos con los empleados

Falta de supervision en sucursales y divisiones A

Los viajes de supervision son esporadicos y las legalizaciones de los recursos entregados se hacen sin ninguna politica.

Alta rotacion en el grupo gerencial ALa rotacion se ha generado por los cambios eestructurales y funcionales de cada area.

Falta de procedimientos para evaluar y mionitorear el riesgo del negocio

A

La gerencia no comunica clara y adecuadamente los valores y objetivos

N/A

La gerencia comunico hace muy poco esta informacion aunque no hay evidencia fisica enviada a los funcionarios.

Falta de acciones correctivas en respuesta a violaciones de politicas y procedimientos

ANo hay muchos procedimientos para sancionar su inadecuada aplicación.

La gerencia no es efectiva en las actividades de corto, mediano o largo plazo

N/A

Personal de contabilidad no calificado o sin experienciaGarantias personales de accionistas en las deudas de la entidadAlta concentracion de riqueza en el personal del negocioCompensaciones a pagar en caso de llegar a objetivos determinadosFunciones criticas del negocio que carecen de personal especializado para realizarlasActitud agresiva para tomar riesgosFechas plazo no razonables impuestos al personalAlta rotacion en el personal de contabilidadSistemas de contabilidad o informacion no efectivosMaterialidad frecuentemente usada para justificara la no aplicación de politicas contables basicasDeficiencia o actitud negativa para corregir observaciones conocidasLa gerencia ejerce presion para obtener objetivos de desempeño


FRAUDE

Indicadores de fraude operaciones con partes relacionadas significativas o inusualesLa entidad realiza transacciones o relaciones de negocios complejas

AEn terminos internacionales y contratos de obra civil (AIU) Triangulaciones ……

Cuentas significativas que son determinadas por evaluaciones subjetivas o estimaciones

ACuentas como costos y gastos de ejercicios anteriores,

Dificultad para revisar transacciones o saldos APresion para lograr las expectativas de analistas, acreedores bancarios y otrosPresion para emitir deuda o colocar capital adicionalLa gerencia refleja una actitud agresiva en sus reportes financierosLos accionistas contemplan la venta del negocio o de la tenencia accionariaDificultad en el trato con auditores, abogados y otros asesoresOperaciones o relaciones bancarias establecidads en ambientes o ubicaciones de negocios

GOBIERNO CORPORATIVO

Empleados claves con estilo de vida inconsistente al que deberian aparentar

Excesivo enfasis para disminuir impuestos ACon este fin se creo la subordinada en Panama

Indicadores de gobierno corporativo

La vigilancia de la gerencia es debil N/ALa gerencia vigila todos los proceso pide siempre estar bien informada de cada operación

Falta de independencia de la gerencia ALa gerencia siempre se ve obligada a consultar sus decisines con otras gerencias y estas con casa matriz

La informacion proporcionada por la gerencia es insuficiente o no oportuna

FINANCIEROS

Planes de reducir o liquidar unidades de negocio N/ASe estan desarrollando negocios en otros paises para ampliar la cobertura

LA compañía es dependiente de una sola fuente de financiamiento

N/A

Habilidad minima para cumplir con los rqeuerimientos de los contratos de prestamos o los pagosExisten problemas de liquides o flujos de efectivos negativosSujeta a riesgos de tipo de cambioSe realizan frencuentemente excepciones a las politicas de credito o no existen politicas de credito


AUDITORIA DE INGRESOS (4135)

Objetivo

El objetivo de la auditoria de los ingresos operacionales se realiza principalmente para verificar que los datos presentados en los estados financieros a corte de 31 de diciembre de 2012 sean correctos y verídicos contra los soportes encontrados.

Para la auditoría se requiere

• Verificar los ingresos registrados contra las facturas reales emitidas y recibidas por el cliente.

• Verificar el recaudo de cartera y el saldo pendiente por recaudar para presentar coherencia con los ingresos declarados.

• Que esten clasificadas en su respectivo concepto, la totalidad como ingresos operacionales por montaje o ingeniería.

• Verificar que cumplan las normas de contabilidad generalmente aceptadas.

Políticas:

1. Política de asignación de ingresos, generar factura contra soporte de acta de avance aprobada y firmada por el cliente con los ítems de facturación claros con cantidades y valores.

Procedimiento:

• Una vez aprobada y firmada el acta de avance de obra por parte del cliente, con la conciliación de valores y cantidades se procede a solicitar facturación con el formato F-AAD-010, estilo de una factura proforma la cual se emite previa aprobación por la obra. Una vez aprobada se procede a imprimir y radicar al cliente con un visto bueno o recibido a satisfacción. Pasado el tiempo de vencimiento se procede a realizar el recaudo.

• Se debe generar un control de facturación por centro de costos o contrato para la verificación y seguimiento de la emisión de facturas y recaudo de cartera, para veracidad y cumplimiento de los contratos ejecutados.


• Se hace control en el recaudo, para veracidad de los anticipos amortizados y los impuestos a aplicar en cada una de las facturas.

Pasos en la auditoria

• Verificación de las facturas físicas con sello de recibido, aceptación o radicado por el cliente.

• Verificación del recaudo de la cartera, con cargo de impuestos y amortizción de anticipos

• Verificación de contratos de obra, debidamente firmados y autenticados por las dos partes, cliente y contratista, para confirmar la validez de los contratos.

• Verificación de actas de obra, con cantidades y precios unitarios de la producción como soporte contractual de las facturas y sus respectivos adicionales y reclamaciones firmados y aprobados por el cliente.



ENTIDAD : HL INGENIEROS SA.A

CUENTA INGRESOS

REVISORIA FISCAL AL_ Al 31 de Diciembre de 2012

FECHA DE LA AUDITORIA: Octubre 7 de 2013

Expresado en miles de pesos

Cuenta Descripcion

Ref Papeles de trabaj

o

Período Actual Ajustes propuestos Saldo ajustado Período Anterior

Monto de Diferencia

Dic 31 de 2012 Debito Credito

Dic 31 de 2012 Dic 31 de 2011

41 Ingresos Operacionales

4130 Proyectos de montaje 96.031.380.966,00 -

-

96.031.380.966

47.961.238.622

48.070.142.344

4130-15 Proyectos de montaje 1-3 96.031.380.966,00 96.031.380.966

47.961.238.622

48.070.142.344

Colombia 88.316.888.346,00 88.316.888.346

47.961.238.622

40.355.649.724

Chevron 10.689.251.235,00 10.689.251.235

9.874.563.214

814.688.021

Cerrejon 19.874.659.852,00 19.874.659.852

13.256.987.453

6.617.672.399

Occidental de Colombia 27.868.741.256,00 27.868.741.256

-

27.868.741.256

Drummond 23.579.631.459,00 23.579.631.459

15.876.543.321

7.703.088.138

Otros 5.961.977.950,00 5.961.977.950

8.633.587.107

(2.671.609.157)

Met Participación Patrimonial 342.626.594,00 342.626.594

319.557.527

23.069.067

Republica Dominicana 3.074.595.980,00 3.074.595.980

1.678.628.467

1.395.967.513

Costa Rica 0,00 -

519.334.489

(519.334.489)

Peru 4.639.896.640,00 4.639.896.640

618.957.988

4.020.938.652

CUENTAS DE ORDEN 96.031.380.966

-

-

96.031.380.966

47.961.238.622

48.070.142.344







SI NO NO APLICA

X

X

Hay un procedimiento definido para reportes de facturación?Hay un procedimiento definido para reportes de cartera y vencimientos?La interventoría realiza revisiones semanales de los montos de facturación?


X

X

XSe envía la proforma de la factura a los proyectos para revisión y Conoce las fechas de cierre mensual que manejan los clientes para radicación de facturación?

AMBIENTE DE CONTROL

X

X

X

Cuestionario de ProcesosPrimer Semestre 2013

Proceso: FACTURACIÓN

PREGUNTAS CERRADASDESCRIPCION

Hay un procedimiento que mencione los pasos para elaboración de facturas?Conoce las políticas de ingresos de la compañía?Conoce las políticas de financiación que otorga la compañía a sus clientes?

FLUJOGRAMA DE COSTOS



1

3

4

5

7

10

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:Contador Interventoría Proyectos Vic Operaciones

Cual es el formato específico para solicitud de facturación enviado por los diferentes proyectos?

Maneja políticas para facturación en cuanto a monedas extranjeras y las diferentes tasas de cambio a utilizar en la contabilización?

Qué tipo de controles se utilizan para las cantidades de obra aprobadas por el cliente para la facturación final?

Cuánto tiempo se otorga al proyecto para la aprobación de la facturación y cuales son las recomendaciones?

Maneja algún tipo de control con los clientes para garantizar la aceptación de las facturas y puedan continuar su proceso sin inconvenientes?

Con qué procedimiento se efectua el reconocimiento de producción ejecutada?

Cómo se lleva a cabo el control del proceso de ejecución de obra en proyectos?

Cómo se garantiza la confiabilidad de avance de la obra para la facturación?

Cuáles son los soportes mínimos que se deben adjuntar a la factura para la radicación?

Cuestionario de ProcesosPrimer Semestre 2013

Proceso: FACTURACIÓN

Proceso: Facturación a Clientes correspondiente a ejecución de producción en proyectos

PREGUNTAS ABIERTAS

Cual es el procedimiento para la devolución y anulación de una factura?

2

6

9

8



FLUJOGRAMA DE FACTURACIÓN



No

No

si

si

Diagrama de Flujo Proceso de Facturación

Solicitud de FacturaciónF-XXX-254

Acta de Avance de Obra (Firmada por Interventor)

Devolución de Solicitud

Elaboración de factura

Aprobación por Interventor

Radicación de facturación

Aceptación Cliente

Informe Facturación y cartera



Proceso: Facturación

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Contador Auditor Interventor

430Error en la moneda, tasas

de cambioGESTIONAR RECURSOS

FINANCIEROSFACTURACIÓN3

4GESTIONAR RECURSOS

FINANCIEROSFACTURACIÓN

Facturación fuera del corte de cierre del cliente

Zona de Riesgo Tolerable

Mínimo Acta de AvanceVerificar por cada cl iente que soportes

Verificar el tipo de moneda y negociaciones en tasas de cambio

No existen controlesZona de Riesgo

Alta

GESTIONAR RECURSOS FINANCIEROS

FACTURACIÓN2 Falta de soportes 10 1

120 2

Zona de Riesgo Importante

No existen controlesVerificar los documentos (actas de avance) con las firmas indicadas

ACCIONES

GESTIONAR RECURSOS FINANCIEROS

FACTURACIÓNFalta de aprobación del

interventor

30 4Zona de Riesgo

AltaNo existen controles

Verificar fechas de corte de los clientes para evitar dev de facturas

MACROPROCESO PROCESO RIESGO IMPACTO PROBABILIDADEVALUACIÓN DE RIESGOS

CONTROLES EXISTENTES

MAPA DE RIESGOSFACTURACIÓN



AUDITORIA DE GASTOS NO OPERACIONALES (5305)

Objetivo

El Objetivo de la revisión de los gastos debe obedecer a querer tener la certeza de su correcta realización y que estos cumplan con los requisitos administrativos y fiscales que le den su validez.

Para eso seria necesario lo siguiente:

1. Verificar que los gastos registrados sean reales.2. Que correspondan al ejercicio en que se incurrieron.3. Que estén bien clasificados en atención a su origen y concepto.4. Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el estado de resultados.5. Verificar que se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas. 6. Determinar si hay o no continuidad dentro de las normas aplicadas de un periodo a

otro. 7. Permitir evaluar el sistema el control interno contable por medio de cuestionarios,

entrevista y flujogramas. 8. Verificar la correcta clasificación de las cuentas correspondientes a este grupo,

según sean de largo o corto plazo. 9. Fortalecer el sistema de Control Interno para garantizar que el sistema de

autorizaciones sea respetado y permita tener certeza acerca de la legitimidad de las obligaciones contraídas por la compañía.

10. Comprobar que las cuentas de esta partida se encuentran bien clasificadas y presentadas adecuadamente dentro del Balance.

Auditoria

Para una correcta y oportuna forma de registrar los gastos es necesario contar con dos puntos fundamentales:

Política de Gastos. Conjunto de reglas y procedimientos a seguir para la realización de un gasto. Desde su origen gasta su aplicación en la contabilidad.

Presupuestos. Presupuestos de gastos a realizar e informes de las variaciones resultantes en relación con los gastos reales. Explicaciones de las mismas.

Dentro de las políticas se deberán incluir los responsables de autorizar el gasto, los documentos comprobatorios necesarios y su aplicación contable según corresponda.

Procedimientos

Una forma práctica de hacer la revisión de los gastos bien podría ser la siguiente:

1. Análisis de Variaciones. Elaborar cedulas comparativas de gastos, ya sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones según corresponda.



2. Verificación Documental. Determinar las partidas que por su monto o relevancia sea necesario verificar la documentación comprobatoria de las mismas. Una partida que se recomienda revisar, invariablemente, es la que corresponde a las compras. La base para esta revisión sería el Manual de Políticas de Gastos. Los porcentajes de verificación deben ser con base a la relevancia de las partidas a revisar ya sea por su monto o por su cantidad de veces que se realiza.

3. Conexión contra otras cuentas. La revisión de los gastos no incluye solamente verificar la correcta aplicación a la cuenta correspondiente sino que también a la contra-cuenta respectiva y que mejor que ya que se esta viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.

4. Pruebas Globales. Hay algunas cuentas de gastos que por su naturaleza es posible hacer una revisión global para verificar su correcta aplicación. Entre las mas relevantes podemos considerar el renglón de las comisiones sobre ventas, que van en función de las ventas realizadas.

El reporte que se elabore deberá detallar las fallas detectadas y los asientos de corrección para que el trabajo sea completo y se le pueda dar seguimiento con posterioridad.

CONCLUSION: La cuenta de Intereses Financieros representa razonablemente los recursos que han salido en efectivo de la empresa correspondientes a las obligaciones financieras, préstamos, créditos que accede la compañía para financiar los recursos de la compañía . Se realizó la conciliación entre los saldos presentados en contabilidad y el detalle de las obligaciones financieras sin evidenciar diferencia relevante alguna.



PROCEDIMIENTORealizado Papel

de Trabaj

oSI

NO

N/A

Solicite de tesorería copia de los pagarés que han sido elaborados al momento de generar una obligación y determine tasas de interés, períodos de pago, amortizaciones de capital, garantías y cláusulas contractuales.

Solicite la conciliación de las obligaciones financieras de la entidad y elabore un cuadro que incluya: Entidad que otorgo el crédito, monto inicial, tasa pactada, plazo, número de cuotas, forma de pago, valor cuota, saldo a la fecha de cierre

Prepare un detalle de la liquidación y causación de intereses al cierre del ejercicio y verifique dicha causación en el Estado de Pérdidas y Ganancias y ajuste cualquier diferencia a que haya lugar.

Examine si a la fecha de cierre y de conformidad con la lectura de actas de Junta Directiva y de Asamblea se han efectuado nuevas obligaciones, si las mismas han quedado debidamente aprobadas y si las condiciones en que fue otorgado el crédito han sido convenientemente estudiadas en beneficio de la entidad.

Explique y documente variaciones significativas de los saldos de obligaciones financieras en la fecha de corte, con respecto a los saldos del año anterior

Confirme los saldos pendientes y los intereses acumulados pagar.

Determine si al momento de la visita se cuenta con dificultades de acceso a líneas de crédito, o si la entidad está reportada en las centrales de riesgo como consecuencia del incumplimiento en sus obligaciones.

Verifique que el capital corresponda al remanente entre el desembolso y los abonos efectuados.

En caso de existir cuentas en sobregiro, verifique si el mismo es contable o real y se debida clasificación dentro del Balance.



Verifique que se haya cumplido oportunamente el pago de las obligaciones financieras

En caso de tener tarjetas de crédito solicite los últimos extractos y verifique los soportes y el cruce con los saldos arrojados por contabilidad.

Indague sobre los procedimientos realizados al momento de efectuar un crédito y evalúe lo adecuado de éstos.

Análisis de Variaciones. Elaborar cedulas comparativas de gastos, ya sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones según corresponda.

Verificación Documental. Determinar las partidas que por su monto o relevancia sea necesario verificar la documentación comprobatoria de las mismas.

Conexión contra otras cuentas. La revisión de los gastos no incluye solamente verificar la correcta aplicación a la cuenta correspondiente sino que también a la contra-cuenta respectiva y que mejor que ya que se esta viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.



CUESTIONARIO CONTROL INTERNO II SEMESTRE 2013

REF:

Proceso: GASTOS INTERESES FINANCIEROS

DESCRIPCION SI NONO

APLICA

AMBIENTE DE CONTROL

¿Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de contabilidad, Obligaciones financieras, etc. distintos de los libros de caja?.

x

¿Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa, están registradas en cuenta de control en el mayor general o auxiliar?.

x

¿ Los descuentos de intereses son previamante autorizados por los propietarios?.

x

EVALUACIÓN DE RIESGO

¿Los intereses generados por las obligaciones bancarias son comparados con los extractos?.

x

¿Los gastos financieros son reclaculados con el fin de brindar certeza de estos?

x

¿El banco informa oportunamente las fechas de pagos de intereses?

x

ACTIVIDADES DE CONTROL

La compañía tiene controles y/o manuales que verifiquen los valores que se estan descontando los las obligaciones financieras

x

Existe documentos soportes de las operaciones y pagos generados x

Se hace un seguimiento formalizado y tiene sus procesos bien documentados tanto para las actividades de movimientos que generan los bancos.

x

El sistema de información utilizado por la compañía automatiza las actividades de control interno y los ejecuta confiablemente.

x

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Las políticas, los organigramas y las instrucciones de operación están documentados y son distribuidos a los empleados.

x

Los sistemas de información que posee la organización, genera informes de los movimientos y transacciones en la operaciones periodicamente, para informar al responsable del aréa

x

La administración recibe información analítica de manera que pueda identificar las acciones necesarias a tomar.

x

Hay un mecanismo para identificar las necesidades de información. x


En la compañía existe un departamento de auditoria interna que identifique y controle los procesos de salidas de dinero por los costes generados de las obligaciones

x



La auditoria interna tiene autoridad para revisar cualquier aspecto de las operaciones de la entidad.

x

El plan de auditoria responde a la valoración del riesgo de la entidad.

x


Hay un proceso definido de presentación de reportes periodico del movimiento de dinero en los bancos que permitan identificar riesgos.

x

Se establecen medidas correctivas cuando los pagos efectuados sean diferentes a los que se deben cancelar

x

APROBADO POR:

GERENTE COMERCIAL AUDITORA SENIOR

AUDITORIA CUENTA ( 74) COSTO DE VENTAS

OBJETIVO

El objetivo del examen del costo de ventas conlleva a:

1) Que el costo de ventas mostrado guarde perfecta relación con los ingresos computados en el periodo sobre el cual se informa.

Este objetivo responde a la necesidad que el auditor se satisfaga de la observancia del principio de interrelación entre ingresos y gastos, principio por el cual no debe haber ingreso que no haya generado costo para obtenerla; y contrariamente no debe haber costo que no genere un ingreso razonable.

2) Que el costo de venta debe reflejar operaciones relacionadas exclusivamente con el proceso productivo de la empresa eliminando cualquier partida diferente a este proceso.

Por cuanto el costo de venta, por su naturaleza compleja es una partida difícil de cuantificar, muchas veces se utiliza esta partida para encubrir gastos distintos al del proceso productivo propiamente dicho. Es por ello que el auditor debe aplicar procedimientos que le satisfaga de que la partida mostrada dentro del costo de venta, corresponda efectivamente al proceso productivo, disgregando cualquier gasto o pérdida



que no correspondan al proceso mismo de fabricación de productos destinados para la venta

3) Que este rublo contenga operaciones efectivamente realizadas.

El costo de ventas no solo debe constituir una cifra aproximada obtenida a través de una formula financiera, si no que debe existir en la medida de lo posible una identificación de los costos mostrados dentro de este rublo, los bienes o servicios que son objeto de las ventas realizadas a lo largo del periodo contable.

4) Que las deficiencias en el proceso productivo que sean significativas, no sean presentadas dentro de este rublo sino como partidas extraordinarias.

En este sentido se hace necesario que las empresas tengan cierto nivel de costos, estándar en lo posible, o en el peor de los caos uniforme, de un periodo a otro; de manera que cualquier diferencia que se pueda considerar significativa no sea cargada al costo de producción de los bienes producidos para posteriormente convertirse en costos de ventas con motivos de su enajenación, lo cual afectaría el nivel de competitividad del producto en el mercado; si no que sea cargada directamente como una partida operativa que afecte directamente a los resultados del negocio.

5) Que el costo de ventas se encuentre adecuadamente presentado y revelado en los estados financieros.

Es necesario que además de un adecuado tratamiento conceptual del rublo costo de venta, el auditor verifique la adecuada presentación de este rublo dentro del contexto de los estados financieros, dado que, aun cuando conceptualmente el costo de ventas este reflejado razonablemente una inadecuada presentación en los estados financieros puede distorsionar el proceso de interpretación de los estados financieros.

6) Que los métodos utilizados en el registro del costo de ventas se hayan aplicado consistentemente; los métodos empleados deben estar adecuados a los pronunciamientos contables y tributarios.

Es evidente que el auditor fiscal debe verificar la aplicación uniforme de la metodología empleada en la determinación del costo de venta; además, constatará que dichos métodos deben estar enmarcados a los pronunciamientos técnicos contables y a los aspectos señalados por ley.

CONTROL INTERNO

Por la estrecha relación que guardan los rublos de ventas con otros rublos de los estados financieros, principalmente cuentas por cobrar en el proceso de ventas y con inventarios y pasivos, en el caso de Costo de Ventas, es necesario tener presente que el estudio y evaluación del control interno de estas áreas debe coordinarse y complementarse con estos rublos.



Los aspectos a tener en cuenta en la evaluación del control interno referido al Costo de Ventas son similares a los enunciados para el examen del rublo de ingresos, pudiendo enunciarse esquemáticamente como sigue:

1) Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro en la adquisición, recepción, almacenaje y embarque de las existencias.

2) Registro oportuno de todo lo que se recibe y del pasivo correspondiente.

3) Control de que todo lo que se embarca se registra y se facture oportunamente en el periodo que corresponda.

4) Custodia física adecuada de los inventarios.

5) Planeación y toma periódica de los inventarios físicos, su recopilación, valuación y comparación con los libros, investigación y ajuste de las diferencias resultantes.

6) Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo.

7) Registro adecuado para el control de las existencias, tanto en almacenes de la empresa como de terceros.

8) Registros adecuados para el control de las existencias de terceros en almacenes de la empresa.

9) Comparación periódica de la suma de los auxiliares con el saldo de la cuenta mayor correspondiente.

10) Comprobación interna, independiente, de la corrección de los inventarios periódicos y finales.

11) Procedimientos para determinar la posible existencia de inventarios excesivos, dañados, obsoletos y de lento movimiento, así como ajustes a las estimaciones correspondientes.

12) Adecuada protección a la entidad mediante el aseguramiento de los inventarios y el afianzamiento del personal que los maneja.

PROCEDIMIENTO

Dentro de los procedimientos aplicables para determinar la cuenta de costos tenemos:

1) Verificar la valuación de los inventarios iniciales y finales de materias primas, para verificar su uniformidad y consistencia.

2) Verificar las compras locales o importaciones de materias primas con su correspondiente documentación.



3) Verificar el sistema de control uniforme; constatar cantidades consumidas y valor en relación a su producción en proceso y terminadas; verificar presupuestos en aquellas empresa que lleven el control.

4) Verificar los ajustes de inventario estén documentados.

5) Verificar las planillas de los trabajadores, fichas de personal, boletas de pago, así como los egresos de dinero por el pago de remuneraciones.

6) Verificar los diversos gastos indirectos de producción, en función de las cuentas de origen como los comprobantes que sustentan dichos gastos.

7) Efectuar compulsas totales o parciales de las unidades producidas, frente a las materias primas consumidas durante el ejercicio para ver si las proporciones guardan relación.

8) En el caso de empresas comerciales, la verificación se limitará a la evaluación de las existencias, así como el inventario final.







COSTOS DE PRODUCCION:ENTIDAD : HL INGENIEROS SA.A

CUENTA Contratos de Servicios ( 74 )

REVISORIA FISCAL AL_ Al 31 de Diciembre de 2012

FECHA DE LA AUDITORIA: Septiembre de 2013 Expresado en miles de pesos

Período Actual Ajustes

propuestos Saldo ajustado Período Anterior

Monto de Diferencia

Diferencia %Cuenta Descripcion Dic 31 de 2012

Debito

Credito Dic 31 de 2012

% Dic 31 de 2010 %

TR

74 Contratos de Servicios

7405 Contratos de Servicios 0,00 -

-

-

- - 0%

740505Costos y Gastos Subcontratos [a] 17.161.505.873,41

17.161.505.873 17.161.505.873 0%

Colombia 16.735.137.496,92 16.735.137.497 16.735.137.497 0%

Peru 401.113.071,96 401.113.072 401.113.072 0%

Costa Rica 21.123.053,71 21.123.054 21.123.054 0%

Republica Dominicana 4.132.250,82 4.132.251 4.132.251 0%

740599 Traslado de Inventarios [b] (17.161.505.873,41) (17.161.505.873)

- (17.161.505.873) 0%

Costa Rica (21.123.053,71) (21.123.054) (21.123.054) 0%

Peru (401.113.071,96) (401.113.072) (401.113.072) 0%

Republica Dominicana (4.132.250,82) (4.132.251)

- (4.132.251) 0%

Colombia (16.735.137.496,92) -

-

(16.735.137.497)

- (16.735.137.497) 0%



CUENTAS DE ORDEN - -

-

-

-

-

- - - 0%

Conclusión: La compañía registra adecuadamente el valor del costo de servicios recibidos en desarrollo de los contratos celebrados.[a]. Por el valor del costo de los bienes o servicios recibidos, previsto en el respectivo contrato.[b].Por el valor del traslado a los productos terminados a fin del período o del proceso productivo, y/o por el valor del traslado al costo de prestación de servicios.





Mapa de Riesgo



Auditoria al departamante de Costos de Producción

Este enfoque se centra en observar los recursos disponibles (equipamientos y mano de obra) y la manera en que son manejados incluyendo el aprovechamiento de los recursos y el manejo de los costos de producción.

Diseño e infraestructuraObservación del diseño de la planta y el flujo de producciónObservación e inspección de los equipos y materiales al interior del área de proceso

Estudio de los procesos productivosObservación de las actividades de producción;Observación del manejo de los recursos disponibles;

Revisión de la planificación de la producciónConfirmación de la existencia de programas de producción;Confirmación de la idoneidad de los programas de producción;Confirmación de la planificación adecuada de recursos humanos y logísticos;Confirmación de coordinación con otros departamentos (mantenimiento, calidad, etc.)

Verificación de la logística aplicada al proceso productivoVerificación de la existencia de controles aplicados a la logística del proceso productivoConfirmación del manejo óptimo de la logística del proceso productivoConfirmación de la dotación adecuada de personal para cada etapa del proceso

Revisión del flujo de procesoControl de los tiempos aplicados vs flujo de producto que ingresaVerificación de los controles de eficiencia en el proceso productivoComprobación de la efectividad del diseño de la producciónVerificación del control de tiempo de proceso

Análisis Personal operativoEvaluación de la capacidad del personal operativo para ejecución de actividades encomendadas



Confirmación de los programas de entrenamiento para el personal operacionalComprobación de la capacidad del personal operativo, para detectar desviaciones de calidad durante el proceso

Verificación del control de rendimientos Análisis del producto ingresado vs los rendimientos de producto terminadoAnálisis del rendimiento por hora y por turnoAnálisis de rendimientos por tipo de producto procesado





INFORME FINAL DE AUDITORIA FINANCIERA

Bogotá D.C., 16 de Noviembre de 2013

Señores

HL INGENIEROS S.A.

Atención: Junta Directiva

Bogotá D.C.

Estimados señores:

Como resultado de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría a 31 de diciembre de 2012, hemos preparado algunas observaciones sobre asuntos relacionados con aspectos de control interno, e información tributaria, así como recomendaciones a dichos puntos.

Estos comentarios que a continuación se presentan, son para uso exclusivo de la Administración y otros funcionarios que ésta designe.

Expresamos nuestros agradecimientos a los Directivos y Funcionarios de la Compañía por la colaboración y ayuda que nos brindaron durante el desarrollo de nuestro trabajo.

Cordialmente,

Gerencia de Auditoria Interna.



HL INGENIEROS S.A.

Tabla de contenido (expresado en pesos Colombianos)

1. CONTROL INTERNO

1.1. Ambiente de control

2. CUMPLIMIENTO LEGAL

2.1. Información - entes de control

2.2. Montos autorizados

2.3. Información Superintendencia de sociedades

2.4. Libros Oficiales

2.5. Cámara y comercio – Actualización

2.6. Cámara de comercio - Inscripción de capital

HL INGENIEROS S.A

Comentarios de revisión visita de impuestos y cumplimiento

legal

31 de Diciembre de 2012



2.7. Registro Único Tributario - RUT

2.8. Registro Único de Información - RIT

2.9. Resolución de facturación

2.10. Estados financieros

2.11. Organigrama

3. ACTIVOS

3.1. Caja Menores

3.2. Caja general

3.3. Bancos

3.4. Anticipos y avances

3.5. Cuentas por cobrar a trabajadores

3.6. Activos fijos

3.7. Diferidos

4. PASIVOS

4.1. Proveedores nacionales

4.2. Proveedores del exterior

4.3. Pago de parafiscales vs Nomina y Contabilidad

4.4. Fondo Nacional de la Industria y la Construcción - FIC

4.5. Industria y Comercio Bogotá

4.6. Industria y Comercio otras ciudades

4.7. IVA descontable por AIU

4.8. Documento equivalente

5. INGRESOS Y GASTOS

5.1. Ingresos por venta de chatarra



5.2. Ingresos por prestación de servicios profesionales

5.3. Diferencia en cambio

5.4. Asignación del costo

5.5. Clasificación del gasto

5.6. IVA descontable

1. CONTROL INTERNO

1.1. Ambiente de control

Observación:

La Compañía presenta graves deficiencias en la estructuración de procesos ya que no cuenta con procedimientos documentados los cuales permitan realizar el seguimiento de actividades específicas por funcionario con responsabilidades y niveles de autorización.

Las áreas con mayor riesgo por falta de documentación y control corresponden a:

• Nómina y Recursos Humanos: se evidencian ajustes por efecto de reportes y

novedades en cada uno de los proyectos a destiempos.

• Caja Menor y Caja General: No se evidencia el manejo, topes y naturaleza de los

gastos que podrán ser reembolsados y legalizados.

• Anticipos y Avances: No se evidencia una política clara y documentada sobre la

vigencia de los anticipos y fechas límites para legalización.

• Ciclo Financiero: No se evidencia procesos estándar que regulen los flujos de

información con otros departamentos y que establezca niveles de autorización para las decisiones desde el punto de vista contable.

El área contable no cuenta con un cronograma de trabajo mensual (Local), que establezca las fechas de corte de información, permitiendo una planeación óptima para el análisis y depuración de cuentas, para proceder a efectuar el cierre del sistema y la generación de una copia de seguridad.

Se evidencia que a la fecha de nuestra auditoria con corte a 31 de diciembre de 2012 se siguen realizando modificaciones a los saldos contables, un ejemplo se evidencia que el 19 de febrero de 2013 se recibió una factura de HL INGENIEROS S.A. Por 76.476 Euros por concepto de intereses correspondiente al mes de diciembre.



Recomendación:

Efectuar un levantamiento de procesos donde todos los funcionarios de la Compañía participen y conozcan para su ejecución en las actividades que desarrollen las implicaciones en su incumplimiento así como todos los controles implementados.

Establecer un cronograma de actividades de cierre contable mensual y uno anual en el que se involucren todas las áreas de la compañía, así mismo establecer procedimientos de entrega y recepción de documentos entre empresas del grupo y terceros.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. CUMPLIMIENTO LEGAL

2.1. Información - entes de control

Observación:

No se evidencia documentación física ni en medio magnética de la información reportada a los medios de control como es a) Información exógena, b) ANEXO 1732 de renta y anexos de la declaración de renta.

Recomendación:

Solicitar a quien corresponda, toda la información de los reportes presentados ante las entidades y organismos de control que actualmente no reposan dentro de la compañía como los anexos de las declaraciones de renta e información exógena (Físico y electrónico).

Solicitar estados de cuenta a cada uno de los siguientes organismos de control: Superintendencia de sociedades y Secretaria Distrital de Hacienda para verificar si actualmente la compañía tiene temas pendientes por definir, informar y/o presentar.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________



2.2. Información Superintendencia de sociedades

Observación:

No se evidencia presentación de los estados financieros con corte a 31 de diciembre 2011 y 2010 a la súper intendencia de sociedades el cual debe ir firmado por el representante legal, el contador y revisor fiscal.

Recomendación:

Realizar y presentar la información para dar cumplimiento a lo establecido en la ley para asi no incurrir en sanciones y multas por incumplimientos.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.3. Libros Oficiales

Observación:

Se evidencia que la compañía se constituyó el 6 de junio de 2010 y la inscripción de los libros contables se realizaron el 5 de diciembre de 2011.

Se evidencia que el libro oficial de contabilidad libro Diario a la fecha de nuestra revisión se encuentra impreso a cierre del mes de octubre de 2012.

Se evidencia que los oficiales de contabilidad Libro Mayor y balance y Mayor e inventarios a la fecha de nuestra revisión se encuentran impresos a cierre del mes de diciembre de 2011.

Recomendación:

Actualizar los libros oficiales y así cumplir con los Art. 125 y 207, Parágrafo 4o. del Decreto 2649 de 1993, y Art. 361 y 431 del Código de Comercio.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.4. Cámara de comercio - Inscripción de capital

Observación:

Se evidencia que en el cámara y comercio del 6 de diciembre de 2012 presenta un capital asignado de $5.000 Dólares, el cual se debe especificar el valor en pesos, según la



dinámica del plan único de cuentas establece que la cuenta 3120 capital asignado para sucursales, e registro del valor del aporte extranjero convertido a pesos colombianos al tipo de cambio del mercado vigente en la fecha del registro.

Recomendación:

Actualizar el capital asignado de la sucursal a pesos colombianos según el formulario del banco de la republica con la cual se legalizo y se capitalizo para dar a si cumplimiento a lo establecido en la ley colombiana, asi mismo actualizar y ajustar las actas de onstitucion de la compañia.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.5. Registro Único Tributario - RUT

Observación:

Se evidencia que el RUT a la fecha de nuestra revisión 18 de Octubre de 2013 no presenta la inscripción del contador.

Recomendación:

Actualizar y completar la información del RUT, dando así cumplimiento a lo establecido en el decreto 2645 del 27 de julio de 2011, y el Estatuto Tributario el Registro Único Tributario RUT en el art 555-2

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.6. Estados financieros

Observación:

Se evidencia balance general y el estado de resultados comparativos correspondiente a 2011 y 2010 los cuales se encuentran firmados por el representante legal y revisor fiscal, no se evidencia el estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera, estado de flujo de efectivo con sus notas respectivas para el cierre del 2010 y 2011 asi mismo no se evidencia firma del contador en ninguno de los estados financieros.

Recomendación:

Dar cumplimiento a lo establecido por la ley. En Colombia según el decreto 2649 de 1993, artículo 22, el cual establece y especifica estados financieros básicos:



Son estados financieros básicos:

1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El estado de cambios en el patrimonio. 4. El estado de cambios en la situación financiera, y 5. El estado de flujos de efectivo.

Dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 114 del decreto 2649:

Notas a los estados financieros. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

Estos estados financieros básicos deben ir acompañados por el informe del revisor fiscal al cierre de cada periodo contable para dar cumplimiento en lo establecido en la Ley 42 de 1993, y el artículo 207 del Código de Comercio.

Dar cumplimiento a lo señalado en la ley 222 de 1995 art 37, circular externa No. 017 de 1997, Decreto 2649 de 1993 art 33, en el cual especifica que los estados financieros deben ser firmados por el representante legal, contador y revisor fiscal.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

http://www.gerencie.com/balance-general.html

http://www.gerencie.com/estado-de-flujos-de-efectivo.html

http://www.gerencie.com/estado-de-resultados.html



2.7. Organigrama

Se evidencia que el Organigrama suministrado por la administración de la compañía no se encuentra actualizado a la situación actual, adicional no se evidencia la fecha en que este fue realizado, ni presenta firma de quien preparo autorizo y reviso.

Recomendación:

Actualizar a la mayor brevedad el organigrama de la compañía y darlo a conocer por las partes implicadas para su aplicabilidad.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ACTIVOS

3.1. Caja Menores

Observación:

Se evidencia que la compañía no posee acta de apertura para las cajas menores donde firme el responsable aceptando los compromisos.

Se evidencia que la compañía no posee políticas para el manejo de los recursos de las cajas menores, así como niveles de autorización, montos de pago máximo.

Recomendación:

Elaborar y hacer firmar, las actas de apertura de cajas menores.Establecer las políticas y procedimientos para el manejo adecuado de los recursos de las cajas menores.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.2. Caja general

Se evidencia que el manejo de la caja general no es adecuado y no cumple con las políticas de control y manejo, evidenciado en el proceso que se desembolsa montos al encargado de la obra del Quimbo y este legaliza cuando se termine el dinero.



Recomendación:

Establecer un procedimieno adecuado para el manejo de los dineros asi como el proceso de contabilizacion.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.3. Anticipos y avances

Observación:

• Se evidencia que la compañía no cuenta con políticas claras y documentadas para establecer montos, forma de legalización de anticipos a trabajadores, contratistas y demás terceros que se le efectúan este tipo de desembolsos.

• Debido a que el sistema contable no cuenta con un módulo de cuentas por cobrar,

el control por documento se elabora en un archivo adicional, sin embargo, esta fuente externa no se encuentra actualizada con los anticipos entregados y sus amortizaciones a contratistas, agentes y proveedores en el desarrollo de proyectos y contratos, así como las condiciones en las cuales fueron entregados los anticipos y las fechas con las que deberán ser legalizados.

Recomendación:

Establecer políticas claras para el desembolso de anticipos, verificar los saldos de cada cuenta y actualizar la fuente externa para continuar con un seguimiento adecuado sobre cada uno.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.4. Cuentas por cobrar a trabajadores

Observación:

No se evidencia una política documentada y escrita para desembolsos y préstamos a trabajadores, ni se evidencia un documento firmado entre las partes el cual repose en la carpeta del trabajador y contabilidad.



Recomendación:

Establecer políticas claras y adecuadas para el desembolso de anticipos los cuales deben cumplir los tiempos y fechas.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.5. Activos fijos

Observación:

• No se evidencia un detalle de activos fijos (Kardez) conciliados con contabilidad.

• Se evidencia que el sistema de depreciación de activos fijos se realiza en línea

recta y este no se ajusta al principio de Asociación, el cual se refiere a la proporcionalidad de gastos y costos respecto a la generación de sus ingresos.

Recomendación:

Suministrar a Revisoria Fiscal, el kardez de activo fijo actualizado y debidamente conciliado con contabilidad asi mismo realizar un análisis a la ejecución de las operaciones, donde pueda establecer cuáles políticas adoptar para reflejar la realidad en los estados financieros respecto al metodo de depreciación.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.6. Diferidos

Observación:

Se evidencia en la cuenta 1710 de cargos diferidos - registrada una maquina en la cual se realizan pruebas a los materiales que ingresan a la obra por $97.050.395, a la fecha de nuestra revisión no se ha amortizado.

Se evidencia que el cálculo de la amortización y control de las pólizas que adquiere la compañía se realiza en una hoja Excel sin un control y verificación adecuada, evidenciándose amortizaciones en periodos de tiempo que no corresponde al vigencia de la póliza.

Recomendación



Establecer e identificar el uso de este activo para clasificar adecuadamente así como registrar su depreciación en forma adecuada después de un estudio de vida útil.

En el decreto 2649 artículo Art. 67 específica el reconocimiento de la amortización a los cargos diferidos en el momento en el cual se reciban los servicios.

Evaluar el manejo de los diferidos como control en hoja Excel o invertir en un módulo de diferidos para un mejor control y manejo o establecer procedimientos de control y verificación a estos cálculos.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. PASIVOS

4.1. Fondo Nacional de la Industria y la Construcción - FIC

Observación:

Se evidencia que la compañía desde el mes de febrero de 2012, no cumple con el pago de los aporte al FIC el cual debe realizarce mensualmente según lo señalado en el articulo 6 del decreto 2375 de 1974.

Recomendación:

Realizar un análisis de los pagos pendientes por este concepto y cancelar las sumas adeudadas a la fecha.

Establecer dentro del cronograma de pagos mensuales esta obligación y dar así cumplimiento a lo establecido por la ley.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________



4.2. Industria y Comercio Bogotá

Observación:

Se encuentra en etapa de auditoria las declaraciones tributarias generadas por los siguientes conceptos:

Se evidencio diferencia entre los ingresos reportados en la declaración de IVA y los declarados en ICA, un detalle es:

BIMESTRESALDO S/N CONTABILIDAD

VALOR DECLARACION IVA DIFERENCIA IVA

1 3.557.421.454 3.452.929.000 104.492.454

2 8.998.893.349 8.942.579.000 56.314.349

3 4.363.167.796 4.302.688.000 60.479.796

4 11.319.482.296 11.319.452.000 30.296

TOTAL 28.238.964.895 28.017.648.0

00 221.316.89

5

BIMESTRESALDO S/N CONTABILIDAD

VALOR DECLARACION ICA DIFERENCIA ICA

1 3.557.421.454 20.306.000 3.537.115.454

2 8.998.893.349 2.108.646.000 6.890.247.349

3 4.363.167.796 2.296.026.000 2.067.141.796

4 11.319.482.296 3.346.834 11.316.135.462

TOTAL 28.238.964.895 4.428.324.834 23.810.640.0

61



Recomendación:

Presentar las correcciones a las declaraciones según de lugar ante la entidad correspondiente para no tener diferencias en las cifras declaradas.

Solicitar cuanto antes el estado de cuenta con la Dian para identificar los saldos que tiene en la base de datos de la DIAN.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.3. Estado de cuenta DIAN

Observación:

Se evidencia confirmación de estado de cuenta con la DIAN y se presentan saldos por concepto de retención, IVA, pagos aduaneros, y obligación indeterminada por $401.682.000 correspondientes a años de 2012 y 2010.

Recomendación:

Ingadar y verificar a que corresponde los saldos que estan pendientes y proceder a comunicar con la Dian.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.4. Industria y Comercio otras ciudades

Observación:

Se evidencia que durante el 4 bimestre de 2012, la compañía percibió ingresos en Sogamoso por $7.400.000 y en Neiva por $3.325.054.306, los cuales se declararon en el impuesto de ICA de Bogotá por no tener inscripción en estas ciudades.

Recomendación:

Realizar la inscripción en cada uno de los departamentos, ciudades y/o municipios donde actualmente se perciben ingresos.

Cumplir con lo establecido en el Decreto 352 del 2002 Art 44. Requisitos para excluir de la base gravable ingresos percibidos fuera del Distrito Capital. - Para la procedencia de la exclusión de los ingresos obtenidos fuera del Distrito Capital en el caso de actividades comerciales y de servicios realizadas fuera de Bogotá, el contribuyente deberá demostrar mediante facturas de venta, soportes contables u otros medios probatorios el origen



extraterritorial de los ingresos, tales como los recibos de pago de estos impuestos en otros municipios. En el caso de actividades industriales ejercidas en varios municipios, deberá acreditar el origen de los ingresos percibidos en cada actividad mediante registros contables separados por cada planta o sitio de producción, así como facturas de venta expedidas en cada municipio, u otras pruebas que permitan establecer la relación entre la actividad territorial y el ingreso derivado de ella.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.5. IVA descontable por AIU

Observación:

La compañía actualmente toma como base para impuestos de contables por IVA, el 3% (porcentaje de la utilidad según se establece en los contratos) del IVA pagado en las compras que están relacionadas directamente con la ejecución de las obras. Sin embargo el artículo 3 del decreto 1372 de 1992 señala lo siguiente:

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS EN LOS CONTRATOS DE CONSTRUCCION DE BIEN INMUEBLE.

En los contratos de construcción de bien inmueble, el impuesto sobre las ventas se genera sobre la parte de los ingresos correspondiente a los honorarios obtenidos por el constructor. Cuando no se pacten honorarios el impuesto se causará sobre la remuneración del servicio que corresponda a la utilidad del constructor. Para estos efectos, en el respectivo contrato se señalará la parte correspondiente a los honorarios o utilidad, la cual en ningún caso podrá ser inferior a la que comercialmente corresponda a contratos iguales o similares.

En estos eventos, el responsable sólo podrá solicitar impuestos descontables por los gastos directamente relacionados con los honorarios percibidos o la utilidad obtenida, que constituyeron la base gravable del impuesto; en consecuencia, en ningún caso dará derecho a descuento el impuesto sobre las ventas cancelado por los costos y gastos necesarios para la construcción del bien inmueble,

Recomendación:

Verificar la normatividad tributaria vigente para los contratos manejados bajo la figura de AIU y proceder con la liquidación de impuestos, según corresponda

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________



5. INGRESOS Y GASTOS

5.1. Ingresos por venta de chatarra

Observación:

Se evidencia que para el 4 bimestre de 2012, la compañía registró ingresos por $113.110.000 en la cuenta contable 420515 “venta de materiales varios” por concepto de venta de chatarra. Actualmente estas ventas no se están facturando, sobre esta operación solo se tiene como soporte el movimiento bancario donde se reflejan los montos que consigna el tercero que hace la venta.

A pesar que la Compañía para los meses de noviembre y diciembre generó facturación por estos conceptos, es importante tener en cuenta que los ingresos descritos anteriormente no se encuentran soportados adecuadamente y la Compañía debe considerar esta contingencia legal.

Recomendación:

Analizar esta actividad en el objeto social así como identificar que esta actividad se pueda facturar según el Rut en sus actividades y establecer la forma de facturar las ventas que se realicen por venta de chatarra y solicitar un certificado de Retenciones a los clientes, donde se identifique el monto de los ingresos generados por este concepto, mitigando el alto riesgo que existe por la omisión de facturación.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.2. Ingresos por prestación de servicios profesionales

Observación:

Se evidencia que para el 4 bimestre de 2012, la compañía reportó ingresos por $7.400.000 como no operacionales, correspondiendo a la prestación de servicios profesionales en proyectos Hidroeléctricos, los cuales fueron facturados y se relacionan directamente con la operación.

Recomendación:

Verificar la causación de los ingresos por servicios profesionales y clasificar contablemente de acuerdo a su naturaleza, realizando un análisis de las cuentas adecuadas al cierre de cada mes.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________



5.3. Diferencia en cambio

No se evidencia un análisis adecuado a las diferentes cuentas que tiene la compañía en moneda diferente a la funcional el cual genere el resultado de diferencia en cambio el cual debe registrar en cuentas separadas del ingreso y gasto.

Recomendación:

Establecer el procedimiento para realizar ajuste en diferencia en cambio por cada una de las cuentas al cierre de cada mes con la TRM del mercado o la establecida por casa matriz.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.4. Asignación del costo

Se evidencia que la cuenta del costo al cierre de cada mes el 100% del total de esta cuenta es registrada en la cuenta del inventario sin un análisis previo y sin una asignación adecuada a los costos en que incurre la compañía en la realización de los proyectos, generando una subvaluación de los costos en cada uno de los meses, un detalle se muestra:

ENERO 967.170.103 967.170.103 - FEBRERO 1.340.054.881 1.340.054.881 - MARZO 812.047.875 812.047.875 - ABRIL 3.728.374.804 3.728.374.804 - MAYO 2.145.614.955 2.144.909.978 704.977 JUNIO 1.005.427.764 1.005.427.764 - JULIO 3.865.592.709 3.864.252.849 1.339.860 AGOSTO 1.955.404.502 1.955.404.502 - SEPTIEMBRE 10.461.733.611 10.461.733.611 -

TOTAL 26.281.421.204 26.279.376.367 2.044.837

MES SALDO S/N

Cuenta 7 Costo SALDO S/N

Cuenta 14 Inventario DIFERENCIA

Recomendación:

Analizar y ajustar por cada periodo y cada contrato los costos que se deben asignar para afectar y mostrar adecuadamente la información financiera al cierre de cada mes, así como establecer el procedimiento mensual de análisis por cada proyecto de los costos reales incurridos en cada mes.



Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.5. Clasificación del gasto

Se evidencian gastos que se encuentran clasificados de forma no adecuada según lo establecido el en plan único de cuentas Decreto 2650 del 1993.

Recomendación:

Analizar cada uno de los gastos registrados y ajustar según corresponda la clasificación dando cumplimiento al decreto 2650.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.6. IVA descontable

Se evidencia que la compañía está tomando como IVA descontable las compras de materias primas y otros materiales los cuales son facturados al cliente por $80.193.904 dichos valores no corresponden, el IVA que se debe estar tomando corresponde a $89.479.422, un detalle corresponde a:

Cuenta DESCRIPCION TOTAL Valor descontado

No descontar

710101IVA

DESCONTABLE 80.193.

904

- 80.193.90

4

511570IVA

DESCONTABLE 21.668.

666 21.668.666

-

521570IVA

DESCONTABLE 67.810.

757 67.810.757

-

TOTAL 89.479.422 80.193.90

4

Recomendación:

Analizar el manejo y la presentación de los impuestos de IVA descontable y realizar los ajustes que den lugar para que las cifras al cierre del año contable correspondan a las declaradas fiscalmente.



Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.1. Pago de Seguridad Social a terceros sin vinculación laboral

Para la contratación de personal del exterior, la Compañía asume el pago de la seguridad social, cumpliendo así los requisitos exigidos para la prestación de sus servicios, sin embargo, este pago no se deriva de ninguna relación laboral y no se está siendo soportado correctamente con el respectivo contrato

Recomendación:

Establecer la mejor manera para soportar estos pagos en que incurre la Compañía y que desde el punto de vista laboral no sería procedente.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.2. Causaciones de Nómina sin tercero asociado

Se evidencia que a partir del mes de Marzo del año 2012 se han utilizado los siguientes terceros para cargar los saldos de nómina:

NOMBRE NITPERSONAL OBRA 333,333,335NOMINA PERSONAL ADMINISTRATIVO 333,333,334NOMINA PERSONAL OPERATIVO 333,333,333PERSONAL ADMINISTRACION 333,333,336

Esta práctica es inadecuada para establecer desde el sistema contable los saldos por tercero y reportar bajo los criterios técnicos información exógena a ante la Dian y la Secretaria de Hacienda Distrital.

Recomendación:

Conciliar con el departamento de recursos humanos los saldos por tercero en cada mes y proceder a ajustar dentro del sistema contable.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________



1.3. Días de Seguridad Social asumidos

Debido a que el flujo de información entre las zonas donde se ejecutan los proyectos y el departamento de recursos humanos no es adecuado, las novedades en la liquidación de la planilla unificada se han reportado a destiempos, lo que ocasiona pagos que no podrán ser descontados posteriormente a los trabajadores ya que fueron retirados y terminan siendo asumidos por la Compañía.

Recomendación:

Generar políticas estrictas para el reporte oportuno de novedades, que den lugar a pagos exactos de los aportes sin que la Compañía deba asumir cargas innecesarias.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.4. Pagos Adicionales a los establecidos en contratos

Se evidencia que la compañía ha contratado a la Dra. María Lucia Silva, como representante legal estableciendo unos honorarios por sus servicios por medio de un contrato, en este contrato no se evidencia pagos adicionales los cuales se presentan en contabilidad generando una diferencia por $5.393.200, un detalle es:

CÁLCULO AUDITORIABASE CANT AÑO TOTAL

4.500.000 0 Año 2011 4.770.0004.770.000 5 Año 2012 23.850.0005.056.200 7 Año 2012 35.393.400

TOTAL 59.243.400

CONTABILIDADCUENTA NOMBRE VALOR

511030 ASESORIA FINANCIERA 58.670.200519545 TAXIS Y BUSES 27.000

525505ALOJAMIENTO Y MANUTENCION 1.746.789

525595 OTROS 2.690.500

529520GASTOS DE REPRESENTACION Y 1.160.801

529545 TAXIS Y BUSES 326.200529565 PARQUEADEROS 15.050

53959501 NO DEDUCIBLES 60 TOTAL CONTABILIDAD 64.636.600



Recomendación:

Establecer la procedencia de estos pagos y plasmarlos en otro si al contrato donde se establezcan las condiciones para su efectividad.

Respuesta gerencia:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.5. Pagos a no residentes no sometidos a retenciones en la fuente

En desarrollo del contrato firmado con el Sr. Gus Ferman se han efectuado causaciones de gastos cuyo titular registrado es el beneficiario del pago

Adicional, estos no se están sometiendo de manera correcta a la retención en la fuente como lo indica la norma:

ARTICULO 408. TARIFAS PARA RENTAS DE CAPITAL Y DE TRABAJO. En los casos de pagos o abonos en cuenta por concepto de intereses, comisiones, honorarios, regalías, arrendamientos, compensaciones por servicios personales, o explotación de toda especie de propiedad industrial o del "know-how", prestación de servicios técnicos o de asistencia técnica, beneficios o regalías provenientes de la propiedad literaria, artística y científica, la tarifa de retención será del treinta y cinco por ciento (35%) del valor nominal del pago o abono.

Recomendación:

Verificar el contrato entre las partes y analizar el manejo adecuado según sea el caso del gasto por cada uno de los conceptos.

Respuesta gerencia:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Business

Hl ingenieros auditoria 16-11-2013