Inducción proceso de nòmina y facturaciòn

Gerencia de operaciones

NÓMINA Y FACTURACIÓN


OBJETIVO

Asegurar que la gestión del proceso de nómina y facturación contribuya eficazmente con el logro de la satisfacción del cliente de acuerdo a los requisitos del cliente, los legales, los de la empresa y del SGI generando información veraz y oportuna de las nóminas, prestaciones sociales y facturas.

Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones

PROCESO NÒMINA Y FACTURACIÒN

PLANEARACTUARVERIFICARHACER

CICLO PHVAProgramar las fechas para:• Prenómina• Reporte de

novedades• Liquidación de

nóminas, prestaciones sociales

• Elaboración de facturas (cronograma de actividades)

• Aplicar las Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Acciones de Mejora para atender los hallazgos de no conformidad de auditorias internas

• Realizar la inspección del proceso y resultados de indicadores.

• Revisar y Validar los Objetivos, Metas y Procedimientos.

• Recolectar las novedades reportadas por el proceso SAC, el cliente o la empresa usuaria

• Digitar la información en el software, simular las nóminas, revisarlas y liquidarlas de forma definitiva.

• Facturar las nóminas y demás servicios prestados.

• Identificar y dar manejo al Servicio No Conforme

• Verificar que las nominas elaboradas coincidan con las novedades reportadas por los SAC, clientes o empresas usuarias.

• Validar que las liquidaciones de prestaciones sociales correspondan al periodo trabajado por el colaborador y cumplan los requisitos de Ley.

• Confirmar que la facturación corresponda a lo contractualmente pactado

• Calcular los resultados del proceso y reportar a la Gerencia la Gestión del proceso.



INDICADORES PROCESO NÒMINA Y FACTURACIÒN

NIVEL DE CONTRATOS FACTURADOS

Dirección Nacional de GTHGerencia de talento Humano



PRENÓMINA•Se genera el listado de todos el personal activo bajo el Nit de la empresa usuaria o cliente y se envía ya sea al SAC o al mismo cliente o empresa usuaria.

•Se reportan las novedades presentadas por parte del SAC, Cliente o empresa usuaria

LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y

PRESTACIONES•Se digita la información en el software

•Se simulan las nóminas, verifican y liquidan de forma definitiva.

•Se imprimen los soportes y pasan a Tesorería para pago.

FACTURACIÓN•Se facturan las nóminas y todos los servicios prestados garantizando el cumplimiento de las condiciones pactadas con el cliente o empresa usuaria.

SUBPROCESO PRENÓMINA

SUBPROCESOLIQUIDACIÓN

NÓMINA

SUBPROCESOFACTURACIÓN

NÓMINA Y FACTURACIÓN



NOMINA Y FACTURACIÓN

CONTRATACIÓN

SERVICIO AL CLIENTE

SEGURIDAD SOCIAL


INTERACCIÒN NÒMINA CON OTROS PROCESOS


ACTIVIDADESDE CONTRATACIÓN

Contratos Transferidos Oportunamente

Garantiza Total de Colaboradores con Liquidación de Nómina

1. Número de horas/jornada laboral2. Tipo de nómina3. Cuenta de Banco/Activación4. Tarifa ATEP (ARL)5. Sucursal o Sector adecuado6. Actualización de Cargos y Centros de Costos

según reporte SAC, Cliente o Empresa usuaria



ACTIVIDADESDE SERVICIO AL CLIENTE

Reporte e ingreso oportuno de novedades de nómina y facturación.

Garantiza Total de Colaboradores con Liquidación de Nómina.

1. Programación de Retiros Y liberación de liquidación (paz y salvo).

2. Reporte de Novedades ( Tiempo extra, comisiones, auxilios, tiempos no laborados….)

3. Reporte de Incapacidades y Licencias4. Reporte de Cambios de Salarios oportunamente5. Seguimiento a los cambios de cargos y centros de

costos reportados por el cliente o empresa usuaria.

6. Reporte oportuno de costos facturables.



CÓMO SE PROGRAMA UN RETIRO? EN SERVICIO AL CLIENTE

Se ingresa por el Modulo de nomina / otros Procesos/ Liquidación prestaciones sociales / Aprobación liquidaciones

1



Se da clic En la opción contrato para desplegar la ventana en donde se va a digitar el numero de la cedula del colaborador a retirar , nuevamente se da doble clic en el nombre y automáticamente sube , se ingresa la fecha y por ultimo ACEPTAR , luego el nombre del colaborador baja en la parte inferior, quedando grabado.

2



Se ubica el nombre de la persona que tiene paz y salvo para generar la liquidación de prestaciones sociales y se da doble clic sobre la línea sombreada en azul. Inmediatamente el nombre sube en la parte superior y En la opción Estado se escoge Liquidar contrato y por ultimo se da aceptar . Con este paso queda liberada para poder proceder con la liquidación de prestaciones sociales

3



ACTIVIDADES QUE SE ESPERAN DE SEGURIDAD SOCIAL

Grabación Oportuna de Incapacidades

Garantiza el pago correcto de nómina al colaborador

1. Tipo de Incapacidad2. Fecha de Inicio y Fecha Fin Correctas3. Estado de Prórroga o No Prórroga correctos4. Reporte de Sobrecostos Seguridad Social para facturar



Laura [email protected]

Maria Helena [email protected]

Angie [email protected]

Coord. OficinaGloria Mixcy

GonzalesIbagué

FUNCIONALES

Coord. OficinaCarolina Martinez

Medellin

Coord. OficinaLina Vallejo

Pereira

Coord. OficinaLuz Angelith Villegas

Barranquilla

Coord. OficinaAndrea Carolina

TibaduizaBucaramanga

ORGANIGRAMACOORDINADOR NACIONAL DE NÓMINA Y

FACTURACIÓN

RELACION OPERATIVA

Ana Lucía [email protected]

COORDINADOR DE NÓMINA Y FACTURACIÓN BOGOTÁ



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